การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร? วิธีสร้างข่าวประชาสัมพันธ์: ตัวอย่างสำเร็จรูปสำหรับการใช้งาน
สื่อบางแห่งกำลังมองหาเรื่องราวเฉพาะเกี่ยวกับบริษัทหรือพนักงานของพวกเขา เกี่ยวกับชีวิตหรือสถานการณ์การทำงานบางอย่าง ฯลฯ
เนื้อหาของข้อความแถลงข่าว
เมื่อจัดทำข่าวประชาสัมพันธ์ วิธีที่ดีที่สุดคือพยายามสวมบทบาทของนักข่าว เริ่มคิดแบบเขา เพื่อทำความเข้าใจว่าอะไรจะน่าสนใจสำหรับเขาและสิ่งใดจะไม่น่าสนใจ
ดังนั้นข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ควรเป็นสื่อโฆษณาเกี่ยวกับบริษัท ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ หลังจากอ่านข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว นักข่าวไม่ควรมีคำถาม: “แล้วไงล่ะ?”
หรือ “นี่มันเรื่องอะไรกัน?” ในกระบวนการอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ กองบรรณาธิการจะต้องเข้าใจสิ่งที่กำลังพูดอย่างรวดเร็วและแม่นยำ ดูเหมือนว่าจะชัดเจน แต่ไม่ใช่กับทุกบริษัท บางครั้งมันก็เกิดขึ้นในชีวิต บรรณาธิการของสิ่งพิมพ์ทางคอมพิวเตอร์ฉบับหนึ่งกล่าวว่า “บริษัทส่งจดหมายมาโดยระบุว่าต้องการสร้างความร่วมมือกับเรา อันไหนที่ไม่ชัดเจน ทันใดนั้นก็มีจดหมายอีกฉบับหนึ่งส่งมาจากพวกเขา โดยแจ้งให้ทราบว่าบริษัทดังกล่าวจะเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของตนที่จุดยืนดังกล่าว อะไรนะ?.."
นักข่าวควรได้รับข้อความที่ไม่ทิ้งคำถามและมีคำตอบที่จำเป็นทั้งหมด ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับงานควรชัดเจนจากข่าวประชาสัมพันธ์:
- WHO,
- อะไร,
- เมื่อไร,
- ที่ไหน,
- ยังไง,
- ทำไม.
นักข่าวจึงต้องเข้าใจทันทีจากข่าวประชาสัมพันธ์ว่าเกิดอะไรขึ้นหรือจะเกิดอะไรขึ้น ทำไม อย่างไร เป็นต้น อย่าละเลยข้อมูลโดยหวังว่าจะทำให้นักข่าวสนใจ
เขาจะไม่โทรกลับเพื่อขอคำชี้แจง รำคาญกับการเสียเวลาอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ที่ไม่มีข้อมูล เขาจะทิ้งมันไปและลืมมันไป ท้ายที่สุดแล้ว เขามีวัสดุอื่นๆ มากมายบนโต๊ะของเขา
แต่นักข่าวยังสามารถค้นพบ “ความสนุกโดยไม่ตั้งใจ” ของตัวเองในการแถลงข่าว ท้ายที่สุดแล้ว เขารู้จักผู้ฟังสื่อของเขาดีขึ้น ดังนั้นจึงต้องเตรียมตัวให้พร้อมว่าข้อเท็จจริงอาจไม่ครอบคลุมในมุมที่ต้องการได้
เป็นการยากที่จะบอกว่าอะไรอาจดึงดูดนักข่าวได้ แต่เป็นที่ชัดเจนอย่างยิ่งว่าข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าเบื่อ ซึ่งมีข้อมูลที่ไม่น่าสนใจหรือพิเศษเกินไป หรือเขียนอย่างน่าเบื่อ จะไม่ดึงดูดความสนใจของคุณ น่าเสียดายที่ข่าวประชาสัมพันธ์ดังกล่าวเป็นข่าวส่วนใหญ่ที่เผยแพร่สู่สื่อทุกประเภท
แม้ว่าข้อมูลในข่าวประชาสัมพันธ์จะขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง แต่คุณต้องจำไว้ว่าข้อมูลเหล่านี้อ่านโดยคนจริงๆ ดังนั้นเมื่อหันไปใช้ตรรกะและเหตุผลเราจึงไม่ควรลืมเกี่ยวกับอารมณ์และความรู้สึก
หากนักข่าวสนใจข่าวประชาสัมพันธ์ เขาก็เริ่มมองหา "พื้นผิว" ในข่าว - ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ รายละเอียดที่จะช่วยให้เขาเตรียมเนื้อหาที่ "แข็งแกร่ง" ได้ นั่นคือคำตอบสำหรับคำถาม “ใคร อะไร เมื่อใด ที่ไหน อย่างไร ทำไม” ควรมีรายละเอียดพร้อมด้วยข้อมูลโดยละเอียด นักข่าวไม่ควรประดิษฐ์มันขึ้นมา หรืออย่างที่พวกเขาพูดว่า "ดึงมันออกมาจากอากาศ" นักเขียนคำโฆษณาประชาสัมพันธ์จำเป็นต้องทำทุกอย่างเพื่อเขา
นักข่าวรักและชื่นชมรายละเอียด ข้อความในข่าวประชาสัมพันธ์จะต้องมีข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับงานกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ บริการ บริษัท ฯลฯ
หากเป็นไปได้ ข่าวประชาสัมพันธ์ควรเน้นย้ำถึงลักษณะของงานในท้องถิ่น ผู้คน (และนักข่าว) มักจะสนใจสิ่งที่เกิดขึ้นใกล้ตัวพวกเขาเป็นหลักเสมอ และไม่ได้ห่างไกลจากพวกเขา
ในด้านหนึ่ง รายละเอียดช่วยให้นักข่าวสร้างภาพข้อเท็จจริงของสิ่งที่เกิดขึ้นได้ และในทางกลับกัน พวกเขาให้สิทธิ์ในการเลือกข้อมูลที่เหมาะสม เมื่อมีเพียงพอแล้วจึงใช้อันที่เหมาะสมที่สุดในสถานการณ์ที่กำหนดได้ ข้อมูลเพิ่มเติมย่อมดีกว่าน้อย ตัวอย่างเช่น บรรณาธิการของหนังสือพิมพ์ออนไลน์ที่มีชื่อเสียงรายหนึ่งกล่าวว่า “ข้อดีเพิ่มเติมสำหรับการตีพิมพ์ในแหล่งข้อมูลของเราคือ ภาพประกอบ แผนภาพ ค่าสัมบูรณ์ แทนที่จะเป็นตัวชี้วัดเชิงสัมพันธ์ของงบการเงินของบริษัท”
ดังนั้น ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงในข้อความแถลงข่าวจึงต้องมีรายละเอียดอยู่เสมอ นอกจากนี้ ควรเสริมด้วยคำพูด ข้อความ รูปภาพ ภาพวาดต่างๆ ที่จะขยายความเข้าใจเกี่ยวกับเหตุการณ์ และให้ข้อมูลที่สื่อถึงอารมณ์
ข้อเท็จจริงในข่าวประชาสัมพันธ์จะต้องเชื่อถือได้ – เป็นธรรม ท้ายที่สุดแล้ว หากนักข่าวถูกหลอกเพียงครั้งเดียว ก็อาจไม่มีการติดต่อครั้งที่สองและครั้งต่อไปทั้งหมด
คุณไม่ควรพูดเกินจริงหรือตกแต่งสิ่งใดๆ มิฉะนั้น แทนที่จะได้รับเนื้อหาที่เป็นบวก คุณสามารถได้รับเนื้อหาที่สำคัญได้อย่างง่ายดาย
เมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ ควรใช้ข้อเท็จจริงที่เรียบง่าย ข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือและหักล้างไม่ได้
ข้อความและการยืนยันที่คลุมเครือและไม่เฉพาะเจาะจง ไม่มีเหตุผล และไม่มีมูลความจริง ควรละทิ้ง
ข้อเท็จจริงทั้งหมดในข้อความจะต้องได้รับการยืนยัน ข้อเท็จจริงและสถิติที่ดีมีคุณค่าอย่างยิ่งต่อนักข่าว เพราะพวกเขาเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเรื่องราว
ข้อความที่มีคุณค่าหรือการตัดสินของผู้เชี่ยวชาญที่มีชื่อ "สำคัญ" ควรวางไว้ตอนต้นของข่าวประชาสัมพันธ์ อย่าลืมว่านักข่าวจะต้องติดต่อผู้เชี่ยวชาญเพื่อขอคำชี้แจงหรือข้อมูลเพิ่มเติม ผู้เชี่ยวชาญจะต้องเตรียมพร้อมสำหรับการสนทนาหรือการเยี่ยมเยียนดังกล่าว หากเขาปฏิเสธที่จะแสดงความคิดเห็นหรือคำพูดของเขาแตกต่างไปจากที่ระบุไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ งานทั้งหมดในการเตรียมข่าวประชาสัมพันธ์ก็จะสูญเปล่า
การให้เชิงอรรถแก่แหล่งข้อมูลนั้นคุ้มค่าเสมอ ระบุองค์กร ตำแหน่ง และชื่อของบุคคลที่อ้าง นักข่าวอาจต้องการติดต่อเขา
ต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าใบเสนอราคามีความถูกต้อง นักข่าวที่เตรียมเรื่องราวและใช้คำพูดจากข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ควรชี้แจงหรือตรวจสอบ ข้อมูลในใบเสนอราคาต้องเป็นข้อเท็จจริง
หากคำพูดสามารถนำมาประกอบกับบุคคลใดๆ จากกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งได้ ก็ควรจะ "ใส่" ไว้ในปากของผู้ที่มีเสน่ห์มากที่สุด ผู้อาวุโสที่สุดในตำแหน่ง เป็นตัวเป็นตนของเหตุการณ์ที่อธิบายไว้ หรือผู้ที่มีอำนาจมากที่สุดในสาขาที่อธิบายไว้
ราคาอาจเป็นราคาตลาด คำรับรองของผู้ใช้ ข้อมูลการวิจัย ฯลฯ
เชื่อกันว่าข่าวประชาสัมพันธ์จะต้องมีคำพูดอย่างน้อยหนึ่งคำพูด
หากข่าวประชาสัมพันธ์มีไว้สำหรับสื่อหลายแห่ง ก็ควรใช้คำพูดหลายประโยค ในกรณีนี้ นักข่าวแต่ละคนจะสามารถเลือกคำพูดที่แตกต่างกันได้ และคำพูดจะไม่เหมือนกันสำหรับทุกคน
และอีกอย่างคือมีการสร้างคำพูดดีๆ ไว้ล่วงหน้า เมื่อทราบบริบทของสถานการณ์ ผู้ที่สามารถเข้าร่วมงานได้ ก็สามารถเตรียม “ใส่” ข้อความที่โดนใจนักข่าวเข้าปากได้เลย ยกตัวอย่างในประวัติศาสตร์ของนายกรัฐมนตรีอังกฤษ “มีวลีหนึ่งที่กลายเป็นหัวข้อข่าวในหนังสือพิมพ์หลายฉบับ: เลดี้ไม่เหมาะที่จะหันมีการกล่าวเกี่ยวกับความไม่เต็มใจของแทตเชอร์ที่จะเปลี่ยนเส้นทาง นักเขียนบทละคร เซอร์โรนัลด์ มิลลาร์ นักเขียนบทละคร ดัดแปลงมาจากชื่อละครในปี 1948 เลดี้ไม่เหมาะสำหรับการเผาไหม้ผลก็คือ หนังสือพิมพ์ระดับประเทศ 5 ฉบับพาดหัวข่าวนี้ในเช้าวันรุ่งขึ้นหลังจากพูดวลีดังกล่าว อาร์. มิลลาร์กล่าวในภายหลังว่าเขามองหาวลีที่คล้ายกัน โดยคิดว่าวลีเหล่านั้นอาจดูเหมือนพาดหัวข่าวหรือ “คำพูดที่ฟังดูมีเหตุผล” ได้อย่างไร
นักข่าวมักให้ความสำคัญกับการเปรียบเทียบ หากมีการเปรียบเทียบคุณภาพ ปริมาณ ราคา ข้อเท็จจริงเหล่านี้ก็คุ้มค่าที่จะพูดถึง แน่นอนว่าหากทำการเปรียบเทียบโดยบุคคลที่เป็นอิสระ ประสิทธิผลของข้อเท็จจริงก็จะแข็งแกร่งยิ่งขึ้น
คุณสามารถเชิญนักข่าวให้ทำการเปรียบเทียบด้วยตนเอง โดยชี้ให้เห็นว่าสามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้ลิงก์ไปยังข้อมูลบนเว็บไซต์: ของคุณเองและของคู่แข่งของคุณ
โครงสร้างการแถลงข่าว
เมื่อเขียนข้อความในข่าวประชาสัมพันธ์ ข้อมูลที่เตรียมไว้ทั้งหมดจะต้องนำเสนอตามลำดับที่เป็นธรรมชาติและสมเหตุสมผล ใครๆ ก็ต้องอ่านได้ง่ายๆ
การจะพูดถึงเหตุการณ์ได้ชัดเจน การนำเสนอในรูปแบบที่ชัดเจน เข้าใจง่าย จำเป็นต้องจัดโครงสร้างของข้อความตามความสำคัญของข้อมูลที่ใช้
ข้อความในข่าวประชาสัมพันธ์เป็นแบบปิรามิดกลับหัว: ข้อมูลที่สำคัญที่สุดจะอยู่ที่ด้านบน ข้อเท็จจริงที่สำคัญน้อยกว่าและน่าสนใจจะอยู่ด้านล่าง คุณลักษณะ รายละเอียด ข้อมูลอ้างอิงทั้งหมดจะได้รับการจัดลำดับความสำคัญจากมากไปหาน้อย
ส่วนประกอบหลักของข่าวประชาสัมพันธ์คือ:
– หมวก
– ผู้ติดต่อ,
– ข้อมูลเอาท์พุต
- ชื่อ,
– บทนำ (หรือย่อหน้าเบื้องต้น บทนำ)
– เนื้อความ (หรือย่อหน้าภายใน)
– ข้อสรุป (หรือรหัส)
หนึ่งในโมเดลของโครงสร้างข่าวประชาสัมพันธ์อธิบายไว้ในสูตร SOLAADS
ตามลำดับ: เอส(
หัวเรื่อง) – สาระสำคัญของข่าวประชาสัมพันธ์ ข่าวหลัก โอ(
องค์กร) – องค์กร บริษัท บุคคลที่เกี่ยวข้องกับข่าว ลิตร (
สถานที่ ) – สถานที่จัดงาน; เอ (
สถานที่ ) – สถานที่จัดงาน; ข้อดี) – หลักฐานแสดงความสำคัญและคุณค่าของข่าวต่อกลุ่มเป้าหมาย
การสมัคร) – ข้อกำหนด การประเมินข่าว (รวมถึงในรูปแบบของการเสนอราคาโดยตรง) รายละเอียด) – รายละเอียด;
เอส( แหล่งที่มา) – แหล่งข้อมูล
ข้อความทั้งหมดของข่าวประชาสัมพันธ์ควรทิ้งความประทับใจไว้ ในการทำเช่นนี้คุณจะต้องมัดทุกส่วนให้แน่น
หัวข่าวประชาสัมพันธ์
“ส่วนหัว” คือบล็อกข้อมูลของบริษัทที่เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ ตั้งอยู่ที่ด้านบนของแผ่นข้อความแผ่นแรกและมีชื่อ (โลโก้) ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของบริษัท
โดยทั่วไป หน้าแรกของข่าวประชาสัมพันธ์จะใช้หัวจดหมายของบริษัท โดยมีส่วนหัวแบบดั้งเดิม อย่างไรก็ตาม ข่าวประชาสัมพันธ์ยังสามารถพัฒนาส่วนหัวของตนเองได้ ในกรณีนี้ บล็อกข้อมูลอาจมีคำว่า "ข่าวประชาสัมพันธ์" อยู่ด้วย
ส่วนหัวอาจระบุถึงผู้จัดจำหน่ายข่าวประชาสัมพันธ์ หากบริษัทใช้หน่วยงานประชาสัมพันธ์หรือที่ปรึกษาพิเศษ
บางครั้งเครื่องหมาย "คว่ำบาตร" อยู่ใต้ส่วนหัว - ข้อ จำกัด ซึ่งเป็นข้อบ่งชี้ถึงเวลาที่ตีพิมพ์ เช่น “ไม่เกินวันที่ 15 พฤษภาคม เวลา 14.00 น.” ข้อจำกัดดังกล่าวมีไว้เพื่อป้องกันไม่ให้สื่อรายงานเหตุการณ์ใดๆ ก่อนที่จะเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม ไม่มีการรับประกันว่านักข่าวจะให้ความสนใจกับ "การคว่ำบาตร" และเผยแพร่ข้อมูลตามเวลาที่กำหนด กองบรรณาธิการมีข้อพิจารณาและความสนใจเป็นของตนเอง ดังนั้นในกรณีส่วนใหญ่ การใช้ "การคว่ำบาตร" จึงไม่สมเหตุสมผล และถ้าใครคิดว่าคำว่า "คว่ำบาตร" เน้นย้ำถึงความสำคัญ ความสำคัญของเหตุการณ์ที่อธิบายไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ ว่าอาจทำให้สื่อมวลชนสนใจ เขาก็คิดผิดอย่างลึกซึ้ง นักข่าวประเมินเรื่องข่าวเป็นอันดับแรก
หากบริษัทมีเหตุผลร้ายแรงที่ไม่เผยแพร่ข้อมูลก่อนถึงกำหนดเวลา ไม่เพียงแต่จะไม่ใช้ "การคว่ำบาตร" เท่านั้น แต่ยังดีกว่าไม่ส่งข่าวประชาสัมพันธ์ล่วงหน้าอีกด้วย เมื่อนั้นผลประโยชน์ของบริษัทในการดำเนินการตามกำหนดเวลาในการเผยแพร่ข้อมูลจะได้รับการคุ้มครอง
นอกเหนือจากการคว่ำบาตรแล้ว บางครั้งผู้เชี่ยวชาญด้านสื่อสัมพันธ์ยังเขียนหัวข้อว่า "เพื่อการใช้งานทันที" และไม่มีความหมายเฉพาะในการใช้คำเหล่านี้
ในโลกปัจจุบันไม่มีใครเก็บข่าว หากมีความสำคัญก็จะเผยแพร่ทันที หากไม่เป็นเช่นนั้นก็จะลงถังขยะ
ด้านล่างส่วนหัวข่าวประชาสัมพันธ์ทันทีจะมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อ: หนึ่งรายการขึ้นไป บทบาทของพวกเขาสามารถทำได้โดยทั้งพนักงานและผู้จัดการฝ่ายสื่อหรือบริการประชาสัมพันธ์ของบริษัท และตัวแทนของฝ่ายประชาสัมพันธ์หรือหน่วยงานที่ปรึกษาที่ส่งข่าวประชาสัมพันธ์ ทั้งแบบแยกกันและร่วมกัน
ข่าวประชาสัมพันธ์ควรระบุหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของผู้เชี่ยวชาญและผู้บริหารของบริษัทที่ถูกอ้างอิงถึงในข่าวประชาสัมพันธ์
เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ติดต่อมีสิทธิ์และโอกาสในการให้ข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้นแก่นักข่าว
ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อประกอบด้วย: นามสกุล ชื่อ นามสกุล หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ ที่อยู่อีเมล และเว็บไซต์ส่วนตัว ถ้ามี ข้อมูลทั้งหมดจะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบ ก่อนที่จะออกข่าวประชาสัมพันธ์ ควรโทรไปยังหมายเลขโทรศัพท์ที่ระบุและเขียนอีเมลทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถติดต่อผู้ติดต่อได้จริง
โดยปกติแล้ว ในช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องกับการแถลงข่าว ไม่ควรเปลี่ยนผู้ติดต่อด้วยเครื่องตอบรับอัตโนมัติ เดินทางไปทำธุรกิจ ไม่รับโทรศัพท์ และไม่ตอบอีเมล
ทางที่ดีควรระบุผู้ติดต่ออย่างน้อยสองคนในการแถลงข่าว
เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ควรระบุเวลาที่จะรับสายโทรศัพท์
หากเป็นไปได้ควรระบุหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณสามารถติดต่อผู้ติดต่อนอกเวลาทำงานได้ คงจะน่าเสียดายมากหากข้อมูลงานไม่ออกมา ไม่ใช่เพราะสื่อไม่สนใจ แต่เพราะตัวแทนไม่สามารถติดต่อกับผู้ติดต่อได้
สำนักพิมพ์แถลงข่าว ผลลัพธ์จะระบุสถานที่และเวลาของเหตุการณ์ที่กำลังอธิบาย ตัวอย่างเช่น,"โวโรเนซ 23/05/2559"
- ข่าวประชาสัมพันธ์ระหว่างประเทศยังระบุถึงรัฐด้วย ทั่วโลกจะระบุวันก่อน จากนั้นจึงระบุเดือนและปี ในสหรัฐอเมริกา เดือนจะมาก่อน จากนั้นจึงตามด้วยวันและปี เพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อน เมื่อเตรียมข่าวประชาสัมพันธ์ต่างประเทศ ควรใช้คำอธิบายของเดือนด้วยวาจา ตัวอย่างเช่น,.
“โวโรเนซ 23 พฤษภาคม 2559”
ขอแนะนำว่าวันที่จัดงาน วันที่เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ และวันที่สื่อได้รับข่าวประชาสัมพันธ์ตรงกัน ในกรณีนี้งานจะถูกมองว่าเป็นข่าวสารและไม่ล้าสมัย
สำนักพิมพ์อาจมีเงื่อนไขในการรับรองนักข่าวเพื่อเข้าร่วมในงานที่ประกาศไว้
โดยปกติแล้วเอาต์พุตจะแสดงเป็นตัวหนา
หากนักข่าวไม่พบรอยประทับใด ๆ ในข่าวประชาสัมพันธ์ เขาจะไม่ขอคำชี้แจง แต่จะโยนมันทิ้งไป
ชื่อข่าวประชาสัมพันธ์
ข่าวประชาสัมพันธ์จะต้องมีหัวข้อที่สะท้อนถึงสาระสำคัญของข้อความทั้งหมด เมื่ออ่านคำแรกๆ ของเอกสาร นักข่าวจะต้องเข้าใจว่าอะไรกำลังถูกพูดคุยและอะไรจะเกิดขึ้นต่อไปในเนื้อหาหลัก พาดหัวควรสนับสนุนให้คุณอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ทั้งหมด
ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับหัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์จะเหมือนกับข้อความทุกประเภท
พาดหัวข่าวมักจะใช้ตัวหนาและใหญ่กว่าแบบอักษรหลักของข่าวประชาสัมพันธ์
โปรดทราบว่าการพาดหัวข่าวที่ดีนั้นเป็นเรื่องยากและสื่อต่างๆ มักเลือกที่จะระบุพาดหัวข่าวของตนเอง ดังนั้นในข่าวประชาสัมพันธ์ หัวข้อข่าวจึงไม่ได้จัดทำขึ้นสำหรับเนื้อหาขั้นสุดท้าย แต่สำหรับนักข่าวที่ต้องตัดสินใจอย่างรวดเร็วว่าจะอ่านข้อความนี้หรือไม่
การแนะนำการแถลงข่าว
โดยทั่วไปแล้วนักข่าวจะดูเฉพาะหัวข้อข่าวและประโยคแรกของข่าวประชาสัมพันธ์เท่านั้น พวกเขากำลังพยายามตอบคำถาม: "สิ่งที่น่าสนใจสำหรับผู้อ่านของฉัน (ผู้ชม ผู้ฟัง) คืออะไร"
ถ้าตอนต้นไม่น่าสนใจ ตอนที่เหลือก็อ่านไม่ได้
บทนำเผยให้เห็นเนื้อหาของชื่อโดยย่อ นอกจากนี้ยังกระตุ้นให้บุคคลอ่านเนื้อหาหลักต่อไป
การแนะนำไม่ควรซ้ำข้อมูลที่ผู้อ่านเดาได้จากชื่อเรื่องแล้ว นอกจากนี้รายละเอียดที่มากเกินไปและ "การวาดภาพที่สวยงาม" ก็ไม่จำเป็นเช่นกัน เฉพาะคำและตัวเลขที่จำเป็นที่สุดเท่านั้น
บทนำจะตอบคำถามหลักบางข้อทันที เช่น ใคร อะไร เมื่อใด ที่ไหน อย่างไร ทำไม
หากไม่มีคำพูดที่ดีในชื่อเรื่อง ก็ควรใช้คำพูดนั้นในการแนะนำ
การแนะนำอาจเป็นเพียงข้อมูลหรือคำอธิบายก็ได้ ในกรณีแรก เหตุการณ์จะถูกรายงานอย่างง่ายๆ ในกรณีที่สอง – มันถูกนำเสนอในรูปแบบที่น่าสนใจและน่าติดตาม
การแนะนำไม่ควรเริ่มต้นด้วยคำบุพบท
การแนะนำที่ดีที่สุดจะเขียนด้วยประโยคสั้นๆ ง่ายๆ โดยไม่ต้องใช้วลีที่มีส่วนร่วมหรือกริยาวิเศษณ์
ควรเน้นอีกครั้งว่าแม้จะสั้น แต่การแนะนำเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของข่าวประชาสัมพันธ์ เป็นประโยคแรกที่ตัดสินค่าข้อมูลของข่าวประชาสัมพันธ์เป็นประโยคแรกที่อ่านบ่อยที่สุดและโดยปกติจะเป็นประโยคแรกที่เผยแพร่เพราะ บรรณาธิการจำนวนไม่น้อยมีนิสัยชอบย่อข้อความตั้งแต่ต้นจนจบ
ส่วนหลักของการแถลงข่าว
ส่วนหลักของข่าวประชาสัมพันธ์ประกอบด้วยข้อมูลโดยละเอียด ข้อเท็จจริงทั้งหมดจะอยู่ภายในส่วนหลักในบล็อกตามลำดับตรรกะ นั่นคือเพื่อให้ส่วนหนึ่งของข้อโต้แย้งและข้อเท็จจริงส่งผ่านไปยังอีกส่วนหนึ่งได้อย่างราบรื่นตามธรรมชาติโดยไม่สูญเสียการเชื่อมต่อทางความหมาย อันดับแรก ข้อมูลที่สำคัญที่สุด จากนั้นประวัติของเหตุการณ์ ตัวละครหลัก และข้อมูลที่สำคัญที่สุดอีกครั้ง แต่อยู่ในรูปแบบที่ขยายและมีรายละเอียดมากขึ้น
ภายในบล็อกข้อมูล ข้อโต้แย้งยังเรียงกันตามลำดับลำดับความสำคัญจากมากไปน้อย: ข้อโต้แย้งที่เข้มแข็งเป็นกุญแจสำคัญ จากนั้นข้อโต้แย้งที่อ่อนแอกว่าจะเป็นข้อเพิ่มเติม
บทสรุปของการแถลงข่าว
โดยสรุป ทุกอย่างที่กล่าวมาในส่วนหลักจะสรุปสั้น ๆ อย่างแท้จริงในประโยคเดียว
ในตอนท้ายของข่าวประชาสัมพันธ์ ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัทจะถูกวางไว้: เวลาในตลาด จำนวนสำนักงานหรือพนักงาน ราคาหุ้น ฯลฯ ถัดจากนั้นเป็นเว็บไซต์และที่อยู่อีเมลที่คุณสามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมได้
ความยาวแถลงข่าว
การแถลงข่าวควรนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่น่าสนใจ เข้าใจง่าย และกระชับ เนื่องจาก นักข่าวไม่มีเวลาอ่านเนื้อหาทั้งหมดที่ได้รับจนจบ ดังนั้นคุณไม่ควรใช้ข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อแสดงออกหรือรายงานลูกค้าเกี่ยวกับงานมหาศาลที่ทำเสร็จแล้ว
ข่าวประชาสัมพันธ์ – นี่ไม่ใช่สถานที่ที่คุณสามารถสาดน้ำ ใช้คำเปล่าๆ หรือพยายามบีบทุกอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการ หรือบริษัทให้เป็นข้อความเดียว
ข่าวประชาสัมพันธ์มีเพียงส่วนสำคัญของข้อความเท่านั้น ข้อความในเอกสารนี้ควรมีเฉพาะเนื้อหาหลัก ซึ่งเป็นสิ่งที่นักข่าวอาจสนใจและตอบคำถามพื้นฐาน รายละเอียดที่ไม่จำเป็นทั้งหมดไม่ควรรวมอยู่ในข่าวประชาสัมพันธ์ ข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมดสามารถแนบมาในรูปแบบการรวบรวมข้อเท็จจริง
ไม่มีกฎตายตัวที่ยากและรวดเร็วสำหรับระยะเวลาในการแถลงข่าว อย่างไรก็ตามผู้ปฏิบัติงานแนะนำให้นำเสนอข้อมูล 1-2 หน้า
หากข่าวประชาสัมพันธ์ไม่พอดีกับหน้าเดียว จะมีข้อความว่า "ดู" ที่มุมขวาล่าง ไกลออกไป."
การแก้ไขวรรณกรรม (แก้ไข) และการพิสูจน์อักษรข่าวประชาสัมพันธ์
ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น นักข่าวเป็นผู้ที่ได้รับการศึกษาและรู้หนังสือ พวกเขาทำงานกับภาษา และมักจะรู้สึกขุ่นเคืองและหงุดหงิดเมื่อข่าวประชาสัมพันธ์มีถ้อยคำที่งุ่มง่าม ภาษาทางธุรการ ถ้อยคำที่เบื่อหู การพิมพ์ผิด และข้อผิดพลาด ตามการสำรวจของบรรณาธิการหนังสือพิมพ์ในเมือง "54% เชื่อว่าข่าวประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่เขียนได้ไม่ดี"
พื้นผิวของเนื้อหาอาจดึงดูดพนักงานกองบรรณาธิการ แต่เขาจะตัดสินใจด้วยตัวเองว่าเกมนี้คุ้มค่ากับเทียนหรือไม่ - จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไรในการแก้ไขแก้ไขข้อความที่อวดรู้ด้วยถ้อยคำที่ซ้ำซากและข้อผิดพลาด แต่งานนี้สามารถทำได้ก่อนที่จะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังสื่อมวลชน ในขั้นตอนสุดท้ายของการสร้างมันคุ้มค่าที่จะจ้างบรรณาธิการมืออาชีพที่จะ "เลีย" ข้อความ
เมื่อทำการพิสูจน์อักษรข่าวประชาสัมพันธ์ คุณควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:
– คำว่า “เมื่อวาน” “พรุ่งนี้” “วันก่อน” “เมื่อเร็วๆ นี้” ฯลฯ ไม่ควรใช้ ต้องระบุวันที่แน่นอน (15 พฤษภาคม 2559)
– ตัวย่อไม่มีจุด (BMW แต่ไม่ใช่ B.M.V.)
– ไม่ใช้เครื่องหมายคำพูดเหมือนในข้อความปกติ เครื่องหมายคำพูด ชื่อบริษัท และชื่อผลิตภัณฑ์เป็นตัวเอียงหรือตัวหนา
ข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้สามารถพบได้ในหนังสือของ A. Nazaikin
บทความที่เกี่ยวข้อง
นักข่าวและผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์มักถามคำถามว่า “จะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ได้อย่างไร” ในอีกด้านหนึ่งจำเป็นต้องเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อให้มีความน่าสนใจ ในทางกลับกัน จำเป็นต้องได้รับผลตอบแทนที่ดีจากสิ่งพิมพ์
มีข้อกำหนดหลายประการสำหรับโครงสร้างของข่าวประชาสัมพันธ์ โครงสร้างนี้เป็นมาตรฐาน แต่หนังสือวารสารศาสตร์สอนว่าคุณต้องตอบคำถามก่อน: ที่ไหน เมื่อใด ใคร และอะไร ส่วนแรกของข่าวประชาสัมพันธ์ควรมีข้อมูลที่น่าสนใจที่สุด จากนั้นรายละเอียด รายละเอียด และข้อมูลความเป็นมา นี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับโครงสร้าง
คุณสามารถเขียนข่าวประชาสัมพันธ์โดยใช้หลักการที่คล้ายกัน คุณไม่ควรส่งข่าวประชาสัมพันธ์บรรทัดเดียว แล้วแหล่งข้อมูลที่มีอักขระ 200 ตัวล่ะ คงจะดีไม่น้อยถ้าใส่ข่าวประชาสัมพันธ์ลงในหน้าเดียว ซึ่งเป็นความยาวปกติ แต่ไม่ใช่หนึ่งหรือสองประโยค หลังจากเขียนข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว ให้พิจารณาว่าผู้อ่านอาจมีคำถามอะไรบ้าง จากนั้นจึงรวมคำตอบสำหรับคำถามเหล่านั้นไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์
ข่าวประชาสัมพันธ์จากองค์กรการค้าสามารถแยกแยะได้ง่ายจากข่าวประชาสัมพันธ์จากองค์กรภาครัฐ ข้อความของข้อความแรกมีความโดดเด่นด้วยความมีชีวิตชีวา ในขณะที่ข้อความที่สองเป็นข้อความที่แห้งเฉา การอ่านโค้งที่หรูหรานั้นค่อนข้างยาก แต่ยังมีข้อความที่น่าสนใจที่ซับซ้อนตามข้อมูล ดังนั้นควรพยายามเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ด้วยข้อความที่ชัดเจน โดยไม่มีวลีและสำนวนที่ซับซ้อน สามารถตรวจสอบข้อความว่าอ่านง่ายและไพเราะได้โดยใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ Word คุณต้องเรียกเครื่องตรวจสอบการสะกดไปที่เมนู "เครื่องมือ" จากนั้นเลือก "การสะกด" หรือกด F7 ข้อความจะถูกตรวจสอบหลังจากนั้นข้อมูลที่มีจำนวนอักขระย่อหน้าและประโยคจะปรากฏในหน้าต่าง แต่นั่นไม่ใช่สิ่งสำคัญ ข้อมูลพื้นฐานจะอยู่ที่ด้านล่างของหน้าต่าง: ระดับการศึกษา ความไพเราะ ความง่ายในการอ่าน และจำนวนวลีที่ซับซ้อน พารามิเตอร์เหล่านี้แสดงให้เห็นว่าข้อความออกมาดีเพียงใด
ข่าวประชาสัมพันธ์ของบริษัทจะต้องมีหัวข้อข่าว พาดหัวข่าวชื่อ “ข่าวประชาสัมพันธ์” ถือเป็นสัญญาณของรสนิยมที่ไม่ดี เป็นการดีกว่าที่จะมีชื่อที่น่าสนใจที่จะกระตุ้นให้ผู้อ่านอ่านข้อความ อย่าลืมเพิ่มข้อมูลติดต่อของคุณในตอนท้ายของข่าวประชาสัมพันธ์: โทรศัพท์, ICQ และอีเมล อย่าลืมเขียนชื่อพนักงานที่รับผิดชอบ
วิดีโอในหัวข้อ
บ่อยครั้งเมื่ออ่านหนังสือพิมพ์และนิตยสาร คุณจะพบบทความที่น่าสนใจพร้อมหัวข้อข่าวสีสันสดใสที่จะแจ้งให้ผู้อ่านทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์ต่างๆ เรียกว่าข่าวประชาสัมพันธ์และมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง
ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นรูปแบบการเผยแพร่ข้อมูลประชาสัมพันธ์ที่พบบ่อยที่สุด ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์ใช้เพื่อเผยแพร่ข้อมูลที่สำคัญและเกี่ยวข้องเกี่ยวกับองค์กรและกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง
งานแถลงข่าวหลายประเภท ประกาศข่าวประชาสัมพันธ์ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้นี้ ส่งออกตรงเวลาจะทำให้มั่นใจว่ามีตัวแทนอยู่ในงาน ข่าวประชาสัมพันธ์แจ้งเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นแล้ว ความคิดเห็นสั้นๆ จากผู้สนใจหรือผู้เกี่ยวข้องถูกเพิ่มไว้ที่นี่ สุดท้ายนี้ การแถลงข่าวเชิงข้อมูลจะเตือนถึงเหตุการณ์ที่กำลังดำเนินอยู่และยังไม่เสร็จสิ้น มีรายงานสถานการณ์ ณ ที่เกิดเหตุหรือความคืบหน้าใหม่ๆ แสดงว่าประชาชนทราบข่าวหลักแล้ว
โดยทั่วไปข้อความจะอยู่ที่ประมาณหนึ่งหน้าที่พิมพ์และเป็นไปตามสายโซ่ตรรกะ: ใคร? อะไร เมื่อไร? ที่ไหน? ทำไม ยังไง? ประโยคเริ่มต้นของเนื้อหาควรตอบคำถามสี่ข้อแรก ไม่แนะนำให้เริ่มต้นด้วยคำถาม “เมื่อไร” คำอธิบายและการเพิ่มเติมคำตอบเหล่านี้มีอยู่ในประโยคต่อไปนี้ ย่อหน้าที่สองอาจมีข้อมูลเพื่อตอบคำถาม “ทำไม” และ “อย่างไร” บ่งบอกถึงความเชื่อมโยงกับเหตุการณ์ในอดีตหรือเหตุการณ์ที่กำลังจะเกิดขึ้น ส่วนสำคัญของข่าวประชาสัมพันธ์คือพาดหัวซึ่งเขียนขึ้นตามหัวข้อของข้อความ พาดหัวควรจะสว่างเพียงพอที่จะทำให้ทุกคนที่อ่านสนใจ องค์กรขนาดใหญ่ส่วนใหญ่มีแบบฟอร์มพิเศษสำหรับการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์
ด้านเทคนิคของข้อความมีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหา โลโก้บริษัทจะต้องอยู่ที่ด้านบนของหน้า ด้านล่างนี้เป็นข้อมูลติดต่อและที่อยู่ขององค์กร ไม่แนะนำให้ใช้แบบอักษรที่มีขนาดใหญ่กว่า 14 และเล็กกว่า 12 พอยต์
วิดีโอในหัวข้อ
เพื่อส่งเสริมผลิตภัณฑ์ของบริษัทในตลาด สร้างและเสริมสร้างภาพลักษณ์ของบริษัท การโต้ตอบที่ประสบความสำเร็จกับสื่อมวลชนเป็นสิ่งจำเป็น ดังนั้นหลายบริษัทจึงมีผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการจัดการงานร่วมกับสื่อกับพนักงานของตน คลังแสงของพวกเขามีเทคโนโลยีมากมายที่ช่วยให้พวกเขาแก้ไขปัญหาการสื่อสารเฉพาะได้สำเร็จ
คำแนะนำ
อย่าท้อแท้หากคุณทำงานในแผนกประชาสัมพันธ์ของบริษัทที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก และคุณต้องโปรโมตตั้งแต่ต้น องค์กรที่มีความสามารถของบริษัทประชาสัมพันธ์จะไม่เพียงนำมาซึ่งผลประโยชน์ทางการเงินเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความพึงพอใจทางศีลธรรมจากงานที่น่าสนใจอีกด้วย เลือกรูปแบบเฉพาะของกิจกรรมสำหรับการแถลงข่าว: งานแถลงข่าว โต๊ะกลม งานแถลงข่าว อาหารกลางวันสำหรับสื่อมวลชน ทัวร์แถลงข่าว งานแถลงข่าวออนไลน์ วันเปิดทำการ ฯลฯ
หากบริษัทกำลังเปิดตัวโรงงานขนาดใหญ่ ทำข้อตกลงที่ประสบความสำเร็จ หรือมีความจำเป็นเร่งด่วนในการปกปิดสถานการณ์วิกฤต การแถลงข่าวก็อาจเป็นกิจกรรมสำหรับสื่อมวลชนได้ ดำเนินการตามสถานการณ์ที่กำหนด: ตัวแทนของบริษัท 1-2 คนนำเสนอต่อนักข่าวที่ได้รับเชิญ แถลงสั้นๆ และตอบคำถาม
จัดโต๊ะกลมเกี่ยวกับโครงการ การพัฒนา หรือการวิจัยที่น่าสนใจไม่เฉพาะกับคนในวงแคบเท่านั้น เชิญนักวิเคราะห์ ผู้เชี่ยวชาญอิสระ พันธมิตร รูปแบบโต๊ะกลมเกี่ยวข้องกับการสื่อสารอย่างเสรีในหัวข้อที่สำคัญทางสังคม นักข่าวจะเตรียมเอกสารทบทวน ซึ่งจะช่วยเพิ่มสถานะผู้เชี่ยวชาญของบริษัทของคุณ
จัดงานแถลงข่าวหากต้องการข้อมูลจำนวนมาก ในห้องโถงมีสถานที่สำหรับประธานพร้อมวิทยากรอย่างเคร่งครัด และตรงข้ามกับสถานที่สำหรับนักข่าว ตามกฎแล้วงานแถลงข่าวจะใช้เวลา 50-60 นาที ผู้เชี่ยวชาญในระดับต่างๆ พูดเป็นเวลาครึ่งชั่วโมง ตามด้วยคำถามและคำตอบ ผู้ดูแลจะปรับเปลี่ยนหลักสูตรของกิจกรรมนี้
เปิดโอกาสให้นักข่าวถามคำถามกับตัวแทนของบริษัทในบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการโดยเชิญพวกเขาเข้าร่วมงานเลี้ยงอาหารกลางวันสำหรับสื่อมวลชน การอภิปรายประเด็นต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัทอย่างเท่าเทียมกันจะเกิดขึ้นในช่วงอาหารเช้าหรือ ในส่วนหนึ่งของกิจกรรมนี้ จะมีการจัดให้มีการสัมภาษณ์สั้นๆ สำหรับสื่อมวลชน
รับความครอบคลุมของผู้เข้าร่วมที่อภิปรายหัวข้อนี้ในวงกว้างขึ้นโดยจัดงานแถลงข่าวออนไลน์ เป็นผลให้สามารถค้นหาความสนใจในกลุ่มสังคมที่แตกต่างกันในภูมิภาคต่างๆ ได้ เตรียมรายการคำถามไว้ล่วงหน้า เพื่อให้วิทยากรพูดคุยกับผู้คน "สด" นักข่าวอาจอยู่ในห้องโถง การจัดระเบียบบริษัทประชาสัมพันธ์ในรูปแบบนี้เกี่ยวข้องกับการเลือกปัญหาและการควบคุมโฟลว์ของพวกเขา
การจัดระเบียบการทำงานร่วมกับสื่อ ได้แก่ การทัวร์สื่อมวลชน – การเดินทางของนักข่าวไปยังสถานที่ต่างๆ โดยบริษัทเป็นผู้ออกค่าใช้จ่าย ข้อดีของรูปแบบนี้คือการได้รู้จักเป็นการส่วนตัวในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นทางการ เซสชั่นภาพถ่าย และการเผยแพร่เนื้อหาที่ครบถ้วน จริงอยู่ที่บริษัทร่ำรวยเท่านั้นที่สามารถจ่ายสิ่งนี้ได้
การจัดบริษัทประชาสัมพันธ์เพื่อทำความคุ้นเคยกับการผลิต ธุรกิจ ระดับอุปกรณ์และรูปแบบการทำงานของบริษัทเกี่ยวข้องกับการจัดงาน "วันเปิดประตู" ในช่วงหลายวัน (สูงสุดหนึ่งสัปดาห์) ผู้ที่ได้รับการฝึกอบรมจะพบปะกับผู้มาเยือนและนักข่าว ทัศนศึกษา และตอบคำถาม นี่เป็นงานแถลงข่าวอีกงานหนึ่งที่ออกแบบมาเพื่อสร้างความภักดีของนักข่าวต่อบริษัท
ความเจริญรุ่งเรืองและความสำเร็จจะขึ้นอยู่กับวิธีที่นักข่าวถ่ายทอดแนวคิดของบริษัทสู่มวลชน อย่าเปลืองเงินทุนเพื่อจัดระเบียบงานกับสื่อ เป็นเพื่อนกับนักข่าว!
แหล่งที่มา:
- วิธีการจัดกิจกรรมบริการสื่อมวลชน
บริษัทที่เคารพตนเองจะต้องมีบริการสื่อเป็นของตัวเอง เธอคือผู้ที่ถูกเรียกร้องให้กำหนดภาพลักษณ์ของบริษัทและสร้างชื่อเสียงที่มีความสามารถให้กับมัน จะจัดระเบียบงานบริการกดได้อย่างไร?
คำแนะนำ
เมื่อจัดบริการสื่อมวลชน คุณต้องระบุอย่างชัดเจนว่าเหตุใดจึงจัดตั้งขึ้น จะดำเนินการอะไร และจะมีส่วนร่วมในการพัฒนาของบริษัทอย่างไร
บริการกดอาจประกอบด้วยบุคคลหนึ่งถึงหลายคน - ทั้งหมดขึ้นอยู่กับบริการที่ให้บริการ ยิ่งบริษัทมีขนาดใหญ่ พนักงานกลุ่มสื่อมวลชนก็จะยิ่งมีขนาดใหญ่ขึ้น โดยทั่วไปแล้ว ในองค์กรขนาดใหญ่ บริการด้านสื่อถือเป็นแผนกย่อยของแผนกประชาสัมพันธ์ ในบริษัทที่มีขนาดไม่ใหญ่มาก ความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายประชาสัมพันธ์และผู้รับผิดชอบด้านความสัมพันธ์กับสื่อมวลชนสามารถรวมกันได้เพียงคนเดียว แม้ว่าบริการกดมักจะทำหน้าที่เป็นตัวแทนขององค์กร แต่ก็ควรได้รับคำแนะนำทั้งหมดจากหัวหน้าแผนกประชาสัมพันธ์ซึ่งในทางกลับกันจะต้องรับผิดชอบต่อการจัดการของเขา
สิ่งสำคัญคือพนักงานบริการสื่อมวลชนแต่ละคนต้องรับผิดชอบต่อหน้าที่ของตน ดังนั้นหัวหน้าฝ่ายบริการสื่อมวลชนจึงรับผิดชอบงานของแผนกอย่างเต็มที่ เขาจัดการแถลงข่าวเป็นการส่วนตัวและจัดโปรแกรมวัฒนธรรมสำหรับนักข่าว
ความรับผิดชอบของผู้รับผิดชอบด้านความสัมพันธ์กับสื่อมวลชน ได้แก่ การเตรียมเอกสารสำหรับสื่อมวลชน ตอบคำถามสื่อมวลชน และติดตามสื่อ นอกจากนี้เขายังใช้มาตรการแก้ไขข้อผิดพลาดในข้อความหรือออกข้อโต้แย้งที่เหมาะสมหากจำเป็น แม้ว่าเจ้าหน้าที่ประสานงานสื่อมวลชนจะทำหน้าที่เป็นโฆษกขององค์กร แต่ในเรื่องสำคัญๆ จะดีกว่าที่ผู้นำองค์กรจะทำหน้าที่ในนามขององค์กร
บริการสื่อมวลชนยังมีกลุ่มรับรองที่ออกบัตรรับรองให้กับนักข่าว จัดเตรียมและจัดส่งแพ็คเกจข้อมูลให้กับนักข่าว เป็นต้น
บริการสื่อมวลชนอาจมีกลุ่มสร้างสรรค์ของตนเอง ซึ่งอาจรวมถึงผู้สื่อข่าว นักข่าวโทรทัศน์ และตากล้องของตนเอง พวกเขาจะต้องสามารถเตรียมสื่อสำหรับกองบรรณาธิการสื่อได้อย่างอิสระ นอกจากนี้ ในบางองค์กร กลุ่มดังกล่าวอาจตีพิมพ์หนังสือพิมพ์ของบริษัทของตนเอง
บริษัทขนาดใหญ่และหน่วยงานภาครัฐอาจมีทีมตรวจสอบที่มีผู้ตรวจสอบด้วย หน้าที่ของตนคือติดตามและวิเคราะห์การรายงานข่าวของปัญหาบางอย่างในหน้าหนังสือพิมพ์และนิตยสาร รายการโทรทัศน์และวิทยุ และเพื่อกำหนดคุณภาพของการรายงานข่าวนี้ นอกจากนี้ ในการเตรียมการแถลงข่าว ผู้สังเกตการณ์มีหน้าที่กำหนดหัวข้อปัญหา ประวัติความเป็นมาของปัญหา และเตรียมใบรับรองและบันทึกช่วยจำประเภทต่างๆ
บทความที่เกี่ยวข้อง
วิดีโอในหัวข้อ
แหล่งที่มา:
- บล็อกของนักเขียนคำโฆษณา
แผนกสื่อสัมพันธ์ไม่ได้รวมอยู่ในโครงสร้างองค์กรขององค์กรเสมอไป ความพร้อมในการทำงานด้านสื่อมาพร้อมกับการพัฒนาองค์กร ในกรณีเช่นนี้ เลขานุการสื่อมวลชนที่ได้รับการว่าจ้างจะต้องจัดระเบียบบริการด้านสื่อมวลชนตั้งแต่เริ่มต้นและจัดระเบียบงานที่เป็นระบบ
แฟ้มเอกสารผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์
เอกสารข่าวจะรวบรวมเหตุการณ์ข่าว บุคคล และเหตุการณ์สำคัญต่างๆ ที่มีผลกระทบต่อชื่อเสียงขององค์กรทั้งทางตรงและทางอ้อม
วิธีที่ดีที่สุดคือเก็บไฟล์แยกไว้สำหรับ:
- กิจกรรมปกติและครั้งเดียว: นิทรรศการ การสัมมนา โต๊ะกลม การประชุม และงานเลี้ยงอาหารค่ำเพื่อธุรกิจ
- บุคคลสำคัญ ผู้นำทางความคิด พันธมิตรตำแหน่งขององค์กรและฝ่ายตรงข้าม
- หัวข้อที่ครอบคลุมโดยบริการประชาสัมพันธ์เป็นประจำ สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมไม่เพียงแต่สื่อขององค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงปฏิกิริยาต่อสาธารณะ สื่อบรรณาธิการ ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ
- สื่ออุตสาหกรรมและนักข่าว
เอกสารข่าวก็เหมือนกับเอกสารสำคัญอื่นๆ ควรเป็นฐานข้อมูลแบบไดนามิกที่ข้อมูลได้รับการอัปเดตเป็นประจำและรวบรวมข้อมูลใหม่อย่างระมัดระวัง
เทคนิคการสะสม
ในด้านเทคนิค เอกสารข่าวสามารถพิมพ์หรืออิเล็กทรอนิกส์ได้ บ่อยครั้ง เพื่อลดงานในเอกสารข่าวให้เหลือน้อยที่สุด อนุญาตให้มีตัวเลือกการเก็บถาวรเสริมทั้งสองแบบได้
เอกสารข่าวประกอบด้วยสิ่งตีพิมพ์ในสื่อและสื่อของบริการประชาสัมพันธ์เอง สำหรับบุคคล ชีวประวัติ ภาพถ่าย ข้อมูลส่วนบุคคล (ได้รับอนุญาตจากบุคคลนั้น) รายละเอียดการติดต่อส่วนบุคคล และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ช่วยจะถูกใช้ สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมเอกสารข่าวสำหรับกิจกรรมต่างๆ จากโปรแกรมกิจกรรม มติ เอกสารประกอบคำบรรยายสำหรับผู้เข้าร่วม และผู้ติดต่อของผู้จัดงาน
สถานที่พิเศษในเอกสารข่าวถูกครอบครองโดยข้อมูลเกี่ยวกับสื่อและ ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์จะต้องจัดทำคำอธิบายโดยละเอียดของสื่อเฉพาะทางแต่ละแห่ง ไม่ว่าองค์กรกำลังโต้ตอบกับกองบรรณาธิการอยู่หรือไม่ก็ตาม ข้อมูลเบื้องต้นควรประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการจำหน่าย (หากเป็นสิ่งพิมพ์) ปริมาณการเข้าชม (สำหรับแหล่งข้อมูลออนไลน์) ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ก่อตั้ง ผู้อำนวยการทั่วไป บรรณาธิการ และนักข่าวในอุตสาหกรรม
วันเดือนปีเกิดของพันธมิตรด้านข้อมูลทั้งหมด ไม่ว่าพวกเขาจะดำรงตำแหน่งใดในลำดับชั้นบรรณาธิการจะไม่มีวันฟุ่มเฟือย พนักงานธรรมดาและหัวหน้า บริษัท สื่อจะยินดีไม่แพ้กันหากบริการประชาสัมพันธ์ขององค์กรที่เป็นมิตรแสดงความยินดีกับพวกเขาด้วยโปสการ์ดขนาดเล็กหรือช่อดอกไม้อันเขียวชอุ่ม เป็นการดีกว่าที่จะลดข้อมูลเกี่ยวกับนักข่าวลงในส่วนของความสามารถด้านข้อมูลขององค์กร หากบริการประชาสัมพันธ์ในคราวเดียวจัดเตรียมและส่งมอบให้กับนักข่าวนักวิเคราะห์สำหรับองค์กรเพื่อเตรียมเนื้อหา ควรทิ้งหมายเหตุเกี่ยวกับเรื่องนี้ไว้ในเอกสารข่าว ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณติดต่ออีกครั้ง คุณจะทราบจุดเริ่มต้นของการรับรู้ของเพื่อนร่วมงานได้ง่ายขึ้น
เนื้อหาของเอกสารข่าวเกี่ยวข้องโดยตรงกับบริการประชาสัมพันธ์วิเคราะห์สื่ออย่างละเอียดถี่ถ้วน ทันทีที่มีบทความใหม่ปรากฏในหัวข้อที่ใกล้เคียงกับกิจกรรมขององค์กรผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ จะต้องรวมไว้ในเอกสารข่าว เช่นเดียวกับวิดีโอเรื่องราว คอลัมน์ของผู้เขียน โพสต์ของบล็อกเกอร์ที่น่าเชื่อถือ และข้อมูลอื่นๆ
เข้าถึงเอกสารข่าว
หากมีการจัดทำเอกสารข่าวเป็นระยะเวลานาน สิ่งที่เรียกว่าคนวงในก็จะปรากฏขึ้นนอกเหนือจากข้อมูลจากโอเพ่นซอร์สด้วย ข้อมูลภายในมักเรียกว่าข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งที่ไม่เป็นทางการซึ่งยังไม่ได้รับการยืนยันต่อสาธารณะ ตัวแทนอย่างเป็นทางการขององค์กรสามารถเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้ในสถานะ "ไม่มีความคิดเห็น" ได้เป็นเวลานาน ดังนั้นเมื่ออยู่ในเอกสารข่าว ผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์จะต้องจดจำความจำเป็นในการจำกัดการเข้าถึงไฟล์เก็บถาวรสำหรับบุคคลที่สาม
แรงจูงใจอีกประการหนึ่งในการจำกัดการเข้าถึงเอกสารข่าวคือข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งมักจะเสริมด้วยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล สิ่งสำคัญคือต้องจำสิ่งนี้เมื่อติดต่อกับพนักงานคนอื่น ๆ ขององค์กร ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์ขององค์กรอื่น และผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ เอกสารข่าวได้รับการพัฒนาเพื่อใช้ภายในองค์กรเป็นหลัก
นอกจากนี้ยังอธิบายถึงความจำเป็นในการติดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมเพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมวัสดุที่เป็นกระดาษไว้ในโฟลเดอร์ ซึ่งควรจำกัดการเข้าถึงอย่างเคร่งครัด ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ควรมีให้สำหรับพนักงานของแผนกประชาสัมพันธ์และเมื่อมีการร้องขอสำหรับฝ่ายบริหารขององค์กร แต่จะปิดให้บริการกับข้อมูลองค์กรที่หลากหลาย
วิดีโอในหัวข้อ
ก่อนหน้านี้ ข่าวประชาสัมพันธ์เขียนโดยนักข่าวล้วนๆ และสำหรับบรรณาธิการสิ่งพิมพ์เท่านั้น ตอนนี้ข้อความประเภทนี้เป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น มีการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์บนแพลตฟอร์มออนไลน์ต่างๆ ซึ่งเป็นที่ต้องการของผู้อ่านเป็นหลัก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเขียนโดยคำนึงถึงความสนใจของคนทั่วไป
ข่าวประชาสัมพันธ์มีความเกี่ยวข้องมากในปัจจุบัน มักได้รับคำสั่งจากนักเขียนคำโฆษณา อย่างไรก็ตาม ไม่เพียงแต่มืออาชีพเท่านั้นที่สามารถเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีได้ ขึ้นอยู่กับบุคคลใดก็ตามที่มีความรู้เพียงพอและเข้าใจโครงสร้างและความแตกต่างของประเภทนี้ด้วย และคุณก็ทำได้เช่นกัน ไม่ว่าคุณจะทำงานในสาขาใด - SMM, การตลาดเนื้อหา, การจัดการ, การเป็นผู้ประกอบการ สิ่งเดียวที่คุณต้องมีคือต้องเชี่ยวชาญพื้นฐานและฝึกฝนให้มาก
ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร ประกอบด้วยอะไรบ้าง และเหตุใดจึงจำเป็น?
โดยพื้นฐานแล้ว การแถลงข่าวคือการประกาศถึงเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง มันถูกใช้ในหลายกรณี ให้เราแสดงรายการทั่วไปที่สุดของพวกเขา
1. การออกผลิตภัณฑ์ใหม่ให้ความสนใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อ iPhone รุ่นถัดไปวางจำหน่าย เครือข่ายเต็มไปด้วยการแจ้งเตือนหลายสัปดาห์ก่อนวัน X-Day แบรนด์เล็กๆ ประกาศการมาถึงในลักษณะเดียวกัน แม้ว่าจะไม่สังเกตเห็นได้ชัดเจนก็ตาม
2. กิจกรรมหากคุณกำลังวางแผนการแข่งขัน โปรโมชั่น บุฟเฟ่ต์เพื่อเป็นเกียรติแก่วันหยุดนักขัตฤกษ์ ฯลฯ ที่ต้องการให้สาธารณชนทั่วไปทราบ คุณสามารถออกในรูปแบบของข่าวประชาสัมพันธ์ได้ โปรดทราบว่าฟีดข่าวควรมีความหมายและน่าสนใจอย่างแท้จริง
3. วัสดุขนาดใหญ่หากคุณกำลังวางแผนชุดบทความในหัวข้อสำคัญบางหัวข้อ หรือรายงานข่าวเกี่ยวกับความรู้สึกเพียงเรื่องเดียว การประกาศก็ไม่ใช่ความคิดที่ดี คุณไม่จำเป็นต้องมองหาตัวอย่างมากนัก รายการทอล์คโชว์อย่าง "Let Them Talk" มักจะออกข่าวประชาสัมพันธ์ก่อนที่จะออกอากาศตอนต่อไป
ตัวอย่างการแถลงข่าว
ก่อนที่จะเขียนให้ใช้จินตนาการของคุณ ลองสวมบทบาทเป็นนักอ่านธรรมดาๆ แล้วคิดว่าสิ่งที่คุณต้องการจะพูดจะน่าสนใจสำหรับเขาจริงๆ หรือไม่ หากคำตอบคือใช่ แสดงว่าคุณมาถูกทางแล้ว
นี่คือตัวอย่างงานแถลงข่าวที่อาจได้รับการตอบรับที่ดี โปรดอ่านอย่างละเอียดก่อนที่เราจะไปเพิ่มเติม
อย่างที่คุณเห็นทุกอย่างเขียนไว้ที่นี่โดยย่อและตรงประเด็น ไม่จำเป็นต้องบิดเบือนรูปแบบคำหรือเกิดแนวคิดดั้งเดิม การนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นในลักษณะที่เข้าใจก็เพียงพอแล้ว
และนี่คือข่าวประชาสัมพันธ์จาก Beeline
ตัวอย่างนี้ดีกว่าตัวอย่างแรกมาก คุณรู้ไหมว่าทำไม? ในข่าวประชาสัมพันธ์ครั้งก่อน ผู้เขียนพยายามบอกข้อเท็จจริงบางประการแก่ผู้อ่าน ไม่มีอะไรมาก หรือน้อยไปกว่านั้น และนี่คือองค์ประกอบทีเซอร์และความดึงดูดใจผู้คนโดยตรงที่ถูกเพิ่มเข้าไปในข้อความ สิ่งนี้ค่อนข้างสำคัญเนื่องจากผู้ฟังจะตอบสนองได้ดีเมื่อมีการพูดด้วย
ลองดูอีกตัวอย่างหนึ่ง - ตัวอย่างการแถลงข่าวนิทรรศการ
คราวนี้ลองวิเคราะห์ข้อความในข่าวประชาสัมพันธ์ด้วยตัวเอง สิ่งที่ดีและสิ่งที่ไม่ดีที่นี่ มันจะดีกว่านี้ได้อย่างไร?
วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับสื่อ: การเตรียมโครงสร้าง
ข่าวประชาสัมพันธ์ประกอบด้วยสามองค์ประกอบ: พาดหัว ข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย และเนื้อหา ไม่จำเป็นต้องประดิษฐ์สิ่งอื่นใด การรู้วิธีกำหนดสูตรแต่ละอย่างอย่างถูกต้องจะช่วยให้คุณเขียนข้อความที่แข็งแกร่งซึ่งคุณจะประสบความสำเร็จในการโปรโมตผลิตภัณฑ์ของคุณหรือสร้างรายได้ในฐานะนักเขียนอิสระ
หัวเรื่อง
มันควรจะน่าสนใจ น่าจดจำ และดึงดูดความสนใจได้ทันที ชื่อเรื่องเป็นตัวกำหนดว่าจะมีการอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณหรือไม่ มีเทคนิคมากมายที่จะกระตุ้นความสนใจของผู้ชมตั้งแต่บรรทัดแรก คุณสามารถใช้ตัวเลข (“Apple เปิดตัว iPhone พร้อมคุณสมบัติใหม่ 5 ประการ”) เล่นวลีมีมที่ทุกคนเคยได้ยิน (“สิ่งที่ดีที่สุดคือศัตรูแห่งความดี: หลักสูตรสัมมนาเกี่ยวกับการต่อสู้กับลัทธิพอใจ แต่สิ่งดีเลิศเริ่มในวันที่ 23 พฤษภาคม”) ประเด็น ออกสิทธิประโยชน์ (“ซื้อน้ำผลไม้ 2 แพ็ค แถมอันที่ 3 ฟรี!”) เป็นต้น
ตะกั่ว
นี่คือย่อหน้าแรกของเรื่องราว มันจะต้องมีสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณมี ผู้ฟังควรเข้าใจว่าพวกเขาจะไม่เสียเวลากับข้อความของคุณ ดังนั้นให้เน้นไปที่สิ่งที่น่าสนใจสำหรับพวกเขา ไม่ใช่คุณ
ส่วนหลักหรือ “เนื้อหา” ของข่าวประชาสัมพันธ์
ที่นี่คุณจะต้องถ่ายทอดแก่นแท้ของงานที่กำลังจะมาถึง ทำสิ่งนี้ให้ง่ายและชัดเจนที่สุด อย่าเทน้ำ อย่าใช้ภาษาราชการ อย่าใช้คำศัพท์ที่ซับซ้อนมากเกินไป โปรดจำไว้ว่าผู้ที่จะอ่านข้อความนี้ก็คือคนธรรมดา แม้ว่าพวกเขาจะทำงานเป็นผู้กำกับ บรรณาธิการ หรือผู้จัดการก็ตาม
แม้ว่าข่าวประชาสัมพันธ์จะแตกต่างจากที่หนึ่ง แต่เทคนิคในข่าวประชาสัมพันธ์ก็เกือบจะเหมือนกัน ประโยชน์ ผลลัพธ์ ข้อเท็จจริง ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่ผู้อ่าน - แล้วคุณจะได้รับผลตอบแทนมากกว่าร้อยเท่า
เป็นไปไม่ได้เลยที่จะจินตนาการถึงการสร้างการเชื่อมโยงการสื่อสารสำหรับบริษัทโดยไม่มีเครื่องมือเช่นข่าวประชาสัมพันธ์ เป็นข้อความเพื่อวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูลเท่านั้น ข่าวประชาสัมพันธ์ของบริษัทจะถูกรวบรวมและเผยแพร่ในกรณีต่อไปนี้:
- การเปิดบริษัท สาขาของบริษัท หรือการขยายการผลิต
- มีงานบริษัทที่กำลังจะเกิดขึ้น
- เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในประเทศหรืออุตสาหกรรมต้องได้รับการตอบสนองจากผู้บริหารระดับสูงของบริษัท
- องค์กรได้รับรางวัลหรือมีความสำเร็จที่สำคัญอื่นๆ
- มีเรื่องสำคัญเกิดขึ้น
- ในกรณีที่เกิดเหตุสุดวิสัยและสถานการณ์ฉุกเฉิน
ในกรณีเช่นนี้ อาจมีการจัดทำข่าวประชาสัมพันธ์ก่อนหรือหลังงานที่เกี่ยวข้องก็ได้ ในกรณีหลังจะเป็นการให้ข้อมูลและไม่ประกาศ
ข่าวประชาสัมพันธ์ - มันคืออะไร?
ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นข้อความข้อมูลที่สำคัญสำหรับนักข่าว โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อกระตุ้นความสนใจของสื่อในหัวข้อที่นำเสนอพร้อมกับการตีพิมพ์บทความตามนั้นต่อไป ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่เขียนเกี่ยวกับการเปิดตัวรถยนต์รุ่นใหม่อาจมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อดีของมันและถูกส่งไปยังสิ่งพิมพ์เพื่อวัตถุประสงค์ในการตีพิมพ์เพิ่มเติม (หากหัวข้อดูเหมือนเกี่ยวข้องกับผู้อ่าน)
ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ใช่สิ่งพิมพ์โฆษณา ดังนั้นการตัดสินใจเผยแพร่จึงกระทำโดยบรรณาธิการของสิ่งพิมพ์เท่านั้น หากข้อความมีองค์ประกอบเชิงพาณิชย์เพียงอย่างเดียว การตีพิมพ์จะต้องดำเนินการผ่านแผนกโฆษณาและจะได้รับการชำระเงินตามนั้น
ทำไมพวกเขาถึงเขียนข่าวประชาสัมพันธ์?
การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ก็สมเหตุสมผลถ้าเหตุผลในการติดต่อสื่อนั้นคุ้มค่าจริงๆ นี่เป็นวิธีเดียวที่บริษัทมีโอกาสสูงที่จะถูกพบเห็นในสื่อ อินเทอร์เน็ต หรือทางโทรทัศน์
ตัวอย่างที่ชัดเจนของข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดึงดูดความสนใจอย่างใกล้ชิดจากสื่อและก่อให้เกิดกระแสสิ่งพิมพ์คือการกระทำที่ไม่ได้มาตรฐานของบริษัท Euroset รวมถึงการกระทำที่มีการเรียกร้องให้ "เปลื้องผ้าและรับโทรศัพท์มือถือ" และอื่นๆ . สำหรับตัวแทนของธุรกิจขนาดใหญ่ทุกอย่างง่ายกว่ามากเนื่องจากสื่อกำลังมองหาเหตุผลในการครอบคลุมประเด็นที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของพวกเขาในสิ่งพิมพ์ของตน
บทความดังกล่าวเขียนในรูปแบบใด?
ประเภทของการเขียนข้อความเผยแพร่ควรเป็นข้อมูล โดยไม่คำนึงถึงขอบเขตของกิจกรรมและขนาดขององค์กร อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรใช้คำศัพท์ทางวิชาชีพมากเกินไปในข้อความ ข้อมูลที่ให้ไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ควรเป็นกลางที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งต่างจากสิ่งพิมพ์โฆษณา
การใช้คำอุทาน “ฉัน” และ “เรา” ไม่เหมาะสม ข้อความไม่ควรมีอารมณ์ความรู้สึก อย่าลืมอ่านข้อความอีกครั้งก่อนที่จะส่ง เนื่องจากภาพลักษณ์ของบริษัทจะขึ้นอยู่กับการรู้หนังสือและเนื้อหาข้อมูลเป็นส่วนใหญ่
จะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อโพสต์บนอินเทอร์เน็ตได้อย่างไร?
เมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ คุณควรปฏิบัติตามโครงสร้างข้อมูลบางอย่างซึ่งมีลักษณะคล้ายปิรามิดโดยที่ฐานคว่ำลง โดยในตอนต้นจะมีการระบุข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุด
โครงสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ควรประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้:
- ชื่อข่าวประชาสัมพันธ์.
- ย่อหน้าเกริ่นนำที่เรียกว่า “ลีด”
- เนื้อหาหลักของบทความ
- ข้อมูลอ้างอิงและการติดต่อ (พื้นหลัง)
- ลิงก์ที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้อ่าน (หากสิ่งพิมพ์อยู่บนแหล่งข้อมูลอินเทอร์เน็ต)
หัวเรื่อง
ส่วนนี้จะแสดงสาระสำคัญทั้งหมดของการเปิดตัวและอธิบายเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น ชื่อควรน่าสนใจ มีคำไม่เกินแปดคำ มีความชัดเจนและเกี่ยวข้อง ผู้เชี่ยวชาญหลายคนแนะนำให้เขียนหลังจากเขียนเนื้อหาของบทความแล้ว
กฎการแถลงข่าวรวมถึงการเขียนพาดหัวด้วยตัวหนาและตัวอักษรขนาดใหญ่ คำแรกควรเขียนด้วย (ไม่จำเป็นต้องใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด) ขอแนะนำให้ใช้กาลปัจจุบันโดยไม่มีบทความที่ไม่จำเป็น
ชื่อเรื่องจำเป็นต้องมีคำสำคัญของบทความ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงคุณสมบัติการค้นหาของข่าวประชาสัมพันธ์ และยังทำให้นักข่าวเข้าใจสาระสำคัญของข่าวได้มากขึ้นอีกด้วย
ข้อความ
ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานระดับสูงควรเขียนด้วยหัวจดหมายของบริษัทและมีหัวข้อข่าวที่มีความหมายและน่าสนใจสำหรับนักข่าว ย่อหน้าแรกควรตอบคำถาม: จะดำเนินการอะไร ที่ไหน เมื่อใด และเพื่อวัตถุประสงค์ใด
ย่อหน้าต่อไปนี้ควรมีการโหลดข้อมูล มีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ สถานที่ในตลาด ข้อความควรมีข้อเท็จจริงให้มากที่สุด คุณสามารถรวมความคิดเห็นจากฝ่ายบริหารของบริษัทไว้ในบล็อกนี้ได้
ดังนั้นตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่เขียนเกี่ยวกับงานตีพิมพ์หนังสือจึงเป็นเช่นนี้
หัวข้อข่าว: “สำนักพิมพ์ Bukinist กำลังออกหนังสือนิยายวิทยาศาสตร์เล่มใหม่เกี่ยวกับการเดินทางข้ามเวลา” ประโยคแรกควรเป็น: “วันนี้สำนักพิมพ์ Bukinist เปิดตัวหนังสือเล่มใหม่โดยนักเขียนนิยายวิทยาศาสตร์ชื่อดัง Bernard Werber เกี่ยวกับการเดินทางข้ามเวลาที่ไม่มีสาระสำคัญ”
ข้อความควรมี "น้ำ" น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และมีขนาดกะทัดรัด นอกจากนี้ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องใช้คำสแลงและสำนวน Brevity เป็นน้องสาวของผู้มีความสามารถ แต่เพื่อให้ข่าวประชาสัมพันธ์ได้รับความสนใจจากสื่อ จำเป็นต้องทำให้เป็นข้อมูลและน่าสนใจมากที่สุดสำหรับผู้อ่านในกิจกรรมเฉพาะของคุณ
ข้อมูลบริษัท
ย่อหน้าสุดท้ายควรแนะนำบริษัท ให้ข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนการพัฒนา ประเภทของกิจกรรม ตลอดจนความสำเร็จที่สำคัญ ข้อความส่วนนี้เรียกว่าพื้นหลังและมีข้อมูลสำคัญที่แสดงลักษณะเฉพาะของบริษัท
ข้อมูลสามารถดึงมาจากโบรชัวร์เฉพาะทางหรือแผนธุรกิจของบริษัทที่รวบรวมโดยมืออาชีพ ในตอนท้าย คุณต้องระบุเว็บไซต์ของบริษัท รวมถึง URL แบบเต็มสำหรับตัวแทนสื่อหากจำเป็น
ในตอนท้ายคุณควรระบุผู้ติดต่อของผู้รับผิดชอบในการประชาสัมพันธ์ตลอดจนผู้ติดต่อของผู้รับผิดชอบกระบวนการเฉพาะที่อธิบายไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ เช่น ฝ่ายวิศวกรรมและนวัตกรรม (หากเราเป็น พูดถึงการค้นพบหรือนวัตกรรมบางอย่าง)
ข้อมูลติดต่อพื้นฐานที่ให้ไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ควรประกอบด้วย:
- ชื่อเต็มขององค์กร (เป็นทางการ)
- รายการที่ระบุแผนกที่พวกเขาเป็นตัวแทน
- ที่อยู่ตามกฎหมายของสำนักงาน
- หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ในรูปแบบสากลระบุรหัสทั้งหมด
- เบอร์มือถือติดต่อ.
- เวลาทำการของบริษัท.
- ที่อยู่เว็บไซต์และอีเมลของบริษัท
ตัวอย่างการเผยแพร่บนแหล่งข้อมูลอินเทอร์เน็ต
การเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์บนแหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตกำลังกลายเป็นกิจกรรมที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์กำลังเข้ามาแทนที่แหล่งข้อมูลสิ่งพิมพ์มากขึ้นทุกปี คนส่วนใหญ่มองหาข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับความกว้างใหญ่ของเวิลด์ไวด์เว็บ ข่าวประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมควรมีลักษณะอย่างไร ตัวอย่างบทความข่าวคุณภาพมีลักษณะดังนี้:
จะดึงดูดความสนใจของสื่อได้อย่างไร?
เมื่อเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ในสื่อสิ่งพิมพ์ที่มีการเผยแพร่อย่างกว้างขวาง คุณควรเข้าใจว่างานที่สำคัญที่สุดสำหรับตัวแทนสื่อคือการดึงดูดและรักษาความสนใจของผู้ชม และหากข่าวประชาสัมพันธ์ที่ได้รับจากบริษัทไม่น่าสนใจสำหรับผู้อ่าน (หรือผู้ชม) มันก็จะไม่ถูกเผยแพร่ ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่สื่อไม่สนใจ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการเปิดร้าน “ใกล้หัวมุมถนน” หรือวันครบรอบของบริษัทเล็กๆ ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก ข้อมูลดังกล่าวเผยแพร่โดยมีค่าธรรมเนียมเป็นหลัก
อย่างไรก็ตาม หากคุณทำให้ข้อมูลน่าสนใจแก่ผู้อ่านหรือนำเสนอจากมุมที่ถูกต้อง โอกาสที่จะถูกเผยแพร่ก็จะเพิ่มขึ้นอย่างมาก โซลูชั่นที่ไม่ได้มาตรฐานประสบความสำเร็จ ดังนั้นในการเปิดตัวบริษัท Tide Power ความสนใจจึงมุ่งเน้นไปที่ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของอุปกรณ์สำหรับยุโรปตะวันออก ซึ่งดึงดูดความสนใจของนักข่าวที่มีความสนใจในวงแคบ
วิธีการส่ง?
ควรส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังสื่อเป้าหมายที่สนใจข้อมูลที่ให้ไว้เท่านั้น ทางที่ดีควรส่งบทความในตอนเช้าในช่วงต้นสัปดาห์การทำงาน ข่าวที่ส่งในช่วงปลายสัปดาห์มีความเสี่ยงที่จะล้าสมัยในช่วงสุดสัปดาห์และไม่ได้รับการเผยแพร่ การส่งบทความข้อมูลไปยังข่าวสารเฉพาะทางและไซต์ของบริษัทเป็นเรื่องสมเหตุสมผล
ตัวอย่างการแถลงข่าวสำหรับสื่อมวลชน
การตีพิมพ์ในสื่อช่วยเพิ่มการมองเห็นของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ และส่งผลเชิงบวกต่อการยอมรับและเป็นผลให้ประสบความสำเร็จ ตัวอย่างการแถลงข่าวสำหรับสื่อมวลชนมีดังนี้:
ดังนั้นข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจและได้รับการออกแบบอย่างเหมาะสมสามารถดึงดูดความสนใจของสื่อและเพิ่มการรับรู้ของบริษัทได้อย่างมาก ซึ่งจะส่งผลต่อความสำเร็จอย่างแน่นอน
แม้ว่าตัวแทนสื่อจะโต้แย้งว่าข่าวประชาสัมพันธ์ดังกล่าวสิ้นสุดลงแล้ว แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์ยังคงส่งข่าวดังกล่าวไปยังกองบรรณาธิการทุกวันและในปริมาณมาก ท้ายที่สุดแม้ว่าจะมีเครือข่ายโซเชียลและผู้ส่งข้อความด่วน แต่พวกเขายังไม่มีวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการบอกข่าวของคุณแก่ผู้ชมในวงกว้าง คำถามเดียวคือข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีควรเป็นอย่างไร เขียนยังไงไม่ให้ลงถังขยะเพื่อให้นักข่าวอ่านและนำไปใช้งาน ฉันดูเป้าหมาย โครงสร้าง กฎการเขียน และพิจารณาตัวอย่างเฉพาะของข่าวประชาสัมพันธ์ด้วย
แถลงข่าวคืออะไร?
การตัดสินใจเกี่ยวกับแนวคิดของการแถลงข่าวบนฝั่งควรค่าแก่การตัดสินใจเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้องข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นข้อความข้อมูลสำหรับสื่อมวลชนที่มีข่าว จุดยืนอย่างเป็นทางการในบางประเด็น การตอบสนองต่อเหตุการณ์ข่าวบางอย่าง หรือการประกาศเหตุการณ์บางอย่าง
จำเป็นต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่าข่าวประชาสัมพันธ์นั้นเป็นข่าวเป็นหลัก ดังนั้นจึงต้องเป็นไปตามเกณฑ์ที่ชัดเจน:
- ความแปลกใหม่;
— ความเกี่ยวข้อง;
- เนื้อหาข้อมูล
หากคุณต้องการเผยแพร่เนื้อหาในสื่อเป้าหมาย สิ่งที่สำคัญที่สุดคือข้อมูลที่สะท้อนอยู่ในเนื้อหานั้นน่าสนใจ ในกรณีนี้ โอกาสในการประสบความสำเร็จจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก อย่าลืมกฎทอง: ข่าวประชาสัมพันธ์หนึ่งฉบับควรมีข่าวหนึ่งชิ้น คุณไม่ควรพูดถึงทุกสิ่งในคราวเดียว เพราะจะทำให้ผู้รับสับสน เสียสมาธิ และท้ายที่สุดอาจส่งผลเสียต่อความประทับใจโดยรวมของเนื้อหา
คุณไม่ควรละเลยโอกาสในการแถลงข่าวพร้อมความคิดเห็นจากหัวหน้าบริษัทหรือผู้เชี่ยวชาญที่มีอำนาจในหัวข้อของตน เป็นการดีถ้าข้อความมีสถิติและข้อเท็จจริงที่ไม่ซ้ำใคร อย่าลืมว่าข้อความควรเน้นเฉพาะเรื่องและเป็นมืออาชีพและน่าสนใจสำหรับผู้ชมสิ่งพิมพ์ที่ส่งไป
ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีคือข้อความที่มีข่าวปัจจุบันเต็มไปด้วยเนื้อหาที่ให้ข้อมูลและไม่มีน้ำ
โครงสร้างการแถลงข่าว
เมื่อสงสัยว่าจะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์อย่างไร คุณต้องคิดถึงโครงสร้างของข่าวประชาสัมพันธ์ก่อน ภายในแถลงข่าวก็เหมือนบ้าน และรากฐานของเรื่องนี้ก็คือชื่อที่สั้น ชัดเจน และในขณะเดียวกันก็สดใสและน่าสนใจ
หัวเรื่อง
อย่าใช้ชื่อที่น่าเบื่อหรือขาดความรู้ พาดหัวเป็นส่วนหลักของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ "บัตรโทรศัพท์" ซึ่งควรสั้นและน่าสนใจ
พาดหัวข่าวควรมีข่าว (โอกาสที่ให้ข้อมูล) กล่าวถึงชื่อ บริษัท (ชื่อแบรนด์) หรือเหตุการณ์ที่จะกล่าวถึงในข้อความและตอบคำถาม: อะไร? โปรดจำไว้ว่าพาดหัวเป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลักของข้อความ ซึ่งเป็นเครื่องหมายที่ชัดเจนที่ทำให้แตกต่างจากหัวข้ออื่นๆ และขึ้นอยู่กับว่าข่าวของคุณจะถูกอ่านหรือไม่
บางคนคิดชื่อก่อนที่จะเขียนข้อความ ส่วนบางคนกลับมาที่จุดนี้ในตอนท้าย ไม่มีคำแนะนำที่เป็นสากลเกี่ยวกับปัญหานี้ เนื่องจากทุกคนมีแนวทางที่แตกต่างกัน สิ่งหนึ่งที่สำคัญคือการทำให้ผู้อ่านสนใจ
มีเพียงผู้นำเท่านั้นที่สามารถแข่งขันกับหัวข้อข่าวได้ หน้าที่ของมันคือการบอกว่าบางสิ่งจะเกิดขึ้นหรือเกิดขึ้นแล้วเมื่อใดและที่ไหน ความเป็นผู้นำในการแถลงข่าวเป็นพื้นฐานข้อมูลของข้อความทั้งหมด ได้รับการออกแบบมาเพื่อดึงดูดความสนใจไปยังส่วนหลักของเนื้อหาทันทีและเสริมแนวคิดของหัวข้อข่าว ความกระชับเป็นคุณสมบัติหลักของผู้นำ 2-3 ประโยคก็เพียงพอที่จะให้คำตอบแก่ผู้อ่านสำหรับคำถาม: เมื่อใด ที่ไหน อย่างไร และทำไม
ตัวอย่างหัวข้อข่าวที่ประสบความสำเร็จและโอกาสในการแถลงข่าว
หัวเรื่อง
ตอนนี้ที่มอสโคว์เทฟรี!
ตะกั่ว
แอปพลิเคชัน iDrink: เพียง 390 รูเบิลต่อเดือน คุณจะได้รับกาแฟ ไวน์ ค็อกเทลฟรีทุกวันในร้านอาหารและร้านกาแฟกว่า 200 แห่งในมอสโก ผลประโยชน์รายเดือนเมื่อใช้ iDrink บ่อยครั้งเกิน 10-15,000 รูเบิล
ที่มา: ข่าวประชาสัมพันธ์จาก Idrink
เนื้อความของข้อความ
เนื้อความของข่าวประชาสัมพันธ์หรือส่วนหลักของข่าวควรเป็นส่วนที่ต่อเนื่องของเนื้อหาข่าวและเปิดเผยรายละเอียดทั้งหมดของข่าว อาจมีข้อความที่ตัดตอนมาจากงานวิจัย ข้อเท็จจริง ตัวเลข สถิติ ข้อโต้แย้ง คำพูดจากผู้เชี่ยวชาญและผู้นำอยู่แล้ว
ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับย่อหน้าแรก ทำให้มีข้อมูลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เนื่องจากไม่มีความลับที่ความสนใจของผู้อ่านจะกระจัดกระจายไปในแต่ละย่อหน้า ดังนั้นคุณจึงไม่ควรตัด "คำนำ" ออกจากบัญชี
จำไว้ว่าคุณต้องเล่าเรื่อง แน่นอนว่านี่ไม่ใช่ข้อความวรรณกรรมและข้อกำหนดเพื่อความกระชับ (ข่าวประชาสัมพันธ์ควรมีอักขระไม่เกิน 2,000 ตัวอักษร) ไม่เอื้อต่อการเล่าเรื่องมากนัก แต่ผู้คนมักจะเต็มใจที่จะแบ่งปันเรื่องราวมากกว่าข้อเท็จจริงที่แห้งแล้ง ดังนั้นจึงควรหาจุดสมดุลในเรื่องนี้และทำให้ข่าวน่าสนใจ
อย่างไรก็ตามอย่าเขียนข้อความวรรณกรรม ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ การเผยแพร่คือข้อความสื่อ ดังนั้นจึงไม่มีใครต้องการ "เสียงระฆังและเสียงนกหวีด" ในข้อความของคุณ
เมื่อข่าวพร้อมแล้วให้พักสักครู่ จากนั้นอ่านออกเสียงหลายๆ ครั้ง ซึ่งจะช่วยลบสิ่งที่ไม่จำเป็น แก้ไขข้อความ และทำให้มีข้อมูลและกระชับมากขึ้น
ตัวอย่างการแถลงข่าว
หัวเรื่อง
6 เหตุผลที่ควรเริ่มใช้ทัวร์เสมือนจริง 360° เมื่อดูอสังหาริมทรัพย์
Mesto.ua พอร์ทัลอสังหาริมทรัพย์นำเสนอบริการใหม่ล่าสุด "Virtual Tour 360°" และให้ข้อโต้แย้งที่น่าสนใจ 6 ข้อเพื่อให้นายหน้าใช้เมื่อแสดงอสังหาริมทรัพย์แก่ลูกค้า
เนื้อความ (ย่อหน้าแรก)
การเช่าและซื้อบ้านทางออนไลน์ได้หยุดเป็นสถานการณ์ในภาพยนตร์นิยายวิทยาศาสตร์มานานแล้ว ยิ่งไปกว่านั้น ในปัจจุบัน เมื่อเลือกอสังหาริมทรัพย์ ไม่จำเป็นต้องมาตรวจสอบด้วยซ้ำ - ความสำเร็จล่าสุดของมนุษยชาติในด้านการใช้ความเป็นจริงเสมือน (VR) ช่วยให้คุณสามารถ "เดิน" ไปรอบ ๆ อพาร์ทเมนต์ในอนาคตได้โดยไม่ต้องออกจากบ้านหรือ สำนักงาน. Mesto.ua พอร์ทัลอสังหาริมทรัพย์นำเสนอบริการใหม่ล่าสุด "Virtual Tour 360°" และให้ข้อโต้แย้งที่น่าสนใจ 6 ข้อเพื่อให้นายหน้าใช้เมื่อแสดงอสังหาริมทรัพย์แก่ลูกค้า