मंत्रालय के पत्र के अनुसार, कृपया जमा करें। दस्तावेजों के लिए कवर लेटर कैसे लिखें
एक कवर लेटर एक प्रकार का व्यावसायिक पत्र होता है, जो कि इन दस्तावेज़ों में पता भाग नहीं होने पर पतेदार को भेजे गए दस्तावेज़ों के पैकेज का वर्णन करने के लिए आवश्यक होता है।
इस तरह, कवर पत्र में कोई सूचना भार नहीं होता है, लेकिन यह तीन महत्वपूर्ण कार्य करता है:
- भेजने के तथ्य की पुष्टि करता है;
- भेजे गए दस्तावेजों और उन्हें संभालने के लिए निर्देशों की एक सूची प्रदान करता है;
- पंजीकरण डेटा के लिए धन्यवाद, यह आपको नियत तारीख निर्धारित करने की अनुमति देता है।
अधिकांश व्यावसायिक पत्रों की तरह, कंपनी के लेटरहेड पर एक कवर लेटर जारी किया जाता है और प्रेषक की आउटगोइंग पंजीकरण संख्या प्राप्त करता है। हमने पत्रिका में आधिकारिक पत्रों के प्रारूपण के नियमों का एक से अधिक बार विस्तार से विश्लेषण किया है, इसलिए अब हम एक आवरण पत्र की विशेषताओं पर ध्यान देंगे।
इसकी संरचना के कई नमूनों के साथ एक व्यावसायिक पत्र का विस्तृत विश्लेषण लेख में है "हम एक व्यावसायिक पत्र तैयार करते हैं"
भाषण पैटर्न
एक कवर लेटर का आधार अनुलग्नकों की एक सूची है। दस्तावेज़ का पाठ छोटा और सशर्त रूप से दो भागों में विभाजित है:
- दस्तावेज़ भेजने की अधिसूचना,
- समय पर प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध (परिचित, अनुमोदन, एक हस्ताक्षरित प्रति की वापसी, आदि)।
पहला भाग आमतौर पर इस तरह शुरू होता है:
- "पूर्ति में ... हम आपको भेजते हैं ...",
- "हम आपको भेज रहे हैं..."
- "हम आपके सामने पेश करते हैं..."
इसके बाद, आप दस्तावेज़ भेजने का उद्देश्य निर्दिष्ट कर सकते हैं: "राजी होना", "परिचित के लिए", "हस्ताक्षर के लिए", "भरने के लिए"(यदि हम एक सर्वेक्षण प्रपत्र या प्रश्नावली के बारे में बात कर रहे हैं)। हम क्लिच "आपको भेजना" या "आपको भेजना" का उपयोग करने की सलाह देते हैं, क्योंकि आप केवल समीक्षा के लिए कुछ सबमिट कर सकते हैं, लेकिन हस्ताक्षर या अनुमोदन के लिए नहीं।
दूसरे भाग में निम्नलिखित शब्द हो सकते हैं:
- "कृपया हस्ताक्षर करें, सील करें और एक प्रति हमारे पते पर भेजें...",
- "हम आपको कानून द्वारा स्थापित समय अवधि के भीतर विचार करने और हमारे पते पर भेजने के लिए कहते हैं ...",
- "मैं आपको विधिवत निष्पादित ..." की एक प्रति हमारे पते पर भेजने के लिए कहता हूं।
प्रॉप्स "आवेदनों की उपस्थिति का निशान"
जैसा कि हमने पहले ही निर्धारित कर लिया है, दस्तावेजों के लिए एक कवर लेटर में मुख्य बात संलग्नक है। इसलिए, हम इस विशेष प्रोप को डिजाइन करने के मुद्दे पर विशेष ध्यान देंगे। आवेदन कैसे तैयार किया जाएगा, इसके बावजूद, व्यावसायिक अपील के अभ्यास के लिए पत्र से जुड़े दस्तावेजों की पूरी सूची की आवश्यकता होती है, जिसमें प्रतियों की संख्या और उनमें से प्रत्येक में शीट की संख्या का संकेत मिलता है। इस जानकारी के बिना, कवर लेटर सभी अर्थ खो देगा।
इसलिए, जब भेजे जाने वाले दस्तावेज़ पहले से ही पत्र के पाठ में रिपोर्ट किए गए हों, यह उनके नाम फिर से सूचीबद्ध करने लायक नहीं है। यह चादरों और प्रतियों की संख्या निर्दिष्ट करने के लिए पर्याप्त है। उदाहरण 1 देखें।
उदाहरण 1
पाठ का एक टुकड़ा और एक आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक नोट (आवेदन का नाम पत्र के पाठ में दर्शाया गया है)
यदि आवेदन पत्र के पाठ में इंगित नहीं किया गया है, तो मात्रात्मक डेटा के अलावा, आपको उसका नाम निर्दिष्ट करना होगा। यदि पैकेज में कई दस्तावेज़ शामिल हैं, तो अनुलग्नकों को क्रमांकित किया जाता है। उदाहरण 2 देखें।
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उदाहरण 2
पाठ का एक टुकड़ा और एक आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक निशान (आवेदन का नाम इसकी उपस्थिति के निशान में इंगित किया गया है)
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हालांकि GOST R 6.30-2003 कहता है कि उनकी उपलब्धता के बारे में निशान में कई अनुप्रयोगों को सूचीबद्ध करते समयबृहदान्त्र से पहले सामान्यीकरण शब्द एकवचन "परिशिष्ट:" में है, ऐसे मामलों में हम अभी भी इसे बहुवचन "परिशिष्ट:" में लिखने की सलाह देते हैं, जैसा कि हमने उदाहरण 2 में दिखाया है।
सबसे पहले, यह रूसी भाषा के नियमों के दृष्टिकोण से सही है। और दूसरी बात, इस GOST के डेवलपर्स ने बाद में खुद को "सही" किया जब उन्होंने अपनी कार्यप्रणाली की सिफारिशों में इसके आवेदन के बारे में स्पष्टीकरण देना शुरू किया। नीचे इन दो दस्तावेज़ों के उद्धरण देखें। लेकिन कई हठपूर्वक "परिशिष्ट:" शब्द को एकवचन में लिखना जारी रखते हैं, भले ही इसके बाद कई दस्तावेजों की सूची हो। ऐसा मत करो, और हमने समझाया है कि क्यों।
दस्तावेज़ टुकड़ा
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GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता "
3.21. ... यदि पत्र में एक अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है:
दस्तावेज़ टुकड़ा
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संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता। गोस्ट आर 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश
3.16. ... यदि पत्र में एक आवेदन है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें, यदि कई आवेदन हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है:
पत्र के पाठ में "आवेदन" शब्द को कैसे लिखा जाए, इसके संबंध में भी विसंगतियाँ पाई जाती हैं:एक छोटे या बड़े अक्षर के साथ, "नहीं" चिह्न के साथ या उसके बिना। तथ्य यह है कि आप कवर पत्र के पाठ में संलग्न दस्तावेज़ का नाम अलग-अलग तरीकों से इंगित कर सकते हैं; उदाहरण 3 को देखते हुए स्वयं की तुलना करें: दूसरे मामले में, कोष्ठकों में यह इंगित करना उचित है कि दस्तावेज़ एक आवेदन है, और बाद के मामलों में हम दिखाते हैं कि यह विभिन्न तरीकों से कैसे किया जा सकता है। सभी विकल्प सही हैं, बस पत्र में एकरूपता का पालन करना जरूरी है। और अपने संगठन के कार्यालय कार्य (या समान मुद्दों पर अन्य स्थानीय नियामक अधिनियम) के निर्देशों में एक विकल्प को चुनना और ठीक करना और भी बेहतर है, तो सभी दस्तावेजों में एकरूपता होगी और कलाकारों के बीच भ्रम कम होगा।
उदाहरण 3
पत्र के मुख्य भाग में आवेदन के नाम को इंगित करने के विभिन्न तरीके
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एक बाध्य आवेदन के लिए, चादरों की संख्या को छोड़ा जा सकता है (उदाहरण 4)।
उदाहरण 4
बाध्य आवेदन का विवरण
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जब इतने सारे आवेदन होते हैं कि उन्हें एक अलग शीट पर सूचीबद्ध करना अधिक सुविधाजनक होता है (इसे "पत्र से अनुलग्नकों की सूची ... नहीं ..." कहा जाएगा), यह इस तरह के संदर्भ के लिए पर्याप्त होगा पत्र में एक सूची (उदाहरण 5)।
उदाहरण 5
यदि इतने सारे अनुप्रयोग हैं कि उन्हें एक अलग सूची में सूचीबद्ध करना अधिक सुविधाजनक है
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यदि आप अपने पत्र के साथ एक अन्य पत्र संलग्न करते हैं जिसका अपना अनुलग्नक है, तो आपको इसके बारे में पता करने वाले को सूचित करना होगा (उदाहरण 6)।
उदाहरण 6
लेटर अटैचमेंट का अपना अटैचमेंट होता है
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अंत में, यदि आपका पत्र एक साथ कई संगठनों को संबोधित है, और अनुलग्नक उनमें से केवल एक को संबोधित है (अन्य केवल जानकारी के लिए एक पत्र प्राप्त करते हैं), तो यह भी कहा जाना चाहिए (उदाहरण 7)।
उदाहरण 7
अनुलग्नक कई में से केवल एक ईमेल प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है
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अनुलग्नकों की उपस्थिति पर पत्र के पाठ के नीचे और हस्ताक्षर के ऊपर एक चिह्न बनाया जाता है। आमतौर पर, इन दूरियों (इंडेंट) को समान और लगभग 2-3 लाइन स्पेसिंग के बराबर बनाया जाता है (यह उदाहरण 9 में पूरे अक्षर के नमूना डिजाइन में अच्छी तरह से दिखाया गया है)।
एक सामान्य नियम के रूप में, यदि किसी दस्तावेज़ में अनुलग्नक हैं, तो उस पर एक चिह्न बनाया जाता है कि वे पाठ के नीचे और हस्ताक्षर के ऊपर मौजूद हैं, और संलग्न दस्तावेज़ों पर (प्रत्येक के लिए पहली शीट के ऊपरी दाहिने हिस्से में) यह है लिखा है कि वे किस दस्तावेज़ के साथ संलग्न हैं (आवेदन संख्या के पदनाम के साथ, यदि कई हैं), जैसा कि उदाहरण 8 में है।
उदाहरण 8
आवेदन की 1 शीट पर आवेदन संख्या और मुख्य दस्तावेज का डेटा
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लेकिन कवर लेटर में भेजे गए दस्तावेजों का एक लेखा कार्य होता है, जो लिफाफे में संलग्नक की एक प्रकार की सूची के रूप में कार्य करता है, लेकिन ऐसे पत्र में नामित दस्तावेजों को संलग्नक के रूप में वास्तव में भेजा जाता है। यदि पत्र का एक अलग कार्य था (उदाहरण के लिए, यह एक प्रस्ताव था, एक समझौते पर हस्ताक्षर करने और प्रस्तावित सहयोग की शर्तों को सूचीबद्ध करने का प्रस्ताव), तो पत्र अर्थ में "कुंजी" दस्तावेज़ होगा, और संलग्न दस्तावेज़ केवल इसके कार्य को पूरा करने में मदद करेगा। लेकिन हम एक कवर लेटर के बारे में बात कर रहे हैं, और इस मामले में आपको "लिफाफे की सूची" के बारे में जानकारी के साथ अग्रेषित दस्तावेजों को "खराब" नहीं करना चाहिए - अर्थात। आपको उन्हें इस तरह चिह्नित करने की आवश्यकता नहीं है!
प्रेषक के साथ हस्ताक्षर करना और पंजीकरण करना
एक व्यावसायिक पत्र का हस्ताक्षरकर्ता वही अधिकारी होता है जो सामान्य व्यावसायिक पत्राचार में होता है (एक नियम के रूप में, या तो संगठन का प्रमुख या एक अधिकृत शीर्ष प्रबंधक)। अगर हम प्राथमिक लेखा दस्तावेज भेजने की बात कर रहे हैं, तो मुख्य लेखाकार भी पत्र पर हस्ताक्षर कर सकते हैं।
ताकि पत्र का प्राप्तकर्ता बाद में सभी स्पष्ट प्रश्नों के साथ अपने हस्ताक्षरकर्ता के पास न आए (उदाहरण 9 में संख्या 1 द्वारा इंगित), कलाकार को भी इस दस्तावेज़ में इंगित किया जाना चाहिए (ibid।, संख्या 2 देखें)।
कवर लेटर भेजने से पहले, आपको एक आउटगोइंग नंबर (नंबर 3 द्वारा दर्शाया गया) असाइन करना होगा।
और पताकर्ता दस्तावेज़ की प्राप्ति के तथ्य को दर्ज करते समय उसे अपनी आने वाली संख्या प्रदान करेगा, जबकि रसीद की तारीख और आने वाली संख्या उस पर इंगित की जा सकती है (हस्तलिखित या स्टैम्प के साथ, उदाहरण 9 में - संख्या 4 देखें) .
उदाहरण 9
संप्रेक्षण पत्र
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उदाहरण 11
व्यक्तिगत आवेदकों के लिए कवर लेटर फॉर्म
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आवेदकों के लिए आश्चर्य - व्यक्ति
दस्तावेजों के लिए एक कवर लेटर लिखने की आवश्यकता सभी पर लागू होती है, चाहे वह कोई संगठन हो या व्यक्ति। इस बीच, जब कोई सामान्य व्यक्ति संगठन में आता है, तो नियम के रूप में, उसके दस्तावेजों के साथ कोई पत्र नहीं लिखा जाता है। यह अफ़सोस की बात है, क्योंकि यह आपके लिए अधिक सुविधाजनक होगा कि आप इसे याद न रखें और किसी तरह इसे स्वयं ठीक करें, लेकिन आगंतुक द्वारा लिखी गई जानकारी के लिए: किससे, कौन से दस्तावेज़, आपके किस कर्मचारी को और क्यों स्थानांतरित करना है। यदि आप व्यक्तियों के साथ व्यवस्थित रूप से व्यवहार करते हैं, विशेष रूप से कई विशिष्ट मुद्दों पर, और साथ ही उनसे दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं कि आपके संगठन को कुछ करना चाहिए, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप ऐसे मामलों के लिए एक कवर लेटर फॉर्म विकसित करें और उससे पूछें ऐसे प्रत्येक आगंतुक को भरें। उदाहरण 11 में नमूना प्रपत्र देखें।
आप भरे हुए फॉर्म को पंजीकृत करेंगे और आने वाले नंबर के साथ पत्र की एक प्रति आवेदक को देंगे, और उससे प्राप्त दस्तावेजों का पैकेज उचित मार्ग पर भेज देंगे। फिर, अपने दस्तावेजों के बारे में पूछताछ करने के लिए, व्यक्ति अब "मालिनोव्का में कुटीर" के बारे में नहीं पूछेगा, बल्कि एक अद्वितीय सूचकांक के साथ एक निश्चित पत्र के बारे में पूछेगा।
कृपया निर्दिष्ट समय के भीतर उत्तर दें
कई संगठन तुरंत अपने कवर लेटर में एड्रेसी के लिए समय सीमा निर्धारित करना पसंद करते हैं, और तरीके विनम्र से भिन्न हो सकते हैं "कृपया दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करें और उन्हें दस दिनों के भीतर लौटा दें"अनिवार्य करने के लिए "पत्र की प्रतिक्रिया का समय 5 कार्य दिवस है". क्या इस तरह लिखना उचित है? और हम ऐसी स्थितियों पर कैसे प्रतिक्रिया करते हैं?
याद रखें कि व्यापार परिसंचरण के नियमों के अनुसार। यदि कवर लेटर में कोई अन्य समय सीमा नहीं है तो इस मील का पत्थर याद किया जाना चाहिए।
केवल एक उच्च, नियंत्रक संगठन या कोई भी राज्य निकाय, आपके निष्पादन पर बाध्यकारी एक नियामक दस्तावेज, निष्पादन के लिए एक अनिवार्य समय सीमा निर्धारित कर सकता है। पक्ष स्वयं भी सहमत हो सकते हैं और स्वेच्छा से ग्रहण किए गए दायित्वों का दस्तावेजीकरण कर सकते हैं:
उदाहरण 10
एक पत्र का जवाब देने की समय सीमा अनुबंध में निर्धारित की जा सकती है।
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समझौता विवादों और असहमति को हल करने के लिए एक अनिवार्य पूर्व-परीक्षण प्रक्रिया प्रदान करता है। पार्टी, जो मानती है कि इस समझौते के तहत उसके अधिकारों का उल्लंघन किया गया है, दूसरे पक्ष को एक लिखित तर्कपूर्ण दावा भेजने के लिए बाध्य है। जिस पक्ष को एक लिखित तर्कपूर्ण दावा प्राप्त हुआ है, वह इस पर विचार करने और इसकी प्राप्ति की तारीख से 10 (दस) कैलेंडर दिनों के भीतर एक लिखित तर्कपूर्ण प्रतिक्रिया देने के लिए बाध्य है...
जब समान स्थिति की कंपनियां संचार कर रही हों (यदि उनके ऊपर किसी ने पहले नहीं किया है या उन्होंने स्वयं बातचीत के लिए नियम निर्धारित नहीं किए हैं), तो आप उत्तर को तेज करने के लिए कह सकते हैं, लेकिन इसके लिए एक अच्छे कारण की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए: "कृपया चौदह दिनों के भीतर पूर्ण प्रश्नावली भेजें, क्योंकि हमें 01.10.2013 तक रूसी संघ के स्वास्थ्य मंत्रालय को जवाब प्रस्तुत करना होगा". ऐसे मामलों में आदेश गलत हैं, जिसमें व्यापार शिष्टाचार की दृष्टि से भी शामिल है।
कवर पत्रों का भंडारण
जैसे ही ठेकेदार अपने आवेदनों को उठाता है और सुनिश्चित करता है कि वे पूर्ण हैं, एक कवर पत्र अनावश्यक हो जाता है। अब से, उन पर काम चल जाएगा, और पत्र को पूर्ण के रूप में चिह्नित किया जाना चाहिए और फ़ाइल में रखा जाना चाहिए।
अक्सर यह सवाल उठता है कि उन्हें कवर लेटर और अटैचमेंट कैसे स्टोर करें: अलग से या एक साथ? आम तौर पर, इस तरह के दस्तावेजों के लिए विशेष रूप से आरक्षित एक विशेष मामले में एक पत्र के लिए एक अनुलग्नक रखा जाता है। इसमें कवर लेटर के लिए कोई जगह नहीं है: किए गए कार्य के कार्य, चालान, अनुबंध और कई अन्य दस्तावेज अलग-अलग और अक्सर अलग-अलग समय के लिए संग्रहीत किए जाते हैं।
मामलों के नामकरण को संकलित करते समय इस बिंदु को ध्यान में रखा जाना चाहिए। कुछ कंपनियां (दस्तावेज़ प्रवाह की एक छोटी राशि के साथ) एक "कवर लेटर" फ़ाइल बनाती हैं और इस तरह के सभी अक्षरों को उसमें डाल देती हैं, भले ही उनसे क्या जुड़ा हो। अन्य को कवर लेटर से कई फाइलें बनानी होती हैं और उन्हें संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों के नामकरण में रखना होता है। फिर, उदाहरण के लिए, भेजा गया समझौता "सेवा समझौते" फ़ाइल में जाएगा, और इसके लिए कवर पत्र - "मुख्य गतिविधियों के लिए अनुबंधों को कवर पत्र" फ़ाइल में जाएगा।
ऐसा भी होता है कि पत्र कंपनी में भंडारण में रहता है, लेकिन अनुलग्नक नहीं होता है। यह लागू होता है, उदाहरण के लिए, दस्तावेजों का मसौदा तैयार करने के लिए (उदाहरण 9 में)। मसौदा विनियमन अभी तक एक दस्तावेज नहीं है और सबसे अधिक संभावना है कि इसे एक से अधिक बार ठीक किया जाएगा, इसे रखना आवश्यक नहीं है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, कवर लेटर लिखने में कुछ भी जटिल नहीं है, लेकिन यह न केवल आपके दस्तावेज़ों, बल्कि समय को भी बचा सकता है।
एक मामूली कठिनाई, हमेशा की तरह, तब हो सकती है जब कंपनी दस्तावेजों के पैकेज के साथ एक उचित रूप से निष्पादित कवर लेटर तैयार करने और शिपमेंट के लिए जमा करने के नियम को लागू करती है। लेकिन स्थानीय नियामक अधिनियम में इस नियम को स्थापित करके इस समस्या को काफी सरलता से हल किया जाता है। और इसके लाभों को पछाड़ना मुश्किल है।
फुटनोट
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इस तरह के संदेशों का उपयोग पूरी तरह से अलग-अलग स्थितियों में किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, जब आपको उत्पादों के बारे में जानकारी प्राप्त करने, उत्पाद के नमूने देखने, किसी व्यावसायिक यात्री से मिलने, कुछ कार्यों पर सहमत होने आदि की आवश्यकता होती है।
अनुरोध पत्र लिखने के नियम
ऐसे दस्तावेज़ के लिए एक सामान्य टेम्पलेट डाउनलोड करने के लिए हम आपके ध्यान में लाते हैं:
स्पष्ट कारणों से अनुरोध पत्र का कोई मानक रूप नहीं है, लेकिन इसके बावजूद, यह एक आधिकारिक दस्तावेज का एक रूप है। इसीलिए, इसे संकलित करते समय, कार्यालय के काम के नियमों और व्यावसायिक नैतिकता द्वारा स्थापित कुछ मानदंडों का पालन करना चाहिए। इसके संकलन के लिए बुनियादी नियमों पर सीधे आगे बढ़ने से पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इसे लोगों के समूह (उदाहरण के लिए, प्रबंधकों, लेखा विभाग के कर्मचारियों, वकीलों, आदि) और एक विशिष्ट पते वाले दोनों को संबोधित किया जा सकता है।
किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, इस पत्र में एक परिचयात्मक भाग होना चाहिए, अर्थात्:
- अनुरोध करने वाली कंपनी और जिस कंपनी को यह संबोधित किया गया है, उसके बारे में जानकारी;
- अपील का कारण ("देरी के कारण", "प्राप्ति के संबंध में", "परिणामों के आधार पर", आदि);
- आधार के संदर्भ ("मौखिक समझौते पर आधारित", "वार्ता पर आधारित", "टेलीफोन पर बातचीत के आधार पर", आदि);
- अपील का उद्देश्य ("समस्या को हल करने के लिए", "संघर्ष से बचने के लिए", "उल्लंघन को खत्म करने के लिए", आदि)।
मुख्य भाग इस प्रकार है, जो सीधे अनुरोध से संबंधित है। इसे "पूछने के लिए" ("हम आपसे पूछते हैं", "हम एक अनुरोध करते हैं", आदि) क्रिया के किसी भी व्युत्पन्न रूप का उपयोग करके व्यक्त किया जाना चाहिए, और चूंकि ऐसा संदेश किसी भी मामले में किसी प्रकार के लिए एक याचिका है। सेवा, इसे सम्मानजनक तरीके से लिखा जाना चाहिए। यह अच्छा है अगर अनुरोध से पहले एक तारीफ ("आपके महान अवसरों को जानना", "आपकी संगठनात्मक प्रतिभा की प्रशंसा करना", आदि) है।
यदि पत्र में एक साथ कई अनुरोध हैं, तो उन्हें अलग-अलग पैराग्राफ या पैराग्राफ में इंगित किया जाना चाहिए।
संगठनों के बीच पत्राचार के अनकहे नियम बताते हैं कि एक बहु-चरण अनुरोध की प्रतिक्रिया भी एक संदेश में भेजी जा सकती है, प्रत्येक आइटम पर अलग-अलग टिप्पणियों के साथ। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस प्रकार के पत्राचार से वर्कफ़्लो की मात्रा कम हो जाती है और इसलिए, ऐसे पत्रों को पढ़ने और संसाधित करने के लिए समय कम हो जाता है।
यदि पत्र का तात्पर्य एक निश्चित अवधि के भीतर प्रतिक्रिया प्राप्त करना है, तो इसे संदेश के पाठ में यथासंभव सही ढंग से इंगित किया जाना चाहिए।
एक नियम के रूप में, संगठन के सचिव पत्र भेजते और प्राप्त करते हैं (बड़ी कंपनियों में, पूरे विभाग इसमें शामिल होते हैं)। संकलन या पढ़ने के बाद, वे उन्हें समीक्षा के लिए उद्यम के प्रमुख के पास भेजते हैं। अपवाद "गोपनीय" या "व्यक्तिगत रूप से हाथ में" चिह्नित संदेश हैं - ऐसे पत्र सीधे प्राप्तकर्ता को भेजे जाते हैं।
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अनुरोध पत्र लिखने के निर्देश
चूंकि यह संदेश कॉर्पोरेट पत्राचार का हिस्सा है, इसलिए लेखक को पहले संकेत दिया जाना चाहिए, अर्थात्: भेजने वाली कंपनी का नाम, उसका वास्तविक पता और संचार के लिए टेलीफोन नंबर। फिर आपको पता करने वाले के बारे में डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है: उद्यम का नाम और विशिष्ट प्राप्तकर्ता भी। आगे पंक्ति के बीच में, आप तुरंत संकेत कर सकते हैं कि यह एक अनुरोध पत्र है (लेकिन यह आवश्यक नहीं है)।
पत्र का अगला भाग सीधे अनुरोध से संबंधित है। पहले, इसे प्रमाणित करना वांछनीय है और उसके बाद ही अनुरोध का सार व्यक्त करें। अंत में, पत्र पर हस्ताक्षर किया जाना चाहिए (यह कंपनी के प्रमुख या अधिकृत, विश्वसनीय व्यक्ति द्वारा किया जाता है तो बेहतर है), साथ ही साथ दस्तावेज़ बनाने की तारीख भी।
पत्र कैसे भेजें
पत्र ई-मेल या फैक्स द्वारा भेजा जा सकता है - यह तेज़ और सुविधाजनक है, लेकिन रूसी पोस्ट के माध्यम से रूढ़िवादी भेजने से आप एक ठोस और आकर्षक तरीके से पत्र को औपचारिक रूप दे सकेंगे। उदाहरण के लिए, आप सुंदर सुलेख हस्तलेखन में हाथ से लिखित रूप में अनुरोध कर सकते हैं या अच्छे, महंगे कागज पर टेक्स्ट प्रिंट कर सकते हैं।
इस तरह की छोटी-छोटी बातों पर ध्यान देने से पता चलता है कि प्रतिद्वंद्वी उसके प्रति कितना सम्मानजनक है, और एक बार फिर अनुरोध के महत्व पर जोर देगा। केवल याद रखने वाली बात यह है कि नियमित मेल के माध्यम से पत्रों में लंबा समय लगता है, इसलिए संदेश को अग्रिम रूप से भेजा जाना चाहिए ताकि दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता को समय पर पहुँचाया जा सके।
पत्र भेजने के बाद
यह संदेश, किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, जावक दस्तावेज़ीकरण के जर्नल में पंजीकृत होना चाहिए। इसी तरह, पत्र प्राप्त करने वाला पत्राचार के आगमन को पंजीकृत करता है। व्यावसायिक संबंधों में होने वाली गलतफहमी के मामले में, पत्र भेजने और प्राप्त करने के तथ्य को ठीक करने से स्थिति को जल्दी से हल करने में मदद मिलेगी।
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स्पष्टीकरण के साथ अनुरोध पत्र तैयार करने के उदाहरण
इसलिए, हमें पता चला कि अनुरोध पत्र एक ऐसा पत्र है जिसमें प्राप्तकर्ता के लिए अनुरोध होता है। पाठ का उद्देश्य प्राप्तकर्ता को एक ऐसा कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करना है जो प्रेषक के लिए फायदेमंद हो। पत्र में एक तैयार अनुरोध, उसका औचित्य होना चाहिए। अनुरोध को इस तरह से तैयार करना वांछनीय है कि यह औचित्य साबित हो सके कि अनुरोध का अनुपालन करने के लिए प्राप्तकर्ता के लिए यह फायदेमंद क्यों होना चाहिए। प्रेषक को न केवल पाठ की रचना के नियमों को जानना चाहिए, बल्कि मनोवैज्ञानिक बारीकियों को भी ध्यान में रखना चाहिए। इसके बाद, स्थिति के आधार पर विशिष्ट टेम्पलेट्स-उदाहरणों पर विचार करें।
धन के आवंटन के लिए अनुरोध पत्र
पत्र इस घटना में तैयार किया गया है कि राज्य, प्रायोजकों, व्यक्तियों से धन का आवंटन प्राप्त करना आवश्यक है।
एनजीओ से "पेंशनभोगियों के लिए सहायता"
विधान सभा के सदस्य
हैलो इवान इवानोविच। मैं गैर-लाभकारी संगठन "पेंशनभोगियों के लिए सहायता" का प्रतिनिधि हूं। हम एकल पेंशनभोगियों की मदद करने में लगे हुए हैं: हम भोजन लाते हैं, सफाई और मरम्मत में मदद करते हैं।
मुफ्त कानूनी सलाह:
हमारा संगठन 5 साल से अस्तित्व में है। पहले, हम स्वयं गतिविधियों के वित्तपोषण का सामना करते थे, हालांकि, गैर-सरकारी संगठनों के विस्तार के कारण, धन अपर्याप्त होने लगा। हमें परिसर किराए पर लेने, कर्मचारियों को वेतन देने और उपकरण खरीदने के लिए धन की आवश्यकता है।
हाल ही में सरकार की एक बैठक में, राष्ट्रपति ने पेंशनभोगियों की कठिन स्थिति का उल्लेख किया और कहा कि स्थिति को तत्काल बदलने की जरूरत है। इस संबंध में, मैं आपसे पेंशनभोगियों के लिए एनजीओ हेल्प की जरूरतों के लिए रूबल मांगता हूं।
साभार, पेट्रोवा ए.ए.
उपरोक्त पाठ नियमों के अनुसार लिखा गया है। यह है:
- एनपीओ का नाम और इसकी गतिविधियों की व्याख्या।
- पैसे के लिए अनुरोध, उनकी जरूरत का स्पष्टीकरण (किराया और वेतन के लिए पैसे की जरूरत है)।
- राष्ट्रपति का उल्लेख। अधिकारी के लिए प्रायोजन के लाभों को उचित ठहराना आवश्यक है। सांसद की क्या दिलचस्पी है? करियर ग्रोथ में। संगठन की मदद से इस लक्ष्य को हासिल करने में मदद मिलेगी।
एक वाणिज्यिक संगठन को जिस विशिष्ट राशि की आवश्यकता होती है, वह भी इंगित की जाती है।
मुफ्त कानूनी सलाह:
माल की आपूर्ति के लिए अनुरोध पत्र
पत्र आमतौर पर कंपनी के भागीदारों को भेजा जाता है। पाठ में, दोनों कंपनियों के लिए पारस्परिक लाभ को उचित ठहराना वांछनीय है।
एएए के प्रमुख
बीबीबी कंपनी के प्रमुख से
हैलो इवान इवानोविच। हम आपकी कंपनी से उत्पादों का एक सेट ऑर्डर करना चाहते हैं (निर्दिष्ट करें)। एक क्षेत्रीय प्रदर्शनी में हमें आपके उत्पाद में दिलचस्पी हुई।
यदि आप सहमत हैं, तो कृपया हमें डिलीवरी की शर्तों और आपके लिए सुविधाजनक शर्तों के बारे में बताएं। हम समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं। हमें उम्मीद है कि यह पारस्परिक रूप से लाभकारी सहयोग की शुरुआत होगी।
मुफ्त कानूनी सलाह:
हमारे संपर्क: (निर्दिष्ट करें)।
साभार, बोरिस बोरिसोविच।
छूट के लिए अनुरोध पत्र
आमतौर पर, ऐसे टेक्स्ट कंपनी के सप्लायर्स को भेजे जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक संगठन प्रदर्शनियों का आयोजन करता है। उसके पास एक सप्लायर है - एक प्रिंटिंग हाउस जो ब्रोशर, स्टैंड, बुकलेट और बहुत कुछ की आपूर्ति करता है। सेवाओं की लागत काफी अधिक है। संकट आया, और कंपनी के लिए प्रिंटिंग हाउस के सामान का भुगतान करना मुश्किल हो गया। यह छूट मांगने का एक कारण हो सकता है।
कंपनी "वोस्तोक" के प्रमुख
कंपनी "वेस्ट" के प्रमुख से
हैलो इवान इवानोव। हमारा संगठन वित्तीय संकट से प्रभावित था। हमारे साथ संपन्न अनुबंधों की संख्या में 20% की कमी आई है। दुर्भाग्य से, संकट ने न केवल हमें, बल्कि हमारे ग्राहकों को भी प्रभावित किया। लोग हमारी सेवाओं के लिए पहले की तरह भुगतान नहीं कर सकते। इसलिए, हमने टिकटों पर 25% की छूट प्रदान की है।
मुफ्त कानूनी सलाह:
कठिन वित्तीय स्थिति के कारण, हमारी कंपनी अनुबंध के तहत शेष छह महीनों के सहयोग के लिए आपसे 15% छूट मांगती है।
हमने अपने सभी आपूर्तिकर्ताओं को छूट देने के लिए पत्र भेजे हैं। यदि हमारे 20% भागीदार हमें अनुकूल परिस्थितियाँ प्रदान करते हैं, तो हमारी कंपनी कठिन समय में जीवित रहेगी और बंद नहीं होगी। हमें पहले ही जमींदारों और फोन कंपनी की ओर से छूट दी जा चुकी है।
साभार, बोरिस पेट्रोव।
पत्र में निम्नलिखित महत्वपूर्ण बिंदु शामिल हैं:
मुफ्त कानूनी सलाह:
- छूट की आवश्यकता का स्पष्टीकरण।
- छूट, शर्तों के सटीक आकार का संकेत।
- एक अप्रत्यक्ष संकेत है कि यदि प्रिंटर छूट प्रदान नहीं करता है, तो कंपनी अनुबंध समाप्त कर देगी।
पाठ इस तरह से लिखा जाना चाहिए कि पत्र अंत तक पढ़ा जाए और प्रस्तावित शर्तों से सहमत हो।
किराया कम करने का अनुरोध पत्र
किराया अधिकांश संगठनों के बजट को "खाता है"। इसकी कमी कंपनी को मुश्किल समय में बचाए रखने की अनुमति देती है। पत्र मकान मालिक को भेजा जाना चाहिए।
प्लस के प्रमुख
कंपनी के प्रमुख से "माइनस"
हैलो, पेट्र पेट्रोविच। हमारी कंपनी वित्तीय संकट से प्रभावित थी। उपभोक्ताओं की क्रय शक्ति में कमी आई है, व्यापार राजस्व में कमी आई है। इस संबंध में, हम आपसे किराए में 10% की कमी करने के लिए कहते हैं।
हमारे सहयोग के सभी समय के लिए, हमने भुगतान में कभी देरी नहीं की है। हम आशा करते हैं कि आप हमें रियायतें देंगे और हम अपने व्यापारिक संबंध बनाए रखेंगे। हम कठिन वित्तीय स्थितियों के बावजूद किराए के समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं।
साभार, इवान इवानोविच।
पत्र में, यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि कंपनी ने पहले अपने दायित्वों को पूर्ण रूप से पूरा किया है। मकान मालिक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि मकान मालिक भुगतान करना जारी रखेगा। प्राप्तकर्ता को यह भी समझना चाहिए कि यदि वह प्रस्तावित शर्तों से सहमत नहीं है, तो किरायेदार उसकी सेवाओं को अस्वीकार कर देगा।
ऋण भुगतान के लिए अनुरोध पत्र
ऋण अक्सर कंपनियों के बीच बातचीत में उत्पन्न होते हैं। यदि संगठन प्रतिपक्ष के साथ सहयोग जारी रखने के लिए तैयार है, जिस पर कर्ज है, तो अनुरोध पत्र भेजा जाता है।
मुफ्त कानूनी सलाह:
प्रिय इवान इवानोविच, हम आपसे हमारी कंपनी को रूबल की राशि में ऋण का भुगतान करने के लिए कहते हैं। इस पूरे समय, हमने व्यापारिक संबंधों को जारी रखने की उम्मीद में, आपके साथ सहयोग करना जारी रखा है। हालांकि, अब हम भुगतान की कमी के कारण सेवाओं के प्रावधान को निलंबित करने के लिए मजबूर हैं।
आपके ऋण की राशि रु. कृपया 1 मार्च, 2017 तक भुगतान करें। अगर कर्ज नहीं चुकाया गया तो हमें अदालत में इस मुद्दे को सुलझाने के लिए मजबूर होना पड़ेगा।
साभार, पेट्र पेट्रोविच।
पत्र में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:
मुफ्त कानूनी सलाह:
- सही राशि बकाया है।
- वह तिथि जिसके द्वारा ऋण का भुगतान किया जाना चाहिए।
- भुगतान नहीं होने पर कंपनी कार्रवाई करेगी।
पाठ संगठन के साथ दीर्घकालिक सफल सहयोग का उल्लेख कर सकता है। यह अनुरोध होना चाहिए, मांग नहीं। अनुरोध एक अलग टेम्पलेट के अनुसार किया जाता है।
आपूर्तिकर्ता को आस्थगित भुगतान के लिए अनुरोध पत्र
संगठन ने कंपनी को उत्पादों के एक बैच के साथ आपूर्ति की, लेकिन इसके लिए भुगतान नहीं किया। एक कर्ज बन गया है, लेकिन देनदार के पास भुगतान करने के लिए धन नहीं है। इस मामले में, देरी के लिए अनुरोध पत्र लिखना समझ में आता है।
कंपनी के प्रमुख "पैसा कहाँ है"
कंपनी के प्रमुख से "पैसा होने वाला है"
प्रिय पेट्र पेट्रोविच, हमने रूबल की राशि में कर्ज का भुगतान नहीं किया है। हम अपने कर्ज से कतराते नहीं हैं, लेकिन अब हम कठिन वित्तीय स्थिति के कारण पूरा भुगतान नहीं कर सकते हैं।
मुफ्त कानूनी सलाह:
2 वर्षों के लिए हमने आपके साथ सफल व्यावसायिक संबंध बनाए रखा है, हमने भुगतान की समय सीमा को याद नहीं किया है। आज हम एक किश्त भुगतान के लिए कहते हैं। हमारी कंपनी दो चरणों में कर्ज चुकाने के लिए तैयार है:
- रूबल हम 1 मार्च, 2017 से पहले जमा करेंगे।
- 1 अप्रैल, 2017 से पहले रूबल का भुगतान किया जाएगा।
हम आपको समय पर भुगतान करने का वादा करते हैं। समझने के लिए धन्यवाद।
साभार, इवान इवानोविच।
दूसरे संगठन के लिए भुगतान का अनुरोध पत्र
कंपनी का कर्ज किसी अन्य संगठन द्वारा चुकाया जा सकता है। बेशक, एक कानूनी इकाई ऐसे ही शेयरों का भुगतान नहीं करेगी। आमतौर पर अनुरोध पत्र कंपनी के देनदार या किसी अन्य व्यक्ति को भेजा जाता है, जिसके पास कंपनी के प्रति दायित्व होते हैं।
कंपनी के प्रमुख को "पैसा होने वाला है"
मुफ्त कानूनी सलाह:
कंपनी के प्रमुख से "पैसा कहाँ है"
प्रिय इवान इवानोविच, आप पर हमारी कंपनी पर रूबल की राशि का कर्ज है। हमारे संगठन पर रूबल की राशि में किसी अन्य कंपनी का भी कर्ज है। हम आपको रूबल की राशि में लेनदार को हमारे ऋण का भुगतान करने के लिए कहते हैं। बदले में, हम आपको उस ऋण की शेष राशि के लिए एक किस्त योजना प्रदान करेंगे जिसका आपने पहले अनुरोध किया था। समझने के लिए धन्यवाद।
साभार, पेट्र पेट्रोविच।
समस्या के समाधान में सहायता के लिए अनुरोध पत्र
कोई भी कंपनी जटिल समस्याओं का सामना कर सकती है जिनका समाधान बाहरी मदद के बिना नहीं किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो तो सहायता के लिए अनुरोध पत्र भेजा जा सकता है, उदाहरण के लिए, कार्यक्रम आयोजित करना। आवेदन वाणिज्यिक संगठनों, सरकारी एजेंसियों को भेजा जाता है।
एएए . के निदेशक
मुफ्त कानूनी सलाह:
एक सार्वजनिक संगठन से
प्रिय बोरिस बोरिसोविच, मैं सार्वजनिक संगठन "गिविंग गुड" का प्रतिनिधि हूं। हम अनाथालय से बच्चों के लिए छुट्टियों के आयोजन और आयोजन में लगे हुए हैं।
हम छुट्टी के लिए खाद्य आपूर्ति के आयोजन में आपकी मदद मांगते हैं। बेशक, इस कार्यक्रम में हम आपका और आपकी कंपनी का जिक्र करेंगे। इस समारोह में विधान सभा के प्रतिनिधि, जनता शामिल होगी।
आप हमसे फोन XXX . द्वारा संपर्क कर सकते हैं
साभार, इवान इवानोविच।
मुफ्त कानूनी सलाह:
आइए अनुरोध पत्र लिखने के सभी नियमों को संयोजित करें। सबसे पहले आपको अपना परिचय देना होगा, अपनी गतिविधियों के बारे में बताना होगा। लेकिन परिचयात्मक भाग नहीं निकाला जाना चाहिए। हमारा लक्ष्य प्राप्तकर्ता को पत्र पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करना है। यदि पाठ बहुत लंबा है, तो प्राप्तकर्ता द्वारा इसे अंत तक पढ़ने की संभावना नहीं है। फिर आपको अपना अनुरोध प्रस्तुत करना शुरू करना होगा। सटीकता की आवश्यकता है: शर्तों का संकेत, धन की राशि। यह समझना महत्वपूर्ण है कि प्राप्तकर्ता को लाभ महसूस करना चाहिए। इसलिए, पत्र में यह संकेत होना चाहिए कि संगठन के लिए अनुरोध का पालन करना क्यों फायदेमंद होगा। अंत में, आपको विनम्रता से अलविदा कहने की जरूरत है और बिना फव्वारा किए।
कृपया मुझे काम पर बहाली के बारे में अधिकारी को एक पत्र लिखने में मदद करें
कृपया घटना में हमारी मदद करें
यारोस्लाव सेंट। बी ओक्टाबर्स्काया, 67
रियल एस्टेट- मूल्य जानकारी
मुफ्त कानूनी सलाह:
रियल एस्टेट के साथ VKontakte:
व्यावसायिक पत्रों के लिए 85 उपयोगी वाक्यांश
सहकर्मियों, ग्राहकों और भागीदारों को पत्र लिखते समय, अक्सर यह सवाल उठता है कि इस या उस विचार को व्यावसायिक शैली में कैसे तैयार किया जाए। कैसे कहें कि हमें कुछ पसंद नहीं है - या, इसके विपरीत, यह पसंद है? मैं किसी समस्या या अवसर की रिपोर्ट कैसे करूँ? प्राप्तकर्ता को मिलने या कॉल करने के लिए कैसे आमंत्रित करें? संभावित प्रतिबंधों का उल्लेख कैसे करें?
पत्राचार के लिए उपयोगी शब्द
मुफ्त कानूनी सलाह:
हमारे लक्ष्य से शुरू
हम प्राप्तकर्ता के हित से शुरू करते हैं
मैं आपको एक अनुरोध के साथ लिख रहा हूं ...
मैं आपके ध्यान में लाता हूँ कि…
मैं (आप) धन आवंटित करने के लिए कहता हूं ...
मुफ्त कानूनी सलाह:
मैं (आप) धन के आवंटन पर विचार करने के लिए कहता हूं (धन के आवंटन को अधिकृत करता हूं, (धन के आवंटन का निर्देश देता हूं) ...
परियोजना के कार्यान्वयन को प्रभावित करने वाली नई परिस्थितियों के उद्भव के संबंध में, मैं आपके साथ अनुसूची (अनुमान) में बदलाव पर सहमत होना चाहता हूं ....
कृपया सहायता कीजिए…
मैं आपकी सहायता के लिए पूछता हूं …
मैं याद दिलाता हूं (याद दिलाता हूं) ...
मुफ्त कानूनी सलाह:
मैं बैकलॉग (ऋण) को खत्म करने के लिए कहता हूं
मुझे आपके साथ चर्चा करने की आवश्यकता महसूस होती है ...
मैं चाहता हूं (चाहते हैं) आपसे सहमत हूं ....
हम आपको भविष्य की योजनाओं पर चर्चा करने और सहमत होने के लिए आमंत्रित करते हैं…
मैं (आप) परियोजना के कार्यान्वयन में सहायता की संभावना पर विचार करने के लिए कहता हूं ...
मैं (आपको) जानकारी (सूचना) प्रदान करता हूं ...
आपको बता दें कि…
मैं आपसे इस संबंध में संपर्क कर रहा हूं…
मैं आपका ध्यान कठिन परिस्थितियों की ओर आकर्षित करता हूं ...
हम आपको इसके बारे में सूचित करते हैं…
हम एतद्द्वारा (आपको) सूचित करते हैं कि…
मैं आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करना आवश्यक समझता हूं (आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करें ...) ...
कठिनाइयों के संबंध में हम आपकी ओर रुख करते हैं ...
हम समस्या को हल करने में सहायता प्रदान करते हैं ...
समस्या के बारे में आपकी चिंता के बारे में जानकर ..., हम समाधान की पेशकश करने के लिए तैयार हैं ... जैसा कि आप जानते हैं (समस्या का विवरण है) ...
उद्यम के हितों से प्रेरित होकर, मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहूंगा…।
मैं एक प्रस्ताव के साथ आपसे संपर्क कर रहा हूं...
मैं आपसे एक प्रस्ताव पर विचार करने के लिए कहता हूं जो अनुमति देगा ....
हम आपको अपनी बिक्री बढ़ाने का एक अनूठा अवसर प्रदान करते हैं…
हमें खुशी है (हमारे पास सम्मान है) पेशकश करने के लिए (आपको) ...
हमें संभावना की घोषणा करते हुए खुशी हो रही है…
हम आपका ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं...
हम आपको ... के साथ अत्यंत अनुकूल स्थिति के बारे में सूचित करते हैं और आपको इस स्थिति का लाभ उठाने के लिए आमंत्रित करते हैं ...
मैं 12 अक्टूबर 2013 को निर्माण कार्य पूर्ण करने की निर्धारित तिथि के रूप में स्वीकृत करने तथा गतिविधियों की सूची में आवश्यक समायोजन करने का प्रस्ताव करता हूँ...
कृपया कंपनी के वित्त विभाग को निर्देश दें कि ... आवंटित करें और इसके लिए पहले प्राप्त सभी चालानों का भुगतान करें ...
मैं संगठन के प्रस्तावों की तैयारी के लिए एबीसी विभाग को सौंपने का प्रस्ताव करता हूं ...
मैं आपकी सहमति के लिए पूछता हूं (हम पूछते हैं) .... (आपकी सहायता ..., आपके निर्देश ....)
आश्वस्त रूप से (दृढ़ता से, एक अपवाद के रूप में) मैं पूछता हूं ...
हम आपको (ऊर्जावान, निर्णायक, प्रभावी) उपाय करने के लिए कहते हैं….
हम मांग करते हैं... तत्काल कार्रवाई...
मैं आपसे बैकलॉग (कर्ज) को खत्म करने के लिए कहता हूं...
कृपया अपना प्रतिनिधि भेजें...
मैं आपको इस प्रस्ताव की प्रभावशीलता का आश्वासन देता हूं (हम आश्वासन देते हैं) और गिनती (हम गिनती करते हैं ...)
आपके निर्णय की प्रतीक्षा में...
दस्तावेजों को तुरंत तैयार करने के लिए हम आपके निर्णय की प्रतीक्षा कर रहे हैं ...
हम अपने अनुरोध (दावे) पर शीघ्र विचार (पूर्ण संतुष्टि) की आशा करते हैं ...
हमें उम्मीद है कि इस मुद्दे को सुलझा लिया जाएगा और हमें प्रतिबंधों को लागू करने की आवश्यकता नहीं होगी ...
हमें उम्मीद है कि उपरोक्त तर्क आपको विश्वास दिलाएंगे ... और हम प्रतीक्षा कर रहे हैं (हम उम्मीद करते हैं) ...
हम आपकी रुचि (उदासीनता, मुद्दे पर सक्रिय स्थिति, कमियों को दूर करने की तत्परता...) पर भरोसा कर रहे हैं और आपके सुझावों की प्रतीक्षा कर रहे हैं...
हमें विश्वास है कि आपकी भागीदारी से स्थिति में काफी सुधार होगा ... और हासिल ...
आपके सहयोग के लिए धन्यवाद और हम और अधिक उपयोगी सहयोग की आशा करते हैं…
हमें आपको अपने ग्राहकों के बीच देखकर खुशी होगी…
विदाई, शिष्टता का अंतिम सूत्र
प्रिय इवान पेट्रोविच!
आदरणीय मंत्री जी !
प्रिय मित्रों! प्रिय साथियों (भागीदारों)!
(गहरे, अपरिवर्तनीय, चरम) सम्मान (श्रद्धा) के साथ…
कृतज्ञता (कृतज्ञता) और सम्मान के साथ ...
आपको सफलता की शुभकामनाएं (शुभकामनाएं)….
सार्थक सहयोग की आशा में...
प्रारंभिक वाक्यांश - अनुरोधों के जवाबों के लिए
आपकी रुचि के लिए धन्यवाद (आपने इसमें दिखाया है ....)
हमें प्राप्त अनुरोध के जवाब में… हम सूचित करते हैं….
हम ... (से ...) से आपके आदेश की प्राप्ति की पुष्टि करते हैं और सूचित करते हैं ....
आपके अनुरोध (निर्देशों) के अनुसार, हम सूचित करते हैं (निष्कर्ष प्रदान करें) ...
के बारे में हमारे पत्राचार की निरंतरता में ... हम आपको एक प्रस्ताव भेज रहे हैं ...
भवदीय (... की ओर से... की ओर से...) धन्यवाद...
हम अपना आभार व्यक्त करना चाहते हैं ...
कृतज्ञता के साथ (धन्यवाद) हम आपको सूचित करते हैं ...
हमारे "शब्दकोश" को डाउनलोड करें और तैयार फॉर्मूलेशन का उपयोग करें!
प्रतिबंधों का उल्लेख
हमें करना होगा:
न्यायिक अधिकारियों (अदालत) पर लागू करें
कानूनी कार्यवाही शुरू करें
आगे सहयोग से इंकार
सहयोग की योजनाओं (शर्तों) को संशोधित करें
दंड का मुद्दा उठाना (सहयोग की समाप्ति और एक नए आपूर्तिकर्ता की तलाश)
आगे सहयोग की उपयुक्तता का प्रश्न उठाएं
संविदात्मक प्रतिबंधों का सहारा लेना
मांग (मांग) करने के हमारे इरादे की घोषणा करें ...
तथ्यों से असहमति की घोषणा...
हमें उम्मीद है कि आप कार्रवाई करेंगे.... और हमें कोर्ट नहीं जाना पड़ेगा...
हम सहयोग करने से इनकार नहीं करना चाहेंगे (प्रतिबंधों का सहारा लेने के लिए...) और हमें उम्मीद है कि…
यह खुशी (दुख) के साथ सूचित किया जाता है कि...
हमारी (चरम, चरम, गहरी) नाराजगी (उदासी, अफसोस, निराशा, घबराहट) के लिए ...
यारोस्लाव शहर में अचल संपत्ति और कानूनी मुद्दे
(एक अपार्टमेंट, मकान, कुटीर खरीदना; किराया/किराया आवास; बिक्री/दान/विनिमय के लेनदेन निष्पादित करें)
आप हमारे विशेषज्ञों से फोन पर संपर्क कर सकते हैं (4,
Viber, WhatsApp:32 या एक ईमेल भेजें (एक जानकारी),
साथ ही INFO रियल एस्टेट एजेंसी को एक त्वरित संदेश भेजें
यदि आप यारोस्लाव में हैं,
तो आप बस एक कॉल बैक ऑर्डर कर सकते हैं "और हमारे कार्यालय में आ सकते हैं
सहायता के लिए अनुरोध का नमूना पत्र
व्यावसायिक पत्राचार लगभग हर व्यक्ति के जीवन का एक अभिन्न अंग है। यह इस रूप में है कि अधिकारियों, सहकर्मियों और विभिन्न संगठनों से संपर्क करना सबसे सुविधाजनक है। अनुरोध पत्र इस तरह के संचार के सबसे सामान्य प्रकारों में से एक है, क्योंकि प्रत्येक कंपनी को किसी भी क्षेत्र में एक विशेषज्ञ की राय, विभिन्न वित्तीय या प्रशासनिक संरचनाओं से सहायता की आवश्यकता हो सकती है। यह लेख इस बात पर चर्चा करेगा कि आपको अनुरोध पत्र कैसे लिखना है, साथ ही इस प्रकार की अपील का एक उदाहरण भी।
पत्र संरचना
बेशक, एक व्यावसायिक पत्र की सामग्री और संरचना इस बात पर निर्भर करती है कि इसे कौन लिखता है और किसे संबोधित किया जाता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, किसी संगठन का प्रमुख, अपने अधीनस्थों या दीर्घकालिक भागीदारों का जिक्र करते हुए, एक छोटा पत्र लिख सकता है, लेकिन उच्च संगठनों के समर्थन को प्राप्त करने या विभिन्न विशेषज्ञों से मदद मांगने के लिए, आपको अक्सर लिखने की आवश्यकता होती है एक और लंबा अनुरोध। पता करने वाले को दिलचस्पी लेना और उसे आपका समर्थन करने के लिए मनाना आवश्यक है। आइए लंबे संस्करण से शुरू करें।
परिचय
सबसे पहले, आपको पत्र का एक "हेडर" बनाने की आवश्यकता है, जिसमें आप अपने संगठन का नाम और उसके विवरण के साथ-साथ यह भी जानकारी देते हैं कि आप किसको पत्र भेज रहे हैं। यह एक विशिष्ट व्यक्ति (उदाहरण के लिए, किसी कंपनी का प्रमुख) या एक समूह (आपकी कंपनी या आपके भागीदारों के विभाग के कर्मचारी) के रूप में हो सकता है। इसके बाद अभिवादन किया जाता है: यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं, तो आपको नाम से संबोधित करना होगा: "प्रिय इवान पेट्रोविच!"। यदि आप टीम को लिखते हैं, तो अपील "प्रिय साथियों!", "विभाग के प्रिय कर्मचारियों!" संभव है।
अनुरोध का कारण और उद्देश्य
सबसे पहले आपको यह बताना होगा कि आप इस व्यक्ति से संपर्क क्यों कर रहे हैं। तदनुसार, आप निम्नलिखित वाक्यांशों के साथ पत्र शुरू कर सकते हैं:
- आप एक उत्कृष्ट विशेषज्ञ हैं …
- आप हमेशा हमारे संगठन के मामलों में शामिल रहे हैं ...
- आपका विभाग अग्रणी है...
- आप के क्षेत्र में सबसे जटिल मुद्दों को हल कर सकते हैं ...
- इन वर्षों में, दोनों के बीच सकारात्मक अनुभव जमा हुआ है…
- इस तथ्य के कारण…
- स्थिति को सुलझाने के लिए...
- व्यापार विकास के लिए...
- में सर्वोत्तम परिणामों के लिए...
- विवादों को सुलझाने के लिए...
अनुरोध का विवरण
अंत में, आपको वास्तव में अपना अनुरोध अवश्य बताना चाहिए। पाठ स्वयं संक्षिप्त होना चाहिए, लेकिन इसमें पूरा विवरण होना चाहिए कि आपको वास्तव में क्या चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता के पास कोई प्रश्न न हो। साथ ही, अनुरोध विशिष्ट होना चाहिए, अर्थात, यदि आप कोई सेवा मांग रहे हैं, तो आपको सटीक लागत या मात्रा, वांछित तिथियां आदि इंगित करने की आवश्यकता है।
निम्नलिखित शब्दों के साथ अनुरोध शुरू करना उचित है:
- कृपया इस मुद्दे को सुलझाने में हमारी मदद करें...
- मैं आपसे पूछ रहा हूं कि...
- कृपया मुझे सूचित करें/भेजें/रिपोर्ट करें...
- मैं आपकी सहमति मांगता हूं …
फिर आप लिख सकते हैं कि यदि आपके अनुरोध का सकारात्मक उत्तर दिया जाता है तो प्राप्तकर्ता को क्या लाभ होगा या आपकी समस्या को हल करने के महत्व और आवश्यकता की व्याख्या करें।
बड़े और निम्न-आय वाले परिवारों की सहायता के लिए दारी डोब्रो एलएलसी केंद्र
जेएससी "चिटैना" इवानोव ए. जी.
प्रिय अलेक्जेंडर गेनाडिविच,
आपकी कंपनी हमेशा हमारे संगठन के मामलों में भाग लेती है, और कई वर्षों से विभिन्न प्रचारों में मदद कर रही है। इस तथ्य के कारण कि 20 अगस्त, 2016 को हम परिवारों को अपने बच्चों को स्कूल के लिए तैयार करने में मदद करने के उद्देश्य से एक कार्यक्रम आयोजित कर रहे हैं, हम आपकी मदद की आशा करते हैं। सभी बच्चों को एक सुखी बचपन का अधिकार है, और गरीब परिवारों को, किसी और की तरह, भागीदारी और समर्थन की आवश्यकता नहीं है।
हम आपसे हमारे "अपने बच्चे को स्कूल ले जाओ" अभियान में भाग लेने के लिए कहते हैं और इसके लिए स्कूल की आपूर्ति आवंटित करने पर विचार करते हैं। हमें कम आय वाले परिवारों के 50 बच्चों के लिए स्टेशनरी चाहिए।
बेशक, अगर आप हमारी मदद करने के लिए सहमत हैं, तो बदले में, हम आपसे वादा करते हैं कि आप हमारी कार्रवाई में अपनी कंपनी के उत्पादों का विज्ञापन करेंगे। आइए बच्चों को एक साथ खुशियाँ दें!
संगठन के निदेशक वासिलीवा एन.आई.
पत्र का संक्षिप्त रूप
कई लोग पत्र के संक्षिप्त संस्करण का उपयोग करने की कोशिश करते हैं, क्योंकि उनका मानना है कि इससे उन्हें अनुरोध पर ही ध्यान केंद्रित करने और इसे और अधिक स्पष्ट रूप से संबोधित करने की अनुमति मिलती है। इस प्रकार के अनुरोध पत्र में, आपको केवल अपने उद्देश्य और आवश्यक सेवाओं या कार्यों को बताने की आवश्यकता होती है। पत्र उदाहरण:
रूस, निज़नी नोवगोरोडी
उद्यम के सामान्य निदेशक को ETsMZ
प्रिय मिखाइल व्लादिमीरोविच!
इस तथ्य के कारण कि हमारा स्कूल दो पाली का स्कूल है, कृपया हमारे लिए एक अलग भोजन योजना तैयार करें, जिसमें पहली पाली में कक्षा 1-6 के छात्रों के लिए नाश्ता और दूसरी पाली में कक्षा 7-11 के छात्रों के लिए दोपहर का भोजन शामिल है। .
MAOU माध्यमिक विद्यालय संख्या 69 के निदेशक प्लॉटनिकोवा एम.एस.
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1 टिप्पणी
एक बहुत ही आवश्यक बात, और अगर यह भी काम करता है, तो इस परियोजना के लिए कोई कीमत नहीं होगी। तीन साल से हम अभियोजक के कार्यालय, ओम्स्क शहर के प्रशासन में जा रहे हैं और कोई भी स्पष्ट चीजों को समझना नहीं चाहता है, एक में महीने वे एक दूसरे को भेज दिए जाते हैं और यहीं पर यह सब समाप्त हो जाता है अभियोजक का कार्यालय, जांच समिति, प्रशासन अपने सभी विभागों के साथ। एक महीने में मैं अखबार का इस्तेमाल जरूर करूंगा, क्योंकि अपनी शिकायतों में मैंने मीडिया से संपर्क करने के अपने इरादे के बारे में सभी को पहले ही बता दिया है
संगठन (नाम) आपको इस विषय पर एक प्रेस कॉन्फ्रेंस आयोजित करने में सहायता करने के लिए कहता है
घटना की तारीख और समय:
^ प्रोजेक्टर, स्क्रीन, लैपटॉप,
प्रेस कॉन्फ्रेंस की तस्वीरें
^ प्रेस कॉन्फ्रेंस का ऑनलाइन प्रसारण
^ डिस्क पर फोटो या वीडियो बर्न करना
प्रेस कॉन्फ्रेंस के बाद कॉफी ब्रेक
संपर्क व्यक्ति और निर्देशांक:
एक जैसा:
ओम्स्क क्षेत्र में शिक्षा मंत्रालय, धर्मार्थ नींव के कर्मचारियों से पूछता है, "अगर मैं नहीं तो" हर संभव सहायता प्रदान करने के लिए।
सम्मेलन में भाग लेने के लिए छात्रों, स्नातक, स्नातक छात्रों और युवा वैज्ञानिकों को आमंत्रित किया जाता है। सम्मेलन की अवधि 2 दिन है। पर।
इंस्टीट्यूट ऑफ स्टेट एंड लॉ ऑफ द रशियन एकेडमी ऑफ साइंसेज आपको "आधुनिक" विषय पर अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन में भाग लेने के लिए आमंत्रित करता है।
हम आपको अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन "सीआईएस देशों के कानून के विकास के वास्तविक मुद्दे" के काम में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं।
हम आपसे फर्म "स्ट्रायडॉम" के कंप्यूटर केंद्र की मशीनों की स्थापना और समायोजन में सहायता करने के लिए कहते हैं
हम आपको छात्रों और युवा वैज्ञानिकों "रूसी" के वार्षिक आठवीं अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक-व्यावहारिक सम्मेलन में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं।
अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन "शैक्षणिक विज्ञान की समस्याएं और उपलब्धियां" की आयोजन समिति आपको भाग लेने के लिए आमंत्रित करती है।
अनुरोध - पत्र- व्यापार पत्राचार के लिए सबसे आम विकल्पों में से एक। उद्यमियों के बीच, ऐसे पत्रों का उपयोग तब किया जाता है जब एक संगठन के प्रतिनिधि किसी सेवा के अनुरोध के साथ दूसरे की ओर रुख करते हैं। इस तरह के संदेशों का उपयोग पूरी तरह से अलग-अलग स्थितियों में किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, जब आपको उत्पादों के बारे में जानकारी प्राप्त करने, उत्पाद के नमूने देखने, किसी व्यावसायिक यात्री से मिलने, कुछ कार्यों पर सहमत होने आदि की आवश्यकता होती है।
अनुरोध पत्र लिखने के नियम
ऐसे दस्तावेज़ के लिए एक सामान्य टेम्पलेट डाउनलोड करने के लिए हम आपके ध्यान में लाते हैं:
फ़ाइलें
स्पष्ट कारणों से अनुरोध पत्र का कोई मानक रूप नहीं है, लेकिन इसके बावजूद, यह एक आधिकारिक दस्तावेज का एक रूप है। इसीलिए, इसे संकलित करते समय, कार्यालय के काम के नियमों और व्यावसायिक नैतिकता द्वारा स्थापित कुछ मानदंडों का पालन करना चाहिए। इसके संकलन के लिए बुनियादी नियमों पर सीधे आगे बढ़ने से पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इसे लोगों के समूह (उदाहरण के लिए, प्रबंधकों, लेखा विभाग के कर्मचारियों, वकीलों, आदि) और एक विशिष्ट पते वाले दोनों को संबोधित किया जा सकता है।
किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, इस पत्र में होना चाहिए परिचयात्मक भाग, अर्थात्:
- अनुरोध करने वाली कंपनी और जिस कंपनी को यह संबोधित किया गया है, उसके बारे में जानकारी;
- अपील का कारण ("देरी के कारण", "प्राप्ति के संबंध में", "परिणामों के आधार पर", आदि);
- आधार के संदर्भ ("मौखिक समझौते पर आधारित", "वार्ता पर आधारित", "टेलीफोन पर बातचीत के आधार पर", आदि);
- अपील का उद्देश्य ("समस्या को हल करने के लिए", "संघर्ष से बचने के लिए", "उल्लंघन को खत्म करने के लिए", आदि)।
के बाद मुख्य हिस्सासीधे अनुरोध से संबंधित। इसे "पूछने के लिए" ("हम आपसे पूछते हैं", "हम एक अनुरोध करते हैं", आदि) क्रिया के किसी भी व्युत्पन्न रूप का उपयोग करके व्यक्त किया जाना चाहिए, और चूंकि ऐसा संदेश किसी भी मामले में किसी प्रकार के लिए एक याचिका है। सेवा, इसे सम्मानजनक तरीके से लिखा जाना चाहिए। यह अच्छा है अगर अनुरोध से पहले एक तारीफ ("आपके महान अवसरों को जानना", "आपकी संगठनात्मक प्रतिभा की प्रशंसा करना", आदि) है।
यदि पत्र में एक साथ कई अनुरोध हैं, तो उन्हें अलग-अलग पैराग्राफ या पैराग्राफ में इंगित किया जाना चाहिए।
संगठनों के बीच पत्राचार के अनकहे नियम बताते हैं कि एक बहु-चरण अनुरोध की प्रतिक्रिया भी एक संदेश में भेजी जा सकती है, प्रत्येक आइटम पर अलग-अलग टिप्पणियों के साथ। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस प्रकार के पत्राचार से वर्कफ़्लो की मात्रा कम हो जाती है और इसलिए, ऐसे पत्रों को पढ़ने और संसाधित करने के लिए समय कम हो जाता है।
यदि पत्र का तात्पर्य एक निश्चित अवधि के भीतर प्रतिक्रिया प्राप्त करना है, तो इसे संदेश के पाठ में यथासंभव सही ढंग से इंगित किया जाना चाहिए।
एक नियम के रूप में, संगठन के सचिव पत्र भेजते और प्राप्त करते हैं (बड़ी कंपनियों में, पूरे विभाग इसमें शामिल होते हैं)। संकलन या पढ़ने के बाद, वे उन्हें समीक्षा के लिए उद्यम के प्रमुख के पास भेजते हैं। अपवाद "गोपनीय" या "व्यक्तिगत रूप से हाथ में" चिह्नित संदेश हैं - ऐसे पत्र सीधे प्राप्तकर्ता को भेजे जाते हैं।
अनुरोध पत्र लिखने के निर्देश
चूंकि यह संदेश कॉर्पोरेट पत्राचार का हिस्सा है, इसलिए लेखक को पहले संकेत दिया जाना चाहिए, अर्थात्: भेजने वाली कंपनी का नाम, उसका वास्तविक पता और संचार के लिए टेलीफोन नंबर। फिर आपको पता करने वाले के बारे में डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है: उद्यम का नाम और विशिष्ट प्राप्तकर्ता भी। आगे पंक्ति के बीच में, आप तुरंत संकेत कर सकते हैं कि यह एक अनुरोध पत्र है (लेकिन यह आवश्यक नहीं है)।
पत्र का अगला भाग सीधे अनुरोध से संबंधित है। पहले, इसे प्रमाणित करना वांछनीय है और उसके बाद ही अनुरोध का सार व्यक्त करें। अंत में, पत्र पर हस्ताक्षर किया जाना चाहिए (यह कंपनी के प्रमुख या अधिकृत, विश्वसनीय व्यक्ति द्वारा किया जाता है तो बेहतर है), साथ ही साथ दस्तावेज़ बनाने की तारीख भी।
पत्र कैसे भेजें
पत्र ई-मेल या फैक्स द्वारा भेजा जा सकता है - यह तेज़ और सुविधाजनक है, लेकिन रूसी पोस्ट के माध्यम से रूढ़िवादी भेजने से आप एक ठोस और आकर्षक तरीके से पत्र को औपचारिक रूप दे सकेंगे। उदाहरण के लिए, आप सुंदर सुलेख हस्तलेखन में हाथ से लिखित रूप में अनुरोध कर सकते हैं या अच्छे, महंगे कागज पर टेक्स्ट प्रिंट कर सकते हैं।
इस तरह की छोटी-छोटी बातों पर ध्यान देने से पता चलता है कि प्रतिद्वंद्वी उसके प्रति कितना सम्मानजनक है, और एक बार फिर अनुरोध के महत्व पर जोर देगा। केवल याद रखने वाली बात यह है कि नियमित मेल के माध्यम से पत्रों में लंबा समय लगता है, इसलिए संदेश को अग्रिम रूप से भेजा जाना चाहिए ताकि दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता को समय पर पहुँचाया जा सके।
पत्र भेजने के बाद
यह संदेश, किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, जावक दस्तावेज़ीकरण के जर्नल में पंजीकृत होना चाहिए। इसी तरह, पत्र प्राप्त करने वाला पत्राचार के आगमन को पंजीकृत करता है। व्यावसायिक संबंधों में होने वाली गलतफहमी के मामले में, पत्र भेजने और प्राप्त करने के तथ्य को ठीक करने से स्थिति को जल्दी से हल करने में मदद मिलेगी।
स्पष्टीकरण के साथ अनुरोध पत्र तैयार करने के उदाहरण
इसलिए, हमें पता चला कि अनुरोध पत्र एक ऐसा पत्र है जिसमें प्राप्तकर्ता के लिए अनुरोध होता है। पाठ का उद्देश्य प्राप्तकर्ता को एक ऐसा कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करना है जो प्रेषक के लिए फायदेमंद हो। पत्र में एक तैयार अनुरोध, उसका औचित्य होना चाहिए। अनुरोध को इस तरह से तैयार करना वांछनीय है कि यह औचित्य साबित हो सके कि अनुरोध का अनुपालन करने के लिए प्राप्तकर्ता के लिए यह फायदेमंद क्यों होना चाहिए। प्रेषक को न केवल पाठ की रचना के नियमों को जानना चाहिए, बल्कि मनोवैज्ञानिक बारीकियों को भी ध्यान में रखना चाहिए। इसके बाद, स्थिति के आधार पर विशिष्ट टेम्पलेट्स-उदाहरणों पर विचार करें।
धन के आवंटन के लिए अनुरोध पत्र
पत्र इस घटना में तैयार किया गया है कि राज्य, प्रायोजकों, व्यक्तियों से धन का आवंटन प्राप्त करना आवश्यक है।
एनजीओ से "पेंशनभोगियों के लिए सहायता"
विधान सभा के सदस्य
इवानोव आई.आई.
हैलो इवान इवानोविच। मैं गैर-लाभकारी संगठन "पेंशनभोगियों के लिए सहायता" का प्रतिनिधि हूं। हम एकल पेंशनभोगियों की मदद करने में लगे हुए हैं: हम भोजन लाते हैं, सफाई और मरम्मत में मदद करते हैं।
हमारा संगठन 5 साल से अस्तित्व में है। पहले, हम स्वयं गतिविधियों के वित्तपोषण का सामना करते थे, हालांकि, गैर-सरकारी संगठनों के विस्तार के कारण, धन अपर्याप्त होने लगा। हमें परिसर किराए पर लेने, कर्मचारियों को वेतन देने और उपकरण खरीदने के लिए धन की आवश्यकता है।
हाल ही में सरकार की एक बैठक में, राष्ट्रपति ने पेंशनभोगियों की कठिन स्थिति का उल्लेख किया और कहा कि स्थिति को तत्काल बदलने की जरूरत है। इस संबंध में, मैं आपसे पेंशनभोगियों के लिए एनजीओ हेल्प की जरूरतों के लिए 200,000 रूबल मांगता हूं।
साभार, पेट्रोवा ए.ए.
व्याख्या:
उपरोक्त पाठ नियमों के अनुसार लिखा गया है। यह है:
- एनपीओ का नाम और इसकी गतिविधियों की व्याख्या।
- पैसे के लिए अनुरोध, उनकी जरूरत का स्पष्टीकरण (किराया और वेतन के लिए पैसे की जरूरत है)।
- राष्ट्रपति का उल्लेख। अधिकारी के लिए प्रायोजन के लाभों को उचित ठहराना आवश्यक है। सांसद की क्या दिलचस्पी है? करियर ग्रोथ में। संगठन की मदद से इस लक्ष्य को हासिल करने में मदद मिलेगी।
एक वाणिज्यिक संगठन को जिस विशिष्ट राशि की आवश्यकता होती है, वह भी इंगित की जाती है।
माल की आपूर्ति के लिए अनुरोध पत्र
पत्र आमतौर पर कंपनी के भागीदारों को भेजा जाता है। पाठ में, दोनों कंपनियों के लिए पारस्परिक लाभ को उचित ठहराना वांछनीय है।
एएए के प्रमुख
इवानोव आई.आई.
बीबीबी कंपनी के प्रमुख से
पेट्रोवा बी.बी.
हैलो इवान इवानोविच। हम आपकी कंपनी से उत्पादों का एक सेट ऑर्डर करना चाहते हैं (निर्दिष्ट करें)। एक क्षेत्रीय प्रदर्शनी में हमें आपके उत्पाद में दिलचस्पी हुई।
यदि आप सहमत हैं, तो कृपया हमें डिलीवरी की शर्तों और आपके लिए सुविधाजनक शर्तों के बारे में बताएं। हम समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं। हमें उम्मीद है कि यह पारस्परिक रूप से लाभकारी सहयोग की शुरुआत होगी।
हमारे संपर्क: (निर्दिष्ट करें)।
साभार, बोरिस बोरिसोविच।
छूट के लिए अनुरोध पत्र
आमतौर पर, ऐसे टेक्स्ट कंपनी के सप्लायर्स को भेजे जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक संगठन प्रदर्शनियों का आयोजन करता है। उसके पास एक सप्लायर है - एक प्रिंटिंग हाउस जो ब्रोशर, स्टैंड, बुकलेट और बहुत कुछ की आपूर्ति करता है। सेवाओं की लागत काफी अधिक है। संकट आया, और कंपनी के लिए प्रिंटिंग हाउस के सामान का भुगतान करना मुश्किल हो गया। यह छूट मांगने का एक कारण हो सकता है।
कंपनी "वोस्तोक" के प्रमुख
इवानोव आई.आई.
कंपनी "वेस्ट" के प्रमुख से
पेट्रोवा बी.बी.
हैलो इवान इवानोव। हमारा संगठन वित्तीय संकट से प्रभावित था। हमारे साथ संपन्न अनुबंधों की संख्या में 20% की कमी आई है। दुर्भाग्य से, संकट ने न केवल हमें, बल्कि हमारे ग्राहकों को भी प्रभावित किया। लोग हमारी सेवाओं के लिए पहले की तरह भुगतान नहीं कर सकते। इसलिए, हमने टिकटों पर 25% की छूट प्रदान की है।
कठिन वित्तीय स्थिति के कारण, हमारी कंपनी अनुबंध के तहत शेष छह महीनों के सहयोग के लिए आपसे 15% छूट मांगती है।
हमने अपने सभी आपूर्तिकर्ताओं को छूट देने के लिए पत्र भेजे हैं। यदि हमारे 20% भागीदार हमें अनुकूल परिस्थितियाँ प्रदान करते हैं, तो हमारी कंपनी कठिन समय में जीवित रहेगी और बंद नहीं होगी। हमें पहले ही जमींदारों और फोन कंपनी की ओर से छूट दी जा चुकी है।
साभार, बोरिस पेट्रोव।
व्याख्या:
पत्र में निम्नलिखित महत्वपूर्ण बिंदु शामिल हैं:
- छूट की आवश्यकता का स्पष्टीकरण।
- छूट, शर्तों के सटीक आकार का संकेत।
- एक अप्रत्यक्ष संकेत है कि यदि प्रिंटर छूट प्रदान नहीं करता है, तो कंपनी अनुबंध समाप्त कर देगी।
पाठ इस तरह से लिखा जाना चाहिए कि पत्र अंत तक पढ़ा जाए और प्रस्तावित शर्तों से सहमत हो।
किराया कम करने का अनुरोध पत्र
किराया अधिकांश संगठनों के बजट को "खाता है"। इसकी कमी कंपनी को मुश्किल समय में बचाए रखने की अनुमति देती है। पत्र मकान मालिक को भेजा जाना चाहिए।
प्लस के प्रमुख
इवानोव पी.पी.
कंपनी के प्रमुख से "माइनस"
पेट्रोवा आई। आई।
हैलो, पेट्र पेट्रोविच। हमारी कंपनी वित्तीय संकट से प्रभावित थी। उपभोक्ताओं की क्रय शक्ति में कमी आई है, व्यापार राजस्व में कमी आई है। इस संबंध में, हम आपसे किराए में 10% की कमी करने के लिए कहते हैं।
हमारे सहयोग के सभी समय के लिए, हमने भुगतान में कभी देरी नहीं की है। हम आशा करते हैं कि आप हमें रियायतें देंगे और हम अपने व्यापारिक संबंध बनाए रखेंगे। हम कठिन वित्तीय स्थितियों के बावजूद किराए के समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं।
साभार, इवान इवानोविच।
व्याख्या:
पत्र में, यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि कंपनी ने पहले अपने दायित्वों को पूर्ण रूप से पूरा किया है। मकान मालिक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि मकान मालिक भुगतान करना जारी रखेगा। प्राप्तकर्ता को यह भी समझना चाहिए कि यदि वह प्रस्तावित शर्तों से सहमत नहीं है, तो किरायेदार उसकी सेवाओं को अस्वीकार कर देगा।
ऋण भुगतान के लिए अनुरोध पत्र
ऋण अक्सर कंपनियों के बीच बातचीत में उत्पन्न होते हैं। यदि संगठन प्रतिपक्ष के साथ सहयोग जारी रखने के लिए तैयार है, जिस पर कर्ज है, तो अनुरोध पत्र भेजा जाता है।
इवानोव आई.आई.
सिदोरोवा पी.पी.
प्रिय इवान इवानोविच, हम आपसे 200,000 रूबल की राशि में हमारी कंपनी को कर्ज चुकाने के लिए कहते हैं। इस पूरे समय, हमने व्यापारिक संबंधों को जारी रखने की उम्मीद में, आपके साथ सहयोग करना जारी रखा है। हालांकि, अब हम भुगतान की कमी के कारण सेवाओं के प्रावधान को निलंबित करने के लिए मजबूर हैं।
आपके ऋण की राशि 200,000 रूबल है। कृपया 1 मार्च, 2017 तक भुगतान करें। अगर कर्ज नहीं चुकाया गया तो हमें अदालत में इस मुद्दे को सुलझाने के लिए मजबूर होना पड़ेगा।
साभार, पेट्र पेट्रोविच।
व्याख्या:
पत्र में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:
- सही राशि बकाया है।
- वह तिथि जिसके द्वारा ऋण का भुगतान किया जाना चाहिए।
- भुगतान नहीं होने पर कंपनी कार्रवाई करेगी।
पाठ संगठन के साथ दीर्घकालिक सफल सहयोग का उल्लेख कर सकता है। यह अनुरोध होना चाहिए, मांग नहीं। अनुरोध एक अलग टेम्पलेट के अनुसार किया जाता है।
आपूर्तिकर्ता को आस्थगित भुगतान के लिए अनुरोध पत्र
संगठन ने कंपनी को उत्पादों के एक बैच के साथ आपूर्ति की, लेकिन इसके लिए भुगतान नहीं किया। एक कर्ज बन गया है, लेकिन देनदार के पास भुगतान करने के लिए धन नहीं है। इस मामले में, देरी के लिए अनुरोध पत्र लिखना समझ में आता है।
कंपनी के प्रमुख "पैसा कहाँ है"
सिदोरोव पी.पी.
कंपनी के प्रमुख से "पैसा होने वाला है"
इवानोवा आई. आई.
प्रिय पेट्र पेट्रोविच, हमने 200,000 रूबल का कर्ज नहीं चुकाया है। हम अपने कर्ज से कतराते नहीं हैं, लेकिन अब हम कठिन वित्तीय स्थिति के कारण पूरा भुगतान नहीं कर सकते हैं।
2 वर्षों के लिए हमने आपके साथ सफल व्यावसायिक संबंध बनाए रखा है, हमने भुगतान की समय सीमा को याद नहीं किया है। आज हम एक किश्त भुगतान के लिए कहते हैं। हमारी कंपनी दो चरणों में कर्ज चुकाने के लिए तैयार है:
- हम 1 मार्च, 2017 तक 100,000 रूबल जमा करेंगे।
- 1 अप्रैल, 2017 से पहले 100,000 रूबल का भुगतान किया जाएगा।
हम आपको समय पर भुगतान करने का वादा करते हैं। समझने के लिए धन्यवाद।
साभार, इवान इवानोविच।
दूसरे संगठन के लिए भुगतान का अनुरोध पत्र
कंपनी का कर्ज किसी अन्य संगठन द्वारा चुकाया जा सकता है। बेशक, एक कानूनी इकाई ऐसे ही शेयरों का भुगतान नहीं करेगी। आमतौर पर अनुरोध पत्र कंपनी के देनदार या किसी अन्य व्यक्ति को भेजा जाता है, जिसके पास कंपनी के प्रति दायित्व होते हैं।
कंपनी के प्रमुख को "पैसा होने वाला है"
इवानोव आई.आई.
कंपनी के प्रमुख से "पैसा कहाँ है"
सिदोरोवा पी.पी.
प्रिय इवान इवानोविच, आपकी कंपनी पर 300,000 रूबल की राशि का कर्ज है। हमारे संगठन पर 200,000 रूबल की राशि में एक अन्य कंपनी का भी कर्ज है। हम आपसे 200,000 रूबल की राशि में लेनदार को हमारे ऋण का भुगतान करने के लिए कहते हैं। बदले में, हम आपको उस ऋण की शेष राशि के लिए एक किस्त योजना प्रदान करेंगे जिसका आपने पहले अनुरोध किया था। समझने के लिए धन्यवाद।
साभार, पेट्र पेट्रोविच।
समस्या के समाधान में सहायता के लिए अनुरोध पत्र
कोई भी कंपनी जटिल समस्याओं का सामना कर सकती है जिनका समाधान बाहरी मदद के बिना नहीं किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो तो सहायता के लिए अनुरोध पत्र भेजा जा सकता है, उदाहरण के लिए, कार्यक्रम आयोजित करना। आवेदन वाणिज्यिक संगठनों, सरकारी एजेंसियों को भेजा जाता है।
एएए . के निदेशक
पेट्रोव बी.बी.
एक सार्वजनिक संगठन से
"हम अच्छा देते हैं"
प्रिय बोरिस बोरिसोविच, मैं सार्वजनिक संगठन "गिविंग गुड" का प्रतिनिधि हूं। हम अनाथालय से बच्चों के लिए छुट्टियों के आयोजन और आयोजन में लगे हुए हैं।
हम छुट्टी के लिए खाद्य आपूर्ति के आयोजन में आपकी मदद मांगते हैं। बेशक, इस कार्यक्रम में हम आपका और आपकी कंपनी का जिक्र करेंगे। इस समारोह में विधान सभा के प्रतिनिधि, जनता शामिल होगी।
आप हमसे फोन XXX . द्वारा संपर्क कर सकते हैं
साभार, इवान इवानोविच।
सारांश
आइए अनुरोध पत्र लिखने के सभी नियमों को संयोजित करें। सबसे पहले आपको अपना परिचय देना होगा, अपनी गतिविधियों के बारे में बताना होगा। लेकिन परिचयात्मक भाग नहीं निकाला जाना चाहिए। हमारा लक्ष्य प्राप्तकर्ता को पत्र पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करना है। यदि पाठ बहुत लंबा है, तो प्राप्तकर्ता द्वारा इसे अंत तक पढ़ने की संभावना नहीं है। फिर आपको अपना अनुरोध प्रस्तुत करना शुरू करना होगा। सटीकता की आवश्यकता है: शर्तों का संकेत, धन की राशि। यह समझना महत्वपूर्ण है कि प्राप्तकर्ता को लाभ महसूस करना चाहिए। इसलिए, पत्र में यह संकेत होना चाहिए कि संगठन के लिए अनुरोध का पालन करना क्यों फायदेमंद होगा। अंत में, आपको विनम्रता से अलविदा कहने की जरूरत है और बिना फव्वारा किए।
व्यावसायिक पत्राचार लगभग हर व्यक्ति के जीवन का एक अभिन्न अंग है। यह इस रूप में है कि अधिकारियों, सहकर्मियों और विभिन्न संगठनों से संपर्क करना सबसे सुविधाजनक है। अनुरोध पत्र इस तरह के संचार के सबसे सामान्य प्रकारों में से एक है, क्योंकि प्रत्येक कंपनी को किसी भी क्षेत्र में एक विशेषज्ञ की राय, विभिन्न वित्तीय या प्रशासनिक संरचनाओं से सहायता की आवश्यकता हो सकती है। यह लेख इस बात पर चर्चा करेगा कि आपको अनुरोध पत्र कैसे लिखना है, साथ ही इस प्रकार की अपील का एक उदाहरण भी।
पत्र संरचना
बेशक, एक व्यावसायिक पत्र की सामग्री और संरचना इस बात पर निर्भर करती है कि इसे कौन लिखता है और किसे संबोधित किया जाता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, किसी संगठन का प्रमुख, अपने अधीनस्थों या दीर्घकालिक भागीदारों का जिक्र करते हुए, एक छोटा पत्र लिख सकता है, लेकिन उच्च संगठनों के समर्थन को प्राप्त करने या विभिन्न विशेषज्ञों से मदद मांगने के लिए, आपको अक्सर लिखने की आवश्यकता होती है एक और लंबा अनुरोध। पता करने वाले को दिलचस्पी लेना और उसे आपका समर्थन करने के लिए मनाना आवश्यक है। आइए लंबे संस्करण से शुरू करें।
परिचय
सबसे पहले, आपको पत्र का एक "हेडर" बनाने की आवश्यकता है, जिसमें आप अपने संगठन का नाम और उसके विवरण के साथ-साथ यह भी जानकारी देते हैं कि आप किसको पत्र भेज रहे हैं। यह एक विशिष्ट व्यक्ति (उदाहरण के लिए, किसी कंपनी का प्रमुख) या एक समूह (आपकी कंपनी या आपके भागीदारों के विभाग के कर्मचारी) के रूप में हो सकता है। इसके बाद अभिवादन किया जाता है: यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं, तो आपको नाम से संबोधित करना होगा: "प्रिय इवान पेट्रोविच!"। यदि आप टीम को लिखते हैं, तो अपील "प्रिय साथियों!", "विभाग के प्रिय कर्मचारियों!" संभव है।
अनुरोध का कारण और उद्देश्य
सबसे पहले आपको यह बताना होगा कि आप इस व्यक्ति से संपर्क क्यों कर रहे हैं। तदनुसार, आप निम्नलिखित वाक्यांशों के साथ पत्र शुरू कर सकते हैं:
- आप एक उत्कृष्ट विशेषज्ञ हैं …
- आप हमेशा हमारे संगठन के मामलों में शामिल रहे हैं ...
- आपका विभाग अग्रणी है...
- आप के क्षेत्र में सबसे जटिल मुद्दों को हल कर सकते हैं ...
- इन वर्षों में, दोनों के बीच सकारात्मक अनुभव जमा हुआ है…
- इस तथ्य के कारण…
- स्थिति को सुलझाने के लिए...
- व्यापार विकास के लिए...
- में सर्वोत्तम परिणामों के लिए...
- विवादों को सुलझाने के लिए...
अनुरोध का विवरण
अंत में, आपको वास्तव में अपना अनुरोध अवश्य बताना चाहिए। पाठ स्वयं संक्षिप्त होना चाहिए, लेकिन इसमें पूरा विवरण होना चाहिए कि आपको वास्तव में क्या चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता के पास कोई प्रश्न न हो। साथ ही, अनुरोध विशिष्ट होना चाहिए, अर्थात, यदि आप कोई सेवा मांग रहे हैं, तो आपको सटीक लागत या मात्रा, वांछित तिथियां आदि इंगित करने की आवश्यकता है।
निम्नलिखित शब्दों के साथ अनुरोध शुरू करना उचित है:
- कृपया इस मुद्दे को सुलझाने में हमारी मदद करें...
- मैं आपसे पूछ रहा हूं कि...
- कृपया मुझे सूचित करें/भेजें/रिपोर्ट करें...
- मैं आपकी सहमति मांगता हूं …
फिर आप लिख सकते हैं कि यदि आपके अनुरोध का सकारात्मक उत्तर दिया जाता है तो प्राप्तकर्ता को क्या लाभ होगा या आपकी समस्या को हल करने के महत्व और आवश्यकता की व्याख्या करें।
पत्र उदाहरण:
बड़े और निम्न-आय वाले परिवारों की सहायता के लिए दारी डोब्रो एलएलसी केंद्र
सीईओ के लिए
जेएससी "चिटैना" इवानोव ए. जी.
प्रिय अलेक्जेंडर गेनाडिविच,
आपकी कंपनी हमेशा हमारे संगठन के मामलों में भाग लेती है, और कई वर्षों से विभिन्न प्रचारों में मदद कर रही है। इस तथ्य के कारण कि 20 अगस्त, 2016 को हम परिवारों को अपने बच्चों को स्कूल के लिए तैयार करने में मदद करने के उद्देश्य से एक कार्यक्रम आयोजित कर रहे हैं, हम आपकी मदद की आशा करते हैं। सभी बच्चों को एक सुखी बचपन का अधिकार है, और गरीब परिवारों को, किसी और की तरह, भागीदारी और समर्थन की आवश्यकता नहीं है।
हम आपसे हमारे "अपने बच्चे को स्कूल ले जाओ" अभियान में भाग लेने के लिए कहते हैं और इसके लिए स्कूल की आपूर्ति आवंटित करने पर विचार करते हैं। हमें कम आय वाले परिवारों के 50 बच्चों के लिए स्टेशनरी चाहिए।
बेशक, अगर आप हमारी मदद करने के लिए सहमत हैं, तो बदले में, हम आपसे वादा करते हैं कि आप हमारी कार्रवाई में अपनी कंपनी के उत्पादों का विज्ञापन करेंगे। आइए बच्चों को एक साथ खुशियाँ दें!
ईमानदारी से,
संगठन के निदेशक वासिलीवा एन.आई.