กำหนดระบบการบริหารเวลา การบริหารเวลา ประเภท เทคนิค การฝึกอบรมการบริหารเวลา
การบริหารเวลาสำหรับคนยุคใหม่เป็นแนวคิดหลักของระบบประสิทธิผลและประสิทธิผลส่วนบุคคลใดๆ ซึ่งเป็นจอกศักดิ์สิทธิ์สำหรับคนที่มีความทะเยอทะยานทุกคน ไม่ว่าจะเป็นนักเรียน ผู้ประกอบการ หรือแม่บ้าน ชีวิตที่ก้าวไปอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะในเมืองใหญ่ และข้อมูลจำนวนมหาศาลทำให้ยากต่อการบรรลุเป้าหมายที่สำคัญสำหรับเราแต่ละคน ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อนตำแหน่ง การเลี้ยงลูก หรือการสร้างโครงการผู้ประกอบการของเราเอง หากคุณมีบางสิ่งบางอย่างที่ต้องดิ้นรน คุณไม่พอใจกับผลลัพธ์ของคุณ คุณเพียงต้องการที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกนิด หรือคุณต้องการความช่วยเหลือในการเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง (นิสัยชอบเลื่อนสิ่งต่างๆ ออกไปทีหลัง) บทเรียนชุดนี้จะถูกสร้างขึ้นเพียง สำหรับคุณ.
การฝึกอบรมออนไลน์ที่นำเสนอจะแนะนำให้คุณรู้จักกับพื้นฐานของการบริหารเวลาและรายละเอียด และจะบอกคุณว่าคนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในโลกจัดการเวลาและจัดระเบียบชีวิตของพวกเขาอย่างไร คุณจะได้รับการนำเสนอหลักการ วิธีการ แบบฝึกหัด เทคนิคและเทคนิคต่างๆ มากมายโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น ซึ่งประกอบกันเป็นระบบการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุด และจะช่วยให้คุณสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกในวันแรก ๆ ได้โดยการประยุกต์ใช้ในทางปฏิบัติ . หลักสูตรออนไลน์เรื่องการบริหารเวลาตรงเวลาจะกลายเป็นแนวทางส่วนตัวของคุณสู่โลกที่คุณจะลืมความเหนื่อยล้าชั่วนิรันดร์ ความเครียดที่คงอยู่ และการไม่มีเวลาไปได้เลย คุณจะได้เรียนรู้ที่จะกำหนดเป้าหมายอย่างมีความสามารถและวางแผนที่จะบรรลุเป้าหมาย จัดการทำสิ่งต่าง ๆ มากมายโดยใช้เวลาบันทึก สนุกกับงาน และมีเวลาหาเวลาพักผ่อน หลักสูตรประกอบด้วยเคล็ดลับและเทคนิคการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าหลักสูตรที่นำเสนอจะมีศักยภาพมหาศาล แต่น่าเสียดายที่การบริหารเวลากลับเต็มไปด้วยความไม่แน่นอนและคำถามมากมายอย่างไม่คาดคิด ประการแรก เหตุใดจึงมีแนวทางการบริหารเวลาที่แตกต่างกันมากมาย อะไรคือความแตกต่างระหว่างวิธี GTD ของ David Allen กับวิธีไทม์ไดรฟ์ของ Gleb Arkhangelsky? เหตุใดผู้เขียนที่ “มีประสิทธิภาพสูงสุด” คนต่อไปจึงคิดค้นสิ่งใหม่ๆ ขึ้นมา จริงๆ แล้วไม่มีอะไรแน่นอนและแม่นยำในการจัดการเวลาเลยเหรอ?
ประการที่สอง เหตุใดทุกสิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญเสนอจึงไม่ได้ผล ผู้เขียนพูดเป็นเอกฉันท์เกี่ยวกับประสิทธิผลของวิธีการและเทคนิคของตน แต่พวกเขาไม่ต้องการติดตามเลย แม้ว่าคุณจะปฏิบัติตามคำแนะนำทุกประการ แต่ก็ยังมีบางอย่างผิดพลาดอยู่ สาเหตุคืออะไร?
และประการที่สาม จะทำอย่างไรกับการไม่เต็มใจที่จะดำเนินชีวิตโดยอัตโนมัติตามกิจวัตรที่เคยสร้างไว้ครั้งหนึ่งแต่ตลอดไป? เราจะปรับระบบการจัดสรรเวลาที่ชัดเจนให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องในชีวิตของเราได้อย่างไร?
บทเรียนออนไลน์ชุดนี้ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อตอบคำถามข้างต้นทั้งหมด แต่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณตอบคำถามด้วยตัวเอง และนี่คือคุณค่าที่สำคัญที่สุด และด้วยเหตุผลเดียวกัน เมื่อได้ศึกษาเนื้อหาในการฝึกอบรมนี้ คุณจะไม่เพียงสามารถ "เพิ่มพูน" คุณสมบัติส่วนบุคคลของคุณ แต่ยังมีผลกระทบที่ซับซ้อนต่อบุคลิกภาพของคุณด้วย
และหากคุณต้องการเชี่ยวชาญวิธีการจัดการเวลาอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สมัครใช้งานของเรา
การบริหารเวลา (การจัดเวลา การบริหารเวลา)เป็นเทคโนโลยีการบริหารเวลาที่มุ่งเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน
แนวคิดของ "การบริหารเวลา" มาจาก "การบริหารเวลา" ในภาษาอังกฤษและหมายถึงเทคโนโลยีในการจัดระเบียบเวลาของบุคคลและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดการเวลาหมายถึงการกระทำหรือชุดของการกระทำเพื่อฝึกการควบคุมระยะเวลาที่ใช้ในกิจกรรมบางประเภทอย่างมีสติ ซึ่งคุณสามารถเพิ่มผลผลิตและประสิทธิผลของคุณได้อย่างมาก
การบริหารเวลาประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ มากมาย ได้แก่:
- การตั้งเป้าหมาย
- การวางแผนและการบริหารเวลา
- การมอบหมายงานและการจัดการทรัพยากร
- การวิเคราะห์การสิ้นเปลืองเวลา
- เวลาในการบันทึก
- การจัดลำดับความสำคัญ
- การทำรายการ
- และอื่น ๆ อีกมากมาย
ในช่วงเริ่มต้นของการปรากฏตัว การจัดการเวลาเกี่ยวข้องกับขอบเขตของงานหรือธุรกิจเท่านั้น แต่เมื่อพัฒนาไป คำนี้ก็เริ่มขยายออกไปและรวมถึงกิจกรรมส่วนตัวของบุคคลในด้านต่างๆ ด้วย วันนี้การบริหารเวลาเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นในการพัฒนาโครงการใด ๆ อย่างแน่นอนเพราะว่า ทำหน้าที่เป็นปัจจัยกำหนดในการคำนวณขนาดและเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการ
ในรัสเซีย A.K. Gastev นักปฏิวัติและบุคคลสาธารณะซึ่งในช่วงทศวรรษที่ 20 ของศตวรรษที่ 20 เป็นผู้อำนวยการสถาบันแรงงานกลางเริ่มพูดคุยเกี่ยวกับการบริหารเวลาเป็นครั้งแรก เขาเริ่มพัฒนาแนวคิดเกี่ยวกับประสิทธิผลส่วนบุคคลและการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ในช่วงต้นทศวรรษที่ 70 วิธีการแรกปรากฏขึ้นที่ทำให้สามารถจัดการเวลาส่วนตัวที่เรียกว่า "การจับเวลา" เมื่อเวลาผ่านไป หัวข้อนี้เริ่มมีผู้สนับสนุนมากขึ้นเรื่อยๆ และเจาะลึกกิจกรรมต่างๆ ของผู้คน ทั้งหมดนี้นำไปสู่ความจริงที่ว่าการบริหารเวลากลายเป็นสาขาอิสระและในปี 2550 แผนกการบริหารเวลาได้ถูกสร้างขึ้นที่สถาบันการเงินและอุตสาหกรรมมอสโก (ปัจจุบันเป็นมหาวิทยาลัย)
การบริหารเวลามีโครงสร้างเป็นของตัวเองประกอบด้วยกระบวนการที่สำคัญหลายประการ:
- การวิเคราะห์
- การพัฒนาและจัดทำกลยุทธ์
- การวางแผนและการจัดลำดับความสำคัญ
- การดำเนินการตามกระบวนการ
- การติดตามความสำเร็จของเป้าหมาย
สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการจัดการทรัพยากรเวลาช่วยให้คุณจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่เวลาทำงานซึ่งเป็นส่วนหลักของชีวิตคนธรรมดาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเวลาว่างซึ่งบุคคลใช้เพื่อการพักผ่อนด้วย การใช้ในชีวิตประจำวันจะทำให้คุณสามารถจัดระเบียบชีวิตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น วางแผนวันหยุดสุดสัปดาห์ และจัดกิจกรรมต่างๆ ได้ ด้วยการบริหารเวลาอย่างเชี่ยวชาญ คนๆ หนึ่งสามารถเปลี่ยนวันหยุดสุดสัปดาห์ของเขาให้กลายเป็นวันหยุดสั้นๆ ได้ด้วย เมื่อรวมกันแล้ว สิ่งนี้ส่งผลเชิงบวกอย่างมากต่อสุขภาพทางอารมณ์ จิตใจ และร่างกายของบุคคล และทำให้ชีวิตของเขาดีขึ้นอย่างมาก
ปัจจุบัน โรงเรียนพิเศษได้ถูกสร้างขึ้นและประสบความสำเร็จในการดำเนินงานเพื่อสอนการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ การฝึกอบรมมาตรฐานเกิดขึ้นในหัวข้อหลักดังต่อไปนี้:
- การวางแผนเชิงกลยุทธ์
- การวางแผนทางยุทธวิธี
- การประเมินประสิทธิผลส่วนบุคคล
- การประเมินประสิทธิผลของการบริหารจัดการ
- การกำหนดภารกิจส่วนบุคคลเป็นปัจจัยจูงใจทางอารมณ์
- การกำหนดปัจจัยหลักในการพัฒนาแผนของตนเอง
- ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญ
- เครื่องมือทำแผนที่ความคิด
- การฝึกอบรมพื้นฐานการใช้ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อการวางแผนโดยเฉพาะ (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook และโปรแกรมอื่นๆ)
- วิเคราะห์สิ่งที่ได้รับมา
- ศึกษาวิธีการปรับปรุงกระบวนการบรรลุเป้าหมาย
เพื่อสอนผู้คนเกี่ยวกับพื้นฐานของการบริหารเวลาที่มีความสามารถ ในปัจจุบันมีการจัดการฝึกอบรมและการสัมมนาต่างๆ มีการพัฒนาโปรแกรมและหลักสูตร หนังสือและสิ่งพิมพ์อื่นๆ ได้รับการตีพิมพ์ และมีการสร้างแหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตและการฝึกอบรมออนไลน์ต่างๆ เช่น การฝึกอบรมที่นำเสนอใน ตัวอย่างเช่นเว็บไซต์ของเรา 4brain
การประยุกต์ใช้การจัดการเวลา
ในโลกสมัยใหม่ เวลาส่วนตัวเป็นทรัพยากรมนุษย์ที่สำคัญ ซึ่งมักมีมูลค่าสูงกว่าเงินมาก เนื่องจากเวลาส่วนตัวไม่สามารถสะสมหรือฟื้นฟูได้ ซึ่งต่างจากเงิน นั่นคือเหตุผลว่าทำไมความสามารถในการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดและจัดการเวลาได้จึงมีคุณค่าที่สำคัญสำหรับบุคคลใดๆ และสิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้ที่จะใช้ทักษะนี้ในทุกด้านของชีวิต เช่น งาน ธุรกิจ ความคิดสร้างสรรค์ ความสัมพันธ์ในครอบครัว ฯลฯ
ทักษะการบริหารเวลาทำให้บุคคลได้รับประโยชน์ต่างๆ มากมาย ด้านล่างนี้เราแสดงรายการเพียงไม่กี่รายการเท่านั้น
ดังนั้น คนที่รู้จักบริหารเวลา:
- บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้บ่อยกว่าเป้าหมายอื่นๆ
- บรรลุเป้าหมายได้เร็วกว่าคนที่ไม่มีทักษะนี้หลายเท่า
- สามารถประสบความสำเร็จในทุกกิจกรรม
- มีเวลาพักผ่อน อยู่กับคนรัก และทำสิ่งที่ชอบมากขึ้น
- สามารถทำงานต่างๆ มากมายได้ในระยะเวลาอันสั้น
- มีโอกาสที่จะเพิ่มรายได้ สร้างทุน และเกษียณโดยเร็วที่สุด
- สามารถกำจัดความรู้สึกเหนื่อยล้าอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงสุขภาพของคุณ
- อ่อนแอต่อความเครียดและปัจจัยลบน้อยกว่ามาก
- รับรู้โลกรอบตัวเขาและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในเชิงบวก
- สามารถอุทิศเวลาให้กับการพัฒนาจิตวิญญาณและพัฒนาตนเองได้มากขึ้น
- มีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนอยู่เสมอ
- มีอิสระภายในและมีความสามารถในการเลือก
- สามารถสร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยและควบคุมชีวิตได้อย่างอิสระ
นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของผลกระทบเชิงบวกที่การบริหารเวลามีต่อชีวิตของบุคคล ไม่ใช่เพื่ออะไรที่มีความเห็นว่าคนที่ไม่รู้วิธีแบ่งเวลาไม่สามารถหานาทีว่างสักนาทีเดียวและยุ่งอยู่กับบางสิ่งบางอย่างอยู่ตลอดเวลา แต่ความยุ่งทั้งหมดของพวกเขาไม่ได้นำมาซึ่งผลลัพธ์ที่มีความหมายใด ๆ และผู้ที่สามารถจัดการทรัพยากรเวลาของตนอย่างเชี่ยวชาญสามารถจัดเวลาให้กับบางสิ่งบางอย่างหรือเพื่อใครบางคนได้เสมอ และกิจกรรมทั้งหมดของพวกเขาจะพาพวกเขาไปสู่เป้าหมายและความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง
หากคุณคุ้นเคยกับคุณลักษณะของชีวิตและการทำงานของคนที่ประสบความสำเร็จ คุณจะพบว่าทุกคนพูดเป็นหนึ่งเดียวกันว่าทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดที่บุคคลนั้นมีคือเวลาของเขา และคุณอาจสังเกตเห็นว่าพวกเขาทั้งหมด จดบันทึก วางแผน คิดขั้นตอนต่อไป และทำสิ่งนี้อย่างต่อเนื่อง พวกเขาเต็มไปด้วยความคิดอยู่เสมอ และปริมาณงานที่พวกเขาทำก็น่าทึ่งมาก แต่ในขณะเดียวกันพวกเขาก็มีความสุข ยิ้มแย้มแจ่มใส ทุกสิ่งที่พวกเขาทำ พวกเขาทำด้วยความกระตือรือร้นและสนุกกับมัน และยังมีสุขภาพที่ดีอีกด้วย หากคุณเป็นคนที่มุ่งมั่นในการพัฒนาตนเองและการเติบโตส่วนบุคคล มีความเป็นไปได้สูงที่คุณต้องการบรรลุผลลัพธ์ที่คล้ายกัน ไม่เช่นนั้นคุณจะไม่อยู่ที่นี่ และมีข่าวดีสำหรับคุณ - คุณทำได้ คุณเพียงแค่ต้องตั้งเป้าหมายเพื่อเรียนรู้วิธีใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
จะเรียนรู้สิ่งนี้ได้อย่างไร?
ไม่เป็นความลับเลยที่เราทุกคนมีความสามารถและความโน้มเอียงที่แตกต่างกันตั้งแต่แรกเกิด แต่แน่นอนว่าความสามารถและความโน้มเอียงเหล่านี้แตกต่างกันไปสำหรับทุกคน และในขณะที่บางคนมีแนวโน้มที่จะบริหารจัดการเวลาในชีวิตอย่างมีประสิทธิผลในตอนแรก แต่คนอื่นๆ ก็ต้องพัฒนาและฝึกฝนทักษะนี้ จะเป็นเช่นไรก็สามารถทำได้ และข่าวดีอีกครั้ง - คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ด้วยตัวเองเช่น โดยไม่ต้องอาศัยการฝึกอบรมในสถาบันเฉพาะทางหรือซื้อหลักสูตรการฝึกอบรมที่มีราคาแพง ยิ่งไปกว่านั้น ไม่จำเป็นเลยที่จะต้องมีความสามารถพิเศษหรืออัจฉริยะใดๆ เลย แต่คุณสามารถทำการฝึกอบรมออนไลน์ให้เสร็จสิ้น ซึ่งเป็นคำแนะนำที่คุณกำลังอ่านอยู่ตอนนี้
มีสองประเด็นสำคัญเมื่อเรียนหลักสูตรนี้ นี้:
พื้นฐานทางทฤษฎี- ข้อมูลที่คุณจะได้รับจากบทเรียนที่เรานำเสนอ
การพัฒนาภาคปฏิบัติ- นำสิ่งที่คุณเรียนรู้ไปปฏิบัติในชีวิตประจำวันของคุณ
จากประเด็นสำคัญเหล่านี้ เราได้พัฒนาการฝึกอบรมนี้ขึ้นมา แต่ละบทเรียนได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณได้เรียนรู้เนื้อหาทางทฤษฎีซึ่งนำเสนอในภาษาที่น่าสนใจและเข้าใจได้อย่างสมบูรณ์ซึ่งทุกคนสามารถเข้าถึงได้ และเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีแรงจูงใจและโอกาสในการประยุกต์ทุกสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ โดยไม่รอช่วงเวลาที่เหมาะสม แต่อยู่ “ที่นี่และเดี๋ยวนี้” สิ่งที่คุณต้องมีคือความปรารถนาที่จะเรียนรู้ทักษะใหม่และเวลาว่างเล็กน้อยซึ่งคุณจะต้องค้นหาเพื่อสิ่งนี้ซึ่งแน่นอนว่าเราไม่สงสัยเลย
ต้องการทดสอบความรู้ของคุณหรือไม่?
หากคุณต้องการทดสอบความรู้ทางทฤษฎีในหัวข้อของหลักสูตรและเข้าใจว่าเหมาะสมกับคุณเพียงใด คุณสามารถทำแบบทดสอบของเราได้ สำหรับแต่ละคำถาม มีเพียง 1 ตัวเลือกเท่านั้นที่สามารถถูกต้องได้ หลังจากคุณเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง ระบบจะย้ายไปยังคำถามถัดไปโดยอัตโนมัติ
บทเรียนเรื่องการบริหารเวลา
หลังจากที่ได้ศึกษาประสบการณ์การสอนการบริหารเวลาให้กับหลายๆ คนแล้ว เราก็ได้ข้อสรุปว่า พื้นฐานดังที่เราได้กล่าวไปแล้วนั้น คุณสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตัวเอง หลังจากแนะนำการปรับเปลี่ยนบางอย่างและปรับเนื้อหาสำหรับการศึกษาด้วยตนเองเพิ่มเติม เราได้เตรียมชุดบทเรียนที่มุ่งพัฒนาความสามารถที่เป็นประโยชน์สำหรับการเรียนรู้ทักษะนี้อย่างเต็มที่ ด้านล่างนี้เป็นคำอธิบายโดยย่อของแต่ละบทเรียน:
จุดประสงค์ของบทเรียนนี้คือเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจคุณลักษณะและความแตกต่างของการบริหารเวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตลอดจนเข้าใจและรู้สึกในระดับลึกว่าการจัดเวลาอย่างมีประสิทธิผลของคุณสามารถมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างไร ช่วยพัฒนา ศักยภาพของบุคลิกภาพของคุณและส่งผลดีต่อชีวิตโดยรวม
บทเรียนจะกล่าวถึงประเด็นต่างๆ เช่น เป้าหมายของการบริหารเวลาและข้อกำหนดเบื้องต้น ขั้นตอนหลักและคุณลักษณะของกระบวนการนี้ นอกจากนี้คุณจะได้เรียนรู้เคล็ดลับมากมายในการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลและจะสามารถเลือกเคล็ดลับที่เหมาะกับคุณโดยเฉพาะได้
ดังที่คุณทราบ การกระทำของมนุษย์เกี่ยวข้องโดยตรงกับการที่เขาใช้เวลาระยะหนึ่งในการทำให้เสร็จ และหากข้อมูลจากบทเรียนแรกจะสอนวิธีกำหนดและบันทึกค่าใช้จ่ายด้านเวลาและเข้าใจโครงสร้างการกระจายทรัพยากรเวลาความรู้ที่คุณจะได้รับจากที่นี่จะช่วยให้คุณเรียนรู้ที่จะแยกสิ่งที่คุณต้องใช้เวลา จากสิ่งที่คุณไม่ต้องการ
ที่นี่เราจะพูดถึงกระบวนการตั้งเป้าหมาย: คุณจะได้เรียนรู้ที่จะกำหนดเป้าหมายที่แท้จริงและงานรองซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ที่จะช่วยให้คุณกำจัดเวลาที่สูญเปล่าและแม้แต่ความพยายามเพียงเล็กน้อยก็จะทำให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุด ผลลัพธ์.
การบรรลุผลใดๆ ก็ตามนั้นเป็นกระบวนการที่มีลักษณะและคุณลักษณะเฉพาะของตัวเองอยู่เสมอ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการกระทำทั้งหมดไม่ได้ผล คุณต้องมองเห็นมุมมอง คำนวณขั้นตอน และจัดลำดับความสำคัญได้ การมีเป้าหมายหมายถึงมีแผนที่จะบรรลุเป้าหมาย บทเรียนนี้เน้นไปที่คำถามเหล่านี้และคำถามที่น่าสนใจอื่นๆ
จากนั้นคุณจะได้เรียนรู้ว่ากระบวนการวางแผนงานคืออะไร มีวิธีการใดในการจัดลำดับความสำคัญ และคุณจะคุ้นเคยกับเทคนิคที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการจัดทำแผนและรายการ นอกจากนี้ คุณจะได้เรียนรู้หลักการสำคัญหลายประการที่จะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีประหยัดเวลา ปรับปรุงผลลัพธ์ของคุณ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดมากมายที่มักเกิดขึ้นกับผู้ที่ดำเนินตามแนวทางการบริหารเวลาที่เหมาะสม
แม้ว่าแนวคิดเรื่อง "การบริหารเวลา" จะเข้ามาในภาษารัสเซียเมื่อไม่นานมานี้ แต่ความจริงในการจัดเวลาส่วนตัวเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและเพิ่มผลผลิตได้รับความสนใจจากบุคคลสำคัญหลายคน บางทีนี่อาจเป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาจึงสามารถบรรลุความสำเร็จที่สำคัญได้ เพราะความสามารถของบุคคลในการรับมือกับทุกเรื่อง ทำงานหนักและมีประสิทธิภาพในทุกสถานการณ์ และการได้รับชัยชนะมักขึ้นอยู่กับความสามารถในการจัดการทรัพยากรหลัก - เวลา
ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งทุกคนวางแผนงานของตนเอง (ศิลปิน นักเขียน นักการเมือง - มีชื่อเสียงและไม่เป็นเช่นนั้น) แต่ผู้สร้างไม่ใช่กิจวัตรประจำวันที่เป็นสากล แต่หนึ่งในระบบการจัดการเวลาที่ครอบคลุมระบบแรก ๆ คือ B. Franklin เขาแสดงให้เห็นด้วยตัวอย่างของเขาเองว่าการกำหนดเป้าหมายและพัฒนาแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นสำคัญเพียงใด บทเรียนนี้จะกล่าวถึงระบบการบริหารเวลาของเขาและระบบการบริหารเวลาที่เป็นกรรมสิทธิ์อื่นๆ ซึ่งผสมผสานหลักการกำหนดเป้าหมาย การวางแผน และแรงจูงใจเข้าด้วยกัน
A. Herzen เขียนว่า: “ทฤษฎีเป็นแรงบันดาลใจให้เกิดความเชื่อมั่น ตัวอย่างเป็นตัวกำหนดแนวทางปฏิบัติ” ในความเป็นจริง ระบบการบริหารเวลา บทที่ 4 พื้นฐานของการตั้งเป้าหมาย บทที่ 2 และการวางแผน บทที่ 3 ซึ่งเป็นองค์ประกอบหลักของการบริหารเวลา คงไม่มีอะไรมากไปกว่าองค์ประกอบของทฤษฎีที่สอดคล้องกัน หากไม่ได้รับการเสริมด้วยเครื่องมือด้านระเบียบวิธีและการปฏิบัติทั่วไปที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ อยู่ในกรอบของเทคนิคเฉพาะบุคคล การติดตามและนำไปใช้ในชีวิตประจำวัน ทุกคนจะไม่เพียงแต่ได้รับความรู้ที่เป็นประโยชน์เท่านั้น แต่ยังสร้างระบบของตนเองในการกำหนด ประเมิน และดำเนินการตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์อีกด้วย
คำแนะนำ เคล็ดลับ เทคนิค เทคนิค ตลอดจนบริการและโปรแกรมการบริหารเวลาที่รวบรวมในบทเรียนนี้นำมาจากแหล่งต่างๆ แต่เป็นเครื่องมือสากลและมีประโยชน์เท่าเทียมกันทั้งในแง่ของการบริหารเวลาและเพื่อการพัฒนาตนเองโดยทั่วไป: ตนเอง การฝึกอบรมวินัย อุปนิสัย ทัศนคติต่อลำดับความสำคัญของชีวิตและเป้าหมาย
วิธีการเรียน?
บทเรียนทั้งหมดของเรามีคุณสมบัติที่สำคัญอย่างหนึ่ง - บทเรียนเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่ใครๆ ก็สามารถนำไปใช้ได้ แต่คุณต้องจำไว้อย่างแน่นอนว่าคุณเชี่ยวชาญเนื้อหาได้ดีแค่ไหนนั้นขึ้นอยู่กับทัศนคติของคุณเป็นอย่างมาก หากคุณปฏิบัติต่อสิ่งนี้อย่างไม่ใส่ใจจากตำแหน่ง“ หากถึงเวลาฉันก็จะทำแน่นอน” ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะปานกลางโดยสิ้นเชิงหากเลย แต่ถ้าคุณเข้าใกล้การศึกษาเนื้อหาด้วยความรับผิดชอบอย่างเต็มที่และเข้าใจถึงความสำคัญของสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ ผลลัพธ์ที่ได้คือการเติบโตส่วนบุคคลของคุณอย่างรวดเร็วและลักษณะส่วนบุคคลที่เพิ่มขึ้นทั้งหมด ไม่ต้องพูดถึงความจริงที่ว่าคุณจะได้เรียนรู้ที่จะจัดการ เวลาของคุณอย่างสมบูรณ์แบบ
เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการฝึกอบรม เราขอแนะนำให้คุณศึกษาบทเรียนหนึ่งบททุกๆ สองวัน ในวันแรกคุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับบทเรียน และในวันที่สอง คุณจะใช้สิ่งที่คุณได้เรียนรู้ตลอดทั้งวัน โดยใช้เทคนิคใหม่ ๆ ในแต่ละครั้งและผสมผสานเข้าด้วยกัน โดยรวมแล้วหลักสูตรทั้งหมดจะใช้เวลาประมาณสิบวัน แต่สิ่งสำคัญคือเมื่อเข้ารับการฝึกอบรมแล้ว คุณไม่ควรขาดเรียนไม่ว่าในกรณีใด มอบหมายหน้าที่ให้ตัวเองเรียนจบหลักสูตรนี้ให้จบ สิ่งนี้เพียงอย่างเดียวจะกลายเป็นแนวทางการบริหารเวลาของคุณ และยิ่งไปกว่านั้น มันจะเริ่มพัฒนาคุณสมบัติในตัวคุณ เช่น ความมุ่งมั่น ความมุ่งมั่น ความขยันหมั่นเพียร และความตรงต่อเวลา โปรดจำไว้ว่าทฤษฎีและการปฏิบัติเป็นสองด้านของเหรียญเดียวกัน นี่เป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถเรียนรู้สิ่งที่คุณต้องการได้ และนี่คือวิธีเดียวที่คนที่ประสบความสำเร็จทุกคนสามารถทำได้ตลอดเวลา และอีกอย่างหนึ่ง: เตรียมสมุดจดและปากกาไว้ล่วงหน้า เพราะหากไม่มีสิ่งนี้ การวางแผนจะเป็นไปไม่ได้
วัสดุเพิ่มเติม
หนังสือเรื่องการบริหารเวลา
ในส่วนการอ่านเพิ่มเติมนี้ เราจะดูหนังสือยอดนิยมบางเล่มในหัวข้อการบริหารเวลา แต่ละชุดประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ คำแนะนำและแนวทางปฏิบัติ เทคนิคและเทคนิคที่มีประสิทธิภาพสำหรับการบริหารเวลา บางส่วนเขียนโดยนักเขียนมืออาชีพและไม่เพียงแต่ได้รับอำนาจจากผู้อ่านชาวรัสเซียเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้อ่านจากทั่วทุกมุมโลกด้วย คนอื่น ๆ ได้รับการตีพิมพ์ค่อนข้างเร็ว ๆ นี้และผู้แต่งของพวกเขายังไม่มีชื่อเสียงมากนัก แต่ก็สมควรได้รับความสนใจอย่างไม่ต้องสงสัย หนังสือทุกเล่มที่กล่าวถึงจะเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับการฝึกอบรมของเรา
จะตอบคำถามสัมภาษณ์ต่อไปนี้อย่างไร: คุณจัดการเวลาของคุณอย่างไร? คุณวางแผนวันทำงานของคุณอย่างไร? คุณใช้เทคนิคและวิธีการใดในการวางแผน? ยกตัวอย่างวิธีที่คุณใช้ทักษะการบริหารเวลาเพื่อทำงานให้สำเร็จ
คุณจะพบคำตอบทั้งหมดสำหรับคำถามเหล่านี้โดยการอ่านบทความนี้
การบริหารเวลาคืออะไร?
การบริหารเวลา- นี่คือชุดของความรู้ทักษะและความสามารถซึ่งทำให้บุคคลรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญวางแผนเวลาได้อย่างแม่นยำซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลในการจัดเวลาทำงาน
“จนกว่าคุณจะจัดการเวลาได้ คุณจะจัดการอย่างอื่นไม่ได้”
- ความสมบูรณ์แบบ
- การผัดวันประกันพรุ่ง
- ขาดความรู้
- ขาดเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็น
1. ความสมบูรณ์แบบทำให้ยากมากที่จะทำงานให้เสร็จทันเวลา หลายคนเชื่อว่าคุณภาพนี้เป็นจุดแข็ง แต่เป็นความปรารถนาอย่างต่อเนื่องเพื่อความสมบูรณ์แบบและความไม่พอใจกับผลลัพธ์ที่ได้รับซึ่งเป็นหนึ่งในเหตุผลของการใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ การค้นหาโอกาสในการยอมรับผลลัพธ์ที่ "จริง" แทนที่จะเป็น "อุดมคติ" จะช่วยประหยัดทรัพยากรที่สำคัญสำหรับสิ่งอื่นได้ มีสำนวน: "ลัทธิพอใจ แต่สิ่งดีเลิศเป็นสิ่งชั่วร้าย" แน่นอนว่าทั้งหมดนี้ค่อนข้างสัมพันธ์กันและในแต่ละสถานการณ์ลักษณะบุคลิกภาพนี้สามารถประเมินได้แตกต่างกันอย่างไรก็ตามภายในกรอบการบริหารเวลาอย่างไม่ต้องสงสัย: ความสมบูรณ์แบบคือความชั่วร้าย!
2. การผัดวันประกันพรุ่ง- การเลื่อนงานออกไปอย่างต่อเนื่องจนไม่เต็มใจที่จะปฏิบัติหน้าที่บางอย่าง คำว่า "พรุ่งนี้" ครอบงำคำศัพท์ของพนักงานที่ผัดวันประกันพรุ่ง สตีฟ จ็อบส์ พูดได้ดีเกี่ยวกับคนประเภทนี้ว่า “คนยากจน ไม่ประสบความสำเร็จ ไม่มีความสุข และไม่แข็งแรง คือคนที่มักใช้คำว่า “พรุ่งนี้”
ฉันไม่สามารถช่วยคุณจากการชอบความสมบูรณ์แบบและการผัดวันประกันพรุ่งได้ เป้าหมายของฉันคือการให้ความรู้ จัดหาเทคนิคและวิธีการที่ดีที่สุด และแนะนำให้คุณรู้จักกับแหล่งข้อมูลและเครื่องมือสำหรับการเรียนรู้ทักษะการบริหารเวลา ไม่ว่าคุณจะใช้ข้อมูลที่ได้รับหรือไม่ก็ตาม ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป
ก่อนอื่น ฉันขอแนะนำให้คุณพิจารณาทักษะการบริหารเวลาของคุณ ผ่าน
ความไม่สอดคล้องกันของการรับรู้อยู่ที่ข้อเท็จจริงที่ว่า ในด้านหนึ่ง เราไม่สามารถควบคุมเวลาได้เช่นนั้น ท้ายที่สุดแล้ว ถึงเวลาที่เราไม่สามารถควบคุมได้ และดูเหมือนว่าถึงเวลาที่ควบคุมเรา และเราควบคุมมันไม่ได้ เราคุ้นเคยกับการรับรู้เวลาว่าเป็นสิ่งนิรันดร์และไร้ขีดจำกัด ดูเหมือนว่าจะมีจำนวนมากอยู่เสมอ ในทางกลับกัน เวลาถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดอย่างหนึ่งที่เราทุกคนมี สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเวลามีขีดจำกัดของตัวเอง ทุกๆ วันเป็นภาชนะที่มีความสามารถบางอย่างที่คุณเติมเต็มด้วยสิ่งที่ต้องทำ คุณสามารถเติมเต็มด้วยสิ่งที่ไร้ประโยชน์หรือเติมเต็มด้วยสิ่งที่เหมาะกับงานของคุณและนำคุณไปสู่เป้าหมายสุดท้าย
เราสามารถควบคุมตนเองได้ วิธีวางแผนวันของเรา และวิธีที่เราใช้เวลาทำงาน การใช้ทรัพยากรนี้อย่างชาญฉลาด มีประสิทธิผล และประหยัดเป็นส่วนสำคัญของการประเมินผลของพนักงาน
ประสิทธิภาพด้านเวลาสามารถทำได้สองวิธี:
- บรรลุผลลัพธ์ที่มีความหมายด้วยการประหยัดเวลา ซึ่งหมายความว่าคุณรู้วิธีทำงานให้สำเร็จโดยใช้เวลาน้อยที่สุด
- การวางแผนเวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดจำนวนและปริมาณงานที่คุณทำ
ในบทความนี้ ฉันได้รวบรวมเทคนิคการบริหารเวลาที่ดีที่สุดหกประการ ด้วยความช่วยเหลือเหล่านี้ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะวางแผนและควบคุมงานสำคัญของคุณในแต่ละวันได้
วิธีการเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาของคุณ?
6 วิธีบริหารเวลาที่ดีที่สุด:
- หลักการพาเรโต
- ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์
- แผนที่ความคิด
- พีระมิดของแฟรงคลิน
- วิธีเอบีซีดี
- กินกบก่อน
1. หลักการพาเรโต
หลักการพาเรโตระบุว่า สาเหตุ ความพยายาม และการลงทุนส่วนน้อยมีส่วนรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ส่วนใหญ่ หลักการนี้จัดทำขึ้นโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี วิลเฟรโด ปาเรโต ในปี พ.ศ. 2440 และนับตั้งแต่นั้นมาก็ได้รับการยืนยันจากการวิจัยเชิงปริมาณในด้านต่างๆ ของชีวิต:
ความพยายาม 20% ก่อให้เกิดผลลัพธ์ 80%
หลักการพาเรโตในด้านการบริหารเวลาสามารถกำหนดได้ดังนี้: ความพยายามและเวลาประมาณ 20% ก็เพียงพอที่จะได้รับผลลัพธ์ 80%
คุณจะทราบได้อย่างไรว่าความพยายามใดเพียงพอที่จะใช้จ่ายเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี? ลองนึกภาพว่าคุณกำลังมองหาคำตอบสำหรับคำถามที่คุณสนใจในหนังสือ ตามหลักการที่อยู่ระหว่างการพิจารณา คุณจะพบ 80% ของข้อมูลที่คุณต้องการใน 20% ของข้อความ หากคุณรู้แน่ชัดว่าคุณสนใจอะไร คุณสามารถพลิกหนังสือได้อย่างรวดเร็วและอ่านเฉพาะหน้าแต่ละหน้าอย่างละเอียด วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาของคุณได้ถึง 80%
2. ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์
นี่อาจเป็นแนวคิดการบริหารเวลาที่มีชื่อเสียงที่สุดในปัจจุบัน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ เทคนิคนี้สร้างขึ้นโดยนายพลดไวต์ ไอเซนฮาวร์ชาวอเมริกัน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงสิ่งต่าง ๆ ได้ทั้งตามความเร่งด่วนและความสำคัญของมัน ทุกคนเข้าใจดีว่าสามารถทำได้ในจำนวนจำกัดในช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น บางครั้งโดยไม่ประนีประนอมกับงานเพียงอันเดียว และทุกครั้งที่เราต้องตัดสินใจว่าอันไหนกันแน่? ประธานาธิบดีอเมริกัน ดไวต์ ไอเซนฮาวร์ เคยจัดกิจการของเขาออกเป็นหมวดหมู่ที่สำคัญหลายประเภทในการวางแผนกิจการของเขา
ตามที่เรียกว่าเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ จำเป็นต้องจำแนกแต่ละกรณีให้เป็นหนึ่งในสี่ประเภทที่ระบุในแผนภาพ
ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์
ความสำคัญของงานจะพิจารณาจากผลลัพธ์ของการดำเนินการที่ส่งผลต่อธุรกิจของคุณมากน้อยเพียงใด และความเร่งด่วนถูกกำหนดโดยปัจจัยสองประการในเวลาเดียวกัน ประการแรก จะต้องทำให้งานนี้สำเร็จเร็วเพียงใด และประการที่สอง ความสำเร็จของงานนี้เชื่อมโยงกับวันที่และเวลาที่กำหนดหรือไม่ ความสำคัญและความเร่งด่วนเมื่อพิจารณาร่วมกันนั้นมีอิทธิพลต่อการจัดลำดับความสำคัญ
มาดูกันดีกว่าว่าเคสใดบ้างที่สามารถแบ่งได้เป็นสี่ประเภทแต่ละประเภท
ประเภทที่ 1 “สำคัญและเร่งด่วน”
สิ่งเหล่านี้คือเรื่องที่หากไม่ดำเนินการให้เสร็จสิ้นตรงเวลา จะส่งผลให้เกิดความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อธุรกิจของคุณ (เช่น การต่ออายุใบอนุญาต การยื่นรายงานภาษี ฯลฯ) ส่วนแบ่งบางส่วนของกรณีดังกล่าวจะเกิดขึ้นในชีวิตของทุกคนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการเตรียมการล่วงหน้า (เรื่องประเภทที่ 2 “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน”) วิกฤติต่างๆ มากมายสามารถป้องกันได้ (เช่น โดยการศึกษากฎหมาย การพัฒนาความสัมพันธ์อันดีกับผู้มีอิทธิพล)
สิ่งเหล่านี้อาจเป็นโครงการที่มีกำหนดเวลาหรือเหตุฉุกเฉินก็ได้ เช่น การไปพบแพทย์เนื่องจากปัญหาสุขภาพ การส่งบทความลงวารสารตามกำหนดเวลาที่เข้มงวด หรือการทำรายงานผลการศึกษา เราไม่มีทางเลือกที่นี่ งานกลุ่มนี้ก็ต้องทำให้เสร็จสักที มิฉะนั้นจะเกิดปัญหาร้ายแรง
แบบที่ 2 “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน”
สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่มุ่งเน้นไปที่อนาคต: การฝึกอบรม การศึกษาด้านที่มีแนวโน้มในการพัฒนาธุรกิจ การปรับปรุงอุปกรณ์ การฟื้นฟูสุขภาพและประสิทธิภาพ สิ่งที่นำไปสู่เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ เช่น เรียนภาษาต่างประเทศเพื่อย้ายไปทำงานในองค์กรอื่นที่มีแนวโน้มดีกว่า แต่ยังเป็นการป้องกันปัญหาด้วย การรักษารูปร่างให้อยู่ในสภาพดี น่าเสียดายที่เรามักละเลยเรื่องดังกล่าวและให้ความสำคัญกับปณิธานของเรื่องเหล่านั้น เป็นผลให้ไม่เคยเรียนรู้ภาษารายได้ไม่เติบโต แต่ลดลงสุขภาพตกอยู่ในอันตรายเรื่องเหล่านี้มีคุณสมบัติที่น่าสนใจ - หากพวกเขาถูกละเลยเป็นเวลานานก็จะกลายเป็นเรื่องสำคัญ - เร่งด่วน ท้ายที่สุดถ้าคุณไม่ไปพบทันตแพทย์อย่างน้อยปีละครั้ง การไปพบทันตแพทย์อย่างเร่งด่วนไม่ช้าก็เร็วจะหลีกเลี่ยงไม่ได้
แบบที่ 3 “ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน”
หลายสิ่งเหล่านี้ไม่ได้เพิ่มคุณค่าให้กับชีวิตของคุณมากนัก เราทำสิ่งเหล่านั้นเพียงเพราะมันเกิดขึ้นกับเรา (การสนทนาทางโทรศัพท์เป็นเวลานานหรือศึกษาโฆษณาที่ส่งทางไปรษณีย์) หรือไม่ติดเป็นนิสัย (เยี่ยมชมนิทรรศการที่ไม่มีอะไรใหม่อีกต่อไป) กิจวัตรประจำวันแบบเดิมๆ ที่กินเวลาและพลังงานไปมาก
ประเภทที่ 4 “ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน”
วิธีต่างๆ ในการ “ฆ่าเวลา” เหล่านี้ ได้แก่ การใช้แอลกอฮอล์ในทางที่ผิด “การอ่านหนังสือเบาๆ” การชมภาพยนตร์ ฯลฯ เรามักจะหันไปใช้วิธีนี้เมื่อเราไม่มีแรงเหลือในการทำงานอย่างมีประสิทธิผล (อย่าสับสนกับการพักผ่อนที่แท้จริง และการสื่อสารกับคนที่คุณรักและเพื่อนฝูง - เรื่องสำคัญมาก) นี่คือ "ผีเสื้อกลางคืน" ที่กินเวลาของเรา
ในขณะที่คุณมุ่งมั่นเพื่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องพยายามทำสิ่งที่คุณระบุว่า "สำคัญ" ให้สำเร็จ อันดับแรกคือ "เร่งด่วน" (ประเภทที่ 1) และ "ไม่เร่งด่วน" (ประเภทที่ 2) เวลาที่เหลือสามารถอุทิศให้กับเรื่องที่ “เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ” (ประเภทที่ 3) ได้
ต้องเน้นย้ำว่าควรใช้เวลาทำงานส่วนใหญ่ของพนักงานในเรื่องที่ "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน" (ประเภท II) จากนั้นสถานการณ์วิกฤติต่างๆ จะถูกป้องกัน และการเกิดขึ้นของโอกาสในการพัฒนาธุรกิจใหม่ๆ จะไม่เป็นสิ่งที่คาดไม่ถึงอีกต่อไป
เมื่อคุณเริ่มใช้ระบบนี้ในการจัดลำดับความสำคัญ คุณอาจต้องการจัดหมวดหมู่หลายรายการเหล่านี้ว่า "สำคัญ" อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณมีประสบการณ์มากขึ้น คุณจะเริ่มประเมินความสำคัญของเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้แม่นยำมากขึ้น จะใช้เวลาสักระยะในการเรียนรู้วิธีใช้ระบบจัดลำดับความสำคัญ ฉันจะหามันได้ที่ไหน? เป็นไปได้มากว่าคุณจะจัดประเภทงานของการเรียนรู้เทคนิคการบริหารเวลาว่า "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน"
ในการแสดงออกโดยนัยของ Stephen Covey (ผู้เขียนหนังสือขายดีระดับสากล "The Seven Habits of Highly Effective People") คุณต้องหาเวลา "ลับเลื่อย" จากนั้นการเตรียมฟืนจะดำเนินการเร็วขึ้น
คำอุปมา
ชายคนหนึ่งเห็นคนตัดฟืนอยู่ในป่าด้วยความยากลำบากอย่างยิ่งในการตัดต้นไม้ด้วยขวานทื่อโดยสิ้นเชิง ชายคนนั้นถามเขาว่า:
- เรียน ทำไมคุณไม่ลับขวานล่ะ?
- ฉันไม่มีเวลาลับขวาน - ฉันต้องสับ! - คนตัดไม้คร่ำครวญ...
ดังนั้นคุณต้อง "สมัครใจ" จัดสรรเวลาจำนวนหนึ่งในการวางแผนกิจกรรมของคุณโดยปฏิเสธที่จะทำสิ่งที่สำคัญน้อยกว่า หากคุณสามารถทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้ทักษะใหม่ของคุณเพื่อเพิ่มเวลามากขึ้นในครั้งต่อไปและใช้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม ดังนั้น ด้วยความมุ่งมั่นที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน คุณจะค่อยๆ มีเวลาว่างในการพัฒนาผลิตภาพส่วนบุคคลของคุณ
เกณฑ์ในการจัดลำดับความสำคัญ
โดยปกติแล้ว เมื่อประเมินความสำคัญของงานใดงานหนึ่ง เราจะพิจารณาถึงสิ่งสำคัญเป็นอันดับแรกคือสิ่งที่ต้องทำอย่างเร่งด่วน (หรือ "เมื่อวาน") การสั่งสมงานที่ไม่ได้รับการตอบสนองและคำมั่นสัญญาจะสร้างปัญหาให้กับบริษัทของคุณ และยังสร้างความรู้สึกไม่พึงประสงค์เป็นการส่วนตัวอีกด้วย มันเป็นเรื่อง "เร่งด่วน" ที่เราพยายามจัดการก่อน แต่ความเร่งด่วนไม่ควรเป็นปัจจัยเดียวในการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำและกำหนดลำดับที่ควรทำให้เสร็จ
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าแม้ทำ (หรือไม่ทำ) เรื่องเร่งด่วนหลายๆ เรื่องจะไม่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณมากนัก แต่ก็มีเรื่องที่ไม่เร่งด่วนอีกมากมายที่สามารถวางรากฐานสำหรับความสำเร็จในอนาคตได้ ดังนั้นนอกเหนือจากความเร่งด่วนแล้วยังจำเป็นต้องพิจารณาว่าเรื่องนี้หรือเรื่องนั้นมีผลกระทบต่อความสำเร็จของธุรกิจมากน้อยเพียงใด กล่าวคือ เพื่อกำหนดและคำนึงถึงความสำคัญของธุรกิจ
3. แผนที่ความคิด
นี่คือพัฒนาการของ Tony Buzan นักเขียน อาจารย์ และที่ปรึกษาที่มีชื่อเสียงด้านสติปัญญา จิตวิทยาการเรียนรู้ และปัญหาการคิด นอกจากนี้ยังมีคำแปลของวลี "แผนที่ความคิด" เช่น "แผนที่จิต", "แผนที่ทางจิต", "แผนที่ความคิด"
แผนที่ความคิดเป็นวิธีการที่ช่วยให้คุณ:
จัดโครงสร้างและประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
คิดโดยใช้ศักยภาพที่สร้างสรรค์และสติปัญญาของคุณ
นี่เป็นเครื่องมือที่สวยงามมากสำหรับการแก้ปัญหา เช่น การนำเสนอ การตัดสินใจ การวางแผนเวลา การจดจำข้อมูลจำนวนมาก การระดมความคิด การวิเคราะห์ตนเอง การพัฒนาโครงการที่ซับซ้อน การฝึกอบรมส่วนบุคคล การพัฒนา ฯลฯ
การใช้งาน:
1. การนำเสนอ:
คุณให้ข้อมูลเพิ่มเติมโดยใช้เวลาน้อยลงในขณะที่คุณเข้าใจและจดจำได้ดีขึ้น
จัดการประชุมทางธุรกิจและการเจรจา
2. การวางแผน:
การบริหารเวลา: วางแผนเป็นวัน สัปดาห์ เดือน ปี...;
การพัฒนาโครงการที่ซับซ้อน ธุรกิจใหม่...
3. การระดมความคิด:
การสร้างความคิด ความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ
การแก้ปัญหาที่ซับซ้อนร่วมกัน
4. การตัดสินใจ:
วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนของข้อดีและข้อเสียทั้งหมด
การตัดสินใจที่สมดุลและรอบคอบมากขึ้น
4. พีระมิดของแฟรงคลิน
นี่คือระบบการวางแผนสำเร็จรูปที่ช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างถูกต้องและบรรลุเป้าหมาย เบนจามิน แฟรงคลิน (ค.ศ. 1706-1790) - อเมริกัน รดน้ำ นักเคลื่อนไหว B. Franklin โดดเด่นด้วยความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการทำงานและความรู้สึกมีจุดมุ่งหมายที่เป็นเอกลักษณ์ เมื่ออายุยี่สิบปี เขาวางแผนที่จะบรรลุเป้าหมายไปตลอดชีวิต ตลอดชีวิตเขาปฏิบัติตามแผนนี้ วางแผนอย่างชัดเจนทุกวัน แผนการของเขาในการบรรลุเป้าหมายเรียกว่า "พีระมิดแฟรงคลิน" และมีลักษณะดังนี้:
1. รากฐานของปิรามิดคือคุณค่าชีวิตหลัก คุณสามารถพูดได้ว่านี่คือคำตอบของคำถาม: “คุณมาสู่โลกนี้ด้วยภารกิจอะไร” คุณอยากได้อะไรจากชีวิต? คุณอยากจะทิ้งร่องรอยอะไรไว้บนโลกเอาไว้? มีความเห็นว่ามีคนบนโลกนี้ไม่ถึง 1% ที่จะคิดเรื่องนี้อย่างจริงจัง กล่าวอีกนัยหนึ่ง นี่คือเวกเตอร์ของทิศทางไปสู่ความฝันของคุณ
2. ตามคุณค่าของชีวิต ทุกคนตั้งเป้าหมายระดับโลกสำหรับตนเอง ชีวิตนี้เขาอยากเป็นใคร เขาวางแผนจะทำอะไรให้สำเร็จ?
3. แผนแม่บทในการบรรลุเป้าหมายคือการกำหนดเป้าหมายระดับกลางที่เฉพาะเจาะจงในการบรรลุเป้าหมายระดับโลก
4. แผนหนึ่งสามห้าปีเรียกว่าระยะยาว การกำหนดกำหนดเวลาที่แน่นอนเป็นสิ่งสำคัญที่นี่
5. แผนหนึ่งเดือนและหนึ่งสัปดาห์เป็นแผนระยะสั้น ยิ่งใช้ความคิดมากเท่าไร ยิ่งวิเคราะห์และปรับเปลี่ยนบ่อยเท่าไร งานก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น
6. ประเด็นสุดท้ายในแง่ของการบรรลุเป้าหมายคือแผนสำหรับทุกวัน
5. วิธี ABCD
วิธี ABCD เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดลำดับความสำคัญของงานที่คุณสามารถใช้ได้ทุกวัน วิธีนี้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากจนสามารถยกระดับคุณไปสู่อันดับคนที่มีประสิทธิผลและมีประสิทธิผลมากที่สุดในสาขากิจกรรมของคุณได้หากใช้อย่างสม่ำเสมอและมีความสามารถ
จุดแข็งของวิธีนี้คือความเรียบง่าย นี่คือวิธีการทำงาน คุณเริ่มต้นด้วยการเขียนรายการสิ่งที่คุณต้องทำในช่วงวันที่จะมาถึง คิดบนกระดาษ
หลังจากนั้น คุณใส่ตัวอักษร A, B, C, D หรือ D ที่ด้านหน้าของแต่ละรายการในรายการของคุณ
ปัญหาประเภท "A"ถูกกำหนดให้เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในช่วงเวลาหนึ่ง สิ่งที่คุณต้องทำหรือเสี่ยงต่อผลที่ตามมาร้ายแรง งานประเภท A อาจเป็นการไปเยี่ยมลูกค้าคนสำคัญหรือเขียนรายงานให้เจ้านายของคุณ งานเหล่านี้เป็นตัวแทนของ "กบ" ที่แท้จริงและเป็นผู้ใหญ่ในชีวิตของคุณ
หากคุณมีงาน "A" มากกว่าหนึ่งงานต่อหน้าคุณ คุณจะจัดลำดับความสำคัญของงานเหล่านั้นโดยติดป้ายกำกับว่า A-1, A-2, A-3 ฯลฯ งาน A-1 เป็น "กบ" ที่ใหญ่ที่สุดและน่าเกลียดที่สุดของ ทั้งหมดที่คุณต้องจัดการ
ปัญหาประเภท "B"ถูกกำหนดให้เป็นสิ่งที่คุณควรทำ อย่างไรก็ตาม ผลที่ตามมาในกรณีของการดำเนินการหรือไม่ปฏิบัติตามนั้นค่อนข้างเล็กน้อย งานดังกล่าวไม่มีอะไรมากไปกว่า "ลูกอ๊อด" ในชีวิตของคุณ ซึ่งหมายความว่าถ้าคุณไม่ทำงานที่เหมาะสม บางคนจะไม่พอใจหรือเสียเปรียบ แต่อย่างไรก็ตาม ระดับความสำคัญของงานเหล่านี้ไม่ได้ใกล้เคียงกับระดับของงาน "A" การโทรเกี่ยวกับเรื่องที่ไม่เร่งด่วนหรือการตรวจสอบอีเมลที่ค้างอยู่อาจถือเป็นสาระสำคัญของงานประเภท B
กฎที่คุณควรปฏิบัติตามคือ: ห้ามเริ่มงาน Type B ขณะที่คุณยังมีงาน A ที่ยังทำไม่เสร็จ อย่าปล่อยให้ "ลูกอ๊อด" กวนใจคุณในขณะที่ "กบ" ตัวใหญ่กำลังรอชะตากรรมที่จะถูกกิน!
ปัญหาประเภท "B"กำหนดไว้ว่าเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างยิ่ง แต่ไม่ควรคาดหวังผลที่ตามมาไม่ว่าคุณจะทำหรือไม่ก็ตาม งานประเภท B อาจเป็นการโทรหาเพื่อน ดื่มกาแฟ รับประทานอาหารกลางวันกับเพื่อนร่วมงาน หรือทำธุรกิจส่วนตัวในช่วงเวลาทำงาน “เหตุการณ์” ประเภทนี้ไม่มีผลกระทบต่องานของคุณเลย
ปัญหาประเภท "G"ถือเป็นงานที่คุณสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นได้ กฎในกรณีนี้คือ คุณควรมอบหมายทุกอย่างที่พวกเขาสามารถทำได้ให้กับผู้อื่น ซึ่งจะเป็นการทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการทำงานประเภท A ที่คุณและมีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้
ปัญหาประเภท "D"แสดงถึงงานที่สามารถลบออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณได้อย่างสมบูรณ์ นี่อาจเป็นงานที่เคยสำคัญ แต่ตอนนี้ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปแล้ว ทั้งสำหรับคุณและคนอื่นๆ บ่อยครั้งนี่เป็นงานที่คุณทำวันแล้ววันเล่า ไม่ว่าจะทำจนเป็นนิสัยหรือเพราะคุณรู้สึกสนุกที่ได้ทำมัน
หลังจากที่คุณได้สมัครแล้ว วิธีเอบีซีดีในรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณ คุณได้จัดระเบียบงานของคุณอย่างสมบูรณ์และกำหนดขั้นตอนสำหรับงานที่สำคัญกว่าให้เสร็จเร็วขึ้น
เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับวิธี ABCD ที่จะได้ผลสำหรับคุณคือการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้: เริ่มงาน A-1 โดยไม่ชักช้าแล้วจึงทำงานจนเสร็จสมบูรณ์ใช้ความมุ่งมั่นของคุณเพื่อเริ่มต้นและทำงานต่อในงานที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณในขณะนี้ จับ "กบ" ที่ใหญ่ที่สุดของคุณแล้ว "กิน" โดยไม่หยุดจนคำสุดท้าย
ความสามารถในการวิเคราะห์รายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันและไฮไลต์งาน A-1 จะทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นในการบรรลุความสำเร็จอันยิ่งใหญ่อย่างแท้จริงในกิจกรรมของคุณ จะเพิ่มความนับถือตนเอง เติมความเคารพตนเองและความรู้สึก ภูมิใจในความสำเร็จของคุณ
เมื่อคุณมีนิสัยชอบมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญที่สุดของคุณอย่างเต็มที่ เช่น ภารกิจ A-1 หรืออีกนัยหนึ่งคือ การกิน "กบ" ตัวหลัก คุณจะได้เรียนรู้ที่ต้องทำสองครั้งหรือสามเท่า มากเท่ากับคนรอบข้าง คุณ.
6. กินกบก่อน
เปลี่ยนจากยากไปง่าย
คุณคงเคยได้ยินคำถามนี้: "คุณจะกินช้างได้อย่างไร" แน่นอนว่าคำตอบคือ “ทีละชิ้น” คุณจะกิน “กบ” ที่ใหญ่ที่สุดและน่ารังเกียจที่สุดอย่างไร? ในทำนองเดียวกัน: คุณจะต้องแบ่งย่อยออกเป็นการดำเนินการทีละขั้นตอนและเริ่มจากขั้นตอนแรก
เริ่มต้นวันทำงานของคุณด้วยงานที่ยากที่สุดและทำมันให้เสร็จโดยเร็วที่สุด มันจะช่วยให้คุณตระหนักว่าคุณยังมีอีกมากที่ต้องทำ และเวลาในวันทำงานของคุณมีจำกัด การทำสิ่งที่ยากที่สุดก่อนจะทำให้คุณรู้สึกพึงพอใจอย่างมาก ใช้กฎนี้ทุกวันแล้วคุณจะเห็นว่าคุณได้รับพลังงานมากแค่ไหนและวันทำงานของคุณผ่านไปอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด การเลื่อนงานที่มีปัญหาอย่างต่อเนื่องไปจนถึงสิ้นวันหมายความว่าคุณจะยังคงคิดเกี่ยวกับงานนี้ตลอดทั้งวัน และสิ่งนี้จะทำให้คุณไม่สามารถมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นได้! กินกบก่อนแล้วค่อยกินช้างทีละชิ้น!
เครื่องมือการวางแผนเวลา
วางแผนทุกวันล่วงหน้า
เราเคลื่อนไหวผ่านการวางแผน
อนาคตสู่ปัจจุบันและด้วยเหตุนี้เราจึงมี
โอกาสที่จะทำบางสิ่งบางอย่าง
เกี่ยวกับเขาแล้วตอนนี้
อลัน ลาคิน
“นักวางแผน” รุ่นหลัก
เทคโนโลยีและวิธีการจัดเวลาทำงานที่เป็นที่รู้จักในปัจจุบันสามารถแบ่งออกเป็นหลายรุ่น - ความแตกต่างอยู่ที่หลักการของการบันทึกข้อมูลและเทคโนโลยีการใช้งาน
จนถึงศตวรรษที่ 20 การวางแผนเวลาทำงานดำเนินการโดยใช้วิธีการดั้งเดิม เช่น บันทึกช่วยจำ รายการสิ่งที่ต้องทำ ฯลฯ ในช่วงต้นศตวรรษที่ผ่านมา พร้อมด้วยการพัฒนาธุรกิจ เครื่องมือใหม่ๆ แพร่หลายซึ่งทำให้ผู้จัดการง่ายขึ้น เพื่อวางแผนเวลา
แนวคิดในการปรับปฏิทินครัวเรือนสำหรับงานในสำนักงานเกิดขึ้นในศตวรรษที่ 19 และปรากฏเป็นรูปปฏิทินตั้งโต๊ะในปี พ.ศ. 2413 ในแต่ละวันจะมีการจัดสรรปฏิทินหนึ่งหน้าโดยระบุวันที่ วัน เดือน และปี การมีพื้นที่ว่างสำหรับบันทึกทำให้สามารถจดบันทึกที่จำเป็นได้ เช่น การเจรจา การประชุม ค่าใช้จ่าย การประชุม เป็นเวลาเกือบศตวรรษแล้วที่ปฏิทินตั้งโต๊ะเป็นเครื่องมือหลักในการวางแผนเวลาสำหรับผู้จัดการ
ผลลัพธ์ของการปรับปรุงปฏิทินตั้งโต๊ะคือไดอารี่และสมุดวางแผนรายสัปดาห์ ไดอารี่เป็นปฏิทินแบบหลวมๆ ที่ต่อเนื่องกันในรูปแบบของสมุดบันทึกที่สะดวกในรูปแบบต่างๆ คุณสามารถนำไดอารี่ติดตัวไปประชุมหรือเดินทางไปทำธุรกิจได้
วารสารรายสัปดาห์กลายเป็นเรื่องสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับผู้จัดการซึ่งสามารถวางแผนสัปดาห์และวันทำงาน ติดตามการปฏิบัติงานที่บันทึกไว้ วิเคราะห์เวลาที่ใช้ (เนื่องจากมีการแบ่งวันทำงานรายชั่วโมงปรากฏขึ้น) เพิ่มเติม ค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็ว (ตอนนี้แบ่งเป็น 52 สัปดาห์ ไม่ใช่ 365 วัน) ในยุค 80 ปฏิทินรายสัปดาห์เข้ามาแทนที่ปฏิทินตั้งโต๊ะและแพร่หลายมากจนกลายเป็นองค์ประกอบของรูปแบบธุรกิจขององค์กร
แนวคิดการออกแบบของการรวมปฏิทิน สมุดจด และสมุดโทรศัพท์ไว้ในเครื่องมือที่สะดวกชิ้นเดียวนั้นประสบความสำเร็จในปี 1921 ในรูปแบบของ "ผู้จัดงาน" (จากผู้จัดงานชาวอังกฤษ) การปรับปรุงเครื่องมือในเวลาต่อมาได้ดำเนินการโดยการเปลี่ยนรูปแบบ การออกแบบ คุณภาพกระดาษ และการตกแต่งภายนอก ในที่นี้ อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลและวิธีการทางเทคนิค (ปฏิทิน กระดาษจดบันทึก ที่อยู่และสมุดโทรศัพท์ ที่ใส่นามบัตร ปากกา เครื่องคิดเลขขนาดเล็ก) ถูกรวมไว้ในเครื่องมือเดียว ในขณะเดียวกันก็ไม่มีการจำแนกและจัดระบบบันทึกที่ชัดเจน
“ผู้จัดการเวลา” อันโด่งดังถูกสร้างขึ้นในเดนมาร์กในปี 1975 ใช้แนวคิดในการวางแผนผลลัพธ์ส่วนบุคคลแบบกำหนดเป้าหมายโดยอาศัยตัวแยกประเภทมาตรฐานของฟังก์ชัน (“งานหลัก”) และเทคโนโลยีสำหรับการดำเนินกิจกรรมระดับโลก (“งานช้าง”) ในเวลาเดียวกันการใช้ "ตัวจัดการเวลา" เป็นที่ยอมรับเฉพาะสำหรับผู้ที่จัดระเบียบและมีระเบียบวินัยโดยธรรมชาติเท่านั้น แต่ยังต้องการค่าใช้จ่ายทางการเงินจำนวนมากสำหรับการฝึกอบรมและการเข้าซื้อกิจการ
อย่างไรก็ตาม ชื่อของ "ผู้จัดงาน" ประเภทนี้ - "ผู้จัดการเวลา" - ได้กลายเป็นคำที่ใช้ในครัวเรือนและในปัจจุบันแสดงถึงแนวทางทั่วไปในการใช้เวลาเป็นทรัพยากรการจัดการ
การพัฒนาความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมาได้นำไปสู่การสร้างเครื่องมือการวางแผนเวลาทางอิเล็กทรอนิกส์ใหม่โดยพื้นฐานจากมุมมองทางเทคโนโลยี: สมุดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมบริการต่างๆ สำหรับพีซี โทรศัพท์มือถือ สมาร์ทโฟน ฯลฯ
เทคโนโลยีการจัดการเวลาที่ทันสมัยที่สุด:
1.Trello เป็นเว็บแอปพลิเคชันฟรีสำหรับจัดการโครงการในกลุ่มย่อย Trello ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำงานร่วมกันได้มากขึ้น Trello คือชุดของบอร์ด รายการ และการ์ดที่ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้อย่างสนุกสนาน ยืดหยุ่น และเปลี่ยนแปลงได้ง่าย
2. Evernote - บริการบนเว็บและชุดซอฟต์แวร์สำหรับการสร้างและจัดเก็บบันทึกย่อ โน้ตอาจเป็นข้อความที่จัดรูปแบบ ทั้งหน้าเว็บ รูปภาพ ไฟล์เสียง หรือโน้ตที่เขียนด้วยลายมือ หมายเหตุอาจมีไฟล์แนบประเภทอื่นด้วย บันทึกสามารถจัดเรียงลงในสมุดบันทึก ติดป้ายกำกับ แก้ไข และส่งออกได้
ผู้ร่วมสมัยของเราหลายคนมุ่งมั่นเพื่อให้ได้ผลผลิตสูง
แน่นอนว่าคุณรู้จักผู้คนที่เร่งรีบจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง เช็คอีเมลอยู่ตลอดเวลา จัดระเบียบบางอย่าง โทรไปที่ใดที่หนึ่ง ทำธุระ ฯลฯ
คนที่ทำเช่นนี้มักจะมีความเชื่อว่า "งานยุ่งตลอดเวลา" หมายความว่าคุณทำงานหนักและประสบความสำเร็จมากขึ้น
ความเชื่อนี้สามารถเป็นจริงได้ในระดับหนึ่งเท่านั้น และมักจะนำไปสู่ "ประสิทธิภาพ" ที่ไร้เหตุผล กล่าวคือ มีความจำเป็นต้องทำอะไรบางอย่างอย่างต่อเนื่อง และมีแนวโน้มที่จะเสียเวลากับงานเล็กๆ แต่ควรใช้แนวทางอื่นจะดีกว่า
เราจำเป็นต้องทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น
สุภาษิตโบราณบอกว่าคุณต้องทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น ข้อความนี้ควรใช้เป็นพื้นฐานเมื่อเข้าใกล้งานทุกประเภท
แทนที่จะใช้แนวทางการแก้ปัญหาแบบหุ่นยนต์ คุณต้องถามตัวเองว่าสิ่งใดที่สามารถทำได้อย่างมีเหตุผลหรือแยกออกจากรายการงานที่วางแผนไว้โดยสิ้นเชิง
การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิผลจะทำให้คุณไม่สงสัยว่าคุณจะสามารถทำงานให้สำเร็จได้มากขึ้นในหนึ่งวันได้อย่างไร แต่พยายามทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและเร็วขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้แรงมากเกินไป
เป็นการสร้างพื้นที่ในชีวิตเพื่อการพักผ่อนและใช้เวลาอย่างมีคุณภาพ
ในแต่ละวันมีเวลามากพอที่จะทำทุกสิ่งที่คุณต้องการ แต่คุณต้องหาเวลานั้นให้ได้
เราหวังว่ารายการเคล็ดลับ 21 ข้อนี้จะช่วยคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง
โปรดจำไว้ว่ามีคำแนะนำและเคล็ดลับมากมายในการจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เราพบว่าเคล็ดลับเหล่านี้มีประโยชน์ แม้ว่าคุณจะมีความคิดเห็นของตนเองเกี่ยวกับเรื่องนี้ก็ตาม
ให้รายการนี้เป็นตัวเร่งให้คุณคิดหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณเป็นประจำ
1. มุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญ
ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน นี่คือกฎทองของการบริหารเวลา ทุกวัน ให้ระบุงานสองหรือสามงานที่เป็นลำดับความสำคัญและทำงานให้เสร็จก่อน
เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ก็ถือว่าวันนั้นสำเร็จแล้ว ย้ายไปทำอย่างอื่นหรือเลื่อนที่เหลือไปจนถึงวันรุ่งขึ้นเพราะคุณได้ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดเสร็จแล้ว
2. เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ
การทำงานหลายๆ อย่างในระยะเวลาจำกัดสามารถสอนวิธีจัดการโปรเจ็กต์ต่างๆ และจัดการเวลาของคุณได้ และนั่นก็ยอดเยี่ยมมาก
3. นอนหลับอย่างน้อย 7-8 ชั่วโมง
บางคนคิดว่าการสละการนอนหลับเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและมีเวลาเพิ่มอีกสองสามชั่วโมงในหนึ่งวัน แต่นี่ไม่ใช่กรณี
คนส่วนใหญ่ต้องการการนอนหลับ 7-8 ชั่วโมงเพื่อให้ทั้งร่างกายและจิตใจทำงานได้อย่างเหมาะสม คุณจะรู้สึกมันฟังร่างกายของคุณ อย่าดูถูกความสำคัญของการนอนหลับ
4. มีสมาธิกับงานที่ทำอยู่อย่างเต็มที่
ปิดหน้าต่างเบราว์เซอร์อื่นๆ ทั้งหมด วางโทรศัพท์ของคุณในโหมดเงียบโดยไม่อยู่ในสายตา หาสถานที่ทำงานที่เงียบสงบและเงียบสงบหรือเปิดเพลงถ้ามันช่วยคุณได้ (เช่น บางครั้งฉันชอบฟังเพลงคลาสสิกหรือเสียงของธรรมชาติ)
มีสมาธิกับงานเดียว ดื่มด่ำไปกับมัน ไม่มีอะไรควรจะมีอยู่ในขณะนี้
5. เริ่มต้นตั้งแต่เนิ่นๆ
พวกเราเกือบทุกคนต้องทนทุกข์ทรมานจากอาการผัดวันประกันพรุ่ง ดูเหมือนว่างานนั้นเรียบง่ายมากจนคุณมีเวลาทำมันให้เสร็จและจบลงด้วยการผัดวันประกันพรุ่ง
กำจัดการผัดวันประกันพรุ่งเรื้อรังออกไป เนื่องจากเป็นการดีกว่ามากที่จะหลีกเลี่ยงการใช้ความพยายามมากเกินไปโดยทำงานที่วางแผนไว้ล่วงหน้าให้เสร็จสิ้น มันไม่ได้ยากขนาดนั้น ขอเพียงความมุ่งมั่นอันแรงกล้าของคุณก็เพียงพอแล้ว
6. อย่าวอกแวกกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ
เรามักจะผัดวันประกันพรุ่งในโครงการด้วยการหมกมุ่นกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เป็นเวลานานเกินไป นี่เป็นเรื่องปกติสำหรับผู้ชอบความสมบูรณ์แบบ
แต่จะมีประสิทธิภาพมากกว่ามากในการก้าวไปข้างหน้าทำให้ขอบเขตของโครงการใหญ่ขึ้นโดยละทิ้งความปรารถนาก่อนหน้านี้ที่จะเจาะลึกบางสิ่งอยู่ตลอดเวลา เป็นการดีกว่าที่จะทำทุกอย่างให้เสร็จสิ้นโดยเร็วที่สุด และตรวจสอบแต่ละประเด็นเมื่อเสร็จสิ้น
7. ทำงานประจำให้เป็นนิสัย
หากคุณมีความรับผิดชอบประจำ (เช่น การเขียนบทความสำหรับบล็อกของคุณเอง ฯลฯ) คุณสามารถกำหนดเวลาและทำให้เป็นนิสัยได้ ทำสิ่งนี้ทุกวันและอย่าเปลี่ยนกิจวัตรประจำวัน สมองของคุณจะมีระเบียบวินัยและกิจกรรมต่างๆ จะกลายเป็นนิสัย มันกลายเป็นธรรมชาติและน่ารื่นรมย์อย่างสมบูรณ์ ลองมัน!
8. ควบคุมระยะเวลาที่ใช้ดูทีวี / อินเทอร์เน็ต / เกม
เวลาที่ใช้บนโซเชียลเน็ตเวิร์ก เล่นเกม หรือดูทีวีสามารถและควรได้รับการตรวจสอบ พยายามกำหนดจำนวนชั่วโมงที่ใช้ในกิจกรรมที่ระบุไว้ด้วยตัวคุณเอง พวกเขามักจะกวนใจคุณมากกว่าที่คุณต้องการ
9. กำหนดเวลาสำหรับแต่ละงาน
แทนที่จะนั่งคิดแต่เรื่องโปรเจ็กต์: “ฉันจะนั่งอยู่ที่นี่จนกว่าฉันจะทำทุกอย่างเสร็จ”ให้ลองเรียบเรียงใหม่: “ฉันจะทำงานนี้เป็นเวลาสามชั่วโมง”.
ข้อจำกัดด้านเวลาจะผลักดันให้คุณมีสมาธิและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แม้ว่าคุณจะกลับมาทำงานใหม่ในภายหลังเล็กน้อยก็ตาม
10. เว้นช่องว่างระหว่างเวลาระหว่างงาน
เมื่อเราเร่งรีบจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง เราพบว่าเป็นการยากที่จะประเมินการกระทำของเรา และมีสมาธิและมีแรงบันดาลใจ
การพักระหว่างงานต่างๆ อาจเป็นการสูดอากาศบริสุทธิ์ให้กับสมองของเรา คุณสามารถไปเดินเล่น นั่งสมาธิ หรือทำอย่างอื่นเพื่อผ่อนคลายจิตใจได้
11. อย่าคิดถึงสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดของคุณ
วิธีหนึ่งที่แน่นอนที่สุดในการครอบงำตัวเองคือการคิดถึงรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณที่ใหญ่โต คิดเท่าไหร่ก็ไม่สั้นลง
ในช่วงเวลาหนึ่ง คุณต้องมุ่งเน้นไปที่สิ่งหนึ่ง นี่เป็นงานเดียวเท่านั้น ทำทุกอย่างทีละขั้นตอน ใจเย็นๆ นะ
12. การออกกำลังกายและโภชนาการ
การศึกษาจำนวนมากเชื่อมโยงประสิทธิภาพการทำงานเข้ากับวิถีชีวิตที่มีสุขภาพดี การนอนหลับพักผ่อนให้เพียงพอ การออกกำลังกาย และการรับประทานอาหารที่ดีต่อสุขภาพจะช่วยเพิ่มระดับพลังงาน ทำให้จิตใจปลอดโปร่ง และทำให้คุณมีสมาธิได้ง่ายขึ้น
13. ทำน้อยลง
« ทำน้อย“เป็นอีกวิธีหนึ่งในการพูด” ทำสิ่งที่สำคัญที่สุด- กลยุทธ์นี้เกี่ยวข้องกับการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดอีกครั้ง
หยุด จัดลำดับความสำคัญงานของคุณและให้ความสนใจกับงานเหล่านั้น ทำสิ่งต่าง ๆ ให้น้อยลง แต่ควรให้ความสำคัญเป็นลำดับแรกและมีคุณค่ามากกว่าสิ่งอื่น ๆ
14. ใช้ประโยชน์จากวันหยุดของคุณ แต่อย่าหักโหมจนเกินไป
หากคุณลองคิดดู คุณอาจแปลกใจว่าคุณสามารถลดภาระงานของคุณในระหว่างสัปดาห์ได้มากเพียงใดด้วยการทำงานเล็กๆ น้อยๆ ในวันสุดสัปดาห์ แค่วันละ 2-4 ชั่วโมง เวลาว่างของคุณแทบจะไม่ต้องทนทุกข์ทรมาน
15. จัดระบบกระบวนการ
การมีระเบียบจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากและคุณไม่จำเป็นต้องเป็นคนที่มีระเบียบมากที่สุดในโลกถึงจะทำได้ การจัดระบบงานของคุณไม่ใช่เรื่องยากเลย
สร้างระบบการลงทะเบียนเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างเหมาะสม ยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่ไม่จำเป็นและยกเลิกการโหลดอีเมลของคุณ ปรับให้เหมาะสม ปรับปรุง และหาเหตุผลเข้าข้างตนเอง
16. เติมเต็มเวลาว่างของคุณ.
ตามกฎแล้วทุกคนมีเวลาเหลือเฟือ ชั่วโมงเหล่านี้คือชั่วโมงที่ใช้ในห้องรอ ในแถวร้านค้า บนระบบขนส่งสาธารณะ บนเครื่องเดินวงรี ฯลฯ
ค้นหาสิ่งที่คุณสามารถทำได้ขณะทำเช่นนี้ โดยปกติแล้วจะอ่านหนังสือได้ และอย่าลืมมีหนังสือเสียงไว้ฟังระหว่างรอด้วย
17. แยกตัวเองออกจากกัน
ไม่มีการรบกวน ไม่มีข้อแก้ตัว บางครั้งวิธีเดียวที่จะทำสิ่งใดให้สำเร็จได้คือการล็อคตัวเองอยู่ในห้อง ความโดดเดี่ยวช่วยผู้คนได้มากมาย
18. ยึดมั่นในแผนปฏิบัติการของคุณ
เรากล่าวถึงสิ่งนี้ในบางส่วน แต่ก็ไม่เจ็บที่จะทำซ้ำ อย่าเบี่ยงเบนไปจากแผนของคุณ!
ยึดมั่นในแผนของคุณ เป็นมืออาชีพ และปฏิบัติตาม ความตั้งใจอันแรงกล้าและความแน่วแน่จะนำคุณไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใจไว้
19. ทำงานที่เกี่ยวข้องร่วมกัน
สมมติว่าในช่วงสุดสัปดาห์คุณต้องทำงานเขียนโปรแกรมสองงาน เขียนเรียงความสามเรื่อง และสร้างวิดีโอสองรายการ แทนที่จะทำงานตามใจชอบ ให้ระบุกลุ่มของงานที่คล้ายกันและทำงานให้เสร็จตามลำดับ
งานต่างๆ ต้องใช้การคิดประเภทต่างๆ กัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสมเหตุสมผลที่จะปล่อยให้สมองของคุณทำงานตามปกติต่อไป แทนที่จะเปลี่ยนไปทำอย่างอื่น
20. หาเวลาเงียบๆ
ในโลกปัจจุบัน ผู้คนจำนวนมากเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลาและไม่มีเวลาหยุดเพียงแค่นั้น อย่างไรก็ตาม การฝึกเงียบมีผลที่น่าทึ่ง ทั้งการกระทำและความเกียจคร้านจะต้องมีบทบาทสำคัญในชีวิตของเรา
การบริหารเวลามีคำจำกัดความมากมาย ผู้เขียนแต่ละคนที่พยายามเปิดเผยหัวข้อที่ระบุจะนำสิ่งใหม่มาสู่คำจำกัดความของแนวคิดที่ระบุ อย่างไรก็ตาม ภาระทางความหมายของแนวคิดนี้ยังคงเหมือนเดิม “การบริหารเวลา” เป็นกระบวนการที่มุ่งเป้าไปที่การใช้เวลาของตนเองอย่างมีสติและมีความรับผิดชอบ (ธุรกิจ ส่วนตัว ฯลฯ) ช่วยให้สามารถกำหนดเป้าหมายที่มีความหมายและบรรลุเป้าหมายได้ในระยะเวลาอันสั้นที่สุด
การบริหารเวลา หมายถึง การวางแผน การจัดกระจาย และติดตามการใช้เวลาทำงานในองค์กรและเวลาของผู้จัดการเอง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของแต่ละแผนกและองค์กรโดยรวม
เนื่องจากความจริงที่ว่าเศรษฐกิจตลาดเริ่มพัฒนาในรัสเซียเมื่อไม่นานมานี้และยังคำนึงถึงความคิดของชาวรัสเซียในรัสเซียด้วย การบริหารเวลาจึงมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง แผนจะต้องได้รับการแก้ไขอย่างต่อเนื่อง เป้าหมายที่ผู้จัดการเผชิญไม่ชัดเจนและสม่ำเสมอเสมอไป เป้าหมายที่หลากหลาย เมื่อรวมกับการมีอยู่ของกลุ่มและความสนใจที่แตกต่างกัน มักจะนำไปสู่ความขัดแย้ง การไม่สามารถกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสม่ำเสมอทำให้เกิดการละเมิดในขั้นตอนแรกของการจัดการตนเอง เป็นผลให้กระบวนการวางแผนและการตัดสินใจกลายเป็นเรื่องยาก (งานที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น ไม่สามารถกำหนดลำดับความสำคัญได้อย่างชัดเจน)
ในประเทศของเรา ส่วนแบ่งของเวลาในการทำงานประจำและงบประมาณด้านเวลาของผู้จัดการนั้นมีมาก สิ่งนี้บ่งบอกถึงปัญหาเกี่ยวกับการมอบหมายระหว่างผู้จัดการชาวรัสเซีย หลายคนไม่มอบหมายงานประจำเพราะว่าลูกน้องมีงานล้นมืออยู่แล้ว หรือเพราะเชื่อว่าตนเองสามารถทำงานได้ดีขึ้น ส่งผลให้ผู้จัดการไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับงานที่สำคัญและระยะยาว คุณลักษณะอีกประการหนึ่งในการใช้เวลาทำงานคือในบริษัทรัสเซีย ความสัมพันธ์ฉันมิตรระหว่างเพื่อนร่วมงานเป็นเรื่องปกติมากขึ้น หลายๆ คนชอบเริ่มต้นวันทำงานด้วยการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมงานมากกว่าเริ่มงานที่สำคัญที่สุด การอภิปรายเงื่อนไขของสัญญาสามารถกลายเป็นการสนทนาที่เป็นมิตรได้อย่างราบรื่น ในรัสเซีย ภาพลักษณ์ของผู้นำได้รับการพัฒนาในฐานะบุคคลที่ขาดเวลาอยู่ตลอดเวลา และยิ่งเขาขาดเวลามากเท่าไร เขาก็ยิ่งดูมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น ผู้จัดการบางคนอ้างอย่างกระตือรือร้นว่าพวกเขาทำงาน 12-13 ชั่วโมงต่อวัน จึงเป็นการแสดงความทุ่มเทในการทำงาน โดยหลักการแล้ว นี่หมายความว่าบุคคลไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญและจัดเวลาได้อย่างเหมาะสมเท่านั้น โดยพื้นฐานแล้ว ผู้จัดการจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิผลเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับบุคลิกภาพของเขา ว่าเขาต้องการปรับปรุงกิจกรรมของเขาหรือไม่ การนำกฎและหลักการของการจัดการตนเองมาใช้ในงานของเขาอย่างสม่ำเสมอ เพราะ สิ่งนี้ไม่ต้องการความพยายามเหนือธรรมชาติใดๆ สำหรับผู้นำรัสเซียหรือบุคคลจากประเทศอื่นใด
“การบริหารเวลา” ประกอบด้วยองค์ประกอบดังต่อไปนี้
1. การตั้งเป้าหมาย: ความสามารถในการแยกแยะสิ่งที่สำคัญที่สุดจากหลาย ๆ คน ทักษะในการเปลี่ยนปัญหาให้เป็นงานจริงโดยให้เป้าหมายรองเป็นเป้าหมายหลัก โดยใช้สูตรที่รับผิดชอบ สร้างแรงจูงใจที่เพียงพอ และกำหนดเกณฑ์ที่ชัดเจนในการบรรลุผล เป้าหมาย
2. เน้นที่ผลลัพธ์ “ใครอยากสำเร็จ มองหาโอกาส ใครไม่อยากทำ พูดถึงสถานการณ์” การมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์นั้นรวมถึงความยืดหยุ่นที่เหมาะสมซึ่งช่วยให้คุณสามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงในสถานการณ์ได้ แต่ยังคงรักษาหลักสูตรสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย ความฉลาดในชีวิตประจำวันซึ่งช่วยให้คุณเอาชนะอุปสรรคต่าง ๆ และใช้เวลาทำงานเพียงเล็กน้อยเพื่อทำกิจกรรมที่มีประสิทธิผลอย่างเพียงพอ และความสามารถในการจัดการกับชั่วโมงทำงานของอ่างล้างมือแบบเดิมๆ
3. วิธีการและเทคนิคการจับเวลา - ความรู้เกี่ยวกับเทคนิคพื้นฐานในการบันทึกเวลาทำงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ: การเลือกรายละเอียดเวลาที่เหมาะสมที่สุด รูปแบบการบันทึกที่สะดวก ความสามารถในการลบการประท้วงต่อต้านการควบคุมตนเอง ความถี่ที่เหมาะสมของการวิเคราะห์ และ รูปแบบการวิเคราะห์เวลาทำงานของคุณเอง
4. วิธีการและเทคนิคในการวางแผน - ความสามารถในการกำหนดลำดับความสำคัญความเข้าใจหลักการพาเรโตและความคุ้นเคยกับระบบการกำหนดเป้าหมายชีวิตของบี. แฟรงคลินวิธีอัลปาเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์และการวิเคราะห์ ABC ความรู้เกี่ยวกับกฎเกณฑ์ในการรวบรวม a -do list การใช้เวลาขนาดเล็กและกลาง
5. เทคนิคการจัดการตนเองในที่ทำงาน - กลยุทธ์ในการใช้การสนับสนุนจากภายนอกและการกระตุ้นเชิงลบ, การจัดสภาพแวดล้อม: "การแจ้งเตือน" ค่าปรับและการเสริมแรงเชิงบวก วิธีสร้างอารมณ์ทางอารมณ์เชิงบวก
6. การทำงานกับข้อมูล - ทักษะในการค้นหาแบบกำหนดเป้าหมาย, ความสามารถในการทำงานกับข้อความ, เน้นประเด็นหลักจากข้อมูลรอง, ความรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติของเครื่องมือค้นหาทางอินเทอร์เน็ต, การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ลูกค้ายอมรับได้
7. การจัดสถานที่ทำงาน - การจัดสถานที่ทำงานเชิงพื้นที่การทำงานด้วยเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพวิธีจัดเก็บจดหมายได้อย่างสะดวกกำจัดการรบกวนในการทำงาน
8. การทำงานร่วมกับผู้จัดงาน - ความรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติของผู้จัดงานกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์, การเลือกรุ่นที่เหมาะสมที่สุด, กฎสำหรับการเก็บบันทึกในตัวจัดงาน, เรียนรู้วิธีทำงานร่วมกับผู้จัดงาน
9. การแบ่งเวลาและความรับผิดชอบ: ความสามารถในการพูดว่า "ไม่" ความรู้สึกถึงสิทธิ์ในการมอบหมายงานและขอความช่วยเหลือ ความห่วงใยในการพักผ่อนให้ตรงเวลา การใช้เวลาของผู้อื่นอย่างระมัดระวัง และความเข้าใจในความเหมาะสมของการมอบหมาย ความสามารถ เพื่อเจรจากับพนักงานและผู้บังคับบัญชา
10. ความสามารถในการจัดระเบียบผู้คนและสถานการณ์: การทำความเข้าใจความเหมาะสมของแนวทางที่เป็นทางการและ "มนุษย์" นิสัยของการทำความเข้าใจก่อนที่จะโต้ตอบ กลยุทธ์ในการใช้คำขอและความต้องการ ความสามารถในการเล่นกับผลประโยชน์และบูรณาการเป้าหมายของตนเองเข้ากับ เป้าหมายของคนอื่น
11. ความเป็นผู้นำที่มีประสิทธิผล: ความสามารถในการสร้างการติดต่อกับพนักงาน การใช้แนวทางเฉพาะบุคคล ทักษะของแนวทางเชิงบวก การมอบหมายงานที่ตรงเป้าหมายและรอบคอบ ความสามารถในการกำหนดงานที่เฉพาะเจาะจงและเป็นไปได้ เรียกร้องวินัยในการปฏิบัติงาน การใช้ตัวอย่างและ วิธีอื่นในการฝึกอบรมภูมิหลังสำหรับพนักงาน
12. การจัดประชุมและงานกลุ่ม - ทักษะในการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับการประชุมและการกำหนดวาระการประชุมความรู้เกี่ยวกับอุปสรรคทั่วไปในการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพและความสามารถในการเอาชนะสิ่งเหล่านี้ความสามารถในการทำงานด้วยความทะเยอทะยานส่วนตัวของ ผู้เข้าร่วม.
นักวิจัยหลายคนที่ศึกษาปัญหาการจัดเวลาทำงานระบุสาเหตุของการไม่มีเวลาทำงานดังต่อไปนี้:
1. ความเร่งรีบอย่างต่อเนื่อง ในภาวะเร่งรีบอย่างต่อเนื่อง ผู้จัดการไม่มีเวลาที่จะมุ่งเน้นไปที่งานที่เขากำลังดำเนินการอยู่ในขณะนี้ เขาเดินตามเส้นทางที่เข้ามาในความคิดแรกๆ แทนที่จะคิดถึงวิธีอื่นที่อาจมีเหตุผลมากกว่าในการแก้ปัญหานี้
2. ขาดการกระจายงานที่ชัดเจนตามระดับความสำคัญ ในขณะเดียวกัน ผู้นำก็เริ่มทำสิ่งที่ง่ายและสนุกที่สุด ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญมากนัก ส่งผลให้เขามีเวลาไม่เพียงพอที่จะแก้ไขปัญหาสำคัญระยะยาว
3. ปรับปรุงบ้านอย่างต่อเนื่อง งานของผู้จัดการเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางปัญญาในระดับหนึ่งดังนั้นจึงเป็นการยากที่จะแบ่งกระบวนการทางจิตที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมนี้ออกเป็นกระบวนการที่ดำเนินการระหว่างการทำงานและเวลาว่าง สิ่งนี้นำไปสู่การรุกของเวลาทำงานไปสู่เวลาว่าง ในขณะเดียวกันพนักงานก็ไม่มีเวลาพักผ่อนซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพและสุขภาพของเขา
4. งานประจำที่มีจำนวนมาก มักเร่งด่วน ซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้เวลานาน
5. “โจรขโมยเวลา” สิ่งที่ไม่คาดฝันและเกิดจากการวางแผนไม่เพียงพอ การขโมยเวลาที่ใหญ่ที่สุดคือการโทรศัพท์ ผู้มาเยี่ยมที่ไม่ได้รับเชิญ และงานที่ผู้จัดการทำเพราะเขาไม่สามารถปฏิเสธคำขอได้
6. จุกจิก. นี่เป็นผลมาจากการจัดระเบียบที่ไม่ดีในแต่ละวัน และบางครั้งก็ขึ้นอยู่กับความหุนหันพลันแล่นและคุณลักษณะของบุคคลด้วย
7. แรงจูงใจในการทำงานอ่อนแอ ผลที่ตามมาคือผลผลิตต่ำ ซึ่งทำให้ไม่มีเวลาเรื้อรัง
การวิเคราะห์การใช้เวลาจะช่วยระบุความสูญเสียชั่วคราว แสดงให้เห็นจุดแข็งและจุดอ่อนของรูปแบบการทำงานที่ฝึกฝน การวิเคราะห์ดังกล่าวมีความจำเป็นหากไม่ทราบว่าใช้เวลาไปเท่าใด ไม่ทราบว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้น ไม่ทราบว่าปัจจัยใดกระตุ้นหรือจำกัดประสิทธิภาพ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา คุณต้องมีการติดตามเวลาที่เชื่อถือได้ วิธีติดตามเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการจดบันทึก ขอแนะนำอย่างยิ่งให้จดบันทึกขณะทำงานเพราะ... หากคุณทำเช่นนี้ในตอนเย็นคุณอาจพลาดบางสิ่งบางอย่าง ระดับรายละเอียดในบันทึกควรอยู่ในระดับที่สามารถตัดสินความสำคัญและความจำเป็นของงานแต่ละประเภทได้ เพื่อให้ได้ภาพที่เป็นกลางที่สุด คุณต้องจดบันทึกเป็นระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ (หรือนานกว่านั้น หากจำเป็น) ในแผ่นงาน... จำเป็นต้องบันทึกไม่เพียงแต่การรบกวนจากภายนอกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกรณีที่ผู้จัดการเองเป็นผู้ริเริ่มการหยุดชะงักของวันทำงานด้วย จุดแข็งในการใช้เวลาทำงานต้องเน้นและนำไปใช้ในการทำงานประจำวัน สำหรับจุดอ่อน คุณต้องพัฒนากลยุทธ์เพื่อเอาชนะจุดอ่อนเหล่านั้น ก่อนอื่น แต่ละงานจะต้องได้รับการวิเคราะห์โดยใช้คำถามต่อไปนี้:
งานนี้มีความจำเป็นหรือไม่? (หากไม่ได้ใช้เวลาทำงานมากกว่า 10% ไปกับงานที่จำเป็นแสดงว่ามีปัญหากับการมอบหมายและการจัดลำดับความสำคัญ)
การลงทุนตามเวลามีความสมเหตุสมผลหรือไม่? (หากมากกว่า 10% ของเวลาทำงานประกอบด้วยงานที่ใช้เวลาไม่สมเหตุสมผลคุณต้องวิเคราะห์เหตุผลว่าทำไมเวลาที่ใช้ไปจึงมากเกินไปและพยายามนำมาพิจารณาในงานในอนาคต)
งานนี้คุ้มค่าที่จะทำหรือไม่? (หากใช้เวลาทำงานมากกว่า 10% ไปกับงานที่นำไปปฏิบัติไม่ได้คุณต้องให้ความสนใจกับการวางแผนการจัดองค์กรและการตระหนักรู้ในตนเอง)
กรอบเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นถูกกำหนดโดยเจตนาหรือไม่? (หากใช้เวลาทำงานมากกว่า 10% ไปกับงานช่วงเวลาที่กำหนดโดยธรรมชาติแสดงว่ามีปัญหาในการวางแผนเวลาทำงาน)
ยิ่งสภาพแวดล้อมภายนอกมีความคล่องตัวและเปลี่ยนแปลงได้มากเท่าใด ความจำเป็นในการวางแผนมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งเป็นวิธีในการพัฒนาพฤติกรรมบางอย่างในสภาพแวดล้อมนี้ นักวิจัยชาวอเมริกันได้สร้างความสัมพันธ์เชิงบวกในระดับสูงระหว่างการวางแผนและความสำเร็จในชีวิตมนุษย์ แท้จริงแล้วบุคคลที่เข้าใจอย่างชัดเจนว่าเขาจำเป็นต้องทำอะไรและเมื่อใดมีข้อได้เปรียบเหนือคนที่ถูกบังคับให้สุ่มย้ายจากประเด็นหนึ่งไปอีกประเด็นหนึ่งโดยไม่สังเกตว่าส่วนแบ่งของเวลาส่วนใหญ่ถูกใช้ไปในการแก้ไขงานรองที่สามารถมอบหมายให้ ผู้ใต้บังคับบัญชา
การวางแผนดำเนินการเป็นขั้นตอน ขั้นแรกเป็นระยะเวลานาน (หลายปี) จากนั้นจึงแบ่งช่วงเวลานี้ออกเป็นช่วงเวลาที่เล็กลง ยิ่งระยะเวลาสั้นลง แผนก็ยิ่งมีรายละเอียดมากขึ้นเท่านั้น หลังจากจัดทำแผนในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า จะมีการจัดทำแผนรายปี จากนั้นจึงจัดทำแผนรายไตรมาสซึ่งทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการติดตามงบประมาณประจำปี ตามตัวบ่งชี้ของแผนรายไตรมาส แผนรายเดือนและแผนสิบวันจะถูกร่างขึ้น รวมถึงตัวบ่งชี้เชิงปริมาณเฉพาะที่ต้องทำให้สำเร็จในช่วงเวลาที่จะมาถึง ขั้นตอนสุดท้ายในการวางแผนเวลาทำงานคือแผนรายวัน ซึ่งแสดงถึงขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการวางแผน เป็นรายการงานเฉพาะที่ต้องทำให้เสร็จในระหว่างวัน และยังเกี่ยวข้องกับการแบ่งงานออกเป็นกลุ่มตามความสำคัญและเน้นงานที่จำเป็นต้องได้รับมอบหมาย
หลักการและหลักเกณฑ์ในการวางแผนเวลาทำงานของคุณ:
1. อัตราส่วน (60:40)
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเป็นการดีที่สุดที่จะจัดทำแผนเฉพาะบางส่วนของเวลาทำงาน (60%)
เหตุการณ์ที่คาดเดาได้ยาก ช่วงเวลาที่รบกวนจิตใจ ("การจมเวลา") ไม่สามารถวางแผนได้ทั้งหมดหากไม่มีการสำรองไว้
2. การรวมงานเข้าด้วยกัน - แผนปฏิบัติการ
เพื่อวางแผนการใช้เวลาให้ดี สิ่งสำคัญคือต้องมีความคิดเกี่ยวกับงานที่จะเกิดขึ้นอยู่เสมอ ขอแนะนำให้แบ่งงานออกเป็นงานระยะยาว กลาง และระยะสั้น กำหนดลำดับความสำคัญและดำเนินการตามนั้น
3. ความสม่ำเสมอ - ความเป็นระบบ - ความสม่ำเสมอ คุณต้องทำงานให้ตรงเวลาตามแผนอย่างสม่ำเสมอและเป็นระบบ ซึ่งจะทำให้งานที่คุณเริ่มไว้เสร็จอย่างสม่ำเสมอ
4. การวางแผนที่สมจริง เหล่านั้น. คุณต้องวางแผนเฉพาะงานจำนวนมากที่ผู้จัดการสามารถรับมือได้จริง
5.ชดเชยเวลาที่เสียไป ควรชดเชยเวลาที่สูญเสียไปโดยเร็วที่สุด เช่น ทำงานในตอนเย็นดีกว่าชดเชยสิ่งที่สูญเสียไปในวันก่อนตลอดทั้งวันถัดไป
6. บันทึกผลลัพธ์แทนการกระทำ
คุณต้องบันทึกผลลัพธ์หรือเป้าหมายไว้ในแผน ไม่ใช่เพียงการกระทำใด ๆ เพื่อให้ความพยายามมีจุดมุ่งหมายโดยตรงในการบรรลุเป้าหมายในขั้นต้น ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงกิจกรรมที่ไม่ได้กำหนดไว้
7. การจัดตั้งมาตรฐานชั่วคราว
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าตามกฎแล้วจะใช้เวลาในการทำงานให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องกำหนดมาตรฐานเวลาที่แน่นอน เพื่อจัดเตรียมเวลาให้กับงานนี้หรืองานนั้นในแผนให้ตรงตามที่ต้องการจริงๆ
8. กำหนดเวลา.
เพื่อหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งและการเลื่อนออกไป คุณควรกำหนดกำหนดเวลาที่แน่นอนสำหรับกิจกรรมทั้งหมด
9. การประมวลผลใหม่ - การตรวจสอบซ้ำ
แผนจะต้องได้รับการปรับปรุงใหม่อย่างต่อเนื่องและตรวจสอบใหม่จากมุมมองว่างานบางอย่างสามารถดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ได้หรือไม่
10. การประสานงานแผนชั่วคราว เพื่อให้การดำเนินการตามแผนประสบความสำเร็จมากขึ้น ผู้จัดการจำเป็นต้องประสานงานกับแผนของบุคคลอื่น (เลขานุการ เจ้านาย ผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน)
การตั้งเป้าหมาย- ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการวางแผน เนื่องจากเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนทำหน้าที่ในการมุ่งความสนใจไปที่ประเด็นสำคัญ การตั้งเป้าหมายจำเป็นต้องแสดงความต้องการ ความสนใจ ความปรารถนา หรือเป้าหมายที่ชัดเจนและซ่อนเร้นในรูปแบบของความตั้งใจที่ชัดเจนและในรูปแบบที่แม่นยำ รวมถึงการชี้ทิศทางการกระทำและการปฏิบัติการของเราไปสู่เป้าหมายเหล่านี้และการนำไปปฏิบัติ
การตั้งเป้าหมายหมายถึงการมองไปยังอนาคต การปฐมนิเทศและความเข้มข้นของกองกำลังและกิจกรรมของเราในสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จ ดังนั้นเป้าหมายจึงอธิบายผลลัพธ์สุดท้าย มันไม่เกี่ยวกับสิ่งที่บุคคลทำ แต่เกี่ยวกับทำไมเขาถึงทำ เป้าหมายให้ความท้าทายและกระตุ้นให้บุคคลดำเนินการ หากไม่มีเป้าหมาย ก็ไม่มีเกณฑ์การประเมินที่สามารถวัดต้นทุนค่าแรงได้ นอกจากนี้เป้าหมายยังเป็นเกณฑ์ในการประเมินสิ่งที่บรรลุผลสำเร็จอีกด้วย แม้แต่วิธีการทำงานที่ดีที่สุดก็ไร้ค่าหากไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้าว่าบุคคลต้องการบรรลุอะไรอย่างชัดเจนและคลุมเครือ
เป้าหมายคือ "ผู้ยุยง" ของการกระทำ ซึ่งเป็นแรงจูงใจที่กำหนดกิจกรรมของมนุษย์ หากบุคคลตั้งเป้าหมายไว้สำหรับตนเอง ความตึงเครียดจะเกิดขึ้นซึ่งทำหน้าที่เป็นแรงผลักดันและจะหายไปเมื่อบรรลุเป้าหมายเท่านั้น
ในการตั้งเป้าหมายคุณต้องคิดถึงอนาคต การคิดแบบเดิมในแง่ของงานเฉพาะอาจทำให้บุคคลสูญเสียรายละเอียดได้ การคิดในแง่ของเป้าหมายส่งเสริมการอยู่ใต้บังคับบัญชาของรายละเอียดโดยรวม มีความชัดเจนว่าควรเคลื่อนไปในทิศทางใดและผลลัพธ์สุดท้ายควรเป็นอย่างไร
การตั้งเป้าหมายเป็นกระบวนการที่ถาวร เนื่องจากเป้าหมายไม่ได้ถูกตั้งไว้เพียงครั้งเดียวและตลอดไป การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา เช่น ในระหว่างการตรวจสอบการใช้งาน ปรากฏว่าการแสดงก่อนหน้านี้ไม่ถูกต้อง หรือคำขอปรากฏว่าสูงเกินไปหรือต่ำเกินไป
การตั้งเป้าหมายหมายถึงการดำเนินการของตนอย่างมีสติตามแนวทางหรือแนวทาง พื้นฐานของสิ่งนี้คือการตระหนักรู้ว่าบุคคลต้องการไปที่ไหนและเขาไม่ต้องการไปที่ไหน (เช่น การตัดสินใจด้วยตนเอง) เพื่อที่จะไม่ไปจบลงที่ที่คนอื่นต้องการพาเขาไป เป้าหมายมีไว้เพื่อรวมกำลังไปยังพื้นที่สำคัญอย่างแท้จริง
การรู้เป้าหมายและทำตามเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอหมายถึงการมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ แทนที่จะสิ้นเปลืองพลังงาน
การรู้เป้าหมายอาจหมายถึงการสร้างแรงจูงใจให้กับตนเองอย่างมากในการทำงาน ความสำเร็จแบบสุ่มนั้นดีแต่หายาก ความสำเร็จตามแผนจะดีกว่าเพราะสามารถจัดการได้และเกิดขึ้นบ่อยกว่า
ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการวางแผนและความสำเร็จคือการรู้ว่าจะต้องบรรลุสิ่งใด เมื่อใด และในระดับใด การตั้งเป้าหมายเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการวางแผน การตัดสินใจ และการทำงานในแต่ละวัน
นักวิจัยหลายคนในสาขา "การบริหารเวลา" ระบุกฎต่อไปนี้ในการกำหนดเป้าหมาย:
1. ขอบเขตเป้าหมาย
เป้าหมายการจัดการถูกกำหนดโดยระยะเวลาการวางแผน หากมีการวางแผนสำหรับอนาคต เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ทั่วไปที่สุดจะถูกตั้งไว้ที่นี่ สิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นถึงผลลัพธ์ระดับโลกที่สำคัญที่สุดที่บุคคลต้องบรรลุเพื่อที่จะบรรลุภารกิจที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ
เมื่อจัดทำแผนเป็นระยะเวลา 3-5 ปี เป้าหมายจะได้รับการกำหนดอย่างเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้น และหลายเป้าหมายมีลักษณะเชิงปริมาณที่เฉพาะเจาะจงมาก เป้าหมายเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงความเป็นอยู่ที่ดีของตัวบุคคล เช่น การซื้ออพาร์ทเมนต์ รถยนต์ หรือการรับบุตรหลานเข้าเรียนในสถาบันการศึกษาอันทรงเกียรติ
เป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงที่สุดคือเป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จภายในระยะเวลาอันสั้น ในกรณีนี้ มีการพัฒนางานเฉพาะเจาะจงอย่างสมบูรณ์และมีการกำหนดตัวบ่งชี้ที่ต้องทำให้สำเร็จ
เมื่อขอบเขตการวางแผนเข้าใกล้วันที่กำหนด ขอบเขตของเป้าหมายก็จะแคบลง ในขณะที่กำหนดเป้าหมายในช่วงเวลาที่กำหนด บุคคลจะมีส่วนร่วมในการวางแผนเวลาไปพร้อมๆ กัน โดยกำหนดช่วงเวลาใดที่ควรบรรลุผลเฉพาะแต่ละรายการ
2. ความชัดเจน ความเฉพาะเจาะจง และการวัดผลเป้าหมายได้
วิธีที่ง่ายที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิผลคือการนำเสนอเป้าหมายในลักษณะที่สามารถวัดปริมาณได้ การค้นหาและกำหนดเป้าหมายชีวิตส่วนตัวหมายถึงการกำหนดทิศทางชีวิตของคุณ สิ่งนี้จะสร้างเงื่อนไขสำหรับการประเมินวัตถุประสงค์ของความก้าวหน้าของงานตลอดจนมาตรการที่บุคคลใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายนี้ วิธีหนึ่งในการกำหนดเป้าหมายคือการลงทะเบียนเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งมักจะช่วยบันทึกความคิดและความปรารถนาที่ชัดเจนไม่มากก็น้อย ดังนั้นบุคคลจึงเรียนรู้ที่จะติดตามเป้าหมายของเขาอย่างต่อเนื่องและชี้แจงให้ชัดเจน ในการเขียน เป้าหมายจะถูกบันทึกด้วยสายตาและมีโอกาสน้อยที่จะถูกลืม หากกำหนดเป้าหมายไว้อย่างชัดเจน เป้าหมายเหล่านั้นจะมีผลผูกพันโดยอัตโนมัติ โดยบันทึกไว้ในกระดาษ ซึ่งสนับสนุนให้มีการวิเคราะห์อย่างถาวร ตรวจสอบซ้ำ และแก้ไข
3. การบรรลุเป้าหมาย
เป้าหมายที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้สำหรับองค์กรและพนักงานต้องสอดคล้องกับทรัพยากรทางการเงิน การผลิต และทรัพยากรอื่นๆ ที่มีอยู่ มิฉะนั้น องค์กรที่ยกระดับมาตรฐานสูงเกินไปอาจพบว่าตัวเองตกอยู่ในสถานการณ์หายนะ
4.สนับสนุนเป้าหมายร่วมกัน
เป้าหมายไม่ควรขัดแย้งกัน แต่ควรสนับสนุนซึ่งกันและกันเพื่อให้การบรรลุเป้าหมายหนึ่งไม่รบกวนความสำเร็จของผู้อื่น สิ่งนี้ช่วยให้คุณควบคุมกระบวนการทำงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากเกิดปัญหาใด ๆ เกิดขึ้น คุณสามารถค้นหาและกำจัดสาเหตุได้อย่างรวดเร็ว
เพื่อที่จะประสบความสำเร็จ คุณต้องเรียนรู้วิธีเลือกเป้าหมายที่ถูกต้อง แต่ละคนมีเป้าหมายหลักที่สำคัญที่สุดเป้าหมายเดียว ซึ่งแบ่งออกเป็นเป้าหมายระดับกลางเล็กๆ หลายเป้าหมายในระดับที่ต่ำกว่า ซึ่งความสำเร็จดังกล่าวจะทำให้บรรลุเป้าหมายในระดับที่สูงกว่าและในท้ายที่สุดก็คือเป้าหมายที่สูงกว่า จำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและตกลงร่วมกันซึ่งสามารถเปลี่ยนเป็นการดำเนินการโดยตรงเพื่อให้สามารถวางแผนได้โดยตรง เป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนซึ่งบันทึกไว้ในกระดาษจะมีผลผูกพันโดยอัตโนมัติ และส่งเสริมให้มีการวิเคราะห์ ตรวจสอบ และแก้ไขอย่างต่อเนื่อง
เพื่อให้บรรลุบางสิ่งบางอย่างและประสบความสำเร็จ คุณต้องใช้เวลาและเงิน วิธีการบางอย่างและการจัดการอย่างระมัดระวังเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และในเวลาที่ยอมรับได้:
คุณต้องการบรรลุเป้าหมายอะไร?
พวกเขาเห็นด้วยกับแต่ละอื่น ๆ หรือไม่?
มีสิ่งที่เรียกว่าเป้าหมายสูงสุดและเป้าหมายระดับกลางบางอย่างระหว่างทางไปสู่เป้าหมายหลักหรือไม่?
คุณรู้ไหมว่าตัวคุณเองสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อสิ่งนี้ (จุดแข็ง) และสิ่งที่คุณยังต้องแก้ไข (จุดอ่อน)?
การค้นหาเป้าหมายส่วนตัวสามารถบรรลุผลสำเร็จได้ด้วยสี่ขั้นตอนต่อไปนี้
(1) การพัฒนาแนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับแรงบันดาลใจในชีวิต
(2) ความแตกต่างในเวลาเป้าหมายของชีวิต
(3) การพัฒนาแนวคิดแนวทางในสาขาวิชาชีพ
(4) รายการเป้าหมาย
มีหลักเกณฑ์ในการจัดวันทำงานแบ่งเป็น 3 กลุ่ม คือ
กฎสำหรับการเริ่มต้นวัน ส่วนหลักของวัน และจุดสิ้นสุดของวัน
กฎเกณฑ์สำหรับการเริ่มต้นวันใหม่
1. เริ่มต้นวันใหม่ด้วยอารมณ์เชิงบวก พยายามค้นหาสิ่งดีๆ เพื่อเริ่มต้นทุกวัน เพราะกรอบความคิดที่คุณใช้รับมือกับความท้าทายที่อยู่ข้างหน้าเป็นสิ่งสำคัญในการบรรลุความสำเร็จ ทุกเช้าถามตัวเองสามคำถาม:
1. วันนี้จะทำให้ฉันเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นได้อย่างไร?
2. ฉันควรทำอย่างไรเพื่อให้ได้ความสุขจากมันมากที่สุด?
3. วันนี้ฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อรักษาวิถีชีวิตของตัวเอง (เพื่อสุขภาพที่ดี)?
การสร้างทัศนคติเชิงบวกมักใช้เวลาไม่เกินสองนาที ให้เวลาตัวเองสองนาทีก่อนที่จะเริ่ม “กิจวัตรยามเช้ามาตรฐาน” ของคุณ
2. รับประทานอาหารเช้าที่ดีและไปทำงานโดยไม่เร่งรีบ โดยไม่นอน ไม่รับประทานอาหารเช้า ไปทำงานให้เร็วที่สุด - การเริ่มต้นเช่นนี้สามารถทำลายวันได้! อย่าบอกว่าคุณไม่มีเวลาทานอาหารเช้าแบบสบายๆ เพราะนี่เป็นเรื่องของการจัดลำดับความสำคัญ (เพื่อที่จะนอนหลับให้เพียงพอและมีเวลารับประทานอาหารเช้าที่แสนอร่อย คุณเพียงแค่ต้องเข้านอนเร็วขึ้น)
3. เริ่มทำงานพร้อมกัน นี่คือองค์ประกอบของวินัยในตนเองที่ช่วยระดมความเข้มแข็ง
4. ตรวจสอบแผนรายวันของคุณอีกครั้ง ใช้วิธีการวิเคราะห์ ABC หรือหลักการของไอเซนฮาวร์ เป็นที่ยอมรับว่าการเตรียมสิบนาทีสำหรับวันทำงานสามารถประหยัดเวลาทำงานได้ถึงสองชั่วโมง ชนะสองชั่วโมงนี้ให้ได้! นอกจากนี้ เมื่อวางแผนวันทำงานของคุณ ให้พิจารณากฎต่อไปนี้: คุณต้องวางแผนเวลาไม่เกิน 60% และ 40% เป็นเงินสำรองสำหรับเรื่องที่ไม่คาดคิดและเร่งด่วน
5. ลงมือทำธุรกิจโดยไม่ลังเลใจ คุณควรปฏิเสธ "พิธีกรรมตอนเช้า" อย่างเด็ดขาด เช่น การทักทายซ้ำๆ การพูดคุยเรื่องข่าวล่าสุดเป็นเวลานาน ฯลฯ (ลองนึกถึงเวลาที่ผ่านไป) แน่นอนว่าจำเป็นต้องมีการติดต่อทางสังคม และคุณไม่ใช่หุ่นยนต์ อย่างไรก็ตาม สามารถกำหนดเวลาใหม่ได้ในช่วงเวลาที่มีความเครียดน้อยลง เช่น มื้อกลางวันและช่วงบ่าย
6. ขั้นแรก งานสำคัญ คุณควรเริ่มต้นวันทำงานด้วยงานจากกลุ่ม A งานอื่นๆ ทั้งหมดสามารถรอได้ อย่าดูจดหมายโต้ตอบของคุณก่อน - จดหมายธุรกิจที่เข้ามาไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับเรื่องที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดและต้องทำให้เสร็จทันที
7.ประสานงานแผนงานประจำวันกับเลขานุการ ถ้าคุณมีเลขานุการ จะเป็นหุ้นส่วนที่สำคัญที่สุดของคุณในการสร้างสภาวะการทำงานที่เหมาะสมที่สุด คุณควรอุทิศเวลาแรกของวันทำงานของคุณ แม้ว่าจะเป็นเพียงไม่กี่นาทีก็ตาม เลขานุการควรตระหนักถึงกิจการของคุณ เห็นด้วยกับเขาเกี่ยวกับกำหนดเวลา ลำดับความสำคัญ และแผนงานในแต่ละวัน เลขานุการที่ดีเพิ่มประสิทธิภาพของเจ้านายเป็นสองเท่า และเลขานุการที่ไม่ดีก็ลดประสิทธิภาพลงครึ่งหนึ่ง
กฎการวางแผนช่วงกลางวัน
1. เตรียมโต๊ะทำงานของคุณให้พร้อมสำหรับการทำงาน นำกระดาษทั้งหมดที่ไม่จำเป็นสำหรับการแก้ปัญหากลุ่ม A ออกจากโต๊ะ ควรมีเอกสารบนเดสก์ท็อปไม่เกินหกฉบับในเวลาเดียวกัน นี่เป็นเหตุผลทางจิตวิทยา ประการแรก เอกสารเพิ่มเติมต้องใช้เวลา และประการที่สอง ลำดับบนโต๊ะจะกระตุ้นความสงบเรียบร้อยในความคิด
2. กำหนดกำหนดเวลา บางครั้งงานก็ได้รับความไว้วางใจจากคุณ เพราะคุณก็เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของใครบางคนเช่นกัน ดังนั้นกำหนดเวลาในการแก้ปัญหามักจะได้รับการยอมรับโดยไม่มีเงื่อนไข แม้ว่าจะไม่สอดคล้องกับแผนของคุณก็ตาม แต่เราต้องพยายามปรับให้เข้ากับความสนใจของเราและ "ต่อรองเพื่อเวลา" กล่าวโดยสรุปคือ ขอเวลาเป็นสองเท่าของที่จำเป็นเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ สิ่งนี้มักจะง่ายกว่าที่คุณคิด สำหรับการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ฉันแนะนำให้คุณให้เวลาพวกเขาน้อยกว่าที่คุณคิดว่าจำเป็นในการแก้ปัญหาประมาณหนึ่งในสาม ถ้าแค่นี้พอก็ประหยัดเวลา ถ้าไม่ก็ยังไม่แพ้
3. หลีกเลี่ยงการกระทำที่ก่อให้เกิดการตอบโต้ ผู้นำหลายคนมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในกิจกรรม ปัญหา และแนวคิดใหม่ๆ มากขึ้นเรื่อยๆ และด้วยเหตุนี้จึงทำให้เกิดปฏิกิริยาตอบสนองต่อการกระทำของพวกเขา และอาจส่งผลต่อตารางเวลาได้ ตัวอย่างเช่น บ่อยครั้งมากที่เข้าร่วมการประชุมหนึ่งครั้ง (โดยไม่สนใจ) ผู้จัดการจะได้รับความรับผิดชอบเพิ่มเติมที่ไม่รวมอยู่ในแผนของเขา เขาอาจได้รับความไว้วางใจในบางสิ่งบางอย่างรวมอยู่ในคณะทำงาน ฯลฯ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะตรวจสอบการกระทำทั้งหมดอีกครั้ง (จดหมาย การสนทนาทางโทรศัพท์ การประสานงานกำหนดเวลา ฯลฯ ) โดยคำนึงถึงความจำเป็นและอันตราย ของการตอบสนอง
4. ขจัดปัญหาเร่งด่วนเพิ่มเติมที่เกิดขึ้น ในทุกองค์กร ทุกแผนก มีเหตุการณ์เร่งด่วนหรือเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้นมากมาย ควรจำไว้ว่าการเบี่ยงเบนความสนใจจากสิ่งที่เรียกว่าสถานการณ์เร่งด่วนนำไปสู่การลืมเรื่องสำคัญที่วางแผนไว้ชั่วคราว ควรทำสิ่งนี้หรือไม่ - ตัดสินใจในแต่ละกรณีโดยเฉพาะขึ้นอยู่กับสถานการณ์
จังหวะที่พวกเราส่วนใหญ่อาศัยอยู่แทบจะเรียกได้ว่าสงบและวัดผลไม่ได้ การไม่มีเวลา ชั่วโมงเร่งด่วน และความกดดันด้านเวลาที่รุนแรง ถือเป็นความท้าทายที่ทุกคนไม่สามารถรับมือได้ การอยู่ในสภาพ "ฉันไม่รู้ว่าจะคว้าอะไรไว้" ตลอดเวลานั้นแทบจะไม่เหมาะสมเลยเมื่อพูดถึงประสิทธิผลส่วนบุคคล
ความเครียดทางอารมณ์ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน นำไปสู่ความเหนื่อยล้าและไม่แยแส ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงการตกเป็นเหยื่อของความเครียดหรือที่แย่กว่านั้นคืออาการเหนื่อยล้าเรื้อรัง เรามาจัดการกับการบริหารเวลาหรือการบริหารเวลากันดีกว่า
คนที่ประสบความสำเร็จทุกคนทำเช่นนี้
คนที่ประสบความสำเร็จทุกคนล้วนมีประสิทธิผลมาก พวกเขาทำงานหนักและประสบความสำเร็จมากมาย แต่นี่ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน ประการแรก ผลผลิตหมายถึงผลลัพธ์ ไม่ใช่กระบวนการ หากคุณตั้งใจที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตของคุณ จงมุ่งมั่นที่จะทำเช่นนั้น ผู้คนเสียเวลาเพราะพวกเขาไม่ได้ตัดสินใจที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของตน
และถ้าคุณตัดสินใจก็อย่าถอยและทำซ้ำสิ่งที่คนที่ประสบความสำเร็จทำจนกว่ามันจะกลายเป็นธรรมชาติสำหรับคุณ ความลับหลักของประสิทธิผลส่วนบุคคลอยู่ที่การจัดการเวลาที่เหมาะสม การบริหารเวลาช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงชะตากรรมที่ไม่มีใครอยากได้ของการเป็นตัวประกันให้กับธุรกิจหรืออาชีพของคุณเอง
การวางแผนทำให้มีเวลามากขึ้น
ผู้ที่ประสบความสำเร็จในชีวิตจะทุ่มเทเวลาอย่างมากในการวางแผน การวางแผนรายวันถือเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มผลผลิตและการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
กฎ 6 P ระบุว่า: การวางแผนล่วงหน้าที่ดีจะป้องกันประสิทธิภาพที่ไม่ดี
คุณควรวางแผนและคิดบนกระดาษเสมอ หากไม่มีเป้าหมายบนกระดาษ แสดงว่าเป้าหมายนั้นไม่มีอยู่จริง รายการงานเป็นแผนที่ประเภทหนึ่งที่จะไม่ทำให้คุณหลงทางไปสู่เป้าหมายที่คุณตั้งใจไว้ Peter F. Drucker ในหนังสือของเขา The Effective Manager ให้การเปรียบเทียบที่ดีในการจดบันทึก:
“ผู้คนที่ถูกขังอยู่ในห้องมืดจะสูญเสียเวลาไปอย่างรวดเร็ว แต่ถึงแม้ในความมืดมิด ผู้คนส่วนใหญ่ยังคงรู้สึกถึงพื้นที่ว่าง หากคุณอยู่ในห้องที่มีแสงสว่างแต่มีห้องปิด หลังจากผ่านไปไม่กี่ชั่วโมง คุณจะไม่รู้สึกถึงความเคลื่อนไหวของเวลาอีกต่อไป และถ้าคุณต้องการคำนวณว่าคุณอยู่ในห้องนั้นนานแค่ไหน คุณจะคิดผิดอย่างมาก ดังนั้นถ้าเราอาศัยความทรงจำของเรา เราก็จะไม่รู้ว่าเวลาของเราถูกใช้ไปอย่างไร...”
การทำงานกับรายการสิ่งที่ต้องทำในวันแรกจะช่วยเพิ่มผลผลิตได้ 25% ช่วงเย็นเตรียมรายการงานที่ต้องทำพรุ่งนี้ เมื่อคุณมาทำงาน คุณจะรู้เสมอว่าจะเริ่มต้นวันใหม่จากที่ไหน
ทำงานกับรายการของคุณต่อไปตลอดทั้งวัน: เมื่อมีงานใหม่ปรากฏขึ้น ให้เพิ่มงานนั้นลงในรายการตามลำดับความสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานที่วางแผนไว้ก่อนหน้านี้ หลังจากเสร็จสิ้นงานอื่นในรายการแล้ว อย่าลืมขีดฆ่าทิ้ง สิ่งนี้จะทำให้คุณรู้สึกพึงพอใจกับงานของคุณ เพิ่มความกระตือรือร้น และเติมพลังให้กับคุณ
วางแผนจากใหญ่ไปเล็ก จากระยะยาวไประยะสั้น จากเป้าหมายชีวิตไปจนถึงแผนสำหรับวันนั้น ให้แต่ละงานมีกำหนดเวลาที่แน่นอน
แบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นงานย่อยๆ เสมอ แผนผังการตัดสินใจช่วยได้ที่นี่ โดยที่งานหลักคือแผนผัง และงานย่อยสำหรับการดำเนินการคือสาขา แยกสาขาต่อไปจนกว่ากระบวนการทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นจะง่ายและโปร่งใส
ก่อนที่คุณจะเริ่มทำอะไร จำกฎ 10/90: 10% ของเวลาที่ใช้ในการวางแผนก่อนเริ่มงานจะช่วยประหยัดเวลา 90% ในการแก้ปัญหา
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการกำหนดสิ่งสำคัญ
หน้าที่ของการบริหารเวลาคือการกำหนดภารกิจหลักให้ทันเวลา การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้คุณสามารถจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยมอบหมายงานแต่ละงานตามระดับความสำคัญของตัวเอง
วิธี ABCD เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดลำดับความสำคัญ นี่เป็นวิธีการวางแผนที่ง่ายมาก และประกอบด้วยการกำหนดลำดับความสำคัญให้กับแต่ละงานในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
ดังนั้นงานที่ทำเครื่องหมายด้วยตัวอักษร A บ่งบอกถึงงานที่สำคัญที่สุดและมีผลกระทบที่ร้ายแรงที่สุดในกรณีที่เกิดความล้มเหลว กฎหลักของวิธีนี้คือไม่ต้องรับงาน B จนกว่างาน A จะเสร็จสิ้น แต่ให้รับงาน B ในขณะที่งาน B เปิดอยู่ เป็นต้น
ตัวอักษร D หมายถึง "ลง!" จดหมายนี้ควรใช้เพื่อทำเครื่องหมายงานที่ไม่สำคัญและไม่มีผลกระทบใด ๆ ในการจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละกลุ่ม ให้ใช้ตัวเลขที่ระบุลำดับของงาน ดังนั้นสิ่งที่สำคัญที่สุดในรายการของคุณควรถูกกำหนดให้เป็น A1
กฎแห่งประสิทธิภาพบังคับ
เคล็ดลับสำคัญในการบริหารเวลาคือการมุ่งเน้นและวัตถุประสงค์ เริ่มต้นด้วยการแก้ปัญหางานสำคัญและทำทุกอย่างตามลำดับ นั่นคือสิ่งหนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง การเลิกทำบางสิ่งบางอย่างแล้วกลับมาทำใหม่อีกครั้ง คุณจะลดประสิทธิภาพลง 5 เท่า
โมสาร์ทสามารถแต่งเพลงสามเพลงพร้อมกันและสร้างผลงานชิ้นเอกที่แท้จริงได้ แต่นี่เป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ Bach, Haydn หรือ Verdi สามารถทำงานได้ทีละชิ้นเท่านั้น พวกเขาไม่ได้เริ่มทำงานชิ้นต่อไปโดยไม่ได้ทำงานชิ้นก่อนหน้าให้เสร็จ
ใช้กฎแห่งประสิทธิภาพบังคับ ซึ่งบอกว่าไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับทุกสิ่ง แต่มีเวลาเพียงพอสำหรับสิ่งที่สำคัญที่สุดเสมอ ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องดึงตัวเองมารวมตัวกันและบังคับตัวเองให้ทำสิ่งที่จะเกิดประโยชน์และผลลัพธ์สูงสุดก่อน
ทุกกรณีสามารถแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม:
- เร่งด่วนและสำคัญ
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
- เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
- ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ
การจำแนกประเภทนี้ใช้ชื่อของประธานาธิบดีอเมริกัน และเรียกว่าวิธีไอเซนฮาวร์ (หน้าต่าง หลักการ)
- งานหลักคือสิ่งที่เร่งด่วนและสำคัญ การพยายามเลื่อนเรื่องดังกล่าวออกไปในภายหลังจะสร้างปัญหาที่ไม่จำเป็นให้กับคุณ - คุณต้องจัดการกับปัญหาเหล่านั้นด้วยตัวเองในทันที
- ต่อไปก็เรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานดังกล่าวสามารถเลื่อนออกไปได้ แต่อาจมีผลกระทบอย่างมากในระยะยาว สิ่งที่ไม่เร่งด่วนและสำคัญมักกลายเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญหากถูกเลื่อนออกไปอยู่เสมอ เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น โปรดจัดเตรียมเวลาไว้ล่วงหน้า
- งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญมีผลกระทบเพียงเล็กน้อยต่อความสำเร็จของคุณ การจัดการกับเรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญไม่ได้ให้ผลลัพธ์และอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพของคุณ สิ่งเหล่านี้ใช้เวลาส่วนใหญ่ของคุณ เหล่านี้เป็นงานที่หากเป็นไปได้จะต้องได้รับมอบหมายหรือลดจำนวนลง
- มีเหตุผลที่จะสรุปได้ว่างานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญนั้นไม่มีความหมายในหลักการ และไม่มีผลตามมาใดๆ หากงานเหล่านั้นไม่เสร็จสิ้น คุณสามารถขีดฆ่าสิ่งเหล่านี้ออกจากรายการของคุณได้อย่างปลอดภัย
"กินกบ" หมายความว่าอย่างไร?
โบราณว่าไว้ว่า: หากสิ่งแรกที่คุณต้องกินในตอนเช้าคือกบที่เป็นๆ คำปลอบใจก็คือว่านี่คือสิ่งที่เลวร้ายที่สุดที่สามารถเกิดขึ้นกับคุณได้ตลอดทั้งวัน
Brian Tracy ที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ เปรียบเทียบกบกับสิ่งที่ไม่พึงประสงค์และสำคัญที่สุดที่ต้องทำในปัจจุบัน การเลื่อนออกไปจะทำให้เกิดความเครียดทางอารมณ์โดยไม่จำเป็นและผลที่ตามมาอันไม่พึงประสงค์ คุณต้องกระทำโดยปราศจากความคิดและความล่าช้าที่ไม่จำเป็น - เพียงแค่ลงมือทำและลงมือทำ นี่จะทำให้คุณมีพลังงานเพิ่มขึ้นตลอดทั้งวัน
การพูดว่า "ไม่" ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างน่าประหลาดใจ
คำที่สำคัญที่สุดในการจัดระเบียบเวลาของคุณคือคำสุภาพว่า "ไม่" เรียนรู้ที่จะปฏิเสธและพูดว่า “ไม่” กับงานที่ไม่ได้อยู่ในลำดับความสำคัญที่คุณเลือก ใช้ไหวพริบและปฏิเสธเพื่อให้บุคคลนั้นเข้าใจว่าคุณไม่ได้ปฏิเสธเขาเป็นการส่วนตัว แต่ปฏิเสธงาน
ติดตามสิ่งที่คุณใช้เวลาทำงานและเวลาว่าง จดบันทึกกิจกรรมที่ทำให้คุณเสียเวลา (เช่น คุยข่าวกับเพื่อนร่วมงาน สลับช่องทีวีอย่างไร้จุดหมาย หรืออ่านใบปลิวและหนังสือพิมพ์)
3 คำถามเพื่อประสิทธิภาพของคุณ
ถามตัวเองเสมอว่าผลที่ตามมาในระยะยาวของงานคืออะไร และจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ทำงานให้เสร็จเลย ถามตัวเองด้วยคำถาม 3 ข้อต่อไปนี้ตลอดทั้งวัน:
- สิ่งสำคัญและมีคุณค่าที่สุดที่ต้องทำคืออะไร?
- ฉันจะทำอะไรได้บ้างและมีเพียงฉันเท่านั้นที่จะช่วยปรับปรุงสถานการณ์ได้อย่างมาก
- จะใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุดได้อย่างไร?
การตอบคำถามเหล่านี้จะเพิ่มผลผลิตของคุณเป็นสองเท่า
ถังขยะทำอะไรได้บ้าง?
คนที่ทำงานได้ดีจะทำงานบนโต๊ะที่สะอาด คนที่ไร้ประสิทธิผลและไม่ได้รับผลประโยชน์ย่อมมีเรื่องโกลาหลวุ่นวายอยู่บนโต๊ะ พัฒนานิสัยในการแยกเอกสารให้ตรงเวลา ทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นออกไป และทำงานที่โต๊ะที่สะอาด พบว่าใช้เวลาทำงานถึง 30% ในการค้นหากระดาษที่จำเป็น ถังขยะเป็นหนึ่งในเครื่องมือบริหารจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
หลักการของความสมดุล
วิธีที่ง่ายที่สุดในการหลีกเลี่ยงความตื่นตระหนกเมื่อต้องเผชิญกับงานที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ คือการหายใจเข้าลึกๆ แล้วพูดว่า “ฉันทำได้เท่าที่ทำได้เท่านั้น” และเริ่มเขียนรายการอย่างใจเย็น ด้วยการวิเคราะห์งานที่คุณเผชิญอยู่ คุณจะเห็นเสมอว่าคุณมีเวลาเพียงพอที่จะแก้ไขปัญหาที่สำคัญ
ระวังรักษาสมดุลในชีวิต ทำงานจนเหนื่อยก็หลอกร่างกายไม่ได้หรอก ยังจะรับผลกรรมอยู่ ถ้าไม่หยุดก็จะใช้กำลัง และนี่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของแผนของคุณอย่างชัดเจน
แต่การจะมีประสิทธิภาพแค่การบริหารเวลายังไม่เพียงพอ สิ่งสำคัญคือต้องติดตามสุขภาพของคุณและรักษารูปร่างให้อยู่ในสภาพดี ชีวิตของคุณควรจะร่ำรวย ควรมีเวลาสำหรับครอบครัวและการพักผ่อนอยู่เสมอ
หลักการพื้นฐานของความสมดุล: ระยะเวลาที่บ้านและคุณภาพของเวลาในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ
คุณและคนสำคัญในชีวิตของคุณควรมาก่อนเสมอ - ด้วยเหตุนี้จึงคุ้มค่าที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิผลของคุณเอง
©