วิธีเขียนบันทึกขอบคุณสำหรับงานที่ดี: ตัวอย่าง จดหมายขอบคุณ: จะเขียนอย่างไรให้ดูเป็นธุรกิจและอบอุ่นไปพร้อมๆ กัน
จดหมายแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือที่มอบให้ถือเป็นจดหมายอย่างเป็นทางการประเภทหนึ่ง ชื่อของพวกเขาพูดเพื่อตัวเองไม่จำเป็นต้องอธิบายว่ามันหมายถึงอะไร แต่ข้อความขอความช่วยเหลือควรเป็นอย่างไร? ท้ายที่สุดแล้ว นี่เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่แค่ข้อความบนโซเชียลเน็ตเวิร์กหรือการพยักหน้าในการประชุมส่วนตัว ในบทความนี้เราจะบอกคุณเกี่ยวกับความช่วยเหลือที่ให้ไว้และยกตัวอย่างเพื่อให้เข้าใจการคอมไพล์ได้ง่ายขึ้น
รหัสแห่งความสุภาพ
การสื่อสารทางธุรกิจมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ไม่ยอมให้มีความคุ้นเคยและอารมณ์มากเกินไป ในขณะเดียวกันก็มีรูปแบบพิเศษเพื่อแสดงความรู้สึกบางอย่าง จดหมายแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ (ตัวอย่างจะแสดงด้านล่าง) เป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปในการสร้างความร่วมมือ เช่นเดียวกับการรับประกันความร่วมมือที่น่าพอใจ
เมื่อใดที่คุณควรแสดงความขอบคุณในรูปแบบจดหมาย?
แน่นอนว่ามันไม่คุ้มที่จะเขียนบทความทั้งเล่มเพื่อดูรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ในกรณีนี้ ข้อความในจดหมายขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือที่มีให้จะต้องไม่เกินบรรทัดด้วยซ้ำ แต่ก็ยังไม่จำเป็นที่จะต้องรออะไรในวงกว้าง - ความร่วมมืออย่างสม่ำเสมอนั้นเกินความเหมาะสม
ทำไมต้องขอบคุณ?
การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าในพื้นที่หลังโซเวียตพวกเขายังไม่ได้รับความนิยมในการให้ความช่วยเหลือ อาจเนื่องมาจากความจริงที่ว่าความคิดไม่เอื้อต่อการแสดงความรู้สึกในรูปแบบนี้ และเปล่าประโยชน์: มันมีข้อดีหลายประการ
ก่อนอื่น นี่เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการทำให้โดดเด่นและเป็นที่น่าจดจำ ประการที่สอง นี่คือกุญแจสำคัญสู่ความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จต่อไป และประการที่สาม มันเป็นเพียงความสุภาพและน่ารื่นรมย์ เป็นการดีที่จะได้รับมันในรูปแบบของจดหมายถึงบุคคลที่ถูกส่งไป
จะเขียนอย่างไรและอย่างไร?
จดหมายแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือนั้นเขียนในรูปแบบเกือบอิสระ สิ่งที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับพวกเขาคือการแสดงความขอบคุณ ไม่ใช่เรียกร้อง
คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของความช่วยเหลือที่ให้ไว้และความแตกต่างอื่น ๆ ที่รับผิดชอบต่อความเป็นทางการของจดหมาย:
- เขียนคำขอก่อนเสมอ ในจดหมายแสดงความขอบคุณที่เข้มงวดและเคร่งขรึมนี่อาจเป็นลักษณะ "ที่รัก" แต่ในบันทึกที่เรียบง่ายและเป็นมิตรคุณสามารถใช้ที่อยู่ส่วนตัวตามชื่อและนามสกุลได้อย่างสมบูรณ์โดยไม่มีคำคุณศัพท์ใด ๆ
- เกี่ยวกับลักษณะนิสัยส่วนบุคคลมีคำแนะนำสองประการ: ในด้านหนึ่งอย่าทำให้ข้อความในจดหมายขอบคุณถึงผู้สนับสนุนสำหรับความช่วยเหลือที่ให้ไว้ (หรือบุคคลอื่น) ซับซ้อนด้วยการผลัดกันและเสแสร้งในทางกลับกันจัดการทุกอย่าง เกือบจะโอ่อ่า คุณควรยึดติดกับอันไหน? ตัวเลือกที่สองเหมาะสำหรับจดหมายจากองค์กรมากกว่าในขณะที่จดหมายแสดงความขอบคุณต่อองค์กรสำหรับความช่วยเหลือเป็นการส่วนตัวจากพลเมืองที่ระบุจะได้รับการตอบรับที่ดีกว่ามากหากจัดทำขึ้นตามคำแนะนำแรก
- การพิมพ์บนคอมพิวเตอร์เป็นทางเลือก ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะเขียนเพื่อขอความช่วยเหลือหรือการสนับสนุนในรูปแบบอื่นด้วยมือ แม้ว่าคุณจะเลือกที่จะพิมพ์บนพีซีของคุณ แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งค่าเป็นฟอนต์ตัวเอียงหรืออักษรวิจิตรบรรจงที่สื่อถึง "ขอบคุณ" ที่เป็นมิตร แทนที่จะเป็นการบอกกล่าวอย่างเข้มงวด
- อย่ากลัวที่จะใช้คำฉายาไม่ว่าในกรณีใดและเขียนคำที่สวยงามจริงๆ แม้ว่าจดหมายแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือจะถือเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ แต่ไม่มีที่สำหรับข้าราชการที่แห้งแล้ง แต่ความจริงใจมีความสำคัญมากกว่าไม่เช่นนั้นพวกเขาจะดูเหมือนเป็นมาตรการบังคับ
- แบ่งปันสิ่งที่คุณรู้สึกขอบคุณและมีความสำคัญต่อคุณเพียงใด มันไม่ยากอย่างที่คิด
ตัวอย่าง
หลังจากการแนะนำทางทฤษฎีแล้ว เราก็มาถึงตัวอย่างที่แสดงให้เห็นมากขึ้น
บางคนแนะนำให้เขียนแบบฟอร์มบันทึกขอบคุณไว้ล่วงหน้า ไม่ใช่ความคิดที่ดี แต่คุณต้องจำไว้ว่าแบบฟอร์มหมายถึงแบบอักษร พื้นหลัง กรอบที่เตรียมไว้ คุณไม่ควรสร้างแบบฟอร์มเช่นเทมเพลตสัญญา ซึ่งคุณเพียงแค่กรอกชื่อและนามสกุลของผู้รับเท่านั้น ซึ่งจะทำให้รู้สึกว่าผู้ส่งกำลังประทับคำว่า "ขอบคุณ" ดังกล่าวโดยไม่สนใจจริงๆ พวกเขา. จุดประสงค์ของแบบฟอร์มที่ถูกต้องคือการคิดว่าจดหมายประเภทใดน่าอ่านและรับรู้มากที่สุด
สปอนเซอร์
จดหมายแสดงความขอบคุณผู้สนับสนุนสำหรับความช่วยเหลือแสดงไว้ด้านล่างเป็นตัวอย่าง
“ถึง Nikita Petrovich!ฝ่ายบริหารของ Yekaterinburg Theatre of Young Talents ขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการให้การสนับสนุนในการจัดการแข่งขันในเมืองสำหรับผู้กำกับรุ่นเยาว์
ความสำเร็จของโครงการคงเป็นไปไม่ได้หากปราศจากการมีส่วนร่วมของคุณ และเราขอขอบคุณอย่างยิ่งที่ช่วยเราจัดกิจกรรมขนาดใหญ่เช่นนี้ ซึ่งไม่ต้องสงสัยเลยว่าได้ยกระดับวัฒนธรรมของสังคมของเรา และเปิดโอกาสให้เด็กจำนวนมากและ วัยรุ่นได้แสดงออก.
เราหวังว่าคุณจะและทีมของคุณประสบความสำเร็จ โครงการที่ประสบความสำเร็จ ความเจริญรุ่งเรืองในกิจกรรมทุกประเภท และความช่วยเหลือจากพันธมิตรเราหวังว่าคุณจะตระหนักถึงแผนการทั้งหมดของคุณ
ขอแสดงความนับถือ,มิคาอิล โซโรคิน และทีมงาน Yekaterinburg Theatre of Young Talents”
ตัวอย่างหมายเลข 2
“อเล็กซานเดอร์ อิโกเรวิช!โปรแกรมสาธารณะ "ความเป็นอยู่ที่ดีในทุกบ้าน" แสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อคุณสำหรับการสนับสนุนของคุณ เรารับประกันว่าความช่วยเหลือทางการเงินทั้งหมดที่คุณมอบให้จะถูกนำมาใช้เพื่อปรับปรุงอาคารของบ้านพักคนชรา และนอกจากนี้ เพื่อซื้อยาที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงสภาพของผู้ที่อยู่ในวัยเกษียณ
เราชื่นชมความเมตตาของคุณซึ่งส่งผลให้ชีวิตของผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือจากเราจะดีขึ้นเล็กน้อย
เราหวังว่าคุณจะไม่เพียงแต่มีความเจริญรุ่งเรืองในด้านธุรกิจ ความเป็นอยู่ทางการเงิน และการเติบโตในอาชีพการงานเท่านั้น แต่ยังขอให้ความดีและความสุขทั้งหมดที่คุณช่วยนำมาสู่โลกของผู้ด้อยโอกาสนั้นจะกลับมาสู่คุณและครอบครัวของคุณเป็นทวีคูณ
ด้วยความเคารพอีวาน ซูริคอฟ”
ถึงรอง
จดหมายแสดงความขอบคุณต่อรองสำหรับความช่วยเหลือสามารถส่งไปยังประธาน State Duma ที่จ่าหน้าถึงเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องหรืออาจเป็นการอุทธรณ์เป็นการส่วนตัวต่อบุคคลที่ให้การสนับสนุน เนื้อหายังแตกต่าง: จากความกตัญญูสำหรับประเด็นที่ได้รับการแก้ไขโดยเฉพาะไปจนถึงความกตัญญูโดยทั่วไป
ตัวอย่าง
"ถึงประธาน State Duma A.S. Koreshkov
จดหมายแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือที่มีให้
ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณต่อรองผู้ว่าการ State Duma Andrei Sergeevich Mashkov ซึ่งตอบสนองต่อคำร้องขอของพลเมืองอยู่เสมอ แก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที และโดยทั่วไปมีส่วนช่วยในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้ในการปรับปรุงเมืองของเราในนามของฉันเอง ฉันอยากจะอวยพรให้เขาโชคดีและประสบความสำเร็จ
ขอแสดงความนับถือ,ถิ่นที่อยู่ของ Yekaterinburg Vyacheslav Mironov”
การอุทธรณ์ส่วนบุคคล
“เรียนเอดูอาร์ด เซเมโนวิช!ขอบคุณมากจากครอบครัวของเราทั้งหมดสำหรับการแก้ปัญหาที่อยู่อาศัยของเรา เราขอขอบคุณสำหรับการตอบสนองของคุณและหวังว่าความเมตตาของคุณจะไม่ถูกมองข้าม และคุณและคนที่คุณรักมีความสุขเสมอ!
ครอบครัวมิรอนชุก”
องค์กร
จดหมายแสดงความขอบคุณจากองค์กรสำหรับความช่วยเหลือสามารถส่งถึงทั้งผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัทและพนักงานแต่ละคน นอกจากนี้ยังอาจมีการอุทธรณ์ต่อทั้งทีมที่ได้แสดงความช่วยเหลือพิเศษในเรื่องใดเรื่องหนึ่งด้วย
นอกจากนี้ จดหมายแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือที่ได้รับจากองค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่งมีลักษณะเฉพาะของตนเอง: บ่อยครั้งหลังจากแสดงความขอบคุณสำหรับการสนับสนุน ในตอนท้ายจะมีการชี้แจงข้อตกลง ข้อเสนอความร่วมมือเพิ่มเติม การโฆษณา ฯลฯ ประเภทนี้เกี่ยวข้องกับการสื่อสารทางธุรกิจมากกว่าเนื่องจากความกตัญญูผสมกับผลประโยชน์ทางธุรกิจของแต่ละฝ่าย
ด้านล่างนี้คือตัวอย่างของจดหมายขอบคุณดังกล่าว
“สหาย!ฉันขอแสดงความขอบคุณต่อการต้อนรับตัวแทนของบริษัทของเราในบริษัทของคุณ เราหวังว่าข้อตกลงทั้งหมดที่บรรลุในการประชุมครั้งนี้จะถูกนำมาใช้เรายังหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้ความร่วมมือที่น่าพอใจกับคุณ!
ขอแสดงความนับถือ,ทีมงานขององค์กร "Cosmotorour"
จากบุคคล
"ถึงผู้อำนวยการทั่วไปของ Darena LLC"
จดหมายขอบคุณ.
ขอขอบคุณมิคาอิล Sergeevich Aravtsov พนักงานของคุณที่แก้ไขปัญหาของฉันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพฉันหวังว่าคุณจะสนับสนุนเขาสำหรับความพยายามของเขา
ขอแสดงความนับถือ นิกิต้า สวอร์ตซอฟ”
การปฏิวัติบ่อยครั้ง
อย่างที่คุณเห็น มีการหมุนซ้ำหลายครั้งในทุกตัวอย่าง ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับเอกสารทุกประเภทที่อยู่ระหว่างการพิจารณา
- “ ฉันแสดงความขอบคุณ”;
- “ ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณ”;
- “ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ/ช่วยเหลือ/สนับสนุน”;
- “เราอยากจะกล่าวขอบคุณ” เป็นต้น
สัมภาษณ์
ดูเหมือนว่าการสัมภาษณ์และการเขียนจดหมายขอบคุณเกี่ยวอะไรกับเรื่องนี้? แต่ชาวตะวันตกกำลังปลูกฝังประเพณีใหม่ให้กับเราอยู่แล้ว จดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์เริ่มแพร่หลายมากขึ้น
ความจริงที่ว่าหลายคนในพื้นที่หลังโซเวียตไม่เคยได้ยินเรื่องนี้มาก่อนก็เป็นข้อดีเช่นกัน - คุณสามารถโดดเด่นท่ามกลางคู่แข่งสำหรับงานเป็นที่จดจำในสายตาของนายจ้าง แสดงด้านที่ดีที่สุดของคุณ และดังนั้นจึงเป็นไปได้มากที่สุด ,รับตำแหน่งว่าง.
ข้อดี
นอกเหนือจากคุณสมบัติเหล่านี้แล้ว จดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์ยังสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นได้ กล่าวคือ เพื่อช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นระหว่างการสัมภาษณ์ แน่นอนว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดร้ายแรงได้ แต่เป็นไปได้ที่จะพูดอะไรบางอย่างให้จบโดยส่งไฟล์ที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุม
สามกรณีที่คุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์:
- ถ้าคุณรู้สึกขอบคุณจริงๆ
- หากคุณต้องการได้ตำแหน่งจริงๆ
- หากไม่ต้องการรับตำแหน่งให้อธิบายเหตุผลในการปฏิเสธ
ความแตกต่างระหว่างการปฏิบัติแบบตะวันตกและจดหมายขอบคุณตามปกติ
เมื่อคนรัสเซียกล่าวถึงจดหมายแสดงความขอบคุณ สิ่งที่คล้ายกับจดหมายศักดิ์สิทธิ์ก็ปรากฏขึ้นในหัวของเขา บางทีนี่อาจเป็นเหตุผลว่าทำไมการเขียนถึงมีปัญหา - ดูเหมือนว่ามีข้อกำหนดมากมายและหากคุณทำผิดแม้แต่ครั้งเดียวทุกอย่างจะผิดพลาด
แต่นั่นไม่เป็นความจริง ในกรณีส่วนใหญ่ การแสดงความขอบคุณอย่างแท้จริงก็เพียงพอแล้ว เขียนถึงใคร จากใคร และทำไมจึงร่างบทความนี้ขึ้นมา ตัวอย่างที่ดีไม่ใช่กระดาษ A4 ที่มีกรอบ แต่เป็นบันทึกง่ายๆ ที่เพื่อนร่วมงานชาวตะวันตกของเราเขียนไว้ ซึ่งแสดงถึงสาระสำคัญโดยย่อและชัดเจน และไม่มีองค์ประกอบที่ไม่จำเป็น
สรุปแล้ว
ในบทความนี้ เราพยายามพูดคุยโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีเขียนจดหมายขอบคุณให้มากที่สุด นอกจากนี้ยังมีตัวอย่างเพียงพอที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ พวกเขาแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าบทความนี้ควรเป็นอย่างไร ไม่จำเป็นต้องเขียนตามตัวอย่าง - ความจริงใจในเรื่องดังกล่าวพูดเพื่อตัวมันเอง
คำแนะนำที่สำคัญประการหนึ่ง: หากคุณไม่ต้องการขอบคุณ อย่าเห็นว่าจำเป็นและไม่รู้สึกขอบคุณ ก็อย่าขอบคุณจะดีกว่า
จดหมายแสดงความขอบคุณเป็นการแสดงให้เห็นถึงวัฒนธรรมองค์กรแบบพิเศษ องค์กรต่างๆ ใช้จดหมายดังกล่าวอย่างกว้างขวาง ทั้งในรูปแบบของรางวัลสำหรับการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา และเพื่อแสดงความขอบคุณสำหรับความร่วมมือกับพันธมิตรทางธุรกิจ ลูกค้า และองค์กรอื่นๆ
จดหมายขอบคุณเขียนในกรณีใดบ้าง?
ส่วนใหญ่แล้วจดหมายดังกล่าวจะเขียนในบางวัน: วันหยุดประจำชาติ, วันเกิด, กิจกรรมขององค์กร บางครั้งผู้จัดการแสดงความขอบคุณต่อพนักงานสำหรับความสำเร็จที่เฉพาะเจาะจง (และนอกเหนือจากโบนัส) เช่น สำหรับการปฏิบัติตามแผนทางการเงิน ฯลฯ และต่อพันธมิตรทางธุรกิจสำหรับความร่วมมือระยะยาวและมีประสิทธิภาพ ความช่วยเหลือในการสรุปสัญญา ฯลฯ .d.
ด้านล่างนี้คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มเปล่าและตัวอย่างจดหมายถึงผู้จัดการฝ่ายขายเพื่อการปฏิบัติหน้าที่ให้สำเร็จ:
ไฟล์
บทบาทของจดหมายขอบคุณ
ความสำคัญของจดหมายแสดงความขอบคุณนั้นยิ่งใหญ่มากอย่างไม่ต้องสงสัย จดหมายดังกล่าวถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายเสมอไป สำหรับผู้เขียน นี่ไม่ใช่วิธีที่แพงเป็นพิเศษ แต่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำให้พนักงานหรือหุ้นส่วนเห็นได้ชัดเจนว่าคุณธรรมของเขาได้รับการยอมรับ และสำหรับผู้รับ มันเป็นเครื่องเตือนใจที่น่ายินดีถึงความสำคัญของตัวเขาเองเสมอ บ่อยครั้งที่จดหมายแสดงความขอบคุณทำหน้าที่เป็นแรงจูงใจเพิ่มเติม ซึ่งเป็นแรงจูงใจในการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
กฎการออกแบบ
ด้วยเหตุผลที่ชัดเจน จึงไม่มีและไม่สามารถเป็นตัวอย่างจดหมายขอบคุณมาตรฐานได้ มีการคอมไพล์ในรูปแบบอิสระเสมอ แต่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์บางประการเมื่อเขียน
- ก่อนอื่นคุณควรจำไว้ว่าจดหมายจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนและผู้รับและหากผู้รับเป็นบุคคลใดบุคคลหนึ่งคุณต้องระบุชื่อและนามสกุลของเขา
- จากนั้นจดหมายจะต้องระบุข้อดีและความสำเร็จเฉพาะที่นำไปสู่การเขียน
- โดยสรุป อย่าลืมระบุวันที่เขียนจดหมาย ตลอดจนลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรหรือพนักงานที่ได้รับอนุญาตอื่นๆ
- หากต้องการคุณสามารถรับรองจดหมายด้วยการประทับตราซึ่งจะทำให้ข้อความมีความแข็งแกร่งมากขึ้น
รูปลักษณ์ที่สวยงามของจดหมายรวมทั้งซองจดหมายด้วย จะช่วยยืนยันกับบุคคลนี้ถึงความจริงใจในความกตัญญูของผู้เขียนด้วย
จดหมายแสดงความขอบคุณสามารถออกได้ทั้งบนกระดาษ A4 ปกติหรือบนหัวจดหมายขององค์กร แต่ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการเขียนจดหมายบนเทมเพลตที่ออกแบบมาอย่างสวยงามพิมพ์บนกระดาษสีคุณภาพสูง ยิ่งการออกแบบโน้ตขอบคุณดูเรียบร้อยมากขึ้นเท่าไร ผู้รับก็จะยิ่งมีน้ำหนักและมีความหมายมากขึ้นเท่านั้น
คุณสามารถเขียนคำขอบคุณด้วยมือหรือพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ก็ได้ ควรจำไว้ว่าจดหมายที่เขียนด้วยลายมือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจดหมายที่เขียนด้วยลายมือบรรจงนั้นมีคุณค่ามากกว่าเมื่อเทียบกับจดหมายที่พิมพ์ออกมาเสมอ เนื่องจากเป็นการเน้นย้ำถึงความจริงใจ ความอบอุ่นของคำที่เขียน และความเคารพเป็นพิเศษต่อผู้รับอีกครั้ง
การเขียนข้อความไม่จำเป็นต้องเป็นต้นฉบับมากนัก - สิ่งที่น่าสมเพช ความหน้าซื่อใจคด และเรื่องตลกเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสม ควรหลีกเลี่ยงการเป็นทางการที่มากเกินไป ไม่จำเป็นต้องเขียนจดหมายให้กว้างเกินไป ควรเลือกคำที่กระชับ แม่นยำ และจัดให้อยู่ในประโยคสองสามประโยคจะดีกว่า
ตัวอย่างวิธีที่จะไม่เขียนจดหมายขอบคุณ
เรียน Vyacheslav Evgenievich Lushnikov โดยทีมงานทั้งหมดของเรา!
เราอยากจะแสดงความรู้สึกที่ชัดเจนที่สุดของเราต่อคุณ เกี่ยวกับการทำงานหนัก ความร่าเริง และความมุ่งมั่นโดยธรรมชาติของคุณ! -
เวียเชสลาฟ เอฟเก็นเยวิช! พี่ชาย!
ก่อนอื่น จับปูซะ! ประการที่สอง คุณเก่งที่สุด ดังนั้นประโยคเหล่านี้จึงเหมาะสำหรับคุณ! -
และตอนนี้ตัวอย่างที่ถูกต้อง
เวียเชสลาฟ เอฟเก็นเยวิช!
ทีมงานบริษัท "Name of the Firm" LLC ขอขอบคุณสำหรับการทำงานหนัก การทำงานหนัก และตำแหน่งชีวิตที่กระฉับกระเฉงมาหลายปี...
เป็นที่น่าสังเกตว่าจดหมายนี้ไม่ได้เขียนโดยผู้เขียนเป็นการส่วนตัว แต่เขียนในนามขององค์กร แม้ว่าจะมีบรรยากาศที่เบา เป็นมิตร และผ่อนคลายภายในทีมหรือในความสัมพันธ์กับหุ้นส่วน ผู้รับจดหมายอาจถูกทำให้ขุ่นเคืองกับเนื้อหาหรือไม่ให้ความสำคัญกับความกตัญญูอย่างจริงจัง
ในทางกลับกัน ตามที่เขียนไว้ข้างต้น ไม่มีข้อกำหนดที่เข้มงวด ดังนั้นคุณสามารถใช้ตัวเลือกใดก็ได้ที่คุณต้องการ :)
คำแนะนำในการเขียนจดหมายขอบคุณ
- ในส่วนหัวของจดหมายขอบคุณ คุณต้องระบุผู้รับ ได้แก่ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และพนักงานคนใดคนหนึ่ง
- ถัดไป ตรงกลางบรรทัดคุณควรเขียนที่อยู่โดยตรงด้วยชื่อ นามสกุล (ส่วนใหญ่มักใช้คำคุณศัพท์ เช่น "ที่เคารพ" "ที่รัก" ฯลฯ) ที่นี่
- ส่วนถัดไปของจดหมายเกี่ยวข้องกับความกตัญญูโดยตรง ที่นี่คุณสามารถเขียนทั้งวลีทั่วไปและการกระทำเฉพาะที่แสดงการจดจำได้ กฎหลักคืออย่าโกหก ความกตัญญูต้องจริงใจ
- ในส่วนเดียวกันของจดหมายเราสามารถพูดได้ว่านอกเหนือจากข้อดีที่ระบุไว้แล้วผู้เขียนจดหมายยังคาดหวังความร่วมมือเพิ่มเติมและผลลัพธ์ใหม่ ๆ (ซึ่งจะเน้นถึงคุณค่าและความสามารถที่ขาดไม่ได้ของผู้รับนอกจากนี้ผู้รับจะได้รับแรงบันดาลใจ เพื่อแก้ไขปัญหาใหม่ๆ ได้สำเร็จ)
- สุดท้ายควรลงนามในจดหมาย ยิ่งสถานะของผู้เขียนลายเซ็นในลำดับชั้นบริการสูงเท่าใด จดหมายก็จะยิ่งมีคุณค่ามากขึ้นเท่านั้น ดังที่แสดงให้เห็นการปฏิบัติ นอกจากนี้การแสดงความกตัญญูยังต้องลงวันที่
กฎทั่วไปสำหรับการเขียนจดหมายขอบคุณ
ในการเขียนจดหมายขอบคุณอย่างถูกต้อง คุณต้องเข้าใจว่าผู้รับจะทำอะไรกับจดหมายนั้น
โดยปกติเอกสารจะแขวนไว้บนผนังและแสดงให้ลูกค้าของบริษัทเห็น นั่นคือทำหน้าที่นำเสนอองค์กร ตัวอักษรมักมีกรอบ ดังนั้นจึงควรอยู่ในรูปแบบหัวจดหมายมาตรฐาน
จดหมายขอบคุณเขียนไว้บนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร จะต้องมีชื่อขององค์กรที่ส่ง นี่ไม่ใช่แค่กฎอย่างเป็นทางการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการโฆษณาเพิ่มเติมสำหรับบริษัทด้วย หากต้องการเขียนบันทึกขอบคุณ คุณต้องมีกระดาษแผ่นหนา สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับความสวยงาม เนื่องจากเอกสารนี้ใช้สำหรับการสาธิตโดยเฉพาะ มันสมเหตุสมผลแล้วที่จะเลือกแบบอักษรที่มีสไตล์และชุดสีที่สวยงาม
ผู้รับเอกสารมักจะเป็นหัวหน้าของบริษัท ลายเซ็นยังรวมถึงชื่อย่อของผู้อำนวยการขององค์กรผู้ส่งด้วย ต้องมีลายเซ็นและตราประทับ นี่เป็นการยืนยันความถูกต้องของจดหมายขอบคุณ เอกสารเหล่านี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ พวกเขาช่วยให้เราสามารถสร้างความร่วมมือระยะยาวได้ จดหมายฉบับนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อสนับสนุนการดำเนินการที่เป็นประโยชน์ต่อบริษัทต่างๆ คุณสามารถส่งให้คู่ค้า ลูกค้า และพนักงานได้
วิธีการส่งจดหมาย
จดหมายแสดงความขอบคุณควรมอบให้เป็นการส่วนตัวในบรรยากาศที่เคร่งขรึมต่อหน้าพยานจำนวนมาก แต่หากผู้รับอยู่เมืองอื่นก็สามารถส่งข้อความทางอินเทอร์เน็ตหรือแฟกซ์ได้สะดวกและรวดเร็ว ในขณะเดียวกันก็ควรจำไว้ว่าการส่งจดหมายรัสเซียธรรมดาเป็นมารยาทที่ดี วิธีการนี้จะช่วยให้คุณสามารถส่งจดหมาย "สด" ที่ออกแบบมาอย่างสวยงามซึ่งจะดูเรียบร้อยและน่าพอใจสำหรับผู้รับอย่างไม่ต้องสงสัย
ขอบคุณจดหมายถึงพนักงาน– จดหมายธุรกิจแสดงความขอบคุณต่อพนักงานสำหรับงานของเขาและผลลัพธ์อื่น ๆ ในการพัฒนาองค์กร นักจิตวิทยากล่าวว่าคำพูดเช่นชื่อของเขาและคำขอบคุณเป็นคำที่ถูกใจมากที่สุดสำหรับการรับรู้ทางเสียงของบุคคล ดังนั้นทำไมไม่ทำเช่นนี้หากบุคคลนั้นสมควรได้รับคำขอบคุณและคำชมเชยจริงๆ จดหมายขอบคุณเป็นหนึ่งในตัวเลือกสำหรับจดหมายธุรกิจและมีบทบาทเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางธุรกิจ ในบทความนี้เราขอนำเสนอตัวอย่างการเขียนจดหมายขอบคุณถึงพนักงานขององค์กร
ตามกฎแล้วจดหมายแสดงความกตัญญูจะถูกจัดรูปแบบในรูปแบบใด ๆ ซึ่งต้องขอบคุณการแสดงความกตัญญูต่อความสำเร็จและคุณธรรมบางอย่าง
ตัวอย่างข้อความจดหมายขอบคุณถึงพนักงาน
มาดูตัวอย่างจดหมายขอบคุณทั่วไปกัน
#1. ตัวอย่างจดหมายขอบคุณพนักงานจากผู้อำนวยการ
ฉันแสดงความขอบคุณต่อคุณและแสดงความขอบคุณสำหรับงานที่ประสบความสำเร็จและมีคุณภาพสูง ฉันอยากจะแจ้งให้คุณทราบว่าจากการสังเกตกิจกรรมของฉัน ปรากฎว่าคุณทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบ ฉันยังตั้งข้อสังเกตอีกว่าคุณใช้เวลาส่วนตัวที่ไม่ได้ทำงานเพื่อทำงานหรือมอบหมายงานให้เสร็จตรงเวลา ฉันขอขอบคุณทุกสิ่งที่คุณทำเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ร่วมกันของเรา สำหรับฉัน คุณเป็นพนักงานที่น่าเชื่อถือ มีความสามารถ และฉลาด ฉันดีใจมากที่ได้พบคุณในทีมงานของเรา ขอแสดงความนับถือ, ผู้อำนวยการบริษัท อัลฟ่า แอลแอลซี |
#2. ตัวอย่างรูปแบบจดหมายขอบคุณพนักงานที่เข้าร่วมกิจกรรม
#3. ข้อความจดหมายขอบคุณถึงพนักงานจากทีมงาน
| เรียนคุณคอนสแตนติน เลโอนิโดวิช ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณอย่างสุดซึ้งและความกตัญญูสากลต่อคุณสำหรับงานที่ไร้ที่ติของคุณและสำหรับการมีส่วนร่วมอันล้ำค่าของคุณต่อองค์กรของเรา เราดีใจมากที่คุณร่วมงานกับเรา พนักงานของเราทุกคนให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวกและด้วยความเคารพอย่างจริงใจ ฉันไม่สามารถจินตนาการถึงพนักงานที่มีความรับผิดชอบมากกว่าคุณในตำแหน่งที่คุณครอบครองได้ คุณได้พิสูจน์ให้เห็นถึงความไว้วางใจและการปฏิบัติตามความรู้ของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้อย่างเต็มที่ ฉันขอขอบคุณสำหรับการทำงานที่ประสบผลสำเร็จในองค์กรของเรา ซึ่งเป็นสิ่งล้ำค่าอย่างแท้จริง จดหมายขอบคุณทำหน้าที่แสดงความขอบคุณต่อทั้งบุคคลและองค์กรสำหรับงานที่ทำหรือให้บริการ ในกรณีนี้ บุคคลอาจเป็นพนักงานของบริษัทที่เป็นผู้ริเริ่มจดหมาย หรือพนักงานของบริษัทบุคคลที่สาม จดหมายดังกล่าวหมายถึงเอกสารทางธุรกิจที่ร่างขึ้นตามความคิดริเริ่มของผู้ส่งเองหรือเป็นการตอบกลับจดหมายเชิญและจดหมายแสดงความยินดี จดหมายขอบคุณต้องมีโครงสร้างที่แน่นอนและเขียนขึ้นดังนี้:
ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามโครงสร้างนี้ แต่ไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามรูปแบบธุรกิจ สถานะของเอกสารทางธุรกิจไม่ได้ให้อำนาจทางกฎหมายกับจดหมายขอบคุณ ดังนั้นความถูกต้องของถ้อยคำและเงื่อนไขจึงไม่สำคัญที่นี่ นอกจากนี้ ในตัวอักษรประเภทนี้ เราสนับสนุนให้ใช้คำที่ไม่เป็นทางการและเป็นมิตรในระดับปานกลาง คุณสมบัติของการเขียนจดหมายขอบคุณขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้สร้าง จดหมายสามารถเขียนบนกระดาษธรรมดาหรือบนก็ได้ โดยทั่วไปแล้วหัวจดหมายหรือหัวจดหมายพิเศษประเภทนี้จะใช้เมื่อผู้ส่งเป็นหน่วยงานของรัฐ แต่บริษัทเอกชนหลายแห่งก็ใช้หัวจดหมายเหล่านี้เช่นกัน บางครั้งจดหมายแสดงความขอบคุณสามารถใช้เป็นรางวัลหรือใบรับรองเกียรติยศได้: เอกสารดังกล่าวสามารถเห็นได้บนผนังสำนักงานของหัวหน้าหลายองค์กร จดหมายแสดงความขอบคุณมีความเหมาะสมในสถานการณ์ต่างๆ ตั้งแต่การแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ การมีส่วนร่วม หรือการบริการ ไปจนถึงการเป็นพ่อแม่ที่เป็นเลิศ คุณยังสามารถแสดง หรือ . ในแต่ละกรณี การใช้คำบางคำอาจจะเหมาะสมหรือไม่เหมาะสมก็ได้ บางส่วนไม่ควรใช้เลย ตัวอย่างเช่น ไม่ควรใช้คำปราศรัย "นาย" และ "มาดาม" หากเรากำลังพูดถึงความกตัญญูต่อมือกลองฝ่ายผลิตที่โรงงานที่เกินแผนรายไตรมาส คุณควรหลีกเลี่ยงคำว่า "เรียน" ด้วยการแทนที่ด้วย "เรียน" เนื่องจากไม่เป็นที่ยอมรับเมื่อเขียนเอกสารทางธุรกิจ โปรดทราบ:หัวจดหมายที่สวยงามอาจไม่มีประโยชน์เสมอไป หากมีเจตนาให้ผู้รับสามารถแสดงจดหมายแก่บุคคลอื่นหรือจะวางไว้บนผนังท่ามกลางเกียรติบัตรแบบฟอร์มดังกล่าวก็ค่อนข้างเหมาะสม แต่จดหมายที่เขียนด้วยลายมือของผู้บริหารมักเป็นสัญลักษณ์ของความสนใจที่เพิ่มขึ้น และแสดงให้เห็นว่าผู้เขียนมีส่วนเกี่ยวข้องเป็นการส่วนตัวในประเด็นนี้ จดหมายแสดงความขอบคุณไม่รวมอยู่ในรายการเอกสารบังคับที่ประกอบขึ้นเป็นระบบการไหลของเอกสารขององค์กร แต่การออกจดหมายขอบคุณเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อแสดงความเคารพและความกตัญญูต่อพนักงาน ผู้จัดการ และหุ้นส่วนทางธุรกิจ บทความนี้จะอธิบายกฎเกณฑ์ในการออกแบบและเขียนจดหมายแสดงความขอบคุณ จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:
การจัดรูปแบบจดหมายขอบคุณเป็นความผิดพลาดที่จะคิดว่าเฉพาะเงินหรือของกำนัลอันมีค่าเท่านั้นที่ถือเป็นรางวัลที่คุ้มค่าสำหรับงานที่มีจิตสำนึกหรือให้บริการแก่พันธมิตร การรับรู้ทางสังคมและความกตัญญูก็เป็นหนึ่งในความต้องการขั้นพื้นฐานของมนุษย์เช่นกัน แน่นอน คุณสามารถแสดงความขอบคุณต่อผู้จัดการ พนักงาน หรือหุ้นส่วนทางธุรกิจได้ด้วยวาจา แต่จดหมายแสดงความขอบคุณจะดีกว่า มันแสดงให้เห็นว่าคุณไม่เพียงแต่รู้สึกขอบคุณเท่านั้น แต่ยังใช้เวลาเขียนลงบนกระดาษอย่างสวยงามเพื่อทำให้ผู้รับพอใจอีกด้วย จดหมายแสดงความขอบคุณจะถูกรับรู้โดยผู้ที่ส่งถึง:
อย่างหลังมีความสำคัญอย่างยิ่ง ท้ายที่สุดแล้ว หากเรากำลังพูดถึงความกตัญญูต่อพันธมิตรทางธุรกิจ หลังจากที่คุณเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการแล้ว คุณก็สามารถวางใจได้ว่าจะได้รับสิทธิพิเศษเพิ่มเติม ตามที่นักจิตวิทยาตั้งข้อสังเกต การแสดงคำชมเชยและความกตัญญูทำให้บุคคลพยายามไม่ทำให้ผู้ขอบคุณผิดหวัง แม้ว่าจะไม่รู้ตัวก็ตาม หากมีการเขียนจดหมายขอบคุณสำหรับ "การใช้งานภายใน" เช่น เมื่อผู้จัดการต้องการแสดงความขอบคุณต่อพนักงานคนใดคนหนึ่งหรือในทางกลับกัน - พนักงานแสดงความขอบคุณต่อผู้จัดการ คุณสามารถใช้แบบฟอร์มขอบคุณพิเศษได้ การลงทะเบียนแบบฟอร์มแบบฟอร์มจดหมายขอบคุณที่ออกแบบอย่างมีศิลปะ ลงสี บนกระดาษหนา สามารถหาซื้อได้ที่ร้านเครื่องเขียน ตามกฎแล้ว ช่องกลางของแบบฟอร์มดังกล่าวจะเว้นว่างไว้เพื่อให้สามารถใส่ข้อความสำหรับจดหมายขอบคุณลงไปได้ แบบฟอร์มดังกล่าวจะต้องกรอกด้วยมือด้วยลายมือที่สวยงามและชัดเจน หรือคุณจะต้องเลือกแบบอักษรในโปรแกรมประมวลผลคำที่มีลักษณะคล้ายลายมือ แต่แน่นอนว่าบุคคลหรือบุคคลที่จะเขียนคำขอบคุณแทนจะต้องใส่ลายเซ็นของตนเองไว้ใต้ข้อความ ในกรณีที่เขียนจดหมายแสดงความขอบคุณในนามขององค์กรและส่งไปยังบุคคลหรือองค์กรอื่น จะใช้แบบฟอร์มจดหมายขององค์กรเพื่อจัดรูปแบบ ในกรณีนี้จดหมายแสดงความขอบคุณจะจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003 “ ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร” ซึ่งมีผลใช้บังคับเมื่อวันที่ 3 มีนาคม พ.ศ. 2546 กฎสำหรับการดำเนินการจดหมายแสดงความขอบคุณบนหัวจดหมายขององค์กรหมายถึงการกรอกรายละเอียดที่จำเป็นเช่น:
เพื่อหลีกเลี่ยงการเป็นทางการมากเกินไปและเน้นย้ำถึงความรักใคร่ส่วนตัว คุณสามารถเลือกซองจดหมายที่ออกแบบอย่างมีศิลปะเพื่อส่งจดหมายดังกล่าวได้ ขอบคุณข้อความจดหมายคุณสามารถเขียนข้อความจดหมายขอบคุณโดยใช้อัลกอริทึมต่อไปนี้
อ่านจดหมายขอบคุณที่เสร็จแล้วและปรับเปลี่ยนหากจำเป็น โปรดทราบว่าตามกฎแล้วปริมาตรไม่ควรเกินครึ่งแผ่นมาตรฐาน ขอแนะนำให้ตรวจสอบข้อความเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และคำศัพท์ หากคุณไม่มั่นใจว่าคุณสามารถแสดงความรู้สึกขอบคุณได้อย่างน่าเชื่อถือและจริงใจ คุณสามารถแสดงจดหมายให้เพื่อนร่วมงานดูและปรับข้อความตามความคิดเห็นของพวกเขาได้ ขอบคุณจดหมายถึงพนักงานจดหมายดังกล่าวควรมีข้อมูลส่วนตัวมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ข้อความในจดหมายไม่ดูเหมือนเป็นการยกเลิกการสมัครอย่างเป็นทางการ นอกเหนือจากการอุทธรณ์ส่วนบุคคลแล้ว ยังสามารถแสดงให้เห็นแนวทางที่ไม่เป็นทางการโดยการกล่าวถึงความสำเร็จเฉพาะและคุณสมบัติส่วนบุคคลของพนักงาน อาจมีสาเหตุหลายประการในการแสดงความขอบคุณในจดหมายถึงพนักงาน พวกเขาสามารถกล่าวถึงในข้อความได้:
ตัวอย่างข้อความจดหมายขอบคุณถึงพนักงานมีดังต่อไปนี้
ขอบคุณจดหมายถึงผู้จัดการจดหมายแสดงความขอบคุณต่อผู้จัดการมักจะเขียนในนามของทีมงานขององค์กรหรือแผนกใดแผนกหนึ่ง ในกรณีนี้ หัวจดหมายจะไม่ถูกใช้อีกต่อไป ดังนั้นข้อความควรเขียนด้วยรูปแบบศิลปะพิเศษที่สวยงาม แต่ได้รับการออกแบบมาอย่างเคร่งครัด ความจริงที่ว่าจดหมายแสดงความขอบคุณที่เขียนถึงผู้จัดการไม่ควรหมายความว่าข้อความควรแห้งและเป็นทางการ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับรูปแบบการบริหารจัดการของบริษัทและวัฒนธรรมองค์กร แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรปล่อยให้มีความคุ้นเคย จดหมายขอบคุณพันธมิตรจดหมายขอบคุณประเภทนี้ยังหมายความถึงคำที่เป็นทางการด้วย สไตล์ธุรกิจการนำเสนอ. ส่วนใหญ่แล้วจดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปเป็นสัญญาณและยืนยันความร่วมมือที่ประสบผลสำเร็จ ความหมายทั่วไปของเอกสารคือความขอบคุณสำหรับบริการที่ได้รับหรืองานที่ดำเนินการ ข้อเสนอและความหวังในการเป็นหุ้นส่วนที่เป็นประโยชน์ร่วมกันต่อไป จดหมายจะต้องอ้างถึงบริการหรืองานเฉพาะ กล่าวถึงสถานการณ์หรือสถานการณ์ที่แสดงถึงผลประโยชน์ร่วมกันของความร่วมมืออย่างชัดเจนที่สุด โดยปกติแล้ว คุณไม่ควรพูดถึงความเข้าใจผิดใดๆ แม้ว่าจะเกิดขึ้นก็ตาม  |