การสำรองข้อมูล Outlook ส่งออกและสำรองข้อมูลอีเมล ผู้ติดต่อ และปฏิทินไปยังไฟล์ Outlook PST
สวัสดีผู้อ่านที่รัก! โปรแกรมรับส่งเมล Outlook ของคุณขัดข้องหรือยัง? คงจะดีถ้าไม่ล้ม แต่วันหนึ่งมันจะพัง เช่น เพราะมันคือ Outlook หรือเพราะเป็นไคลเอนต์อีเมล หรือเพราะคุณมีจดหมายที่สำคัญมากที่นั่นซึ่งจะต้องตอบอย่างแน่นอน หรือแบบนั้น - เขาจะรับมันแล้วล้มลง และจดหมายของคุณ... ไม่ อย่าพูดถึงเรื่องเศร้าดีกว่า! จดหมายของคุณจะไม่ไปไหนเพราะคุณสามารถกู้คืนจากข้อมูลสำรองได้อย่างง่ายดายและง่ายดาย!
ให้เราจำคำพูดนี้จากซีรีย์ทีวีที่เราชื่นชอบ:
-ไตของคุณเจ็บไหม?
-เลขที่.
— น่าเสียดาย... เพราะยาต้มนี้มีประโยชน์กับไตที่ป่วยได้มาก
ดังนั้นเราจะพูดถึงการสำรองข้อมูลตามปกติและการสำรองข้อมูลเมล Outlook จะมีประโยชน์มากเมื่อ Outlook หยุดทำงานกะทันหัน ด้วยโปรแกรม Handy Backup คุณสามารถตั้งค่าการสำรองข้อมูล Outlook ได้อย่างง่ายดาย จากนั้นกู้คืนอีเมลของคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดายเมื่อใดก็ได้ ซึ่งเท่ากับเป็นการเข้าถึงฐานข้อมูลข้อความทั้งหมดของคุณอีกครั้ง
ข้อดีของ Handy Backup สำหรับการทำงานกับ Outlook
ปลั๊กอิน แนวโน้มซึ่งรวมอยู่ในโซลูชัน Handy Backup ช่วยให้คุณสามารถบันทึกและกู้คืนข้อมูลจาก Outlook 2016 และไคลเอนต์อีเมลรุ่นก่อนหน้าได้โดยอัตโนมัติ ผ่อนคลายและเพลิดเพลินกับคุณสมบัติของโปรแกรมเช่น:
- สื่อจัดเก็บข้อมูลที่มีให้เลือกมากมาย รวมถึงไดรฟ์ในเครื่องและเครือข่าย อุปกรณ์ NAS เซิร์ฟเวอร์ FTP และพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ Yandex.Disk, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Mail.ru Hotbox/Icebox, S3 คลาวด์, WebDAV และอื่นๆ
- การดำเนินการพื้นฐานทั้งหมดอัตโนมัติเต็มรูปแบบ รวมถึงคุณสมบัติต่างๆ เช่น โหมดง่ายและขั้นสูงสำหรับการสร้างงานใหม่ การเริ่มงานสำรองข้อมูล Outlook ตามกำหนดเวลา การเปิดตัวเมื่อเชื่อมต่อไดรฟ์ USB ที่เกี่ยวข้องกับงาน ฯลฯ
- ความสามารถในการค้นหาและบันทึกสำเนาสำรองของข้อมูลอื่น ๆ โดยอัตโนมัติพร้อมกับข้อมูล Outlook โดยใช้ปลั๊กอินตัวกรองไฟล์ เครื่องมือในตัว และฟังก์ชันโปรแกรมอื่น ๆ
- แกดเจ็ตที่มีประโยชน์ทุกประเภท - การรับรายงานทางไปรษณีย์หรือในหน้าต่างโปรแกรม, บังคับให้ทำซ้ำงานที่พลาดไป, การเปิดตัวโปรแกรมภายนอก (เช่น Outlook) ก่อนหรือหลังงานและอีกมากมาย
- สุดท้ายนี้ อินเทอร์เฟซแบบกราฟิกที่ได้รับการอัปเดตพร้อมปุ่มขนาดใหญ่ ตัวช่วยสร้างงานที่สะดวกสบายซึ่งทำงานได้อย่างแท้จริง “ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว” และควบคุมทุกฟังก์ชันและความสามารถของ Handy Backup
ฟังดูดีใช่ไหม? เรามาดูกันว่าจะนำข้อดีเหล่านี้ไปใช้อย่างไรและจะให้ประโยชน์แก่ผู้ใช้ในทางปฏิบัติอย่างไร? มาดูรายละเอียดคุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้โดยใช้ตัวอย่างงานเฉพาะในการสร้างสำเนาสำรองของข้อมูล Outlook (คำแนะนำทั่วไปเพิ่มเติมสำหรับการสำรองข้อมูลทุกอย่างสามารถดูได้จากคู่มือผู้ใช้ออนไลน์ของโปรแกรม)
วิธีสำรองข้อมูล Outlook โดยใช้ Handy Backup
ยกตัวอย่างงานทั่วไปในการสำรองข้อมูลเมล Outlook สมมติว่าผู้ใช้ต้องการจัดเก็บสำเนาสำรองของข้อมูลเมลในไดรฟ์ USB (แฟลชไดรฟ์) โดยเก็บได้ครั้งละไม่เกิน 3 ชุดและในเวลาเดียวกันก็ช่วยประหยัดพื้นที่ได้มากที่สุด
ขั้นตอนที่ 1: สร้างงานสำรองข้อมูล
เปิดการสำรองข้อมูลที่มีประโยชน์ บนแผงควบคุม คลิกปุ่ม “ สร้าง“หรือเลือก. งานใหม่ในเมนูไฟล์ คุณสามารถกดปุ่มลัดพร้อมกันได้ Ctrl และ N- ตัวช่วยสร้างงานใหม่จะเปิดขึ้น ในขั้นตอนที่ 1 เราจะเลือก การสร้างสำเนาสำรอง- ในเวลาเดียวกัน หากต้องการเพลิดเพลินกับฟีเจอร์ทั้งหมดของ Handy Backup ให้ใส่ "เครื่องหมายถูก" ใน " โหมดขั้นสูง- คลิกที่ปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 2 เลือกการสำรองข้อมูล Outlook
ในขั้นตอนที่ 2 ให้มองหากลุ่ม "อีเมล" ในแผงด้านซ้ายของตัวช่วยสร้างงาน และในนั้นจะมีปลั๊กอินชื่อ " แนวโน้ม- คลิกด้วยตัวชี้เมาส์แล้วหน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นซึ่งเรา ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับข้อมูลที่เราต้องการและบัญชี Outlook
เมื่อเลือกส่วนประกอบทั้งหมดที่เราต้องการในหน้าต่างใหม่ (“เลือกข้อมูล”) คลิกตกลงแล้วกลับไปที่หน้าต่างเพื่อเลือกแหล่งข้อมูล คลิก “ถัดไป” เพื่อไปยังขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดตำแหน่งที่จะจัดเก็บข้อมูล Outlook
ในขั้นตอนที่ 3 เราเลือก ปลั๊กอินคอมพิวเตอร์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าก่อนอื่นแฟลชไดรฟ์ที่เราจะใช้เก็บข้อมูลสำรองนั้นเชื่อมต่อกับพอร์ต USB เราไปที่ไดเร็กทอรีรูทและ เลือกไดรฟ์ USBพร้อมตัวอักษรและป้ายกำกับที่ตรงกับแฟลชไดรฟ์ของเรา
โปรดทราบ: งานจะ "จดจำ" แฟลชไดรฟ์นี้โดยเฉพาะและจะใช้ในอนาคตเสมอโดยไม่คำนึงถึงพอร์ต USB ที่คุณจะเชื่อมต่อในครั้งต่อไป ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องจำพอร์ตและตัวอักษรในชื่อไดรฟ์ - เชื่อถือระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ!
ขั้นตอนที่ 4: การตั้งค่าการสำรองข้อมูล Outlook
หากต้องการรู้สึกเหมือนเป็นกูรูสำรองข้อมูลที่แท้จริงและทำงานที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดให้เสร็จสิ้น เราจะต้องแก้ไขเล็กน้อยในขั้นตอนนี้ โปรดทราบว่าขั้นตอนนี้จะใช้ได้เฉพาะกับคุณเท่านั้น โหมดขั้นสูง- หากคุณเป็นผู้สนับสนุนความเรียบง่ายในทุกสิ่ง และไม่ได้เปิดใช้งานโหมดที่เหมาะสมในขั้นตอนที่ 1 ให้ข้ามขั้นตอนนี้
- กำลังเลือกการสำรองข้อมูลแบบเต็ม- การสำรองข้อมูลแบบเต็มจะบันทึกข้อมูลทั้งหมด ไม่ใช่แค่ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตั้งแต่การคัดลอกครั้งล่าสุด ซึ่งต่างจากส่วนเพิ่มและส่วนต่าง สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการสำรองข้อมูล Outlook
- เราจัดเก็บเวอร์ชันสำรองไว้สามเวอร์ชัน- ทำเครื่องหมายที่ช่อง "จัดเก็บเวอร์ชันสำรองข้อมูลหลายเวอร์ชัน" จากนั้นคลิกปุ่ม "ตัวเลือกการอัปเดตการสำรองข้อมูล" และในหน้าต่างใหม่ให้กำหนดค่าพารามิเตอร์การจัดเก็บ - 3 ชุดเป็นระยะเวลา 3 สัปดาห์
ความสนใจ!คุณยังสามารถกำหนดค่าการจัดเก็บสำเนาด้วยการประทับเวลาได้ ในกรณีนี้ ชื่อของแต่ละโฟลเดอร์ที่มีการสำรองข้อมูล Outlook จะมีวันที่และเวลาที่แน่นอนในการสร้างสำเนาที่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์นี้ สะดวกในการค้นหาสำเนาที่คุณต้องการ
เมื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าเหล่านี้แล้ว คลิกตกลง กลับไปที่หน้าต่างขั้นตอนที่ 4 แล้วคลิก "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 5 บีบอัดและเข้ารหัสข้อมูลสำรอง Outlook
หากคุณเป็นคนหวาดระแวงเล็กน้อย รายการนี้เหมาะสำหรับคุณ สำเนาข้อมูล Outlook ฉบับเต็มอาจใช้พื้นที่ได้มาก ดังนั้นในขั้นตอนที่ 4 ให้เลือก "บีบอัด" และกำหนดค่าการบีบอัดข้อมูลทั้งหมดลงในไฟล์ ZIP เดียว คุณยังสามารถเข้ารหัสข้อมูลสำรองของคุณเพิ่มเติมได้ จากนั้นจะไม่มีใคร (รวมถึงคุณด้วย หากคุณทำรหัสผ่านหาย!) จะเห็นว่าอะไรและใครเขียนถึงคุณที่นั่น
ขั้นตอนที่ 6 ตั้งค่ากำหนดเวลาสำหรับการสำรองข้อมูล Outlook อัตโนมัติ
คลิก "เปิดใช้งานตัวกำหนดเวลา" - เราเข้าถึงตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับการตั้งเวลาเริ่มต้นและความถี่ของการทำซ้ำงาน ควรสังเกตว่าในโหมดง่ายและขั้นสูงความสามารถเหล่านี้แตกต่างกันอย่างมาก ในโหมดขั้นสูง คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากรายการ "เรียกใช้จาก USB" ซึ่งเสนอให้เริ่มงานเมื่อคุณเชื่อมต่ออุปกรณ์ USB เข้ากับคอมพิวเตอร์ จากนี้ไปงานจะเริ่มต้น "ด้วยตัวเอง" ทุกครั้งที่คุณเชื่อมต่อแฟลชไดรฟ์ที่คุณเลือก ไม่สำคัญว่าคุณเสียบแฟลชไดรฟ์เข้ากับพอร์ตใด
บันทึก:วิธีการเริ่มงานผ่านการเชื่อมต่ออุปกรณ์ USB นั้นมีเฉพาะในโหมดขั้นสูงของตัวช่วยสร้างงานเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 7 รันงานก่อนและหลังการคัดลอก
คุณยังสามารถระบุเพิ่มเติมได้ว่าคุณต้องการเปิดโปรแกรมใดๆ ก่อนหรือหลังการทำงานของคุณโดยอัตโนมัติ และในขณะเดียวกันก็ตั้งค่าการแจ้งเตือนงานที่จะถูกส่งไปยังอีเมลของคุณด้วยความถี่ที่แตกต่างกัน คุณสามารถดำเนินการนี้ได้เฉพาะในโหมดขั้นสูงเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 8: เสร็จสิ้นงาน
ในขั้นตอนสุดท้าย คุณสามารถดูพารามิเตอร์ทั้งหมดของงานที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น และยังดำเนินการได้ทันทีหลังจากการสร้างอีกด้วย สุดท้าย ตั้งชื่องานใหม่ของคุณ จากนั้นคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น" งานจะปรากฏในรายการงานในหน้าต่างหลักของ Handy Backup
การกู้คืนข้อมูล Outlook จากการสำรองข้อมูล
ตามค่าเริ่มต้น Handy Backup จะจัดเก็บสำเนาสำรองที่ไม่มีการบีบอัดและไม่ได้เข้ารหัสในรูปแบบข้อมูลต้นฉบับ ซึ่งช่วยให้คุณใช้งานได้โดยไม่ต้องกู้คืน แต่เนื่องจากรูปแบบ Outlook นั้นยากที่จะดูร่วมกับสิ่งอื่นนอกเหนือจาก Outlook ข้อมูลจึงกู้คืนได้ง่ายกว่า
หากต้องการคืนค่า ให้สร้างงานการกู้คืนและทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในบทที่แล้วเพื่อสร้างงานใหม่
- ค้นหาไฟล์ในที่เก็บข้อมูลของคุณ backup.hbiเลือกแล้วคลิก "ถัดไป" ไฟล์นี้มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อคืนค่าข้อมูลสำรอง Outlook ของคุณให้เป็นสถานะดั้งเดิม
- หากคุณสามารถเข้ารหัสไฟล์เก็บถาวรได้ ในขั้นตอนที่สองของการกู้คืนอย่าลืมป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้อง - มิฉะนั้นข้อมูลของคุณจะถูกลบอย่างปลอดภัยเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในที่จัดเก็บข้อมูล
อย่าวางแผนหรือดำเนินการใดๆ โดยอัตโนมัติ คุณอาจจะกู้คืนข้อมูลด้วยตนเอง
ความสนใจ- อย่าลืมปิดการใช้งาน Outlook ก่อนที่จะกู้คืนข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของระบบ Outlook เล็กน้อย แต่น่ารำคาญ (คุณสามารถใช้คำสั่ง Outlook เพื่อให้ทำงานโดยอัตโนมัติก่อนและหลังงานกู้คืนสำหรับสิ่งนี้!)
บทสรุป
การสำรองข้อมูล Outlook โดยใช้ Handy Backup จะช่วยคุณในช่วงเวลาที่ยากลำบาก เมื่อ Windows หยุดทำงานเองและถึงเวลาติดตั้งใหม่ และเมื่อถึงเวลานั้น ข้อความสำคัญกว่าร้อยข้อความจะค้างอยู่ในอีเมลของคุณ ดังนั้นอย่าละเลยความสามารถในการสำรองข้อมูลของ Outlook ประหยัดพลังงานและเงินเก็บจดหมายของคุณไว้ในที่ปลอดภัยโดยทั่วไปมีความสมบูรณ์และมีสุขภาพดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ Handy Backup ช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้โดยไม่มีความยุ่งยากที่ไม่จำเป็น
คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับความสามารถในการสำรองข้อมูล Outlook ของ Handy Backup และฟังก์ชันอื่นๆ ได้จากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของผลิตภัณฑ์ รวมถึงโดยการดาวน์โหลด Handy Backup เวอร์ชันฟรี 30 วันพร้อมฟังก์ชันครบชุด รวมถึงปลั๊กอิน Outlook ฉันแนะนำให้คุณอย่าละเลยโอกาสนี้และทำความรู้จักกับโปรแกรมให้ดีขึ้น เธอคุ้มค่า.
หากคุณได้ติดตั้ง Outlook ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถใช้ Outlook เพื่อย้ายอีเมล รายชื่อติดต่อ และรายการปฏิทินจากบัญชีอีเมลหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่งได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีกล่องจดหมาย Office 365 และบัญชี Gmail คุณสามารถเพิ่มลงใน Outlook ได้ คุณสามารถใช้ Outlook เพื่อส่งออกรายการจากบัญชี Gmail ของคุณและนำเข้าไปยังกล่องจดหมาย Office 365 ของคุณได้
ส่งออกรายการโดยสร้างไฟล์ PST ไฟล์ข้อมูล Outlook นี้มีข้อความและรายการ Outlook อื่นๆ และบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการนำเข้ารายการหลังจากส่งออก โปรดดูนำเข้าอีเมล Outlook ที่ติดต่อ และปฏิทินจากไฟล์ .pst
ส่งออกอีเมล ผู้ติดต่อ และปฏิทินจาก Outlook เป็นไฟล์ PST
ใช้ชุดคำแนะนำในการส่งออกชุดใดชุดหนึ่งต่อไปนี้
Office 365: ส่งออกรายการจากกล่องจดหมาย Office 365 ไปยังไฟล์ PST
เพิ่มบัญชีอีเมล Office 365 ของคุณลงในแอป Outlook เช่น Outlook for Office 365, Outlook 2016 หรือ 2013 จากนั้นคุณสามารถย้ายอีเมล ผู้ติดต่อ และรายการปฏิทินไปยังกล่องจดหมาย Office 365 ของคุณโดยใช้ Outlook
-
Outlook ที่ไม่มี Office 365: ส่งออกรายการ Outlook เป็นไฟล์ PST
ข้อมูล Outlook ที่บันทึกไว้ในไฟล์ PST สามารถย้ายไปยังตำแหน่งอื่นได้ คุณสามารถบันทึกไฟล์ PST ไปยัง OneDrive แล้วดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณได้ คุณยังสามารถบันทึกลงในสื่อแบบพกพาแล้วนำเข้าอีเมล ผู้ติดต่อ และปฏิทินของคุณไปยัง Outlook
Outlook 2010: ส่งออกรายการ Outlook เป็นไฟล์ PST
Outlook 2007: ส่งออกรายการ Outlook เป็นไฟล์ PST
ข้อมูล Outlook ที่บันทึกไว้ในไฟล์ PST สามารถย้ายไปยังตำแหน่งอื่นได้ บันทึกไฟล์ PST ไปยัง OneDrive จากนั้นดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณ บันทึกลงในสื่อแบบพกพาเพื่อให้เข้าถึงได้จากทุกที่ จากนั้นนำเข้าอีเมล รายชื่อติดต่อ และปฏิทินของคุณไปยัง Outlook
ข้อมูลใดที่ถูกส่งออก?
การส่งออกข้อมูลอีเมล รายชื่อติดต่อ และปฏิทินไปยังไฟล์ .pst จะสร้างสำเนาของข้อมูล ไม่มีอะไรหายไปจาก Outlook คุณจะสามารถดูและใช้ข้อความ รายชื่อติดต่อ และข้อมูลปฏิทินใน Outlook ได้
ใน Outlook เมื่อคุณส่งออกอีเมล ไฟล์แนบทั้งหมดจะถูกส่งออกด้วย
Outlook จะไม่ส่งออกข้อมูลเมตา เช่น คุณสมบัติของโฟลเดอร์ (มุมมอง สิทธิ์ และการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ) กฎของข้อความ และรายชื่อผู้ส่งที่ถูกบล็อก
สำคัญ:ถ้าคุณใช้โหมด Cached Exchange Outlook จะส่งออกเฉพาะรายการที่มีอยู่ในแคชแล้วเท่านั้น ตามค่าเริ่มต้น แคชของคุณจะมีรายการจาก 12 เดือนที่ผ่านมา หากต้องการส่งออกข้อมูลนานกว่า 12 เดือน ให้ปิดใช้งานโหมด Cached Exchange ก่อน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเปิดหรือปิดโหมด Cached Exchange
ฉันควรส่งออก (สำรองข้อมูล) และนำเข้าไฟล์ PST เมื่อใด
หากคุณต้องการย้ายอีเมลจากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง:
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีบัญชีอีเมล Yahoo เก่า - [ป้องกันอีเมล]และคุณต้องการถ่ายโอนอีเมลไปยังบัญชีอีเมล Office 365 ใหม่ - [ป้องกันอีเมล].
เมื่อคุณเปลี่ยนพีซี:หากคุณกำลังถ่ายโอนอีเมลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งที่มี Outlook ไปยังอีกเครื่องหนึ่ง สมมติว่าคุณติดตั้ง Outlook 2007 บนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่า และคุณเพิ่งซื้อคอมพิวเตอร์ที่มี Outlook 2016 ส่งออกข้อมูลอีเมลของคุณจาก Outlook 2007 (ตามที่อธิบายไว้ในบทความนี้) และนำเข้าลงใน Outlook 2016
เมื่อคุณเปลี่ยนพีซีเป็น Mac: หากคุณถ่ายโอนอีเมลจาก Outlook ไปยังพีซีและนำเข้าไปยัง Outlook 2016 for Mac
หากคุณต้องการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมออีเมล รายชื่อติดต่อ และรายการปฏิทินทั้งหมด และบันทึกไว้ในที่ปลอดภัย เมื่อคุณสร้างไฟล์ PST แล้ว ให้คัดลอกไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัย: ไดรฟ์ USB, ฮาร์ดไดรฟ์อื่น หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น OneDrive หรือ Dropbox
บทความนี้อธิบายวิธีย้ายข้อความอีเมล ผู้ติดต่อ รายการปฏิทิน งาน และบันทึกย่อที่บันทึกไว้ใน Microsoft Outlook 2003, Outlook 2007 หรือ Outlook 2010 ไปยังคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง Outlook 2010
หากต้องการถ่ายโอนข้อมูล Outlook คุณต้องคัดลอกไฟล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี ได้แก่ :
- การใช้อุปกรณ์หน่วยความจำแฟลช USB แบบถอดได้
- ใช้ฮาร์ดไดรฟ์พกพา
- การใช้ซีดีและดีวีดีที่บันทึกได้
- ผ่านการเชื่อมต่อเครือข่ายระหว่างคอมพิวเตอร์สองเครื่อง
บันทึก. Windows Easy Transfer เป็นคุณลักษณะของ Windows ที่ช่วยให้คุณคัดลอกไฟล์และการตั้งค่าจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง การใช้ Windows Easy Transfer บางครั้งอาจทำให้โปรไฟล์ Outlook เสียหายได้ บทความนี้ไม่ได้กล่าวถึงเครื่องมือนี้
ในบทความนี้
- การแนะนำ
การแนะนำ
ผู้ใช้ Windows และ Outlook ที่มีประสบการณ์อาจต้องการข้ามขั้นตอนที่ 1 - การคัดลอกไฟล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณ
พื้นที่สำหรับจัดเก็บข้อความ รายการปฏิทิน ผู้ติดต่อ และงาน
สำหรับบัญชีบางประเภท เช่น Microsoft Exchange Server, Windows Live Hotmail และ Google Gmail ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์เมล เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ บัญชีเหล่านี้บางบัญชีใช้สำเนาข้อมูลที่มีการซิงโครไนซ์บนคอมพิวเตอร์เฉพาะที่ แต่ไม่จำเป็นต้องสำรองหรือย้ายไฟล์เหล่านี้ไปที่ใดก็ได้ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดสามารถดาวน์โหลดซ้ำไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ได้จากเมลเซิร์ฟเวอร์ .
สำหรับบัญชีประเภทอื่นๆ เช่น บัญชี POP3 ที่พบบ่อยที่สุด ข้อความทั้งหมด รวมถึงรายชื่อติดต่อ รายการปฏิทิน งาน และบันทึกย่อ จะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์นี้เรียกว่าไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคลใน Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า Outlook 2010 ใน Outlook 2010 จะเรียกว่าไฟล์ข้อมูล Outlook ใน Outlook ทุกเวอร์ชัน ไฟล์นี้มีนามสกุล .pst ดังนั้นจึงมักเรียกง่ายๆ ว่าไฟล์ .pst
โดยทั่วไปผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตจะให้บัญชีอีเมล POP3 แก่ผู้ใช้
การกำหนดประเภทบัญชี
เมื่อต้องการระบุชนิดของบัญชีอีเมลที่กำหนดค่าใน Outlook บนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- Outlook 2010 คลิกแท็บไฟล์ คลิกปุ่มการตั้งค่าบัญชีและเลือกการตั้งค่าบัญชี ประเภทบัญชีแสดงอยู่ในแท็บอีเมลในคอลัมน์ประเภท
- Outlook 2007 บนเมนูเครื่องมือ เลือกการตั้งค่าบัญชี ประเภทบัญชีแสดงอยู่ในแท็บอีเมลในคอลัมน์ประเภท
- Outlook 2003 เลือกบัญชีอีเมลจากเมนูเครื่องมือ เลือกดูหรือเปลี่ยนแปลงบัญชีที่มีอยู่ ประเภทบัญชีแสดงอยู่ในแท็บอีเมลในคอลัมน์ประเภท
ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดมีดังต่อไปนี้
พิมพ์ | คำอธิบาย | ไฟล์ข้อมูล |
---|---|---|
ไมโครซอฟต์เอ็กซ์เชนจ์ | บัญชีเซิร์ฟเวอร์แลกเปลี่ยน | โดยปกติข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ใน Exchange Server ไม่จำเป็นต้องย้ายหรือสำรองไฟล์ข้อมูลออฟไลน์ของ Outlook (ไฟล์ .ost) ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์นี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่เมื่อคุณเพิ่มบัญชีใน Outlook |
POP หรือ POP/SMTP | ป๊อป3 | ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในไฟล์ข้อมูล Outlook (ไฟล์ .pst) เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงรายการที่มีอยู่ ไฟล์นี้จะต้องถูกย้ายไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ |
มาปิ | Windows Live Hotmail (ผ่าน Outlook Hotmail Connector) | ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ Windows Live Hotmail ไม่จำเป็นต้องย้ายหรือสำรองไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (ไฟล์ OST) หรือไฟล์ข้อมูล Outlook (ไฟล์ PST) ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์เหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติบนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณเมื่อคุณเพิ่มบัญชีใน Outlook |
IMAP หรือ IMAP/SMTP | บัญชี IMAP4 | ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเมลเซิร์ฟเวอร์ สำเนาของรายการที่ถูกซิงโครไนซ์จะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในไฟล์ข้อมูล Outlook (ไฟล์ .pst) ไม่จำเป็นต้องย้ายหรือสำรองไฟล์เหล่านี้ ไฟล์เหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติบนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณเมื่อคุณเพิ่มบัญชีใน Outlook |
ไฟล์อื่นๆ ที่จะย้าย
- รายการเติมข้อความอัตโนมัติ
- ลายเซ็น
- แบบฟอร์ม
- รายการตัวกรองอีเมลขยะ
- กฎ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการย้ายไฟล์เหล่านี้ โปรดดูส่วนสุดท้ายของบทความนี้
ขั้นตอนที่ 1: การคัดลอกไฟล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณ
ออกจาก Outlook บนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณ เปิดโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ PST คำแนะนำจะขึ้นอยู่กับตำแหน่งเริ่มต้น หากไฟล์ข้อมูลถูกสร้างขึ้นในโฟลเดอร์อื่นหรือย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่น ให้เปิดโฟลเดอร์นั้น
เนื่องจากโฟลเดอร์ถูกซ่อนไว้ตามค่าเริ่มต้น วิธีที่ง่ายที่สุดในการเปิดโฟลเดอร์คือการเรียกใช้ %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook จากเมนู Start
- Windows 7 คลิกปุ่มเริ่ม ในกล่อง ค้นหาโปรแกรมและไฟล์ ถัดจากปุ่ม ปิดเครื่อง ให้พิมพ์ %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook แล้วกด ENTER
- Windows Vista คลิกเริ่ม ในกล่องค้นหาถัดจากปุ่มปิดเครื่อง ให้พิมพ์ %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook แล้วกด ENTER
- Windows XP คลิก เริ่ม คลิก เรียกใช้ พิมพ์ %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook จากนั้นกด ENTER
หลังจากที่คุณกด Enter โฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ข้อมูล Outlook จะเปิดขึ้น
บันทึก. เริ่มตั้งแต่ Outlook 2010 ไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่ทั้งหมด (ไฟล์ .pst) จะถูกสร้างขึ้นในโฟลเดอร์เอกสารในโฟลเดอร์ย่อยไฟล์ Outlook หากคุณอัปเกรด Outlook เป็น Outlook 2010 ในคอมพิวเตอร์เครื่องเก่า คุณอาจมีไฟล์ PST อยู่ในทั้งสองโฟลเดอร์ หากคุณใช้ Outlook 2010 บนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่า โปรดตรวจสอบทั้งสองโฟลเดอร์
บันทึก. ตามค่าเริ่มต้น นามสกุลไฟล์จะถูกซ่อนอยู่ใน Windows สำหรับทั้งไฟล์ข้อมูล Outlook (ไฟล์ PST) และไฟล์ข้อมูลแบบสแตนด์อโลนของ Outlook (ไฟล์ OST) แอตทริบิวต์ Type จะถูกตั้งค่าเป็นไฟล์ข้อมูล Outlook หากต้องการเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการแสดงนามสกุลไฟล์ ให้เลือกตัวเลือกโฟลเดอร์จากเมนู File Explorer Tools (หากต้องการแสดงเมนู Tools ใน Windows 7 หรือ Windows Vista ให้กด ALT) บนแท็บ มุมมอง ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ซ่อนส่วนขยายสำหรับประเภทไฟล์ที่รู้จัก
เมื่อต้องการตรวจสอบว่าไฟล์ข้อมูลใดที่เกี่ยวข้องกับบัญชีอีเมลใน Outlook บนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- Outlook 2010 คลิกแท็บไฟล์ คลิกปุ่มการตั้งค่าบัญชีและเลือกการตั้งค่าบัญชี แท็บไฟล์ข้อมูลจะแสดงรายการไฟล์ข้อมูลและตำแหน่งของไฟล์
- Outlook 2007 บนเมนูเครื่องมือ เลือกการตั้งค่าบัญชี แท็บไฟล์ข้อมูลจะแสดงรายการไฟล์ข้อมูลและตำแหน่งของไฟล์
- Outlook 2003 บนเมนูเครื่องมือ เลือกการตั้งค่าบัญชี แท็บไฟล์ข้อมูลจะแสดงรายการไฟล์ข้อมูลและตำแหน่งของไฟล์
สำคัญ. หากมีไฟล์ archive.pst อยู่ในโฟลเดอร์ หรือหากไฟล์ข้อมูล Outlook (ไฟล์ .pst) ถูกสร้างขึ้นเป็นไฟล์เก็บถาวรหรือข้อมูลสำรอง ควรคัดลอกไฟล์เหล่านั้นด้วย หากคุณไม่ทราบว่าควรคัดลอกไฟล์ข้อมูลเพิ่มเติม (ไฟล์ .pst) ของ Outlook ใด วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือการคัดลอกไฟล์ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2: คัดลอกไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่
เริ่มตั้งแต่ Outlook 2010 ไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่ทั้งหมด (ไฟล์ .pst) จะถูกสร้างขึ้นในโฟลเดอร์เอกสารในโฟลเดอร์ย่อยไฟล์ Outlook
- เปิดโฟลเดอร์ย่อยไฟล์ Outlook ในโฟลเดอร์เอกสาร หากไม่มีโฟลเดอร์อยู่ ให้สร้างขึ้นใหม่
- Windows 7 สำหรับคำแนะนำ โปรดดูที่ สร้างโฟลเดอร์ใน Windows 7
- Windows Vista สำหรับคำแนะนำ โปรดดูที่ สร้างโฟลเดอร์ใน Windows Vista
- Windows XP สำหรับคำแนะนำ โปรดดูที่ สร้างโฟลเดอร์ใน Windows XP
- คัดลอกไฟล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าไปยังโฟลเดอร์ไฟล์ Outlook
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มข้อมูลจากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณไปยัง Outlook 2010 บนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณ
ขั้นตอนเฉพาะที่คุณดำเนินการในขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณได้ใช้ Outlook 2010 บนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่แล้วหรือไม่
ใช้ลิงค์ใดลิงค์หนึ่งด้านล่าง
- Outlook 2010 ทำงานบนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่แล้ว และบัญชีอีเมลที่คุณย้ายได้รับการตั้งค่าและใช้งานแล้ว
Outlook 2010 ไม่เคยเริ่มต้น
- เปิดแอปพลิเคชัน Outlook
อย่าคลิกเสร็จสิ้น
- คลิกเรียกดู
เมื่อ Outlook เปิดขึ้น ข้อมูลเก่าจะแสดงในโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทาง ข้อความใหม่จะถูกบันทึกในโฟลเดอร์เดียวกันนี้และในไฟล์ข้อมูล Outlook (ไฟล์ .pst) บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ
Outlook 2010 กำลังทำงานอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่แล้ว แต่ยังไม่ได้ตั้งค่าบัญชีอีเมลข้ามเขต
วิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหา Mail คือเปิด Control Panel ใน Windows แล้วพิมพ์ "Mail" ในช่องค้นหาที่ด้านบนของหน้าต่าง ในแผงควบคุม Windows XP ให้ป้อนคำว่า Mail ในช่องที่อยู่
- แถบชื่อเรื่องของกล่องโต้ตอบการตั้งค่าจดหมายจะแสดงชื่อของโปรไฟล์ปัจจุบัน หากต้องการเลือกโปรไฟล์อื่นที่มีอยู่ คลิกแสดง เลือกชื่อโปรไฟล์ และคลิกคุณสมบัติ
- เลือกคำสั่งแสดง
- คลิกปุ่มเพิ่ม
- หากต้องการเพิ่มบัญชีอีเมล ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ
หลังจากที่คุณเพิ่มบัญชีแล้ว กล่องโต้ตอบเพิ่มบัญชีใหม่จะแสดงขึ้น ขอแสดงความยินดี!
อย่าคลิกเสร็จสิ้น
- ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายกำหนดการตั้งค่าด้วยตนเอง จากนั้นคลิกถัดไป
- ภายใต้ส่งข้อความใหม่: เลือกไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook ที่มีอยู่
- คลิกเรียกดู
- คลิกไฟล์ข้อมูล Outlook ที่ถูกย้าย (ไฟล์ .pst) แล้วคลิก ตกลง
- คลิกถัดไปแล้วคลิกเสร็จสิ้น
ตัวเลือกที่ 2: บันทึกโปรไฟล์ปัจจุบัน
- เปิดแอปพลิเคชัน Outlook
- เปิดแท็บไฟล์
- หากต้องการเพิ่มบัญชีอีเมล ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ
หลังจากที่คุณเพิ่มบัญชีแล้ว กล่องโต้ตอบเพิ่มบัญชีใหม่จะแสดงขึ้น ขอแสดงความยินดี!
- ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายกำหนดการตั้งค่าด้วยตนเอง จากนั้นคลิกถัดไป
- ภายใต้ส่งข้อความใหม่: เลือกไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook ที่มีอยู่
- คลิกเรียกดู
- คลิกไฟล์ข้อมูล Outlook ที่ถูกย้าย (ไฟล์ .pst) แล้วคลิก ตกลง
- คลิกถัดไปแล้วคลิกเสร็จสิ้น
Outlook 2010 ทำงานบนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่แล้ว และบัญชีอีเมลที่คุณย้ายได้รับการตั้งค่าและใช้งานแล้ว
ไม่จำเป็นต้องสร้างโปรไฟล์ใหม่ แต่สามารถลดโอกาสเกิดปัญหาในการเข้าถึงข้อมูลที่นำเข้าได้ เมื่อคุณสร้างโปรไฟล์ใหม่ คุณต้องเพิ่มบัญชีอีเมลทั้งหมดที่จะใช้ แม้ว่าบัญชีเหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในโปรไฟล์ที่มีอยู่แล้วก็ตาม
สคริปต์นี้ออกแบบมาสำหรับสถานการณ์ที่อธิบายไว้ด้านล่าง
- คอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณจะมีบัญชีอีเมลที่ตั้งค่าไว้ใน Outlook 2010 แล้ว
- ข้อความถูกส่งและรับแล้ว เพิ่มรายการปฏิทิน ผู้ติดต่อ งาน หรือบันทึกย่อแล้ว และข้อมูลนี้จำเป็นต้องได้รับการบันทึก
เพื่อให้งานนี้สำเร็จ คุณต้องรวมข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลบนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่ากับไฟล์ข้อมูลที่ใช้งานอยู่แล้วบนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่
หากคุณไม่ต้องการข้อมูลที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่แล้ว คุณสามารถลบบัญชีนั้นได้ กลับไปที่ Outlook 2010 ที่ทำงานอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่แล้ว แต่บัญชีอีเมลที่คุณกำลังย้ายยังไม่ได้ตั้งค่า และเลือกหนึ่งบัญชี ของสองตัวเลือก หากคุณต้องการบันทึกข้อความและรายการอื่นๆ จากทั้งไฟล์ข้อมูล (บนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าและเครื่องใหม่) ให้ทำตามคำแนะนำในส่วนนี้
ตัวเลือกที่ 1: สร้างโปรไฟล์ใหม่
- ในแผงควบคุม คลิก (หนึ่งหรือสองครั้ง) จดหมาย
ไอคอนจดหมายในแผงควบคุมอยู่ที่ไหน
ตำแหน่งของไอคอนจดหมายจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows (32 บิตหรือ 64 บิต) มุมมองแผงควบคุม และเวอร์ชันของ Outlook 2010
วิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหา Mail คือเปิด Control Panel ใน Windows จากนั้นพิมพ์ Mail ในกล่องค้นหาที่ด้านบนของหน้าต่าง ในแผงควบคุม Windows XP ให้ป้อนคำว่า Mail ในช่องที่อยู่
ไอคอนจดหมายจะปรากฏขึ้นในครั้งแรกที่คุณเปิด Outlook
- แถบชื่อเรื่องของกล่องโต้ตอบการตั้งค่าจดหมายจะแสดงชื่อของโปรไฟล์ปัจจุบัน หากต้องการเลือกโปรไฟล์อื่นที่มีอยู่ คลิกแสดง เลือกชื่อโปรไฟล์ และคลิกคุณสมบัติ
- เลือกคำสั่งแสดง
- คลิกปุ่มเพิ่ม
- ป้อนชื่อโปรไฟล์แล้วคลิกตกลง
- หากต้องการเพิ่มบัญชีอีเมล ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ
บันทึก. สำหรับข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการเพิ่มบัญชี โปรดดูที่ เพิ่มหรือลบบัญชีอีเมล
หลังจากที่คุณเพิ่มบัญชีแล้ว กล่องโต้ตอบเพิ่มบัญชีใหม่จะแสดงขึ้น ขอแสดงความยินดี!
อย่าคลิกเสร็จสิ้น
- ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายกำหนดการตั้งค่าด้วยตนเอง จากนั้นคลิกถัดไป
- ภายใต้ส่งข้อความใหม่: เลือกไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook ที่มีอยู่
- คลิกเรียกดู
- คลิกไฟล์ข้อมูล Outlook ที่ถูกย้าย (ไฟล์ .pst) แล้วคลิก ตกลง
- คลิกถัดไปแล้วคลิกเสร็จสิ้น
หากคุณมีหลายโปรไฟล์ คุณสามารถกำหนดค่าให้พร้อมท์ให้คุณเลือกโปรไฟล์เมื่อคุณเริ่ม Outlook หากคำขอนี้ถูกปิดใช้งาน ระบบจะใช้โปรไฟล์เริ่มต้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการร้องขอโปรไฟล์ โปรดดูที่ เปิดหรือปิดคำขอโปรไฟล์
- ภายใต้ เมื่อคุณเริ่ม Microsoft Outlook ให้ใช้โปรไฟล์นี้: เลือกตัวเลือก พร้อมท์สำหรับการกำหนดค่า หรือ ใช้การกำหนดค่า
- เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบจดหมาย คลิกตกลง
- เปิดแอปพลิเคชัน Outlook
- เปิดแท็บไฟล์
- คลิกปุ่มเปิด
- คลิกปุ่มนำเข้า
- ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออก ให้เลือกนำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น แล้วคลิกถัดไป
- เลือกไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) จากรายการที่ให้ไว้ แล้วคลิกถัดไป
- คลิกปุ่มเรียกดูแล้วเลือกไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูล
- คลิกถัดไป
- หากไฟล์ PST มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนไฟล์ จากนั้นคลิกตกลง
- กำหนดค่าตัวเลือกการนำเข้ารายการ โดยปกติไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้น
- โฟลเดอร์บนสุด (โดยปกติจะเป็นโฟลเดอร์ส่วนบุคคล ไฟล์ข้อมูล Outlook หรือที่อยู่อีเมล) จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ
- กล่องกาเครื่องหมายรวมโฟลเดอร์ย่อยจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าโฟลเดอร์ทั้งหมดที่อยู่ในโฟลเดอร์ที่เลือกจะถูกนำเข้า
- ตัวเลือกเริ่มต้นที่เลือกไว้ในรายการนำเข้าไปยังโฟลเดอร์เดียวกันใน: จะแมปโฟลเดอร์ในไฟล์ที่นำเข้าไปยังโฟลเดอร์ใน Outlook หากไม่มีโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องใน Outlook โฟลเดอร์นั้นจะถูกสร้างขึ้น
- คลิกเสร็จสิ้น
ตัวเลือกที่ 2: ใช้โปรไฟล์ที่มีอยู่
- เปิดแอปพลิเคชัน Outlook
- เปิดแท็บไฟล์
- ในส่วนข้อมูลบัญชี คลิกเพิ่มบัญชี
- หากต้องการเพิ่มบัญชีอีเมล ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ
บันทึก. สำหรับข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการเพิ่มบัญชี โปรดดูที่ เพิ่มหรือลบบัญชีอีเมล
หลังจากที่คุณเพิ่มบัญชีแล้ว กล่องโต้ตอบเพิ่มบัญชีใหม่จะแสดงขึ้น ขอแสดงความยินดี!
- ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายกำหนดการตั้งค่าด้วยตนเอง จากนั้นคลิกถัดไป
- ภายใต้ส่งข้อความใหม่: เลือกไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook ที่มีอยู่
- คลิกเรียกดู
- คลิกไฟล์ข้อมูล Outlook ที่ถูกย้าย (ไฟล์ .pst) แล้วคลิก ตกลง
- คลิกถัดไปแล้วคลิกเสร็จสิ้น
ย้ายไฟล์ Outlook อื่นๆ
คุณอาจต้องย้ายไฟล์เพิ่มเติม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณใช้ Outlook ไฟล์เหล่านี้แสดงอยู่ด้านล่าง
- รายการการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ การทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติเป็นคุณลักษณะใน Outlook 2010 และ Outlook 2007 ที่แนะนำคำแนะนำสำหรับชื่อและที่อยู่อีเมลเมื่อคุณพิมพ์ลงในฟิลด์ถึง สำเนาถึง และสำเนาลับถึง คำแนะนำจะถูกดึงมาจากรายชื่อและที่อยู่อีเมลจากอีเมลที่ส่งก่อนหน้านี้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการย้ายรายการนี้ โปรดดูบทความนี้
บันทึก. ใน Outlook 2010 รายการการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติจะไม่ถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ที่มีนามสกุล NK2 อีกต่อไป ขณะนี้รายการการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติจะถูกบันทึกในกล่องจดหมาย Microsoft Exchange Server หรือในไฟล์ข้อมูล Outlook (ไฟล์ .pst) สำหรับบัญชี อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการคัดลอกรายการการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ (ไฟล์ NK2) จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นที่ใช้บัญชี POP3 คุณต้องนำเข้าไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่การนำเข้ารายการการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติจากคอมพิวเตอร์หรือวิดีโออื่น: นำเข้ารายการการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ
- ลายเซ็น คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นส่วนตัวให้กับข้อความที่คุณส่งได้ ลายเซ็นเหล่านี้สามารถถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการย้ายลายเซ็น โปรดดูคัดลอกลายเซ็นอีเมลไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
- แบบฟอร์ม สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการย้ายแบบฟอร์มจากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ ให้ดูบทความการคัดลอกแบบฟอร์มไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
- รายการตัวกรองอีเมลขยะ คุณสามารถส่งออกรายการผู้ส่งที่ปลอดภัย ผู้รับที่ปลอดภัย และผู้ส่งที่ถูกบล็อกจากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณ และนำเข้าไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ส่งออกที่อยู่จากรายการตัวกรองสแปม
- กฎ กฎจะถูกจัดเก็บไว้ในกล่องจดหมายของบัญชี Exchange Server หรือในไฟล์ .pst สำหรับบัญชีอื่น ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องถ่ายโอนกฎเหล่านั้นจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งด้วยตนเอง หากเกิดปัญหา คุณสามารถส่งออกและนำเข้ากฎได้ด้วยตนเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูบทความ
Outlook เป็นโปรแกรมที่มาพร้อมกับ Microsoft Office ที่ออกแบบมาเพื่อทำงานกับอีเมลและจดหมาย เพื่อไม่ให้จดหมายจากโปรแกรมสูญหายหรือถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือสื่อบุคคลที่สามสามารถบันทึกเป็นไฟล์แยกต่างหากส่งออกหรือเก็บถาวรได้
บันทึกอีเมลใน Outlook 2010 และ 2013
Outlook เก็บอีเมลไว้ที่ไหน
ตามค่าเริ่มต้น โปรแกรมจะบันทึกตัวอักษรทั้งหมดหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่งลงในไฟล์ outlook.pst แยกต่างหากโดยอัตโนมัติ ไฟล์นี้อยู่ในโฟลเดอร์ Primary_disk:\Documents and Settings\account_name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
คุณสามารถคัดลอกและใช้ไฟล์เก็บถาวรนี้เพื่อวัตถุประสงค์ของคุณเองได้ แต่โปรดจำไว้ว่าจดหมายล่าสุดที่ได้รับทางไปรษณีย์อาจไม่มีเวลาเข้าถึง ดังนั้นจึงควรใช้การส่งออกหรือการเก็บถาวรด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าตัวอักษรทั้งหมดจะไปอยู่ในไฟล์
ไฟล์ Outlook.pst ที่มีอีเมลทั้งหมด
วิธีเก็บถาวรจดหมาย
การเก็บถาวรใน Outlook เป็นคุณสมบัติที่จะย้ายอีเมลบางฉบับไปยังไฟล์เก็บถาวรที่บีบอัดแยกต่างหาก เพื่อลดจำนวนหน่วยความจำที่อีเมลเหล่านั้นครอบครองในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ต่างจากการสำรองข้อมูลแบบเดิมซึ่งสร้างสำเนาของรายการ Outlook รายการที่เก็บถาวรจะถูกย้ายไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook แยกต่างหาก (ไฟล์ .pst) คุณสามารถเข้าถึงรายการที่เก็บถาวรได้ตลอดเวลาโดยเปิดไฟล์นี้
การเก็บถาวรอัตโนมัติ
ตามค่าเริ่มต้น ฟังก์ชันนี้จะเปิดใช้งานและทำหน้าที่หลังจาก 2, 3 หรือ 6 เดือน ขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษร ดูตารางด้านล่างสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
หลังจากเซสชันการเก็บถาวรอัตโนมัติครั้งแรก โปรแกรมจะสร้างไฟล์และโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับมัน ในอนาคตคุณจะสามารถเพิ่มตัวอักษรลงในไฟล์เก็บถาวรหรือลบออกจากไฟล์ได้อย่างอิสระ ไฟล์เก็บถาวรที่สร้างโดยใช้ Outlook จะอยู่ตามค่าเริ่มต้นในส่วน Primary_drive:\User\Account_Name\Documents\Outlook Files\archive.pst
หากต้องการปรับแต่งการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับตัวคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
การเก็บถาวรด้วยตนเอง
ระหว่างการเก็บถาวรด้วยตนเอง โฟลเดอร์ "เก็บถาวร" จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หากไม่ได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ในระหว่างการเก็บถาวรอัตโนมัติ
วิดีโอ: การเก็บถาวรใน Outlook
การดาวน์โหลดและกู้คืนอีเมลจากไฟล์เก็บถาวรและไฟล์ pst
หากคุณมีไฟล์เก็บถาวรหรือไฟล์อื่นที่มีตัวอักษรในรูปแบบ pst คุณสามารถอัปโหลดข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์นั้นไปยังโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว นั่นคือการใช้ไฟล์ PST คุณสามารถกู้คืนข้อมูลที่สูญหายหรือเพิ่มข้อมูลใหม่ที่นำมาจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้:
วิดีโอ: การย้ายฐานข้อมูล Microsoft Outlook 2010
การส่งออกจดหมาย
การส่งออกช่วยให้คุณสามารถบันทึกทั้งตัวอักษรและองค์ประกอบอื่นๆ ที่อยู่ใน Outlook ลงในไฟล์ที่ไม่มีการบีบอัดแยกต่างหากในรูปแบบ pst ไฟล์ผลลัพธ์สามารถนำมาใช้ในลักษณะเดียวกับไฟล์เก็บถาวร แต่ไม่จำเป็นต้องแตกไฟล์
- ขณะที่อยู่ในแท็บ "ไฟล์" ให้ไปที่ส่วนย่อย "เปิด"
เปิดส่วน "เปิด" - เลือกฟังก์ชัน "นำเข้า" หรือ "นำเข้าและส่งออก" ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของโปรแกรม
คลิกปุ่ม "นำเข้า" - เลือกตัวเลือก "ส่งออกไฟล์"
เลือกการกระทำ “ส่งออกไฟล์” - ระบุว่าคุณต้องการสร้างไฟล์ในรูปแบบ pst
ระบุรูปแบบ PST - เลือกแต่ละโฟลเดอร์ที่จะส่งออก หรือทำเครื่องหมายที่ส่วนบนสุดแล้วทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากคำว่า “รวมโฟลเดอร์ย่อย”
ระบุโฟลเดอร์ที่ต้องการส่งออก - ระบุเส้นทางที่จะกำหนดตำแหน่งสำหรับจัดเก็บไฟล์ที่มีตัวอักษรที่ส่งออก
เราระบุตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ด้วยไฟล์ที่ส่งออก - หากต้องการ คุณสามารถตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์ได้ แต่ไม่จำเป็น ตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์
- ด้วยเหตุนี้คุณจะได้รับไฟล์ที่คุณสามารถถ่ายโอนจดหมายไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มี Outlook
ได้รับไฟล์ที่ส่งออกแล้ว
วิธีเน้นตัวอักษร
หากต้องการทำเครื่องหมายตัวอักษรหลายตัวพร้อมกันเพื่อลบเพิ่มเติมหรือโอนไปยังส่วน "อ่าน" ให้กดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ค้างไว้แล้วเริ่มทำเครื่องหมายตัวอักษรด้วยเมาส์โดยไม่ต้องปล่อยปุ่ม
หากคุณต้องการเลือกตัวอักษรจำนวนมากในคราวเดียว ให้เลือกตัวอักษรตัวแรก จากนั้นกดปุ่ม Shift บนคีย์บอร์ดค้างไว้ และเลือกตัวอักษรตัวสุดท้ายโดยไม่ต้องปล่อยปุ่ม ตัวอักษรทั้งหมดระหว่างตัวอักษรตัวแรกและตัวสุดท้ายจะถูกเน้น
การเลือกตัวอักษรหลายตัวพร้อมกัน
หากต้องการเลือกตัวอักษรทั้งหมดในคราวเดียว ให้ทำเครื่องหมายตัวอักษรตัวหนึ่งแล้วกดปุ่ม Ctrl+A ค้างไว้ จากนั้นตัวอักษรทั้งหมดที่อยู่ในโฟลเดอร์เดียวกันกับตัวอักษรที่เลือกจะถูกเลือก
บันทึกไฟล์แนบจากอีเมลหลายฉบับ
จดหมายที่ได้รับบางฉบับอาจมีไฟล์แนบ: ไฟล์ รูปภาพ วิดีโอ ฯลฯ คุณสามารถบันทึกไฟล์แนบของจดหมายแต่ละฉบับได้ แต่มีตัวเลือกอื่น:
ปัญหาบางประการเกี่ยวกับอีเมล Outlook และวิธีแก้ไข
ขณะทำงานกับตัวอักษร ข้อผิดพลาดหรือปัญหาบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้ คุณต้องดำเนินการบางอย่างเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านี้
ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านจะถูกอ่านอย่างอิสระ
หากอีเมลที่มาถึงอีเมลของคุณจะถูกทำเครื่องหมายว่า "อ่าน" โดยอัตโนมัติแม้ว่าคุณจะไม่ได้เปิดอ่านก็ตาม ความจริงก็คือคุณได้เปิดใช้งานคุณสมบัติที่แสดงว่าคุณได้อ่านอีเมลแล้วหากคุณมีแท็บเปิดอยู่ด้วย ไม่กี่วินาที หากต้องการปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ คุณต้องทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
อีเมลเก่าจะไม่แสดง
ข้อความที่อ่านแล้วอาจไม่ปรากฏในโปรแกรมอีกต่อไป เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
คุณสามารถส่งออกหรือเก็บถาวรอีเมลจาก Outlook เพื่อสร้างไฟล์ที่คุณสามารถถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือมอบให้กับบุคคลอื่นได้ ไฟล์ที่สร้างขึ้นสามารถเรียกคืนได้โดยใช้ Outlook เวอร์ชันใดก็ได้โดยใช้การนำเข้าหรือการสร้างรายการ
คำแนะนำในการคืนค่าการตั้งค่าและข้อมูล ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุคจากสำเนาสำรองที่ทำไว้ก่อนหน้านี้ ยูทิลิตี้นี้จะช่วยคุณกู้คืนจดหมาย รายชื่อติดต่อ งาน การตั้งค่าเมล รหัสผ่าน ฯลฯ จากไฟล์ที่สำรองไว้ก่อนหน้านี้ได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
- ดาวน์โหลด ติดตั้ง และรัน กล่องเครื่องมือสำรองข้อมูล Outlookจากที่นี่: https://recoverytoolbox.com/download/OutlookBackupToolboxInstall.exe
- เลือกไฟล์ที่สำรองข้อมูลไว้ก่อนหน้านี้
- เลือกข้อมูลที่คุณจะกู้คืน
- เลือกตำแหน่งที่จะกู้คืนแต่ละโปรไฟล์
- คลิกปุ่ม เริ่มการคืนค่า(เริ่มฟื้นตัว").
กล่องเครื่องมือสำรองข้อมูล Outlook- ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office Microsoft Outlook จึงเป็นหนึ่งในโปรแกรมอีเมลยอดนิยมอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันการทำงานของโปรแกรมไม่ได้มีเพียงฟังก์ชันการส่งข้อความเท่านั้น Microsoft Outlook ยังใช้เพื่อจัดการงาน กำหนดการ การประชุม บันทึกย่อ รายชื่อติดต่อ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ ทุกสิ่งที่คุณต้องการในการสื่อสารกับเพื่อน เพื่อนร่วมงาน และคู่ค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ใช้ Outlook จำนวนมากสามารถสะสมข้อความและที่อยู่ติดต่อนับพันนับหมื่นรายการตลอดหลายปีที่ผ่านมา การสูญเสียข้อมูลทั้งหมดนี้ถือเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและส่งผลเสีย แม้ว่าจะไม่มีวิธีป้องกันเหตุการณ์ดังกล่าว แต่การสำรองข้อมูลตามปกติจะช่วยประหยัดเวลา เงิน และเซลล์ประสาทนับล้านในกรณีที่ระบบปฏิบัติการขัดข้องหรือฮาร์ดแวร์เสียหาย
Outlook Backup Toolbox เป็นเครื่องมือสำหรับการคัดลอกข้อมูล Microsoft Outlook แล้วกู้คืนข้อมูลเมื่อจำเป็น ควรสังเกตว่าโปรแกรมไม่เพียงแต่คัดลอกข้อมูลเท่านั้น แต่ยังใช้ภาพรวมทั้งหมดของข้อมูล Microsoft Outlook ของคุณ รวมถึงอีเมล ผู้ติดต่อ งาน ปฏิทิน บันทึกย่อ การตั้งค่าบัญชี และรหัสผ่าน ทำให้ Outlook Backup Toolbox เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการถ่ายโอนการตั้งค่า Outlook ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
โปรแกรมที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการสร้างการสำรองข้อมูล Microsoft Outlook และกู้คืนข้อมูลอย่างสมบูรณ์
Outlook Backup Toolbox สำรองและกู้คืนข้อมูลและการตั้งค่า:
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 97
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 98
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 2000
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค XP
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 2003
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 2007
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 2010
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 2013
- ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค 2016
อินเทอร์เฟซ กล่องเครื่องมือสำรองข้อมูล Outlookเป็นเรื่องง่ายมาก หน้าแรกของโปรแกรมมีเพียง 3 ปุ่มเท่านั้น - สำรองข้อมูล(บันทึก), คืนค่า(ฟื้นฟู)และ จัดการโปรไฟล์(การจัดการโปรไฟล์). การกดปุ่ม สำรองข้อมูล(บันทึก) เริ่มกระบวนการบันทึก หน้าแรกของกระบวนการบันทึกประกอบด้วยโครงสร้างโปรไฟล์ Outlook และข้อมูล/บัญชี ผู้ใช้จำเป็นต้องเลือกข้อมูลที่จะคัดลอก ถัดไปคุณต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกข้อมูลสำรอง ขั้นตอนสุดท้ายคือการเลือก/ตั้งค่าตัวเลือกการสำรองข้อมูล เช่น ระดับการบีบอัดข้อมูล (การบีบอัดต่ำจะให้ความเร็วที่สูงกว่าและในทางกลับกัน) การแยกไฟล์เก็บถาวร (สำหรับการบันทึกบนสื่อแบบถอดได้) และการป้องกันด้วยรหัสผ่านโดยใช้การเข้ารหัส การสำรองข้อมูลสามารถทำได้ทันทีหรือสม่ำเสมอตามกำหนดเวลา ในกรณีนี้ งานจะถูกเพิ่มลงในกำหนดการมาตรฐานของ Windows และกระบวนการจะเริ่มโดยอัตโนมัติตามเวลาที่คุณระบุ เช่น ระหว่างพักกลางวันหรือตอนกลางคืน นี่เป็นขั้นตอนการสำรองข้อมูลขั้นสุดท้าย ทันทีที่คุณคลิกปุ่มเริ่มการสำรองข้อมูลและยืนยันการเริ่มต้น โปรแกรมจะเริ่มคัดลอกข้อมูล Outlook
การกู้คืนข้อมูลก็เป็นกระบวนการที่ง่ายไม่แพ้กัน มีสองโหมดการกู้คืนข้อมูล: เรียบง่าย(แบบง่าย) และ ขั้นสูง(ขั้นสูง). โหมดเรียบง่าย(โหมดง่าย) เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการกู้คืนข้อมูลในคลิกเดียว โหมดขั้นสูง(โหมดขั้นสูง) ช่วยให้คุณกำหนดข้อมูลเพื่อกู้คืนและสร้างโปรไฟล์ข้อมูลของคุณได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้น
ตามที่คุณเห็น กล่องเครื่องมือสำรองข้อมูล Outlookใช้งานง่ายเป็นพิเศษ คุณควรแน่ใจว่า Microsoft Outlook ปิดอยู่ก่อนกระบวนการบันทึก/กู้คืนข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เวลาที่ใช้ในการบันทึก/กู้คืนข้อมูลขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลและประสิทธิภาพของคอมพิวเตอร์
เราเสนอให้ดาวน์โหลด Outlook Backup Toolbox เวอร์ชันสาธิต 30 วัน Outlook Backup Toolbox เป็นโซลูชันที่ง่าย เชื่อถือได้ และรวดเร็วสำหรับการคัดลอกและกู้คืนข้อมูล Outlook และสำหรับการถ่ายโอนข้อมูล Outlook ระหว่างคอมพิวเตอร์
ความต้องการ:
- Windows 98/Me/2000/XP/Vista/7/8/10 หรือ Windows Server 2003/2008/2012/2016 และสูงกว่า