วิธีจัดรูปแบบบันทึกการบริการอย่างถูกต้อง วิธีเขียนบันทึกถึงผู้กำกับตามตัวอย่างรวมถึงวิธีจัดรูปแบบบันทึกอธิบายอย่างถูกต้อง
นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ปริมาณสินค้าคงคลังตามจริงสอดคล้องกับข้อมูลทางบัญชี การบัญชี สาเหตุอาจแตกต่างกัน - การหมดอายุ การชำรุด ความเสียหายต่อทรัพย์สิน ฯลฯ
สินค้าคงคลังและวัสดุจะถูกตัดออกตามคำแนะนำที่พัฒนาโดยองค์กร ผู้รับผิดชอบทางการเงินทุกคนที่ทำงานกับวัสดุสินค้าคงคลังจะต้องยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่าพวกเขาคุ้นเคยกับวัสดุดังกล่าว
โดยทั่วไปแล้ว การกรอกเอกสารหลักสำหรับการตัดค่าใช้จ่ายจะดำเนินการโดยพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในรายงาน เช่น พนักงานบัญชี.
หากผู้รับผิดชอบอย่างมีนัยสำคัญค้นพบทรัพย์สินที่เสียหายก็จำเป็นต้องดำเนินการสินค้าคงคลัง คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังผู้จัดการ เพื่อจุดประสงค์นี้จะมีการจัดทำบันทึกช่วยจำสำหรับการตัดรายการสินค้าคงคลัง
แบบฟอร์มตัวอย่าง:
วิธีการวาด SZ อย่างถูกต้อง?
บันทึกอย่างเป็นทางการในฐานะเอกสารประเภทอิสระไม่รวมอยู่ในเอกสารการจัดการลักษณนาม All-Russian (OKUD) แต่มักใช้ในการดำเนินธุรกิจ ขอแนะนำให้จัดทำขึ้นตามข้อกำหนดของ GOST R 6.30-2003 "ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการเตรียมเอกสาร"
เอกสารที่เรากำลังพูดถึงในบทความนี้จัดทำขึ้นโดยพนักงานที่รับผิดชอบรายการสินค้าคงคลังที่จ่าหน้าถึงหัวหน้าแผนก
จะต้องมีการร้องขอการตัดจำหน่าย จะต้องระบุพื้นฐานสำหรับสิ่งนี้และต้องแนบรายการสินทรัพย์ที่เป็นสาระสำคัญทั้งหมด SZ ประกอบด้วยคอลัมน์ต่อไปนี้:
- ชื่อของสินค้าและวัสดุ
- ปริมาณ,
- มูลค่าตามบัญชี
- หมายเลขสินค้าคงคลัง
เมื่อเสร็จแล้ว เอกสารจะถูกส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม หลังจากการพิจารณาแล้ว หากมีการตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการตรวจสอบ ผู้อำนวยการจะออกและลงนามคำสั่งให้ดำเนินการสินค้าคงคลังตามแบบฟอร์ม INV-22 อนุมัติองค์ประกอบของค่าคอมมิชชัน ระยะเวลาของสินค้าคงคลัง และระบุทรัพย์สินที่ควรได้รับการตรวจสอบ ขั้นตอนสินค้าคงคลังจะเริ่มต้นขึ้นตามใบสั่ง หลังจากเสร็จสิ้นแล้วจะมีการร่างพระราชบัญญัติขึ้นโดยพิจารณาจากการตัดทรัพย์สินที่เสียหายออก
บันทึกตัวอย่าง
ลองดูตัวอย่างการออกแบบ SZ หลายตัวอย่าง ขอบคุณตัวอย่างที่ทำให้คุณสามารถจัดทำเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างอิสระ
1. องค์กรการค้ามักต้องกำจัดสินค้าที่เสียหาย ในกรณีนี้ พนักงานร้านค้าจะจัดทำบันทึกเพื่อตัดสินค้า ซึ่งจะส่งให้ผู้อำนวยการร้านเพื่อลงนาม
2. ในการผลิตอาจจำเป็นต้องตัดวัสดุที่ไม่เหมาะสมกับการผลิตออก หากไม่สามารถใช้วัสดุได้ด้วยเหตุผลบางประการจะมีการจัดทำบันทึกสำหรับการตัดวัสดุตัวอย่าง:
3. นายจ้างแต่ละคนมีหน้าที่จัดหาเสื้อผ้าพิเศษให้พนักงานตามระเบียบที่พัฒนาขึ้น เมื่อสวมใส่แล้ว ชุดทำงานจะถูกตัดออก และให้พนักงานได้รับชุดใหม่เพื่อแลกเปลี่ยน เพื่อจุดประสงค์นี้จะมีการกรอกบันทึกสำหรับการตัดชุดทำงาน:
4. เมื่อปฏิบัติงาน พนักงานจะใช้สินทรัพย์ถาวรของบริษัทซึ่งอาจล้าสมัยและจำเป็นต้องเปลี่ยนใหม่ เป็นผลให้ทรัพย์สินดังกล่าวควรถูกตัดออกและคนงานควรได้รับอุปกรณ์ที่ทันสมัย ด้านล่างนี้คุณสามารถดูตัวอย่างบันทึกสำหรับการตัดสินทรัพย์ถาวรได้
หลายๆ คนปฏิบัติต่อบันทึกช่วยจำเป็นพิธีการที่ต้องใช้เวลาและความกังวลใจ แต่มีบางสถานการณ์ที่พิธีการนี้สามารถปกป้องพนักงานจากการเรียกร้องที่ไม่เป็นธรรมจากฝ่ายบริหารได้ คำขอที่เป็นเอกสารจะปกป้องคุณจากปัญหาได้ตลอดเวลา ซึ่งไม่สามารถพูดเกี่ยวกับคำขอที่ส่งด้วยวาจา ซึ่งไม่ได้ให้ความสำคัญเสมอไป ดังนั้นเอกสารเหล่านี้จึงยืนยันข้อเท็จจริงของความสัมพันธ์และได้รับการลงทะเบียนเป็นเอกสารส่งออก
การเขียนบันทึก
บันทึกช่วยจำคืออะไร?
บันทึกช่วยจำเป็นเอกสารการสื่อสารภายในที่สำคัญไม่ใช่สถาบันที่มีอิทธิพลเพียงแห่งเดียวที่สามารถทำได้โดยปราศจากสิ่งนี้ สำหรับการทำงานปกติขององค์กรควรมีบันทึกตัวอย่างสำหรับพนักงานเกือบทั้งหมด ความแตกต่างจากบันทึกช่วยจำก็คือมีการวางแนวแบบลำดับชั้นนั่นคือมันมาจากผู้บริหารผู้ใต้บังคับบัญชาไปจนถึงผู้บริหารระดับสูงเสมอ บันทึกนี้เป็นเอกสารข้อมูลซึ่งเขียนขึ้นเพื่อแจ้งเจ้าหน้าที่ของผู้มีอำนาจระดับสูงหรือแผนกโครงสร้างอื่นทันทีเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อเสถียรภาพของระบบการจัดการในองค์กร
รายงานนี้มีผลบังคับใช้ทางกฎหมาย เนื่องจากวัตถุประสงค์ไม่เพียงแต่เพื่อแจ้งฝ่ายบริหารขององค์กรเท่านั้น แต่ยังเพื่อสนับสนุนให้พวกเขาตัดสินใจเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ประกาศไว้ด้วย เอกสารนี้จัดทำขึ้นตามความคิดริเริ่มส่วนบุคคลของพนักงานหรือตามคำร้องขอของผู้จัดการ รหัสหมายเหตุตามตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการคือ 0286041 ตาม OKUD เอกสารจะต้องอธิบายปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน และเนื่องจากมีผลทางกฎหมาย จึงจะต้องไม่มีการสะกดคำและข้อผิดพลาดทางกฎหมาย
ความหมายของบันทึกช่วยจำ
เอกสารดังกล่าวไม่เพียงแต่ระบุเหตุการณ์โดยละเอียดเท่านั้น แต่ยังเขียนข้อสรุปโดยสรุปทางเลือกในการแก้ไขสถานการณ์อีกด้วย หลังจากนี้ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องศึกษาเอกสารและกำหนดมติ ต่อจากนั้นมตินี้ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการอนุมัติและการดำเนินการตามมาตรการต่างๆ (การกำหนดบทลงโทษ การออกสิ่งจูงใจ ฯลฯ) ดังนั้นบันทึกช่วยจำจึงเป็นองค์ประกอบของข้อเสนอแนะระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา
วัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำ
เป้าหมายหลักที่ดำเนินการในการสร้างเอกสารนี้:
- เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานส่วนบุคคล- เมื่อมีบางอย่างรบกวนจิตใจพนักงานและเขาแนะนำวิธีแก้ปัญหานี้
- แก้ไขสถานการณ์- เมื่อพนักงานรู้ข้อเท็จจริงบางอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องกับเขาเป็นการส่วนตัว แต่ในความเห็นของเขา ขัดขวางการทำงานที่มั่นคงและมีประสิทธิภาพ มีการเขียนรายงานถึงฝ่ายบริหารเพื่อให้สถานการณ์ได้รับการแก้ไขโดยเร็วที่สุด
- ปลดเปลื้องความรับผิดชอบ- หากพนักงานได้ถ่ายทอดข้อมูลบางอย่างไปยังผู้บังคับบัญชาแล้วและต้องการปลดเปลื้องความรับผิดชอบในการแก้ไขเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น หลังจากนี้ไม่ควรมีการร้องเรียนกับคอมไพเลอร์
- ป้องกันตัวเองเมื่อมีการละเมิดสิทธิ- ข้อความในที่นี้คือความพยายามที่จะคลี่คลายเหตุการณ์อย่างสงบ
เป้าหมายประการหนึ่งของบันทึกช่วยจำคือการคลายความรับผิดชอบ
ประเภทของบันทึกช่วยจำ
พวกเขามาในสองประเภท:
- ภายใน- เขียนตามคำขอของพนักงานหรือเจ้านายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ผู้เขียนลงนามที่นี่ เนื่องจากเอกสารถือเป็นเอกสารภายใน การลงทะเบียนจึงดำเนินการบนกระดาษ A4
- ภายนอก- ส่งไปยังหน่วยงานระดับสูง ประเภทนี้ลงนามโดยหัวหน้าบริษัทเท่านั้น และพิมพ์บนหัวจดหมายของบริษัท
ในทั้งสองกรณี วันที่จะถูกกำหนดเป็นวันที่เขียนและลงนาม
- ข้อมูล -ตามกฎแล้วจะมีการรวบรวมเป็นประจำ โดยให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการและคุณสมบัติของงาน อีกทั้งยังสามารถถ่ายทอดแนวคิดในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้กับฝ่ายบริหารได้อีกด้วย
- การรายงาน- รายงานผลของคำสั่งที่ดำเนินการในช่วงเวลาที่กำหนด มักประกอบด้วยพนักงานระดับต่ำสุด
- ความคิดริเริ่ม -กรณีที่พนักงานเสนอให้ฝ่ายบริหารทำการตัดสินใจเกี่ยวกับเหตุการณ์เฉพาะ เช่น การละเมิด การหยุดทำงาน ฯลฯ
บันทึกภายใน
บ่อยครั้งในบรรดารายงานต่างๆ คุณต้องเขียนบันทึก "ระงับ" ถึงผู้บังคับบัญชาของคุณ โดยเรียกพนักงานว่าเป็นคนบ้านนอกและคนเกียจคร้าน ควรวาดขึ้นอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษเพราะแม้แต่ข้อบกพร่องเพียงเล็กน้อยก็สามารถนำไปสู่ปัญหาได้ในอนาคต การละเมิดวินัยเป็นเหตุของการลงโทษทางการเงิน เพื่อจุดประสงค์นี้เท่านั้น จะต้องระบุข้อโต้แย้งที่น่าสนใจในเอกสาร สามารถยื่นเอกสารที่มีการกำหนดรูปแบบไม่ถูกต้องในศาลโดยบ่นว่าฝ่ายบริหารละเมิดสิทธิของผู้เชี่ยวชาญอย่างมุ่งร้าย ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้วิธีการเขียนบันทึกอย่างถูกต้อง
โครงสร้างเอกสาร
บันทึกประกอบด้วยส่วนความหมายสองหรือสามส่วน:
- แท้จริงส่วนที่ระบุสาเหตุของเหตุการณ์ที่กระตุ้นให้เกิดการก่อตัวพร้อมคำชี้แจงโดยละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น
- วิเคราะห์ -นำเสนอการวิเคราะห์สถานการณ์พร้อมผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากเหตุการณ์และทางเลือกต่างๆ ในการแก้ไขปัญหา
- สรุปส่วนที่ผู้พูดอธิบายความคิดเห็นของเขา ให้ข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือ และแนะนำให้ดำเนินการบางอย่างโดยเฉพาะเพื่อแก้ไขเหตุการณ์ จากนั้นผู้นำเองก็ตัดสินใจว่าจะคว่ำบาตรอะไรบ้าง เนื่องจากเจ้าหน้าที่ไม่มีเวลาในการสอบสวน ส่วนใหญ่พวกเขาจึงเห็นด้วยกับข้อเสนอของผู้เขียนโดยไม่ต้องเจาะลึกรายละเอียด
บันทึกภายนอก
คุณสามารถเขียนบันทึกได้ทั้งในรูปแบบข้อความและตาราง ส่วนการวิเคราะห์ในเอกสารอาจหายไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของปัญหา ในกรณีนี้เอกสารมีเพียงส่วนข้อเท็จจริงและข้อสรุปพร้อมแนวทางแก้ไขปัญหาเท่านั้น เมื่อใช้วิธีนี้ คุณจะไม่เพียงแต่สร้างข้อเสนอสำหรับการปรับปรุงกระบวนการผลิตบางอย่างได้ แต่ยังแสดงความไม่พอใจกับมาตรการที่ดำเนินการอีกด้วย ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนรายงาน คุณต้องกำหนดปัญหาหรือมุมมองของคุณให้ชัดเจน จากนั้นจึงเริ่มนำเสนอลงบนกระดาษ
"ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของสถาบันงบประมาณ", 2553, N 6
จัดทำและจัดทำรายงานและบันทึกช่วยจำ
บันทึกช่วยจำสำนักงานเป็นของเอกสารภายในขององค์กรและไม่ใช่เรื่องแปลก และมักได้รับการร้องขอจากหน่วยงานกำกับดูแลในกรณีที่มีการตรวจสอบ ในเวลาเดียวกันพนักงานบริการบุคลากรตลอดจนหัวหน้าแผนกตามกฎมีคำถามเกี่ยวกับขั้นตอนการจัดทำและประมวลผลเอกสารเหล่านี้ ในบทความนี้ เราจะพิจารณาบรรทัดฐานที่มีอยู่ในประเด็นนี้ และสรุปแนวทางปฏิบัติด้านอนุญาโตตุลาการด้วย
กฎระเบียบทางกฎหมายของการจดทะเบียนอย่างเป็นทางการ
และบันทึกช่วยจำ
ขณะนี้ไม่มีกฎหมายเชิงบรรทัดฐานเดียวที่กำหนดคำนี้ เช่นเดียวกับการควบคุมขั้นตอนการร่างและประมวลผลเจ้าหน้าที่และบันทึกช่วยจำ พจนานุกรมย่อประเภทและความหลากหลายของเอกสาร พัฒนาโดย Main Archive, VNIIDAD ในปี 1974 ให้คำจำกัดความของคำศัพท์เหล่านี้ดังต่อไปนี้:
บันทึกเป็นเอกสารที่จ่าหน้าถึงฝ่ายบริหารโดยระบุปัญหาใด ๆ กับข้อสรุปและข้อเสนอของผู้ริเริ่ม
บันทึกอย่างเป็นทางการคือบันทึกเกี่ยวกับการปฏิบัติงานบางอย่างที่เจ้าหน้าที่คนหนึ่งส่งไปยังอีกคนหนึ่ง
เอกสารการจัดการลักษณนามการจัดการ All-Russian OK 011-93 ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 30 ธันวาคม 2536 N 299 (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 8 มิถุนายน 2552 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่า OKUD) มีการกล่าวถึงบันทึกข้อตกลง เฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดวินัยแรงงาน (รหัสแบบฟอร์มรวม N 0286041) โดยปกติหัวหน้าแผนกจะร่างขึ้นเพื่อแจ้งหัวหน้าองค์กรเกี่ยวกับสถานการณ์ใด ๆ และสนับสนุนให้เขาตัดสินใจ
แต่บันทึกช่วยจำนั้นจัดทำขึ้นไม่เพียง แต่ในกรณีที่มีการละเมิดวินัยแรงงานเท่านั้น สามารถใช้เพื่อแจ้งนายจ้างเกี่ยวกับความคืบหน้าหรือผลงาน ความจำเป็นในการจัดหาเงินทุนเพิ่มเติม แรงงานหรือวัสดุ ฯลฯ นั่นคือบันทึกช่วยจำให้การเชื่อมโยงแนวตั้งระหว่างระดับของลำดับชั้นอย่างเป็นทางการและส่งโดยเจ้าหน้าที่ระดับล่าง ไปสู่สิ่งที่สูงกว่า บันทึกดังกล่าวสามารถใช้ได้ภายในองค์กรหรือส่งไปยังหน่วยงานระดับสูง
เกี่ยวกับบันทึกช่วยจำอาจกล่าวได้ดังต่อไปนี้: ใน OKUD ไม่มีการกล่าวถึงเอกสารดังกล่าวอย่างไรก็ตามในการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบหลายประการที่ควบคุมกิจกรรมของข้าราชการจะมีการกล่าวถึงพร้อมกับบันทึกช่วยจำ เนื่องจากไม่มีข้อกำหนดพิเศษสำหรับการจัดรูปแบบ เราขอแนะนำให้จัดรูปแบบในลักษณะเดียวกับรายงาน โดยมีข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือเจ้าหน้าที่ระดับการจัดการเดียวกันจะถูกระบุเป็นผู้รับ (การติดต่อจะเกิดขึ้นระหว่างแผนก) ส่วนใหญ่บันทึกภายในจะมีคำถาม คำขอ ข้อเสนอด้านวัสดุและเทคนิค ข้อมูล การสนับสนุนด้านองค์กรและเศรษฐกิจ
จำเป็นต้องพูดถึงระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารประเภทนี้ด้วย ตามข้อ 408 และ 413 ของรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับการอนุมัติโดย Rosarkhiv เมื่อวันที่ 10/06/2543 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 27/10/2546) ทางการและบันทึกช่วยจำจะถูกเก็บไว้สำหรับ หนึ่งปี หลังจากนั้นสามารถถูกทำลายได้ตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด
จัดทำรายงานและบันทึกช่วยจำ
สำหรับการจัดทำรายงานหรือบันทึกอย่างเป็นทางการมีกฎที่กำหนดไว้ใน GOST 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสาร” (ต่อไปนี้ - GOST R 6.30-2003) สิ่งแรกที่คุณควรใส่ใจคือเอกสารที่เตรียมไว้ในแบบฟอร์ม ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มเอกสารถูกกำหนดไว้ในส่วน 4 GOST R 6.30-2003 โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีการระบุว่ารูปแบบมาตรฐานสำหรับแบบฟอร์มเอกสารคือ A4 (210 x 297 มม.) และ A5 (148 x 210 มม.) ในการผลิตแบบฟอร์มจะใช้กระดาษขาวหรือกระดาษสีอ่อน เอกสารแต่ละแผ่นต้องมีระยะขอบอย่างน้อย 10 มม. - ด้านขวา และอย่างน้อย 20 มม. - ซ้าย บน และล่าง
นอกจากนี้ เรามาใส่ใจกับองค์ประกอบของรายละเอียดและกฎเกณฑ์ในการวางลงบนกระดาษกันดีกว่า รายการรายละเอียดที่ใช้ในการจัดเตรียมและดำเนินการเอกสารแสดงอยู่ในส่วน 2 GOST R 6.30-2003 สิ่งที่สำคัญที่สุดและใช้ในการจัดทำบันทึกอย่างเป็นทางการและบันทึกคือ:
ชื่อของหน่วยโครงสร้าง
ชื่อของประเภทเอกสาร
วันที่เอกสาร
หมายเลขทะเบียน;
ชื่อเรื่องของข้อความ;
ปลายทาง;
ลายเซ็นต์ของผู้เรียบเรียง (ระบุตำแหน่ง)
การอนุมัติเอกสารวีซ่า
ปณิธาน.
หากมีการร่างบันทึกรายงานภายใน (อย่างเป็นทางการ) ชื่อของหน่วยโครงสร้าง - ผู้เขียนเอกสาร - จะถูกระบุที่มุมซ้ายบน ชื่อของประเภทเอกสารจะต้องเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (บันทึก) และวางไว้ตรงกลางหรือจากขอบของระยะขอบซ้าย (ขึ้นอยู่กับวิธีการเลือกสำหรับการวางตำแหน่งส่วนหัวของเอกสาร - เชิงมุมหรือตามยาว) ด้วยสอง ระยะห่างระหว่างบรรทัด
วันที่และดัชนีของบันทึกจะเขียนไว้ในบรรทัดเดียว วันที่จัดรูปแบบเป็นเลขอารบิค เช่น 02/02/2549 หรือในรูปแบบตัวอักษรและตัวเลข เช่น 2 กุมภาพันธ์ 2549
หมายเลขการลงทะเบียนในบันทึกรายงานภายใน (อย่างเป็นทางการ) ขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่ใช้ในองค์กรสามารถติดไว้ที่สถานที่จัดเตรียมหรือสถานที่รับสินค้า
ตามกฎแล้ว รายงานและบันทึกช่วยจำจะมีชื่อเรื่องที่เปิดเผยเนื้อหาของเอกสารโดยย่อ
ข้อความของรายงานและบันทึกช่วยจำจะแสดงเป็นเอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง (“ฉันเสนอ”, “ฉันถาม”) ในการลงมติ ข้อมูลจะถูกระบุในลำดับเดียวกัน (เช่น “ฉันสั่ง”)
ข้อความในบันทึกรายงาน (ทางการ) มีสองส่วน ส่วนแรกรายงานข้อเท็จจริงที่ก่อให้เกิดเอกสาร และส่วนที่สองกำหนดข้อสรุป คำร้องขอ และข้อเสนอที่เฉพาะเจาะจง หากข้อความในบันทึกจำเป็นต้องนำเสนอการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันและแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ สิ่งนี้จะถูกระบุไว้หลังย่อหน้าแรก และเฉพาะในวรรคที่สามเท่านั้นที่จะมีการสรุปและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการเฉพาะที่ทำขึ้น หากข้อความมีวิธีแก้ปัญหา ข้อสรุป ฯลฯ หลายประการ ก็สามารถแบ่งออกเป็นส่วน ส่วนย่อย ย่อหน้าซึ่งมีหมายเลขเป็นเลขอารบิค
นอกจากนี้ข้อมูลในรายงานและบันทึกช่วยจำสามารถนำเสนอในรูปแบบตารางได้ คอลัมน์และแถวของตารางจะต้องมีส่วนหัวที่แสดงเป็นคำนามในกรณีนาม ส่วนหัวย่อยของคอลัมน์และแถวจะต้องสอดคล้องกับส่วนหัว ถ้าตารางถูกพิมพ์มากกว่าหนึ่งหน้า คอลัมน์ของตารางจะต้องมีหมายเลขและเฉพาะหมายเลขของคอลัมน์เหล่านี้เท่านั้นที่จะพิมพ์ในหน้าต่อไปนี้ สิ่งนี้ระบุไว้ในข้อ 3.20 ของ GOST R 6.30-2003
หากมีการสมัครจะต้องจดบันทึกก่อนลงนาม
รายละเอียด "ลายเซ็น" รวมถึง: ตำแหน่งตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร (เต็มหากเอกสารไม่ได้วาดบนเอกสารหัวจดหมายและตัวย่อสำหรับเอกสารที่วาดบนเอกสารหัวจดหมาย) ลายเซ็นส่วนตัว การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อ, นามสกุล) อนุญาตให้ใช้แอตทริบิวต์ "ลายเซ็น" เพื่อจัดตำแหน่งงานของบุคคลที่ลงนามในเอกสารให้อยู่ตรงกลางโดยสัมพันธ์กับบรรทัดที่ยาวที่สุด เมื่อเขียนเอกสารบนหัวจดหมายของเจ้าหน้าที่จะไม่ระบุตำแหน่งของบุคคลนั้นในลายเซ็น
บันทึกภายนอกจัดทำขึ้นในแบบฟอร์มทั่วไปและลงนามโดยหัวหน้าองค์กร ในกรณีนี้จะใช้ชื่อเต็มหรือชื่อย่อขององค์กรแม่ตามกฎบัตรขององค์กร ชื่อขององค์กรผู้เขียนอยู่ด้านล่าง
หลังจากตรวจสอบบันทึกโดยผู้มีส่วนได้เสียแล้ว จะมีวีซ่าอนุมัติติดอยู่ รวมถึงลายเซ็นและตำแหน่งของบุคคลที่อนุมัติเอกสาร สำเนาลายเซ็น (ชื่อย่อ นามสกุล) และวันที่ลงนาม สำหรับเอกสารที่ต้นฉบับยังคงอยู่กับองค์กร วีซ่าจะติดอยู่ที่ด้านล่างของด้านหลังของแผ่นสุดท้ายของเอกสารต้นฉบับ สำหรับเอกสารที่ต้นฉบับถูกส่งจากองค์กร วีซ่าจะติดอยู่ที่ด้านล่างของด้านหน้าของสำเนา สามารถออกเอกสารวีซ่าในเอกสารอนุมัติแยกต่างหากได้ ได้รับอนุญาตตามดุลยพินิจขององค์กรเพื่อรับรองเอกสารและเอกสารแนบทีละหน้า
หากมีความคิดเห็นจะระบุไว้เป็นแผ่นแยกต่างหากพร้อมลงนามและแนบไปกับเอกสาร
หลังจากทำการตัดสินใจแล้ว ความละเอียดของผู้จัดการจะถูกใส่ไว้ในเอกสาร การยอมรับมติถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการพิจารณารายงาน ความละเอียดที่เขียนไว้ในเอกสารโดยเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงชื่อและชื่อย่อของผู้ดำเนินการ เนื้อหาของคำสั่ง (หากจำเป็น) กำหนดเวลาในการดำเนินการ การลงนาม และวันที่ อนุญาตให้ร่างมติบนแผ่นงานแยกต่างหาก (ข้อ 3.17 ของ GOST R 6.30-2003)
นี่คือตัวอย่างรายงานและบันทึกช่วยจำ
ฝ่ายบัญชีถึงหัวหน้าแพทย์
บันทึกข้อตกลง MLPU N 18
ตั้งแต่วันที่ 06/03/2010 N 8 ถึง E. O. Simonov
เกี่ยวกับการจัดสรรเงินทุน
เพื่อเข้าร่วมสัมมนา
วันที่ 23 มิถุนายน 2553 ศูนย์ฝึกอบรม “การพัฒนาวิชาชีพ” จะจัดสัมมนาเรื่อง
เสวนาหัวข้อ “ใหม่ด้านบัญชีและภาษีอากร”
การเปลี่ยนแปลงล่าสุดในกฎหมายที่จำเป็นสำหรับผู้มีอำนาจ
ดำเนินงานโดยเจ้าหน้าที่บัญชี
ฉันขอให้คุณจัดสรรเงินจำนวน 5680 รูเบิล เพื่อเยี่ยมชม
สัมมนาครั้งนี้
แอปพลิเคชัน:
1. โครงการสัมมนา “ใหม่ทางการบัญชีและภาษีอากร”
2. คำสั่งจ่ายเงิน ลงวันที่ 06/02/2553 N 56
หัวหน้าฝ่ายบัญชี Kroshenina /A. วี. โครเชนินา/
ฝ่ายบริหารและเศรษฐกิจ หัวหน้าฝ่ายบริการ
บันทึกการบริการสนับสนุนข้อมูล
ตั้งแต่วันที่ 27/05/2553 N 24
เกี่ยวกับไฟฟ้าดับ
ในวันศุกร์ที่ 28.05.2553 เวลา 11.00-13.00 น.
กำลังดำเนินการติดตั้งระบบไฟฟ้าในเรื่องนี้
ไฟฟ้าดับ.
ฉันขอให้คุณใช้มาตรการที่จำเป็นเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล
บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์
หัวหน้า AHO Vetrov /P. อ. เวตรอฟ/
คุณสมบัติของการออกแบบรายงานและบันทึกช่วยจำ
ในสถาบันบริการสาธารณะ
โดยทั่วไปงานในสำนักงานและการจัดทำรายงานและบันทึกช่วยจำในสถาบันบริการสาธารณะเป็นไปตามกฎที่กำหนดใน GOST R 6.30-2003 ในเวลาเดียวกัน การดำเนินการทางกฎหมายของแต่ละแผนกอาจกำหนดกรณีของการจัดเตรียมและคุณสมบัติการออกแบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำสั่งของกรมศุลกากรแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 18 ตุลาคม 2547 N 160 อนุมัติคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานและงานเก็บถาวรในหน่วยงานศุลกากร แมลง. 3.8 ระบุบันทึกสามประเภท - การรายงาน เป็นทางการ และคำอธิบาย
บันทึกความเข้าใจเป็นเอกสารที่ส่งถึงฝ่ายบริหารของหน่วยงานศุลกากรหรือหน่วยโครงสร้างและแจ้งเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันปรากฏการณ์หรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นการทำงานที่ดำเนินการซึ่งมีข้อสรุปและข้อเสนอของผู้รวบรวม จัดทำขึ้นตามความคิดริเริ่มของคอมไพเลอร์และตามทิศทางของฝ่ายบริหาร บันทึกข้อตกลงนี้จัดทำขึ้นบนกระดาษ A4 มาตรฐานและมีรายละเอียดพื้นฐานดังต่อไปนี้: ชื่อของหน่วยโครงสร้าง, ผู้รับ, ชื่อประเภทเอกสาร, วันที่, หมายเลข, ชื่อเรื่องของข้อความ, ข้อความ, ลายเซ็น ลำดับการจัดรายละเอียดของรายงานระบุไว้ในภาคผนวก 8 ของคำแนะนำมาตรฐาน
บันทึกช่วยจำสำนักงานใช้เพื่อแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในกิจกรรมการจัดการของแผนกโครงสร้างของหน่วยงานศุลกากร (คำขอ, การชี้แจงงาน, ข้อมูลเกี่ยวกับคำขอ, การชี้แจง ฯลฯ ) หมายเหตุเหล่านี้รวบรวมเฉพาะประเด็นที่จำเป็นต้องมีหลักฐานเชิงเอกสารบังคับเท่านั้น ไม่อนุญาตให้มีการโต้ตอบระหว่างแผนกในประเด็นที่สามารถแก้ไขได้ทันทีและไม่ต้องใช้เอกสารประกอบ
การจัดทำบันทึกอย่างเป็นทางการดำเนินการในลักษณะเดียวกับบันทึกช่วยจำ
ในการดำเนินการทางกฎหมายบางประการ มีเพียงการกล่าวถึงเอกสารประเภทนี้เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการหรืออย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่นในคำแนะนำในการทำงานในสำนักงานในศาลอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย (กรณีแรก กรณีอุทธรณ์และกรณี Cassation) ที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่ง ของศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 มีนาคม 2547 N 27 ในกรณีเหล่านี้ ในกรณีที่ไม่มีคำแนะนำของแผนกภายในเกี่ยวกับปัญหานี้ มีความจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากมาตรฐานที่มีผลผูกพันโดยทั่วไป รวมถึง GOST R 6.30-2003
เค.วี. เชสตาโควา
ผู้เชี่ยวชาญด้านวารสาร
“ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
สถาบันงบประมาณ”
ลงนามประทับตรา
บันทึกภายในเป็นเอกสารรูปแบบพิเศษที่ใช้ในสภาพแวดล้อมภายในขององค์กรและทำหน้าที่แก้ไขปัญหาการผลิตในปัจจุบันอย่างรวดเร็ว โดยทั่วไปแล้ว เอกสารนี้จัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแนะนำข้อเสนอใหม่และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น รวมถึงการอนุมัติหรือตกลงในการดำเนินการบางอย่าง
เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เชี่ยวชาญจะแสดงตัวเองในสาขาของเขาในบันทึกช่วยจำของเขา หากพนักงานเปลี่ยนความรับผิดชอบในการดำเนินการให้กับบุคคลอื่นหรือลบออกจากตัวเองด้วยความช่วยเหลือของเอกสารโดยไม่เสนอทางออกจากสถานการณ์คุณควรคิดถึงทักษะทางวิชาชีพของผู้เชี่ยวชาญรายนี้
วัตถุประสงค์และประเภทของเอกสารนี้
บันทึกช่วยจำ Office แบ่งตามวัตถุประสงค์และระดับของการเข้าถึง
โดยจุดประสงค์นั่นคือ ตามประเภทของข้อมูลที่ถ่ายทอดให้เน้นหมายเหตุต่อไปนี้:
- หมายเหตุที่นำไปสู่การตัดสินใจคือการร้องขอหรือความต้องการในการพิจารณาปัญหาหรือข้อเสนอของผู้เชี่ยวชาญ
- บันทึกข้อมูลเป็นเอกสารประเภทหนึ่งที่มีข้อมูลที่พนักงานต้องการสื่อถึงฝ่ายบริหาร
- บันทึกการรายงาน - เอกสารดังกล่าวมักจัดทำขึ้นตามคำร้องขอของฝ่ายบริหารและมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการที่ผ่านมา
ตามระดับการเข้าถึงนั่นก็คือ โดยเปิดให้สาธารณชนเข้าชมได้หมายเหตุคือ:
- เปิด – เอกสารที่พนักงานทุกคนหรือส่วนใหญ่ขององค์กรสามารถเข้าถึงได้
- เป็นความลับ - บันทึกย่อที่เข้าถึงได้เฉพาะกับคนในวงแคบหรือในวงจำกัดเท่านั้น
ในบางกรณี บันทึกจะถูกแนบมาพร้อมกับบันทึกอื่นๆ อีกจำนวนหนึ่ง ตัวอย่างเช่นหากจำเป็นต้องออกคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องตามบันทึกก็จะมีการจัดทำขึ้น และหากประเด็นเกี่ยวกับการใช้จ่ายเงินโดยผู้รับผิดชอบได้รับการแก้ไขแล้ว จะต้องมีการจัดทำบันทึกอธิบาย
เพื่อให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าในองค์กรขนาดใหญ่ ข้อผิดพลาดในการจัดทำเอกสารดังกล่าวอาจทำให้เสียเวลาจำนวนมาก รวมถึงงานที่ไม่ประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ
บันทึกช่วยจำเป็นวิธีการสื่อสารประเภทหนึ่งระหว่างแผนก โครงสร้าง หรือเวิร์กช็อป โดยปกติแล้วพนักงานหรือหัวหน้าแผนกหนึ่งจะร่างขึ้นโดยจ่าหน้าถึงหัวหน้าแผนกอื่น
ปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ คือ ความต้องการหลักในการทำงานทั่วทั้งองค์กร หากถูกขัดจังหวะหรือหยุด แสดงว่าองค์กรไม่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความว่ามีโอกาสสำคัญในการลดผลกำไร และอาจเพิ่มการขาดทุนได้
รูปแบบและเนื้อหา
สำหรับเนื้อหาของบันทึกช่วยจำ ส่วนใหญ่มักจะครอบคลุมประเด็นประเภทการผลิต ปัญหาด้านวัสดุหรือทางเทคนิค ปัญหาทางเศรษฐกิจ ตลอดจนประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุนข้อมูล
ตัวอย่างง่ายๆ ของการใช้บันทึกช่วยจำก็คือ เครื่องถ่ายเอกสารที่เสียหายในแผนก พนักงานสามารถส่งบันทึกไปยังหัวหน้าแผนกวัสดุพร้อมคำขอจัดสรรเงินสำหรับอุปกรณ์ใหม่และสามารถเขียนบันทึกไปยังแผนกเทคนิคพร้อมคำขอซ่อมแซมเครื่องถ่ายเอกสารที่มีอยู่ได้
ในแบบของตัวเอง รูปร่างบันทึกช่วยจำไม่มีมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม แต่ละองค์กรและแต่ละแผนกก็มีมาตรฐานในการเขียนบันทึกเป็นของตัวเอง ซึ่งพนักงานของแผนกนี้ควรยึดถือปฏิบัติ
ตัวอย่างการเขียนบันทึกมีดังต่อไปนี้
หัวหน้าฝ่ายบัญชี _______
หมายเหตุการบริการ
เนื่องจากเครื่องพิมพ์พังในแผนกการตลาด ฉันขอให้คุณจัดสรร _____ รูเบิล ไปยังบัญชีธนาคารเพื่อซื้ออุปกรณ์ใหม่
ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด:________________________________
" "___________ 2559
บันทึกการเขียนรูปแบบนี้อาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ดังนั้นคุณไม่ควรปฏิบัติตามโดยไม่ต้องสงสัย
หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียนองค์กรแล้ว วิธีที่ง่ายที่สุดซึ่งสามารถทำได้โดยใช้บริการออนไลน์ที่จะช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้วและกำลังคิดเกี่ยวกับวิธีทำให้การบัญชีและการรายงานง่ายขึ้นและทำให้เป็นอัตโนมัติ บริการออนไลน์ต่อไปนี้จะมาช่วยเหลือและ จะเข้ามาแทนที่นักบัญชีในองค์กรของคุณโดยสมบูรณ์และจะช่วยประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ และส่งทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ที่ใช้ระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและเครียด ลองแล้วคุณจะประหลาดใจมันง่ายแค่ไหน!
กฎสำหรับการออกแบบที่เหมาะสม
คุณต้องเริ่มบันทึกช่วยจำของคุณ พร้อมคำอธิบายปัญหาหรือสถานการณ์ปัจจุบัน- จะต้องเน้นย้ำว่าอะไรคือเหตุผลในการเขียนบันทึก หลังจากนี้ คุณจะต้องระบุประเภทการตอบกลับที่คาดว่าจะได้รับจากการอุทธรณ์นี้ ตั้งชื่อคำขอให้ชัดเจน และจำนวนเงินที่วางแผนไว้ว่าจะได้รับหากจำเป็น
ลายเซ็นในเอกสารนี้คือบุคคลที่เขียนบันทึก บ่อยครั้งจะมีการลงนามโดยหัวหน้าแผนก
หากบริษัทต้องการก็ให้ลงชื่อไว้ด้วย วีซ่าของบุคคลที่ติดอยู่ผู้สนใจคำขอนี้ มีการระบุชื่อย่อ นามสกุล ลายเซ็น และวันที่ไว้ ในบางกรณี จะมีการเพิ่มตำแหน่ง วีซ่าเป็นการยินยอมของบุคคลต่อเนื้อหาของบันทึก
เพื่อให้สามารถอ้างอิงถึงบันทึกที่รวบรวมได้ หากจำเป็น จะต้องลงทะเบียนที่องค์กร
จัดทำบันทึกช่วยจำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารดังกล่าวสามารถจัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้หากองค์กรยอมรับแบบฟอร์มดังกล่าวซึ่งจะต้องระบุในองค์กร ในกรณีนี้นี่เป็นข้อได้เปรียบที่ไม่ต้องสงสัยขององค์กรเนื่องจากการส่งข้อความนั้นง่ายขึ้นและเวลาในการพิจารณาก็ลดลงอย่างมาก
คุณต้องรู้ว่าการร่างบันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่แตกต่างจากเทมเพลตกระดาษมากนัก
ความแตกต่างประการหนึ่งของบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ถือได้ว่าไม่มีชื่อของผู้รับ มันเขียนไว้ในบรรทัดที่อยู่ หากข้อความถูกส่งไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณจะต้องเขียนชื่อและนามสกุลของเขาในหัวเรื่อง
เมื่อส่งจดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นของแผนกมักจะถูกแทรกโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการเขียนได้อย่างมาก
เมื่อส่งบันทึกคุณต้องขอ อ่านใบเสร็จรับเงินตัวอักษร นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเป็นหลักฐานในกรณีต่างๆ ว่าคุณได้ส่งบันทึกจริงในช่วงเวลาหนึ่งๆ
ความแตกต่างบางประการของการร่าง
แม้ว่าบันทึกช่วยจำจะเป็นเอกสารที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งไม่มีมาตรฐานเฉพาะ แต่องค์ประกอบของบันทึกประกอบด้วยคุณสมบัติต่างๆ ที่เกิดขึ้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการเขียนบันทึกช่วยจำ เราจะดูคุณสมบัติเหล่านี้ด้านล่าง
สำหรับการซื้อ
บันทึกการเข้าซื้อกิจการเขียนถึงหัวหน้าแผนกเฉพาะ
ในนั้น ระบุไว้จะต้องซื้ออะไร ปริมาณเท่าใด และเพื่อจุดประสงค์อะไร
ต่อพนักงาน
บันทึกช่วยจำที่เขียนถึงพนักงานคนใดคนหนึ่งคือบันทึกช่วยจำ
มันถูกจัดทำขึ้นตามกฎทั้งหมดโดยมีข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียว: บันทึกช่วยจำเขียนจากพนักงานระดับล่างถึงเจ้านายระดับสูงกว่า
เพื่อทดแทนอุปกรณ์เก่า
ลักษณะเฉพาะของเอกสารดังกล่าวคือจำเป็นต้องระบุเหตุผลทั้งหมดในการเปลี่ยนอุปกรณ์ดังกล่าวเพื่อให้ถือว่าเหมาะสมและดำเนินการขอเปลี่ยนใหม่
สำหรับโบนัส
หมายเหตุจะต้องระบุเหตุผลทั้งหมดว่าทำไมจึงอาจจ่ายโบนัสได้ นี่อาจเป็นชั่วโมงการทำงานที่มากเกินไป งานที่ทำจำนวนมาก หรือการทำงานขณะลาตามกฎหมาย
เกี่ยวกับการส่งเสริมการขาย
ในบันทึกนี้ คุณต้องระบุสาเหตุของการเพิ่มขึ้นที่เป็นไปได้ นี่อาจเป็นการเพิ่มความรับผิดชอบ คุณภาพของงาน หรือการให้บริการเพิ่มเติม
เกี่ยวกับการจ่ายเงินน้อยเกินไป
ในบันทึกดังกล่าว คุณต้องระบุจำนวนเงินที่ยังไม่ได้ชำระเพิ่มเติมด้วยเหตุผลบางประการ ควรระบุเหตุผลที่เป็นไปได้ด้วย มันอาจจะคุ้มค่าที่จะระบุว่าใครเป็นฝ่ายผิดที่อยู่เบื้องหลังการไม่จ่ายเงิน
เกี่ยวกับการพังทลาย
เมื่อเขียนบันทึกเกี่ยวกับการเสีย คุณต้องตั้งชื่ออุปกรณ์ที่เสียหายและระบุว่าประเภทของการเสียที่เกิดขึ้นและสาเหตุที่อุปกรณ์ล้มเหลว
เมื่อไม่จัดเตรียมหรือโอนเอกสาร
ก่อนอื่นคุณต้องระบุชื่อของเอกสารรวมถึงกรอบเวลาที่จะต้องโอนเอกสารที่นี่
ดังนั้นด้วยการสังเกตความแตกต่างเหล่านี้คุณสามารถจัดทำบันทึกช่วยจำที่จะช่วยในการแก้ไขปัญหาที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความสำคัญของเอกสาร
เพื่อชื่นชมความสำคัญของบันทึกช่วยจำ ควรทำความเข้าใจว่าเอกสารประเภทนี้ จะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดสำคัญๆ มากมายระหว่างแผนก การหยุดทำงาน
เพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีและภาษีบันทึกช่วยจำมีบทบาทสำคัญเนื่องจากเป็นปัญหาทางการเงินที่ต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษและปฏิบัติตามความแตกต่างเพียงเล็กน้อย
บันทึกช่วยจำก็เช่นกัน รูปแบบการปฏิเสธที่มีประสิทธิภาพในสิ่งใด เอกสารนี้แสดงถึงการขาดน้ำเสียงเชิงลบโดยสิ้นเชิง การวิพากษ์วิจารณ์เป็นไปได้ แต่ไม่ควรพุ่งเป้าไปที่บุคคลหรือแผนกใดฝ่ายหนึ่ง
ดังนั้นบันทึกช่วยจำจึงเป็นวิธีการสากลในการแก้ปัญหาหลายอย่าง เอกสารที่วาดขึ้นอย่างถูกต้องจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร
ตัวอย่างการทำงานกับบันทึกย่อของสำนักงานในระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีการนำเสนอในวิดีโอต่อไปนี้:
ควรจัดทำเอกสารนี้หากพนักงาน (ไม่ว่าเขาจะดำรงตำแหน่งใดก็ตามในบริษัทที่กำหนด) เห็นว่าจำเป็นต้องนำสิ่งที่สำคัญมาสู่ความสนใจของหัวหน้า บริษัท และเข้าใจว่าเรื่องนี้ไม่สามารถแก้ไขได้หากปราศจากการแทรกแซงส่วนตัว
ความสนใจ!บันทึกมักจะสับสนกับรายงาน
คำขอที่เป็นลายลักษณ์อักษรทั้งสองประเภทนี้ภายในบริษัทมีความคล้ายคลึงกันในวิธีที่สำคัญที่สุด - คำขอเหล่านี้เน้นที่ข้อมูลและบ่งบอกถึงการดำเนินการบางอย่างจากบุคคลที่พวกเขาได้รับการกล่าวถึง
เกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะหรือกิจกรรมของแผนกเฉพาะ แต่ถึงอย่างไร, บันทึกช่วยจำจะมีสีตามลำดับชั้นมากขึ้น: จะเขียนเสมอว่า "จากล่างขึ้นบน" นั่นคือจากผู้เชี่ยวชาญระดับล่างไปจนถึงตำแหน่งที่สูงกว่า
จดหมายอย่างเป็นทางการอาจจ่าหน้าถึงตัวแทนที่มีตำแหน่งเดียวกับผู้เขียน และถึงบุคคลที่ดำรงตำแหน่งต่ำกว่า นอกจากนี้ยังส่งถึงตัวแทนขององค์กรพันธมิตรด้วย ในความเป็นจริง บันทึกช่วยจำถือเป็นประเภทย่อยของบันทึกที่เป็นทางการ เช่นเดียวกับบันทึกคำอธิบาย
เกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างบันทึกช่วยจำและรายงาน โปรดดูความเห็นของผู้เชี่ยวชาญ
ผู้จัดการควรจัดทำเอกสารหรือไม่?
เขาควรทำ แต่ในกรณีที่เขาต้องการถ่ายทอดบางสิ่งให้ผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าแผนกสนใจและคาดหวังให้มีการดำเนินการเฉพาะเจาะจง
บันทึกช่วยจำประกอบด้วยส่วนใดบ้าง?
ดังที่ได้กล่าวไปแล้วว่า ไม่มีตัวอย่างที่กำหนดไว้เป็นพิเศษสำหรับกระดาษดังกล่าว อย่างไรก็ตามมีกฎเกณฑ์ในการเขียนตามกฎการสื่อสารทางธุรกิจตลอดจนกฎระเบียบภายในของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง
ตัวอย่างของบันทึกดังกล่าวมักจะมีอยู่ในเอกสารท้องถิ่นของบริษัท ในรูปแบบกระดาษ หรือส่งให้กับพนักงานพร้อมกับอีเมลภายในของบริษัท ในกรณีหลัง (หากเป็นเรื่องปกติที่บริษัทของคุณจะจัดการคำขอทางอิเล็กทรอนิกส์) คุณต้องใช้ฟังก์ชันการรับการอ่าน
ใช่คล้ายกัน เอกสารประกอบด้วยเสมอ:
- ชื่อเต็มของบริษัทและหน่วยโครงสร้าง (ที่เขียน)
- หมายเลขทะเบียน;
- ข้อบ่งชี้ของผู้รับ (คุณต้องระบุตำแหน่งนามสกุลและชื่อย่อหรือชื่อเต็มและนามสกุล)
- ชื่อของกระดาษและวัตถุประสงค์ (เช่น บันทึกการซ่อมแซม)
- ข้อความ – ส่วนข้อมูล (กระชับและตรงประเด็น) และการดำเนินการใดที่คาดหวังจากผู้รับ
- วันที่;
- ลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียน
คุณต้องเขียนให้กระชับและตรงประเด็นโดยจำไว้ว่าเวลาในการให้บริการมีจำกัดสำหรับพนักงานแต่ละคนและมีราคาแพง
สำคัญ!ไม่อนุญาตให้มีข้อผิดพลาดในภาษาเขียน คุณควรหลีกเลี่ยงวลีที่งุ่มง่าม สับสนจนเกินไป และยุ่งยากซึ่งสามารถตีความได้หลายความหมาย และบิดเบือนความหมายของสิ่งที่คุณต้องการสื่อ
หลักการเขียนจะเหมือนกันเสมอ: เกิดอะไรขึ้น - คุณต้องการอะไร - ทำไมคุณถึงคิดว่าคนที่คุณกำลังพูดถึงควรทำสิ่งนี้ การเขียนข้อความบนหัวจดหมายพร้อมโลโก้บริษัทจะมีน้ำหนักเพิ่มขึ้น
นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่จะระบุผลที่ตามมาทางธุรกิจของสถานการณ์ปัจจุบันและการแทรกแซงของผู้รับจะแก้ไขได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น มีคนฝ่าฝืนกิจวัตรภายในและทำให้เกิดความไม่ลงรอยกันในทีม ซึ่งส่งผลให้เกิดความแตกแยกในแผนก และจิตวิญญาณของทีมที่จำเป็นสำหรับการเพิ่มยอดขายก็หยุดชะงัก
วิธีที่ดีที่สุดคือยึดสไตล์ที่เป็นกลางและเหมือนธุรกิจเมื่อติดต่อ ดังนั้น คุณไม่สามารถใช้วลีคำสแลงที่หยาบคาย บทวิจารณ์ที่สะเทือนอารมณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำที่ไม่เหมาะสม ไม่เหมาะสม หรือผิดจริยธรรม
หากคุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการมากกว่าหนึ่งรายการ คุณต้องระบุการดำเนินการเหล่านั้นในรายการลำดับเลข โดยแต่ละรายการจะขึ้นบรรทัดใหม่ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
คำแนะนำทีละขั้นตอน: วิธีการเขียนอย่างถูกต้อง?
จะเขียนบันทึกถึงผู้กำกับโดยใช้ตัวอย่างได้อย่างไร? ที่มุมขวาบนจะมีการวาด "ส่วนหัว" ของเอกสาร - เอกสารที่จะโอนไปยังใครและแผนกใดต้องแน่ใจว่าได้ระบุตำแหน่งและรายละเอียดหนังสือเดินทาง ด้านล่างตรงกลางคือบันทึกและวัตถุประสงค์ (เช่น สำหรับการซ่อมแซม หรือการตัดเงิน สำหรับการเลื่อนตำแหน่งหรือโบนัสสำหรับพนักงาน) และหมายเลขทะเบียนก็อยู่ที่นั่นด้วย
ด้านล่างนี้คือข้อความ - สาระสำคัญของคำถาม อันดับแรกคือส่วนที่ให้ข้อมูล จากนั้นสิ่งที่คุณต้องการ (เช่น ฉันขอให้คุณออกคำสั่งให้ตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ดังกล่าว) หรือฉันขอให้คุณแทนที่ ติดตามอุปกรณ์ในแผนกดังกล่าวและแผนกดังกล่าว (โดยแจ้งก่อนว่าทำไมจึงควรทำ) ต้องทำและอยู่ในสภาพใดที่อุปกรณ์ที่มีอยู่อยู่ในสภาพใด)
เรามาเจาะจงกัน ตัวอย่างลักษณะของกระดาษดังกล่าว.
ผู้อำนวยการทั่วไปของ Lotos-V LLC
เซอร์เกฟ เซอร์เกย์ เซอร์เกวิช
จากผู้จัดการฝ่ายขายอาวุโส Ivanova I.I.
หมายเหตุการบริการหมายเลข 21
(สำหรับการซ่อมแซมและเปลี่ยนอุปกรณ์)
ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในแผนกขายของ Lotos-M LLC ไม่เหมาะสำหรับการทำงานต่อไปและจำเป็นต้องเปลี่ยนและซ่อมแซม ดังนั้นในขณะนี้ จากคอมพิวเตอร์ 8 เครื่อง (ในอัตราหนึ่งเครื่องสำหรับพนักงานสองคน) มี 5 เครื่องที่ใช้งานไม่ได้โดยสิ้นเชิง และผู้ดูแลระบบอีก 2 เครื่องได้รับการยอมรับว่าอยู่ระหว่างการซ่อมแซม ด้วยเหตุนี้ การโต้ตอบกับลูกค้าจึงชะลอตัวลง พนักงานถูกบังคับให้ใช้แล็ปท็อปและแท็บเล็ตส่วนตัวของตนเอง เครื่องพิมพ์ยังถือว่าซ่อมไม่ได้เพราะเก่ามาก
ฉันถามคุณ:
- ซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่ 5 เครื่อง
- สั่งซ่อมคอมพิวเตอร์ 2 เครื่อง
- เปลี่ยนเครื่องพิมพ์ในแผนก
ขอแสดงความนับถือ
ผู้จัดการฝ่ายขายอาวุโส Ivanova Irina Ivanovna (ลายเซ็น)
เป็นที่ชัดเจนว่าหากพนักงานต้องการบางสิ่งบางอย่างจากพนักงานคนอื่น โดยเฉพาะจากเจ้านาย สิ่งนี้ จะต้องจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรและตามแบบที่จัดตั้งขึ้นในบริษัทใดบริษัทหนึ่งตามหลักจรรยาบรรณทางธุรกิจ
สิ่งนี้รับประกันได้ว่าการอุทธรณ์ของคุณจะไม่ถูกควบคุมโดยไม่มีใครดูแล และจะได้รับคำตอบที่ครอบคลุม และด้วยวิธีนี้เท่านั้นที่จะถือว่าการอุทธรณ์ของคุณเป็นไปตามเหตุผล และไม่ใช่คำขอส่วนตัวที่ฝ่ายบริหาร (ระดับสูงหรือทั่วไป) สามารถเพิกเฉยได้