Организация как открытая структура самое главное. Внутренняя и внешняя среда организации
Различаются системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическими науками. Здесь понимается, что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.
Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.
На схеме, представляющей промышленную организацию как открытую систему, можно видеть поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.
Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.
Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.
Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.
Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.
Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.
Без границы не существует системы, и граница (или границы) определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть как физическими, так и иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.
Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.
Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать различные недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако для руководителя весьма важным, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в организации.
Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.
Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.
Для организации свойственен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.
Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.
Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного времени.
Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости.
По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений нижестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений.
Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что в свою очередь предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут неэффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.
Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Понятие организации и ее характерные черты. Основные элементы организации как системы. Правовые формы организаций в странах Западной Европы. Виды юридических лиц для коммерческих организаций. Филиал "Сургутгазторг": специализация, структура управления.
курсовая работа , добавлен 30.01.2011
Понятие организации и ее характерные черты. Основные виды организации и их свойства. Краткая характеристика организации ООО "Магазин "Сотый", анализ системы управления и жизненный цикл организации, ее внутренних переменных и пути их совершенствования.
курсовая работа , добавлен 30.09.2010
Понятие организации, ее характерные черты, функции и виды. Основные элементы организации как системы взаимодействия разных уровней. Взаимосвязь внутренних элементов и внешней среды. Общие параметры организации. Характеристика процесса управления.
реферат , добавлен 18.10.2011
Организация как элемент общественной системы, самая распространенная форма человеческой общности и первичная ячейка социума. Черты, свойства и основные модели организации. Организация как открытая система. Внешняя и внутренняя среда организации.
курсовая работа , добавлен 25.05.2010
Понятие, функции организации и ее место в системе управления. Проектирование организационных структур управления. Основные исторические этапы в развитии предприятия. Перестройка организационной структуры управления. Основные подходы департаментализации.
курсовая работа , добавлен 24.07.2009
Сущность управления и особенности организации производства промышленного предприятия. Организационно-экономическая характеристика деятельности ОАО "Строполимеркерамика". Построение структуры управления предприятия на перспективу и анализ организации.
дипломная работа , добавлен 11.03.2009
Коммерческие организации. Полные товарищества. Товарищество на вере. Общество с ограниченной ответственностью. Некоммерческие организации. Общественные объединения, организации. Особенности управления организационно-правовых форм организаций.
реферат , добавлен 13.04.2006
Понятие организации как управленческой функции. Две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление. Принципы осуществления функции организации. Анализ препятствий к эффективному делегированию полномочий.
курсовая работа , добавлен 26.03.2013
Предприятие как открытая система
Классификации элементов предприятия по содержанию позволяет сделать следующие выводы:
в теоретических исследованиях и в практической деятельности необходимо обеспечить комплексность путем привлечения специалистов разного профиля;
при проектировании организации производства каждая подсистема должна представлять собой законченное целое и вместе с тем быть неотъемлемой частью системы предприятия;
для оценки организационных проблем и качества их решения необходимо применять широкий диапазон критериев и показателей, так как комплексность организационных решений не позволяет ограничиваться традиционными показателями себестоимости, прибыли и т.д.
Классификация элементов по признакам управления и исполнения. Предприятие как система состоит из управляемой и управляющей подсистем, соединенных между собой каналами передачи информации.
В качестве управляемой подсистемы предприятия выступает совокупность производственных процессов, реализация которых обеспечивает изготовление продукции и выполнение услуг. Это обстоятельство вызывает деление управляемой системы на подсистемы в соответствии с характером протекающих на предприятии процессов: подготовки производства и освоения новой продукции, производственных процессов, производственной инфраструктуры, обеспечения качества продукции, материально-технического снабжения, сбыта и реализации продукции.
Управляющая подсистема представляет собой совокупность взаимоувязанных методов управления, реализуемых людьми с помощью технических средств, для обеспечения эффективного функционирования производства. К управленческой деятельности относятся: планирование, регулирование, контроль, учет, стимулирование. Функции управления осуществляет специальный орган - заводоуправление предприятия.
Классификация элементов по структурным подразделениям и процессам. Всякое предприятие состоит из структурных подразделений, в которых осуществляется производство и управление. Их следует рассматривать как элементы (подсистемы) предприятия. В состав предприятия входят производственные подразделения: филиалы, производства, цехи, участки, бригады; подразделения инфраструктуры - ремонтное, транспортное, складское хозяйства, инструментальное производство; отделы и службы заводоуправления, научно-технические подразделения и т.д.
В состав крупных предприятий (например, объединений, концернов) могут входить элементы (предприятия фирмы), которые функционируют обособленно, самостоятельно. В отличие от подсистем обычного типа их можно называть локальными подсистемами. Локальные подсистемы имеют ту же классификационную структуру компонентов, что и системы предприятия.
Кроме того, на каждом предприятии в качестве элементов могут быть выделены те или иные процессы. Например, производственные процессы, процессы технического развития, реконструкции и т.д.
Основные организационно-методические выводы:
предметом организационной задачи является не предприятие в целом, а его локальные частичные системы: подразделения, процессы и их компоненты;
при решении организационных задач невозможно обеспечить полную комплексность и избежать односторонности;
если решение частичной организационной задачи не дает ожидаемого результата вследствие нежелательного слияния других подсистем, эти подсистемы должны стать объектом специального изучения.
Особенности предприятия как системы. Предприятие обладает рядом черт, которые характеризуют его как систему. К ним относятся открытый характер предприятия по отношению к внешней среде, его комплексность, динамизм, саморегулирование.
Предприятие следует рассматривать как открытую систему, которая тесно взаимодействует с внешней средой. Средой для предприятия являются народное хозяйство, другие предприятия и организации, органы управления, зарубежные фирмы, учебные заведения - все те части внешнего для предприятия мира, которые с ним взаимодействуют и связаны с ним договорными отношениями или обменом информацией.
Предприятию как системе присуща и комплексность , которая определяется комплексностью его целей и задач, а также высоким разнообразием протекающих на предприятии процессов производства и управления. Предприятие представляет собой динамичную систему , обладающую способностью изменяться, развиваться, переходить из одного качественного состояния в другое, оставаясь системой.
Наконец, предприятие - это саморегулирующаяся система , которая может приспособиться в определенных пределах как к внутренним, так и внешним изменениям.
Предприятию как системе присуще свойство эмерджентности . Свойством эмерджентности, или целостности, системы называют появление у системы качественно новых свойств, отсутствующих у ее элементов. Иными словами, система в целом - это нечто большее, чем сумма составляющих ее частей. Чтобы все элементы и подсистемы производственной системы воссоединились в единое целое, в комплексную систему, ее необходимо организовать, т.е. спроектировать, построить и обеспечить функционирование интегральной производственной системы - предприятия.
При этом реализация принципов системности при проектировании производственных систем и организации производства предполагает следующее:
рассмотрение предприятия как особой самоорганизующейся системы, которая фактически взаимодействует с другими системами в рамках рыночной экономики;
необходимость создания на предприятии системы организации производства, охватывающей во взаимосвязи все процессы по изготовлению, реализации и обслуживанию в эксплуатации конкретных видов техники;
применение целевого начала при разработке мероприятий по совершенствованию организации производства;
ориентация на комплексное решение проблем экономики, техники, организации производства и социальных задач коллектива;
внедрение многовариантного проектирования производственных систем, анализ и выбор альтернативных решений в процессе определения рациональных направлений совершенствования организации производства;
использование систем оценок, критериев и нормативов эффективной организации производства в процессе ее проектирования и функционирования.
Предприятие (фирма) самостоятельный субъект хозяйствования, производящий продукцию, выполняющий работы и оказывающий услуги в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Оно обладает рядом существенных признаков: является юридическим лицом; использует свои активы в целях получения желаемых хозяйственных результатов и выполнения обязательств; объединяет ресурсы (входы) с субъектами труда; облегчает кооперацию субъектов груда.
Предприятие (фирма) является открытой системой, т.е. получает из внешней среды ресурсы на входах, а на выходах отдает в среду готовую продукцию или услуги. Ресурсы - это факторы, используемые для производства продуктов и услуг.
Материальные ресурсы - это сырье, материалы, полуфабрикаты и т.п., из которых изготавливается продукция. Ресурсы финансовые это денежные средства, необходимые для производства и реализации товаров и услуг. Информационные ресурсы -это совокупность разнообразной информации о потребностях внешней среды в товарах и услугах, о целях, конкурентах, нормативная и прочая информация, необходимая предприятию для осуществления его хозяйственной деятельности. Энергетические ресурсы совокупность различных видов энергии (электрической, пневматической, тепловой и пр.), обеспечивающих нормальный ход процесса производства и реализации продукции и услуг. Виды ресурсов представлены на схеме 2.1.2.
Материалы - это предметы труда, на которые затрачен труд и в результате этого претерпели определенные преобразования, изменения, а главное - приобретена стоимость.
Сырые материалы, сырье - это часть основных материалов, которые образуют субстанцию, материально-вещественную основу готового продукта. Наиболее преобладающая часть основных материалов при производстве продукта называют сырьем. В пищевой промышленности зачастую основные материалы представлены единично как сырье. Например, сахарная свекла при производстве сахара, виноград - при производстве виноградного вина, спирт - при изготовлении водки, мука - при выпечке хлеба и т.д.
При производстве конструктивно сложной продукции используются равнозначно несколько видов основных материалов.
В отличие от основных материалов вспомогательные материалы, участвуя в процессе производства, как правило, не становятся субстанцией готового продукта, не присоединяются к нему, а если и присоединяются, то не меняют потребительского назначения.
В экономике различают следующие виды вспомогательных материалов:
присоединяющиеся к продукту, но не меняющие его потребительского назначения (этикетки и др.);
участвующие в производственном процессе как необходимый элемент, но не присоединяющиеся к готовому продукту (катализаторы, фильтраты и др.);
обеспечивающие работу средств труда (смазочные материалы и др.);
топливо. Топливо в виду особо важной роли в экономике выделяют и учитывают отдельно, но по экономической сути - это вспомогательный материал.
Сырье классифицируется на промышленное и сельскохозяйственное. В свою очередь, промышленное сырье различается на минеральное, искусственное, вторичное, а сельскохозяйственное сырье делится на растительного и животного происхождения.
Рисунок 2.1.2. Классификация сырья
Наличие ресурсов одна из наиболее существенных черт, присущих любому предприятию (фирме). Общее свойство всех видов ресурсов их ограниченность. В общем виде цель любого предприятия (фирмы) --преобразование ресурсов для достижения запланированных результатов.
Предприятие (фирма) как хозяйственная система - главное звено общественного производства, где происходит непосредственный выпуск продукции и оказание услуг. Именно на предприятии протекает процесс производства продукции, происходит непосредственная связь субъекта труда со средствами производства. Предприятие самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается выпускаемой продукцией, полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.
Создание продуктов и оказание услуг на предприятии происходят посредством преобразования предметов труда в готовый продукт по определенной технологии при помощи соответствующих орудий труда на определенных площадях. В совокупности все указанные факторы производства составляют технико-производственную базу предприятия. Непосредственная связь субъекта труда со средствами производства, т.е. с элементами производственной базы, обеспечивает процесс производства товаров и услуг, удовлетворяющих потребностям внешней среды. Внешняя среда для предприятия задана жестко и выполняет по отношению к нему немаловажные функции. Предприятие полностью зависимо от внешней среды, как в отношении ресурсов, так и в отношении потребителей результатов. Внешняя спела - экономические условия, законодательство, совокупность общественных взглядов, социокультурные факторы, конкурирующие организации, потребители и т.н. эти взаимосвязанные факторы влияют на вес-происходящее внутри предприятия.
Существенное проникновения во внутреннюю структуру организации обеспечивается использованием системного подхода.
Система - это набор взаимосвязанных и взаимосвязанных частей, составленных в таком порядке, что позволяет воссоздать целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями. Каждая система характеризуется как дифференциацией и интеграцией. В системе используются различные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. В то же время для поддержания отдельных частей в одном организме и формирования законченного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В организациях эта интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсу действий. Поэтому каждая система требует разделения для того, чтобы определить ее составные части. Наряду с этим есть необходимость и в интеграции, чтобы создать условия, при которых система не распадется на независимые единицы. Хотя организации, созданные из составных частей или элементов, сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсистемы и над-системы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство.
Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порожденное физическими науками, где понимают, что система является самодостатньою. ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего влияния. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не отдает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система мало применяется.
Открытая система признает динамическом взаимодействии с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, что потребляют их продукцию. Банки, которые активно взаимодействуют с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержки самих себя, развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов.
Степень разграничения открытой или закрытой систем изменяется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.
Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Другими словами, открытая система будет в мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими пределами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается большая дифференциация и осложнения. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.
Компоненты системы. В составе каждой системы можно различать две тесно взаимодействующие подсистемы - управляющую и управляемую. Управляющая подсистема - это "кто" управляет, а управляемая - "чем" или "кем руководят. Аналогичными им по содержанию понятия "субъект управления" и "объект управления".
В этом смысле любую организованную социально-экономическую систему можно представить в виде совокупности управляющей подсистемы (субъект управления) и управляемой подсистемы (объект управления) (рис. 4.5).
Рис. 4.5. Взаимодействие управляющей и управляемой системы в организации
В состав управляемой подсистемы входят элементы, которые обеспечивают непосредственный процесс производственной, хозяйственной, коммерческой и других видов деятельности. На рисунке 4.6. показан процесс функционирования организации как открытой системы.
Рис. 4.6. Процесс функционирования организации как открытой системы
Субъект и объект управления взаимодействуют посредством каналов связи, которыми проходят потоки информации. Эти потоки представляют собой управляющие воздействия и сообщения относительно состояния управляемого объекта. Управления можно представить как процесс обмена видами деятельности, в результате которого система нормализуется и приводится в состояние динамического равновесия.
Динамическое равновесие организации наступает под влиянием факторов внешней среды. Влияния поступают в виде отклонений до норм в обеспечении ресурсами (несвоевременная поставка материалов, сырья, комплектующих, кредитов и т.д.), а также отклонений в процессе превращения ресурсов в готовую продукцию.
Информация о соответствующие действия поступает по каналам обратной связи.
Связь, обслуживающий аппарат управления (субъекта), который разрабатывает управленческие решения (влияние), и обеспечивает передачу последних на объект управления, называют прямой связью. Обратные связи, которые несут информацию о состоянии объекта и его реакцию на управленческие решения, служат базой формирования коррекционного воздействия на вход динамической системы. Таким образом, осуществляется связь между "входом" (целями, нормами, ресурсами) и "выходом" системы, характеризующий степень достижения заданной цели (результата).
Вход системы - это поток ресурсов, которые поступают к объекту управления, и потоки информации о ресурсы, факторы внешней среды и операции, которые осуществляются в объекте. Эти потоки информации поступают к субъекта управления (аппарат управления). Вход (как сами ресурсы, так и информация для управления) обрабатывается согласно установленного порядка осуществления операций с целью получения исходных результатов.
Процесс преобразования в управляемой и управляющей подсистемах отличается не только входами, но и элементами процесса преобразования и полезных продуктов (выходом).
В объекте протекает целенаправленный процесс, благодаря которому происходит превращение отдельных элементов в полезную продукцию. Другими словами, этот процесс является определенной технологии, согласно которой завершается трансформация расходов в продукцию.
Существенным компонентом в управляющей подсистеме, кроме субъекта, есть те или иные средства управления системой. Основное назначение управляющей подсистемы заключается в стабилизации выходных данных, системы в установленных пределах, обусловленных целями, нормами и ценностями. Такая стабилизация может быть достигнута только тогда, когда:
1) исходные данные могут быть сравнены с установленными целями и нормами;
2) предусмотрен механизм обратной связи для выдачи корректирующей информации в виде входных данных в систему, что отражает отклонения в процессе преобразования ресурсов.
Выход системы представлен двумя результатами:
1) управленческими решениями, что являются результатом обработки информации;
2) полезными продуктами (товарами, знаниями, услугами), получаемыми в результате переработки ресурсов.
Для организации характерный циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность стойка и обеспечивает жизнеспособность организации.
Стоит подчеркнуть и то, что организационные системы склонны к сокращению или распад на части. Если закрытая система не получает энергию и новые вложения со своего внешнего окружения, она может впоследствии сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется отрицательной энтропией, то есть она может реконструировать сама себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей степени, чем отдает наружу.
Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в исходную продукцию, она оказывается способной поддерживать себя в течение определенного времени.
Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, что выходит за пределы обеспечения только выживание. Много подсистем в рамках системы имеют возможность получать больше энергии, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применяется к простых систем, но на более сложном уровне оно становится одним из факторов сохранения системы через рост и расширение.
Каждая организация выступает как открытая система и характеризуется определенными чертами и свойствами (таблица 4.1).
Таблица 4.1 . Организация как открытая система
Черты и свойства |
Характеристика, обоснование |
Компоненты |
Система состоит из некоторого количества частей, которые называются элементами |
Компоненты системы связаны между собой |
|
Структура |
Форма связи организационно закреплена в структуре |
Взаимодействие |
Компоненты влияют друг на друга своим пребыванием в системе и выход из нее, что является результатом взаимного влияния и взаимодействия с окружающей средой |
Изменения, происходящие в результате взаимодействий, называются процессами |
|
Холизм и емерджентні свойства |
Система - целостность (Holism - англ. греч. holos - целое), что проявляет свойства и возникает только в результате взаимодействия ее компонентов |
Идентификация |
Свойства системы, на основании которых ее можно идентифицировать и отличить от других явлений, которые не входят в систему |
Окружение |
Представлено явлениями, образованиями, которые, не являясь частью системы, существенно влияют на нее. Это окружающую среду системы |
Концептуализм |
Система - это концепция, особая форма которой отражает цели и ценности индивидуума или группы, которые разработали эту концепцию |
Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрым изменениям, которые могут разбалансировать систему. Наоборот, действия по приспособленности системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамики внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентированный на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержки, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использование правил процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучение рынка, развития производства новой продукции и т.д. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащены организации, но не приспособлены к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, те которые приспосабливаются, но не стабильные организации не будут эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.
Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать различные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-нибудь один "оптимальный" выход, что приводит к быстрых результатов.
Много количественных характеристик, которые связаны с входными и выходными переменными, считаются постоянными в заданный период времени или относительно характера функционирования организации.
Для каждой конкретной совокупности этих характеристик организация находится в некотором определенном состоянии".
Такие характеристики, определяющие состояние организации, называют параметрами .
Каждый элемент и компонент определяется собственными параметрами, что в совокупности определяют успешное функционирование организации. Успешной можно считать организацию, которая при сложившихся факторах внешней среды обеспечивает достижение определенных целей. Очевидно, что кроме частных параметров, которые влияют на достижение системой собственных целей, существуют обобщающие (общие) параметры, определяющие ее успешную деятельность.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф., определяют их так.
Выживание. Некоторые организации планируют свой роспуске после достижения ими ряда заранее намеченных целей. Примером такой организации может служить любая правительственная комиссия, которая создается для выполнения конкретной цели.
Но, в основном, выживание, возможность существовать как можно дольше является первейшей задачей большинства организаций. Это может длиться очень долго, потому что организации имеют потенциал существовать бесконечно. Например, римская католическая церковь действует почти 2000 лет.
Однако для того, чтобы оставаться сильными и чтобы выжить, большинства организаций приходится периодически менять свои цели, выбирая их в соответствии с изменениями и потребностей внешней среды.
Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей, организация должна быть эффективной и результативной. По словам классика современного менеджмента Питера Друкера, результативность является следствием того, что "предпринимаются нужные, правильные вещи". Эффективность является следствием того, что "правильно создаются эти самые вещи". И первое, и второе одинаково важно.
Производительность. Результативность, в том смысле, что "делаются правильные вещи", то неуловимым, что трудно определить, особенно если организация внутренне неэффективна. Но эффективность, конечно, можно измерить и выразить количественно, так что можно определить денежную оценку ее входов и выходов, то есть ресурсов, которые потребляются, и выпускаемых продуктов. Относительная эффективность организации называется производительностью .
Производительность выражается в количественных показателях. Это отношение количества единиц на выходе к количества единиц на входе.
Чем более эффективная организация, тем выше его производительность.
Например, отдел маркетинга, что увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль, не затрачивая при этом дополнительных средств, повышает тем самым свою производительность, или бригада, которая увеличивает выпуск продукции за час работы и при этом делает это без дефектов.
Достижение этих показателей организацией является результатом сложной управленческой и производственной деятельности людей.
15. Организация как открытая система
С истема - это некоторая целостность или набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами.
Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.
Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.
Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.
Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз и навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.
Особенности модели организации как открытой системы
Все организации как открытые системы имеют упрощенное описание. Все они имеют вход, трансформационный процесс и выход. На входе организация получает от окружающей среды сырье, энергию, информацию, капитал, человеческие ресурсы, материалы и другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п.
Открытые системы имеют специфические особенности. Одна из таких особенностей - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.
Другой не менее важной особенностью организации как открытой системы является обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.
Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение. Чтобы все элементы организации действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.
Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.
Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными организациями, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.
Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых систем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.