Является ли современное предприятие открытой системой. Предприятие и организация как открытая система управления
Что такое организация
Организация - группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей.
Группа должна соответствовать требованиям:
- наличие не менее двух человек, считающих себя частью группы;
- наличие цели, которая принимается как общая для всех членов организации;
- наличие членов группы, которые работают вместе для достижения общих целей.
Организации бывают формальные и неформальные. Формальные организации - это организации, которые официально зарегистрированы и действуют на основании существующего законодательства и установленных регламентов.
Неформальные организации - организации, которые действуют вне рамок законодательства, при этом группы возникают спонтанно, но люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют в каждой формальной организации. Общие характеристики организации:
Ресурсы организации. К ним относятся: кадры организации, капитал, материалы, технология, информация, которые составляют внутреннюю среду организации. Цель каждой организации предполагает преобразование различных ресурсов для достижения установленной цели.
Зависимость организации от внешней среды. Организация полностью зависит от окружающего мира, то есть внешней среды как в отношении ресурсов, так и в отношении своих клиентов или потребителей. Внешняя среда включает экономические условия в данной стране, правительственные акты, профсоюзы, конкурирующие организации, потребителей, а также общественные взгляды, технику и технологию в целом.
Разделение труда в организации. Различают горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда - это разделение на параллельно функционирующие подразделения внутри организации. Сложные большие организации осуществляют горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Вертикальное разделение труда - это координация работы составных частей организации: отделов, служб, различных подразделений. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
Необходимость управления в организации. Чтобы организация могла добиться своих целей, задачи ее подразделений должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда, поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. В связи с этим организация должна назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.
Организация как открытая система
Организации взаимодействует с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как "открытая система". Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Любая организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.
С точки зрения системного подхода, организация как открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями). Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения.
Внешние факторы подразделяются на факторы прямого воздействия и косвенного воздействия.
Внешняя и внутренняя среда организации
Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации:
а) Поставщики. Поставщиками
капитала в основном являются банки, акционеры и
частные лица. Чем лучше обстоят дела у данной
организации, тем больше шансов получить кредит
на льготных условиях у поставщиков капитала.
б) Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов
должной квалификации нельзя эффективно
использовать сложную технику и оборудование.
в) Законы государства. Организации обязаны
выполнять не только федеральные, но и
региональные законы. Государственные органы
обеспечивают принудительное выполнение законов
в сфере своей компетенции.
г) Потребители. Потребители решают, какие товары
и услуги для них желательны, то есть они
определяют направления и возможности роста
организации. В рыночной экономике действует
принцип: "Потребитель - король рынка".
д) Конкуренты. Руководство предприятия должно
понимать, что неудовлетворенные нужды
потребителей создают свободные ниши на рынке для
конкурирующих организаций.
Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации:
а) Состояние экономики страны. Руководство организации, особенно при выходе на международный рынок, должно учитывать экономическую ситуацию в той стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация имеет деловые отношения. Состояние мировой экономики влияет на стоимость ресурсов и способность покупателей приобретать товары и услуги. Если в экономике прогнозируется спад, то необходимо уменьшить запасы готовой продукции, чтобы преодолеть трудности сбыта, кроме этого следует учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, возможное колебание курса доллара или других твердых валют.
б) Научно-технический прогресс. Технические
новшества повышают производительность труда,
способствуют улучшению качества продукции, а
также расширяют возможные области применения
товаров. Появление таких высоких технологий, как
компьютерная, лазерная, микроволновая,
полупроводниковая, а также использование
атомной энергии, синтетических материалов,
миниатюризация приборов и производственного
оборудования оказывают существенное влияние на
развитие и деятельность организации.
в) Социокультурные факторы. Это, прежде всего,
жизненные ценности и традиции, обычаи, установки,
которые оказывают существенное влияние на
деятельность организации.
г) Политические факторы. К ним относятся:
экономическая политика административных
органов государства, т.е. система
налогообложения, льготные торговые пошлины,
законодательство о защите потребителей,
стандарты на безопасность продукции и стандарты
по экологии. Для организации, осуществляющей
международную деятельность, существенное
значение имеет политическая стабильность
данного государства, а также установка с его
стороны специальных пошлин на импорт товаров,
экспортных квот и т.д.
д) Отношения с местным населением. Характер
отношений с местной общиной является очень
важным для учета и планирования в любой
организации. Так, в каждой общине существуют свои
специфические законы и установки по вопросам
бизнеса и ведения деловых отношений с другими
организациями и учреждениями. Иногда для
поддержания хороших отношений с общиной
необходимо финансирование и поддержка ее
социальных программ, а также благотворительная
деятельность по многим направлениям.
Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде организации. В некоторых отраслях, например, в фармацевтической, электронной, химической, космической и др. изменения происходят относительно быстро. В других отраслях процессы изменения среды более замедленные.
Структура организации
Структура организации является элементом ее внутренней среды.
Структура организации - взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для наиболее эффективного достижения целей.
Схема организационной структуры фирмы:
Структура организации тесно связана с характерным для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации.
Любая организация имеет разделение труда, но не просто случайное распределение работы между всем персоналом организации, а специализированное разделение труда. Оно означает закрепление конкретной работы за тем человеком, который лучше всех в организации сможет ее выполнить, то есть за специалистом. Примером может служить разделение управленческих функций между специалистами по финансам, производству, сбыту и т.д.
Сфера контроля включает в себя совокупность лиц, подчиненных конкретному руководителю. В зависимости от количества этих лиц, различают широкую и узкую сферы контроля. При широкой сфере контроля организация имеет плоскую структуру управления, а при узкой - многоуровневую структуру.
Общие свойства системы. Классификация
Система – это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности. Признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов наличие связей между ними, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление. Большую систему разделяют на ряд подсистем. Подсистема это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область.
Свойства системы:
1. Неаддитивность. Понятие неаддитивности заключается в том, что эффект деятельности всей системы не равен сумме эффектов деятельности каждого элемента в отдельности. Это можно объяснить тем, что при декомпозиции происходит разрыв не только горизонтальных связей (неформальных связей на уровне структурного блока), но и большего количества неформальных связей без уровневой дифференциации, что как раз и приводит к потере части эффекта.
2.Эмерджентность. Явление эмерджентности состоит в том, что основные цели деятельности каждого из элементов системы, как правило, не совпадают с целями деятельности всей системы в целом. Данное свойство системы в организационных структурах управления появляется при анализе осуществления деятельности различными уровнями управления.
Например, цель организации – получение прибыли, а цель рабочего– получение денежного вознаграждения за свой труд. При первом рассмотрении получается, что эти цели никак не совпадают - организация хочет заработать денег себе, а исполнитель себе. Но, зарабатывая для себя деньги, рабочий выполняет для организации работу, которая, в первую очередь, принесет деньги ей, а затем часть своей прибыли она отдаст своему сотруднику за выполненную им работу. Таким образом, рабочему нужно зарабатывать деньги для организации, а это значит, что их цели хотя бы частично, но совпадают.
3.Синергичность. Синергия (синергичность) обозначает, что максимальный эффект деятельности системы будет достигнут только в том случае, если все ее элементы и подсистемы будут работать в одном направлении. Тогда все эффекты об их деятельности сложатся вместе и дадут больший совместный результат. Чем более организованно и четко работает система, тем больше эффект синергичности. Если система дезорганизована, то появляется отрицательная синергичность, что, безусловно, сказывается на результатах ее деятельности в целом.
В зарубежных фирмах на налаживание деятельности организации расходуется от 10 до 20 % всех средств, направляемых на организацию управления.
4.Мультипликативность. Свойство мультипликативности заключается в том, что отрицательные тенденции в системах обычно не складываются, а умножаются или даже возводятся в степень. Эти процессы возникают в тех случаях, когда деятельность системы действует на самотек.
Почему происходит именно умножение отрицательного эффекта, еще только предстоит разобраться ученым. Но при проектировании, внедрении и поддержании жизнедеятельности систем это необходимо учитывать.
5.Целостность. Под целостностью системы понимают то, что нет никакой объективной необходимости включать в нее дополнительные элементы и подсистемы. В то же время имеет место необходимость исключения элементов и подсистем, включенных в систему искусственно или в связи с текущей необходимостью. Целостность системы обусловливает ее устойчивость и эффективность функционирования.
Данное свойство значительно менее изучено, чем другие.
На практике определение степени целостности системы происходит скорее на интуитивном уровне, чем на научной основе.
6.Обособленность. Это свойство системы, которое характеризует ее границы, ее обособленность от других систем и от тех, в которые она входит. Например, что касается систем федерального значения, государства в целом, то здесь от разрешения проблемы их обособленности зависят судьбы целых государств. При совместной деятельности организаций достаточно часто встает проблема– кто чем должен заниматься. Даже если эти отношения оговорены документально, часто бывают внештатные ситуации, когда происходит нарушение обособленности совместно работающих систем и их составляющих.
7.Централизованность. Степень централизации системы характеризует соотношение в ней централизации и децентрализации в выполнении наиболее важных функций. Это очень важное свойство системы достаточно активно изучается настоящее время. Большое количество крупных организаций уже достигли того критического размера производства, когда их дальнейшее увеличение, без качественного изменения методов управления, приведет к падению эффективности их функционирования. То есть эффект масштаба, за счет которого они получали большие доходы, себя же исчерпал, а дальнейшее наращивание производства будет приводить к снижению эффективности их функционирования. Процесс децентрализации способен разгрузить высший и средний уровни управления организаций и увеличит их гибкость и адаптивность, что позволит организациям и дальше функционировать достаточно эффективно.
8.Адаптивность. В этом свойстве отражается способность системы восстанавливать свое равновесие при значительных изменениях условий ее существования и функционирования. Безусловно, существуют приделы изменений, выходя за которые система уже не может существовать и разрушается. Основной задачей любой системы является накопление того потенциала, используя который в экстремальных случаях, система сможет не только выжить, но и вернуться к своему нормальному состоянию, пусть и в несколько ином качестве.
9.Потенциал системы. Потенциалом организации могут выступать различные ресурсы: капитал, предпринимательские возможности руководителя, сплоченность и единомыслие рабочих коллективов, гибкость снабженческих, производительных и сбытовых подразделений и пр. Их наращивание способно привести к увеличению адаптивности организации.
10.Совместимость. Совместимость – это способность элементов и подструктур организации быть совместимыми не только с другими ее элементами и подсистемами, но и с другими внешними организациями. Это очень важное свойство, к сожалению, недостаточно учитывается на макроэкономическом уровне, что ведет к появлению больших диспропорций в государстве, к экологическим катастрофам и прочим отрицательным явлениям. В частности, отсутствие совместности очень ярко отражается в совместном функционировании природных систем, созданных человеком.
11.Обратная связь. Наличие свойства обратной связи в системе свидетельствует о том, что информация о выходном продукте системы используется для налаживания ее производительных функций.
Существуют следующие типы этих связей: формальные; линейные; (прямые линейные; обратные линейные; функциональные; неформальные; на уровне структурного блока; без уровневой дифференциации).
Прямая линейная связь – это связь характеризуемая передачей управляющей информации от субъекта управление к объекту.
Обратная линейная связь – это тип связи, через который передается информация от подчиненного начальнику в виде отчета о проделанной работе и ее результатах. Также через эти связи передается информация, несущая новаторский (инновационный) характер.
Прямая функциональная связь – это связь, через которую передается управляющая информация между функциональным субъектом управления и связаным с ним объектом управления из другой службы.
Обратная функциональна связь – это связь между структурной единицей и ее функциональным руководителем, как правило, через нее передается информация в виде отчета о результатах проделанной работы.
Неформальная связь на уровне структурного блока – это связь между структурными единицами, входящими в один структурный блок.
Существует два основных типа системы: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды окружающей системы. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Для закрытых систем характерны детерминированность и линейность развития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также имеют стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющую позицию.
Открытая система – это такая система, которая имеет постоянные и регулируемые взаимосвязи с внешней средой. Характер этих взаимосвязей предполагает изменчивость как внешней, так и внутренней среды.
Обобщенными характеристиками организации как открытой системы являются:
1. Компоненты или составляющие организации, которые необходимы для достижения общей цели системы.
2. Связи, т.е. компоненты системы связанные между собой, что делает возможным непрерывность протекающих в системе процессов.
3. Структурность. Форма связи организационно закреплена в структуре, что обеспечивает устойчивость и предает системе стабильность. Для системы структура важнее, чем функция.
4. Взаимодействие, т.е. характер и направленность воздействия одних компонентов на другие, в результате чего образуется эффект.
5. Процессы. В системе одновременно осуществляется ряд процессов, каждый из которых связан с какими– либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему, и превращают их в продукты или услуги.
6. Холизм, эмерджентность. Холизм означает целостность, единство, а эмерджентность – появление свойств, возникающих только в результате взаимодействия компонентов организации.
7. Концепция. Система – это концепция, ее особая форма, она отражает цели и ценности людей, которые являются неотъемлемыми частями и реализуют собственные идеи о том, какой система должна быть.
По указанным параметрам можно осуществить общую классификацию организационных систем. Классификационные признаки систем определяются непосредственно целями систем, а так же целями их исследования. Таким образом, системы, в том числе и организационные, могут быть классифицированы в зависимости от свойств целеполагания, характера и уровня взаимосвязи между элементами и взаимоотношением границ системы (внешней и внутренней среды).
Система есть набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое для целенаправленной деятельности.
Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями – наличие связей. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. В то же время для поддерживания отдельных частей в одном организме и формирования завершенного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В организациях эта интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсом действий.
Система как целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство.
Хотя организации созданы из частей или составных элементов, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы (отрасли ). Подсистема – набор элементов, представляющих собой автономную область внутри системы.
Классификацию систем можно представить по самым различным признакам, к примеру, нематериальные и материальные, естественные и искусственные, детерминированные и стохастические, мягкие и жесткие, простые и сложные, активные и пассивные. Также можно выделить системы технические, биологические и социальные .
Различаются системы открытые и закрытые . Понятие закрытой системы порождено физическими науками. Здесь принято понимать, что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия.
Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Οʜᴎ зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию.
На схеме, представляющей промышленную организацию как открытую систему (рисунок 1,5), можно видеть поступление материалов, рабочей силы, капитала.
Рисунок 1.5 - Промышленная организация как открытая система
Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство - все являются частью окружения.
Все открытые системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Οʜᴎ получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.
Организация должна отражать внешнюю среду (Деление среды на макросреду: политическая, экономическая, социальная, ресурсная, технологическая компоненты, – и микросреду: поставщики, потребители, конкуренты, органы власти, учреждения рыночной инфраструктуры ). В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. Такая основа существования организации закладывается в миссии . В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.
Без границы не существует системы, и граница или границы определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или подсистемы. Границы бывают физическими, иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы.
Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью принято понимать процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.
Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда (рисунок 6).
В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, крайне важно непрерывное поступление ресурсов, ввиду их износа. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, ресурсы крайне важно, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.
Рисунок 1.6 – Внутренняя структура организации
Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации.
Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл.
Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, ᴛ.ᴇ. она может реконструировать сама себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу. Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает неĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение.
Обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного времени.
Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Οʜᴎ получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений нижестоящим звеньям, что приводит к крайне важности разделения труда в сфере управления.
Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса.
Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут не эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.
Необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход
Существенное проникновения во внутреннюю структуру организации обеспечивается использованием системного подхода.
Система - это набор взаимосвязанных и взаимосвязанных частей, составленных в таком порядке, что позволяет воссоздать целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями. Каждая система характеризуется как дифференциацией и интеграцией. В системе используются различные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. В то же время для поддержания отдельных частей в одном организме и формирования законченного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В организациях эта интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсу действий. Поэтому каждая система требует разделения для того, чтобы определить ее составные части. Наряду с этим есть необходимость и в интеграции, чтобы создать условия, при которых система не распадется на независимые единицы. Хотя организации, созданные из составных частей или элементов, сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсистемы и над-системы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство.
Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порожденное физическими науками, где понимают, что система является самодостатньою. ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего влияния. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не отдает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система мало применяется.
Открытая система признает динамическом взаимодействии с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, что потребляют их продукцию. Банки, которые активно взаимодействуют с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержки самих себя, развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов.
Степень разграничения открытой или закрытой систем изменяется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.
Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Другими словами, открытая система будет в мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими пределами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается большая дифференциация и осложнения. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.
Компоненты системы. В составе каждой системы можно различать две тесно взаимодействующие подсистемы - управляющую и управляемую. Управляющая подсистема - это "кто" управляет, а управляемая - "чем" или "кем руководят. Аналогичными им по содержанию понятия "субъект управления" и "объект управления".
В этом смысле любую организованную социально-экономическую систему можно представить в виде совокупности управляющей подсистемы (субъект управления) и управляемой подсистемы (объект управления) (рис. 4.5).
Рис. 4.5. Взаимодействие управляющей и управляемой системы в организации
В состав управляемой подсистемы входят элементы, которые обеспечивают непосредственный процесс производственной, хозяйственной, коммерческой и других видов деятельности. На рисунке 4.6. показан процесс функционирования организации как открытой системы.
Рис. 4.6. Процесс функционирования организации как открытой системы
Субъект и объект управления взаимодействуют посредством каналов связи, которыми проходят потоки информации. Эти потоки представляют собой управляющие воздействия и сообщения относительно состояния управляемого объекта. Управления можно представить как процесс обмена видами деятельности, в результате которого система нормализуется и приводится в состояние динамического равновесия.
Динамическое равновесие организации наступает под влиянием факторов внешней среды. Влияния поступают в виде отклонений до норм в обеспечении ресурсами (несвоевременная поставка материалов, сырья, комплектующих, кредитов и т.д.), а также отклонений в процессе превращения ресурсов в готовую продукцию.
Информация о соответствующие действия поступает по каналам обратной связи.
Связь, обслуживающий аппарат управления (субъекта), который разрабатывает управленческие решения (влияние), и обеспечивает передачу последних на объект управления, называют прямой связью. Обратные связи, которые несут информацию о состоянии объекта и его реакцию на управленческие решения, служат базой формирования коррекционного воздействия на вход динамической системы. Таким образом, осуществляется связь между "входом" (целями, нормами, ресурсами) и "выходом" системы, характеризующий степень достижения заданной цели (результата).
Вход системы - это поток ресурсов, которые поступают к объекту управления, и потоки информации о ресурсы, факторы внешней среды и операции, которые осуществляются в объекте. Эти потоки информации поступают к субъекта управления (аппарат управления). Вход (как сами ресурсы, так и информация для управления) обрабатывается согласно установленного порядка осуществления операций с целью получения исходных результатов.
Процесс преобразования в управляемой и управляющей подсистемах отличается не только входами, но и элементами процесса преобразования и полезных продуктов (выходом).
В объекте протекает целенаправленный процесс, благодаря которому происходит превращение отдельных элементов в полезную продукцию. Другими словами, этот процесс является определенной технологии, согласно которой завершается трансформация расходов в продукцию.
Существенным компонентом в управляющей подсистеме, кроме субъекта, есть те или иные средства управления системой. Основное назначение управляющей подсистемы заключается в стабилизации выходных данных, системы в установленных пределах, обусловленных целями, нормами и ценностями. Такая стабилизация может быть достигнута только тогда, когда:
1) исходные данные могут быть сравнены с установленными целями и нормами;
2) предусмотрен механизм обратной связи для выдачи корректирующей информации в виде входных данных в систему, что отражает отклонения в процессе преобразования ресурсов.
Выход системы представлен двумя результатами:
1) управленческими решениями, что являются результатом обработки информации;
2) полезными продуктами (товарами, знаниями, услугами), получаемыми в результате переработки ресурсов.
Для организации характерный циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность стойка и обеспечивает жизнеспособность организации.
Стоит подчеркнуть и то, что организационные системы склонны к сокращению или распад на части. Если закрытая система не получает энергию и новые вложения со своего внешнего окружения, она может впоследствии сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется отрицательной энтропией, то есть она может реконструировать сама себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей степени, чем отдает наружу.
Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в исходную продукцию, она оказывается способной поддерживать себя в течение определенного времени.
Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, что выходит за пределы обеспечения только выживание. Много подсистем в рамках системы имеют возможность получать больше энергии, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применяется к простых систем, но на более сложном уровне оно становится одним из факторов сохранения системы через рост и расширение.
Каждая организация выступает как открытая система и характеризуется определенными чертами и свойствами (таблица 4.1).
Таблица 4.1 . Организация как открытая система
Черты и свойства |
Характеристика, обоснование |
Компоненты |
Система состоит из некоторого количества частей, которые называются элементами |
Компоненты системы связаны между собой |
|
Структура |
Форма связи организационно закреплена в структуре |
Взаимодействие |
Компоненты влияют друг на друга своим пребыванием в системе и выход из нее, что является результатом взаимного влияния и взаимодействия с окружающей средой |
Изменения, происходящие в результате взаимодействий, называются процессами |
|
Холизм и емерджентні свойства |
Система - целостность (Holism - англ. греч. holos - целое), что проявляет свойства и возникает только в результате взаимодействия ее компонентов |
Идентификация |
Свойства системы, на основании которых ее можно идентифицировать и отличить от других явлений, которые не входят в систему |
Окружение |
Представлено явлениями, образованиями, которые, не являясь частью системы, существенно влияют на нее. Это окружающую среду системы |
Концептуализм |
Система - это концепция, особая форма которой отражает цели и ценности индивидуума или группы, которые разработали эту концепцию |
Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрым изменениям, которые могут разбалансировать систему. Наоборот, действия по приспособленности системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамики внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентированный на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержки, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использование правил процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучение рынка, развития производства новой продукции и т.д. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащены организации, но не приспособлены к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, те которые приспосабливаются, но не стабильные организации не будут эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.
Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать различные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-нибудь один "оптимальный" выход, что приводит к быстрых результатов.
Много количественных характеристик, которые связаны с входными и выходными переменными, считаются постоянными в заданный период времени или относительно характера функционирования организации.
Для каждой конкретной совокупности этих характеристик организация находится в некотором определенном состоянии".
Такие характеристики, определяющие состояние организации, называют параметрами .
Каждый элемент и компонент определяется собственными параметрами, что в совокупности определяют успешное функционирование организации. Успешной можно считать организацию, которая при сложившихся факторах внешней среды обеспечивает достижение определенных целей. Очевидно, что кроме частных параметров, которые влияют на достижение системой собственных целей, существуют обобщающие (общие) параметры, определяющие ее успешную деятельность.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф., определяют их так.
Выживание. Некоторые организации планируют свой роспуске после достижения ими ряда заранее намеченных целей. Примером такой организации может служить любая правительственная комиссия, которая создается для выполнения конкретной цели.
Но, в основном, выживание, возможность существовать как можно дольше является первейшей задачей большинства организаций. Это может длиться очень долго, потому что организации имеют потенциал существовать бесконечно. Например, римская католическая церковь действует почти 2000 лет.
Однако для того, чтобы оставаться сильными и чтобы выжить, большинства организаций приходится периодически менять свои цели, выбирая их в соответствии с изменениями и потребностей внешней среды.
Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей, организация должна быть эффективной и результативной. По словам классика современного менеджмента Питера Друкера, результативность является следствием того, что "предпринимаются нужные, правильные вещи". Эффективность является следствием того, что "правильно создаются эти самые вещи". И первое, и второе одинаково важно.
Производительность. Результативность, в том смысле, что "делаются правильные вещи", то неуловимым, что трудно определить, особенно если организация внутренне неэффективна. Но эффективность, конечно, можно измерить и выразить количественно, так что можно определить денежную оценку ее входов и выходов, то есть ресурсов, которые потребляются, и выпускаемых продуктов. Относительная эффективность организации называется производительностью .
Производительность выражается в количественных показателях. Это отношение количества единиц на выходе к количества единиц на входе.
Чем более эффективная организация, тем выше его производительность.
Например, отдел маркетинга, что увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль, не затрачивая при этом дополнительных средств, повышает тем самым свою производительность, или бригада, которая увеличивает выпуск продукции за час работы и при этом делает это без дефектов.
Достижение этих показателей организацией является результатом сложной управленческой и производственной деятельности людей.
Система - объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств входящих в нее частей. Любую организацию можно назвать системой.
Системы бывают открытыми и закрытыми. Открытая система - это система, питающаяся извне какой-либо энергией или ресурсами. Закрытая система имеет источник энергии (ресурсов) внутри себя. Примеры закрытых систем: работающие часы с внутренним источником энергии, работающая автомашина, самолет, автоматическое производство со своим собственным источником энергии и т. д.
Примеры открытых систем: калькулятор или радиоприемник с солнечной батареей (энергия поступает извне), промышленное предприятие, завод, фирма, компания и др.
Очевидно, что хозяйствующие организации не могут существовать автономно, для осуществления их деятельности необходимы снабжение, сбыт, работа с потенциальными покупателями и т. д. Именно поэтому их правомерно отнести к большим открытым системам.
В экономике организация является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством произ-ва и реализация товаров на рынке. Поскольку каждая организация имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуются достижения промежуточных целей, то в организации можно выделить множество систем. Любая организация характеризуется 3-я элементами: - входом в систему; - процессом преобразования товара в продукт; - выходом из системы Удаление одного из элементов, или изменение их свойств разрушает данную систему или преобразует ее в другую. В системе управления обязательно присутствует субъект управления, объединенный с элементами объекта управления информационными связями Все системы управления являются сложными, их харак-ют след-е свойства: - большое число элементов - наличие нескольких целей - Несколько уровней и способов достижения целей - несовпадение интересов групп субъектов - наличие функциональных элементов в условиях неопределенности. Для исследования сложных систем применяют декомпозицию , т.е.разделение системы на части, которые рассматриваются, как самостоятельные объекты. Декомпозиция - анализ системы по различным целям, функциям, способам достижения целей. Организация - это группа людей и необходимых ресурсов, деятельность которых сознательно и целенаправленно координируется для достижения общей цели. Другими словами, организация - это система, решающая конкретные проблемы и связанные с ними задачи. Существуют определенные условия формирования или создания организации: - Наличие по крайней мере 2-х людей, которые считают себя частью организации - Наличие по крайней мере одной цели (миссии), которая группой этих людей принята как общая - Наличие планов развития организации Основные характеристики организации: - Наличие цели - Наличие необходимых ресурсов - Взаимосвязь с внешней средой
Многовековый опыт человеческой деятельности и теоретическое обобщение его результатов выработали определенные правила формирования структур субъектов деятельности, выполнение которых даже в самом общем случае обеспечивает приемлемое качество организации процессов деятельности. Наиболее общие подходы к решению этих задач можно сформулировать в виде определенных принципов декомпозиции .
В соответствии с логикой, любой субъект деятельности структурируется, прежде всего, по территориальному признаку. Таким путем образуются территориально разобщенные части единого субъекта. Это могут быть отдельные предприятия, подразделения, филиалы или иные структурные единицы бизнеса (СЕБ) .
Любая целостная система деятельности, как и любая в ее составе структурная единица декомпозируются на две подсистемы: производственный объект и управляющий (руководящий) субъект .
Декомпозиция производственного объекта осуществляется на основе следующих принципов:
- выделения в его составе подразделений с учетом выполнения требований минимального объема деятельности;
- придания им определенных форм внутрипроизводственной специализации;
- формирования вертикальной структуры подразделений по схеме «цех – участок – поточная линия – бригада»;
- придания выделенным элементам статуса экономического субъекта или субъекта внутреннего предпринимательства;
- формирования горизонтальных структур процессов (бизнес-процессов) на принципах инжиниринга;
- создания необходимых подразделений материально-технического обеспечения.
Сформированная структура специализированных подразделений и взаимосвязей между ними в процессе осуществления деятельности называется производственной структурой .
Декомпозиция управляющего субъекта осуществляется на основе следующих принципов:
- формирования контуров линейного, функционального, матричного, диагонального, целевого, венчурного, дивизионального управления;
- формирования органов централизованного и децентрализованного менеджмента по функциям организации, планирования, учета, анализа, контроля, регулирования и т.п.;
- формирования подсистем управления по стадиям осуществления бизнес-процессов, начиная от их технической и материальной подготовки до реализации продукции и работы на рынке, охватывая кадровое, финансовое, информационное обеспечение, ремонтную и иные сервисные функции.
Структуру управляющего субъекта называют организационной структурой управления .
- Свойства больших систем.
НЕАДДИТИВНОСТЬ. Как правило, большие системы характеризуются неаддитивностью, т.е. эффективность их деятельности варьируется во времени и далеко не всегда равна алгебраической сумме эффектов частей в нее входящих.
Например, прибыль промышленной фирмы при прочих равных внешних условиях изменяется в зависимости от эффективности работы входящих в нее подразделений, которая (при одной и той же формальной структуре организации и принципах стимулирования труда) определяется качеством персонала, стилями руководства, личными взаимоотношениями и т.д.
Другой пример. В большинстве случаев эффективность работы группы из 7 человек выше, чем группы, в которую входят 17 сотрудников. Многие психологи считают, что рабочая группа (руководитель плюс взаимодействующие между собой исполнители) с точки зрения эффективности и оперативности руководства, взаимодействия членов и экономии средств должна иметь численность не менее 5 и не более 9 человек (так называемый закон «7 плюс-минус 2») .
ЭМЕРДЖЕНТНОСТЬ. Эмерджентность означает несовпадение цели организации с целями входящих в нее частей. Например, цель корпорации состоит в получении максимальной прибыли при минимальных расходах на рабочую силу. Подсистема «персонал» руководствуется целью максимизации оплаты труда при минимизации энергетических затрат. В умении сглаживать подобные противоречия и состоит искусство руководителей.
Другой пример - система «государство», цель которого - получение максимального объема налоговых поступлений. Цель же подсистемы «народ» - максимизация доходов ее частей, а значит, минимизация налоговых отчислений. Очевидно, что цели системы и подсистемы не совпадают: при необоснованно большом повышении ставок налогов население будет скрывать доходы, что приведет к сокращению налоговой базы государства.
СИНЕРГИЧНОСТЬ. Под синергичностью (от греч.
synerqeila
-
сотрудничество, содружество) понимается однонаправленность действий, интеграция усилий в системе, которые приводят к возрастанию (умножению) конечного результата. Например, опытный спортсмен, преодолевая планку на большой высоте, толкая штангу, выполняя сложные фигуры на коньках, стремится к оптимальному согласованию движений всех своих мышц и получает лучший результат. В управлении организацией синергичность означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива (подразделений) в стремлении к общей цели. Многие фирмы тратят огромные средства на поиск источников увеличения синергии.
В более общем плане говорят о науке синергетике,
изучающей законы упорядоченности и самоорганизации частей системы из состояния хаоса. Повышение синергии в организации осуществляется прежде всего посредством грамотной работы с персоналом. Менеджменту необходимо иметь информацию о психологии и социальной структуре работающих (образование, возраст, пол, национальность, семейное положение и т.д.), их этике, взглядах, нравах и обычаях, традициях и культуре, на основании которой и строится эффективная система управления организацией.
МУЛЬТИПЛИКАТИВНОСТЬ. Говоря о мультипликативности, имеют в виду управляющие действия или стихийные процессы, направленные на умножение эффективности системы. Например, реконструкция производства позволила фирме добиться резкого увеличения прибыли, дала возможность увеличить долю средств, направляемых на инвестиции, увеличила объемы и номенклатуру выпускаемой продукции. В дальнейшем по мере усложнения организационной структуры в компании растет бюрократический аппарат, замедляется реакция на новые требования рынка и условия внешней среды и ее рыночные позиции быстро (мультипликативно) ухудшаются. Таким образом, мультипликативность может быть как положительной, так и отрицательной. Отрицательная мультипликативность означает быстрое развитие деструктивных организационных процессов, система стремится к состоянию хаоса и постепенно саморазрушается. Положительной мультипликативности системы способствуют следующие факторы: относительная простота организации (и ее систем управления), соответствие коммуникативной структуры организации целям и задачам, качество персонала. Когда деструктивные процессы в организации начинают нарастать, очень важно не суетиться, избегать быстрых и часто опрометчивых решений, а попытаться подстроиться под ход деструктивного процесса, понять его драматургию и смысл. Очень важно четко осознавать время, когда необходимо принимать ответственные решения. Опытные руководители обладают этим качеством.
УСТОЙЧИВОСТЬ. Устойчивость работы системы может быть нарушена при необоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Опыт управления показывает, что для повышения устойчивости работы, как правило, приходится устранять излишние звенья или подсистемы управления и значительно реже - добавлять новые. На устойчивость работы организации влияют внешние факторы (например, инфляция, спрос, взаимоотношения с партнерами и государством). Для повышения устойчивости работы необходимо быстро перестраивать коммуникации организации в соответствии с новыми целями и задачами.
АДАПТИВНОСТЬ. Под адаптивностью понимается способность организации приспосабливаться к новым внешним условиям, возможности саморегулирования и восстановления устойчивой деятельности. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру, когда каждый субъект управления (подразделение, рабочая группа, работник) имеет возможность взаимодействовать с каждым, например, как на рис.1.
ЦЕНТРАЛИЗОВАННОСТЬ. Речь идет о свойстве системы быть руководимой из какого-то единого центра, когда все части организации руководствуются командами из центра и пользуются заранее определенными правами. Живые организмы, например, функционируют под руководством центральной нервной системы. В коллективе централизованность осуществляет руководитель, лидер, менеджер; на предприятиях - администрация, аппарат управления; в стране - государственный аппарат. При высокой сложности системы или невозможности единого руководства из центра последний передает часть властных полномочий автономиям, происходит децентрализация управления.
ОБОСОБЛЕННОСТЬ. Обособленность означает стремление системы к автономности, изолированности и проявляется при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий частей большой организации, конгломератных объединений, централизации и децентрализации управления. Способствуют обособлению и противоречия целей и интересов, процесс распределения прибылей между частями целого. Часто наблюдаются процессы обособления персонала в неформальные группы на основе личных связей, симпатий, общих взглядов и черт характера, близкого уровня образования, этнической принадлежности, возраста, должностного положения и т.д. Процессы обособления частей системы являются малоизученными и представляют интерес для исследователей.
СОВМЕСТИМОСТЬ. Под совместимостью понимается взаимоприспособляемость и взаимоадаптивность частей системы. На уровне государства как крупной системы возникают проблемы совместимости национальной экономики с экономиками регионов, отраслей. В России, например регионы-доноры, имеющие в своем распоряжении больший объем природных ресурсов или высокоэффективные производства, вынуждены отдавать в центр большую часть прибылей (в форме налоговых отчислений), которые впоследствии направляются на нужды дотационных регионов Севера, Сибири, Дальнего Востока, что приводит к возникновению центробежных тенденций, дезинтеграции, различным противоречиям и конфликтам. На уровне предприятий нередко возникают противоречия интересов организации и потребностей ее подразделений. К примеру, руководство компании может принять решение о направлении большей части прибыли, зарабатываемой одним подразделением, на развитие другого, в данный момент убыточного.
Если в долгосрочной перспективе конфликтов не возникает, можно говорить о хорошей совместимости работы.
В противном случае необходимо перестраивать организацию, изменять «правила игры», систему ресурсного распределения. Проблемы совместимости в больших системах должны решаться с помощью централизованных механизмов, преодолевающих силы отталкивания, или механизмов адаптации, превращающих центробежные силы в центростремительные. Проблемам психологической совместимости членов коллектива и рабочих групп также посвящено большое число научных работ.
СВОЙСТВО «ОБРАТНЫХ СВЯЗЕЙ». Фундаментальное свойство больших систем - установление обратных связей, сущность которых заключается в том, что информация (ресурсы, энергия) с выхода системы (или входящих в нее подсистем) поступает на вход этой системы (или подсистем, в нее входящих). Для производственной системы принцип обратных связей работает следующим образом. Выходная информация, например показатели хозяйственной деятельности, под действием различных обстоятельств постоянно варьируются во времени, менеджмент постоянно проводит их анализ и сравнение с поставленными целями (вход системы). По результатам сравнения принимаются управленческие решения, корректирующие работу системы (в случае необходимости), что обеспечивает адаптивность системы (приспособление ее к новым условиям работы) и оперативность (гибкость) ее управления. Обратные связи нередко играют и негативные системные роли. Например, в подсистеме «персонал» размер вознаграждения влияет на трудовые усилия и полученные работниками результаты. Если вознаграждение за труд несоизмеримо с усилиями, система начинает саморазрушаться, снижаются стимулы к выполнению рабочих заданий и результаты труда (объем продукции, ее качество) также снижаются (рис.2).
Похожая информация.
- Мы диалектику учили не по гегелю Включение категории практики в диалектику
- Украинцы в СС и Вермахте или «Наши герои лежат под Бродами Котел под бродами
- Книга: Штейнберг Марк «Евреи в войнах тысячелетий Летопись военной доблести евреев
- Третья мировая война может начаться совсем скоро Возможность 3 мировой войны