एक ग्राहक को माफी पत्र का उदाहरण. किसी ग्राहक से ठीक से माफी कैसे मांगें: ऐसे वाक्यांश जिनके लिए आपको हर चीज के लिए माफ कर दिया जाएगा
यह एक आधिकारिक पत्र है, जो किसी आदेश के देर से निष्पादन, बैठक में देर से आने, लेखांकन त्रुटियों, अनुबंध की शर्तों के उल्लंघन आदि के लिए क्षमा करने का अनुरोध व्यक्त करता है।
इसलिए, अपने अपराध का एहसास होने पर, आपको निश्चित रूप से माफी मांगनी चाहिए और यह सुनिश्चित करने के लिए सभी आवश्यक उपाय करने चाहिए कि ऐसी दुर्भाग्यपूर्ण घटनाएं दोबारा न हों। उदाहरण के लिए:
श्रीमान! हमारी चिंता की चिंता में.
. हम अपनी असावधानी और गण्डमाला को बिल्कुल भी उचित नहीं ठहराते हैं "हम क्षति की भरपाई के लिए आपसे संपर्क कर रहे हैं। हमें आशा है कि आप भविष्य में भी हमारी सेवाओं का उपयोग करना जारी रखेंगे, और हम ऐसी अस्वीकार्य गलतफहमियों से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे। एक बार फिर हम माफ़ी मांगो. तो...
विशिष्ट टर्नओवर
माल की डिलीवरी में देरी के लिए खेद है
1. माल की डिलीवरी में देरी के लिए खेद है। यह हमारी गलती थी। परेशानी के लिए खेद है।
2. कार्यालय प्रबंधक की गलती के कारण आपका ऑर्डर (तारीख) समय पर हमारे परिवहन विभाग तक नहीं पहुंचा। हम माल में देरी के लिए क्षमा चाहते हैं और आपको आश्वस्त करते हैं कि भविष्य में हम... कृपया अपने आदेशों पर विशेष ध्यान दें।
3 कर्मचारी जो कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार थे। आपके ऑर्डर में गलती हो गई, माल की डिलीवरी में देरी के लिए क्षमा चाहता हूँ
4. हमारे उत्पादन विभाग ने ऑर्डर की गई वस्तुओं के शिपमेंट को सही ढंग से शेड्यूल नहीं किया और देरी का कारण बना। देर से डिलीवरी के लिए कृपया हमें क्षमा करें। आपका आदेश
5. उत्पादन कठिनाइयों के कारण, हम ऑर्डर की गई वस्तुओं को समय पर भेजने में असमर्थ थे। माल और हम ईमानदारी से माफी मांगते हैं। देरी के लिए धन्यवाद
6. हमें पूछना होगा. देर से पूरा होने के लिए हम क्षमा चाहते हैं। आपका ऑर्डर (दिनांक) से
7. हमने हर चीज़ को ध्यान से देखा. आपके आदेश से यह सुनिश्चित हो गया कि हमने गलती की है, जिसकी हम आशा करते हैं। हमें क्षमा करें
8. एक बार फिर हम अनावश्यक परेशानी के लिए क्षमा चाहते हैं। हमें उम्मीद है कि इस ग़लतफ़हमी का हमारे भविष्य के संबंधों पर नकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। आप भविष्य में भी हमारी कंपनी की सेवाओं का उपयोग करना जारी रखेंगे।
9. हम आपको आश्वस्त करते हैं कि भविष्य में हम ऐसी अप्रिय चूकों से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे
बिलों के देर से भुगतान के लिए क्षमायाचना
1. लेखांकन में लापरवाही से. आपके बिलों का भुगतान समय पर नहीं किया गया. भुगतान तुरंत कर दिया जाएगा. विलम्ब के लिए खेद
2. आपके चालान दिनांक (तारीख) को हमारे लेखा विभाग द्वारा 8 तारीख को गलत तरीके से पंजीकृत किया गया था और इसलिए इसका भुगतान नहीं किया गया। इस दुर्भाग्यपूर्ण त्रुटि के लिए खेद है, जिसे हम तुरंत ठीक कर देंगे
3. दुर्भाग्य से, बैंक ने हमारे स्थानांतरण आदेश को समय पर पूरा नहीं किया। आपके लिए पैसा. भुगतान में देरी के लिए हम हृदय से क्षमा चाहते हैं।
4. हमें इसका बहुत अफ़सोस है. आपका पिछला बिल लंबे समय से भुगतान नहीं किया गया है। हम इस असावधानी के लिए हृदय से क्षमा चाहते हैं।
5. हमारे लेखा विभाग में कार्मिक परिवर्तन के कारण भुगतान काफी देर से किया गया। हमें क्षमा कर दीजिए।
6. हमारे लेखा विभाग के नए कार्यालय में चले जाने के कारण बिलों के भुगतान में देरी हुई। हम ईमानदारी से आपसे हमें माफ करने के लिए कहते हैं
7 हम अपने लेखांकन में भ्रम के लिए क्षमा चाहते हैं और भविष्य में अधिक सावधान रहने का वादा करते हैं।
8. हम ईमानदारी से माफी मांगते हैं। हमारे कर्मचारी की लापरवाही के कारण हुई एक दुर्भाग्यपूर्ण गलती के लिए आप
9. गलत तरीके से दर्ज किए गए अवैतनिक चालान दिनांक (तारीख) के बारे में याद दिलाने के लिए धन्यवाद। कृपया हमारे कर्मचारियों के काम में स्पष्टता की कमी को क्षमा करें। आपको एक बार फिर से चिंता करनी होगी (भीड़ के लिए। यह आपके लिए अनावश्यक परेशानी है)।
10. फोन कॉल के बाद, हमने भुगतान न किए गए चालानों की सूचियों की सावधानीपूर्वक समीक्षा की और आश्वस्त हुए कि हमने गलती की है, जिसकी हम आशा करते हैं। हमें क्षमा करें। हम अपने को बिल्कुल भी उचित नहीं ठहराते। हमें यकीन नहीं है, लेकिन हमें ऐसी उम्मीद है. आप हमारा ऑर्डर पूरा करते रहेंगे.
11. भुगतान में देरी के लिए एक बार फिर हम माफी मांगते हैं. और हम आपको आश्वस्त करते हैं कि भविष्य में हम ऐसी कष्टप्रद चूकों से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे।
मीटिंग के लिए देर से आने, प्रतिक्रिया में देरी के लिए खेद है
1. हम ईमानदारी से माफी मांगते हैं। कल बैठक के लिए देर से आने के लिए धन्यवाद
2 मुझे बहुत खेद है (ईमानदारी से खेद है) कि मेरे लिए इतनी लंबे समय से प्रतीक्षित और महत्वपूर्ण बैठक नहीं हुई
3. मुझे मजबूर करने के लिए मैं ईमानदारी से माफी मांगता हूं (क्षमा करें)। आप अपना कीमती समय बर्बाद कर रहे हैं
4. मुझे विश्वास था कि हमारी मुलाकात (तारीख) को होनी चाहिए थी। एक बार फिर मैं असुविधा के लिए माफी मांगता हूं और यदि संभव हो तो सुविधाजनक समय पर दूसरी बैठक निर्धारित करने के लिए कहता हूं। आपके लिए समय
5. मैं हृदय से आभारी रहूँगा यदि। आप एक अनुवर्ती बैठक के लिए सहमत होंगे। (ए) उत्पन्न करने के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ। तुम मुसीबत में हो
6. मीटिंग में देर से आने पर मुझे बहुत बुरा लग रहा है.
7. जवाब देने में हुई देरी के लिए मैं माफी मांगता हूं (क्षमा करें)। भाग लेने के लिए आपका निमंत्रण. समस्या के लिए समर्पित अंतर्राष्ट्रीय सम्मेलन
8. मैं बहुत परेशान हूं कि मैं समय पर जवाब नहीं दे सका। आपका निमंत्रण और धन्यवाद. आप, लेकिन मुद्दा यह है
9. उत्तर देने में देरी के लिए हम हृदय से क्षमा चाहते हैं, किस कारण से ऐसा हुआ
कोड कोड ओकेयूडी का फॉर्म नंबर 1 ओकेयूडी का फॉर्म #1 तारीख (वर्ष, महीना, दिन) तारीख (YYYY एमएम डीडी) संगठन / [उद्यम / कानूनी इकाई] संगठन / ओकेपीओ के अनुसार ओकेपीओ के अनुसार / करदाता पहचान संख्या करदाता पहचान संख्या INN TIN गतिविधि का प्रकार गतिविधि का प्रकार / OKVED के अनुसार OKVAD के अनुसार / संगठनात्मक और कानूनी रूप / [स्वामित्व का रूप] कानूनी संगठनात्मक रूप / साझेदारी LLP - सीमित देयता भागीदारी LLC LLC - सीमित देयता कंपनी JSC CJSC - बंद संयुक्त स्टॉक कंपनी / JSC ओजेएससी - ओपन ज्वाइंट स्टॉक कंपनी / ओकेओपीएफ/ओकेएफएस के अनुसार ओकेओपीएफ/ओकेएफएस माप की इकाई माप की इकाई / हजार रूबल।
माफ़ी पत्र
भुगतान में देरी के लिए एक बार फिर हम क्षमा चाहते हैं। और हम आपको आश्वस्त करते हैं कि भविष्य में हम ऐसी कष्टप्रद चूकों से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे। बैठक में देर से आने के लिए क्षमा, प्रतिक्रिया में देरी 1. हम ईमानदारी से क्षमा चाहते हैं। कल 2 बैठक के लिए देर से आने के लिए मुझे आपके लिए बहुत खेद है (मुझे गहरा अफसोस है) कि मेरे लिए इतनी लंबे समय से प्रतीक्षित और महत्वपूर्ण बैठक नहीं हुई 3।
मुझे मजबूर करने के लिए मैं ईमानदारी से माफी मांगता हूं (क्षमा करें)। आप अपना कीमती समय बर्बाद कर रहे हैं 4. मुझे यकीन था कि हमारी मुलाकात (तारीख) को होनी थी। एक बार फिर मैं असुविधा के लिए माफी मांगता हूं और यदि संभव हो तो सुविधाजनक समय पर दूसरी बैठक निर्धारित करने के लिए कहता हूं।
यह आपके लिए समय है 5. यदि मैं ईमानदारी से आभारी रहूंगा। आप एक अनुवर्ती बैठक के लिए सहमत होंगे। (ए) उत्पन्न करने के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ। आप परेशानी में हैं 6. मीटिंग में देर से आने के कारण मैं बहुत शर्मिंदा हूं 7. जवाब देने में देरी के लिए मैं माफी मांगता हूं (क्षमा करें)।
वकील निर्देशिका
प्रत्येक स्वाभिमानी संगठन को अपनी गलतियों को स्वीकार करने और उन्हें सुधारने में सक्षम होना चाहिए: यह व्यावसायिक नैतिकता का एक अभिन्न अंग है। इसके अलावा, समय पर माफी मांगने से कंपनी की प्रतिष्ठा, महत्वपूर्ण ग्राहकों या भागीदारों को बनाए रखने और नुकसान से बचने में मदद मिलेगी। कभी-कभी माफी के साथ एक उचित समय पर व्यावसायिक पत्र कानूनी विवादों और व्यापक प्रचार से बचने में मदद कर सकता है।
अत: प्रत्येक सचिव को ऐसे पत्र लिखने में सक्षम होना चाहिए। इसके अलावा, यह कार्य कुशलतापूर्वक और ईमानदारी से किया जाना चाहिए। माफ़ी पत्र लिखना कब आवश्यक है?
- संविदात्मक दायित्वों का उल्लंघन. यह कारण सबसे आम में से एक है।
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि माफी पत्र संगठन को संबोधित है या ग्राहक को: दोनों मामलों में दायित्वों के उल्लंघन की आवृत्ति लगभग समान है।
माफीनामा नमूना प्रपत्र
पत्र के पहले पैराग्राफ में ही माफी शामिल होनी चाहिए (पूरे पत्र के लिए एक माफी पर्याप्त होगी)। दूसरा पैराग्राफ उन कारणों और समस्याओं का पूरी तरह से वर्णन करता है कि वर्तमान स्थिति क्यों उत्पन्न हुई, जिसके लिए लिखित माफी की आवश्यकता थी। साथ ही, किसी को जानबूझकर घटना के पैमाने को कम नहीं आंकना चाहिए, इसे एक छोटी सी चूक या गलतफहमी कहना चाहिए।
भले ही आपका संगठन स्वयं को दोषी नहीं मानता है, फिर भी पत्र में यह ध्यान देने योग्य नहीं होना चाहिए। अन्यथा, माफी का पूरा मतलब ही गायब हो जाता है और अपराध अनसुलझा रह जाता है। नए लेख अंतिम पैराग्राफ उस स्थिति के दुःख और अफसोस के लिए समर्पित होना चाहिए जो उत्पन्न हुई है।
आप उन उपायों के बारे में भी बता सकते हैं जो यह सुनिश्चित करने के लिए उठाए गए हैं कि ऐसी स्थिति दोबारा उत्पन्न न हो। किसी ग्राहक को दिए गए माफी पत्र (नीचे उदाहरण) में माफी के रूप में अतिरिक्त रूप से प्रदान किए गए बोनस के बारे में जानकारी भी हो सकती है।
माफ़ी पत्र कैसे लिखें
कमीशन पर माल स्वीकार किया गया दिवालिया देनदारों का ऋण घाटे में बट्टे खाते में डाला गया दिवालिया देनदारों का ऋण घाटे में बट्टे खाते में डाला गया दायित्वों और भुगतानों के लिए सुरक्षा प्राप्त दायित्वों और भुगतानों के लिए प्राप्त प्रतिभूतियाँ दायित्वों और भुगतानों के लिए सुरक्षा जारी दायित्वों और भुगतानों के लिए दी गई प्रतिभूतियाँ आवास सुविधाओं के स्टॉक का मूल्यह्रास बाहरी वस्तुओं का मूल्यह्रास सुधार और अन्य समान वस्तुओं का मूल्यह्रास भूमि सुधार सुविधाओं और अन्य समान वस्तुओं का मूल्यह्रास उपयोग के लिए प्राप्त अमूर्त संपत्ति उपयोग के लिए प्राप्त अमूर्त संपत्ति प्रबंध निदेशक / मुख्य लेखाकार मुख्य लेखाकार हस्ताक्षर हस्ताक्षर हस्ताक्षर का स्पष्टीकरण / स्पष्टीकरण: वर्ग कोष्ठक में एक स्लैश के माध्यम से ” / ” उपयोग के लिए संभावित विभिन्न विकल्प दिए गए हैं।
माफ़ी पत्र
यहां, कोशिश करें कि "क्षमा करें" शब्द का प्रयोग दूसरी बार न करें, साथ ही इसके व्युत्पन्न शब्द का भी प्रयोग न करें। यह आवश्यक है कि माफी पत्र से घायल पक्ष को यह स्पष्ट हो जाए कि जो कुछ हुआ उससे संगठन का प्रमुख गंभीर रूप से चिंतित और चिंतित है, और इस मामले को तूल नहीं पकड़ने देगा। इसके बाद एक नया वाक्य आता है जो उठाए गए कदमों का वर्णन करता है।
ध्यान
"दोषियों को सज़ा दी जाएगी", "हम इसे सुलझा लेंगे" लिखना पूरी तरह से गलत है; मुख्य पाठ के इस भाग में भविष्य काल का स्वागत नहीं है। यह लिखना आवश्यक है जैसे कि आधिकारिक कार्यवाही पहले ही समाप्त हो चुकी है, और दोषियों को न्याय के कटघरे में लाया गया है। निष्कर्ष- उम्मीद जताई गई है कि ऐसा दोबारा नहीं होगा और साझेदारी को नुकसान नहीं होगा.
यदि यह स्वीकार्य और उचित है, तो माफी का एक पत्र फूलों के खूबसूरत गुलदस्ते के साथ भेजा जा सकता है, अच्छी स्केट की एक बोतल के साथ प्रस्तुत किया जा सकता है, शायद ऐसा उपहार आपके अपराध के लिए संशोधन करेगा।
Blanker.ru
हमें उम्मीद है कि इस ग़लतफ़हमी का हमारे भविष्य के संबंधों पर नकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। आप हमारी कंपनी 9 की सेवाओं का उपयोग करना जारी रखेंगे। हम आपको आश्वस्त करते हैं कि भविष्य में हम ऐसी अप्रिय चूक से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे। बिलों के भुगतान में देरी के लिए क्षमायाचना।
हिसाब-किताब में लापरवाही से. आपके बिलों का भुगतान समय पर नहीं किया गया. भुगतान तुरंत कर दिया जाएगा. देरी के लिए खेद है 2. आपके चालान की तारीख (तारीख) हमारे लेखा विभाग द्वारा गलत तरीके से दर्ज की गई थी और इसलिए भुगतान नहीं किया गया। इस दुर्भाग्यपूर्ण त्रुटि के लिए खेद है, जिसे तुरंत ठीक कर दिया जाएगा 3।
दुर्भाग्य से, बैंक ने हमारे स्थानांतरण आदेश को समय पर पूरा नहीं किया। आपके लिए पैसा. भुगतान में देरी के लिए हम ईमानदारी से माफी मांगते हैं। 4. हमें इसका बहुत खेद है। आपका पिछला बिल लंबे समय से भुगतान नहीं किया गया है। इस असावधानी के लिए हम हृदय से क्षमा चाहते हैं 5.
शिष्टाचार और व्यावसायिक पत्राचार के नियम यह निर्देश देते हैं कि हम अपने साझेदारों के किसी भी प्रस्ताव को अनुत्तरित नहीं छोड़ते हैं, यदि ये कार्य मौजूदा संबंधों को प्रभावित करते हैं तो हमारे कार्यों की रिपोर्ट करें, और आपकी गलती के कारण हुई असुविधा के लिए माफी मांगें। माफी क्यों मांगें? सिद्धांत रूप में, यह आवश्यक नहीं है और कानून के अनुसार इसका कोई परिणाम नहीं होगा। लेकिन यह मामले का आधिकारिक पक्ष है. दूसरी ओर, भागीदारों के साथ संवाद बनाए रखना, उन्हें अपने कार्यों के बारे में सूचित करना, जिसमें असुविधा के लिए लिखित माफी भी शामिल है, आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा पर सबसे अच्छा प्रभाव डालता है और आपको एक विश्वसनीय भागीदार के रूप में स्थापित करता है।
समय पर माफी पत्र लिखने से किसी ऐसे व्यक्ति के साथ आपके रिश्ते पर पड़ने वाले नकारात्मक परिणामों को रोका जा सकता है जो आपके कदाचार से जुड़ा होगा।
जानकारी
हमारे लेखा विभाग में कार्मिक परिवर्तन के कारण भुगतान काफी देर से किया गया। कृपया हमें क्षमा करें 6. हमारे लेखा विभाग के नए कार्यालय में चले जाने के कारण बिलों के भुगतान में देरी हुई। हम ईमानदारी से आपसे हमारे लेखांकन में भ्रम के लिए हमें माफ करने के लिए कहते हैं और हम भविष्य में अधिक चौकस रहने का वादा करते हैं।
हम ईमानदारी से माफी मांगते हैं. हमारे कर्मचारी की लापरवाही के कारण हुई दुर्भाग्यपूर्ण गलती के लिए धन्यवाद 9. गलत तरीके से दर्ज किए गए अवैतनिक चालान दिनांक (तारीख) के बारे में याद दिलाने के लिए धन्यवाद। कृपया हमारे कर्मचारियों के काम में स्पष्टता की कमी को क्षमा करें।
आपको एक बार फिर से चिंता करनी होगी (भीड़ के लिए। यह आपके लिए अनावश्यक परेशानी है)। 10. फोन कॉल के बाद, हमने भुगतान न किए गए चालानों की सूचियों की सावधानीपूर्वक समीक्षा की और आश्वस्त हुए कि हमने गलती की है, जिसकी हम आशा करते हैं। हमें क्षमा करें। हम अपने को बिल्कुल भी उचित नहीं ठहराते। हमें यकीन नहीं है, लेकिन हमें ऐसी उम्मीद है. आप हमारा ऑर्डर पूरा करते रहेंगे. ग्यारह।
माफी पत्र का पाठ एक नियमित व्यावसायिक पत्र से बहुत अलग नहीं है। दोनों ही मामलों में, प्राप्तकर्ता, पत्र का विषय और अपील औपचारिक हो जाती है। यह सलाह दी जाती है कि विषय में इस बात पर जोर न दिया जाए कि यह माफी है; इसे तटस्थ बनाना बेहतर है, उदाहरण के लिए, "अनुबंध संख्या 254-डी-केपी के तहत उत्पादन पर," या कुछ भी इंगित न करें।
इसके अलावा, यह बताना आवश्यक नहीं है कि कलाकार कौन है। माफी पत्र पर संगठन के शीर्ष प्रबंधक के हस्ताक्षर होंगे, खास बात यह है कि यह ज्यादा औपचारिक नहीं लगे. यह धारणा बनाना आवश्यक है कि कंपनी का प्रमुख समस्या से अवगत है और घायल पक्ष से व्यक्तिगत रूप से माफी मांगने के लिए तैयार है। पूरा पत्र कॉर्पोरेट लेटरहेड पर मुद्रित किया जाता है, प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है, जिसके बाद इसे पंजीकृत किया जाता है और प्राप्तकर्ता कंपनी को भेजा जाता है। माफी पत्र का पाठ इसके स्वरूप के अनुसार, पाठ को 3 भागों में विभाजित किया गया है: परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष।
किसी संगठन से माफी का पत्र उदाहरण नमूना
केवल अपराध की स्पष्ट स्वीकृति ही इसके प्रवर्तक के प्रति और संभवतः, उसके साथ व्यावसायिक संपर्कों को और अधिक सद्भावना बनाए रख सकती है। माफी पत्र का सर्वोत्तम संस्करण इस प्रकार दिखता है:
- वर्तमान स्थिति के बारे में खेद और गहरी चिंता व्यक्त करना;
- असुविधा के लिए ईमानदारी से क्षमा याचना;
- समस्या को दूर करने और भविष्य में इसकी पुनरावृत्ति से बचने के उद्देश्य से संकलक की आगे की कार्रवाइयों की व्याख्या;
- संबोधक के साथ आगे के संयुक्त सहयोग के तथ्य के प्रवर्तक के लिए महान महत्व का एक अनुस्मारक।
पत्र लिखते समय, "हम इसके लिए क्षमा चाहते हैं...", "कृपया हमारी ईमानदारी से क्षमायाचना स्वीकार करें...", "मुझे आपसे क्षमायाचना करने की अनुमति दें..." या "हमें इसके लिए सचमुच खेद है..." जैसे वाक्यांश लिखें। मानक के रूप में उपयोग किया जाता है। यह अनुशंसा की जाती है कि पत्र मूल कंपनी के लेटरहेड पर तैयार किया जाए।
आपको विवरणों को अलंकृत नहीं करना चाहिए या, विशेष रूप से, गैर-मौजूद लोगों का आविष्कार नहीं करना चाहिए - इससे कुछ भी अच्छा नहीं होगा। यह भी सलाह दी जाती है कि "गलतफहमी थी", "छोटी समस्या", "आकस्मिक देरी" आदि जैसे वाक्यांशों से बचें। अगर आपको लगता है कि जो स्थिति पैदा हुई है वह वाकई एक छोटी सी गलतफहमी है तो आपको इस बात के बारे में सोचना चाहिए कि यह क्लाइंट के लिए कितनी बड़ी परेशानी हो सकती है। उदाहरण के लिए: बिक्री विभाग में हुई एक त्रुटि के कारण उत्पादों की डिलीवरी में देरी हुई: एक गलती के कारण, एप्लिकेशन में गलत उत्पाद कोड दर्ज किया गया था। अफसोस, शोक की अभिव्यक्ति यहां मुख्य बात यह है कि खुद को न दोहराएं और दोबारा माफी मांगना शुरू न करें। ऐसा पत्र के आरंभ में एक बार पहले ही किया जा चुका है, अब इसकी आवश्यकता नहीं है। इस भाग का उद्देश्य ग्राहक को यह स्पष्ट करना है कि एक अप्रिय घटना सामान्य नियम का अपवाद है। उदाहरण के लिए: हम बेहद परेशान हैं कि आपको हमारे कार्यालय आने-जाने में समय बर्बाद करना पड़ा।
तुमने गड़बड़ कर दी। ग्राहक गुस्से में है और आपसे बात नहीं करना चाहता. और यदि वह चाहता है, तो केवल अल्पज्ञात वाक्यांशों में जो सुनने में हमेशा सुखद नहीं होते।
हाँ, ऐसे ग्राहक भी हैं जो बात-बात पर पहाड़ बना देते हैं या अचानक कोई समस्या खड़ी कर देते हैं। आपको उन्हें हमेशा के लिए अलविदा कहने की ज़रूरत है और खुश होना चाहिए कि एक काली सूची है जो आपको अपने ग्राहकों से किसी व्यक्ति को हमेशा के लिए हटाने में मदद करती है।
लेकिन अगर आप वास्तव में खराब हो गए हैं और स्थिति को ठीक करना चाहते हैं, तो आपको अलग तरीके से कार्य करने की आवश्यकता है।
किसी ने एक बार कहा था: "निष्क्रियता विनाश को जन्म देती है". इसमें सच्चाई का आभास है. विनाश से बचने के लिए, आइए कार्रवाई करें।
जब कोई टकराव पैदा हो रहा हो, तो आपको तुरंत सभी पक्षों को सुलझाना होगा। अनुभवी कंपनियां तब महसूस करती हैं जब कोई ग्राहक असंतुष्ट होता है और सभी मोर्चों पर दावा ठोकने की तैयारी कर रहा होता है। यह सर्वोत्तम स्थिति है. आख़िरकार, अभी भी नियामक संस्थाएँ हैं जिनसे वह संपर्क कर सकता है ताकि वे आपसे मिल सकें और कानून के अनुसार आपको उचित रूप से दंडित कर सकें।
इस मामले में आदर्श विकल्प यह है कि ग्राहक आपके साथ सहयोग करना बंद कर दे और कोई शोर न मचाए। मैं बस तुम्हारे बारे में भूल गया. उनके पास कार्यवाही के लिए समय नहीं है.
हालाँकि, स्थितियाँ भिन्न हैं। इसलिए, पहल करना और माफी मांगना हमेशा बेहतर होता है।
इस लेख में हम इस बारे में बात करेंगे कि किसी ग्राहक को वापस पाने या कम से कम उसे आश्वस्त करने के लिए माफी पत्र कैसे लिखा जाए।
माफ़ी कब मांगनी है?
हमेशा जब तुम गड़बड़ करते हो.
- अनुबंध के व्यक्तिगत खंडों या ग्रहण किए गए दायित्वों को पूरा करने में विफलता।
- आपने या आपके कर्मचारियों ने व्यावसायिक शिष्टाचार का उल्लंघन किया है। उन्होंने किसी ग्राहक का अपमान किया या बुरा मजाक किया।
- उन्होंने गलती से समय सीमा समाप्त हो चुका, दोषपूर्ण या निम्न-गुणवत्ता वाला उत्पाद बेच दिया।
- अप्रत्याशित बड़ी परिस्थितियाँ उत्पन्न हुईं जिसके कारण अनुबंध की शर्तों का उल्लंघन हुआ।
कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न हो जाती हैं जिन्हें आप समय रहते प्रभावित नहीं कर सकते और ठीक नहीं कर सकते। लेकिन अगर दोष आप पर आता है तो आपको माफ़ी मांगनी होगी.
- सही स्थिति में खड़े हो जाओ
बेशक, पत्र की शुरुआत में आपको नमस्ते कहना होगा और अपना परिचय देना होगा। इसके बाद, हम गलती स्वीकार करते हैं।
यह क्लाइंट के लिए महत्वपूर्ण है. उसे यह देखने की ज़रूरत है कि आप वास्तव में ईमानदारी से जानते हैं कि क्या हुआ और आपको इसका पछतावा है।
- परिणामों के बारे में बात करें
आपकी गलती के आधार पर, ग्राहक को वित्तीय नुकसान उठाना पड़ सकता है।
ऐसा कहें और पूछें कि आप कैसे सुधार कर सकते हैं। आप ग्राहक को बनाए रखना चाहते हैं. आपको उसे फिर से खुश करने की जरूरत है। ऐसा करने के लिए, आपको एक ऐसी स्थिति बनाने की ज़रूरत है जिसमें उसे लगे कि उसने कुछ भी नहीं खोया है। तुमने उसे हर चीज़ का मुआवजा दिया।
- कारण स्पष्ट करें
हमें बताएं कि ऐसा क्यों हुआ.
ऐसा लग सकता है कि ग्राहक के लिए इससे वास्तव में कोई फर्क नहीं पड़ता। लेकिन इस तरह आप उसे दिखाते हैं कि आप वास्तव में अपनी समस्या को समझते हैं और स्थिति को समझते हैं।
- किए गए उपायों की रिपोर्ट करें
ग्राहक को बताएं कि आपने यह सुनिश्चित करने के लिए क्या किया है कि उसके या अन्य ग्राहकों के साथ ऐसी ही स्थिति दोबारा न हो।
इस तरह वह देखेगा कि आप वास्तव में अपने ग्राहकों की परवाह करते हैं और अपने काम के प्रति जिम्मेदार दृष्टिकोण अपनाते हैं।
- सुधार करो
यह शायद सबसे महत्वपूर्ण कदमों में से एक है. आपको सुधार करने की ज़रूरत है ताकि ग्राहक वापस लौट आए या कम से कम नाराज़ होना बंद कर दे।
आप ग्राहक को छूट, उपहार, बोनस या कुछ और मूल्यवान चीज़ की पेशकश कर सकते हैं।
इसके अलावा, ग्राहक को यह महसूस करना चाहिए कि आप ऐसा इसलिए नहीं कर रहे हैं ताकि वह अपनी नकारात्मकता से छुटकारा पा सके, बल्कि इसलिए कि आप अपने ग्राहकों से प्यार करते हैं और हर संभव प्रयास करने के लिए तैयार हैं ताकि वे भी आपकी कंपनी से प्यार करें और नकारात्मक भावनाओं का अनुभव न करें।
- कार्यवाई के लिए बुलावा :)
निःसंदेह, यह आवश्यक नहीं है. लेकिन हम कॉपीराइटर हैं. हम इसके बिना क्या कर सकते थे?
इस बिंदु पर, आप ग्राहक को दोपहर के भोजन के लिए, एक कप कॉफी के लिए आमंत्रित कर सकते हैं, या स्थिति पर चर्चा करने और आई पर बिंदुवार करने के लिए उसे कार्यालय में आने के लिए बुला सकते हैं।
या बस एक प्रतिक्रिया पत्र लिखने और उस पते को इंगित करने के लिए कहें जहां आप माफी के रूप में उपहार लाएंगे।
माफ़ी पत्र का ख़राब उदाहरण
इस लेख को तैयार करने में, मैंने माफी पत्रों के उदाहरण देखे जो अन्य कंपनियां उपयोग करती हैं। यहाँ उनमें से एक है जो मुझे मिला।
इस पत्र को पढ़ते समय, मुझे नहीं लगता कि कंपनी को वास्तव में स्थिति पर पश्चाताप है और वह अपना अपराध स्वीकार करती है। यह पाठ पर्याप्त नहीं है.
यह एक टेम्पलेट की तरह है जिसे एक सचिव ने कुछ संपादनों के साथ हर दिन असंतुष्ट ग्राहकों को भेजने के लिए तैयार किया है। उदाहरण के लिए, आप नाम, स्थिति बदल सकते हैं और यह पत्र असंतुष्ट ग्राहक के हर मामले में फिट होगा।
लेकिन यह एक टेम्पलेट है. और पैटर्न हमेशा महसूस किये जाते हैं। उनमें कोई ईमानदारी नहीं है.
बेहतर उदाहरण
एक अन्य साइट पर मुझे एक टेम्प्लेट मिला जिसका उपयोग स्टोर अपने माल में देरी होने पर कर सकते हैं।
इस पत्र में माफी, कारण की व्याख्या और सुधार करने की इच्छा शामिल है।
मुझे कोई बेहतर उदाहरण नहीं मिला. इसलिए, मैंने माफी पत्र का अपना संस्करण लिखने का निर्णय लिया ताकि यदि आवश्यक हो तो आप इसका संदर्भ ले सकें।
डेनिस कप्लुनोव ने एक प्रिंटर कैसे खरीदा
मैंने लंबे समय तक सोचा कि किस स्थिति में माफीनामा लिखना है, और मुझे याद आया कि कैसे दो साल पहले डेनिस कप्लुनोव ने एल्डोरैडो स्टोर से अपने कार्यालय के लिए एक उत्कृष्ट प्रिंटर खरीदा था।
उदाहरण के लिए, हम एक मुद्रित वाणिज्यिक प्रस्ताव को अपने हाथों में पकड़ सकते हैं और उसे पढ़ सकते हैं, जैसे ग्राहक करते हैं। कागज पर सब कुछ अलग दिखता है. हम तुरंत देखते हैं कि क्या सुधार करने, हटाने या बदलने की आवश्यकता है।
इसलिए। सुबह, संतुष्ट डेनिस अपनी बांह के नीचे एक बड़ा बक्सा लेकर कार्यालय पहुंचा। इसमें एक महँगा प्रिंटर था। हम इसे स्वयं कनेक्ट नहीं कर सके. इसलिए, उन्होंने उसी स्टोर से एक विशेषज्ञ को बुलाया। उन्होंने इसे तीन घंटे में पूरा किया और हमने व्यावसायिक प्रस्ताव छापना शुरू कर दिया।
दो दिन बाद तक प्रिंटर ने काम करना बंद कर दिया, तब तक सब कुछ ठीक था। वह बस अजीब आवाजें निकालता था, कभी-कभी कागज चबाता था, लेकिन कोई नतीजा नहीं निकलता था।
हमने एल्डोरैडो से संपर्क किया। उन्होंने इसे ठीक कर दिया. दो सप्ताह बाद प्रिंटर ने दोबारा प्रिंट करने से इनकार कर दिया।
हमने फिर एल्डोरैडो का रुख किया। ख़ैर, वे ऐसे ही निकले। डेनिस वहां गया और एक घंटे बाद स्टोर से एक आदमी को लाया जिसे स्थिति को सुलझाना था।
मास्टर ने डिजाइनरों में से एक का कार्यस्थल ले लिया और स्मार्ट होने का नाटक करते हुए, प्रिंटर के साथ काम करते हुए एक घंटा बिताया।
एक घंटे बाद वह उठे और कहा कि सुई में कुछ दिक्कत है. मैं जांच के लिए प्रिंटर को स्टोर पर ले गया। उन्होंने परिणामों की रिपोर्ट करने का वादा किया।
परिणाम से शून्य जानकारी प्राप्त हुई। दो हफ्ते बाद, डेनिस फिर से स्टोर पर गया।
परिणामस्वरूप, प्रिंटर हमें वापस नहीं लौटाया गया। डेनिस ने इस स्टोर के प्रति अपने प्यार के बारे में फेसबुक पर एक लंबी पोस्ट लिखी।
यह एक आधिकारिक पत्र है, जो किसी आदेश के देर से निष्पादन, बैठक में देर से आने, लेखांकन त्रुटियों, अनुबंध की शर्तों के उल्लंघन आदि के लिए क्षमा करने का अनुरोध व्यक्त करता है।
इसलिए, अपने अपराध का एहसास होने पर, आपको निश्चित रूप से माफी मांगनी चाहिए और यह सुनिश्चित करने के लिए सभी आवश्यक उपाय करने चाहिए कि ऐसी दुर्भाग्यपूर्ण घटनाएं दोबारा न हों। उदाहरण के लिए:
श्रीमान! हमारी चिंता की चिंता में.
हम अपनी असावधानी और गण्डमाला को बिल्कुल भी उचित नहीं ठहराते हैं "हम आपको हुए नुकसान की भरपाई के लिए आपसे संपर्क कर रहे हैं। हमें उम्मीद है कि आप भविष्य में भी हमारी सेवाओं का उपयोग करना जारी रखेंगे, और हम ऐसी अस्वीकार्य गलतफहमियों से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे। एक बार फिर हम सोया से माफ़ी मांगते हैं.
विशिष्ट टर्नओवर
माल की डिलीवरी में देरी के लिए खेद है
1 माल की डिलीवरी में देरी के लिए खेद है। यह हमारी गलती थी। परेशानी के लिए खेद है।
2 कार्यालय प्रबंधक की गलती के कारण आपका ऑर्डर दिनांक (तारीख) समय पर हमारे परिवहन विभाग तक नहीं पहुंचा। माल में देरी के लिए हम क्षमा चाहते हैं और आपको आश्वस्त करते हैं कि भविष्य में हम आपके ऑर्डर पर विशेष ध्यान देंगे।
3 कर्मचारी जो आपके ऑर्डर को पूरा करने के लिए जिम्मेदार थे, उन्होंने माल की डिलीवरी में देरी के लिए माफी मांगते हुए गलती की
4 हमारे उत्पादन विभाग ने ऑर्डर किए गए सामान के लिए शिपमेंट शेड्यूल की गलत योजना बनाई और परिणामस्वरूप देरी हुई। कृपया अपने ऑर्डर को पूरा करने में देरी के लिए हमें क्षमा करें।
5 उत्पादन कठिनाइयों के कारण, हम आपके द्वारा ऑर्डर किया गया सामान समय पर भेजने में असमर्थ थे और देरी के लिए हम आपसे ईमानदारी से माफी मांगते हैं।
6 (तारीख) से आपके आदेश की देर से पूर्ति के लिए हमें आपसे क्षमा मांगनी है
7 हमने आपके सभी आदेशों की सावधानीपूर्वक समीक्षा की और सुनिश्चित किया कि हमसे गलती हुई है, जिसके लिए हमें आशा है कि आप हमें क्षमा कर देंगे
8 एक बार फिर हम अनावश्यक परेशानी के लिए क्षमा चाहते हैं। हमें आशा है कि इस गलतफहमी का हमारे भविष्य के संबंधों पर नकारात्मक प्रभाव पड़ेगा और आप भविष्य में हमारी कंपनी की सेवाओं का उपयोग करना जारी रखेंगे।
9 हम आपको आश्वस्त करते हैं कि भविष्य में हम ऐसी अप्रिय चूकों से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे
बिलों के देर से भुगतान के लिए क्षमायाचना
1 हिसाब-किताब में लापरवाही के कारण आपके बिलों का भुगतान समय पर नहीं हुआ, भुगतान करा दिया जायेगा। देरी के लिए तुरंत खेद है
2 आपके चालान की तारीख (तारीख) हमारे लेखा विभाग द्वारा गलत तरीके से दर्ज की गई थी और इसलिए भुगतान नहीं किया गया। इस दुर्भाग्यपूर्ण त्रुटि के लिए खेद है, जिसे हम तुरंत ठीक कर देंगे
3 दुर्भाग्य से, बैंक ने आपको पैसे हस्तांतरित करने के हमारे आदेश को समय पर पूरा नहीं किया। भुगतान में देरी के लिए हम ईमानदारी से क्षमा चाहते हैं
4 हमें बहुत खेद है कि आपका पिछला बिल लंबे समय तक भुगतान नहीं किया गया। इस लापरवाही के लिए हम हृदय से क्षमा चाहते हैं
5 भुगतान हमारे लेखा विभाग में कार्मिक परिवर्तन के माध्यम से किया गया था। काफी देर हो गई कृपया हमें क्षमा करें
6 हमारे लेखा विभाग को एक नए कार्यालय में ले जाने के कारण बिलों के भुगतान में देरी हुई। हम ईमानदारी से आपसे हमें क्षमा करने के लिए कहते हैं।
7 हम अपने लेखांकन में भ्रम के लिए क्षमा चाहते हैं और भविष्य में अधिक सावधान रहने का वादा करते हैं।
8 हमारे कर्मचारी की लापरवाही के कारण हुई दुर्भाग्यपूर्ण गलती के लिए हम ईमानदारी से माफी मांगते हैं
9 अवैतनिक चालान दिनांक (तारीख) के बारे में याद दिलाने के लिए धन्यवाद, जो गलत तरीके से पंजीकृत किया गया था। कृपया हमें क्षमा करें कि हमारे कर्मचारियों के काम में स्पष्टता की कमी ने आपको एक बार फिर चिंतित कर दिया (आपको अनावश्यक परेशानी पैदा करने के लिए)।
10 टेलीफोन कॉल के बाद, हमने भुगतान न किए गए चालानों की सूचियों को ध्यान से देखा और आश्वस्त हो गए कि हमने गलती की है, जिसके लिए, हम आशा करते हैं, आप हमें माफ कर देंगे। हम अपने अनादर को बिल्कुल भी उचित नहीं ठहराते, लेकिन हमें आशा है कि आप हमारे आदेशों को पूरा करना जारी रखेंगे.
11 एक बार फिर हम भुगतान में देरी के लिए माफी मांगते हैं और आश्वासन देते हैं कि भविष्य में हम ऐसी कष्टप्रद चूक से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे।
मीटिंग के लिए देर से आने, प्रतिक्रिया में देरी के लिए खेद है
1 कल की बैठक में देर से आने के लिए हम ईमानदारी से माफी मांगते हैं
2 मुझे बहुत खेद है (ईमानदारी से खेद है) कि मेरे लिए इतनी लंबे समय से प्रतीक्षित और महत्वपूर्ण बैठक नहीं हुई
3 आपका कीमती समय बर्बाद करने के लिए मैं ईमानदारी से माफी मांगता हूं (क्षमा करें)।
4 मुझे विश्वास था कि हमारी बैठक (तारीख) को होनी चाहिए थी। एक बार फिर मैं असुविधा के लिए माफी मांगता हूं और यदि संभव हो तो आपके लिए सुविधाजनक समय पर दूसरी बैठक की व्यवस्था करने के लिए कहता हूं।
5 यदि आप दूसरी बैठक के लिए सहमत होते हैं तो मैं हृदय से आभारी रहूंगा। आपको परेशानी पहुंचाने के लिए मैं क्षमा चाहता हूं।
6 किसी मीटिंग के लिए देर से आने पर मुझे बहुत बुरा लगता है।
7 समस्या के लिए समर्पित अंतर्राष्ट्रीय सम्मेलन में भाग लेने के लिए आपके निमंत्रण का जवाब देने में देरी के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ (क्षमा करें)
8 मुझे बहुत खेद है कि मैं आपके निमंत्रण का उत्तर समय पर नहीं दे सका और आपको धन्यवाद देता हूं, लेकिन मुद्दा यह है
9 उत्तर देने में हुई देरी के लिए हम हृदय से क्षमा चाहते हैं, किस कारण से ऐसा हुआ
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माफ़ी पत्र
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माफ़ी पत्र कैसे लिखें
हमारे जीवन में ऐसे कई मामले आते हैं जब लोग गलतियाँ करते हैं। कभी-कभी ये गलतियाँ अन्य लोगों को प्रभावित कर सकती हैं और यह आश्चर्य की बात नहीं है कि इस मामले में, दोष पूरी तरह से अपराधी पर होगा। लेकिन हम सब एक साथ रहते हैं, काम करते हैं, यानी एक साथ रहते हैं, इसलिए आपके पास छिपने के लिए जगह नहीं होगी। हालाँकि, आपके पास हमेशा माफी माँगने का मौका होता है। बेशक, आप उस व्यक्ति का अनुसरण कर सकते हैं और बहाने ढूंढ सकते हैं, लेकिन लिखित रूप में माफ़ी मांगना बेहतर है - एक पत्र भेजकर।
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी गलती कितनी गंभीर थी, तथ्य यह है कि जो कुछ भी हुआ उसके लिए आप जिम्मेदार हैं और आप इसे जानते हैं। कुछ लोगों में शायद उन लोगों के सामने खड़े होने और उनकी आंखों में सीधे माफी मांगने का साहस नहीं होता है, जबकि अन्य बस चुपचाप खड़े रहते हैं। यदि आप इनमें से किसी भी श्रेणी में आते हैं, तो संभवतः सबसे अच्छा यह होगा कि आप कलम और कागज को ही काम करने दें। कंप्यूटर और पत्र को प्रिंट करने के बारे में भूल जाइए: हर कोई जानता है कि एक ईमानदार माफी पत्र हाथ से लिखा जाना चाहिए।
किसी भी अवसर के लिए माफी पत्र लिखने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
सम्मान से रहो
यदि आप किसी व्यक्ति का सम्मान पाना चाहते हैं तो पहला कदम आपको ही उठाना होगा। मैत्रीपूर्ण अभिवादन के साथ शुरुआत करें और सुनिश्चित करें कि आपने उसका नाम सही ढंग से लिखा है। कोई भी, यहां तक कि सबसे मामूली गलती भी पूरे पत्र को बर्बाद कर सकती है और आपको फिर कभी माफी मांगने का अवसर नहीं मिलेगा।
समझदार बने
यदि आप अभी भी योजना बना रहे हैं कि कैसे और कहां छिपना है ताकि अपने किए के लिए माफी न मांगनी पड़े, तो इसका मतलब है कि आपको बिल्कुल भी पछतावा नहीं है! लेकिन यदि आप यह पत्र लिखते हैं, तो संक्षेप में और धीरे से समझाने का प्रयास करें कि सब कुछ इस तरह से क्यों हुआ और अन्यथा नहीं। कृपया ध्यान दें कि आपको बहाने बनाकर इसे ज़्यादा नहीं करना चाहिए क्योंकि यदि प्राप्तकर्ता को लगता है कि आप अत्यधिक रक्षात्मक हैं और बहुत सारे बहाने बना रहे हैं, तो ऐसा लगेगा कि आपको बिल्कुल भी खेद नहीं है।
भविष्य की तरफ देखो
स्वीकार करें कि जो हो गया वह हो गया, इसलिए रिश्ते में सुधार की संभावनाओं के बारे में स्पष्ट होने का प्रयास करें। आप यह वादा करके शुरुआत कर सकते हैं कि अप्रिय घटना दोबारा कभी नहीं होगी और जो हुआ उसे भूलने के लिए कहें। समझें कि माफी मांगने में समय लग सकता है, खासकर अगर अपराध बहुत गंभीर हो। फिर भी, एक अच्छी तरह से लिखा और ईमानदार माफी पत्र आहत भावनाओं को कम कर सकता है और सुलह के नए अवसर प्रदान कर सकता है।
पत्र दोबारा पढ़ें
कभी भी पत्र ख़त्म करने के तुरंत बाद न भेजें। इसे स्वयं पढ़ने का प्रयास करें और सभी वाक्यांशों को सुनें - कल्पना करें कि आप ही वह आहत व्यक्ति हैं। विश्लेषण करें कि क्या आप तुरंत अपने शब्दों का अर्थ समझ सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो कोई निष्कर्ष निकाल सकते हैं। यह समझने की कोशिश करें कि आपका संदेश पढ़ते समय प्राप्तकर्ता कैसा महसूस करेगा। अपने संदेश को इस तरह से अनुकूलित करने का प्रयास करें कि वह सही नोट्स को हिट कर सके और सही कॉर्ड को छू सके। व्याकरणिक और वर्तनी संबंधी त्रुटियों के लिए पाठ की जाँच करना न भूलें।
माफी पत्र लिखने में कुछ भी निंदनीय नहीं है, खासकर यदि आप संदेश में लिखे गए प्रत्येक शब्द को गहरा अर्थ देते हैं। यदि इससे चीजें ठीक नहीं होती हैं, तो इसका मतलब है कि वह बहुत नाराज है या इससे भी बदतर, वह आपको माफ नहीं करना चाहता है। परेशान न हों और बस इस व्यक्ति को कुछ समय दें। मायने यह रखता है कि आपने वास्तव में प्रयास किया और सुलह की दिशा में एक कदम उठाया।
एक बार जब वह व्यक्ति आपकी माफी स्वीकार कर लेता है, तो आप अपनी पीठ थपथपा सकते हैं कि लक्ष्य हासिल कर लिया गया है, लेकिन साथ ही खुद से वादा करें कि आप भविष्य में वही गलती नहीं दोहराएंगे। माफी पत्र तब काम नहीं करते जब उनका अत्यधिक उपयोग किया जाता है और लोग उन्हें लिखकर अधिकतम लाभ उठाने की कोशिश करते हैं।
शिष्टाचार पत्र
पेशेवरों के लिए अग्रणी प्रकाशन
श्रेणी: कार्यालय का काम
क्या आपको कभी ऐसी स्थितियों में पत्र लिखना पड़ा है जहां आपको ध्यान देने, भागीदारी प्रदर्शित करने, कृतज्ञता व्यक्त करने आदि की आवश्यकता है। ऐसे पत्रों में कृतज्ञता पत्र, बधाई पत्र, माफी पत्र, शोक पत्र, निमंत्रण पत्र शामिल हैं। आप उनके डिज़ाइन और सामग्री की विशेषताओं के बारे में क्या जानते हैं?
शिष्टाचार फ्रांसीसी मूल का एक शब्द है, जिसका मूल अर्थ "टैग", "लेबल" है। शिष्टाचार एक सुसंस्कृत व्यक्ति के व्यवहार के नियम हैं, संचार लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण और साथ ही किसी व्यक्ति की सामान्य संस्कृति की अभिव्यक्ति है। शिष्टाचार के नियमों का उपयोग किसी विशिष्ट संचार स्थिति की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए किया जाता है।
लिखित व्यावसायिक शिष्टाचार (भाषण शिष्टाचार) स्थिर भाषा वाक्यांशों का एक सेट है जो पत्र के लेखक को किसी भी स्थिति में विनम्र और मैत्रीपूर्ण बने रहने में मदद करता है। पत्राचार में शिष्टाचार वाक्यांशों में एक परिचयात्मक पता ("प्रिय"), एक समापन वाक्यांश ("सम्मान के साथ"), पत्र के पाठ में आगे सहयोग की आशा व्यक्त करने वाले वाक्यांश आदि शामिल हैं। किसी भी व्यावसायिक पत्र में शिष्टाचार प्रकृति के तत्व शामिल होते हैं इसकी संरचना में. लेकिन शिष्टाचार वाक्यांशों के अलावा जो किसी भी पत्र में हो सकते हैं, एक विशेष प्रकार के अक्षर भी होते हैं जिन्हें शिष्टाचार कहा जा सकता है।
"शिष्टाचार पत्र" एक सामूहिक अवधारणा है; इसमें कई प्रकार के पत्र शामिल हैं जो उत्पादन स्थितियों में नहीं, बल्कि उन स्थितियों में तैयार किए जाते हैं जहां आपको ध्यान दिखाने, भागीदारी प्रदर्शित करने, आभार व्यक्त करने आदि की आवश्यकता होती है।
शिष्टाचार पत्रों में कृतज्ञता पत्र, बधाई पत्र, माफी पत्र, शोक पत्र, निमंत्रण पत्र शामिल हैं।
सामान्य तौर पर, शिष्टाचार पत्र व्यावसायिक पत्रों की तरह ही तैयार किए जाते हैं। एक नियम के रूप में, शिष्टाचार पत्र लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं और संगठन के प्रमुख या अन्य अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं, यदि उन्हें यह अधिकार दिया गया है। कुछ मामलों में, शिष्टाचार पत्र लिखने के लिए विशेष रूपों का उपयोग किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, कृतज्ञता पत्र लिखने के लिए (विशेषकर यदि ये पत्र प्रोत्साहन का एक रूप हैं), बधाई या निमंत्रण पत्र लिखने के लिए।
यदि एक शिष्टाचार पत्र लेटरहेड पर तैयार किया जाता है, तो किसी अन्य व्यावसायिक पत्र के समान ही विवरण का उपयोग किया जाता है: पताकर्ता, पत्र की तारीख, पंजीकरण संख्या, हस्ताक्षर, निष्पादक के बारे में नोट।
शिष्टाचार पत्रों में हमेशा प्राप्तकर्ता के लिए एक परिचयात्मक पता होता है:
यदि पत्र संगठन के कर्मचारियों या लोगों के एक विशिष्ट समूह को संबोधित है, तो अपील इस प्रकार हो सकती है:
वीआईपी (वी.आई.पी. – अति महत्वपूर्ण व्यक्ति) को सम्बोधित करते समय “प्रिय” सम्बोधन करें। " न केवल एक उच्च अधिकारी (सरकार का सदस्य, राज्यपाल, महापौर), बल्कि विज्ञान, कला का एक सम्मानित कार्यकर्ता, एक प्रसिद्ध सार्वजनिक व्यक्ति, डिप्टी और किसी संगठन का प्रमुख भी एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण व्यक्ति माना जाता है।
माफी के पत्र
आपको लिखित रूप में कब माफ़ी मांगनी चाहिए?
उस स्थिति में जब आपने किसी व्यक्ति को ठेस पहुंचाई हो या किसी तरह से उसे ठेस पहुंचाई हो, यहां तक कि अनजाने में भी।
माफी पत्र कैसा होना चाहिए?
ईमानदार और स्पष्टवादी. इसमें केवल सत्य होना चाहिए। कोई भी आपत्ति, छल-कपट, कारणों और परिस्थितियों की व्याख्या यहां उचित नहीं है।
अपने अपराध की ईमानदारी से स्वीकारोक्ति आपकी पूर्ण क्षमा और भविष्य में आपके बीच अच्छे संबंधों को बनाए रखने में सबसे अच्छा योगदान देती है।
यदि आपकी बदनामी हो, लेकिन आप किसी भी चीज़ के दोषी न हों तो क्या करें?
यदि आप पर अनुचित आरोप लगाया गया है, तो स्थिति को बिना लांछन के समझाने का प्रयास करें, जो अक्सर गलतफहमियों को दूर करने और सच्चाई को बहाल करने में मदद करता है। अपने आप को उचित ठहराते समय, बहुत सावधान रहें यदि किसी अन्य व्यक्ति के सम्मान और प्रतिष्ठा को ठेस पहुँचती है। यदि आप उसके वास्तविक अपराध के बारे में आश्वस्त हैं, तो बेहतर होगा कि पहले उसके साथ संबंध स्पष्ट करें, उसे खुद माफी मांगने का मौका दें, जिससे सच्चाई बहाल हो सके और कम से कम किसी तरह उसकी प्रतिष्ठा बच सके।
आपको अपमान के लिए कब माफ़ी मांगनी चाहिए?
आपको लिखना तभी शुरू करना चाहिए जब आप अंततः शांत हो जाएं, अपनी नसों और दिमाग को व्यवस्थित कर लें। अन्यथा, आप सही स्वर और सही शब्दों का चयन नहीं कर पाएंगे और आपका माफी पत्र वांछित लक्ष्य को प्राप्त नहीं कर पाएगा।
यही बात आपके विरुद्ध अनुचित आरोपों पर भी लागू होती है। स्पष्टीकरण वाला पत्र तभी उठाएं जब नाराजगी कम हो जाए।
शिकायत पत्र के जवाब में माफी पत्र भेजा जाता है। आपको वर्तमान स्थिति के बारे में खेद और व्यक्तिगत चिंता व्यक्त करके शुरुआत करनी चाहिए। यह बताना आवश्यक है कि समस्या को ठीक करने और भविष्य में इसकी पुनरावृत्ति से बचने के लिए क्या कदम उठाए गए हैं/उठाए गए हैं। नीचे आपको माफी पत्र लिखते समय उपयोग किए जाने वाले कुछ वाक्यांश मिलेंगे।
1. वर्तमान स्थिति की जानकारी देने के लिए आभार व्यक्त करना
मामले/मुद्दे/समस्या को हमारे ध्यान में लाने के लिए धन्यवाद।
इस मामले/मुद्दे/मुद्दे को हमारे ध्यान में लाने के लिए धन्यवाद।
मैंने इस घटना के बारे में आपकी सलाह की सराहना की...
इस घटना के बारे में आपका संदेश मेरे लिए बहुत महत्वपूर्ण है।
2. खेद की अभिव्यक्ति
हमें यह सुनकर बहुत दुख हुआ...
हमें बहुत दुःख है कि...
मुझे इस स्थिति पर बहुत खेद है.
मुझे इस स्थिति पर बहुत खेद है.
3. माफ़ी मांगना
हम इसके लिए क्षमा चाहते हैं...
के लिए, हम माफी माँगते हैं...
कृपया हमारी क्षमा याचना स्वीकार करें …
हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें...
4. कंपनी के कार्यों की व्याख्या
कृपया आश्वस्त रहें कि हम…
आश्वस्त रहें कि हम...
आपको मेरा आश्वासन है कि...
मैं आपको गारंटी देता हूं कि...
हुई असुविधा की भरपाई के लिए...
हुई असुविधा की भरपाई के लिए...
हम इस मुद्दे को सुलझाने के लिए वह सब कुछ कर रहे हैं जो हम कर सकते हैं।
हम समस्या/समस्या को हल करने की पूरी कोशिश करेंगे।
मैं आपको आश्वस्त कर सकता हूं कि ऐसा दोबारा नहीं होगा.
मैं आपको आश्वस्त कर सकता हूं कि भविष्य में ऐसा दोबारा नहीं होगा।
मैं इसे तत्काल सुलझाने/समस्या को सुलझाने का प्रयास कर रहा हूं।
मैं इसका तुरंत पता लगाने/इस समस्या को हल करने का प्रयास कर रहा हूं।
कृपया ख़राब सामान लौटा दें, और हम आपको पैसे वापस कर देंगे/उनकी मरम्मत करा देंगे/उन्हें बदल देंगे।
कृपया दोषपूर्ण उत्पाद वापस कर दें और हम आपकी लागत/मरम्मत/विनिमय शुल्क वापस कर देंगे।
5. आपके लिए सहयोग जारी रखना कितना महत्वपूर्ण है, इसकी एक अनुस्मारक
हम आपके रिवाज को अत्यधिक महत्व देते हैं।
आपका सहयोग हमारे लिए बहुत महत्वपूर्ण है.
आपकी संतुष्टि हमारी प्राथमिकता है।
आपकी आवश्यकताओं को पूरा करना हमारी प्राथमिकता है।
माफी पत्र लिखने के लिए अतिरिक्त मानक वाक्यांश
1. हम आपके पत्र की प्राप्ति स्वीकार करते हैं... और हमें बेहद खेद है कि हम आपका ऑर्डर समय पर वितरित नहीं कर पाए। | 1. हम आपका पत्र प्राप्त होने की सूचना देते हैं... और हमें अत्यंत खेद है कि हम आपका ऑर्डर समय पर वितरित नहीं कर पाए। |
2. कृपया देरी और इसके कारण आपको हुई असुविधा के लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें; यह पूरी तरह से हमारे नियंत्रण से परे कारणों से था। | 2. हम आपसे विलंब और इसके कारण आपको हुई असुविधा के लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करने के लिए कहते हैं; जो हुआ वह उन कारणों से हुआ जिन्हें हम किसी भी तरह से रोक नहीं सकते थे। |
3. जब हमें आपका पत्र मिला तो हम वास्तव में व्यथित हो गए...और हमें पता चला कि... | 3. जब हमें आपका पत्र मिला तो हम वास्तव में परेशान हो गए... और पता चला कि... |
4. हमें इस गलती के लिए ईमानदारी से माफी मांगने की जल्दी है। | 4. हम आपसे इस गलती के लिए ईमानदारी से माफी मांगते हैं। |
5. हम इस अत्यंत खेदजनक गलती के लिए एक बार फिर माफी मांगते हैं और भविष्य में इसी तरह की त्रुटियों की पुनरावृत्ति को रोकने के लिए उपाय किए गए हैं। | 5. हम एक बार फिर इस अत्यंत दुर्भाग्यपूर्ण त्रुटि के लिए क्षमा चाहते हैं और भविष्य में ऐसी त्रुटियाँ होने से रोकने के लिए पहले ही कदम उठा चुके हैं। |
6. इस मामले को इतने मैत्रीपूर्ण तरीके से निपटाने के लिए हम आपके बहुत आभारी हैं। | 6. इस मुद्दे को इतने सौहार्दपूर्ण तरीके से सुलझाने के लिए हम आपके बहुत आभारी हैं। |
7. हमें आपके पत्र को देखकर खेद है कि... | 7. हमें आपके पत्र से यह जानकर खेद है कि... |
8. हमें यह जानकर दुख हुआ कि आपको परेशानी हुई... | 8. हमें यह जानकर खेद है कि आपको कठिनाइयों का सामना करना पड़ा... |
9. हमें आशा है कि आप महसूस करेंगे कि हमारी ओर से यह रियायत कठिनाई का संतोषजनक समाधान है। | 9. हमें आशा है कि आप हमारी ओर से दी गई इस रियायत को इस समस्या का संतोषजनक समाधान मानेंगे। |
10. हमें बहुत खेद है कि आपको (विशिष्ट तिथि) पर प्राप्त माल की शिपमेंट (खरीद आदेश संख्या) दोषपूर्ण थी। | 10. हमें बहुत खेद है कि आपके द्वारा प्राप्त माल की शिपमेंट (खरीद आदेश संख्या...) (विशिष्ट तिथि) क्षतिग्रस्त हो गई थी। |
11. हम आपकी निराशा को समझते हैं और उस असुविधा की सराहना करते हैं जो आपके संगठन और इसके परिणामस्वरूप होने वाली लॉजिस्टिक समस्याओं के कारण हुई होगी। | 11. हम आपकी हताशा और इससे आपके संगठन को होने वाली असुविधा और परिणामी आपूर्ति संबंधी समस्याओं को समझते हैं। |
12. इसमें कोई संदेह नहीं है कि हमारे द्वारा भेजा गया उत्पाद उन उच्च मानकों को पूरा नहीं करता है जिनकी हमारे ग्राहक अपेक्षा करते हैं और उन्हें मांग जारी रखनी चाहिए। | 12. इसमें कोई संदेह नहीं है कि हमारे द्वारा भेजा गया उत्पाद उन उच्च मानकों को पूरा नहीं करता है जिनकी हमारे ग्राहक अपेक्षा करते हैं और जिनकी मांग जारी रहनी चाहिए। |
13. अपने उत्पादों की समग्र गुणवत्ता में सुधार के प्रयास में, हमने आपके ऑर्डर के लिए एक नई मिश्रित सामग्री का उपयोग किया। हम मूल नुस्खा पर लौट आए हैं और आपको आश्वस्त कर सकते हैं कि हम अधिक गहन परीक्षण और विकास पूरा करने की प्रक्रिया में हैं। | 13. हमारे उत्पादों की समग्र गुणवत्ता में सुधार करने के प्रयास में, हमने आपके ऑर्डर के लिए एक नई मिश्रित सामग्री का उपयोग किया है। हम मूल फॉर्मूलेशन पर लौट आए हैं और आपको आश्वस्त कर सकते हैं कि हम वर्तमान में अधिक कठोर परीक्षण और विकास कर रहे हैं। |
14. मैं आपसे वादा कर सकता हूं कि भविष्य में उच्चतम गुणवत्ता मानकों को पूरा किया जाएगा क्योंकि बाजार में सर्वोत्तम उत्पाद देने के लिए हमारी प्रतिष्ठा की रक्षा करना हमारे लिए एक प्रमुख प्राथमिकता है। | 14. मैं आपसे वादा कर सकता हूं कि भविष्य में उच्चतम गुणवत्ता मानकों को बनाए रखा जाएगा क्योंकि बाजार में सर्वोत्तम उत्पाद प्रदान करने के लिए हमारी प्रतिष्ठा की रक्षा करना हमारे लिए एक प्रमुख प्राथमिकता है। |
15. फिर से, मैं अपनी गलती के लिए माफी मांगता हूं और इसके परिणामस्वरूप हुई किसी भी असुविधा के लिए खेद व्यक्त करता हूं। | 15. मैं एक बार फिर अपनी गलती और उसके परिणामस्वरूप हुई किसी भी असुविधा के लिए क्षमा चाहता हूँ। |
16. हम प्रतिस्थापन ऑर्डर के उत्पादन में तेजी लाने और इस सप्ताह के अंत तक इसकी डिलीवरी की गारंटी देने के लिए पहले ही अतिरिक्त कर्मचारी ला चुके हैं। हमने अपने शिपर्स से आपके गोदाम की जगह खाली करने के लिए नए शिपमेंट की डिलीवरी से पहले दोषपूर्ण उत्पाद लेने के लिए भी कहा है। | 16. हमने प्रतिस्थापन ऑर्डर के उत्पादन में तेजी लाने के लिए पहले ही अतिरिक्त कर्मचारियों की भर्ती कर ली है, और हम इस सप्ताह के अंत तक इसकी डिलीवरी की गारंटी देते हैं। हमने अपने शिपिंग वाहक से आपके गोदाम में जगह खाली करने के लिए नए शिपमेंट की डिलीवरी से पहले दोषपूर्ण उत्पाद लेने के लिए भी कहा है। |
17. हम पिछले दो वर्षों में हमारी दोनों कंपनियों द्वारा साझा किए गए पारस्परिक रूप से लाभकारी संबंधों को जारी रखने के लिए तत्पर हैं। | 17. हम अपने पारस्परिक लाभकारी संबंध को जारी रखने के लिए तत्पर हैं, जिससे हमारी कंपनियां दो साल से अधिक समय से जुड़ी हुई हैं। |
18. यदि इस मामले के संबंध में आपकी असुविधा को कम करने के लिए हम कुछ और कर सकते हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करने में संकोच न करें। | 18. यदि इस मामले के संबंध में आपकी असुविधा को कम करने के लिए हम कुछ और कर सकते हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करने में संकोच न करें। |
" माफ़ी पत्र
माफ़ी पत्र
माफी पत्र एक प्रकार का व्यावसायिक पत्र है। यदि लेखक अपनी गलती के कारण प्राप्तकर्ता को हुई किसी असुविधा के लिए माफी मांगना चाहता है तो इसे तैयार किया जाता है।
किसी पत्र को प्राप्तकर्ता द्वारा अनुकूल रूप से प्राप्त करने के लिए, यह ईमानदार होना चाहिए और इसमें गलत जानकारी नहीं होनी चाहिए। सभी प्रकार के आरक्षण या छल-कपट लागू करने के साथ-साथ दोष को किसी तीसरे पक्ष पर स्थानांतरित करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। केवल अपराध की स्पष्ट स्वीकृति ही इसके प्रवर्तक के प्रति और संभवतः, उसके साथ व्यावसायिक संपर्कों को और अधिक सद्भावना बनाए रख सकती है।
लेखन नियम
माफी पत्र का सर्वोत्तम संस्करण इस प्रकार दिखता है:
- वर्तमान स्थिति के बारे में खेद और गहरी चिंता व्यक्त करना;
- असुविधा के लिए ईमानदारी से क्षमा याचना;
- समस्या को दूर करने और भविष्य में इसकी पुनरावृत्ति से बचने के उद्देश्य से संकलक की आगे की कार्रवाइयों की व्याख्या;
- संबोधक के साथ आगे के संयुक्त सहयोग के तथ्य के प्रवर्तक के लिए महान महत्व का एक अनुस्मारक।
पत्र लिखते समय, "हम इसके लिए क्षमा चाहते हैं...", "कृपया हमारी ईमानदारी से क्षमायाचना स्वीकार करें...", "मुझे आपसे क्षमायाचना करने की अनुमति दें..." या "हमें इसके लिए सचमुच खेद है..." जैसे वाक्यांश लिखें। मानक के रूप में उपयोग किया जाता है।
यह अनुशंसा की जाती है कि पत्र मूल कंपनी के लेटरहेड पर तैयार किया जाए। माफी पर कंपनी के प्रमुख या किसी अन्य जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, डिप्टी, कार्यवाहक या विभाग प्रमुख।
- विषय-वस्तु:
- कार्यालय का काम
- निवर्तमान दस्तावेज़
- व्यावसायिक पत्राचार
सभी सचिवों को अक्सर माफी सहित विभिन्न पत्र लिखने पड़ते हैं। यदि आप व्यावसायिक शिष्टाचार के नियमों और प्रारूपण आवश्यकताओं को नहीं जानते हैं तो माफी पत्र के पाठ को प्रारूपित करना एक वास्तविक समस्या बन सकता है। इस लेख में, हम विस्तार से देखेंगे कि संगठन और कंपनी के ग्राहकों दोनों के लिए माफी पत्र कैसे लिखा जाए (नमूना पत्र डाउनलोड के लिए उपलब्ध हैं)।
इस लेख से आप सीखेंगे:
- आपको किन मामलों में माफी पत्र लिखना चाहिए?
- माफी पत्र की सामग्री;
- माफी पत्र लिखने के उदाहरण।
आपको किन मामलों में माफी पत्र लिखना चाहिए?
यह स्पष्ट है कि उन मामलों में माफी पत्र की आवश्यकता होती है जहां उन्हें वास्तव में लाने की आवश्यकता होती है। प्रत्येक स्वाभिमानी संगठन को अपनी गलतियों को स्वीकार करने और उन्हें सुधारने में सक्षम होना चाहिए: यह इसका एक अभिन्न अंग है व्यापार को नैतिकता।इसके अलावा, समय पर माफी मांगने से कंपनी की प्रतिष्ठा, महत्वपूर्ण ग्राहकों या भागीदारों को बनाए रखने और नुकसान से बचने में मदद मिलेगी। कभी-कभी माफी के साथ एक उचित समय पर व्यावसायिक पत्र कानूनी विवादों और व्यापक प्रचार से बचने में मदद कर सकता है। अत: प्रत्येक सचिव को ऐसे पत्र लिखने में सक्षम होना चाहिए। इसके अलावा, यह कार्य कुशलतापूर्वक और ईमानदारी से किया जाना चाहिए।
माफ़ी पत्र लिखना कब आवश्यक है?
- के तहत दायित्वों का उल्लंघन समझौता।यह कारण सबसे आम में से एक है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि माफी पत्र संगठन को संबोधित है या ग्राहक को: दोनों मामलों में दायित्वों के उल्लंघन की आवृत्ति लगभग समान है। हालाँकि, आपको उल्लंघनों की गंभीरता को समझना चाहिए; यह बहुत संभव है कि केवल माफी ही पर्याप्त नहीं होगी और आपको अतिरिक्त रूप से एक उपहार भेजने, छूट प्रदान करने आदि की आवश्यकता होगी।
- कंपनी के कर्मचारियों के गलत व्यवहार के लिए भी माफ़ी मांगनी पड़ती है. इस मामले में, यह समझना महत्वपूर्ण है कि कंपनी का प्रत्येक कर्मचारी उसका चेहरा है और उसका व्यवहार आम तौर पर पूरे संगठन की प्रतिष्ठा को प्रभावित करेगा।
- अप्रत्याशित घटना। कोई भी अप्रत्याशित घटना की स्थिति से अछूता नहीं है जो कंपनी की गतिविधियों पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकती है। साथ ही, अपने ग्राहकों को यह समझाना महत्वपूर्ण है कि किसी भी समस्या का कारण वे परिस्थितियाँ हैं जो आपके नियंत्रण से बाहर हैं।
माफी के एक आधिकारिक पत्र में कई पैराग्राफ शामिल होने चाहिए, जिनकी सामग्री को सख्ती से विनियमित किया जाता है। पत्र के पहले पैराग्राफ में ही माफी शामिल होनी चाहिए (पूरे पत्र के लिए एक माफी पर्याप्त होगी)। दूसरा पैराग्राफ उन कारणों और समस्याओं का पूरी तरह से वर्णन करता है कि वर्तमान स्थिति क्यों उत्पन्न हुई, जिसके लिए लिखित माफी की आवश्यकता थी। साथ ही, किसी को जानबूझकर घटना के पैमाने को कम नहीं आंकना चाहिए, इसे एक छोटी सी चूक या गलतफहमी कहना चाहिए।
भले ही आपका संगठन स्वयं को दोषी नहीं मानता है, फिर भी पत्र में यह ध्यान देने योग्य नहीं होना चाहिए। अन्यथा, माफी का पूरा मतलब ही गायब हो जाता है और अपराध अनसुलझा रह जाता है।
अंतिम पैराग्राफ उस स्थिति के दुःख और अफसोस के लिए समर्पित होना चाहिए जो उत्पन्न हुई है। आप उन उपायों के बारे में भी बता सकते हैं जो यह सुनिश्चित करने के लिए उठाए गए हैं कि ऐसी स्थिति दोबारा उत्पन्न न हो। किसी ग्राहक को दिए गए माफी पत्र (नीचे उदाहरण) में माफी के रूप में अतिरिक्त रूप से प्रदान किए गए बोनस के बारे में जानकारी भी हो सकती है।
अंत में, हम यह आशा व्यक्त कर सकते हैं कि ऐसी परिस्थितियाँ दोबारा उत्पन्न नहीं होंगी। इसके अलावा, आप यह उल्लेख कर सकते हैं कि आपकी कंपनी को उम्मीद है कि इससे भविष्य के रिश्तों और सहयोग पर कोई असर नहीं पड़ेगा।
माफी पत्रों के उदाहरणात्मक उदाहरण
इस पैराग्राफ में, हम स्पष्ट रूप से दिखाएंगे कि एक ग्राहक को माफी का पत्र (नमूना) और एक संगठन से माफी का पत्र (नमूना) कैसा दिखना चाहिए।
ग्राहक को नमूना माफी पत्र
शुभ दिन, XXX!
मेरा नाम YYY है, मैं LLC कंपनी का प्रमुख हूं। कल एक समस्या उत्पन्न हुई: जिस डिलीवरी सेवा के साथ हम तीन वर्षों से सहयोग कर रहे थे, वह उसे सौंपे गए कार्य की मात्रा का सामना नहीं कर सकी। परीक्षण समाप्त होने की प्रतीक्षा किए बिना, हमें आपका ऑर्डर वितरित करने के नए तरीके खोजने होंगे। समस्या का समाधान हो गया है, और इसलिए ऑर्डर शिपमेंट के लिए तैयार है। एक ऑपरेटर शीघ्र ही आपसे संपर्क करेगा और स्पष्ट करेगा कि आप उसे प्राप्त करने के लिए कब तैयार हैं।
सुधार करने के लिए, आपके ऑर्डर के साथ आपको एक अनोखा उपहार दिया जाएगा। 15 अप्रैल से पहले ऑर्डर और उपहार आपके पास पहुंच जाएगा।
सादर, YYY LLC के प्रमुख।
ऐसा होता है कि किसी ग्राहक/ग्राहक के साथ टकराव की स्थिति या गलतफहमी पैदा हो जाती है। और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि किसे दोषी ठहराया जाए: एक ग्राहक एक ग्राहक है, और यदि वह असंतुष्ट है, तो वह रूबल में वोट देगा और बस फिर कभी आपकी कंपनी से संपर्क नहीं करेगा। इसके अलावा, वह आसपास के सभी लोगों को बताएगा कि आपने उसके साथ कितना बुरा व्यवहार किया... इसलिए, यदि आपकी कंपनी आगंतुकों, ग्राहकों और ग्राहकों के साथ अच्छे संबंध बनाए रखने में रुचि रखती है, तो आपको स्वैच्छिक, अनैच्छिक और यहां तक कि अस्तित्वहीन गलतियों के लिए माफी मांगने में सक्षम होना चाहिए। इसका साधन क्षमा-याचना पत्र है।
संघर्ष की स्थिति में, जितनी जल्दी हो सके कठिन किनारों को सुचारू करना आवश्यक है। लोगों के साथ काम करने वाले प्रबंधक के अनिवार्य व्यावसायिक गुणों में से एक आधिकारिक शिकायत का अनुमान लगाने की क्षमता है, जिसका पाठ पहले से ही गुस्से से भरे ग्राहक के दिमाग में तुरंत तैयार हो जाता है (यह अच्छा है अगर यह किसी संगठन को संबोधित है, लेकिन OFAS, Rospotrebnadzor और अन्य भी हैं, कोई कम सुखद नहीं, नियंत्रित करने वाले अंग) और इसकी घटना को रोकते हैं।
माफ़ी पत्र व्यावसायिक पत्राचार से संबंधित सबसे कठिन पत्रों में से एक है। सबसे पहले, ग्राहक के साथ अच्छे संबंध बनाए रखने की इच्छा और आपकी कंपनी को "अपना चेहरा न खोना पड़े" के बीच संतुलन बनाए रखना बेहद मुश्किल है। दूसरे, बहुत बार माफी का लेखक अपनी गलतियों के लिए नहीं, बल्कि अधीनस्थ कर्मचारियों या यहां तक कि किसी अन्य विभाग के कर्मचारियों की गलती के लिए माफी मांगता है। लेकिन किसी भी हालत में माफ़ी मांगना ज़रूरी है.
आप माफी पत्र कब लिखते हैं?
निम्नलिखित मामलों में, यदि संभव हो, तो ग्राहक की शिकायतों की प्रतीक्षा किए बिना उसे माफी पत्र भेजने की सलाह दी जाती है:
अनुबंध की शर्तों या ग्रहण किए गए दायित्वों को पूरा करने में विफलता।
व्यावसायिक शिष्टाचार का उल्लंघन या आपकी कंपनी के कर्मचारियों का ग्राहक/ग्राहक कंपनी के कर्मचारियों के प्रति या उनकी उपस्थिति में अनुचित व्यवहार।
अप्रत्याशित घटना की परिस्थितियाँ अनुबंध के उल्लंघन की ओर ले जाती हैं। हाँ, आप शहर में बड़े पैमाने पर बिजली कटौती, बाढ़ या भूकंप के लिए ज़िम्मेदार नहीं हैं। लेकिन ये तो कहना ही पड़ेगा.
माफी पत्र की संरचना
माफी पत्र एक प्रकार का व्यावसायिक पत्र है, इसलिए इसकी रचना और संरचना के नियम किसी अन्य पत्र की रचना और संरचना के नियमों से विशेष रूप से भिन्न नहीं होते हैं। व्यावसायिक पत्र लिखने के सार्वभौमिक नियम यहां वर्णित हैं।
पत्र की विषय पंक्ति में विशेष रूप से यह इंगित करने की आवश्यकता नहीं है कि यह माफी है। इसे तटस्थ रहने दें: "अनुबंध संख्या के तहत डिलीवरी पर...", "पूर्णता के प्रमाण पत्र पर हस्ताक्षर करने पर," आदि।
माफी पत्र का पाठ विभाग या उससे भी बेहतर संगठन के प्रमुख की ओर से लिखा जाता है। इससे पता चलता है कि प्रबंधन समस्या से अवगत है और इसे हल करने के लिए व्यक्तिगत रूप से प्रतिबद्ध है। उन्हीं कारणों से, अपेक्षित "कलाकार" के बिना करना बेहतर है।
पत्र कंपनी के लेटरहेड पर मुद्रित होता है और सामान्य तरीके से आउटगोइंग के रूप में पंजीकृत होता है।
पत्र के पाठ को कई अर्थपूर्ण भागों में विभाजित किया जा सकता है:
क्षमायाचना
यह पहला पैराग्राफ या वाक्य है. पत्र की शुरुआत में केवल एक बार माफ़ी मांगी जाती है!
उदाहरण के लिए:
प्रिय अलेक्जेंडर ओलेगॉविच!
वर्तमान स्थिति के संबंध में, हम अपने कर्मचारी के कार्यों के लिए आपसे माफ़ी मांगना चाहते हैं..."
कारणों की व्याख्या
पत्र के इस भाग में आप उन कारणों के बारे में लिखते हैं जिनके कारण संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हुई। आपको विवरणों को अलंकृत नहीं करना चाहिए या, विशेष रूप से, गैर-मौजूद लोगों का आविष्कार नहीं करना चाहिए - इससे कुछ भी अच्छा नहीं होगा। यह भी सलाह दी जाती है कि "गलतफहमी थी", "छोटी समस्या", "आकस्मिक देरी" आदि जैसे वाक्यांशों से बचें। अगर आपको लगता है कि जो स्थिति पैदा हुई है वह वाकई एक छोटी सी गलतफहमी है तो आपको इस बात के बारे में सोचना चाहिए कि यह क्लाइंट के लिए कितनी बड़ी परेशानी हो सकती है।
उदाहरण के लिए:
बिक्री विभाग में हुई एक त्रुटि के कारण उत्पादों की डिलीवरी में देरी हुई: एक चूक के कारण, आवेदन में गलत उत्पाद कोड दर्ज किया गया था।
खेद, शोक की अभिव्यक्ति
यहां मुख्य बात यह है कि खुद को न दोहराएं और दोबारा माफी मांगना शुरू न करें। ऐसा पत्र के आरंभ में एक बार पहले ही किया जा चुका है, अब इसकी आवश्यकता नहीं है। इस भाग का उद्देश्य ग्राहक को यह स्पष्ट करना है कि एक अप्रिय घटना सामान्य नियम का अपवाद है।
उदाहरण के लिए:
हम बेहद निराश हैं कि आपको हमारे कार्यालय तक आने-जाने में अपना समय बर्बाद करना पड़ा।
समस्या को हल करने के लिए किए गए उपायों की रिपोर्टिंग करना
माफी पत्र के इस अंश की सूक्ष्मता यह है कि भविष्य काल से बचना चाहिए। वाक्यांश "हम इसे सुलझाने का प्रयास करेंगे", "इस स्थिति के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को दंडित किया जाएगा", "उपाय किए जाएंगे", आदि। ऐसे लिखें जैसे कि यह सब पहले ही किया जा चुका है। और आदर्श रूप से ऐसा ही होना चाहिए.
उदाहरण के लिए:
आगंतुकों के साथ अनुचित व्यवहार की अस्वीकार्यता के बारे में ट्रेडिंग फ्लोर के कर्मचारियों के साथ बातचीत की गई। सिमागिन के संबंध में पी.ए. फटकार के रूप में अनुशासनात्मक मंजूरी लागू की गई थी।
निष्कर्ष
यहां ग्राहक को उनकी समझ और धैर्य के लिए धन्यवाद देना और यह आशा व्यक्त करना उचित है कि भविष्य में ऐसी स्थिति दोहराई नहीं जाएगी।
उदाहरण के लिए:
हम आपकी समझ के लिए धन्यवाद करते हैं और आशा करते हैं कि यह घटना हमारे दीर्घकालिक और फलदायी सहयोग को प्रभावित नहीं करेगी।
जिन मामलों में अपने साझेदारों या ग्राहकों को माफी पत्र लिखना उचित है, वे बहुत भिन्न हो सकते हैं। सक्षमता से कार्य करने से, आपको अपने कार्यों से असंतुष्ट ग्राहक नहीं, बल्कि एक वफादार और मैत्रीपूर्ण साथी मिलने की पूरी संभावना है।
आप अपना इनबॉक्स देख रहे हैं और आपको एक सप्ताह पहले का एक पत्र मिलता है। शायद यह किसी व्यस्त दिन के बीच में आया हो और यह पहली बार हो कि आपने इसे देखा हो। आपको शायद याद होगा कि आप कैसे उसके पास लौटना चाहते थे - लेकिन फिर वह आपकी नज़रों से ओझल हो गया। वैसे भी, किसी ने आपको एक ईमेल भेजा और आपने उसका उत्तर नहीं दिया।
जिस ईमेल के बारे में आप भूल गए हैं उसका उत्तर कैसे दें
एलेक्सी ज़ेनकोवआइए एक प्रश्न को दूर करें: क्या आपको अभी भी उत्तर देने की आवश्यकता है? यद्यपि आप अपने स्पैम फ़िल्टर पर सब कुछ दोष देने और यह दिखावा करने की संभावना से प्रलोभित हैं कि कुछ भी नहीं हुआ, उत्तर सकारात्मक है - यदि पत्र किसी ऐसे व्यक्ति से आया है जिसे आप जानते हैं।
ऐसे पत्र का उत्तर देने से पहले, आपको चार प्रश्नों के उत्तर देने होंगे:
क्या मुझे यह समझाने की ज़रूरत है कि आपको जवाब देने में इतना समय क्यों लगा?
माफ़ी मांगने से आप देरी की ज़िम्मेदारी से मुक्त नहीं हो जायेंगे। वास्तव में, वे आपके साथ क्रूर मजाक भी कर सकते हैं और व्यक्ति को यह सोचने पर मजबूर कर सकते हैं कि उनका पत्र आपके लिए उतना महत्वपूर्ण नहीं था। दूसरे शब्दों में, "मुझे सचमुच खेद है, मैं काम में इतना व्यस्त था!" लिखने से दूसरे व्यक्ति को कोई बेहतर महसूस नहीं होगा। लेकिन इससे वह यह सोच सकता है कि आपके लिए, उसके साथ संवाद करना प्राथमिकताओं की सूची में कहीं नीचे है और दस दिनों तक जवाब न देना आपके लिए बिल्कुल सामान्य है।
हालाँकि, कुछ विवरण संघर्ष को कम कर सकते हैं क्योंकि यह दूसरे व्यक्ति को याद दिलाता है कि आप भी इंसान हैं और यह किसी के साथ भी हो सकता है। उदाहरण के लिए, कभी-कभी लोग "क्षमा करें, मुझे जवाब देने में इतना समय लग गया" कहने पर या उसके बाद हफ्तों तक जवाब नहीं देते हैं, वे कहते हैं कि वे "जितनी बार लिंक्डइन पर लॉग इन करना चाहिए उतनी बार लॉग इन नहीं करते हैं" या "फेसबुक की जांच नहीं करते हैं" संदेश।" इसके अलावा, आप लिख सकते हैं कि आप अनियोजित छुट्टी पर गए थे और अपने प्रस्थान के बारे में सभी को सूचित करना भूल गए, या आपने पारिवारिक कारणों से कार्यालय छोड़ दिया और अपना ईमेल नहीं देखा।
ऐसे विवरण जोड़ें, और लोग आपकी विलंबता को अधिक अनुकूल रूप से समझेंगे।
चित्रण: 2/जोर्ग ग्रुएल/महासागर/कॉर्बिस
क्या आप मूल प्रश्न का उत्तर दे रहे हैं?
यदि आपको पत्र प्राप्त हुए एक सप्ताह या उससे अधिक समय बीत चुका है, तो आप सीधे मुद्दे पर नहीं पहुंच सकते। आख़िरकार, यदि आप माफ़ी माँगना छोड़ देते हैं, तो आप उस व्यक्ति को यह समझाने का जोखिम उठाते हैं कि पाँच या अधिक दिनों की देरी से जवाब देना आपके काम करने का तरीका है।
सच कहूँ तो, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या लिखते हैं। आप "अभी आपसे संपर्क करने के लिए क्षमा करें" या "उत्तर देने में देरी के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ" या कुछ इसी तरह से शुरुआत कर सकते हैं। फिर पिछले बिंदु पर लौटते हुए तय करें कि आपको इस विषय पर और कुछ लिखने की जरूरत है या नहीं।
किसी भी स्थिति में, अगला अनिवार्य कदम पत्र के मुख्य विषय पर आगे बढ़ना है।
अत्यधिक क्षमाप्रार्थी व्यक्ति को यह सोचने पर मजबूर कर देगा कि उनका पत्र वास्तव में जितना महत्वपूर्ण है उससे कहीं अधिक महत्वपूर्ण है, और यह उस वास्तविक व्यक्ति से दूर ले जाता है जिसे आप लिख रहे हैं।
यह इस तरह दिख रहा है:
"मैं देरी के लिए माफी माँगता हुँ। अब मैं उन पत्रों से निपट रहा हूं जो तब आए जब मैं छुट्टियों पर था। भविष्य की घटना के बारे में आपके प्रश्न के संबंध में..."
आख़िरकार, एक संक्षिप्त माफ़ीनामा और पत्र के प्रश्न पर एक विचारशील प्रतिक्रिया एक विस्तृत माफ़ीनामा लिखने और (फिर से) कोई ठोस प्रतिक्रिया न देने की तुलना में कहीं अधिक उपयोगी है।
क्या यह पत्र अभी भी प्रासंगिक है?
बेशक, कुछ मामलों में पत्र अवास्तविक रूप से लंबे समय तक जीवित रह सकते हैं। यह आपके लिए परिचित होना चाहिए: जब आप नाश्ता तैयार कर रहे थे तब आपने पत्र देखा था, और जब आप कार्यालय पहुंचे, तो आप इसके बारे में पहले ही भूल चुके थे और केवल दो महीने बाद इसे याद किया जब आप कुछ और ढूंढ रहे थे।
यदि अनुरोध में स्पष्ट समाप्ति तिथि नहीं है (उदाहरण के लिए, किसी ने आपसे पेय के लिए मिलने के लिए कहा है)।