मैदानों में खनिज। रूस के खनिज
कैटलॉग में प्रस्तुत सभी दस्तावेज उनके आधिकारिक प्रकाशन नहीं हैं और केवल सूचना के उद्देश्यों के लिए हैं। इन दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां बिना किसी प्रतिबंध के वितरित की जा सकती हैं। आप इस साइट से किसी अन्य साइट पर जानकारी पोस्ट कर सकते हैं।
रूसी संघ का राज्य मानक
एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली
दस्तावेज़ आवश्यकताएँ
गोस्ट आर 6.30-97
रूस के गोस्टंडार्ट
मास्को
प्रस्तावना
1. रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा के दस्तावेज़ीकरण और संग्रह के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान (VNIIDAD) द्वारा विकसित।
रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा द्वारा प्रतिनिधित्व।
रूस के राज्य मानक के वैज्ञानिक और तकनीकी विभाग द्वारा पेश किया गया।
3. पहली बार पेश किया गया।
रूसी संघ का राज्य मानक
परिचय तिथि 1998-07-01
1 उपयोग का क्षेत्र।
यह मानक यूनिफाइड सिस्टम ऑफ ऑर्गनाइजेशनल एंड एडमिनिस्ट्रेटिव डॉक्यूमेंटेशन (USORD) से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है - संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अधिनियम, पत्र, आदि (इसके बाद दस्तावेजों के रूप में संदर्भित) सभी में शामिल हैं- प्रबंधन गतिविधियों के रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेयूडी) (कक्षा 0200000) और गतिविधियों में उपयोग किया जाता है:
संघीय प्राधिकरण राज्य की शक्ति, विषयों के सार्वजनिक प्राधिकरण रूसी संघ, रूसी संघ के विषयों सहित, जो रूसी भाषा के साथ-साथ राज्य भाषा के रूप में राष्ट्रीय भाषा, स्थानीय सर्कार;
उद्यम, संगठन और उनके संघ, स्वामित्व और कानूनी रूप की परवाह किए बिना।
यह मानक स्थापित करता है: दस्तावेजों के विवरण की संरचना; दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं; प्रपत्रों और कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं; प्रजनन के साथ रूपों के उत्पादन, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं राज्य प्रतीकरूसी संघ, रूसी संघ के विषयों के हथियारों के कोट।
विवरण लेआउट परिशिष्ट ए में दिए गए हैं; दस्तावेजों के नमूना प्रपत्र - परिशिष्ट बी में।
2. दस्तावेजों के विवरण की संरचना।
2.1. दस्तावेजों को तैयार और संसाधित करते समय, निम्नलिखित विवरणों का उपयोग किया जाता है:
01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;
02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;
03 - संगठन या ट्रेडमार्क का प्रतीक (सेवा चिह्न);
04 - संगठन कोड;
05 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;
06 - संगठन का नाम;
07 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;
08 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
09 - दस्तावेज़ की तारीख;
10 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
12 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;
13 - दस्तावेज़ तक पहुंच पर प्रतिबंध की मुहर;
14- पता करने वाला;
15 - दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;
16 - संकल्प;
17 - पाठ का शीर्षक;
18 - नियंत्रण चिह्न;
19 - दस्तावेज़ पाठ;
20 - आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक निशान;
21 - हस्ताक्षर;
22 - दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;
23 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा;
24 - प्रिंट;
25 - एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान;
26 - कलाकार के बारे में निशान;
27 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में उसकी दिशा पर एक नोट;
28 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान;
29 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता।
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
2.2. बहिष्कृत, बदलें। नंबर 1
2.3. बहिष्कृत, बदलें। नंबर 1
3. दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ।
3.1. रूसी संघ के राज्य प्रतीक को रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर विनियमों के अनुसार दस्तावेजों के रूपों पर रखा गया है।
3.2. रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानूनी कृत्यों के अनुसार लेटरहेड पर रखा जाएगा।
3.3. संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक चार्टर (संगठन पर नियम) के अनुसार संगठनों के लेटरहेड पर रखा जाएगा।
प्रतीक को लेटरहेड पर पुन: प्रस्तुत नहीं किया जाता है यदि इसमें रूसी संघ का राज्य प्रतीक या रूसी संघ के किसी विषय के हथियारों का कोट होता है।
3.4. संगठन कोड के अनुसार नीचे रखा गया है अखिल रूसी वर्गीकारकउद्यम और संगठन (ओकेपीओ)।
3.5. दस्तावेज़ प्रपत्र कोड प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण (ओकेयूडी) के अखिल रूसी वर्गीकरण के अनुसार चिपका हुआ है।
3.6. उस संगठन का नाम जो दस्तावेज़ का लेखक है, उसमें निर्धारित नाम के अनुरूप होना चाहिए संस्थापक दस्तावेज.
संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त, और इसकी अनुपस्थिति में - मूल संगठन का पूरा नाम इंगित करें।
रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के नाम, जो रूसी भाषा के साथ-साथ राज्य भाषा के रूप में दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं - रूसी और राष्ट्रीय।
संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूरे नाम के नीचे रखा गया है।
नाम पर विदेशी भाषाउन मामलों में पुन: पेश किया जाता है जहां यह चार्टर (संगठन पर नियम) में निहित है। एक विदेशी भाषा में नाम रूसी में नाम के नीचे रखा गया है।
शाखा का नाम, क्षेत्रीय कार्यालय, प्रतिनिधि कार्यालय, संगठन का संरचनात्मक विभाजन इंगित किया जाता है कि क्या यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे रखा गया है।
3.7. संगठन के बारे में संदर्भ डेटा में शामिल हैं: डाक पता; फोन नंबर और अन्य जानकारी संगठन के विवेक पर (फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, पता ईमेलऔर आदि।)।
3.8. संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन पर नियम) द्वारा नियंत्रित किया जाता है और यूएसओआरडी और ओकेयूडी (कक्षा 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के प्रकार के अनुरूप होना चाहिए।
पत्र दस्तावेज़ के प्रकार का नाम नहीं दर्शाता है।
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
3.9. दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, प्रोटोकॉल के लिए - बैठक की तारीख (निर्णय लेने), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख। यदि कई संगठन दस्तावेज़ के लेखक हैं, तो दस्तावेज़ की तिथि नवीनतम हस्ताक्षर तिथि है।
दस्तावेज़ की तारीख निम्नलिखित क्रम में अरबी अंकों में तैयार की गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने के दिन को अरबी अंकों के दो जोड़े के रूप में एक बिंदु से अलग करके लिखा जाता है; वर्ष - चार अरबी अंक। उदाहरण के लिए, दिनांक 5 जनवरी 2000 को 01/05/2000 के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।
दिनांक पंजीकरण के मौखिक-संख्यात्मक तरीके की अनुमति है, उदाहरण के लिए: 5 जनवरी, 2000, साथ ही निम्नलिखित क्रम में दिनांक पंजीकरण: वर्ष, माह, महीने का दिन, उदाहरण के लिए: 2000.01.05।
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
3.10. दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इसकी क्रम संख्या होती है, जिसे संगठन के विवेक पर मामलों के नामकरण, संवाददाता, कलाकारों के बारे में जानकारी आदि के अनुसार केस इंडेक्स के साथ पूरक किया जा सकता है।
दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इन संगठनों में से प्रत्येक के दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या होती है, जो उस क्रम में स्लैश द्वारा अलग की जाती है जिसमें लेखकों को दस्तावेज़ में इंगित किया जाता है।
3.12. दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान इंगित किया जाता है यदि इसे "संगठन का नाम" और "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" विवरण द्वारा निर्धारित करना मुश्किल है। संकलन या प्रकाशन का स्थान स्वीकृत प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखते हुए इंगित किया गया है, और इसमें केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त रूप शामिल हैं।
3.13. दस्तावेज़ (गुप्त, गोपनीय, आदि) तक पहुंच के प्रतिबंध की मुहर दस्तावेज़ की पहली शीट पर उद्धरण के बिना चिपका दी जाती है, और इसे राज्य के रहस्यों और गोपनीय जानकारी के रूप में वर्गीकृत जानकारी पर कानून द्वारा प्रदान किए गए डेटा के साथ पूरक किया जा सकता है। .
3.14. पता करने वाला संगठन, उनके संरचनात्मक उपखंड, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी दस्तावेज़ को किसी अधिकारी को संबोधित करते समय या एक व्यक्ति कोआद्याक्षर अंतिम नाम से पहले दिखाई देते हैं। संगठन का नाम और इसकी संरचनात्मक इकाई में दर्शाया गया है कर्ताकारक मामले. उदाहरण के लिए (बाद में मानक के पाठ में और परिशिष्ट बी में, संगठनों के नाम, उनके संदर्भ डेटा आदि के उदाहरण सशर्त हैं):
रूस के न्याय मंत्रालय
व्यवस्थितकरण विभाग
विधान
जिस व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित किया गया है, उसकी स्थिति मूल मामले में इंगित की गई है, उदाहरण के लिए:
CJSC "बोल्शेव्स्की टेक्सटाइल"
लेखांकन
वरिष्ठ अर्थशास्त्री
जैसा। निकोलेव
सीजेएससी के अध्यक्ष
"लोमोनोसोव चीनी मिट्टी के बरतन फैक्टरी"
में और। पेत्रोव
यदि दस्तावेज़ कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक प्रभागों को भेजा जाता है, तो उन्हें सामान्यीकृत तरीके से इंगित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए:
जिला प्रशासन
मॉस्को क्षेत्र
अपेक्षित "पता" की संरचना, यदि आवश्यक हो, तो एक डाक पता शामिल हो सकता है। डाक पते के तत्वों को डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों द्वारा स्थापित अनुक्रम में दर्शाया गया है।
इसे सबसे लंबी लाइन के संबंध में "पता" विशेषता की प्रत्येक पंक्ति को केंद्र में रखने की अनुमति है। उदाहरण के लिए:
उद्यान संघ के अध्यक्ष
"मोजाहिद दिया"
वी.ए. बुनेव
दस्तावेज़ में चार से अधिक प्राप्तकर्ता नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है। पर अधिकप्राप्तकर्ता दस्तावेज़ की वितरण सूची बनाते हैं।
यदि पत्र किसी संगठन को संबोधित है, तो उसका नाम, फिर डाक का पता, उदाहरण के लिए;
अखिल रूसी वैज्ञानिक अनुसंधान
टेल इंस्टिट्यूट ऑफ़ रिकॉर्ड्स साइंस
और संग्रह
101000, मास्को, केंद्र,
मिल्युटिंस्की लेन, 7a
किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, डाक का पता, फिर प्राप्तकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर, उदाहरण के लिए:
301264, तुला क्षेत्र,
किरीव्स्की जिला, लिपकी,
अनुसूचित जनजाति। सदोवया, डी. 5, उपयुक्त। 12
आई. पी. कलिनिन
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
3.15. दस्तावेज़ को एक आधिकारिक (अधिकारियों) या विशेष रूप से जारी दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया जाता है। जब किसी दस्तावेज़ को किसी अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प में I APPROVE शब्द (बिना उद्धरण के), दस्तावेज़ को स्वीकृत करने वाले व्यक्ति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर, उपनाम और अनुमोदन की तिथि शामिल होनी चाहिए, उदाहरण के लिए:
मंजूर
सीईओ
CJSC "बोल्शेव्स्की टेक्सटाइल"
व्यक्तिगत हस्ताक्षर I. V. Sergeev
दस्तावेज़ के "स्वीकृति टिकट" विशेषता में सबसे लंबी रेखा के सापेक्ष तत्वों को केंद्र में रखने की अनुमति है, उदाहरण के लिए:
मंजूर
सीईओ
CJSC "बोल्शेव्स्की टेक्सटाइल"
व्यक्तिगत हस्ताक्षर I. V. Sergeev
जब एक दस्तावेज़ को कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।
जब किसी दस्तावेज़ को किसी संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट में स्वीकृत (अनुमोदित, स्वीकृत या स्वीकृत) शब्द होता है, जिसमें अनुमोदित दस्तावेज़ का नाम होता है। सहायक, इसकी तिथियां, संख्याएं। उदाहरण के लिए:
स्वीकृत
आम सभा के निर्णय से
शेयरधारक दिनांक 15.08.2000 नंबर 14
स्वीकृत
अध्यक्ष का आदेश
बैंक बोर्ड
दिनांक 01.02.2000 संख्या 82
दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है।
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
3.16. संकल्प संबंधित अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ पर लिखा गया है और इसमें कलाकारों के नाम, आदेश की सामग्री, निष्पादन की समय सीमा, हस्ताक्षर और दिनांक शामिल हैं, उदाहरण के लिए:
ए. वी. जैतसेवा
पी. एस. निकितिन
कृपया एक परियोजना तैयार करें
सामान्य समझौता
फर्म "HITEK" के साथ 21.12.2000 तक
व्यक्तिगत हस्ताक्षर
इसे एक अलग शीट पर संकल्प जारी करने की अनुमति है।
3.17. पाठ के शीर्षक में शामिल हैं सारांशदस्तावेज़। शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप है।
शीर्षक जैसे सवालों का जवाब दे सकता है:
किस बारे में (किसके बारे में)?, उदाहरण के लिए:
एक सत्यापन आयोग की स्थापना पर आदेश;
क्या (किसका) ?, उदाहरण के लिए:
सचिव-संदर्भ का नौकरी विवरण।
A5 प्रारूप के लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों के पाठ में, शीर्षक को छोड़ा जा सकता है।
3.18. नियंत्रण का चिह्न किसी दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण का चिह्न होता है, जिसे अक्षर "K", शब्द या स्टाम्प "कंट्रोल" द्वारा दर्शाया जाता है।
3.19. दस्तावेज़ का पाठ रूसी या राष्ट्रीय भाषा में रूसी संघ के कानून और राज्य भाषाओं पर रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार तैयार किया गया है। दस्तावेजों के ग्रंथ उन्हें भेजते समय केवल रूसी में लिखे जाते हैं:
संघीय राज्य अधिकारियों, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य अधिकारियों के लिए;
उद्यमों, संगठनों और उनके संघों के लिए जो रूसी संघ के इस घटक इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं या रूसी संघ के अन्य घटक संस्थाओं के क्षेत्र में स्थित हैं।
दस्तावेजों के पाठ एक प्रश्नावली, एक तालिका, एक लिंक किए गए पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किए जाते हैं।
प्रश्नावली के रूप में एक पाठ को संकलित करते समय, विशेषता वस्तु की विशेषताओं के नाम नाममात्र मामले में एक संज्ञा द्वारा या वर्तमान या भूत काल में एक दूसरे व्यक्ति बहुवचन क्रिया के साथ एक वाक्यांश द्वारा व्यक्त किया जाना चाहिए ("है", "स्वयं", या "थे", "थे", आदि)।) मौखिक रूप से व्यक्त किए गए लक्षण संकेतों के नाम के अनुरूप होने चाहिए।
तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र के मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त किए गए शीर्षक होने चाहिए। कॉलम और लाइन्स के सबहेडिंग हेडिंग के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए, और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जाती हैं।
लिंक्ड टेक्स्ट में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहले भाग में, दस्तावेज़ को संकलित करने के कारणों, आधारों, लक्ष्यों को इंगित किया गया है, दूसरे (अंतिम) में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव, सिफारिशें। पाठ में एक अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, आदेश - एक बयान के बिना एक प्रशासनिक भाग; पत्र, बयान - स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध; प्रमाण पत्र, ज्ञापन - तथ्यों का आकलन, निष्कर्ष)।
अन्य संगठनों के दस्तावेजों या पहले प्रकाशित दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ में, उनके विवरण का संकेत दिया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, पाठ का शीर्षक।
यदि पाठ में कई निर्णय, निष्कर्ष आदि हैं, तो इसे खंडों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जाना चाहिए, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं।
कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेश, निर्देश, आदि) में, साथ ही संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति में प्रस्तुत किया जाना चाहिए विलक्षण("मैं आदेश देता हूं", "मैं पेशकश करता हूं", "मैं पूछता हूं")।
कॉलेजिएट निकायों के प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में कहा गया है।
संयुक्त प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति में कहा गया है बहुवचन("हम आदेश", "निर्णय लिया")।
प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुना", "बात", "निर्णय लिया") में कहा गया है।
संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही विवरण, तथ्यों या निष्कर्षों का मूल्यांकन (अधिनियम, प्रमाण पत्र), तीसरे व्यक्ति के एकवचन से पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग करें। या बहुवचन ("विभाग कार्य करता है", "एसोसिएशन में शामिल हैं", "आयोग ने स्थापित किया है")।
प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का प्रयोग पत्रों में किया जाता है:
पहले व्यक्ति बहुवचन से ("कृपया भेजें", "विचार के लिए भेजें"),
पहले व्यक्ति एकवचन से ("मैं इसे आवश्यक मानता हूं", "मैं आपको हाइलाइट करने के लिए कहता हूं");
तीसरे व्यक्ति से एकवचन ("मंत्रालय को कोई आपत्ति नहीं है", "VNIIDAD इसे संभव मानता है"),
3.20. पाठ में नामित आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान निम्नानुसार बनाया गया है:
आवेदन: 5 लीटर के लिए। 2 प्रतियों में।
यदि दस्तावेज़ में कोई एप्लिकेशन है जिसका नाम टेक्स्ट में नहीं है, तो उसका नाम, शीट्स की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है, उदाहरण के लिए:
परिशिष्ट: 1. क्षेत्रीय ऋण विभाग पर 5 पी के लिए विनियम। 1 प्रति में।
2. 7 शीट के लिए क्षेत्रीय ऋण विभाग के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए नियम। 2 प्रतियों में।
यदि आवेदन बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की जाती है।
प्रशासनिक दस्तावेज़ के परिशिष्ट में ऊपरी दाएं कोने में इसकी पहली शीट पर वे नाम का संकेत देते हुए "परिशिष्ट" लिखते हैं प्रशासनिक दस्तावेज, इसकी तिथियां और पंजीकरण संख्या, उदाहरण के लिए:
अनुलग्नक 2
संस्थान के निदेशक के आदेश पर
दिनांक 15.06.2000 संख्या 319
यदि दस्तावेज़ से कोई अन्य दस्तावेज़ जुड़ा हुआ है, जिसमें एक अनुलग्नक भी है, तो आवेदन की उपस्थिति पर निशान निम्नानुसार तैयार किया गया है:
परिशिष्ट: फेडरल आर्काइव का पत्र दिनांक 14.06.2000 नंबर 02-4/156 और इसका एक परिशिष्ट, कुल 30 शीट।
यदि दस्तावेज़ में इंगित सभी पतों पर आवेदन नहीं भेजा जाता है, तो इसकी उपस्थिति पर एक निशान निम्नानुसार बनाया जाता है:
आवेदन: 3 लीटर के लिए। 5 प्रतियों में। पहले पते पर।
अभिव्यक्ति "परिशिष्ट संख्या" को प्रिंट करने की अनुमति है बड़े अक्षर, साथ ही इस अभिव्यक्ति को केंद्र में रखें, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष, उदाहरण के लिए:
परिशिष्ट संख्या 2
संस्थान के निदेशक के आदेश पर
15.06.2000 № 19
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
3.21. अपेक्षित "हस्ताक्षर" की संरचना में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (पूर्ण, यदि दस्तावेज़ दस्तावेज़ के रूप में जारी नहीं किया गया है, और संक्षिप्त - दस्तावेज़ पर, प्रपत्र पर जारी किया गया है) ; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (आरंभिक, उपनाम), उदाहरण के लिए:
किसी अधिकारी के लेटरहेड पर दस्तावेज़ बनाते समय, हस्ताक्षर में इस व्यक्ति की स्थिति का संकेत नहीं दिया जाता है।
सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति को केंद्र में रखने के लिए विशेषता "हस्ताक्षर" में इसकी अनुमति है। उदाहरण के लिए:
कार्यकारी निदेशक
CJSC "पार्टनर"व्यक्तिगत हस्ताक्षर N.A. फेदोरोव
जब कई अधिकारियों द्वारा एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर एक के नीचे एक क्रम में रखे गए पद के अनुरूप रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:
जब एक दस्तावेज़ पर समान पदों के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:
रूसी संघ के न्याय उप मंत्री |
रूसी संघ के उप वित्त मंत्री |
||
वी. एम. स्टेपानोव |
ए. पी. मिरोनोव |
||
आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों की स्थिति नहीं, बल्कि वितरण के अनुसार आयोग के सदस्यों के रूप में उनके कर्तव्यों को इंगित करते हैं, उदाहरण के लिए:
दस्तावेज़ पर एक कार्यवाहक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं जो उसकी वास्तविक स्थिति और उपनाम का संकेत देता है। उसी समय, हस्तलिखित शिलालेख "डिप्टी" को "फॉर", प्रीपोज़िशन लगाने की अनुमति नहीं है। या नौकरी के शीर्षक से पहले एक स्लैश।
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
3.22. दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर में सहमत शब्द, व्यक्ति की स्थिति शामिल है। जिसके साथ दस्तावेज़ सहमत है (संगठन के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर डिकोडिंग (प्रारंभिक, अंतिम नाम) और अनुमोदन की तारीख, उदाहरण के लिए:
मान गया
वित्तीय अकादमी के रेक्टर
रूसी संघ की सरकार के तहत
ए. जी. ग्रायाज़्नोव के व्यक्तिगत हस्ताक्षर
यदि अनुमोदन पत्र, प्रोटोकॉल आदि द्वारा किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट निम्नलिखित रूप में तैयार किया जाता है:
मान गया
रूसी अकादमी से पत्र
चिकित्सीय विज्ञान
दिनांक 30 अक्टूबर 2000 संख्या 451-805
मान गया
एक बैठक का एक प्रोटोकॉल
बीमा बोर्ड
कंपनी "ग्रह"
दिनांक 06/21/2000 संख्या 10
3.23. दस्तावेज़ का अनुमोदन वीज़ा के साथ जारी किया जाता है, जिसमें दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और स्थिति, हस्ताक्षर का डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम) और हस्ताक्षर करने की तारीख शामिल है। उदाहरण के लिए:
कानूनी विभाग के प्रमुख
व्यक्तिगत हस्ताक्षरए.एस. ओर्लोव
यदि दस्तावेज़ पर कोई टिप्पणी है, तो वीज़ा निम्नानुसार जारी किया जाता है:
टिप्पणियाँ संलग्न
कानूनी विभाग के प्रमुख
व्यक्तिगत हस्ताक्षरए.एस. ओर्लोव
टिप्पणियाँ एक अलग शीट पर बताई गई हैं, जिस पर हस्ताक्षर किए गए हैं और दस्तावेज़ से जुड़ी हैं।
एक दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल संगठन के पास रहता है, वीज़ा मूल दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ के पीछे की तरफ नीचे चिपका होता है।
एक दस्तावेज़ के लिए, जिसका मूल संगठन से भेजा जाता है, वीज़ा भेजे जा रहे दस्तावेज़ की प्रतिलिपि के सामने की तरफ नीचे चिपका होता है।
एक अलग अनुमोदन पत्रक पर वीज़ा दस्तावेज़ जारी करना संभव है।
संगठन के विवेक पर, दस्तावेज़ की शीट-दर-शीट अनुमोदन और उसके आवेदन पर इसकी अनुमति है।
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
3.24. मुहर विशेष नियामक अधिनियमों द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करता है, जो संबंधित तथ्यों को रिकॉर्ड करने वाले व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करता है। वित्तीय मतलब.
दस्तावेज़ संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित हैं।
3.25. अपेक्षित "हस्ताक्षर" के नीचे मूल के साथ एक दस्तावेज़ की एक प्रति की अनुरूपता को प्रमाणित करते समय: प्रमाणीकरण शिलालेख "सही"; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (प्रारंभिक, उपनाम); प्रमाणन तिथि, उदाहरण के लिए:
कार्मिक विभाग निरीक्षक व्यक्तिगत हस्ताक्षर एम.वी. कोलोस्कोव
संगठन के विवेक पर निर्धारित मुहर के साथ दस्तावेज़ की एक प्रति को प्रमाणित करने की अनुमति है।
3.26. निष्पादक के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के निष्पादक का उपनाम (या उपनाम, नाम, संरक्षक) और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में चिह्न सामने की ओर रखा गया है या विपरीत पक्षनिचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट, उदाहरण के लिए:
3.27. दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को प्रस्तुत करने पर निशान में निम्नलिखित डेटा शामिल हैं: दस्तावेज़ के निष्पादन की तारीख और संख्या का संदर्भ, या इस तरह के दस्तावेज़ की अनुपस्थिति में संक्षिप्त जानकारीप्रदर्शन के बारे में; शब्द "व्यापार में"; केस नंबर जिसमें दस्तावेज रखा जाएगा।
दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को प्रस्तुत करने पर एक नोट दस्तावेज़ के निष्पादक या उस संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित होना चाहिए जिसमें दस्तावेज़ निष्पादित किया गया था।
3.28. संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर चिह्न में शामिल है क्रमिक संख्याऔर दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख (यदि आवश्यक हो - घंटे और मिनट)।
इसे स्टैंप के रूप में संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति को चिह्नित करने की अनुमति है।
3.29. दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी का पहचानकर्ता दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा गया एक चिह्न (पाद) होता है और जिसमें मशीन माध्यम पर फ़ाइल का नाम, दिनांक और संगठन में स्थापित अन्य खोज डेटा होता है।
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
4. दस्तावेजों के फार्म और दस्तावेजों के निर्माण के लिए आवश्यकताएँ।
4.1 दस्तावेज़ प्रपत्रों पर बनाए जाते हैं।
दस्तावेज़ प्रपत्रों के दो मुख्य स्वरूप स्थापित किए गए हैं - A4 और A5; इसे GOST 9327 के अनुसार A3 और A6 प्रारूपों के रूपों का उपयोग करने की अनुमति है।
दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, जो फॉर्म पर और उसके बिना जारी की गई है, में कम से कम, मिमी का मार्जिन होना चाहिए:
20 - बाएं;
10 - सही;
15 - शीर्ष;
20 - नीचे।
(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)
4.2. दस्तावेजों के प्रपत्र श्वेत पत्र या हल्के रंग के कागज पर बनाए जाने चाहिए। प्रपत्रों को एक विशिष्ट दस्तावेज़ के निर्माण के दौरान परिचालन मुद्रण उपकरणों की सहायता से, या सीधे कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की सहायता से पुन: प्रस्तुत करने की अनुमति दी जाती है। अपवाद रूसी संघ के राज्य प्रतीक या रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट की छवि वाले संगठनों के लेटरहेड हैं, जिसके लिए निर्माण प्रक्रिया धारा 5 में दी गई है।
4.3. दस्तावेजों के रूपों को परिशिष्ट ए के अनुसार डिजाइन किया गया है। ठोस रेखाएं विवरण के स्थान के लिए क्षेत्रों की निश्चित सीमाओं को इंगित करती हैं, बिंदीदार रेखा - चर। प्रत्येक ज़ोन इसमें शामिल विवरणों के सेट द्वारा निर्धारित किया जाता है।
4.4. रूपों पर विवरण के स्थान के लिए दो विकल्प हैं - कोणीय और अनुदैर्ध्य।
4.5. विवरण 01, 02, 03 विशेषता 06 के मध्य के ऊपर स्थित हैं। विवरण 06 को विशेषता 03 के स्तर पर रखा जा सकता है।
विवरण 06, 07, 08, 12, प्रतिबंधात्मक, विवरण के लिए अंक 09, 10, 11 विवरण के स्थान के लिए क्षेत्रों की सीमाओं के भीतर निम्नलिखित तरीकों में से एक में रखा गया है:
केंद्रित (प्रत्येक विशेषता पंक्ति की शुरुआत और अंत विशेषता स्थान क्षेत्र की सीमाओं से समान रूप से हटा दी जाती है);
फ्लैटोव (प्रत्येक विशेषता पंक्ति विशेषता स्थान क्षेत्र की बाईं सीमा से शुरू होती है)।
4.6. एक संगठन के लिए, इसके संरचनात्मक उपखंड, एक अधिकारी, निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ प्रपत्र स्थापित किए जाते हैं:
सामान्य फ़ॉर्म;
लेटरहेड;
एक पत्र को छोड़कर, एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।
सामान्य रूप का प्रयोग पत्रों को छोड़कर किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के निर्माण के लिए किया जाता है। एक संगठन या एक अधिकारी की संरचनात्मक इकाई के रूप डिजाइन किए जाते हैं यदि इकाई के प्रमुख या कार्यपालकहस्ताक्षर करने का अधिकार है।
4.7. संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर सामान्य प्रपत्र में विवरण 01. 02, 03, 06 शामिल हैं।
संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर पत्र के रूप में विवरण 01, 02. 03, 04, 06, 07 और, यदि आवश्यक हो, विवरण 09, 10 के स्थान के लिए क्षेत्रों की ऊपरी सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक अंक शामिल हैं। , 11, 12; 14, 15, 16; 17; अठारह; 19.
एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में, एक पत्र को छोड़कर, संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर, विवरण 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, उन क्षेत्रों की सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक अंक शामिल हैं जहां विवरण हैं स्थित 09, 10, 11, 12; 17; अठारह।
4.8. रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के रूपों पर, जो रूसी भाषा के साथ-साथ राज्य की राष्ट्रीय भाषा के रूप में, विवरण 06, 07, 12 दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं: रूसी और राष्ट्रीय, अनुदैर्ध्य के समान स्तर पर प्रपत्र।
4.9. इसे टाइपराइटर पर या कंप्यूटर उपकरण के मुद्रण उपकरणों की सहायता से दस्तावेज़ प्रस्तुत करने की अनुमति है।
4.10. दो या दो से अधिक पृष्ठों पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए।
पेज नंबर शीट के ऊपरी मार्जिन के बीच में रखे गए हैं।
4.11. दस्तावेजों को शीट के पीछे की तरफ प्रिंट किया जा सकता है।
5. रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ के विषयों के प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ प्रपत्रों के निर्माण, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं।
5.1. रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ दस्तावेजों के रूप और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट (बाद में स्टाम्प रूपों के रूप में संदर्भित) लेखांकन के अधीन मुद्रण उत्पाद हैं।
5.2. मुद्रांकित प्रपत्र केवल मुद्रण और स्टाम्प-उत्कीर्णन उद्यमों द्वारा बनाए जाते हैं जिनके पास के लाइसेंस होते हैं उपयुक्त प्रकारउचित गुणवत्ता स्तर पर निर्दिष्ट प्रकार के उत्पाद के निर्माण के लिए तकनीकी और तकनीकी क्षमताओं की उपलब्धता पर गतिविधियों और प्रमाण पत्र।
5.3. मुद्रांकित रूपों का उत्पादन राज्य अधिकारियों के आदेश से किया जाता है, अन्य सरकारी संस्थाएंऔर संस्थाएं (बाद में - संगठन) रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर विनियमों द्वारा निर्धारित, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के प्रासंगिक कानूनी कार्य।
5.4 संगठन में स्टाम्प प्रपत्र लेखांकन के अधीन हैं। मुद्रांकित प्रपत्रों पर क्रमांकों को टंकण रूप में या गणन द्वारा चिपका दिया जाता है, और, यदि आवश्यक हो, तो इन संख्याओं की एक श्रृंखला। निम्नलिखित विवरणों का उपयोग करते हुए मुद्रांकित प्रपत्रों को पंजीकरण और लेखा प्रपत्र (कार्ड, जर्नल) में प्रपत्रों के प्रकारों द्वारा अलग-अलग दर्ज किया जाता है:
प्रपत्र प्राप्त होने पर:
पर्ची की तारीख;
संलग्न दस्तावेज की संख्या;
संगठन का नाम - मुद्रांकित प्रपत्रों का आपूर्तिकर्ता;
प्रतियों की संख्या;
फॉर्म जारी करते समय:
स्टाम्प के प्रकार का नाम;
प्रतियों की संख्या;
मुद्रांकित प्रपत्रों की श्रृंखला और संख्या;
संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम, आधिकारिक का उपनाम और आद्याक्षर - स्टाम्प रूपों का प्राप्तकर्ता;
रसीद के लिए रसीद;
नोट (विनाश चिह्न, आदि)।
5.5. मुद्रांकित प्रपत्र सुरक्षित रूप से बंद और सीलबंद अलमारियाँ में संग्रहीत किए जाते हैं।
5.6. पंजीकरण फॉर्म में एक निशान के साथ अधिनियम के अनुसार स्टाम्प फॉर्म का विनाश किया जाता है।
5.7. मुद्रांकित रूपों के उत्पादन, उपयोग और भंडारण पर नियंत्रण संगठन के कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार संगठनात्मक इकाई को सौंपा गया है। लेखांकन, उपयोग और प्रपत्रों के भंडारण के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को संगठन के प्रमुख के प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा नियुक्त किया जाता है।
5.8. पंजीकरण और लेखा प्रपत्र संगठन के मामलों के नामकरण में शामिल हैं।
5.9. संगठन के प्रमुख के प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा नियुक्त आयोग द्वारा वर्ष में कम से कम एक बार स्टाम्प फॉर्म की उपलब्धता, उपयोग और भंडारण की जाँच की जाती है। किए गए चेक पर, अंतिम प्रविष्टि के बाद पंजीकरण फॉर्म में अंक बनाए जाते हैं। स्टाम्प फॉर्म के निर्माण, लेखांकन, भंडारण और उपयोग में उल्लंघन का पता लगाने के मामले में, आयोग एक आंतरिक जांच करता है, जिसके परिणाम एक अधिनियम में तैयार किए जाते हैं और संगठन के प्रमुख के ध्यान में लाए जाते हैं।
5.10. वितरण के उद्देश्य से आधिकारिक लेटरहेड पर दस्तावेजों के संगठन के परिचालन मुद्रण के माध्यम से प्रतिकृति की अनुमति है, बशर्ते कि दस्तावेज़ की प्रत्येक प्रति संगठन की मुहर के साथ प्रमाणित हो।
परिशिष्ट A
(अनिवार्य)
दस्तावेज़ों के विवरण के स्थान का आरेख।
चित्र A.1. - विवरण का स्थान और कोने के रूप के A4 प्रारूप पर ज़ोन की सीमाएँ।
चित्र A.2 - अनुदैर्ध्य रूप के A4 प्रारूप पर ज़ोन के विवरण और सीमाओं का स्थान।
परिशिष्ट बी
(संदर्भ)
दस्तावेजों के रूपों के नमूने।
चित्रा बी 1 - नमूना आम फार्मसंगठन।
चित्र B.2 - किसी संगठन के कोने वाले लेटरहेड का एक उदाहरण।
चित्र B.3 - संगठन के पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का एक नमूना।
चित्र B.4 - किसी संगठन की संरचनात्मक इकाई से पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का एक नमूना।
चित्र B.5 - एक अधिकारी के पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का एक उदाहरण।
चित्र B.6 - विशिष्ट प्रकार के संगठन दस्तावेज़ के लिए नमूना प्रपत्र।
दस्तावेजों से मिलकर बनता है व्यक्तिगत तत्व, जिन्हें आमतौर पर अपेक्षित कहा जाता है (अक्षांश से। अपेक्षित - आवश्यक, आवश्यक)। दस्तावेज़ के विवरण का सेट इसके रूप को दर्शाता है। इसलिए, किसी दस्तावेज़ को अपने उद्देश्य को पूरा करने के लिए, इसे इस श्रेणी के दस्तावेज़ों के लिए अपनाए गए फॉर्म के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। उनका संभावित (कानूनी) बल दस्तावेजों के निष्पादन की पूर्णता और गुणवत्ता पर निर्भर करता है, क्योंकि वे सबूत के रूप में काम करते हैं, विशिष्ट तथ्यों, घटनाओं, घटनाओं की पुष्टि करते हैं।
प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए नियम।
नियामक दस्तावेज ऐसे दस्तावेज हैं जो संगठन की गतिविधियों के प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों पर निर्णय रिकॉर्ड करते हैं। ये दस्तावेज़ गतिविधियों को विनियमित और समन्वयित करते हैं, प्रबंधन निकाय को इसे सौंपे गए कार्यों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने की अनुमति देते हैं।
संगठनात्मक और कानूनी रूप, संगठन की गतिविधियों की प्रकृति और सामग्री, इसकी क्षमता, संरचना और अन्य कारकों के बावजूद, किसी भी संगठन के प्रबंधन को कार्यकारी और प्रशासनिक गतिविधियों को करने और तदनुसार, प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने का अधिकार निहित है।
प्रशासनिक दस्तावेजों में निर्णय होते हैं जो प्रबंधन प्रणाली में ऊपर से नीचे तक जाते हैं: शासी निकाय से लेकर प्रबंधित तक, संगठन के प्रमुख से लेकर संरचनात्मक प्रभागों और कर्मचारियों तक। यह ये दस्तावेज हैं जो वस्तुओं की नियंत्रणीयता को लंबवत रूप से लागू करते हैं।
कानूनी शब्दों में, प्रशासनिक दस्तावेज संदर्भित करते हैं कानूनी कार्य: वे प्रबंधन के विषयों के विशिष्ट कानूनी रूप से आधिकारिक निर्देशों की अभिव्यक्ति प्राप्त करते हैं। ऐसे निर्देशों की विशिष्टता इस तथ्य में प्रकट होती है कि प्रशासनिक दस्तावेजों की सहायता से प्रबंधन के क्षेत्र में उत्पन्न होने वाली समस्याओं और मुद्दों का समाधान किया जाता है; उनके पते विशिष्ट संस्थान, संरचनात्मक इकाइयाँ, अधिकारी या कर्मचारी हैं; वे कानूनी तथ्य हैं जो विशिष्ट प्रशासनिक-कानूनी संबंधों को जन्म देते हैं।
उनके दायरे के दायरे के आधार पर, प्रशासनिक दस्तावेजों में विभाजित हैं:
संघीय स्तर के कानूनी कार्य - रूसी संघ के राष्ट्रपति, रूसी संघ की सरकार, संघीय कार्यकारी अधिकारियों (मंत्रालयों, समितियों, एजेंसियों, सेवाओं, आदि) द्वारा जारी किए गए कार्य;
रूसी संघ के घटक संस्थाओं के स्तर पर लागू कानूनी कार्य - गणतंत्र, क्षेत्र, क्षेत्र, मास्को और सेंट पीटर्सबर्ग के गणतंत्रीय महत्व के शहर, स्वायत्त क्षेत्र और जिले, साथ ही साथ क्षेत्रीय संस्थाएं;
संगठनों, संस्थानों, उद्यमों के कानूनी कार्य।
प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने का आधार हो सकता है:
अपनाए गए विधायी, नियामक कानूनी कृत्यों और उच्च अधिकारियों के अन्य निर्णयों का पालन करने की आवश्यकता और पहले लिए गए निर्णययह संगठन;
संगठन के कार्यों और कार्यों के कारण, अपनी स्वयं की कार्यकारी और प्रशासनिक गतिविधियों को करने की आवश्यकता।
कई शासी निकायों द्वारा संयुक्त रूप से नियामक दस्तावेज जारी किए जा सकते हैं।
मुद्दों को हल करने (निर्णय लेने) की प्रक्रिया के दृष्टिकोण से, सभी प्रशासनिक दस्तावेजों को दो समूहों में विभाजित किया गया है:
एक कॉलेजियम वातावरण में प्रकाशित दस्तावेज;
एकमात्र निर्णय लेने के तहत जारी किए गए दस्तावेज।
एक आदेश एक संस्था (संगठन, उद्यम) के प्रमुख द्वारा जारी किया गया सबसे आम कानूनी कार्य है, जो मुख्य और को हल करने के लिए कमांड की एकता के सिद्धांत के आधार पर संचालित होता है। परिचालन कार्यइस संस्था का सामना करना पड़ रहा है। कानूनी निर्णय की आवश्यकता वाले प्रशासनिक मुद्दों पर भी आदेश जारी किए जाते हैं।
आदेश एक फॉर्म पर तैयार किया गया है जो संस्था (संगठन, उद्यम), उसके उच्च अधिकार, दस्तावेज़ का प्रकार (आदेश), उसके प्रकाशन का स्थान, तारीख डालने के लिए एक जगह, सूचकांक को इंगित करता है। दस्तावेज़ का, पाठ का शीर्षक।
मुख्य गतिविधि पर आदेश के पाठ में दो भाग होते हैं: पता लगाना और प्रशासनिक। आदेश पहल पर और प्रशासनिक दस्तावेजों के अनुसरण में दोनों जारी किए जा सकते हैं। मूल संगठन, अधिकारियों और प्रबंधन। सक्रिय आदेशों में, पता लगाने वाला भाग आदेश द्वारा निर्धारित प्रबंधन कार्यों के लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करता है, आदेश जारी करने की आवश्यकता का एक अजीब स्पष्टीकरण देता है।
उच्च संगठनों के प्रशासनिक दस्तावेजों के अनुसरण में जारी आदेशों में, पता लगाने वाले हिस्से में इस दस्तावेज़ की प्रजाति का नाम, लेखक, तिथि, संख्या और शीर्षक शामिल है। यदि निर्धारित कार्रवाई को स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो स्थापना भाग को छोड़ा जा सकता है।
आदेश का प्रशासनिक भाग "I ORDER" शब्द से शुरू होता है, जो एक नई लाइन (बिना पैराग्राफ के) से बड़े अक्षरों में छपा होता है। आदेश का पाठ आमतौर पर पैराग्राफ में विभाजित होता है, जो अरबी अंकों के साथ गिने जाते हैं। आदेश के बिंदु उन कार्यों को तैयार करते हैं जो निष्पादन की प्रकृति में भिन्न होते हैं। प्रशासनिक भाग का प्रत्येक पैराग्राफ कलाकार के संकेत के साथ शुरू होता है। क्रिया द्वारा आदेश के पाठ में निर्धारित क्रिया तैयार की जाती है अनिश्चित रूप(कार्यान्वयन, प्रदान करना, तैयार करना, जहाज करना, आदि)। समय सीमा या तो आदेश के प्रत्येक पैराग्राफ में दी गई है, या सभी निर्धारित कार्यों के लिए एक सामान्यीकृत पैराग्राफ में आवंटित की गई है। आदेश के एक अलग पैराग्राफ में, जिन व्यक्तियों को इसके निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा गया है, उनके नाम हैं: "आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण को सौंपा गया है ..."। यदि जारी किया गया दस्तावेज़ पहले जारी किए गए आदेश को रद्द कर देता है, तो अंतिम पैराग्राफ इंगित करता है: "दिनांक 00.00.0000 नंबर 00 के आदेश को अमान्य माना जाएगा (अमान्य माना जाएगा)"। यदि आदेश पहले जारी किए गए एक के केवल एक (या कई) अंक रद्द करता है, तो संबंधित अंक रद्द कर दिए जाते हैं।
प्रबंधन अभ्यास में, इच्छुक संरचनात्मक इकाइयों के साथ एक मसौदा आदेश को समन्वयित करने के लिए प्रथागत है और विधिक सेवाएं(कानूनी सलाहकार), जो मसौदा दस्तावेज को मंजूरी देते समय, वर्तमान नियामक, विधायी और प्रशासनिक कृत्यों के अनुपालन की जांच करता है। मंत्रिस्तरीय अभ्यास में, एक मसौदा आदेश पर आपत्तियों को संक्षेप में प्रस्तुत करने की प्रथा है जो समन्वय के दौरान उत्पन्न होती है, एक प्रमाण पत्र में बताने के लिए, जो आदेश का एक अनुलग्नक है। मौलिक प्रकृति के परिवर्तन की स्थिति में, मसौदा आदेश संपादन, पुनर्मुद्रण और पुन: अनुमोदन के अधीन है।
आदेश उसके हस्ताक्षर के क्षण से लागू होता है (आदेश की तिथि उसके हस्ताक्षर की तिथि है)। आदेशों का पंजीकरण अन्य दस्तावेजों से अलग किया जाता है। पंजीकरण सूचकांकों को आदेशों के भीतर सौंपा गया है कैलेंडर वर्षऔर, एक नियम के रूप में, सीरियल नंबर से मिलकर बनता है।
आदेश - मुख्य रूप से एक कॉलेजियम निकाय के प्रमुख द्वारा जारी एक कानूनी अधिनियम सरकार नियंत्रितपरिचालन मुद्दों को हल करने के लिए। एक नियम के रूप में, इसकी एक सीमित अवधि है और यह अधिकारियों और नागरिकों के संगठनों के एक संकीर्ण दायरे से संबंधित है।
आदेश को संकलित करने और जारी करने की प्रक्रिया आम तौर पर संगठन की गतिविधियों के आधार पर आदेश जारी करने की प्रक्रिया के समान होती है। अंतर इस प्रकार हैं: प्रशासनिक भाग को "I OFFER" या "I OBLIGATE" शब्द से अलग किया जाता है, जो कि आदेशों के अनुसार, बड़े अक्षरों में या बिना फ़ील्ड से अलग लाइन में मुद्रित होता है। कोई भी शब्द, अर्थात्। कोलन के तुरंत बाद बताए गए हिस्से का अनुसरण करता है।
आदेश आदेश के रूप में तैयार किए जाते हैं (एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का एक रूप)।
अनिवार्य आदेश हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (ORDER), दस्तावेज़ की तिथि और पंजीकरण संख्या, संकलन या प्रकाशन का स्थान, पाठ का शीर्षक, हस्ताक्षर, दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा।
संकेत - एक सरकारी निकाय द्वारा जारी एक कानूनी अधिनियम, मुख्य रूप से एक सूचना और कार्यप्रणाली प्रकृति के मुद्दों पर, साथ ही इस निकाय और उच्च प्रबंधन निकायों के आदेशों, निर्देशों और अन्य कृत्यों के निष्पादन के संगठन से संबंधित मुद्दों पर।
सामान्य तौर पर, निर्देश उसी तरह तैयार और निष्पादित किए जाते हैं जैसे आदेश, लेकिन कीवर्डनिर्देश के पाठ में हो सकता है: "मैं बाध्य" या "प्रस्ताव" - निर्देश की सामग्री के आधार पर।
यदि निर्देश भेजे जाते हैं अधीनस्थ संगठनउन्हें आदर्श में लाने के लिए सामान्यया अन्य जानकारी, वे "पता" विवरण के ऊपरी दाएं कोने में विवरण और पंजीकरण के एक कोने की व्यवस्था के साथ एक सामान्य रूप पर तैयार किए गए हैं।
अनिवार्य संकेत हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (संकेत), दस्तावेज़ की तिथि और पंजीकरण संख्या, संकलन या प्रकाशन का स्थान, पाठ का शीर्षक, हस्ताक्षर, दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा।
एक निर्णय एक कानूनी अधिनियम है जिसे संस्थानों, संगठनों, उद्यमों के कॉलेजियम और सलाहकार निकायों द्वारा अपनाया जाता है ताकि सबसे अधिक समाधान किया जा सके महत्वपूर्ण मुद्देउनकी गतिविधियाँ।
निर्णयों को दो या दो से अधिक शासी निकायों द्वारा अपनाए गए संयुक्त प्रशासनिक दस्तावेज भी कहा जाता है, जिनमें से एक कॉलेजियम के आधार पर संचालित होता है, और दूसरा कमांड की एकता के आधार पर।
निर्णय के पाठ में दो भाग होते हैं: पता लगाना और प्रशासनिक, "DECIDED", "DECIDED", "DECIDED" शब्द से अलग किया जाता है, जो कि फ़ील्ड से एक नई लाइन से बड़े अक्षरों में मुद्रित होता है। यदि संकल्प या निर्णय को औचित्य की आवश्यकता नहीं है, तो पाठ निम्नानुसार शुरू होता है: "निदेशक मंडल ने निर्णय लिया: ..."।
कॉलेजिएट और सलाहकार निकायों द्वारा अपनाए गए निर्णय तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय", "निर्णय") में पाठ के रूप का उपयोग करते हैं। दो या दो से अधिक संगठनों के संयुक्त निर्णयों में, पाठ पहले व्यक्ति बहुवचन ("DECIDED") में लिखा जाता है।
यदि आवश्यक हो, तो पता लगाने वाले हिस्से में कानूनों और अन्य नियामक कृत्यों के संदर्भ हो सकते हैं।
प्रशासनिक भाग पैराग्राफ में निर्धारित किया गया है।
निदेशक मंडल के निर्णय का परिशिष्ट 1 दिनांक 12.04.2009 संख्या 10
मसौदा निर्णय सभी इच्छुक संरचनात्मक इकाइयों और संगठनों के साथ सहमत होना चाहिए। मसौदा निर्णयों की कानूनी जांच की प्रक्रिया अनिवार्य है।
शासी निकाय के प्रमुख द्वारा निर्णयों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। निर्णय निर्णय के रूप (एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का एक रूप) पर तैयार किया जाता है।
बाध्यकारी निर्णयहैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दस्तावेज़ की तारीख और पंजीकरण संख्या, संकलन या प्रकाशन का स्थान, पाठ का शीर्षक, हस्ताक्षर, दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा।
एक विनियमन उच्चतम और कुछ द्वारा अपनाया गया एक कानूनी कार्य है केंद्रीय प्राधिकरणइन निकायों का सामना करने वाले सबसे महत्वपूर्ण और मौलिक कार्यों को हल करने और स्थिर मानदंडों और नियमों को स्थापित करने के लिए संघीय कार्यकारी शक्ति, कॉलेजियम के आधार पर कार्य करती है, साथ ही रूसी संघ के घटक संस्थाओं के प्रतिनिधि और कॉलेजियम कार्यकारी निकाय।
गवर्निंग कॉलेजिएट निकायों द्वारा संकल्प भी अपनाए जाते हैं सार्वजनिक संगठनउनकी गतिविधियों के सबसे महत्वपूर्ण और मौलिक मुद्दों पर।
निर्णय तैयार करने और जारी करने की प्रक्रिया आम तौर पर निर्णय जारी करने की प्रक्रिया के समान होती है। अंतर इस प्रकार हैं: प्रशासनिक भाग को "DECIDES" या "RESOLVED" (दो या अधिक संगठनों के संयुक्त प्रस्तावों में) शब्द से अलग किया जाता है, जो कि बड़े अक्षरों में फ़ील्ड से अलग लाइन में मुद्रित होता है।
संकल्प (एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का एक रूप) के रूप में संकल्प तैयार किए जाते हैं।
अनिवार्य संकल्प हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दस्तावेज़ की तिथि और पंजीकरण संख्या, संकलन या प्रकाशन का स्थान, पाठ का शीर्षक, हस्ताक्षर।
6.संगठनात्मक दस्तावेजों में शामिल हैं:
उद्यम की स्थापना के दौरान तैयार किए गए घटक दस्तावेज (चार्टर और समझौता);
संरचना और कर्मचारियों की संख्या;
स्टाफिंग;
आंतरिक श्रम नियम;
संरचनात्मक प्रभागों पर विनियम;
नौकरी के निर्देश।
उद्यम के चार्टर के अनुसार, इसकी संरचना विकसित की जाती है और कर्मचारियों की संख्या निर्धारित की जाती है। संरचना और स्टाफिंग में परिवर्तन उद्यम के निदेशक के आदेश से किया जाता है। आधिकारिक और ताकतफंड का संकेत देने वाले उद्यम वेतनशेड्यूल में तय किया गया है।
स्टाफिंग टेबल में पदों की सूची, स्टाफ इकाइयों की संख्या की जानकारी, आधिकारिक वेतन, भत्ते और मासिक पेरोल।
संगठन की संरचना और स्टाफिंग के संकलन के उदाहरण (4, 5, 6)। स्टाफिंग और नौकरी विवरण के उदाहरण (4, 5, 6)।
यदि उद्यम की संरचना में कई विभाग शामिल हैं, तो उनमें से प्रत्येक के लिए एक प्रावधान विकसित किया गया है संरचनात्मक इकाई, जो परिभाषित करता है कानूनी दर्जा, कार्य, कार्य, अधिकार और दायित्व, विभागों की जिम्मेदारी।
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज (आदेश, प्रोटोकॉल, अधिनियम, आदि) तैयार करते समय, इन दस्तावेजों के समन्वय, हस्ताक्षर, अनुमोदन से संबंधित मानक प्रबंधकीय क्रियाएं की जाती हैं, उन्हें रसीद के खिलाफ कर्मचारियों के ध्यान में लाया जाता है। उसी समय, मानक शिलालेख दस्तावेजों से जुड़े होते हैं: हस्ताक्षर, अनुमोदन की मुहर, अनुमोदन और परिचित के लिए वीजा। अलग-अलग शिलालेखों को दस्तावेज़ का विवरण कहा जाता है और यह इसके प्रभाव को प्रभावित करता है कानूनी प्रभाव, और इसलिए लागू नियमों के अनुसार उचित पंजीकरण की आवश्यकता है। इस बात पर जोर देना महत्वपूर्ण है कि व्यक्तिगत विवरण जारी करने के नियम सामान्य हैं अलग - अलग प्रकारसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज।
गोस्ट आर 6.30-97 निम्नलिखित स्थापित करता है विवरण की संरचनाओआरडी 27:
01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;
02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;
03 - संगठन या ट्रेडमार्क का प्रतीक (सेवा चिह्न);
04 - संगठन कोड;
05 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;
06 - संगठन का नाम;
07 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;
08 - दस्तावेज़ प्रकार का नाम;
09 - दस्तावेज़ की तारीख;
10 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;
प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण का चिह्न;
कलाकार के बारे में निशान;
दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में उसके निर्देश पर एक नोट;
वीज़ा दस्तावेज़ अनुमोदन;
संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट;
दस्तावेज़ 28 की इलेक्ट्रॉनिक प्रति का पहचानकर्ता।
प्रत्येक दस्तावेज़ में विवरण का एक व्यक्तिगत सेट होता है, जो प्रबंधन प्रक्रिया में इसकी विशेषताओं और उद्देश्य को दर्शाता है। साथ ही, प्रत्येक दस्तावेज़ के प्रकार और विविधता की परवाह किए बिना, व्यक्तिगत विवरण बिल्कुल अनिवार्य हैं। दस्तावेज़ में इस तरह के विवरण की अनुपस्थिति इसे कानूनी बल से वंचित करती है। प्रति अनिवार्यसभी वारंटों के लिए, विवरण में शामिल हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ की तिथि, पंजीकरण संख्या, पाठ, हस्ताक्षर।
अन्य विवरण के लिए आवश्यक हैं ख़ास तरह केदस्तावेज। उदाहरण के लिए, पत्रों के लिए, आपको चाहिए: संगठन के बारे में संदर्भ डेटा, पता करने वाला, कलाकार के बारे में एक नोट, और आदेशों के लिए: दस्तावेज़ के प्रकार का नाम और इसके प्रकाशन का स्थान।
आवश्यक आवश्यकताओं में शामिल हैं स्थायी,जो बिल्कुल नहीं बदलते (उदाहरण के लिए: दस्तावेज़ के प्रकार का नाम) या लंबे समय तक (उदाहरण के लिए: संगठन का नाम, संगठन के बारे में संदर्भ डेटा)।
हालांकि, कई विवरण स्थिर नहीं हो सकते हैं और हर समय पूरे या आंशिक रूप से बदल सकते हैं (उदाहरण के लिए: दस्तावेज़ की तिथि, टेक्स्ट का शीर्षक, टेक्स्ट, कलाकार के बारे में नोट, आदि)।
दस्तावेज़ तैयार करते समय, विवरण को तीन मुख्य भागों में समूहीकृत किया जाता है जिसमें किसी भी दस्तावेज़ को सशर्त रूप से विभाजित किया जा सकता है: हेडर, सामग्री और डिज़ाइन।
हैडरभाग दस्तावेज़ की शुरुआत है, जिसमें संगठन (दस्तावेज़ के लेखक) और दस्तावेज़ के बारे में प्राथमिक डेटा (आवश्यक 01-16) के बारे में जानकारी शामिल है।
सजाभाग - दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और उसमें निहित जानकारी की विश्वसनीयता की पुष्टि करने वाले विवरणों का एक सेट (विवरण 21-24)। दस्तावेज़ के स्वरूपण भाग में, दस्तावेज़ों पर सहायक लिपिक चिह्न भी होते हैं जो उनके साथ काम करना आसान बनाते हैं (विवरण 25-29)।
दस्तावेज़ का मुख्य भाग, निश्चित रूप से, सामग्री है, अर्थात। पाठ या तालिका, प्रश्नावली, उस दस्तावेज़ के अर्थ और उद्देश्य को दर्शाती है जिसके लिए इसे संकलित किया गया था। हालांकि, किसी को शीर्षक और विशेष रूप से स्वरूपण भागों की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए, जिसके लिए दस्तावेज़ कानूनी बल प्राप्त करता है। इसलिए, किसी भी दस्तावेज़ की तैयारी में हमेशा दो परस्पर संबंधित प्रक्रियाएं होती हैं: पाठ की तैयारी (सामग्री पर काम) और दस्तावेज़ का निष्पादन - दस्तावेज़ को कानूनी बल देना।
आधुनिक संगठनों के अभ्यास के एक अध्ययन से पता चलता है कि हर कागजी माध्यम जिस पर दर्ज की गई जानकारी के साथ एक दस्तावेज नहीं कहा जा सकता है। और इसका मुख्य कारण, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के कुछ विवरणों की अनुपस्थिति या गलत डिज़ाइन है। इस संबंध में, आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम करने वाले प्रत्येक विशेषज्ञ को संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर GOST R 6.30-97 द्वारा प्रदान किए गए सभी शिलालेखों के डिजाइन के नियमों के साथ-साथ ORD के विवरण को व्यवस्थित करने के तरीकों के बारे में अच्छी तरह से पता होना चाहिए। और उनके लिए आरक्षित क्षेत्रों के आकार (आरेख 1 और 2 देखें)।
योजना 1- 197.00 केबी
परिचय…………………………………………………………………….... |
|
1 संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज, उनकी तैयारी और निष्पादन ……………………………………………………………… |
|
1.1 सामान्य आवश्यकताएँसंगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के लिए………………………………………………………… |
|
1.2 संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए मानक ……….. |
|
1.3 संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के विवरण की संरचना………………………………………………………… |
|
2 संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ …………………………………………………………… |
|
2.1 वर्तमान चरण में दस्तावेजों के प्रकार के लिए आवश्यकताएँ…………….. |
|
2.2 दस्तावेज़ के आधिकारिक क्षेत्र के डिजाइन के लिए आवश्यकताएँ ……………। |
|
2.3 बुनियादी प्रबंधन दस्तावेज (ओआरडी) और उनकी तैयारी ………… |
|
2.3.1 दस्तावेजों की सूचीअनुमोदन होने पर…………... 2.3.2 दस्तावेजों की सूची जिस पर आधिकारिक मुहर लगाई गई है .. निष्कर्ष…………………………………………………………………… |
|
ग्रंथ सूची…………………………………………………… |
|
आवेदन पत्र…………………………………………………… ……………... |
परिचय
प्रबंधन गतिविधि के सभी रूप प्रासंगिक दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं, जो प्रबंधन तंत्र को सौंपे गए कार्यों को लागू करने के तरीके और साधन के रूप में कार्य करते हैं।
संस्था की गतिविधियों को एक निश्चित तरीके से बातचीत करने वाले दस्तावेजों के एक सेट द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जो प्रबंधन कार्यों और प्रलेखन प्रणाली के घटकों के अनुरूप होता है। प्रत्येक प्रशासनिक तंत्र में विशिष्ट प्रबंधकीय कार्य विभिन्न प्रलेखन प्रणालियों से संबंधित दस्तावेजों के उपयोग के आधार पर कार्यान्वित किए जाते हैं। कुछ कार्य विशिष्ट होते हैं, जो किसी भी प्रबंधन तंत्र (उदाहरण के लिए, संगठनात्मक और प्रशासनिक गतिविधियों) में निहित होते हैं।
से दस्तावेजों का अनुपात विभिन्न प्रणालियाँविभिन्न संस्थानों और संगठनों के कार्यालय कार्य समान नहीं होते हैं, क्योंकि यह किसी संस्था की विशिष्ट गतिविधियों, उसके पैमाने, संघीय सरकार प्रणाली में स्थान और कई अन्य कारणों पर निर्भर करता है।
हालांकि, किसी भी संगठन में, दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है जो संगठनात्मक, प्रशासनिक और कार्यकारी गतिविधियों को दर्शाते हैं। उनकी समग्रता संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एक प्रणाली का गठन करती है। राज्य मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को लिखित दस्तावेजों के रूप में परिभाषित करता है जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों पर निर्णय रिकॉर्ड करते हैं, साथ ही अधिकारियों, संस्थानों, उद्यमों, संगठनों, उनके विभागों और अधिकारियों की गतिविधियों के प्रबंधन, बातचीत, प्रावधान और विनियमन के मुद्दे।
इसके व्यापक उपयोग के कारण, संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली अध्ययन के लिए एक प्रासंगिक विषय है और प्रबंधन गतिविधियों के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।
इसमें टर्म परीक्षाकार्यालय के काम के क्षेत्र में प्रसिद्ध लेखकों के अध्ययन का उपयोग किया गया था: टी.वी. कुज़नेत्सोवा, एम.वी. किरसानोवा, टी.वी. पेचनिकोवा, एम.वी. स्टेन्युकोव, एम.आई.
निम्नलिखित नियामक दस्तावेजों का भी उपयोग किया गया है:
- प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन की राज्य प्रणाली (जीएसडीएम);
- गोस्ट आर 6.30-2003 यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम। संगठनात्मक और वितरण प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता;
- GOST R 51141-98 कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ";
इस काम का उद्देश्य रूसी संघ में आधुनिक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों (ओआरडी) के लिए आवश्यकताओं की समग्रता का अध्ययन करना है।
इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:
अध्ययन का उद्देश्य सार्वजनिक संगठनों में कार्यालय का काम है।
अध्ययन का विषय: आधुनिक प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज: संरचना, उद्देश्य, पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं।
कोर्स वर्क में दो अध्याय होते हैं, जिसमें एक परिचय, निष्कर्ष, ग्रंथ सूची और आवेदन होता है।
व्यावहारिक महत्व: अध्ययन के परिणामों का उपयोग दस्तावेज़ प्रबंधन के पाठ्यक्रम के अध्ययन में, प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन के साथ-साथ टर्म पेपर और थीसिस लिखने में किया जा सकता है।
- संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज, उनकी तैयारी और निष्पादन
1.1 संगठनात्मक और प्रशासनिक के लिए सामान्य आवश्यकताएं
प्रलेखन
प्रबंधन जानकारी के दस्तावेजीकरण के अभ्यास के विश्लेषण के आधार पर, वैज्ञानिकों - दस्तावेज़ विशेषज्ञों ने आवश्यकताओं का एक सेट प्रस्तावित किया जो एक प्रबंधन दस्तावेज़ को पूरा करना चाहिए। कार्य यह सुनिश्चित करना था कि इसके कार्यान्वयन के दौरान प्रस्तावित आवश्यकताओं की समग्रता ऐसे गुणों के साथ दस्तावेज़ प्रदान करेगी जो इसके मूल और व्याख्यात्मक अर्थों के संयोग की गारंटी देगी।
हम इन आवश्यकताओं को पाठ के कुछ सुधार के साथ प्रस्तुत करते हैं।
- वैधता। दस्तावेज़ में निहित सभी जानकारी को वर्तमान नियामक कानूनी कृत्यों का खंडन नहीं करना चाहिए जो प्रबंधन प्रक्रिया में प्रतिभागियों के कार्यों को निर्धारित करते हैं।
- विश्वसनीयता। दस्तावेज़ में निहित जानकारी होनी चाहिए पूरी तरह सेतथ्यों, घटनाओं, लोगों के बारे में सच्चाई का जवाब दें जिनसे यह संबंधित है।
- अस्पष्टता। दस्तावेज़ का पाठ अर्थ में स्पष्ट होना चाहिए, अर्थात। इसमें निहित प्रावधानों की व्याख्या दो तरह से, अलग-अलग तरीकों से नहीं की जा सकती है।
- ठोसता। दस्तावेज़ का पाठ निश्चितता की आवश्यकताओं को इस तरह से पूरा करना चाहिए कि इसमें सभी शामिल हों आवश्यक जानकारीपाठ के महत्वपूर्ण शब्दों द्वारा उत्पन्न।
- पूर्णता। प्रबंधन दस्तावेज़ का पाठ पूर्णता के लिए आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, अर्थात। प्रबंधन की आवश्यक गुणवत्ता और प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी शामिल करें।
- संगतता। दस्तावेज़ में दी गई जानकारी एक दूसरे के विरोध में नहीं होनी चाहिए, एक दूसरे के साथ असंगत होनी चाहिए।
- स्पष्टता। दस्तावेज़ की सभी जानकारी एक स्पष्ट, समझने योग्य भाषा में प्रस्तुत की जानी चाहिए, इस तथ्य के बावजूद कि इसे प्रशासनिक, आधिकारिक व्यवसाय माना जाता है।
- प्रेरणा। दस्तावेज़ की सामग्री को दस्तावेज़ के लेखक द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्राप्तकर्ता को प्रोत्साहित करना चाहिए।
- कानूनी महत्व। अपने कानूनी बल को सुनिश्चित करने के लिए, एक प्रबंधन दस्तावेज़ में पंजीकरण के दौरान सभी आवश्यक, सही ढंग से तैयार और निष्पादित विवरण होने चाहिए।
उद्यमों और संगठनों में प्रसारित विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक दस्तावेजों में, संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रबंधन गतिविधियाँ मुख्य रूप से संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण में दर्ज निर्णयों के विकास और कार्यान्वयन में शामिल हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला दस्तावेज है।
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज ऐसे दस्तावेज हैं जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों, प्रबंधन के मुद्दों और सरकारी निकायों, संगठनों और अधिकारियों की गतिविधियों को सुनिश्चित करने के निर्णयों को रिकॉर्ड करते हैं।
प्रशासनिक दस्तावेजों का मुख्य उद्देश्य गतिविधियों को विनियमित करना है, शासी निकाय को इसे सौंपे गए कार्यों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने की अनुमति देना, इसकी गतिविधियों और इसकी प्रणाली में शामिल संगठनों की गतिविधियों से अधिकतम प्रभाव प्राप्त करना है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज प्रबंधन गतिविधियों को रिकॉर्ड करते हैं।
सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को कानून का कड़ाई से पालन करना चाहिए, उनमें से किसी में भी ऐसे प्रावधान नहीं हो सकते हैं जो विधायी कृत्यों का खंडन करते हों।
ओआरडी के साथ काम को सरल बनाने के लिए, उनकी तैयारी और निष्पादन में तेजी लाने के लिए, फॉर्म और सामग्री (यूएसओआरडी) में ओआरडी का एकीकरण और मानकीकरण किया गया था।
दस्तावेजों का एकीकरण उनके निर्माण के लिए तर्कसंगत संरचनाओं का विकल्प है, उनके रूपों की तर्कसंगत संख्या की स्थापना और निर्माण के प्रकार के आधार पर दस्तावेजों को एकरूपता में लाना।
संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन को तीन समूहों में वर्गीकृत किया गया है:
प्रशासनिक दस्तावेज (आदेश, आदेश, संकल्प,
निर्णय, निर्देश);
सूचना और संदर्भ दस्तावेज (पत्र, तार,
टेलीफोन संदेश, फैक्स, अधिनियम, प्रोटोकॉल, रिपोर्ट और आधिकारिक
टिप्पणियाँ);
संगठनात्मक दस्तावेज (चार्टर, विनियम, नियम, निर्देश,
स्टाफिंग टेबल) उद्यम की संरचना, कार्यों और कार्यों को विनियमित करने वाले परस्पर संबंधित दस्तावेजों का एक सेट, इसके काम का संगठन। उद्यम के प्रबंधन और विशेषज्ञों के अधिकारों, कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को संगठनात्मक दस्तावेज कहा जाता है।
कर्मियों पर प्रलेखन भी ओआरडी के अंतर्गत आता है। ये विशेषताएं, प्रमाण पत्र, व्यक्तिगत कार्ड, बयान हैं।
प्रबंधन गतिविधि के अन्य रूप अन्य दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं। उदाहरण के लिए, लेखांकन सांख्यिकीय, लेखा प्रलेखन, अनुबंधों, अधिनियमों, आदेशों, पत्रों आदि में सामग्री और तकनीकी आपूर्ति में परिलक्षित होता है।
संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन का वर्गीकरण त्वरित खोज, निष्पादन नियंत्रण की अनुमति देता है, दस्तावेजों के एकीकरण के लिए स्थितियां बनाता है।
एकमात्र निर्णय लेने की शर्तों में प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने की प्रक्रिया - आदेश, निर्देश, आदेश में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
- निर्णय की शुरुआत - एक प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने की आवश्यकता का औचित्य।
- मुद्दे पर जानकारी का संग्रह और विश्लेषण।
- एक मसौदा नियामक दस्तावेज तैयार करना।
- मसौदा दस्तावेज का समन्वय।
- प्रबंधन द्वारा विचार के लिए एक मसौदा नियामक दस्तावेज प्रस्तुत करना।
- दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर।
- प्रशासनिक दस्तावेज को निष्पादन में लाना।
एक मसौदा प्रशासनिक दस्तावेज तैयार करने का काम एक या अधिक संरचनात्मक इकाइयों या व्यक्तिगत अधिकारियों को सौंपा जा सकता है। जटिल और बड़े प्रशासनिक दस्तावेजों की परियोजनाओं को विकसित करते समय, कार्य समूह बनाए जा सकते हैं, चिकित्सकों में से वैज्ञानिक या योग्य विशेषज्ञ शामिल हो सकते हैं। दस्तावेज़ की गुणवत्ता सुनिश्चित करने वाली मुख्य शर्त इसे तैयार करने वाले व्यक्तियों की योग्य योग्यता है।
कॉलेजिएट निकायों द्वारा अपनाए गए मसौदा प्रशासनिक दस्तावेजों को बैठकों में अपनाया जाता है। चर्चा के दौरान उनमें संशोधन और परिवर्धन किया जा सकता है। हस्ताक्षर के लिए पूरी तरह से तैयार मसौदा दस्तावेज जमा किए जाते हैं
प्रशासनिक दस्तावेज को निष्पादन में लाने के लिए विशेष महत्व जुड़ा हुआ है। ड्राफ्ट दस्तावेज़ के संकलनकर्ताओं द्वारा तैयार की गई सूची के अनुसार डिक्री, निर्णय, आदेश, आदेशों को दोहराया और वितरित किया जाता है।
दस्तावेज़ पर एक पंजीकरण संख्या की उपस्थिति इंगित करती है कि यह संगठन की सूचना सरणी में शामिल है और इसके नियंत्रण और जिम्मेदारी के अधीन है।
आंतरिक दस्तावेजों (आदेश, निर्देश, प्रोटोकॉल, आदि) के लिए, पंजीकरण संख्या दस्तावेज़ की सामान्य क्रम संख्या है। अक्षरों के लिए पंजीकरण संख्या संरचनात्मक इकाई या निष्पादक (उसका व्यक्तिगत कोड) के एक सूचकांक (प्रतीक) के साथ पूरक है जिसने दस्तावेज़ संकलित किया है, और मामलों के नामकरण के अनुसार मामला संख्या। आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेज़ पंजीकृत होने चाहिए
हस्ताक्षर (अनुमोदन) के दिन, शामिल - संगठन द्वारा उनकी प्राप्ति के दिन।
यदि आवश्यक हो, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों में संशोधन किया जा सकता है। परिवर्तन करने या उनके संशोधन की प्रक्रिया संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेजों पर निर्भर करती है। एक नियम के रूप में, नेता को एक आदेश या आदेश जारी करने की आवश्यकता होती है। चार्टर में परिवर्तन और परिवर्धन केवल सर्वोच्च प्रबंधन निकाय के निर्णय द्वारा किया जा सकता है, जिसमें संगठनों के राज्य पंजीकरण के निकाय में परिवर्तनों का अनिवार्य पंजीकरण होता है। लेकिन स्टाफिंग टेबल में बदलाव मुखिया के आदेश या आदेश से आवश्यकतानुसार किया जा सकता है।
- संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए मानक
आधुनिक परिस्थितियों में, संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की तैयारी और निष्पादन में, नवीनतम मानक की आवश्यकताओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए।
GOST R 6.30-200 मानक द्वारा स्थापित प्रबंधन दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समान आवश्यकताएं हैं, जो संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण (USORD) की एकीकृत प्रणाली से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होती हैं - संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल , अधिनियम, पत्र और आदि, ओके 011-93 "प्रबंधन प्रलेखन के अखिल रूसी क्लासिफायरियर" (ओकेयूडी) में शामिल हैं और इसकी परवाह किए बिना उपयोग किया जाता है:
कार्य विवरण
इस काम का उद्देश्य रूसी संघ में आधुनिक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों (ओआरडी) के लिए आवश्यकताओं की समग्रता का अध्ययन करना है।
इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:
संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के लिए आवश्यकताओं पर विचार करें;
मुख्य प्रबंधन दस्तावेजों (ओआरडी) की संरचना, उद्देश्य और उनकी तैयारी की जांच करें।
अध्ययन का उद्देश्य सार्वजनिक संगठनों में कार्यालय का काम है।
अध्ययन का विषय: संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की आधुनिक प्रणाली: संरचना, उद्देश्य, पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं।
5
1.1 संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के लिए सामान्य आवश्यकताएं…………………………………………………………
5
1.2 संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए मानक ………..
9
1.3 संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के विवरण की संरचना…………………………………………………………
10
2 संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ…………………………………………………………
12
2.1 वर्तमान चरण में दस्तावेजों के प्रकार के लिए आवश्यकताएँ……………..
12
2.2 दस्तावेज़ के आधिकारिक क्षेत्र के डिजाइन के लिए आवश्यकताएँ ……………।
18
2.3 बुनियादी प्रबंधन दस्तावेज (ओआरडी) और उनकी तैयारी …………
20
2.3.1 अनुमोदित किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची............
2.3.2 दस्तावेजों की सूची जिस पर आधिकारिक मुहर लगाई गई है .. निष्कर्ष……………………………………………………………………
32
34
37
ग्रंथ सूची…………………………………………………………
38
आवेदन पत्र………………………………………………
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों (ओआरडी) की तैयारी और निष्पादन के लिए सामान्य आवश्यकताएं
प्रत्येक संगठन, संस्था, उद्यम (बाद में संगठन के रूप में संदर्भित) की गतिविधियों में, स्वामित्व के रूप, विभागीय संबद्धता, दिशा और गतिविधि की बारीकियों की परवाह किए बिना, बड़ी संख्या में संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज बनाए जाते हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज - प्रबंधन के संगठनात्मक, प्रशासनिक, कार्यकारी और नियंत्रण कार्यों के डिजाइन में प्रयुक्त एक दस्तावेज। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज प्रबंधन प्रलेखन की एक अलग उपप्रणाली का गठन करते हैं और प्रबंधन प्रक्रियाओं और प्रबंधकीय कार्य के संगठन को सुनिश्चित करते हैं। यही कारण है कि संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली (बाद में - ओआरडी) सबसे विशाल है।
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों में शामिल हैं:
संगठनात्मक दस्तावेज (संगठन का चार्टर, संगठन पर नियम, संरचना और स्टाफिंग, स्टाफिंग, आंतरिक नियम, संरचनात्मक इकाई पर नियम, नौकरी का विवरणकर्मचारी)। ये दस्तावेज़ परिभाषित करते हैं कानूनी दर्जाऔर संस्थानों, संगठनों, उद्यमों और उनके संरचनात्मक प्रभागों, कर्मचारियों के मुख्य कार्य;
प्रशासनिक दस्तावेज (आदेश, आदेश, निर्देश, निर्णय, संकल्प)। इस तरह के दस्तावेज अधिकारियों और कॉलेजियम निकायों की प्रशासनिक गतिविधियों को औपचारिक बनाते हैं। उसी समय, प्रशासनिक दस्तावेज अधीनस्थ संस्थानों, संगठनों, उद्यमों और विशिष्ट व्यक्तियों को लिखित निर्देश प्रेषित करने के साधन हैं;
सूचना और संदर्भ दस्तावेज (मिनट, अधिनियम, पत्र, ज्ञापन और व्याख्यात्मक नोट, प्रमाण पत्र, मुख्तारनामा, तार, टेलीफोन संदेश, आदि)। ये दस्तावेज़ प्रबंधन निर्णय शुरू करते हैं, जिससे आप एक या किसी अन्य कार्रवाई का चयन कर सकते हैं।
संगठन के कर्मियों पर दस्तावेज (भर्ती, स्थानांतरण, काम से बर्खास्तगी, छुट्टियों का पंजीकरण, प्रोत्साहन, दंड)। इन दस्तावेजों का उपयोग संगठन की कार्मिक सेवा की गतिविधियों में किया जाता है।
OSD के लिए, दो पेपर प्रारूप A4 (210 x 297 मिमी) और A5 (148 x 210 मिमी) स्थापित हैं।
ए 4 प्रारूप के लिए, निम्नलिखित मार्जिन सेट हैं: बाएं - 30 मिमी, दाएं - कम से कम 8 मिमी, ऊपर - 20 मिमी, नीचे - 20 मिमी। दस्तावेजों के क्षेत्रों का उपयोग दस्तावेज दाखिल करने, अंक लगाने और पाठ को समय से पहले पहनने से बचाने के लिए किया जाता है।
कागज को बचाने के लिए, संगठन के भीतर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के ग्रंथों को शीट के दोनों किनारों पर (3 साल तक के शेल्फ जीवन वाले दस्तावेजों के लिए) तैयार करने की अनुमति है। एक शीट के पीछे की तरफ एक दस्तावेज़ प्रिंट करते समय, बाएं मार्जिन का आकार कम से कम 8 मिमी, दायां मार्जिन - कम से कम 30 मिमी, ऊपर और नीचे मार्जिन - कम से कम 20 मिमी होना चाहिए।
कब बनेगा बहुपृष्ठ दस्तावेज़इसका पहला पृष्ठ एक लेटरहेड पर मुद्रित होता है, और बाद के सभी पृष्ठ लेटरहेड के समान प्रारूप और गुणवत्ता वाले कागज़ की खाली शीट पर मुद्रित होते हैं। दस्तावेज़ की दूसरी और बाद की प्रतियां कागज पर मुद्रित की जा सकती हैं जो पहले के साथ रंग और गुणवत्ता में मेल नहीं खाती हैं, लेकिन उसी प्रारूप में हैं।
दो या दो से अधिक पृष्ठों पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों को दूसरे पृष्ठ से शुरू करके क्रमांकित किया जाना चाहिए। नंबरिंग अरबी अंकों में बिना किसी संकेत के, ऊपरी मार्जिन के बीच में, शीट के ऊपरी किनारे से कम से कम 10 मिमी की दूरी पर की जाती है। शीट के दो किनारों पर एक दस्तावेज़ बनाते समय, दूसरे पृष्ठ को क्रमांकित किया जाता है यदि कोई तीसरा है।
A4 पेपर पर प्रिंटिंग डिवाइस का उपयोग करके तैयार किए गए दस्तावेज़ों के टेक्स्ट 1.5 लाइन स्पेसिंग के बाद, A5 पर - 1 स्पेसिंग के बाद तैयार किए जाते हैं। कंप्यूटर पर निर्मित दस्तावेजों के पाठ 1 अंतराल के बाद तैयार किए जाते हैं।
एक सामान्य रूप से भरा हुआ A4 पृष्ठ, एक तरफ मुद्रित, टाइपराइट किए गए कार्यों के लिए माप की एक इकाई के रूप में लिया जाता है। एक पृष्ठ को सामान्य रूप से भरा हुआ माना जाता है, जिस पर मुद्रण अंतराल के आधार पर, मुद्रित वर्णों की संबंधित संख्या स्थित होती है (तालिका 1)।
तालिका 1 - A4 पृष्ठ पर मुद्रित वर्णों की संख्या
बहु-पंक्ति विवरण की पंक्तियों को 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है और बाईं खड़ी रेखा से संरेखित किया जाता है। विवरण के घटकों को एक दूसरे से 1.5 - 2 अंतराल से अलग किया जाता है, और विवरण स्वयं - 2 -3 लाइन अंतराल से। अधिकतम लंबाईबहुपंक्ति विवरण की पंक्तियाँ - 28 वर्ण।
कंप्यूटर का उपयोग करके टाइपिंग की जाती है पाठ संपादकमाइक्रोसॉफ्ट वर्ड, टाइपफेस लागू टाइम्स न्यूरोमन सामान्य शैली में, फ़ॉन्ट आकार - कम से कम 13 पीटी। शीट की चौड़ाई के लिए संरेखण। कई पंक्तियों से युक्त विवरण (पाठ विशेषता को छोड़कर) ठीक 14 पीटी के अंतराल के साथ मुद्रित होते हैं। आवश्यक पते के घटक, अनुमोदन टिकट, अनुमोदन टिकट, आवेदन चिह्न, आवेदन टिकट एक दूसरे से एक ही अंतराल से अलग होते हैं।
दस्तावेज़ों के प्रत्येक प्रारूप के लिए, हेडर के विवरण की व्यवस्था दो प्रकार की होती है। पहला एक कोने का स्थान है, जिसमें दस्तावेज़ जारी करने वाले संगठन (उद्यम) का नाम, उसका पता, टेलीफोन नंबर, आदि, साथ ही दस्तावेज़ के प्रकार (आदेश, अधिनियम, आदि) का नाम है। ऊपरी बाएँ कोने में रखा गया है, दाएँ कोने में एक जगह छोड़ कर पता लगाने वाले या अनुमोदन की मुहर के बारे में जानकारी इंगित करने के लिए। इस प्रकार का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है।
विवरण का कोणीय स्थान ध्वज और केंद्रित है। फ़्लैग व्यवस्था के साथ, विशेषता रेखाएँ बाएँ हाशिये की सीमा से शुरू होती हैं, और रेखा का दायाँ किनारा संरेखित नहीं होता है। कोणीय केंद्रित व्यवस्था के साथ, शीट के कोने में स्थित सभी विशेषताएँ संरेखित (केंद्रित) हैं, अर्थात। बाएं हाशिये की सीमा और शीट के बीच से समान दूरी पर हैं।
दूसरा विकल्प एक अनुदैर्ध्य है, जिसमें विवरण, दस्तावेज़ जारी करने वाले संगठन के बारे में जानकारी, दस्तावेज़ का नाम, शीट के शीर्ष पर रखा गया है। विवरण की इस व्यवस्था का उपयोग तब किया जाता है जब बड़ी संख्या मेंइन विवरणों में वर्ण।
सेवा दस्तावेजों की भाषा शैलीगत कठोरता की विशेषता होनी चाहिए। उद्यम के आधिकारिक दस्तावेज संबंधित हैं कानूनी मानदंडइसलिए, प्रस्तुति की शैली में वस्तुनिष्ठता पर दस्तावेज़ की सकारात्मक और निर्देशात्मक प्रकृति द्वारा बल दिया जाता है। एक आधिकारिक व्यावसायिक शैली में भावनात्मकता, व्यक्तिपरक मूल्यांकन और बोलचाल की भाषा नहीं होनी चाहिए। आधिकारिक तौर पर - व्यापार शैलीदस्तावेजों को आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:
आधिकारिक दस्तावेज़ की प्रस्तुति की संक्षिप्तता और कॉम्पैक्टनेस;
शब्दों की शुद्धता और निश्चितता;
शब्दों की अस्पष्टता और एकरूपता;
परवर्ती।
ORD दस्तावेज़ों में, आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त रूपों (माप की इकाइयाँ, संस्थानों के नाम, क्षेत्र, आदि) का उपयोग किया जाना चाहिए। आधिकारिक दस्तावेजों में संक्षिप्ताक्षर का उपयोग करने के लिए बुनियादी आवश्यकताएं:
संक्षिप्त वर्तनी स्पष्ट होनी चाहिए;
नाम, प्रादेशिक नाम, पद, पद, संस्था आदि के नाम में कोई कलह नहीं होनी चाहिए। संक्षिप्तीकरण एकीकृत होना चाहिए।
प्रबंधन गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए, उद्यम आदेश जारी करता है और संकल्पों को अपनाता है जो सभी विभागों, साथ ही सभी अधिकारियों के लिए बाध्यकारी होते हैं।
प्रशासनिक और अन्य आधिकारिक दस्तावेजों को तैयार और संकलित करते समय, आवश्यकताओं को देखा जाना चाहिए जो दस्तावेजों के कानूनी बल, उनके त्वरित और उच्च-गुणवत्ता वाले निष्पादन और खोज, और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके दस्तावेजों को संसाधित करने की संभावना सुनिश्चित करते हैं।
दस्तावेज़ का शीर्षक पत्र के अलावा किसी अन्य दस्तावेज़ पर प्रकट होना चाहिए; यह बाद के उद्देश्य और सामग्री के आधार पर दस्तावेज़ के संकलक द्वारा निर्धारित किया जाता है, और प्रकार के अनुरूप होना चाहिए इस दस्तावेज़(डिक्री, आदेश, आदेश, अधिनियम, निर्देश, आदि)।
दस्तावेज़ के शीर्षक के आधार पर, पाठ की प्रस्तुति के वांछित रूप का चयन किया जाता है, इसकी सामग्री के अनिवार्य कार्यान्वयन की प्रकृति और डिग्री निर्धारित की जाती है।
दस्तावेज़ का नाम दस्तावेज़ों के वर्गीकरण, नियंत्रण और भंडारण की सुविधा के उद्देश्यों को पूरा करता है।
दस्तावेज़ के नाम के आधार पर, इसके निष्पादन के लिए आवश्यक अन्य विवरणों की एक सूची भी स्थापित की जाती है।
दस्तावेज़ का शीर्षक A4 प्रारूप (210 x 297 मिमी) के किसी भी दस्तावेज़ के लिए तैयार किया गया है, चाहे उसका उद्देश्य कुछ भी हो। शीर्षक दस्तावेज़ की सामग्री को दर्शाता है और दस्तावेज़ के प्रकार के अनुरूप यथासंभव सटीक होना चाहिए।
दस्तावेज़ की सामग्री को प्रकट करने वाला शीर्षक आपको इसकी समीक्षा करते समय समय बचाने की अनुमति देता है, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह जानकारी में दस्तावेज़ों के बारे में जानकारी दर्ज करते समय इसकी व्याख्या में त्रुटि या भिन्नता की संभावना को समाप्त करता है - खोज इंजन, दस्तावेजों की खोज और पारित होने की सुविधा प्रदान करता है।
किसी दस्तावेज़ को कानूनी रूप देने के लिए उसे डेट करना आवश्यक है। दस्तावेज़ की तिथि उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तिथि है:
एक संकल्प, आदेश, आदेश के प्रकाशन (गोद लेने) की तारीख शहर के प्रमुख, संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा उनके हस्ताक्षर की तारीख है;
कार्यवृत्त की तिथि बैठक (निर्णय लेने) की तिथि है;
अधिनियम की तारीख - घटना की तारीख;
रिपोर्ट की तारीख, योजना और अन्य आवश्यक अनुमोदन - उनके अनुमोदन की तिथि;
प्रशासनिक दस्तावेज़ के लागू होने की तारीख उसके हस्ताक्षर की तारीख है, जब तक कि दस्तावेज़ में अन्यथा निर्दिष्ट न हो।
तिथि में दिन, महीने, वर्ष का संकेत शामिल है।
दस्तावेज़ पर इसके निर्माण, पारित होने और निष्पादन (अनुमोदन, अनुमोदन, पंजीकरण) आदि से संबंधित सभी आधिकारिक चिह्न। दिनांकित होना चाहिए।
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर या अनुमोदन करने वाले व्यक्ति द्वारा तारीख दर्ज की जानी चाहिए। कई संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से तैयार किए गए दस्तावेजों पर या कानूनी संस्थाएं, हस्ताक्षर करने की एक ही तारीख चिपका दी जाती है। तिथि का स्थान दस्तावेज़ के प्रकार पर निर्भर करता है और प्रपत्रों के रूप में निर्धारित किया जाता है।
सूचकांक दस्तावेज़ को कानूनी बल देता है, दस्तावेज़ को तैयार करने और भेजने के तथ्य की पुष्टि करता है, और इसे रिकॉर्ड करने, समय पर निष्पादन को नियंत्रित करने और आने वाली या खोज के लिए एक प्रणाली को व्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। दस्तावेज़ बनाया. दस्तावेज़ सूचकांक में एक सीरियल नंबर शामिल होना चाहिए, जो, यदि आवश्यक हो, पत्र पदनामों के साथ पूरक है, मामलों के नामकरण के अनुसार एक सूचकांक या किसी अन्य क्लासिफायरियर - दस्तावेजों के नाम, गतिविधि के मुद्दे, संवाददाता, कलाकार, आदि। घटक सूचकांकों को एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है, उदाहरण के लिए: 148/12-15, जहां: 148 - पत्राचार की क्रम संख्या, 12-15 - केस इंडेक्स जहां दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाता है।
दस्तावेज़ का पाठ व्यावसायिक भाषा के माध्यम से व्यक्त की गई किसी भी क्रिया या घटनाओं की सामग्री है। इसकी सामग्री को पहले प्रकाशित से जोड़ा जाना चाहिए इस मुद्देदस्तावेजों और घटनाओं के सटीक और सही कवरेज को दर्शाता है। दस्तावेज़ का पाठ एकीकृत रूपों, ग्रंथों के एकीकृत संग्रह, मानक . के आधार पर संकलित किया गया है नियामक दस्तावेजविशिष्ट दस्तावेजों की सामग्री को परिभाषित करना। दस्तावेजों के पाठ एक सुसंगत पाठ, एक प्रश्नावली, एक तालिका या इन रूपों के संयोजन के रूप में तैयार किए जाते हैं।
ग्रंथों को दो मुख्य भागों में विभाजित करने की सिफारिश की गई है। पहला भाग दस्तावेज़ की तैयारी के आधार को इंगित करता है। दूसरे भाग में निष्कर्ष, प्रस्ताव, निर्णय, आदेश या अनुरोध शामिल हैं। यदि दस्तावेज़ में एक वाक्यांश होता है, तो पहले भाग में दस्तावेज़ के निर्माण के आधार या कारणों की रिपोर्ट करने की भी सिफारिश की जाती है, और दूसरे में - निर्णय, आदेश, अनुरोध।
कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले या नेतृत्व या अधिकारियों, अदालत और अभियोजक के कार्यालय को संबोधित प्रशासनिक दस्तावेजों में, पहले व्यक्ति एकवचन में पाठ की प्रस्तुति के रूपों का उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए: "मैं तय करता हूं", " मैं सुझाव देता हूं", "मैं पूछता हूं", "मैं उपकृत करता हूं"।
कॉलेजियम के सिद्धांतों पर जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ की प्रस्तुति का रूप तीसरे व्यक्ति एकवचन में है, उदाहरण के लिए: "निर्णय", "निर्णय"।
संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ के पहले व्यक्ति बहुवचन रूप का उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए: "हम प्रस्ताव करते हैं", "निर्णय लिया", आदि।
संस्थानों, संगठनों की गतिविधियों के विभिन्न मुद्दों पर जानकारी वाले दस्तावेज़ और इसमें कई निर्णय, निष्कर्ष (रिपोर्ट, विनियम, समीक्षा में) को अनुभागों, अध्यायों, पैराग्राफ, उप-अनुच्छेदों में विभाजित किया जाता है, जिन्हें अरबी अंकों में गिना जाता है। अनुभागों में शीर्षक होने चाहिए जो दस्तावेज़ की सामग्री का सार व्यक्त करते हैं।
दस्तावेज़ - आवेदन तीन प्रकार के हो सकते हैं:
प्रासंगिक दस्तावेज़ (कानूनी कृत्यों के अनुबंध) द्वारा स्वीकृत या लागू किया गया;
किसी अन्य दस्तावेज़ की सामग्री की व्याख्या करना;
से निर्देशित साथ में दस्तावेज़पता करने वाला
अनुमोदन एक मसौदा दस्तावेज के प्रारंभिक विचार और मूल्यांकन का एक तरीका है। दस्तावेज़ की व्यवहार्यता, इसकी वैधता और वर्तमान कानून और कानूनी कृत्यों के अनुपालन का आकलन करने के लिए आवश्यक होने पर मसौदा दस्तावेजों का समन्वय किया जाता है। समन्वय आपराधिक संहिता, इसके संरचनात्मक विभाजनों और इसके बाहर अधीनस्थ और गैर-अधीनस्थ संगठनों और संस्थानों दोनों के साथ किया जा सकता है।
प्रशासनिक दस्तावेजों के मसौदे के आंतरिक समन्वय को दृष्टि कहा जाता है।
अवलोकन निम्नलिखित क्रम में किया जाता है:
कार्यात्मक विभाजन के साथ;
सलाहकार निकायों के साथ;
सार्वजनिक संगठनों के साथ;
कानूनी सेवा के साथ;
वित्तीय सेवा के साथ;
शहर के प्रमुख के कर्तव्यों के साथ, जो मसौदा दस्तावेज़ में निहित मुद्दों के प्रभारी हैं।
मसौदा दस्तावेज को पहले उसके निष्पादक द्वारा पुष्टि की जाती है कि वह इसकी गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार है। वीज़ा में अनुमोदक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर और अनुमोदन की तारीख शामिल है। यदि आवश्यक हो, तो अनुमोदक की स्थिति, उसके हस्ताक्षर की तिथि और डिकोडिंग (प्रारंभिक और उपनाम) का संकेत दिया जा सकता है और शीट की पूरी चौड़ाई में बाएं से दाएं स्थित है। वीज़ा पहली प्रति पर चिपका हुआ है और यह स्थित है आखिरी शीटअपेक्षित "हस्ताक्षर" के नीचे प्रशासनिक दस्तावेज का मूल। किसी अधिकारी के अनुमोदन से इंकार करने की अनुमति नहीं है। यदि असहमति है, तो वीज़ा से पहले या एक अलग शीट पर इस रूप में इंगित करने वाले अनुमोदनकर्ता के दृष्टिकोण को कहा गया है: "टिप्पणियां संलग्न हैं"।
बाहरी अनुमोदन को अनुमोदन की मुहर, अनुमोदन के प्रमाण पत्र, या एक कॉलेजियम निकाय की बैठक में एक मसौदा दस्तावेज़ पर चर्चा के लिए एक प्रोटोकॉल जमा करके औपचारिक रूप दिया जा सकता है।
अनुमोदन हस्ताक्षर में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:
सहमत शब्द (बड़े अक्षरों में मुद्रित);
पद का पूरा शीर्षक और संस्था का नाम;
व्यक्तिगत हस्ताक्षर;
उस व्यक्ति का आद्याक्षर और उपनाम जिसके साथ दस्तावेज़ सहमत है;
समझौते की तिथि।
अनुमोदन टिकट "हस्ताक्षर" विशेषता के नीचे या एक अलग समझौते पत्रक पर रखा गया है, यदि दस्तावेज़ की सामग्री कई संगठनों के हितों को प्रभावित करती है, तो समझौता एक अलग "अनुमोदन पत्रक" पर हो सकता है। दस्तावेज़ पर, "अनुबंध पत्रक संलग्न है" प्रविष्टि की जाती है। यदि दस्तावेज़ पर कोई टिप्पणी है, तो वीज़ा निम्नानुसार जारी किया जाता है:
"टिप्पणी संलग्न हैं" (व्यक्तिगत हस्ताक्षर) एस.आई. इवानोव
दस्तावेजों का प्रमाणन उनकी सामग्री और वैधता के लिए जिम्मेदारी व्यक्त करने का एक रूप है। दस्तावेजों को प्रमाणित करने के मुख्य तरीके हस्ताक्षर, अनुमोदन और सीलिंग हैं। हस्ताक्षर दस्तावेज़ की एक अनिवार्य विशेषता है। हस्ताक्षर की संरचना में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम, व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उसका प्रतिलेख। प्रस्तावों और आदेशों के मूल पर हस्ताक्षर किए जाते हैं सीईओप्रबंधन कंपनी (ईपी के निदेशक), और उनकी अनुपस्थिति में - अधिकारी अपने कर्तव्यों का पालन करते हैं। उच्च विधायी को भेजे गए दस्तावेज और कार्यकारी निकायप्राधिकरण और प्रबंधन, केवल आपराधिक संहिता के सामान्य निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित है, उनकी अनुपस्थिति में - या तो उनके पहले डिप्टी, या उनके कार्यवाहक निदेशक। एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ की पहली प्रति पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।
दस्तावेज़ स्वीकृति - विशेष तरीकाइसके हस्ताक्षर के बाद दस्तावेज़ का प्रमाणीकरण, दस्तावेज़ की वैधता के विस्तार को अधिकृत करना निश्चित सर्कलसंस्थानों, अधिकारियों और नागरिकों। अनुमोदन के अधीन दस्तावेज़ अपनी स्वीकृति के क्षण से ही कानूनी बल प्राप्त करता है। दस्तावेजों को निकायों या अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है जिनकी क्षमता में दस्तावेज़ में निर्धारित मुद्दों को हल करना शामिल है।
अनुमोदन दो तरीकों से किया जाता है:
अनुमोदन की मुहर और या तो सामान्य निदेशक या अधिकारियों द्वारा अनुमोदित है जिनकी क्षमता में दस्तावेजों में निर्धारित मुद्दों को हल करना शामिल है;
प्रासंगिक प्रशासनिक दस्तावेज (डिक्री, आदेश, आदेश) के प्रकाशन द्वारा अनुमोदित।
दोनों विधियों में समान कानूनी बल है।
निम्नलिखित दस्तावेजों को मंजूरी दी गई है: विनियम, नियम, प्रक्रियाएं, संरचनात्मक डिवीजनों के चार्टर, रिपोर्ट, योजनाएं, राज्य और स्टाफिंग टेबल, स्वीकृति के कार्य और मामलों के हस्तांतरण और नियंत्रण और लेखा परीक्षा प्रक्रियाएं, द्वारा पूर्ण किए गए भवनों और संरचनाओं के संचालन में स्वीकृति के कार्य निर्माण या पुनर्निर्माण, कुछ प्रकार के प्रोटोकॉल और आदि।
मुहर वित्तीय संसाधनों से संबंधित तथ्यों को दर्ज करने वाले व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले विशेष नियमों द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों पर अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है। सादा गोल मुहरें (चित्रित नहीं) राज्य के प्रतीक) शहर प्रशासन के संरचनात्मक उपखंडों के नाम के साथ भी एक प्रति में बनाया जाता है, जो शहर प्रशासन के संबंधित उपखंडों के प्रमुखों के पास संग्रहीत होता है। संरचनात्मक डिवीजनों के दस्तावेजों पर एक साधारण मुहर लगाई जाती है, जिसमें श्रम गतिविधि के तथ्य की प्रामाणिकता की पुष्टि की आवश्यकता होती है, दस्तावेजों की प्रतियां आदि।
मुहर का निशान इस तरह से लगाया जाना चाहिए कि यह दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के शीर्षक के कुछ हिस्सों और उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर के हिस्से को पकड़ ले।
आदेश कंपनी के प्रमुख, प्रबंधकों द्वारा जारी एक कानूनी अधिनियम है अलग उपखंडइस संरचनात्मक इकाई का सामना करने वाले मुख्य और परिचालन कार्यों को हल करने के लिए, कमांड की एकता के आधार पर कार्य करना।
आदेश संगठनों और अधिकारियों की एक विस्तृत श्रृंखला से संबंधित हो सकता है, इस संरचनात्मक इकाई की मुख्य कार्यकारी और प्रशासनिक गतिविधियों को दर्शाता है। आदेश रूसी संघ के कानूनों के आधार पर और प्रमुख मुद्दों पर जारी किए जा सकते हैं आंतरिक गतिविधियाँकंपनी और उसके विभाग।
मुख्य गतिविधि से संबंधित आदेश कार्मिकअलग से प्रकाशित हो चुकी है।. मसौदा आदेश एक संरचनात्मक इकाई या प्रमुख की ओर से एक व्यक्तिगत अधिकारी द्वारा तैयार किए जाते हैं। मसौदा आदेश तैयार करने वाले अधिकारी:
इस मुद्दे पर पहले जारी किए गए सभी आदेशों को देखता है;
संरचनात्मक प्रभागों या व्यक्तिगत अधिकारियों के सभी इच्छुक प्रमुखों के साथ समन्वय करता है।
आदेश की पहली प्रति पर परियोजना का समर्थन किया जाता है। ड्राफ्ट ऑर्डर ए4 पेपर की एक साफ सफेद शीट पर छपा होता है। आदेश प्रपत्र में उपयुक्त विवरण हैं: शीर्षक, पाठ, हस्ताक्षर। मुख्य गतिविधि के लिए आदेश का पाठ, एक नियम के रूप में, दो भाग होते हैं:
बताते हुए
प्रशासनिक।
पता लगाने वाला हिस्सा वास्तविक परिस्थितियों और उद्देश्यों को इंगित करता है जो उस आदेश को जारी करने के आधार के रूप में कार्य करता है जिसके अनुसार इसे स्वीकार किया जाता है।
आदेश का प्रशासनिक भाग जारी किया गया है अनिवार्य प्रपत्रऔर I ऑर्डर शब्द से शुरू होता है, जो एक अलग लाइन से बड़े अक्षरों में छपा होता है। आदेश के प्रशासनिक भाग की शब्दावली विशिष्ट, स्पष्ट, स्पष्ट होनी चाहिए और अनुमति नहीं होनी चाहिए विभिन्न व्याख्याएं. प्रत्येक अनुसूचित घटना को एक अलग आइटम के रूप में प्रलेखित किया जाता है। प्रत्येक आइटम के लिए, निष्पादक को इंगित किया जाता है - एक आधिकारिक या एक संरचनात्मक इकाई (मूल मामले में), निर्धारित कार्य और निष्पादन की समय सीमा। आदेश का प्रशासनिक भाग उन लोगों के संकेत के साथ समाप्त होता है जिन्हें इस आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा गया है।
आदेश की तारीख उसके हस्ताक्षर का दिन है। लेटरहेड पर किए गए आदेश की पहली प्रति पर तंत्र के प्रमुख, संरचनात्मक इकाई के प्रमुख: प्रबंधन, समिति या विभाग (कानूनी स्थिति वाले) द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
प्रोटोकॉल - एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज जो कॉलेजियम निकायों की बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और बैठकों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने के पाठ्यक्रम को ठीक करता है। प्रोटोकॉल A4 प्रारूप के एक सामान्य रूप पर तैयार किया गया है। प्रोटोकॉल निर्दिष्ट करता है:
निकाय का नाम, दस्तावेज़ का प्रकार, संख्या और घटना की तारीख, स्थान, कुलबैठक, बैठक, सम्मेलन, आदि में उपस्थित लोग;
आयोजन के अध्यक्ष और सचिव;
एजेंडा (क्रम में मुद्दों की संख्या और उनके शीर्षक का संकेत);
प्रोटोकॉल का मुख्य पाठ;
हस्ताक्षर।
प्रोटोकॉल का मुख्य पाठ बैठक के एजेंडे पर मदों के अनुसार वर्गों में बांटा गया है। अनुभागों को अरबी अंकों के साथ क्रमांकित किया गया है। प्रत्येक खंड के पाठ में स्थितियां होती हैं: सुनी, बोलो, निर्णय लिया, जो बड़े अक्षरों में लिखा जाता है, उसके बाद एक कोलन होता है। स्थिति "स्पीक्स" द्वारा वक्ताओं के आद्याक्षर, उपनाम और पदों को इंगित करता है यह पैराग्राफएजेंडा "निर्णयित" स्थिति बैठक में किए गए निर्णयों को बताती है। यदि निर्णय एक अलग दस्तावेज़ में तैयार किया गया है, तो लिखा है: "इस मुद्दे पर निर्णय संलग्न है।"
कार्यवृत्त के साथ उपस्थित लोगों की एक सूची है, जो दर्शाती है:
क्रमिक संख्या;
उपनाम, प्रथम नाम, संरक्षक, पद और कार्य के स्थान;
टेप;
प्रोटोकॉल संकलक द्वारा पंजीकृत है, उसे कैलेंडर वर्ष के भीतर एक सीरियल नंबर सौंपा गया है, घटना की तारीख। प्रोटोकॉल के पंजीकरण की अवधि 3 दिनों तक है। प्रोटोकॉल का मूल, मेलिंग इंडेक्स के साथ, जिसमें भेजने की तिथि पर एक नोट बनाया जाता है आवश्यक सामग्रीकलाकार, संरचनात्मक इकाई में रहता है जिसने इसे तैयार किया है और मामलों के नामकरण के अनुसार भंडारण के अधीन है। प्रोटोकॉल की रिकॉर्डिंग उदाहरण के द्वारा की जाती है। प्रोटोकॉल निर्णयों को निष्पादकों को प्रासंगिक प्रोटोकॉल से अर्क के रूप में सूचित किया जाता है, जो "प्रोटोकॉल से निकालें" फॉर्म पर तैयार किए जाते हैं, या मेलिंग सूची का उपयोग करते हैं। प्रोटोकॉल से अर्क एक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है और व्यक्तिगत रूप से ध्यान में रखा जाता है।
आवश्यकताएँ: प्रेषक का डाक पता, संचार और वाणिज्यिक डेटा, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, संकलन का स्थान, उनके स्थान के नियम
किसी विशेष संगठन के लिए निर्दिष्ट विवरण के स्थान के साथ सामान्य रूप का लेआउट और लेटरहेड का लेआउट डिज़ाइन करें।
दस्तावेज़ के शीर्षलेख के विवरण में शामिल हैं:
बेलारूस गणराज्य का राज्य प्रतीक;
संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न);
संगठन कोड;
दस्तावेज़ कोड;
मूल संगठन का नाम;
कंपनी का नाम;
संरचनात्मक इकाई का नाम;
प्रेषक का डाक पता;
संचार और वाणिज्यिक डेटा;
दस्तावेज़ प्रकार का नाम;
कागजातों की तारीख;
संकलन या प्रकाशन का स्थान।
आइए कुछ विवरणों पर करीब से नज़र डालें।
बेलारूस गणराज्य के राज्य प्रतीक की छवि दस्तावेजों और राज्य निकायों और अन्य के कोने टिकटों के रूप में रखी गई है सरकारी संगठनबेलारूस गणराज्य।
रूपों पर बेलारूस गणराज्य के राज्य प्रतीक की छवि ऊपरी क्षेत्र के केंद्र में स्थित है। छवि व्यास - 17 मिमी से अधिक नहीं।
दो भाषाओं में खाली शिलालेखों के बीच बेलारूस गणराज्य के राज्य प्रतीक की छवि को रखने की अनुमति नहीं है।
संगठन का प्रतीक या कानून द्वारा निर्धारित तरीके से पंजीकृत ट्रेडमार्क, संगठन के विवेक पर, बाएं हाशिये में प्रपत्रों पर रखा जाता है, यदि बेलारूस गणराज्य के राज्य प्रतीक की छवि केंद्र में स्थित है ऊपरी मार्जिन का।
गैर-राज्य स्वामित्व वाले संगठन संगठन के प्रतीक या ट्रेडमार्क को प्रपत्र के शीर्ष मार्जिन पर रखते हैं। विवरण की एक अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ, संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क प्रपत्र के ऊपरी क्षेत्र के केंद्र में एक कोणीय व्यवस्था के साथ रखा जाता है - अपेक्षित "संगठन का नाम" की पंक्ति के मध्य के ऊपर (" मूल संगठन का नाम")।
संगठन का नाम - दस्तावेज़ के लेखक को चार्टर, उस पर विनियमों के अनुसार सख्ती से दर्शाया गया है। संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम पूरे नाम के नीचे या कोष्ठक में रखा गया है।
डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए प्रेषक का डाक पता वर्तमान नियमों के अनुसार तैयार किया गया है।
उदाहरण: क्रोपोटकिन सेंट, 55, 220002, मिन्स्क।
संचार डेटा (टेलीग्राफिक पता, टेलीफोन, टेलीफैक्स नंबर, स्वचालित लंबी दूरी (अंतरराष्ट्रीय) टेलीफोन संचार के लिए कोड सहित) प्रेषक के डाक पते के नीचे रखा गया है। फ़ोन नंबरों में अंकों के समूह को हाइफ़न या अन्य विराम चिह्नों से अलग नहीं किया जाता है। ईमेल पता और अन्य विवरण संगठन के विवेक पर प्रदान किए जाते हैं।
वाणिज्यिक डेटा में चालू खाता संख्या, बैंक का नाम आदि शामिल हैं। और संचार डेटा के नीचे स्थित हैं।
दस्तावेज़ के प्रकार का नाम उसके उद्देश्य से निर्धारित होता है और संगठन की क्षमता, प्रलेखित प्रबंधन कार्रवाई की सामग्री, साथ ही संगठन के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका के अनुरूप होना चाहिए। विशेषता "दस्तावेज़ प्रकार का नाम" में प्रत्येक दस्तावेज़ होना चाहिए। यह आपको दस्तावेजों के पूरे द्रव्यमान से वांछित दस्तावेज़ का चयन करने की अनुमति देता है, सबसे पहले देता है सामान्य विचारउसके बारे में। दस्तावेज़ के प्रकार का नाम अक्षरों पर इंगित नहीं किया गया है।
दस्तावेज़ के लेखक के विवरण "तिथि" और "पंजीकरण सूचकांक" के ऊपर इंगित किए जाने के बाद यह विशेषता रखी गई है और बिना किसी निर्वहन के बड़े अक्षरों में लिखा गया है, उदाहरण के लिए: आदेश, प्रोटोकॉल, अधिनियम, निर्णय, नौकरी निर्देश, रिपोर्ट। प्रपत्र तैयार करते समय दस्तावेज़ के प्रकार को पहले से निर्दिष्ट किया जा सकता है (ऐसे प्रपत्रों को विशेष कहा जाता है, अर्थात कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए; वे संगठन के सामान्य रूप के आधार पर बनाए जाते हैं)। अन्य मामलों में, प्रपत्र पर दस्तावेज़ के प्रकार को इंगित करने के लिए, इसे छोड़ दिया जाता है खाली जगह, जो किसी विशिष्ट दस्तावेज़ को संकलित करते समय भरा जाता है (ऐसे प्रपत्रों को सामान्य कहा जाता है)। प्रपत्र पर विवरण के स्थान के अनुदैर्ध्य संस्करण के साथ सेवा दस्तावेजों में, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम बीच में दिया गया है, और कोणीय संस्करण के मामले में - ऊपरी बाएं कोने में। दो भाषाओं में प्रपत्र का उपयोग करते समय, इन भाषाओं में दस्तावेज़ के प्रकार का नाम इंगित किया जाता है, उदाहरण के लिए: ज़ागद - ऑर्डर, दावेदका - सहायता। सामान्य रूप का लेआउट बनाना (परिशिष्ट 1)। लेटरहेड लेआउट बनाना (परिशिष्ट 2)।
पिंस्क जिला पुलिस विभाग को प्रमुख कमोडिटी विशेषज्ञ सिमोनोव वी.पी. को मासिक वेतन की राशि में सहायता प्रदान करने के लिए एक आदेश जारी करें और उपभोक्ता सहयोग प्रणाली में कर्तव्यनिष्ठ कार्य और उनके जन्म की 55 वीं वर्षगांठ के संबंध में (निर्दिष्ट करें) बाकी डेटा खुद)।
आदेश का निष्पादन परिशिष्ट 3 में प्रस्तुत किया गया है।
कंपनी "अलिसा" के निदेशक की ओर से कोने में विवरण के साथ "प्रीबैंक" के पते पर एक ऋण प्रदान करने के अनुरोध के साथ अनुरोध पत्र लिखें, जिसका उपयोग ___ वर्ष के __ महीने के लिए वेतन का भुगतान करने के लिए किया जाएगा। 20 दिनों की अवधि। कृपया अपने पत्र में ऋण की राशि का उल्लेख करें। शिप किए गए उत्पादों के भुगतान में देरी के कारण चालू खाते में धन की कमी के बारे में बताएं।
पत्र का प्रारूप परिशिष्ट 4 में दिया गया है।
के आधार पर टेलीग्राम बनाएं अगली शर्त: मिन्स्क ओपीएस के मोलोडेक्नो फूड प्रोसेसिंग प्लांट ने सोलिगोर्स्क जिला विभाग को 300 लीटर मिश्रित कार्बोनेटेड पेय की आपूर्ति करने की संभावना के बारे में सूचित किया। टेलीग्राम में, पेय "तरुण" 30% सहित आपूर्ति के लिए अपनी सहमति दें; "ऑरेंज" 20%; "अंगूर" 25%; "नाशपाती" 5%। लापता डेटा स्वयं लें
तार का डिज़ाइन परिशिष्ट 5 में प्रस्तुत किया गया है।
साहित्य
दस्तावेज़ अपेक्षित आदेश
1. GOST R 6.30-2003 संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता। - एम .: मानकों का प्रकाशन गृह, 2004।
2. एंड्रीवा वी.आई. कार्यालय का काम। - एम .: जेएससी "बिजनेस स्कूल", 1997।
3. पनेविक वी.वी. कार्यालय का काम। - एमएन .: व्यश.शक।, 2004
4. सालाज़किना एल.पी. कार्यालय के काम की मूल बातें। दस्तावेज़ के पाठ के लिए आवश्यकताएँ। - केमेरोवो, 2000।
5. स्टेन्यूकोव एम.वी. दस्तावेज़, कार्यालय का काम। - एम।, 1995।