Zgodnie z pismem Ministerstwa proszę składać. Jak napisać list motywacyjny do dokumentów
List motywacyjny to rodzaj listu biznesowego, który jest potrzebny do opisania pakietu dokumentów wysyłanych do adresata, jeśli dokumenty te nie zawierają części adresowej.
Zatem, List motywacyjny nie niesie ze sobą żadnego ładunku informacyjnego, ale spełnia trzy ważne funkcje:
- potwierdza fakt wysłania;
- udostępnia listę przesłanych dokumentów oraz instrukcje postępowania z nimi;
- Dzięki danym rejestracyjnym pozwala określić termin.
Podobnie jak większość listów biznesowych, list motywacyjny jest wydawany na papierze firmowym i zawiera wychodzący numer rejestracyjny nadawcy. Nie raz szczegółowo analizowaliśmy zasady formatowania pism urzędowych, dlatego teraz skupimy się na cechach listu motywacyjnego.
Szczegółowa analiza listu biznesowego z wieloma przykładami jego składu znajduje się w artykule „Przygotowujemy list biznesowy»
Wzorce mowy
Podstawą listu motywacyjnego jest spis załączników. Tekst dokumentu jest krótki i warunkowo podzielony na dwie części:
- powiadomienie o przesłaniu dokumentów,
- prośbę o terminową odpowiedź (znajomość, zatwierdzenie, zwrot podpisanej kopii itp.).
Pierwsza część zwykle zaczyna się tak:
- „W spełnieniu… wysyłamy cię…”,
- "Wyślemy Ci..."
- "Przedstawiamy Wam..."
Następnie możesz określić cel wysłania dokumentów: "zgadzać się", „do zapoznania się”, "do podpisu", "do wypełnienia"(jeśli mówimy o formularzu ankiety lub kwestionariuszu). Zalecamy używanie frazesów „wysyłanie do ciebie” lub „wysyłanie do ciebie”, ponieważ Możesz przesłać coś tylko do recenzji, ale nie do podpisania lub zatwierdzenia.
Druga część może zawierać następujące słowa:
- „Prosimy o podpisanie, opieczętowanie i przesłanie jednego egzemplarza na nasz adres…”,
- „Prosimy o rozpatrzenie i przesłanie na nasz adres w terminie określonym przez prawo…”,
- „Proszę o przesłanie jednego egzemplarza należycie wykonanego…” na nasz adres.
Rekwizyty „Znak obecności aplikacji”
Jak już ustaliliśmy, najważniejsze w liście przewodnim do dokumentów są załączniki. Dlatego zwrócimy szczególną uwagę na kwestię zaprojektowania tego właśnie rekwizytu. Niezależnie od tego, w jaki sposób wniosek zostanie sporządzony, praktyka apelacji biznesowej wymaga pełnego spisu dokumentów dołączonych do pisma, ze wskazaniem liczby egzemplarzy i liczby kart w każdym z nich. Bez tych informacji list motywacyjny straci wszelkie znaczenie.
Więc, gdy dokumenty do wysłania są już wskazane w treści pisma, nie warto ponownie wymieniać ich nazwisk. Wystarczy określić ilość arkuszy i egzemplarzy. Zobacz przykład 1.
Przykład 1
Fragment tekstu i adnotacja o obecności wniosku (nazwa wniosku jest wskazana w treści pisma)
Jeżeli wniosek nie jest wskazany w treści pisma, oprócz danych ilościowych należy podać jego nazwę. Jeżeli przesyłka zawiera kilka dokumentów, załączniki są numerowane. Zobacz przykład 2.
Zwiń Pokaż
Przykład 2
Fragment tekstu i znak o obecności aplikacji (nazwa aplikacji jest wskazana w znaku o jej obecności)
Zwiń Pokaż
Chociaż GOST R 6.30-2003 tak mówi przy wymienianiu kilku aplikacji w znaku o ich dostępności uogólniające słowo przed dwukropkiem znajduje się w liczbie pojedynczej „Dodatek:”, w takich przypadkach nadal zalecamy pisanie go w liczbie mnogiej „Załączniki:”, jak pokazaliśmy w przykładzie 2.
Po pierwsze, jest to poprawne z punktu widzenia zasad języka rosyjskiego. Po drugie, twórcy tego GOST sami później „skorygowali”, kiedy zaczęli udzielać wyjaśnień dotyczących jego zastosowania w swoich zaleceniach metodologicznych. Zobacz cytaty z tych dwóch dokumentów poniżej. Ale wielu uparcie nadal pisze słowo „Dodatek:” w liczbie pojedynczej, nawet jeśli następuje po nim lista kilku dokumentów. Nie rób tego, a my wyjaśniliśmy dlaczego.
Fragment dokumentu
Zwiń Pokaż
GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne "
3.21. ... Jeżeli list ma załącznik niewymieniony w tekście, to podaj jego nazwę, liczbę kartek i liczbę egzemplarzy; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane:
Fragment dokumentu
Zwiń Pokaż
Dokumentacja organizacyjna i administracyjna. Wymogi dokumentacyjne. Wytyczne dotyczące wdrażania GOST R 6.30-2003
3.16. ... Jeśli list ma aplikację, która nie jest wymieniona w tekście, podaj jej nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii, jeśli jest kilka aplikacji, są one ponumerowane:
Stwierdzono również rozbieżności co do sposobu zapisu słowa „wniosek” w treści pisma: z małą lub dużą literą, ze znakiem „Nie” lub bez. Faktem jest, że nazwę załączonego dokumentu można wskazać w tekście listu motywacyjnego na różne sposoby; porównaj sobie, patrząc na przykład 3: w drugim przypadku należy zaznaczyć w nawiasie, że dokument jest wnioskiem, aw kolejnych przypadkach pokażemy, jak można to zrobić na różne sposoby. Wszystkie opcje są poprawne, ważne jest tylko przestrzeganie jednolitości w liście. Jeszcze lepiej jest wybrać i naprawić jedną opcję w instrukcjach dotyczących pracy biurowej Twojej organizacji (lub innym lokalnym akcie prawnym dotyczącym podobnych kwestii), wtedy we wszystkich dokumentach będzie jednolitość i będzie mniej zamieszania wśród wykonawców.
Przykład 3
Różne sposoby wskazania nazwy wniosku w treści listu
Zwiń Pokaż
W przypadku aplikacji z oprawą można pominąć liczbę kartek (przykład 4).
Przykład 4
Opis powiązanej aplikacji
Zwiń Pokaż
Gdy wniosków jest tak dużo, że wygodniej będzie je wymienić na osobnym arkuszu (będzie się to nazywać „Inwentarz załączników do pisma od… nr…”), wystarczy odwołać się do takich inwentarz w liście (Przykład 5).
Przykład 5
Jeśli jest tak wiele aplikacji, że wygodniej jest wymienić je w osobnym spisie
Zwiń Pokaż
Jeśli do swojego listu dołączysz inny list, który ma własny załącznik, musisz poinformować o tym adresata (przykład 6).
Przykład 6
Załącznik listu ma swój własny załącznik
Zwiń Pokaż
Wreszcie, jeśli twój list jest adresowany do kilku organizacji jednocześnie, a załącznik jest adresowany tylko do jednej z nich (inni otrzymują list tylko w celach informacyjnych), należy to również powiedzieć (przykład 7).
Przykład 7
Załącznik jest wysyłany tylko do jednego odbiorcy wiadomości e-mail z kilku
Zwiń Pokaż
Pod tekstem pisma i nad podpisem umieszcza się oznaczenie obecności załączników. Zazwyczaj te odległości (wcięcia) są takie same i równe około 2-3 odstępom między wierszami (jest to dobrze pokazane na przykładowym projekcie całej litery w przykładzie 9).
Co do zasady, jeżeli dokument ma załączniki, to zaznacza się na nich, że są one pod tekstem i nad podpisem, a na załączonych dokumentach (dla każdego w prawej górnej części pierwszej kartki) napisane, który załącznik do jakiego dokumentu są (z oznaczeniem numeru wniosku, jeśli jest ich kilka), jak w przykładzie 8.
Przykład 8
Numer wniosku i dane dokumentu głównego na 1 arkuszu wniosku
Zwiń Pokaż
List przewodni pełni jednak funkcję księgową przesłanych dokumentów, będąc swego rodzaju spisem załączników do koperty, ale dokumenty wymienione w takim piśmie jako załączniki są faktycznie wysyłane. Gdyby pismo miało inną funkcję (np. było ofertą, złożeniem oferty podpisania umowy i wyszczególnieniem warunków proponowanej współpracy), to pismo byłoby dokumentem „kluczowym” w znaczeniu, a załączone dokumenty tylko pomoże mu spełnić swoją funkcję. Ale mówimy o liście przewodnim iw tym przypadku nie należy „psować” przekazywanych dokumentów informacją o „inwentarzu koperty” – tj. Nie musisz ich tak oznaczać!
Podpisywanie i rejestrowanie u nadawcy
Sygnatariuszem listu biznesowego jest ten sam urzędnik, co w zwykłej korespondencji biznesowej (z reguły albo szef organizacji, albo upoważniony kierownik najwyższego szczebla). Jeżeli mówimy o przesłaniu podstawowych dokumentów księgowych, to pismo może podpisać również główny księgowy.
Aby adresat listu nie zwrócił się później do swojego sygnatariusza ze wszystkimi pytaniami wyjaśniającymi (oznaczonymi cyfrą 1 w przykładzie 9), w tym dokumencie należy również wskazać wykonawcę (tamże, zob. nr 2).
Przed wysłaniem listu motywacyjnego należy przypisać numer wychodzący (oznaczony cyfrą 3).
A adresat nada mu swój numer przychodzący podczas rejestracji faktu odbioru dokumentu, przy czym można na nim wskazać datę odbioru i numer przychodzący (odręcznie lub stemplem, jak w przykładzie 9 - patrz numer 4) .
Przykład 9
List motywacyjny
Zwiń Pokaż
Przykład 11
Formularz listu motywacyjnego dla wnioskodawców indywidualnych
Zwiń Pokaż
Niespodzianka dla aplikujących - osoby prywatne
Konieczność napisania listu przewodniego do dokumentów dotyczy każdego, bez względu na to, czy jest to organizacja, czy osoba fizyczna. Tymczasem, gdy do organizacji przychodzi zwykły człowiek, z reguły nie pisze się żadnego listu towarzyszącego jego dokumentom. Szkoda, bo wygodniej byłoby, gdybyś nie zapamiętywał i jakoś sam tego nie poprawiał, ale miał informację napisaną przez gościa: od kogo, jakie dokumenty, do którego z Twoich pracowników i dlaczego się przenieść. Jeżeli systematycznie zajmujesz się poszczególnymi osobami, zwłaszcza w wielu typowych sprawach, a jednocześnie otrzymujesz od nich dokumenty, z którymi Twoja organizacja musi następnie coś zrobić, to zalecamy opracowanie formularza listu przewodniego dla takich spraw i poproszenie go o wypełnij każdego takiego gościa. Zobacz przykładowy formularz w przykładzie 11.
Wypełniony formularz zarejestrujesz i przekażesz wnioskodawcy kopię pisma z numerem przychodzącym, a otrzymaną od niego paczkę dokumentów prześlesz odpowiednią drogą. Wtedy, dzwoniąc z zapytaniem o swoje dokumenty, osoba ta nie będzie już pytać o „chatę w Malinowce”, ale o pewien list z unikalnym indeksem.
Proszę o odpowiedź w określonym czasie
Wiele organizacji lubi od razu ustalać termin dla adresata w swoich listach przewodnich, a metody mogą się różnić od grzecznych „Proszę podpisać dokumenty i zwrócić je w ciągu dziesięciu dni” do imperatywnego "Czas odpowiedzi na pismo to 5 dni roboczych". Czy warto tak pisać? A jak reagujemy na takie warunki?
Przypomnijmy, że zgodnie z zasadami obrotu gospodarczego. Ten punkt orientacyjny należy zapamiętać, jeśli w liście motywacyjnym nie ma innego terminu.
Tylko wyższa, kontrolująca organizacja lub jakikolwiek organ państwowy, dokument regulacyjny wiążący dla twojego wykonania, może wyznaczyć obowiązkowy termin wykonania. Same strony mogą również uzgodnić i udokumentować dobrowolnie podjęte zobowiązania:
Przykład 10
Termin odpowiedzi na pismo może być określony w umowie.
Zwiń Pokaż
Umowa przewiduje obowiązkową procedurę przedprocesową w celu rozstrzygania sporów i nieporozumień. Strona, która uzna, że jej prawa wynikające z niniejszej Umowy zostały naruszone, zobowiązana jest do przesłania drugiej Stronie pisemnego uzasadnionego roszczenia. Strona, która otrzymała pisemną uzasadnioną reklamację, jest zobowiązana do jej rozpatrzenia i udzielenia pisemnej uzasadnionej odpowiedzi w terminie 10 (dziesięciu) dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania...
Kiedy firmy o równym statusie komunikują się (jeśli nikt nad nimi wcześniej tego nie zrobił lub same nie ustaliły zasad interakcji), możesz poprosić o przyspieszenie odpowiedzi, ale wymaga to dobrego powodu. Na przykład: „Prosimy o przesłanie wypełnionego kwestionariusza w ciągu czternastu dni, ponieważ do 01.10.2013 r. musimy przesłać odpowiedź do Ministerstwa Zdrowia Federacji Rosyjskiej”. Zamówienia w takich przypadkach są nieprawidłowe, w tym z punktu widzenia etykiety biznesowej.
Przechowywanie listów przewodnich
List motywacyjny staje się zbędny, gdy tylko wykonawca odbierze swoje aplikacje i upewni się, że są kompletne. Odtąd prace nad nimi będą trwały, a pismo należy oznaczyć jako zakończone i umieścić w aktach.
Często pojawia się pytanie, jak przechowywać listy motywacyjne i załączniki do nich: osobno czy razem? Zazwyczaj załącznik do pisma umieszczany jest w specjalnym etui przeznaczonym specjalnie dla tego rodzaju dokumentów. Nie ma w nim miejsca na listy motywacyjne: akty wykonanej pracy, faktury, umowy i wiele innych dokumentów są przechowywane oddzielnie i często przez różne okresy czasu.
Kwestię tę należy wziąć pod uwagę przy opracowywaniu nomenklatury spraw. Niektóre firmy (z niewielkim obiegiem dokumentów) tworzą jeden plik „Listów przewodnich” i umieszczają w nim wszystkie tego rodzaju pisma, niezależnie od tego, co było do nich dołączone. Inni muszą utworzyć kilka teczek z listów przewodnich i umieścić je w nomenklaturze spraw podziałów strukturalnych. Wtedy np. wysłana umowa trafi do kartoteki „Umowy serwisowe”, a list przewodni do niej – do kartoteki „Pisma przewodnie do umów o działalność podstawową”.
Zdarza się również, że pismo pozostaje w magazynie w firmie, ale załącznik już nie. Dotyczy to na przykład projektów dokumentów (jak w przykładzie 9). Projekt rozporządzenia nie jest jeszcze dokumentem i najprawdopodobniej będzie jeszcze nie raz poprawiany, nie ma potrzeby jego przechowywania.
Jak widać, napisanie listu motywacyjnego nie jest niczym skomplikowanym, ale może zaoszczędzić nie tylko dokumenty, ale także czas.
Niewielka trudność, jak zwykle, może pojawić się, gdy firma wdroży zasadę sporządzania i przedkładania do wysyłki wraz z pakietem dokumentów prawidłowo sporządzonego listu przewodniego. Ale ten problem można rozwiązać po prostu poprzez ustanowienie tej zasady w lokalnym akcie prawnym. A korzyści z tego są trudne do przecenienia.
przypisy
Zwiń Pokaż
Takie komunikaty można wykorzystać w zupełnie innych sytuacjach, na przykład, gdy potrzebujesz uzyskać informacje o produktach, zobaczyć próbki produktów, spotkać się z podróżującym służbowo, uzgodnić pewne działania itp.
Zasady pisania wniosku
Zwracamy uwagę na pobranie ogólnego szablonu takiego dokumentu:
Wniosek z oczywistych względów nie ma standardowej formy, ale mimo to jest formą dokumentu urzędowego. Dlatego przy jej opracowywaniu należy przestrzegać pewnych norm ustanowionych przez zasady pracy biurowej i etyki biznesowej. Zanim przejdziemy bezpośrednio do podstawowych zasad jej opracowywania, należy zaznaczyć, że może być skierowana zarówno do grupy osób (np. menedżerowie, pracownicy działu księgowości, prawnicy itp.), jak i do konkretnego adresata.
Jak każdy inny dokument, pismo to powinno zawierać część wprowadzającą, a mianowicie:
- informacje o firmie wysyłającej składającej żądanie i firmie, do której jest ono kierowane;
- powód odwołania („z powodu opóźnienia”, „w związku z odbiorem”, „na podstawie wyników” itp.);
- powołanie się na podstawę („na podstawie umowy ustnej”, „na podstawie negocjacji”, „na podstawie rozmowy telefonicznej” itp.);
- cel odwołania („w celu rozwiązania problemu”, „w celu uniknięcia konfliktu”, „w celu wyeliminowania naruszeń” itp.).
Poniżej znajduje się główna część, która dotyczy bezpośrednio prośby. Musi być wyrażona dowolną formą pochodną czasownika „prosić” („prosimy”, „prosimy” itp.), a ponieważ taka wiadomość jest w każdym razie prośbą o jakąś usługi, powinno być napisane z szacunkiem. Dobrze, jeśli prośba zostanie poprzedzona komplementem („znając twoje wielkie możliwości”, „podziwiam twoje talenty organizacyjne” itp.).
Jeżeli list zawiera kilka próśb jednocześnie, należy je wskazać w osobnych akapitach lub akapitach.
Niepisane zasady korespondencji między organizacjami stanowią, że odpowiedź na zapytanie wieloetapowe może być przesłana również w jednej wiadomości, z osobnymi komentarzami do każdej pozycji. Należy zauważyć, że tego rodzaju korespondencja zmniejsza ilość pracy, a tym samym skraca czas czytania i przetwarzania takich pism.
Jeżeli list zakłada otrzymanie odpowiedzi w określonym terminie, należy to zaznaczyć w tekście wiadomości tak poprawnie, jak to możliwe.
Z reguły sekretarze organizacji wysyłają i odbierają listy (w dużych firmach zaangażowane są w to całe działy). Po skompilowaniu lub przeczytaniu przekazują je kierownikowi przedsiębiorstwa do przeglądu. Wyjątkiem są wiadomości oznaczone jako „poufne” lub „doręczone osobiście” – takie listy wysyłane są bezpośrednio do adresata.
Bezpłatne porady prawne:
Instrukcja pisania wniosku
Ponieważ wiadomość ta jest częścią korespondencji korporacyjnej, należy najpierw wskazać autora, a mianowicie: nazwę firmy wysyłającej, jej aktualny adres oraz numer telefonu do komunikacji. Następnie należy wprowadzić dane o adresacie: także nazwę przedsiębiorstwa oraz konkretnego odbiorcę. Dalej w środku wiersza możesz od razu wskazać, że jest to list z prośbą (ale nie jest to konieczne).
Następna część listu dotyczy bezpośrednio prośby. Wcześniej pożądane jest, aby go uzasadnić, a dopiero potem wyrazić samą istotę żądania. Na końcu pismo musi być podpisane (lepiej, jeśli robi to szef firmy lub upoważniona, zaufana osoba), a także data powstania dokumentu.
Jak wysłać list
List można wysłać e-mailem lub faksem - jest to szybkie i wygodne, ale zachowawcze wysyłanie za pośrednictwem Poczty Rosyjskiej pozwoli sformalizować list w solidny i atrakcyjny sposób. Na przykład możesz złożyć wniosek na piśmie odręcznie, pięknym kaligraficznym pismem lub wydrukować tekst na dobrym, drogim papierze.
Zwrócenie uwagi na takie drobiazgi wyjaśni adresatowi, jak szanuje go przeciwnik, i jeszcze raz podkreśli wagę prośby. Jedyną rzeczą do zapamiętania jest to, że przesyłki pocztą tradycyjną zajmują dużo czasu, dlatego wiadomość należy wysłać z wyprzedzeniem, aby dokument dotarł do odbiorcy na czas.
Po wysłaniu listu
Wiadomość ta, jak każdy inny dokument, musi zostać zarejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej. Podobnie adresat listu rejestruje nadejście korespondencji. W przypadku nieporozumień pojawiających się w relacjach biznesowych, ustalenie faktu wysłania i odebrania pism pomoże szybko uporządkować sytuację.
Bezpłatne porady prawne:
Przykłady redagowania wniosków wraz z wyjaśnieniami
Doszliśmy więc do wniosku, że list z prośbą to list zawierający prośbę do odbiorcy. Celem tekstu jest zachęcenie odbiorcy do wykonania czynności korzystnej dla nadawcy. Pismo powinno zawierać sformułowaną prośbę, jej uzasadnienie. Pożądane jest sformułowanie żądania w taki sposób, aby uzasadnić, dlaczego spełnienie żądania powinno być korzystne dla odbiorcy. Nadawca musi nie tylko znać zasady komponowania tekstu, ale także brać pod uwagę niuanse psychologiczne. Następnie rozważ konkretne szablony-przykłady, w zależności od sytuacji.
Pismo z prośbą o przyznanie środków
Pismo jest sporządzane w przypadku, gdy konieczne jest uzyskanie przydziału środków od państwa, sponsorów, osób fizycznych.
Z organizacji pozarządowej „Pomoc dla emerytów”
Członek Zgromadzenia Ustawodawczego
Witam Iwana Iwanowicza. Jestem przedstawicielem organizacji non-profit „Pomoc dla Emerytów”. Angażujemy się w pomoc samotnym emerytom: przywozimy jedzenie, pomagamy w sprzątaniu i naprawie.
Bezpłatne porady prawne:
Nasza organizacja istnieje od 5 lat. Wcześniej sami radziliśmy sobie z finansowaniem działalności, jednak w związku z ekspansją organizacji pozarządowych środki finansowe zaczęły być niewystarczające. Potrzebujemy pieniędzy na wynajem lokali, wypłatę wynagrodzeń pracownikom, zakup sprzętu.
Na niedawnym posiedzeniu rządu prezydent wspomniał o trudnej sytuacji emerytów i zaznaczył, że sytuacja wymaga pilnej zmiany. W związku z tym proszę o ruble na potrzeby organizacji pozarządowej Pomoc Emerytom.
Z poważaniem Petrova A.A.
Powyższy tekst został napisany zgodnie z regulaminem. on ma:
- Nazwa organizacji non-profit i wyjaśnienie jej działalności.
- Prośba o pieniądze, wyjaśnienie ich potrzeby (pieniądze są potrzebne na czynsz i pensje).
- Wzmianka o Prezesie. Konieczne jest uzasadnienie korzyści płynących ze sponsorowania dla urzędnika. Czym interesuje się poseł? W rozwoju kariery. Pomoc organizacji pomoże osiągnąć ten cel.
Wskazana jest również konkretna kwota funduszy, których potrzebuje organizacja komercyjna.
Bezpłatne porady prawne:
Zapytanie ofertowe na dostawę towarów
List jest zwykle wysyłany do wspólników firmy. W tekście pożądane jest uzasadnienie obopólnej korzyści dla obu firm.
Szef AAA
Od szefa firmy BBB
Witam Iwana Iwanowicza. Chcielibyśmy zamówić zestaw produktów z Państwa firmy (wskazać). Zainteresowaliśmy się Państwa produktem na wystawie regionalnej.
Jeśli się zgadzasz, poinformuj nas o warunkach dostawy i dogodnych dla Ciebie terminach. Gwarantujemy terminową płatność. Mamy nadzieję, że będzie to początek obopólnie korzystnej współpracy.
Bezpłatne porady prawne:
Nasze kontakty: (określ).
Z poważaniem Borys Borysowicz.
Pismo z prośbą o rabat
Zazwyczaj takie teksty wysyłane są do dostawców firmy. Na przykład organizacja organizuje wystawy. Ma dostawcę - drukarnię, która dostarcza broszury, stojaki, broszury i nie tylko. Koszt usług jest dość wysoki. Przyszedł kryzys i firmie trudno było zapłacić za towar drukarni. Może to być powód, aby poprosić o zniżkę.
Szef firmy „Wostok”
Od szefa firmy „Zachód”
Witaj Iwan Iwanow. Naszą organizację dotknął kryzys finansowy. Liczba zawartych z nami umów spadła o 20%. Niestety kryzys dotknął nie tylko nas, ale także naszych klientów. Ludzie nie mogą płacić za nasze usługi w takiej samej wysokości jak wcześniej. W związku z tym przewidzieliśmy 25% zniżki na bilety.
Bezpłatne porady prawne:
W związku z trudną sytuacją finansową nasza firma prosi o 15% rabatu na pozostałe pół roku współpracy w ramach umowy.
Wysłaliśmy listy z prośbą o rabat do wszystkich naszych dostawców. Jeśli 20% naszych partnerów zapewni nam korzystne warunki, nasza firma przetrwa trudne czasy i nie zamknie się. Dostaliśmy już zniżkę od właścicieli i firmy telefonicznej.
Z poważaniem, Borys Pietrow.
List zawiera następujące ważne punkty:
Bezpłatne porady prawne:
- Wyjaśnienie potrzeby rabatu.
- Wskazanie dokładnej wielkości rabatu, warunków.
- Pośrednie wskazanie, że jeśli drukarnia nie udzieli rabatu, firma zerwie umowę.
Tekst musi być napisany w taki sposób, aby list został przeczytany do końca i zaakceptował proponowane warunki.
Pismo z prośbą o obniżenie czynszu
Czynsze „zjadają” budżety większości organizacji. Jego redukcja pozwala firmie utrzymać się na powierzchni w trudnych czasach. Pismo należy wysłać do właściciela.
Szef Plusa
Od szefa firmy „Minus”
Witaj Piotrze Pietrowiczu. Naszą firmę dotknął kryzys finansowy. Zmniejszyła się siła nabywcza konsumentów, spadły przychody przedsiębiorstw. W związku z tym prosimy o obniżenie czynszu o 10%.
Przez cały czas naszej współpracy nigdy nie opóźnialiśmy płatności. Mamy nadzieję, że pójdą Państwo na ustępstwa wobec nas, a my utrzymamy nasze relacje biznesowe. Gwarantujemy terminową płatność czynszu, pomimo trudnych warunków finansowych.
Z poważaniem, Iwan Iwanowicz.
W piśmie należy wspomnieć, że spółka wcześniej w pełni wywiązywała się ze swoich zobowiązań. Wynajmujący musi mieć pewność, że będzie nadal dokonywał płatności. Odbiorca musi również zrozumieć, że jeśli nie zgodzi się na proponowane warunki, najemca odmówi jego usług.
Pismo wzywające do spłaty zadłużenia
W kontaktach między firmami bardzo często powstają długi. Jeśli organizacja jest nastawiona na kontynuację współpracy z kontrahentem, który ma dług, wysyłane jest wezwanie.
Bezpłatne porady prawne:
Drogi Iwanie Iwanowiczu, prosimy o spłatę długu wobec naszej firmy w wysokości rubli. Przez cały ten czas kontynuowaliśmy z Państwem współpracę, mając nadzieję na kontynuację relacji biznesowych. Jednak teraz jesteśmy zmuszeni zawiesić świadczenie usług z powodu braku płatności.
Kwota Twojego zadłużenia wynosi 100 tys. Proszę o wpłatę do 01.03.2017r. Jeśli dług nie zostanie spłacony, będziemy zmuszeni rozwiązać sprawę na drodze sądowej.
Z poważaniem Piotr Pietrowicz.
List musi zawierać następujące elementy:
Bezpłatne porady prawne:
- Dokładna kwota do zapłaty.
- Termin, do którego dług musi zostać spłacony.
- Działania, które firma podejmie w przypadku nieotrzymania płatności.
W tekście można wspomnieć o wieloletniej udanej współpracy z organizacją. To powinna być prośba, a nie żądanie. Żądanie składane jest według innego szablonu.
Pismo z prośbą o odroczenie płatności do dostawcy
Organizacja dostarczyła firmie partię produktów, ale za nią nie zapłaciła. Powstał dług, ale dłużnik nie ma środków na spłatę. W takim przypadku sensowne jest napisanie pisma z prośbą o opóźnienie.
Szef firmy „Gdzie są pieniądze”
Od szefa firmy „Pieniądze zaraz będą”
Drogi Piotrze Pietrowiczu, nie spłaciliśmy długu w wysokości rubli. Nie cofamy się przed zadłużeniem, ale teraz nie możemy spłacać całości ze względu na trudną sytuację finansową.
Bezpłatne porady prawne:
Od 2 lat utrzymujemy z Państwem udane relacje biznesowe, nie przekraczamy terminów płatności. Dziś prosimy o płatność ratalną. Nasza firma jest gotowa spłacić dług w dwóch etapach:
- rubli, które wpłacimy przed 1 marca 2017 r.
- rubli zostaną wypłacone przed 1 kwietnia 2017 r.
Obiecujemy terminowe płatności. Dzięki za zrozumienie.
Z poważaniem, Iwan Iwanowicz.
Pismo wzywające do zapłaty na rzecz innej organizacji
Dług firmy może być spłacony przez inną organizację. Oczywiście osoba prawna nie zapłaci akcji tak po prostu. Zwykle wezwanie wysyłane jest do dłużnika spółki lub innej osoby, która ma zobowiązania wobec spółki.
Do szefa firmy „Pieniądze zaraz będą”
Bezpłatne porady prawne:
Od szefa firmy „Gdzie są pieniądze”
Drogi Iwanie Iwanowiczu, masz wobec naszej firmy dług w wysokości rubli. Nasza organizacja ma również dług wobec innej firmy w wysokości rubli. Prosimy o spłatę naszego długu wierzycielowi w wysokości rubli. W zamian dostarczymy Ci plan ratalny na saldo zadłużenia, o które prosiłeś wcześniej. Dzięki za zrozumienie.
Z poważaniem Piotr Pietrowicz.
List z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu
Każda firma może napotkać złożone problemy, z którymi nie można sobie poradzić bez pomocy z zewnątrz. W razie potrzeby można wysłać list z prośbą o pomoc, na przykład organizowanie wydarzeń. Aplikacja jest wysyłana do organizacji komercyjnych, agencji rządowych.
Dyrektor AAA
Bezpłatne porady prawne:
Z organizacji publicznej
Drogi Borysie Borysowiczu, jestem przedstawicielem organizacji publicznej „Giving Good”. Zajmujemy się organizacją i prowadzeniem wczasów dla dzieci z Domu Dziecka.
Prosimy o pomoc w zorganizowaniu zapasów żywności na święta. Oczywiście na wydarzeniu wspomnimy o Tobie i Twojej firmie. W uroczystości wezmą udział przedstawiciele zgromadzenia ustawodawczego, społeczeństwa.
Możesz się z nami skontaktować pod numerem telefonu XXX
Z poważaniem, Iwan Iwanowicz.
Bezpłatne porady prawne:
Połączmy wszystkie zasady pisania prośby. Najpierw musisz się przedstawić, opowiedzieć o swojej działalności. Ale wstępu nie należy przedłużać. Naszym celem jest zachęcenie odbiorcy do przeczytania listu. Jeśli tekst jest zbyt długi, odbiorca raczej nie przeczyta go do końca. Następnie musisz zacząć przedstawiać swoją prośbę. Wymagana jest dokładność: wskazanie warunków, kwoty środków. Ważne jest, aby zrozumieć, że odbiorca musi odczuć korzyść. Dlatego pismo musi wskazywać, dlaczego spełnienie wniosku byłoby korzystne dla organizacji. Na koniec trzeba grzecznie i bez łasienia się pożegnać.
Proszę o pomoc w napisaniu pisma do urzędu w sprawie przywrócenia do pracy
Prosimy o pomoc w organizacji imprezy
Jarosław ul. B. Oktyabrskaja, 67
Nieruchomości - INFORMACJE O CENACH
Bezpłatne porady prawne:
VKontakte z nieruchomościami:
85 przydatnych zwrotów w listach biznesowych
Pisząc listy do współpracowników, klientów i partnerów, często pojawia się pytanie, jak sformułować tę lub inną myśl w stylu biznesowym. Jak powiedzieć, że coś nam się nie podoba - lub odwrotnie, lubimy? Jak zgłosić problem lub możliwość? Jak zaprosić adresata na spotkanie lub zadzwonić? Jak wspomnieć o ewentualnych sankcjach?
Przydatne sformułowania w korespondencji
Bezpłatne porady prawne:
Zaczynając od naszego celu
Zaczynamy od zainteresowania adresata
Piszę do Państwa z prośbą o...
Zwracam państwu uwagę, że…
Proszę (cie) o przeznaczenie środków...
Bezpłatne porady prawne:
Proszę (cie) o rozważenie przydziału środków (zezwolić na przydział środków, (polecić przydział środków) ...
W związku z pojawieniem się nowych okoliczności mających wpływ na realizację projektu chcę uzgodnić z Państwem zmiany w harmonogramie (szacunkowym)….
Proszę pomóż…
Proszę o pomoc w…
Przypominam (przypominam) o ...
Bezpłatne porady prawne:
Proszę o zlikwidowanie zaległości (długu)
Czuję potrzebę rozmowy z tobą...
Chcę (chcę) zgodzić się z tobą ....
Zapraszamy do dyskusji i uzgodnienia planów na przyszłość…
Proszę (Państwa) o rozważenie możliwości pomocy w realizacji projektu...
Dostarczam (ciebie) informacje (informacje) o ...
Poinformuję o…
Zwracam się do Państwa w sprawie…
Zwracam uwagę na trudną sytuację z...
Informujemy o…
Niniejszym informujemy (Państwa) o…
Uważam za konieczne zwrócenie uwagi na (zwrócenie uwagi na ...) ...
Zwracamy się do Państwa w związku z trudnościami...
Oferujemy pomoc w rozwiązaniu problemu...
Wiedząc o Twoim zaniepokojeniu problemem…, jesteśmy gotowi zaproponować rozwiązanie… Jak wiesz (jest opis problemu)…
Kierując się interesem przedsiębiorstwa, pragnę zwrócić Państwa uwagę na….
Zwracam się do Państwa z propozycją...
Proszę o rozważenie propozycji, która pozwoli....
Dajemy Ci wyjątkową możliwość zwiększenia sprzedaży…
Cieszymy się (mamy zaszczyt) zaoferować (Państwo) ...
Miło nam poinformować o możliwości…
Chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę...
Informujemy o wyjątkowo korzystnej sytuacji z … i zapraszamy do skorzystania z tej sytuacji na…
Proponuję zatwierdzić 12 października 2013 r. jako planowaną datę zakończenia budowy i dokonać niezbędnych korekt w wykazie czynności...
Proszę poinstruować dział finansowy firmy o przeznaczeniu ... i dokonaniu płatności wszystkich otrzymanych wcześniej faktur za ...
Proponuję powierzyć działowi ABC przygotowanie propozycji organizacji...
Proszę (prosimy) o Twoją zgodę na .... (Twoja pomoc w ..., Twoje instrukcje ....)
Przekonująco (zdecydowanie, jako wyjątek) pytam ...
Prosimy o podjęcie (energicznych, zdecydowanych, skutecznych) działań w celu….
Żądamy od ... natychmiastowego działania ...
Proszę o zlikwidowanie zaległości (długu)...
Proszę wysłać przedstawiciela...
Zapewniam (zapewniamy) o skuteczności tej propozycji i liczę (liczymy...)
Czekam na Twoją decyzję…
Czekamy na Twoją decyzję, aby szybko przygotować dokumenty...
Liczymy na szybkie rozpatrzenie (pełne zaspokojenie) naszej prośby (reklamacji)...
Mamy nadzieję, że sprawa zostanie rozwiązana i nie będziemy musieli nakładać sankcji…
Mamy nadzieję, że powyższe argumenty przekonają Państwa do… a my czekamy (spodziewamy się)…
Liczymy na Państwa zainteresowanie (obojętność, aktywne stanowisko w sprawie, gotowość do usunięcia braków...) i czekamy na Państwa sugestie...
Jesteśmy przekonani, że Państwa udział znacząco poprawi sytuację z... i osiągnie...
Dziękujemy za współpracę i liczymy na dalszą owocną współpracę…
Będzie nam miło widzieć Cię wśród naszych klientów…
Żegnaj, ostateczna formuła grzeczności
Drogi Iwanie Pietrowiczu!
Szanowny Panie Ministrze!
Drodzy przyjaciele! Drodzy koledzy (partnerzy)!
Z (głębokim, niezmiennym, skrajnym) szacunkiem (cześcią)…
Z wdzięcznością (wdzięcznością) i szacunkiem ...
Życzę powodzenia (wszystkiego najlepszego)….
Liczę na owocną współpracę...
Fraza otwierająca - dla odpowiedzi na prośby
Dziękujemy za zainteresowanie (wykazałeś w ....)
W odpowiedzi na otrzymaną prośbę o… informujemy….
Potwierdzamy otrzymanie zamówienia od ... (do ...) i informujemy ....
Zgodnie z Twoją prośbą (instrukcjami) informujemy (dostarczamy wniosek) ...
W ramach kontynuacji naszej korespondencji w sprawie... przesyłamy Państwu ofertę...
Z poważaniem (w imieniu ..., w imieniu ...) dziękuję ...
Chcielibyśmy wyrazić naszą wdzięczność...
Ze szczerą wdzięcznością (dziękujemy) informujemy…
Pobierz nasz „słownik” i skorzystaj z gotowych receptur!
Wzmianka o sankcjach
Będziemy musieli:
zwrócić się do organów wymiaru sprawiedliwości (sądu)
wszcząć postępowanie prawne
odmówić dalszej współpracy
zweryfikować plany (warunki) współpracy
poruszyć kwestię kar (zakończenie współpracy i poszukiwanie nowego dostawcy)
postawić pytanie o celowość dalszej współpracy
uciekać się do sankcji umownych
zadeklarować nasz zamiar poszukiwania (żądania) ...
zadeklarować niezgodę z faktami...
Mamy nadzieję, że podejmiesz działania…. i nie będziemy musieli iść do sądu...
Nie chcielibyśmy odmówić współpracy (uciekać się do sankcji…) i mamy nadzieję…
Z przyjemnością (smutkiem) zawiadamiamy…
Ku naszemu (ekstremalnemu, skrajnemu, głębokiemu) niezadowoleniu (smutkowi, żalowi, rozczarowaniu, oszołomieniu) ...
Nieruchomości i kwestie prawne w mieście Jarosław
(kupno mieszkania, domu, domku; wynajem / wynajem mieszkania; realizacja transakcji sprzedaży / darowizny / wymiany)
Możesz skontaktować się z naszymi specjalistami telefonicznie (4,
Viber, WhatsApp:32 lub wyślij e-mail (AN INFO),
a także wyślij szybką wiadomość do INFO Agencja Nieruchomości
Jeśli jesteś w Jarosławiu,
wtedy możesz po prostu zamówić oddzwonienie” i przyjść do naszego biura
Przykładowy list z prośbą o pomoc
Korespondencja biznesowa jest nieodłącznym elementem życia niemal każdego człowieka. W tej formie najwygodniej jest kontaktować się z władzami, współpracownikami i różnymi organizacjami. Zapytanie ofertowe jest jednym z najczęstszych rodzajów tego rodzaju komunikacji, ponieważ każda firma może potrzebować opinii eksperta z dowolnej dziedziny, pomocy z różnych struktur finansowych lub administracyjnych. W tym artykule omówimy, jak dokładnie napisać wniosek, a także przykład tego rodzaju odwołania.
Struktura listu
Oczywiście treść i struktura listu biznesowego zależy od tego, kto go pisze i do kogo jest adresowany. I tak np. szef organizacji, powołując się na swoich podwładnych lub wieloletnich współpracowników, może napisać krótsze pismo, ale aby zyskać poparcie wyższych organizacji lub poprosić o pomoc różnych specjalistów, często trzeba napisać dłuższa prośba. Konieczne jest zainteresowanie adresata i przekonanie go do poparcia. Zacznijmy od dłuższej wersji.
Wstęp
Przede wszystkim musisz skomponować „nagłówek” listu, w którym podasz nazwę swojej organizacji i jej dane, a także informację, do kogo kierujesz list. Może to być konkretna osoba (np. szef firmy) lub grupa (pracownicy działu Twojej firmy lub Twoi partnerzy). Po tym następuje powitanie: jeśli zwracasz się do konkretnej osoby, musisz zwracać się po imieniu: „Drogi Iwanie Pietrowiczu!”. Jeśli napiszesz do zespołu, możliwe jest odwołanie „Drodzy koledzy!”, „Drodzy pracownicy działu!”.
Powód i cel wniosku
Najpierw musisz uzasadnić, dlaczego kontaktujesz się z tą konkretną osobą. W związku z tym możesz rozpocząć list następującymi zwrotami:
- Jesteś wybitnym ekspertem w…
- Zawsze byłeś zaangażowany w sprawy naszej organizacji ...
- Twój dział prowadzi...
- Możesz rozwiązać najbardziej złożone problemy z zakresu ...
- Przez lata zgromadzono pozytywne doświadczenia między…
- w związku z faktem, że…
- w celu rozwiązania sytuacji...
- dla rozwoju biznesu...
- Aby uzyskać najlepsze wyniki w...
- rozwiązywać konflikty...
Oświadczenie o żądaniu
Na koniec musisz faktycznie podać swoją prośbę. Sam tekst powinien być zwięzły, ale zawierać pełny opis tego, czego dokładnie potrzebujesz, aby adresat nie miał żadnych pytań. Ponadto zapytanie musi być konkretne, to znaczy jeśli pytasz o usługę, musisz podać dokładny koszt lub ilość, żądane daty itp.
Wskazane jest, aby rozpocząć prośbę od następujących słów:
- Prosimy o pomoc w rozwiązaniu tego problemu...
- proszę cię o...
- Proszę o poinformowanie/przesłanie/zgłoszenie do mnie...
- Proszę o zgodę na…
Następnie możesz napisać, jaką korzyść odniesie adresat, jeśli Twoja prośba zostanie rozpatrzona pozytywnie lub wyjaśnić wagę i konieczność rozwiązania Twojej sprawy.
Dari Dobro LLC Centrum pomocy rodzinom wielodzietnym io niskich dochodach
JSC „Chitaina” Ivanov A. G.
Drogi Aleksandrze Giennadiewiczu,
Wasza firma zawsze bierze udział w sprawach naszej organizacji i od kilku lat pomaga w różnych promocjach. W związku z tym, że 20 sierpnia 2016 r. organizujemy wydarzenie, którego celem jest pomoc rodzinom w przygotowaniu dzieci do szkoły, liczymy na Państwa pomoc. Wszystkie dzieci mają prawo do szczęśliwego dzieciństwa, a biedne rodziny, jak nikt inny, potrzebują uczestnictwa i wsparcia.
Prosimy o wzięcie udziału w naszej akcji „Zabierz dziecko do szkoły” i rozważenie przeznaczenia na nią przyborów szkolnych. Potrzebujemy artykułów piśmienniczych dla 50 dzieci z rodzin o niskich dochodach.
Oczywiście, jeśli zgodzisz się nam pomóc, my z kolei obiecujemy reklamować produkty Twojej firmy na naszej akcji. Sprawmy wspólnie radość dzieciom!
Dyrektor organizacji Wasiljewa N.I.
Skrócona wersja listu
Wielu próbuje posługiwać się skróconą wersją listu, uważając, że pozwala im to skoncentrować się na samej prośbie i jaśniej wyjaśnić ją adresatowi. W tego rodzaju prośbie wystarczy podać swój cel i niezbędne usługi lub działania. Przykład listu:
Rosja, Niżny Nowogród
Do Dyrektora Generalnego przedsiębiorstwa ETsMZ
Drogi Michaił Władimirowicz!
W związku z tym, że nasza szkoła jest szkołą dwuzmianową prosimy o przygotowanie dla nas osobnego jadłospisu, który obejmuje śniadania dla uczniów klas 1-6 na pierwszej zmianie oraz obiady dla uczniów klas 7-11 na drugiej zmianie .
Dyrektor Liceum MAOU nr 69 Plotnikova M.S.
Przeczytaj także z tym artykułem:
1 komentarz
Bardzo potrzebna rzecz i jak to też się uda to ceny za ten projekt nie będzie.Od trzech lat chodzimy do prokuratury, administracji miasta Omsk i nikt nie chce zrozumieć oczywistych rzeczy, w sposób miesiąca są do siebie przekazywane i na tym się kończy: prokuratura, komisja śledcza, administracja ze wszystkimi jej działami. Za miesiąc na pewno skorzystam z gazety, bo już w swoich skargach poinformowałem wszystkich o zamiarze kontaktu z mediami
Organizacja (nazwa) prosi o pomoc w zorganizowaniu konferencji prasowej na ten temat
Data i godzina wydarzenia:
^ Projektor, ekran, laptop,
Zdjęcia z konferencji prasowej
^ Transmisja online konferencji prasowej
^ Nagrywanie zdjęć lub filmów na dysk
Przerwa kawowa po konferencji prasowej
Osoba kontaktowa i współrzędne:
Podobny:
Ministerstwo Edukacji w obwodzie omskim zwraca się do pracowników fundacji charytatywnej „kto jak nie ja” o udzielenie wszelkiej możliwej pomocy.
Do udziału w konferencji zapraszamy studentów, studentów, doktorantów i młodych naukowców. Czas trwania konferencji to 2 dni. W.
Instytut Państwa i Prawa Rosyjskiej Akademii Nauk zaprasza do udziału w Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej na temat „Nowoczesny.
Zapraszamy do udziału w pracach Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej „Aktualne problemy rozwoju prawa krajów WNP.
Prosimy o pomoc w instalacji i regulacji maszyn centrum komputerowego firmy "StroyDom"
Zapraszamy do udziału w dorocznej VIII międzynarodowej konferencji naukowo-praktycznej studentów i młodych naukowców „Russian.
Komitet Organizacyjny Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej „Problemy i osiągnięcia nauki akademickiej” zaprasza do udziału.
List z prośbą- jedna z najczęstszych opcji korespondencji biznesowej. Wśród przedsiębiorców takie listy są używane, gdy przedstawiciele jednej organizacji zwracają się do drugiej z prośbą o usługę. Takie komunikaty można wykorzystać w zupełnie innych sytuacjach, na przykład, gdy potrzebujesz uzyskać informacje o produktach, zobaczyć próbki produktów, spotkać się z podróżującym służbowo, uzgodnić pewne działania itp.
Zasady pisania wniosku
Zwracamy uwagę na pobranie ogólnego szablonu takiego dokumentu:
PLIKI
Wniosek z oczywistych względów nie ma standardowej formy, ale mimo to jest formą dokumentu urzędowego. Dlatego przy jej opracowywaniu należy przestrzegać pewnych norm ustanowionych przez zasady pracy biurowej i etyki biznesowej. Zanim przejdziemy bezpośrednio do podstawowych zasad jej opracowywania, należy zaznaczyć, że może być skierowana zarówno do grupy osób (np. menedżerowie, pracownicy działu księgowości, prawnicy itp.), jak i do konkretnego adresata.
Jak każdy inny dokument, ten list musi zawierać część wstępna, a mianowicie:
- informacje o firmie wysyłającej składającej żądanie i firmie, do której jest ono kierowane;
- powód odwołania („z powodu opóźnienia”, „w związku z odbiorem”, „na podstawie wyników” itp.);
- powołanie się na podstawę („na podstawie umowy ustnej”, „na podstawie negocjacji”, „na podstawie rozmowy telefonicznej” itp.);
- cel odwołania („w celu rozwiązania problemu”, „w celu uniknięcia konfliktu”, „w celu wyeliminowania naruszeń” itp.).
Śledzony przez Główną częścią odnoszące się bezpośrednio do wniosku. Musi być wyrażona dowolną formą pochodną czasownika „prosić” („prosimy”, „prosimy” itp.), a ponieważ taka wiadomość jest w każdym razie prośbą o jakąś usługi, powinno być napisane z szacunkiem. Dobrze, jeśli prośba zostanie poprzedzona komplementem („znając twoje wielkie możliwości”, „podziwiam twoje talenty organizacyjne” itp.).
Jeżeli list zawiera kilka próśb jednocześnie, należy je wskazać w osobnych akapitach lub akapitach.
Niepisane zasady korespondencji między organizacjami stanowią, że odpowiedź na zapytanie wieloetapowe może być przesłana również w jednej wiadomości, z osobnymi komentarzami do każdej pozycji. Należy zauważyć, że tego rodzaju korespondencja zmniejsza ilość pracy, a tym samym skraca czas czytania i przetwarzania takich pism.
Jeżeli list zakłada otrzymanie odpowiedzi w określonym terminie, należy to zaznaczyć w tekście wiadomości tak poprawnie, jak to możliwe.
Z reguły sekretarze organizacji wysyłają i odbierają listy (w dużych firmach zaangażowane są w to całe działy). Po skompilowaniu lub przeczytaniu przekazują je kierownikowi przedsiębiorstwa do przeglądu. Wyjątkiem są wiadomości oznaczone jako „poufne” lub „doręczone osobiście” – takie listy wysyłane są bezpośrednio do adresata.
Instrukcja pisania wniosku
Ponieważ wiadomość ta jest częścią korespondencji korporacyjnej, należy najpierw wskazać autora, a mianowicie: nazwę firmy wysyłającej, jej aktualny adres oraz numer telefonu do komunikacji. Następnie należy wprowadzić dane o adresacie: także nazwę przedsiębiorstwa oraz konkretnego odbiorcę. Dalej w środku wiersza możesz od razu wskazać, że jest to list z prośbą (ale nie jest to konieczne).
Następna część listu dotyczy bezpośrednio prośby. Wcześniej pożądane jest, aby go uzasadnić, a dopiero potem wyrazić samą istotę żądania. Na końcu pismo musi być podpisane (lepiej, jeśli robi to szef firmy lub upoważniona, zaufana osoba), a także data powstania dokumentu.
Jak wysłać list
List można wysłać e-mailem lub faksem - jest to szybkie i wygodne, ale zachowawcze wysyłanie za pośrednictwem Poczty Rosyjskiej pozwoli sformalizować list w solidny i atrakcyjny sposób. Na przykład możesz złożyć wniosek na piśmie odręcznie, pięknym kaligraficznym pismem lub wydrukować tekst na dobrym, drogim papierze.
Zwrócenie uwagi na takie drobiazgi wyjaśni adresatowi, jak szanuje go przeciwnik, i jeszcze raz podkreśli wagę prośby. Jedyną rzeczą do zapamiętania jest to, że przesyłki pocztą tradycyjną zajmują dużo czasu, dlatego wiadomość należy wysłać z wyprzedzeniem, aby dokument dotarł do odbiorcy na czas.
Po wysłaniu listu
Wiadomość ta, jak każdy inny dokument, musi zostać zarejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej. Podobnie adresat listu rejestruje nadejście korespondencji. W przypadku nieporozumień pojawiających się w relacjach biznesowych, ustalenie faktu wysłania i odebrania pism pomoże szybko uporządkować sytuację.
Przykłady redagowania wniosków wraz z wyjaśnieniami
Doszliśmy więc do wniosku, że list z prośbą to list zawierający prośbę do odbiorcy. Celem tekstu jest zachęcenie odbiorcy do wykonania czynności korzystnej dla nadawcy. Pismo powinno zawierać sformułowaną prośbę, jej uzasadnienie. Pożądane jest sformułowanie żądania w taki sposób, aby uzasadnić, dlaczego spełnienie żądania powinno być korzystne dla odbiorcy. Nadawca musi nie tylko znać zasady komponowania tekstu, ale także brać pod uwagę niuanse psychologiczne. Następnie rozważ konkretne szablony-przykłady, w zależności od sytuacji.
Pismo z prośbą o przyznanie środków
Pismo jest sporządzane w przypadku, gdy konieczne jest uzyskanie przydziału środków od państwa, sponsorów, osób fizycznych.
Z organizacji pozarządowej „Pomoc dla emerytów”
Członek Zgromadzenia Ustawodawczego
Iwanow I.I.
Witam Iwana Iwanowicza. Jestem przedstawicielem organizacji non-profit „Pomoc dla Emerytów”. Angażujemy się w pomoc samotnym emerytom: przywozimy jedzenie, pomagamy w sprzątaniu i naprawie.
Nasza organizacja istnieje od 5 lat. Wcześniej sami radziliśmy sobie z finansowaniem działalności, jednak w związku z ekspansją organizacji pozarządowych środki finansowe zaczęły być niewystarczające. Potrzebujemy pieniędzy na wynajem lokali, wypłatę wynagrodzeń pracownikom, zakup sprzętu.
Na niedawnym posiedzeniu rządu prezydent wspomniał o trudnej sytuacji emerytów i zaznaczył, że sytuacja wymaga pilnej zmiany. W związku z tym proszę o 200 000 rubli na potrzeby organizacji pozarządowej Pomoc dla Emerytów.
Z poważaniem Petrova A.A.
Wyjaśnienie:
Powyższy tekst został napisany zgodnie z regulaminem. on ma:
- Nazwa organizacji non-profit i wyjaśnienie jej działalności.
- Prośba o pieniądze, wyjaśnienie ich potrzeby (pieniądze są potrzebne na czynsz i pensje).
- Wzmianka o Prezesie. Konieczne jest uzasadnienie korzyści płynących ze sponsorowania dla urzędnika. Czym interesuje się poseł? W rozwoju kariery. Pomoc organizacji pomoże osiągnąć ten cel.
Wskazana jest również konkretna kwota funduszy, których potrzebuje organizacja komercyjna.
Zapytanie ofertowe na dostawę towarów
List jest zwykle wysyłany do wspólników firmy. W tekście pożądane jest uzasadnienie obopólnej korzyści dla obu firm.
Szef AAA
Iwanow I.I.
Od szefa firmy BBB
Pietrowa B.B.
Witam Iwana Iwanowicza. Chcielibyśmy zamówić zestaw produktów z Państwa firmy (wskazać). Zainteresowaliśmy się Państwa produktem na wystawie regionalnej.
Jeśli się zgadzasz, poinformuj nas o warunkach dostawy i dogodnych dla Ciebie terminach. Gwarantujemy terminową płatność. Mamy nadzieję, że będzie to początek obopólnie korzystnej współpracy.
Nasze kontakty: (określ).
Z poważaniem Borys Borysowicz.
Pismo z prośbą o rabat
Zazwyczaj takie teksty wysyłane są do dostawców firmy. Na przykład organizacja organizuje wystawy. Ma dostawcę - drukarnię, która dostarcza broszury, stojaki, broszury i nie tylko. Koszt usług jest dość wysoki. Przyszedł kryzys i firmie trudno było zapłacić za towar drukarni. Może to być powód, aby poprosić o zniżkę.
Szef firmy „Wostok”
Iwanow I.I.
Od szefa firmy „Zachód”
Pietrowa B.B.
Witaj Iwan Iwanow. Naszą organizację dotknął kryzys finansowy. Liczba zawartych z nami umów spadła o 20%. Niestety kryzys dotknął nie tylko nas, ale także naszych klientów. Ludzie nie mogą płacić za nasze usługi w takiej samej wysokości jak wcześniej. W związku z tym przewidzieliśmy 25% zniżki na bilety.
W związku z trudną sytuacją finansową nasza firma prosi o 15% rabatu na pozostałe pół roku współpracy w ramach umowy.
Wysłaliśmy listy z prośbą o rabat do wszystkich naszych dostawców. Jeśli 20% naszych partnerów zapewni nam korzystne warunki, nasza firma przetrwa trudne czasy i nie zamknie się. Dostaliśmy już zniżkę od właścicieli i firmy telefonicznej.
Z poważaniem, Borys Pietrow.
Wyjaśnienie:
List zawiera następujące ważne punkty:
- Wyjaśnienie potrzeby rabatu.
- Wskazanie dokładnej wielkości rabatu, warunków.
- Pośrednie wskazanie, że jeśli drukarnia nie udzieli rabatu, firma zerwie umowę.
Tekst musi być napisany w taki sposób, aby list został przeczytany do końca i zaakceptował proponowane warunki.
Pismo z prośbą o obniżenie czynszu
Czynsze „zjadają” budżety większości organizacji. Jego redukcja pozwala firmie utrzymać się na powierzchni w trudnych czasach. Pismo należy wysłać do właściciela.
Szef Plusa
Iwanow PP
Od szefa firmy „Minus”
Pietrowa I. I.
Witaj Piotrze Pietrowiczu. Naszą firmę dotknął kryzys finansowy. Zmniejszyła się siła nabywcza konsumentów, spadły przychody przedsiębiorstw. W związku z tym prosimy o obniżenie czynszu o 10%.
Przez cały czas naszej współpracy nigdy nie opóźnialiśmy płatności. Mamy nadzieję, że pójdą Państwo na ustępstwa wobec nas, a my utrzymamy nasze relacje biznesowe. Gwarantujemy terminową płatność czynszu, pomimo trudnych warunków finansowych.
Z poważaniem, Iwan Iwanowicz.
Wyjaśnienie:
W piśmie należy wspomnieć, że spółka wcześniej w pełni wywiązywała się ze swoich zobowiązań. Wynajmujący musi mieć pewność, że będzie nadal dokonywał płatności. Odbiorca musi również zrozumieć, że jeśli nie zgodzi się na proponowane warunki, najemca odmówi jego usług.
Pismo wzywające do spłaty zadłużenia
W kontaktach między firmami bardzo często powstają długi. Jeśli organizacja jest nastawiona na kontynuację współpracy z kontrahentem, który ma dług, wysyłane jest wezwanie.
Iwanow I.I.
Sidorowa P.P.
Drogi Iwanie Iwanowiczu, prosimy o spłatę długu wobec naszej firmy w wysokości 200 000 rubli. Przez cały ten czas kontynuowaliśmy z Państwem współpracę, mając nadzieję na kontynuację relacji biznesowych. Jednak teraz jesteśmy zmuszeni zawiesić świadczenie usług z powodu braku płatności.
Kwota twojego długu wynosi 200 000 rubli. Proszę o wpłatę do 01.03.2017r. Jeśli dług nie zostanie spłacony, będziemy zmuszeni rozwiązać sprawę na drodze sądowej.
Z poważaniem Piotr Pietrowicz.
Wyjaśnienie:
List musi zawierać następujące elementy:
- Dokładna kwota do zapłaty.
- Termin, do którego dług musi zostać spłacony.
- Działania, które firma podejmie w przypadku nieotrzymania płatności.
W tekście można wspomnieć o wieloletniej udanej współpracy z organizacją. To powinna być prośba, a nie żądanie. Żądanie składane jest według innego szablonu.
Pismo z prośbą o odroczenie płatności do dostawcy
Organizacja dostarczyła firmie partię produktów, ale za nią nie zapłaciła. Powstał dług, ale dłużnik nie ma środków na spłatę. W takim przypadku sensowne jest napisanie pisma z prośbą o opóźnienie.
Szef firmy „Gdzie są pieniądze”
Sidorow PP
Od szefa firmy „Pieniądze zaraz będą”
Iwanowa I.I.
Drogi Piotrze Pietrowiczu, nie spłaciliśmy długu w wysokości 200 000 rubli. Nie cofamy się przed zadłużeniem, ale teraz nie możemy spłacać całości ze względu na trudną sytuację finansową.
Od 2 lat utrzymujemy z Państwem udane relacje biznesowe, nie przekraczamy terminów płatności. Dziś prosimy o płatność ratalną. Nasza firma jest gotowa spłacić dług w dwóch etapach:
- Wpłacimy 100 000 rubli do 1 marca 2017 r.
- 100 000 rubli zostanie wypłaconych przed 1 kwietnia 2017 r.
Obiecujemy terminowe płatności. Dzięki za zrozumienie.
Z poważaniem, Iwan Iwanowicz.
Pismo wzywające do zapłaty na rzecz innej organizacji
Dług firmy może być spłacony przez inną organizację. Oczywiście osoba prawna nie zapłaci akcji tak po prostu. Zwykle wezwanie wysyłane jest do dłużnika spółki lub innej osoby, która ma zobowiązania wobec spółki.
Do szefa firmy „Pieniądze zaraz będą”
Iwanow I.I.
Od szefa firmy „Gdzie są pieniądze”
Sidorowa P.P.
Drogi Iwanie Iwanowiczu, masz dług wobec naszej firmy w wysokości 300 000 rubli. Nasza organizacja ma również dług wobec innej firmy w wysokości 200 000 rubli. Prosimy o spłatę naszego długu wobec wierzyciela w wysokości 200 000 rubli. W zamian dostarczymy Ci plan ratalny na saldo zadłużenia, o które prosiłeś wcześniej. Dzięki za zrozumienie.
Z poważaniem Piotr Pietrowicz.
List z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu
Każda firma może napotkać złożone problemy, z którymi nie można sobie poradzić bez pomocy z zewnątrz. W razie potrzeby można wysłać list z prośbą o pomoc, na przykład organizowanie wydarzeń. Aplikacja jest wysyłana do organizacji komercyjnych, agencji rządowych.
Dyrektor AAA
Pietrow B.B.
Z organizacji publicznej
„Dajemy dobro”
Drogi Borysie Borysowiczu, jestem przedstawicielem organizacji publicznej „Giving Good”. Zajmujemy się organizacją i prowadzeniem wczasów dla dzieci z Domu Dziecka.
Prosimy o pomoc w zorganizowaniu zapasów żywności na święta. Oczywiście na wydarzeniu wspomnimy o Tobie i Twojej firmie. W uroczystości wezmą udział przedstawiciele zgromadzenia ustawodawczego, społeczeństwa.
Możesz się z nami skontaktować pod numerem telefonu XXX
Z poważaniem, Iwan Iwanowicz.
Zreasumowanie
Połączmy wszystkie zasady pisania prośby. Najpierw musisz się przedstawić, opowiedzieć o swojej działalności. Ale wstępu nie należy przedłużać. Naszym celem jest zachęcenie odbiorcy do przeczytania listu. Jeśli tekst jest zbyt długi, odbiorca raczej nie przeczyta go do końca. Następnie musisz zacząć przedstawiać swoją prośbę. Wymagana jest dokładność: wskazanie warunków, kwoty środków. Ważne jest, aby zrozumieć, że odbiorca musi odczuć korzyść. Dlatego pismo musi wskazywać, dlaczego spełnienie wniosku byłoby korzystne dla organizacji. Na koniec trzeba grzecznie i bez łasienia się pożegnać.
Korespondencja biznesowa jest nieodłącznym elementem życia niemal każdego człowieka. W tej formie najwygodniej jest kontaktować się z władzami, współpracownikami i różnymi organizacjami. Zapytanie ofertowe jest jednym z najczęstszych rodzajów tego rodzaju komunikacji, ponieważ każda firma może potrzebować opinii eksperta z dowolnej dziedziny, pomocy z różnych struktur finansowych lub administracyjnych. W tym artykule omówimy, jak dokładnie napisać wniosek, a także przykład tego rodzaju odwołania.
Struktura listu
Oczywiście treść i struktura listu biznesowego zależy od tego, kto go pisze i do kogo jest adresowany. I tak np. szef organizacji, powołując się na swoich podwładnych lub wieloletnich współpracowników, może napisać krótsze pismo, ale aby zyskać poparcie wyższych organizacji lub poprosić o pomoc różnych specjalistów, często trzeba napisać dłuższa prośba. Konieczne jest zainteresowanie adresata i przekonanie go do poparcia. Zacznijmy od dłuższej wersji.
Wstęp
Przede wszystkim musisz skomponować „nagłówek” listu, w którym podasz nazwę swojej organizacji i jej dane, a także informację, do kogo kierujesz list. Może to być konkretna osoba (np. szef firmy) lub grupa (pracownicy działu Twojej firmy lub Twoi partnerzy). Po tym następuje powitanie: jeśli zwracasz się do konkretnej osoby, musisz zwracać się po imieniu: „Drogi Iwanie Pietrowiczu!”. Jeśli napiszesz do zespołu, możliwe jest odwołanie „Drodzy koledzy!”, „Drodzy pracownicy działu!”.
Powód i cel wniosku
Najpierw musisz uzasadnić, dlaczego kontaktujesz się z tą konkretną osobą. W związku z tym możesz rozpocząć list następującymi zwrotami:
- Jesteś wybitnym ekspertem w…
- Zawsze byłeś zaangażowany w sprawy naszej organizacji ...
- Twój dział prowadzi...
- Możesz rozwiązać najbardziej złożone problemy z zakresu ...
- Przez lata zgromadzono pozytywne doświadczenia między…
- w związku z faktem, że…
- w celu rozwiązania sytuacji...
- dla rozwoju biznesu...
- Aby uzyskać najlepsze wyniki w...
- rozwiązywać konflikty...
Oświadczenie o żądaniu
Na koniec musisz faktycznie podać swoją prośbę. Sam tekst powinien być zwięzły, ale zawierać pełny opis tego, czego dokładnie potrzebujesz, aby adresat nie miał żadnych pytań. Ponadto zapytanie musi być konkretne, to znaczy jeśli pytasz o usługę, musisz podać dokładny koszt lub ilość, żądane daty itp.
Wskazane jest, aby rozpocząć prośbę od następujących słów:
- Prosimy o pomoc w rozwiązaniu tego problemu...
- proszę cię o...
- Proszę o poinformowanie/przesłanie/zgłoszenie do mnie...
- Proszę o zgodę na…
Następnie możesz napisać, jaką korzyść odniesie adresat, jeśli Twoja prośba zostanie rozpatrzona pozytywnie lub wyjaśnić wagę i konieczność rozwiązania Twojej sprawy.
Przykład listu:
Dari Dobro LLC Centrum pomocy rodzinom wielodzietnym io niskich dochodach
do CEO
JSC „Chitaina” Ivanov A. G.
Drogi Aleksandrze Giennadiewiczu,
Wasza firma zawsze bierze udział w sprawach naszej organizacji i od kilku lat pomaga w różnych promocjach. W związku z tym, że 20 sierpnia 2016 r. organizujemy wydarzenie, którego celem jest pomoc rodzinom w przygotowaniu dzieci do szkoły, liczymy na Państwa pomoc. Wszystkie dzieci mają prawo do szczęśliwego dzieciństwa, a biedne rodziny, jak nikt inny, potrzebują uczestnictwa i wsparcia.
Prosimy o wzięcie udziału w naszej akcji „Zabierz dziecko do szkoły” i rozważenie przeznaczenia na nią przyborów szkolnych. Potrzebujemy artykułów piśmienniczych dla 50 dzieci z rodzin o niskich dochodach.
Oczywiście, jeśli zgodzisz się nam pomóc, my z kolei obiecujemy reklamować produkty Twojej firmy na naszej akcji. Sprawmy wspólnie radość dzieciom!
Z poważaniem,
Dyrektor organizacji Wasiljewa N.I.