Time management: tajomstvá time managementu. Time management: time management Time management ako efektívna cesta k úspechu
Osobná efektívnosť je hlavným tajomstvom úspechu vo všetkých záležitostiach a závisí okrem iného aj od schopnosti správne rozložiť časové zdroje. Time management sa dá vedecky študovať a plánovať. Existujú špeciálne techniky, ktoré vám umožnia správne prideliť čas, aby bolo na všetko dosť.
Koncepcia riadenia času
Pri narodení dostáva človek jedinečný, nenahraditeľný zdroj – čas. Úspech človeka v podnikaní a jeho efektívnosť často závisia od toho, ako ho riadi. Time management alebo time management je viackrokový proces, ktorý zahŕňa plánovanie, analýzu a organizovanie procesov.
Myšlienka time managementu nie je vôbec nová, už v prvých rokoch našej éry napísal rímsky filozof Seneca, že čas si vyžaduje osobitný prístup, a sformuloval prvé pravidlá time managementu: musíte si viesť časový denník; , musíte zhodnotiť, ako užitočne bol strávený čas a ako bolo obdobie plné udalostí. Neskôr filozofi viac ako raz premýšľali o tom, ako udržať plynúci čas, predkladali teórie a vymýšľali metódy, ako ho zachrániť a racionálne stráviť.
Vedecký prístup k riadeniu tohto zdroja sa však objavil až na prelome 19. a 20. storočia. Frederick Taylor, americký inžinier, navrhol koncept riadenia času zamestnancov a spojil tento proces s motiváciou a stanovovaním cieľov. Ruskí vedci na začiatku 20. storočia vytvorili celý smer nazývaný „vedecká organizácia práce“ a položili seriózny základ pre modernú teóriu riadenia času. Pojem „time management“ sa objavuje až v 70. rokoch 20. storočia a začiatkom 21. storočia sa toto odvetvie stalo jednou z najdôležitejších a najrozvinutejších častí manažmentu.
Druhy času
Aby ste niečo zvládli, musíte pochopiť podstatu objektu. Čas je špecifickým objektom riadenia, aby sme ho trávili rozumne, oplatí sa ho rozdeliť na typy. Prvá klasifikácia vychádza z pojmov práca a odpočinok, v tomto prípade sa čas delí na pracovný a oddychový, prípadne voľný čas. Správa ročných období vám umožňuje rozlíšiť také typy ako sezónny čas: vysoké a nízke ročné obdobia spotreby času.
Časový zdroj môžete klasifikovať aj v závislosti od činnosti, ktorej sa venuje, potom sa prideľuje pracovný, osobný a spoločenský čas. Pracovný čas sa venuje plneniu oficiálnych povinností, plánovaniu, osobný čas zahŕňa odpočinok, vzdelávanie, zábavu a spoločenský čas venuje rodine, priateľom a nadväzovaniu rôznych komunikácií. Pri plánovaní sa väčšinou zohľadňuje pracovný čas, aj keď, samozrejme, na všetky druhy času je potrebné aplikovať nadobudnuté zručnosti hospodárneho využívania času.
Funkcie riadenia času
Akékoľvek riadenie vykonáva hlavnú funkciu - racionálne využívanie zdrojov. Funkciou time managementu je plánovať, distribuovať a míňať tento neobnoviteľný zdroj. Time management je potrebný pre čo najefektívnejšie využitie dostupného času, ktorý priamo ovplyvňuje produktivitu človeka alebo zamestnanca. Hlavnými funkciami time managementu sú plánovanie využitia času, organizovanie procesov na využitie času, sledovanie dodržiavania zásad a zaznamenávanie vynaloženého času.
Výhody používania time managementu
Time management má množstvo pozitívnych výhod. Ak chcete dosiahnuť úspech v akejkoľvek činnosti, musíte sa naučiť, ako správne tráviť čas. Osoba, ktorá ovláda technológie riadenia času, získava tieto výhody:
- rýchlejšie a častejšie dosahuje ciele;
- vytvára okolnosti svojho života a môže ich ovládať;
- schopný dosiahnuť akýkoľvek cieľ a úspech v akejkoľvek činnosti;
- zažíva menej nervózne pocity, pretože v jeho živote nie je miesto pre rozruch a zhon;
- má dostatok času na sebavzdelávanie a duchovný rozvoj;
- má akčný plán na každý deň, stáva sa disciplinovanejším a zbieranejším;
- viac odpočíva, a preto sa cíti veselý a zdravý, má viac príležitostí komunikovať s priateľmi a rodinou a venovať sa koníčkom;
- efektívnejšie v práci;
- v konečnom dôsledku je človek sebavedomejší a šťastnejší.
Štruktúra procesu riadenia času
Systém riadenia času zahŕňa niekoľko základných procesov:
- rozbor - na to, aby si sa niekam posunul, potrebuješ vedieť, čo chceš a aké máš zdroje;
- strategické plánovanie;
- formulovanie cieľov;
- taktické a operačné plánovanie;
- dosiahnutie cieľa;
- kontrola výdavkov na zdroje a dosahovanie cieľov.
Existujú aj iné prístupy k určovaniu štruktúry time managementu, identifikuje 4 oblasti rozvoja vedomostí, zručností a návykov, medzi ktoré patria:
- stanovovanie cieľov, zvládnutie techniky stanovovania cieľov;
- schopnosť určiť priority;
- schopnosť používať nástroje plánovania a ich kompetentnú aplikáciu;
- rozvoj, upevnenie a uplatnenie zručností time managementu.
Typy riadenia času
Ako každý manažment, aj základný time management možno rozdeliť na strategické a operatívne plánovanie. Riadenie tohto zdroja možno rozdeliť aj na typy podľa načasovania: dlhodobé a krátkodobé, čo v skutočnosti duplikuje prvú klasifikáciu.
Strategické plánovanie je spojené s dosahovaním dlhodobých, globálnych cieľov, pričom čas je rozdelený na rok alebo viac. Je spojená s prognózovaním a je založená na hĺbkovej analýze situácie.
Súčasný time management je spojený s dosahovaním cieľov v krátkom časovom období: od mesiaca do šiestich mesiacov. Je zabudovaná do strategického plánu, ale pokrýva len jeho bezprostrednú časť.
Rozdelenie prevádzkového času je spojené so zostavovaním týždenných a denných plánov. Taktické rozdelenie zdrojov súvisí so skutočnou aktuálnou situáciou, ktorej sa okolnosti môžu prispôsobiť.
Všeobecné princípy time managementu
Procesy riadenia času sú založené na hlavných princípoch, medzi ktoré patria:
- Správne nastavenie cieľa. Od toho závisí jeho dosiahnuteľnosť a motivácia dosiahnuť to. Existujú rôzne techniky stanovovania cieľov, najznámejší a najúčinnejší je model SMART.
- Motivácia. Úspora času musí byť vedomá a musí súvisieť s uspokojením niektorých dôležitých potrieb, inak nemožno od time managementu očakávať úspech.
- Ukladanie. Časový manažment je potrebný na odstránenie alebo zníženie časového tlaku a zvýšenie produktivity v rovnakých časových úsekoch.
Metódy riadenia času
Dnes sú známe rôzne stratégie a techniky rozdeľovania a využívania času. Najznámejšie metódy riadenia času sú nasledovné:
Eisenhowerova matica. Táto metóda pozostáva z vyplnenia matice podľa 4 charakteristík: dôležité-nie dôležité, naliehavé-nie súrne. Všetky úlohy na plánované obdobie sú hodnotené na tejto škále a zoradené podľa implementácie. Naliehavé a dôležité úlohy sú riešené ako prvé, menej naliehavé a dôležité úlohy sú odsunuté na druhú, hlavné je neodkladať ich realizáciu, aby sa nepresunuli do prvej kategórie. Ak je to možné, naliehavé a menej dôležité úlohy by sa mali delegovať na podriadených, nemali by sa kumulovať, preto by sa mali delegovať alebo vôbec nerobiť a vylúčiť z plánov.
Pyramída B. Franklina. Tento dôkladný model vyžaduje na prvý raz veľa prípravy a potom sa už ľahko používa. Základom pyramídy sú globálne ciele a životné hodnoty človeka. Druhou úrovňou sú dlhodobé ciele na 10-20 rokov. Tretím je strategický plán, rozhodnutia o spôsoboch dosiahnutia globálnych cieľov. Ďalej je plán na nasledujúci rok, potom krátkodobý plán. Vyššie je plán dňa. Takáto pyramída sa musí pravidelne revidovať a aktualizovať.
Existujú aj iné techniky time managementu, no všetky sú založené na schopnosti oddeliť dôležité od nedôležitého, na schopnostiach stanoviť si správne a dosiahnuteľné ciele a na motivácii šetriť čas.
Riadenie pracovného času: základné techniky a pravidlá
Racionálne rozloženie pracovného času je najdôležitejšou úlohou ľudí, ktorí sa snažia zvýšiť svoju efektivitu. Metódy a manažment času sú zamerané na odstránenie nedostatku pracovného času. Preto je mimoriadne dôležité naplánovať si pracovný deň na základe nasledujúcich zásad:
- je potrebné zabezpečiť schopnosť zaznamenávať čas strávený rôznymi operáciami;
- pri zostavovaní plánu je potrebné venovať 60 % času plánovanej práci, 20 % nepredvídaným záležitostiam, 20 % spontánnym úlohám;
- je potrebné identifikovať „časové výlevky“ a čo najviac ich eliminovať;
- musíte zoradiť pracovné úlohy podľa naliehavosti a dôležitosti;
- Plánovanie času musí byť systematické, konzistentné a rozumné.
Na riadenie času v organizácii sa často používa metóda ABC, ktorá umožňuje klasifikovať zdroje spoločnosti podľa stupňa dôležitosti. Je postavený na troch princípoch:
- najdôležitejšie úlohy vykonáva manažér, venuje im 15 % svojho času;
- úlohy strednej dôležitosti sú delegované na vedúcich zamestnancov, je im pridelených 20 % pracovného času;
- menej dôležité úlohy sú delegované na výkonných umelcov, ktorí trávia 65 % svojho času.
Time management v organizácii
Time management vo firme je spôsob, ako ušetriť až 30 % pracovného času špecialistu. Preto je potrebné tomu venovať náležitú pozornosť. Time management v organizácii padá na plecia manažérov, ktorí zostavujú operatívne a strednodobé plány práce pre účinkujúcich. Dnes existuje veľa počítačových programov, ktoré umožňujú plánovať pracovný čas zamestnancov, ako aj sledovať plnenie úloh a strávený čas. Napríklad Toggl, Bitrix „Tím“ a „Projekt“. Existujú tri hlavné stratégie organizácie time managementu:
- Zrýchlenie. Je potrebné minimalizovať čas strávený typickými, najmä opakovanými operáciami.
- Akumulácia. V každej fáze výroby je potrebné identifikovať rezervy a priority a vytvoriť si časovú rezervu na dokončenie nepredvídaných úloh.
- Objednávanie. Je potrebné zaviesť efektívne systémy plánovania a sledovania využívania času.
Manažment voľného času
Každý človek vždy pociťuje nedostatok voľného času a ten si treba naplánovať rovnako starostlivo ako pracovný čas. K tomu sa musíte naučiť striktne oddeľovať prácu od odpočinku, aby ste mali čas na obnovenie výkonu. Počas dovolenky sa musíte obmedziť na hovory a správy o práci, aby ste si úplne oddýchli. Musíte sa naučiť, ako organizovať prácu v domácnosti s maximálnou úsporou času. Musíte si rozvíjať zručnosť identifikácie najdôležitejších úloh, aby ste mali dostatok času nielen na relax, ale aj na sebarozvoj. Mali by ste sa tiež naučiť vzdať sa malých rutinných úloh, ktoré nikto nepotrebuje, a nechať si maximálny čas na dosiahnutie prioritných cieľov.
Zdravím všetkých hostí a pravidelných čitateľov. V tomto článku sa s vami podelím o tajomstvá, ako všetko stihnúť a čo je vo všeobecnosti domáci time management. Koniec koncov, mnohí z vás sú už zrejme unavení z neustáleho pracovného náporu, ktorý nikdy nekončí.
Zároveň sa hromadí celková únava, ktorá po čase hrozí prerásť do ťažkej depresie. Poďme sa dnes porozprávať o tom, ako robiť všetko bez toho, aby ste sa cítili ako „poľovaný kôň“.
Prečo potrebujete plánovanie domu?
Samozrejme, že každý má iné ciele. Niekto chce vyložiť svoj rozvrh, aby mal čas komunikovať s blízkymi, relaxovať a venovať sa koníčkom. Niekto je neustále zaneprázdnený upratovaním, varením a umývaním a kvôli tomu mešká do práce. Niektorí ľudia sú unavení z neustáleho „Groundhog Day“.
To je stav, keď sa každý deň podobá na ten predchádzajúci, no zároveň nedostávate žiadnu návratnosť a nedosahujete svoj cieľ. Systém správy domácnosti vám pomôže správne a efektívne organizovať svoj čas, aby ste všetko stihli!
Ďalšou veľmi dôležitou a efektívnou technikou riadenia času je nielen prísne dodržiavať plán, ale aj analyzovať, čo ste urobili. Je to veľmi dôležité pre posilnenie vlastnej motivácie a pochopenie, že ste na správnej ceste.
Nestačí jednoducho odškrtnúť všetky domáce práce na konci týždňa. Analyzujte zoznam a v duchu ho rozdeľte do 3 skupín:
- Za čo sa môžem pochváliť?
- Čo sa mi nepodarilo a prečo?
- Na čo sa mám zamerať budúci týždeň?
Existuje veľké množstvo typov time managementu, ale všetky sledujú jeden cieľ: „Dosiahnuť viac a menej sa unaviť!“
Zlaté pravidlá pre domáce plánovanie
- Nemusíte len písať obrovský zoznam úloh, ktorý nikdy nestihnete dokončiť za 1 deň. Je to neefektívne riadenie času a povedie to k strate motivácie. S väčšou pravdepodobnosťou opustíte celý systém riadenia času a stratíte vň dôveru. To znamená, že úloha efektívneho riadenia času spočíva práve v racionálnom rozdelení času, čo znamená, že pri nastavovaní úlohy musíte jasne pochopiť, koľko času bude trvať na jej dokončenie. Neklamte sa a príliš sa „nenahadzujte“, potom určite nebudete mať na nič čas.
- Jednoznačne zoraďte domáce práce podľa ich dôležitosti.
- Rozdeľte veľkú úlohu, ktorá ležala nesplnená niekoľko mesiacov alebo dokonca rokov, na malé časti a kúsky. Môže to byť sťahovanie, renovácia, generálne upratovanie atď.
- Skombinujte niekoľko vecí naraz. (Užitočné + super užitočné, príjemné + užitočné, príjemné + príjemné). Žena sa napríklad zmieta medzi množstvom žehlenia, upratovania, potrebou dať sa do poriadku pred akciou a túžbou oddýchnuť si pri sledovaní obľúbeného televízneho seriálu. Prečo si nezorganizovať deň tak, že od 12-13 žehlite, zatiaľ čo si môžete zapnúť svoju obľúbenú sériu alebo šou a potom si na tvár naniesť masku a zároveň si trochu vyčistiť.
- Identifikujte svojich žrútov času. Čo vás viac rozptyľuje pri plnení pracovných úloh (TV, sociálne siete, telefonické rozhovory)? Nie je potrebné ich navždy vylúčiť zo svojho života. Ak vám všetky tieto maličkosti prinášajú potešenie, potom si na ne vyhraďte jasný časový úsek. Možno by sa toto pravidlo dokonale hodilo k prísloviu: „Ak si to urobil, choď na prechádzku!
![](https://i2.wp.com/alcoraund.ru/wp-content/uploads/2016/11/smotret-televizor.jpg)
- Vyhraďte si trochu času na domáce práce. Toto pravidlo platí pre veľmi zaneprázdnených ľudí, ktorí trávia v práci 10-12 hodín. V tomto prípade, nech si deň naplánujete akokoľvek, na upratovanie, varenie, pranie a žehlenie nie sú 3-4 hodiny. Tak sa nemučte a vyhraďte si len 30 minút. Označte, že v pondelok strávite 30 minút v kúpeľni, v utorok presne 30 minút žehlením? Tento čas nestačí - preneste ďalších 30 minút žehlenia na iný deň v týždni atď. Je to oveľa lepšie ako v jeden jediný deň voľna, s jazykom na pleci robiť globálne upratovanie domu a zároveň celý týždeň prať, žehliť a variť. Čo dostanete na konci takéhoto voľného dňa? Depresia a hrozná únava!
Mnohé ženy sa sťažujú, že varenie im zaberá obrovské množstvo času, no zároveň majú v práci každodennú paniku, že rodina nebude mať večer čo jesť! To naznačuje, že ste neefektívny pri riadení času a nezorganizovali ste si čas správne.
Existuje dokonca aj taký typ time managementu, akým je organizovanie domáceho stravovania. Skrátka, vždy by ste si mali zostaviť jedálny lístok na týždeň. Na základe toho nakúpte potraviny + cez víkend si čo najviac premyslite, čo si z tohto menu môžete pripraviť. A aby ste sa necítili ako „obeť domáceho života“, môžete nedeľné varenie na týždeň spojiť
Všetko zvládam!
Mnohí, ktorí sa prvýkrát stretli s novým a zámorským konceptom „manažmentu času“, takýto systém riadenia času automaticky odmietajú. Akože, prečo potrebujem všetky tieto systémy, na všetko už mám čas!
Možno, ale zamyslite sa nad tým, o koľko efektívnejšie by ste mohli využiť svoje zdroje. Mohli ste sa naučiť nový biznis, naučiť sa cudzí jazyk, zvládnuť nejakú špecialitu alebo prečítať zaujímavejšie knihy, zúčastniť sa kultúrnych podujatí.
Áno, v skutočnosti môžete robiť všetko, ale za akú cenu? Ste unavení a domov sa vraciate len s myšlienkou, že pôjdete spať? Ste so sebou spokojní, všetko ste robili takto, no zároveň vo vašom dni neboli žiadne zaujímavé a svetlé momenty.
Neobmedzujte svoj život len na domáce práce. Efektívny systém riadenia času vám pomôže urobiť život svetlejším a ušetrí vás od všeobecnej únavy!
Určite si oddýchnite!
Toto je veľmi dôležité pravidlo, na ktoré veľa ľudí buď zabúda, alebo mu nepripisuje dôležitosť. Nemyslím teraz ten sen, keď si unavený a automaticky odniesol svoje telo do postele a z posledných síl nastavil budík.
Hovorím teraz o správnom odpočinku, jeden z typov efektívneho riadenia času doma vám pomôže vyhradiť si naň čas.
- Keď si robíte plán na každý deň, nezabudnite si predstaviť časové zdroje, ktoré budú vynaložené na dokončenie úlohy.
- Jasne definujte „pracovný“ čas a čas odpočinku.
- Napíšte si typy dovoleniek, ktoré sú pre vás ideálne. Môže to byť návšteva kina, divadla, výstava, čítanie knihy (ktorú ste si chceli prečítať už rok), pozeranie televízie s milovanou osobou, večera v kaviarni, prechádzka v parku, atď. návšteva hostí. Prečo je také dôležité si to zapísať? Aby ste sa vyhli rovnakému pocitu z notoricky známeho „Groundhog Day“ a aby ste jasne videli, o koľko rozmanitejší, jasnejší a bohatší môže byť váš život.
- Teraz, keď ste si zapísali, ako chcete relaxovať, urobte si krátkodobý plán. Nechajte si každý deň v rozvrhu čas na to, čo máte radi. Na víkend zaraďte tie, ktoré si vyžadujú viac času (divadlo, kino, prechádzka, piknik). A každý večer si vyhraďte 1-2 hodiny na relax (film, kniha, čaj s blízkymi atď.)
Úspešní obchodní konzultanti, ktorí učia základy efektívneho time managementu, tvrdia, že pre vás nie je horší nepriateľ ako chronická únava! Nič nás nedemotivuje, neznižuje náš výkon a nebráni nám v dosahovaní našich cieľov tak ako chronická únava. Systém riadenia času je teda presne zameraný na to, aby vás zbavil tohto pocitu.
Vo všeobecnosti môžeme hovoriť o efektívnom time managemente veľmi dlho, ale je lepšie navštíviť školenie manažmentu času , a uvidíte, o koľko lepší môže byť váš život.
Podeľte sa v komentároch, ako si plánujete domáce práce a pomáha vám podobný systém v živote? Prihláste sa na odber, ak ste tak ešte neurobili, a uvidíme sa nabudúce!
Dobrý deň, priatelia! Dmitrij Shaposhnikov je v kontakte.
Podľa môjho pozorovania sa moderný úspešný človek nevyhnutne stretáva s pojmom „manažment času“. Každý v tej či onej miere pociťoval nedostatok času, tlak na termíny a prežíval stres z núteného zhonu.
Po prečítaní článku sa dozviete to najdôležitejšie o time managemente a zoznámite sa so základnými pojmami úspešného time managementu. To všetko sprevádzajú moje príklady a komentáre. Dúfam, že táto téma bude pre vás užitočná, zaujímavá a zábavná!
Začnime, priatelia!
1. Čo je time management – definícia a história
Priamy preklad tohto výrazu Time Management"z angličtiny - " time management" Je jasné, že nie je možné riadiť čas v doslovnom zmysle slova: skutočnou funkciou time managementu je využiť čas svojho života s maximálnou efektívnosťou.
Najpresnejšia definícia time managementu je:
Time management- ide o účtovníctvo, rozdeľovanie a operatívne plánovanie vlastných časových zdrojov.
Ďalšia definícia.
Time management je vedecký prístup k organizovaniu času a zvyšovaniu efektu jeho využívania.
Motto profesionálneho manažéra času:
Práca menej, mať čas viac!
Ľudia, ktorí vedia, ako produktívne riadiť svoj vlastný čas, žijú bohatší a plnohodnotnejší život a svoju prácu vykonávajú s minimálnymi časovými nákladmi.
Riadením svojho času máme viac životného priestoru: príležitosť robiť to, čo máme naozaj radi, sa stáva reálnejšou.
Vzhľadom na tlak, v ktorom žijú moderní ľudia, sa otázka riadenia časových zdrojov stáva čoraz aktuálnejšou, ak nie životne dôležitou. Rozvinuté zručnosti riadenia času výrazne zvyšujú osobnú efektivitu. Uvedomil som si to pred 12 rokmi.
Time management vám umožňuje organizovať si svoj pracovný a osobný čas počas celého dňa (týždeň, mesiac), aby ste mali čas urobiť všetky dôležité a potrebné veci bez toho, aby vás rozptyľovali druhotné alebo cudzie záležitosti a problémy.
Efektívne plánovanie vám umožňuje uvoľniť obrovské časové zdroje pre bohatý a plnohodnotný život. Podľa odborníkov sa veľkosť takýchto zdrojov počíta na roky a desaťročia.
História time managementu
Vedecký prístup k organizácii času nie je novým problémom. História time managementu siaha ďaleko do minulosti.
Už pred 2000 rokmi v starom Ríme slávny mysliteľ Seneca navrhol rozdeliť všetok čas na užitočne strávený, teda dobrý, na zlý a zbytočný.
Seneca si tiež začal neustále písomne zaznamenávať čas. Mysliteľ povedal, že pri prežívaní určitého časového obdobia je potrebné ho hodnotiť z hľadiska jeho plnosti.
V následnej histórii time managementu tvorili tieto myšlienky základ konceptu „osobnej efektívnosti“.
Alberti, spisovateľ a taliansky vedec, ktorý žil v 15. storočí, povedal, že ten, kto vie efektívne hospodáriť s časom, bude vždy úspešný.
Na tento účel navrhol použiť dve pravidlá:
- Každé ráno si urobte zoznam úloh.
- Usporiadajte veci v poradí klesajúcej dôležitosti.
Po mnoho storočí všetky tieto princípy existovali len v teoretickej forme a až od 80. rokov minulého storočia sa táto téma začala presúvať z teórie do praxe.
Time management je potrebný nielen pre manažérov a majiteľov firiem: každý z nás musí byť schopný spravovať svoj vlastný majetok, aby si mohol naplno užiť proces života.
Samozrejme, nie každý potrebuje time management. Ak človek nemá vo svojom živote čo robiť a jeho hlavnou úlohou je „zabíjať čas“, potom je time management pre takéhoto človeka irelevantnou a zbytočnou disciplínou.
Inými slovami, najprv sa musíte rozhodnúť, či naozaj nemáte dostatok času a kde by ste chceli stráviť voľné minúty, hodiny a dni, keď sa objavia.
Time management pozostáva z niekoľkých komponentov:
- prísne sledovanie času;
- optimalizácia časových zdrojov;
- plánovanie dňa (týždeň, mesiac alebo iné časové obdobie);
- organizácia motivácie.
Time management je dôležitý nielen pre prácu: ľudia, ktorí zvládli umenie time managementu, sú veselší, zdraví a úspešnejší v profesionálnom i osobnom živote.
Efektívny time management vám umožní pochopiť všetky vaše kroky a rozhodnutia z pohľadu ich vhodnosti pre váš vlastný rozvoj a zlepšovanie.
2. Mýty o time managemente – 3 hlavné mylné predstavy
Existuje množstvo spoločenských stereotypov a mylných predstáv o time managemente.
Niektorí veria, že time management je potrebný výlučne na prácu, že v Rusku je táto disciplína neúčinná kvôli zvláštnostiam národnej mentality, že život striktne podľa plánu premení človeka na robota a zbavuje ho slobodnej vôle.
Všetky tieto mýty sú nepodložené: nižšie sa ich pokúsim úplne vyvrátiť.
Mýtus 1. Nikto nevie riadiť čas.
Tvrdenie je správne vo forme, ale chybné v obsahu. Riadiť čas je skutočne nemožné. (pokiaľ, samozrejme, nie ste vynálezcom stroja času). Nikto nedokáže spomaliť, zrýchliť, zastaviť ani na chvíľu jeho objektívny postup.
Ale človek môže urobiť nasledovné : spravujte seba, svoje rozhodnutia a činy v priebehu času a tiež sa zapojte do stanovovania priorít. Presne o tom hovoria odborníci na riadenie času – o riadení vlastného života.
Inteligentný a pragmatický prístup k svojim činom znamená riadenie času: budete prekvapení, koľko minút a hodín sa uvoľní, keď začnete konať premyslenejšie a vedomejšie.
Pamätajte, že všetci úspešní ľudia, bez ohľadu na typ ich činnosti, plánujú svoje záležitosti a konajú s maximálnou produktivitou. Zároveň pracujú približne rovnako dlho ako bežní ľudia, no vždy toho stihnú viac.
Ich tajomstvom je, že za jednotku času stihnú urobiť viac vecí, čo v konečnom dôsledku ovplyvňuje ich životné výsledky.
Mýtus 2: Time management ma prinúti pracovať tvrdšie a tvrdšie.
Tvrdá práca a únava, zanedbávanie odpočinku je priamou cestou k prepracovaniu a depresii. Je potrebné neustále sa snažiť znižovať množstvo práce a zároveň zvyšovať produktivitu. Ako to spraviť? Skrátka, konať striktne podľa plánu a vedieť oddeliť vedľajšie od hlavného.
Efektívne používanie techník riadenia času neznamená robiť viac alebo zvyšovať produktivitu tým, že veci robíte rýchlejšie.
Hovoríme o zvýšení osobnej produktivity odstránením nepotrebných úloh a odstránením takzvaných „plytrov času“ alebo „chronofágov“.
Kategória chronofágov zahŕňa stovky nezmyselných a malých vecí, ktoré robíme počas dňa bez toho, aby sme sa zamysleli nad ich účelnosťou: časté kontrolovanie e-mailov, komunikácia a prezeranie noviniek na sociálnych sieťach, nezmyselné rozhovory s kolegami.
Záväzok človeka venovať sa záležitostiam, ktoré sú odvrátené od hlavnej úlohy, sa čiastočne vysvetľuje prokrastináciou - túžbou odložiť dôležité a potrebné udalosti „do lepších časov“.
Ak však zahodíte reflexiu a sami si uvedomíte dôležitosť a význam svojich súčasných úloh, nebudete mať ani silu, ani túžbu nechať sa rozptyľovať cudzími záležitosťami.
Mýtus 3. Používanie time managementu zo mňa spraví robota, ktorý bude robiť všetko podľa harmonogramu, čím ma pripraví o slobodu a voľbu.
Ľudia sa boja premeniť sa na robotov, no v skutočnosti nimi už sú a sú aj otrokmi svojich vlastných psycho-emocionálnych návykov a vzorcov správania.
Time management našu slobodu neobmedzuje, ale naopak vytvára.
Time management je potrebný nielen pre kancelárskych pracovníkov, manažérov a manažérov: riadenie hlavného zdroja života – vlastného času – je potrebné pre každého, kto sa berie zodpovedne a vážne.
Praktickým kritériom pre potrebu implementovať princípy time managementu do života je prítomnosť 4 a viac prípadov v pláne na aktuálny deň (zohľadňujú sa nielen profesionálne, ale aj osobné záležitosti). To potrebujú podnikatelia, umelci na voľnej nohe a ženy v domácnosti.
Určite ste si všimli, že väčšina z nás je tak preťažená pracovnými a osobnými starosťami, že ani netušíme, ako sa z takejto situácie dostať a ako všetko zvládnuť?!
Zažívame nejaký emocionálny stres, paniku, nepohodlie, čo vedie k letargii a depresívnej nálade, keď sa nám všetko vymyká z rúk a nič sa nám nechce!
Ak sa nechcete stať obeťou depresie, musíte sa naučiť, ako si správne plánovať čas, teda robiť Time management!
Psychológovia veria, že existuje cesta von zo situácie „katastrofického nedostatku času“, hlavná vec je, že máte túžbu trochu zmeniť seba a tiež zmeniť svoj postoj k osobnému času.
Aký je účel time managementu?
Time management je schopnosť efektívne riadiť a kontrolovať svoj osobný čas!
Ide o schopnosť utriediť si, čo je pre vás momentálne hlavné a čo vedľajšie, čo je úplne prvé, čo by ste mali urobiť, a čo sa dá posunúť o pár hodín dopredu.
Len čo si toto všetko človek začne uvedomovať, všetok ten ošiaľ s nedostatkom času okamžite zmizne.
Možno si myslíte, že spravovať si čas je dosť ťažké – vôbec nie!
Hlavná vec je, že robíte konkrétne rozhodnutia o tom, čo je potrebné urobiť a kedy!
Najlepší tip na riadenie času je ignorovať idiotov...
- Skvelý citát. Kto je autorom?
- Predstavte si, že neexistujú...
- No, kto je autorom?
- A pokračujte vo svojej veci...
Mnohí sú si istí, že tí ľudia, ktorí aktívne využívajú time management, zvládajú oveľa viac a rýchlejšie! Toto je nesprávny názor...
Time management nám pomáha výrazne zvýšiť produktivitu a tiež nás učí vyhadzovať všetky nepotrebné veci do koša. Objaví sa ďalší čas – a je len na vás, kde ho strávite!
Tí ľudia, ktorí sa naučili efektívne riadiť svoj čas – dokážu si zachrániť tretinu života! Úžasné, však?
Základné pravidlá time managementu!
Time management: Predstavte si, že dnes je váš posledný deň.
Toto pravidlo sa vám môže zdať smiešne, ale aj tak...
Od tejto otázky sa každé ráno rázne prebúdzam a začínam múdro.
A tu je moja otázka: „Keby som vedel, že dnes je posledný deň môjho života, čo by som robil a ako by som sa v tento deň zachoval? otázka pre seba.
Myslím, že to bude pre vás zaujímavé!
Time management: Plánujte.
Tí ľudia, ktorí dokázali v živote dosiahnuť uznanie a úspech, neustále plánujú.
Denné plánovanie je ZÁKLADNÉ na zvýšenie vašej efektivity počas dňa.
Vždy si plánujte konkrétne úlohy v notebooku!
Pamätajte, že ak váš cieľ nie je na papieri, potom jednoducho neexistuje!
Keď pracujete so zostaveným zoznamom plánovaných úloh, okamžite zvýšite produktivitu a produktivitu svojho času o 25 %.
Urobte si zvyk, že si večer (pred spaním) zapíšete plán úloh na zajtra!
Hneď ako prídete do práce, už budete jasne vedieť, kde začať.
Pracujte s týmto zoznamom počas dňa: akonáhle sa objaví nejaká nová úloha, zahrňte ju do rovnakého zoznamu, pričom zohľadnite jej prioritu v porovnaní s predtým zaznamenanými úlohami.
Hneď ako úspešne splníte konkrétnu úlohu, určite ju zo zoznamu odškrtnite!
Takto budete spokojní s vykonanou prácou, a navyše budete na seba hrdí, že ste nestrácali čas!
Zložitú úlohu je potrebné rozdeliť na niekoľko čiastkových úloh – nepreberať ju celú (robia to len nerozumní ľudia, inými slovami porazení).
Time management: Filtrovanie informácií.
Aby ste si nepresýtili mozog obrovským množstvom zbytočných informácií a tiež tým nestrácali svoj drahocenný čas, naučte sa vyberať si to najpotrebnejšie, najužitočnejšie a vyradiť nepotrebné!
Naučte sa rýchlo študovať a prehliadať stránky World Wide Web bez toho, aby ste si prečítali všetko od začiatku do konca.
Zastavte sa a pamätajte len na dôležité veci.
Time management: Odstráňte zo svojho života „plytárov času“!
Toto je pravdepodobne úplne prvý problém, ktorý nám všetkým bráni efektívne a efektívne riadiť svoj čas!
Kontrolovaním emailov, komunikáciou na ICQ a na sociálnych sieťach (VKontakte, Facebook) - KRADNEME a ZABIJEME svoj čas, strácame ho!
Myslím, že každý počul, kto je Evgeny Popov a akou cestou prešiel: od obyčajného upratovača po úspešného internetového obchodníka.
Evgeniy vytvoril efektívny skript na riadenie času, ktorá vám umožní formovať svoj deň v pohodlnej forme. Dá sa nainštalovať do telefónu aj do počítača, aby ste si produktívne naplánovali deň!
S pomocou kurzu „Majster času“ od Evgeny Popova mnohí radikálne zmenia svoj život a na plánovanie svojho dňa denne používajú špeciálny skript (nainštalovaný v telefóne alebo počítači)!
Zvládnite za deň to, čo ste nazbierali za týždeň a uvidíte, ako dramaticky sa váš život zmení!
Prestaňte byť zeleninou! Byť aktívny! Žite pestrý život!
P.S. Osobne som si kúpil kurz “Master of Time” od E. Popova hneď na 5. deň po jeho vydaní! Preto každému bez pochýb radím: nakupujte a naučte sa produktívne riadiť svoj čas!
Time management učí nás všetkých efektívne riadiť svoj život, užívať si každú chvíľu, v ktorej sa práve nachádzame, nájsť si čas na rodinu a priateľov, urobiť si čas na sebarozvoj – život začne nadobúdať žiarivé farby a stane sa oveľa zaujímavejším!
Užitočný článok? Nenechajte si ujsť nové!
Zadajte svoj e-mail a dostávajte nové články e-mailom
Ľudia, ktorí venujú zvýšenú pozornosť rozvoju svojej kariéry, sa často stretávajú s vážnym problémom: na všetky ich pracovné povinnosti nemajú ani 24 hodín denne.
Moderné technológie môžu pomôcť vyrovnať sa s tým technológie riadenia času, ktoré vám umožnia správne si organizovať pracovný čas a tým zvýšiť profesionálnu efektivitu.
Time management – veda o čase
Time management(v preklade z angličtiny - „manažment času“) - veda o metódach na určenie toho, čo je pre človeka dôležité a na čo by sa mal najskôr minúť čas. Jeho vznik sa datuje do 60. rokov 20. storočia.
Potom sa v západných krajinách vďaka rozvoju biznisu tempo života rapídne zrýchlilo. Pracovné zaťaženie ľudí zapojených do riadenia sa prudko zvýšilo. Začali pociťovať chronický nedostatok pracovného aj voľného času. Postupne sa tento proces rozšíril aj na ďalšie kategórie zamestnancov.
Nadmerná zaneprázdnenosť, strata produktivity a zvýšený stres medzi mnohými ľuďmi viedli k vzniku novej vedy – time management, ktorá bola založená nie na túžbe urobiť všetko naraz, ale na princípe dosahovania maximálnych výsledkov za minimálny čas. Hlavným nástrojom na to bolo plánovanie.
Efektívny plán – stanovenie cieľov
Skladať efektívny plán, potrebujeme cieľ. Zistite, čo chcete dosiahnuť, a potom si stanovte jasný časový rámec, kedy presne plánujete dosiahnuť to, čo chcete. Time management rozlišuje krátkodobé a dlhodobé ciele. Stanovujú sa v závislosti od obdobia realizácie. Ak prvý môže existovať na papieri vo forme aktuálnej úlohy na daný deň, napríklad zavolať desiatim klientom, potom druhý môže existovať rok alebo viac vopred, napríklad na postup na kariérnom rebríčku.
Podľa Briana Tracyho, obchodného konzultanta a najpredávanejšieho autora kníh o zvyšovaní osobnej produktivity, ak riešenie problému trvá príliš dlho na to, aby ste sa ním zaoberali naraz, stojí za to ho rozdeliť do niekoľkých etáp a tie zase do čiastkové etapy. Každý z nich potrebuje čas. Potom sa vypracuje plán a podľa neho budete prechádzať od jednej úlohy k druhej. A to, čo robíte, vás krok za krokom približuje k vášmu drahocennému cieľu.
Po definovaní vášho dlhodobého cieľa, všetkých jeho fáz a čiastkových fáz, začnite zaznamenávať plány na každý deň. Aby napísaný list nebol len zbytočným zoznamom úloh, oplatí sa zamerať ho na výsledok. Napríklad do zoznamu napíšte nie „zostavte správu“, ale „správa bola dokončená“, takže na konci procesu môžete vedľa položky označiť tučným začiarknutím. Toto je silný motivátor. Jasne formulujte výsledok, ktorý chcete pri riešení problému dosiahnuť.
Paretov princíp – 20 verzus 80
Niekedy je zoznam pracovných úloh taký rozsiahly, že vám hrozí, že štandardných 8 hodín nesplníte. Preto je lepšie usporiadať veci podľa naliehavosti a dôležitosti. Ak sú naliehavé záležitosti, odložte rutinnú prácu. Klasici time managementu veria, že väčšina ľudí nedosahuje kariérne výšky nie kvôli nižším schopnostiam, ale preto, že nevedia, ako vyzdvihnúť to hlavné.
Túto myšlienku jasne demonštruje pravidlo odvodené od talianskeho ekonóma a sociológa Vilfreda Pareta: „20 % úsilia dáva 80 % výsledku a zvyšných 80 % úsilia dáva iba 20 % výsledku. Preto sa odporúča vyzdvihnúť tých 20% vecí, ktoré poskytujú maximálny účinok a začať s nimi svoj deň.
Nezabudnite ukázať manažmentu svoj plán. Aj keď váš manažér nie je taký zapálený pre time management ako vy, bude si vedomý toho, ktoré z najpálčivejších pracovných povinností vykonávate ako prvé a ktoré odkladáte. Môže tiež ovplyvniť plán a pomôcť vám rozhodnúť sa o vašich prioritách. Vďaka tomu nedôjde k nedôslednosti v práci.
Eisenhowerova plánovacia matica
Na vytvorenie efektívneho plánu pre svoje ciele a zámery použite plánovaciu maticu Dwighta Eisenhowera, 34. prezidenta Spojených štátov amerických. Túto funkciu zastával v rokoch 1953 až 1961. Poskytuje štyri možnosti kombinácií podľa parametrov: urgentné, nie súrne, dôležité, nie dôležité.
Urobte si zoznam týchto symbolov vedľa každého prípadu. A odhadnúť čas potrebný na ich dokončenie. Zoraďte si veci podľa dôležitosti a stôl majte pred očami, aby ste sa zamerali na to hlavné.
Nechajte si „voľný“ čas
Podľa Gleba Arkhangelského, klasika ruského časového manažmentu, pri plánovaní dňa musíte počítať maximálne 60 % času a 40 % - takzvané nárazníkové zóny - by ste mali ponechať pre prípad naliehavých a nepredvídaných úloh. vznikajú. Vždy existuje vyššia moc, aj s tým treba počítať. A nemali by ste si plánovať deň minútu po minúte, takýto plán aj tak nebude fungovať.
Ak sa neobjavia žiadne neočakávané úlohy, zamestnajte sa dôležitými, ale nie naliehavými vecami. Vytriedte si napríklad papiere na stole – ak dnes nepotrebujete zmluvy s klientmi, neznamená to, že čoskoro nebudú užitočné. Týmto spôsobom vyriešite problém skôr, ako sa stane pálčivým problémom a vyžaduje si váš čas v tej najnevhodnejšej chvíli.
Ak vám tento prístup neumožňuje vyhnúť sa vyššej moci (napríklad musíte ísť na naliehavé stretnutie, ktoré bude trvať pol pracovného dňa), mali by ste:
- Zverte časť plánovaných úloh inému zamestnancovi, ak máte asistentov.
- Presuňte veci na neskorší dátum (úplne alebo čiastočne).
- Odmietnuť úlohy.
Pri vytváraní plánu uprednostňujte „ťažké“ úlohy, ktoré musia byť dokončené v konkrétnom čase, ako sú stretnutia.
Uistite sa, že nie sú naplánované striktne jeden po druhom, bez časového intervalu. Váš partner alebo klient môže meškať, stretnutie sa môže natiahnuť a to povedie k posunu vo všetkých ostatných úlohách.
Organizácia času manažéra
Organizácia pracovného dňa pre manažéra má svoje vlastné charakteristiky: komunikácia s podriadenými, stanovovanie úloh, kontrola a riešenie konfliktov medzi zamestnancami.
Uprostred všetkého toho chaosu sa musíte sústrediť na problémy a efektívne ich riešiť. Klasici riadenia času dávajú v tejto veci štyri rady:
- Neplánujte si viac ako štyri stretnutia denne, inak bude menej pravdepodobné, že budete efektívni.
- Delegát: Ak robíte prácu, ktorú by mohol robiť niekto vo vašom oddelení, a jeho čas stojí menej na hodinu ako váš, míňate peniaze spoločnosti.
- Stanovte týždenné prijímacie hodiny pre podriadených – politika otvorených dverí odrádza zamestnancov od nezávislosti a vedie k neprimeranému plytvaniu časom.
- Pri plánovaní pracovného dňa si vytvorte podmienky, aby ste sa aspoň dve až tri hodiny sústredili na problém, ktorý máte.
Metóda ohraničeného chaosu
Pri realizácii plánu s krátkodobými cieľmi spravidla nevznikajú žiadne problémy. Pri dlhodobých však môžu nastať ťažkosti, najmä ak existuje niekoľko takýchto projektov. Je ťažké udržať si v hlave veľa detailov. Pravidelná práca na maličkostiach zároveň zaberá čas a bráni vám sústrediť sa na to hlavné. Cesta von je „metóda obmedzeného chaosu“, opísaná v rovnomennej knihe Gleba Arkhangelského.
Pre každý projekt vytvorte samostatný priečinok a umiestnite tam všetky relevantné materiály. Pripomeňte si ich a pravidelne ich kontrolujte. Noste so sebou malý poznámkový blok, do ktorého si zapíšete svoje myšlienky. A potom usporiadajte svoje záznamy do priečinkov. Keď príde čas na spracovanie materiálov, už budete mať niekoľko dobrých nápadov alebo riešení.
Pri veľmi zložitých a zdĺhavých projektoch, keď vás nadchádzajúca práca psychicky zavalí svojím rozsahom, je účinná metóda „švajčiarskeho syra“.
Je založená na skutočnosti, že musíte začať úlohu postupne a robiť „diery“ v probléme, ako sú tie viditeľné v reze švajčiarskeho syra. Týmto spôsobom začnete cítiť pohyb vpred a budete motivovaní pokračovať v riešení problému, kým nedosiahnete požadovaný výsledok.
Kontrola riadenia času
Všetko vyššie uvedené funkcie riadenia času nebude taká účinná, ak sa kontrola nevykoná.
Pokrýva tri úlohy:
- Pochopenie vášho fyzického a emocionálneho stavu.
- Porovnanie plánovaného s výsledkom.
- Ak je to potrebné, upravte plán.
- Tento jednoduchý postup vám pomôže lepšie pochopiť, čo ste dosiahli a aké kroky by ste mali podniknúť, aby ste si lepšie organizovali svoj pracovný čas.