Čo je time management a jeho základné princípy. Základy time managementu a jeho efektívne využitie
Ahoj! Dnes si povieme niečo o time managemente alebo efektívnom time managemente a odpovieme si na otázku, ako všetko zvládnuť!
Človek je súčasťou spoločnosti. Každý z nás má určité povinnosti voči sebe, kolegom a rodine. Niekedy sa zdá, že život je kaleidoskop rovnakých dní s veľkým množstvom úloh, na ktoré vždy nie je dostatok času. Ak sa spájate s veveričkou v kolese, potom vás bude zaujímať, že čas sa dá efektívne riadiť.
Čo je time management alebo time management
Pozrite sa na bohatých a úspešných ľudí. Vlastnia veľký biznis, manažujú veľa ľudí a nájdu si čas na relax a rodinu. "Ako všetko zvládajú úspešní ľudia?" pýtaš sa. Áno, všetko preto, že poznajú a ovládajú základy time managementu.
Time management je schopnosť racionálne rozdeľovať svoje časové zdroje. V preklade z angličtiny to znamená „manažment času“. Samozrejme, ľudia nie sú kúzelníci a nevedia vrátiť čas alebo ho zastaviť. Ale môžeme sa naučiť správne rozdeliť každú minútu, aby sme zvládli splniť všetky zadané úlohy.
Za motto úspešných time manažérov možno považovať výraz „dosiahnite viac tým, že budete pracovať menej“.
Kto môže profitovať z time managementu?
Ľudia majú rôzne potreby a rôzne povinnosti. Nemyslite si, že problém nedostatku voľného času je problémom len pre manažérov a bohatých ľudí. Naučiť sa robiť maximálny počet vecí v určitom časovom období sa v skutočnosti začína už v detstve.
Pamätajme aspoň na denný režim dieťaťa. Určite veľa ľudí má doma plagát „Rozvrh hodín a denná rutina“. Deti vďaka nemu dodržiavajú režim dňa a sú disciplinované.
Ak si kladiete otázky: „Ako pracovať a zvládať robiť všetko okolo domu ako žena s dieťaťom“, „Ako sa naučiť robiť všetko rýchlejšie a neunaviť sa“, potom sú tieto otázky pre vás relevantné, najmä ak si mladá matka. Niektorí predstavitelia nežného pohlavia sa dokážu postarať o tri deti, postarať sa o seba a svojich manželov a niektorí sa nedokážu vyrovnať ani s jedným dieťaťom.
Preto by ste si nemali myslieť, že time management je zbytočná veda, ktorá vám pravdepodobne nebude v živote užitočná. V skutočnosti, ak sa naučíte ovládať svoj čas, nájdete šťastie a harmóniu vo všetkých oblastiach svojho života.
História time managementu
Od staroveku sa ľudia snažili čo najefektívnejšie rozdeliť svoje pracovné zdroje, preto filozof Seneca už v starovekom Ríme začal rozdeľovať čas strávený medzi tým, čo trávil užitočne, a tým, čo bolo zbytočné. Ak slávny mysliteľ urobil niečo užitočné, potom sa takýto čas považoval za dobrý, zbytočný - zlý.
Neskôr Seneca začal zaznamenávať, čo a kedy robil. Potom analyzoval strávený čas a vyhodnotil jeho účinnosť. Dá sa povedať, že budoval systém efektívneho time managementu.
Slávny taliansky vedec Alberti v 15. storočí tvrdil, že ľudia, ktorí vedia hospodárne nakladať so svojím časom, budú vždy úspešní.
Už v 19. storočí vznikol pracovný ústav, kde pôsobilo množstvo známych osobností. Napríklad biológ Lyubyashchev A.A. vynašiel metódu merania času. Teraz sa úspešne používa vo veľkom počte podnikov a analyzuje pracovný čas každého špecialistu.
Načasovanie vám umožňuje analyzovať, koľko času človek potrebuje na dokončenie určitej úlohy.
Základné komponenty time managementu
Skôr ako začnete študovať základné pravidlá time managementu, musíte vedieť, z akých častí sa skladá. To znamená, čo budete musieť urobiť a vďaka čomu sa naučíte riadiť svoj čas:
- Prísne účtovníctvo všetkých čias;
- Optimalizácia zdrojov pracovného času;
- Denné plánovanie vášho dňa;
- Neustála motivácia.
Čas si musíte manažovať nielen v pracovnej dobe, ale aj v čase odpočinku. To vám pomôže lepšie obnoviť vašu silu a tiež vám poskytne príležitosť cítiť sa šťastný, sebestačný a úspešný.
Nie každý občan našej krajiny ani len počul, že si viete šikovne manažovať čas. Preto si mnohí ľudia ani neuvedomujú existenciu techník riadenia času. Ak sa však človek napriek tomu začne zaujímať a povrchne sa zoznámi s minimálnymi informáciami o tomto umení, okamžite sa stane rukojemníkom mnohých obáv.
Pozrime sa na najpopulárnejšie obavy súvisiace s time managementom.
- Nikto nemôže ovládať čas, takže život má a bude pokračovať. Toto je nepravdivé tvrdenie, pretože vy sami ste pánmi svojho osudu. Záleží len na vás, ako rýchlo bude práca dokončená a koľko času zostane na relax a komunikáciu s priateľmi. Osvojením si užitočných návykov šetriacich čas budete riadiť nie svoj čas, ale svoj život;
- Vďaka time managementu budete musieť viac pracovať. Niektorí ľudia sa naozaj boja, že ak budú mať voľný čas, budú musieť robiť viac neplánovanej práce. V skutočnosti vám time management umožňuje optimalizovať všetky procesy a je nepravdepodobné, že budete mať čas na neplánovanú prácu;
- Dodržiavaním pravidiel time managementu sa môžete zmeniť na robota. Mnoho ľudí si myslí, že ak si svoj život úplne naplánujú, môžu prísť o všetky ľudské radosti. Time management v skutočnosti nezaberá čas, ale skôr vám pomáha nájsť si hodinu alebo dve navyše, ktoré môžete venovať sebe.
Zásady time managementu alebo ako všetko zvládnuť
Umenie riadiť svoj čas- Ide o pomerne zložitú vedu, ktorej štúdium môže trvať viac ako jeden rok. Ale pokúsili sme sa zdôrazniť základné princípy time managementu, ktoré pomôžu správne zorganizovať deň každého človeka.
Naplánujte si každý deň
Skúste si každý deň pred spaním nájsť pár minút na to, aby ste si napísali plán na ďalší deň. Dá sa to urobiť na kúsku papiera alebo na doske. Zapíšte si každú minútu svojho času, nezabudnite na odpočinok a okolnosti vyššej moci. Nezabudnite týmto konkrétnym bodom venovať dostatok času, pretože nikto nie je imúnny voči nepredvídaným ťažkostiam.
Vždy noste svoj plán so sebou (ak je napísaný v zošite alebo denníku), pravidelne si ho prezerajte a kontrolujte, či ste v pridelenom čase. Dokončené položky prečiarknite alebo vymažte. Takto sa budete cítiť spokojní s vykonanou prácou.
Dať gól
Každý človek má sen, ktorý sa mení na konkrétny cieľ. Ľudia, ktorí si stanovujú určité ciele a vedia, na čom pracujú, ľahšie dosiahnu to, čo chcú.
Ak ste napríklad obyčajný priemerný administratívny pracovník, ale stanovili ste si cieľ byť lídrom, potom musíte získať príslušné vzdelanie, preukázať sa dobre pred nadriadenými a robiť svoju prácu dobre. V tomto prípade máte veľkú šancu posunúť sa na kariérnom rebríčku. Možno v budúcnosti vy. A ideálne je, ak vo svojej organizácii zavediete firemný štandard time managementu. Hlavná vec je naozaj chcieť a nie nečinne sedieť.
Je dôležité naučiť sa, ako si správne stanoviť ciele. Najprv si premyslite, čo presne chcete. Váš cieľ by mal byť konkrétny, dosiahnuteľný, relevantný, merateľný a časovo ohraničený. Nie je potrebné snívať o tom, že keď bývate vo vnútrozemí a pracujete v malej továrni, budete sa môcť o pár rokov stať prezidentom. Stanovte si realistické ciele a choďte si za svojím drahocenným snom.
Naučte sa opraviť svoj akčný plán
Už viete o dôležitosti plánovania, teraz sa spolu pozrime na to, ako si správne naplánovať svoje záležitosti.
Ganttov diagram nám v tom pomôže. Na prvý pohľad je to náročná metóda, ktorú nezvládne každý. Ale v skutočnosti je to celkom jednoduché. Pozrime sa, ako táto metóda funguje na príklade.
Potrebujete postaviť dom. Predpíšete všetky fázy výstavby (projekt, položenie základov, zem, dokončovacie práce atď.), Potom zadáte údaje do tabuľky a uvediete načasovanie a poradie ich realizácie. Niektoré malé procesy, ktorých realizácia neovplyvňuje kvalitu práce, je možné kombinovať, čím sa skráti čas na ich realizáciu.
Vypracovanie takéhoto diagramu vám umožní jasne vysvetliť rozsah vykonávanej práce, vďaka čomu sa pracovníci rýchlejšie zapoja do procesu.
Stanovte si priority
Na dosiahnutie cieľa musí každý človek vykonať množstvo úloh rôznej závažnosti. Preto sa musíte naučiť uprednostňovať a zdôrazňovať najdôležitejšie procesy.
Aby ste si správne naplánovali svoj deň, môžete použiť jednoduchý princíp. Nazýva sa to metóda ABCD.
Jeho podstata je nasledovná. Urobíte si plán dňa, počnúc tým najdôležitejším. To znamená, že pod „A“ rozumieme vykonanie najdôležitejšieho procesu, pod „B“ – menej dôležité, „C“ – nie veľmi dôležité atď.
Najťažšie a najdôležitejšie úlohy by ste si mali naplánovať na nasledujúce ráno alebo na najproduktívnejšie obdobie. Faktom je, že ak najťažšiu úlohu nedokončíte hneď a neustále ju odkladáte na neskôr, pocit nesplnenej povinnosti vás emocionálne zaťaží. Známa odborníčka v oblasti aktívneho time managementu B. Tracy radí pristupovať k takýmto otázkam striktne a jednoznačne. Je autorom metódy time managementu “Have Frog Breakfast”, ktorú úspešne používa obrovské množstvo ľudí.
Jeho podstata je nasledovná. Najprv vykonávate najťažšie a časovo náročné úlohy („žaby“). Je to potrebné, aby ste mali čas urobiť všetky plánované veci a vaše emocionálne pozadie zostalo normálne počas celého dňa.
Logickým pokračovaním žabej metódy je Paretov princíp alebo zákon. Hovorí sa, že 20 % všetkého nášho úsilia prináša 80 % výsledkov a zvyšných 80 % úsilia prináša iba 20 % výsledkov.
Preto je hlavnou úlohou každého identifikovať tých najefektívnejších 20% a sústrediť sa na ich realizáciu.
Existuje ďalšia metóda, ktorá vám pomôže uprednostniť všetko. Volá sa Eisenhowerova matica. Slávny úspešný politik bol povestný svojou praktickosťou. Všetky svoje záležitosti rozdeľuje do 4 kategórií:
- Naliehavé a dôležité. Tieto veci je potrebné urobiť ako prvé. Pre ich dôležitosť by sa nemali zverovať iným. Ak odložíte splnenie takýchto úloh, môže to mať v budúcnosti negatívne dôsledky;
- Dôležité, ale nie naliehavé. Venujte pozornosť tomuto bodu. Práve z tejto kategórie úloh môžete vykonávať plánovanie. Nemali by ste však ich implementáciu dlho odkladať, pretože tieto záležitosti sa môžu stať naliehavými a dôležitými;
- Naliehavé, ale nie veľmi dôležité. Takéto veci vo všeobecnosti zaberajú veľa času, takže ich možno delegovať, teda niekomu zveriť;
- Nedôležité a nie naliehavé. Je lepšie ich úplne vyškrtnúť zo zoznamu, aby ste nestrácali čas.
Skúste použiť tieto metódy a za pár dní pochopíte, aké sú účinné.
Sústreďte sa na to hlavné a naučte sa delegovať
Každý človek má počas dňa na starosti obrovské množstvo vecí. Niektoré z nich vám môžu trvať niekoľko minút, zatiaľ čo iné môžu trvať niekoľko hodín. Pokúste sa prevziať všetky ťažké a dôležité úlohy sami a tie menej dôležité zverte iným ľuďom.
Ak napríklad nikto z rodiny okrem mamy nevie variť boršč a okrem večere potrebujete aj utrieť prach a odložiť hračky, potom by bolo rozumné zveriť upratovanie deťom alebo otcovi. zatiaľ čo mama pripravuje večeru. V tejto situácii sú všetci kŕmení a byt je vyčistený.
Alebo iný príklad, ak zarábate niekoľko tisíc rubľov denne každý deň a kohútik vám tečie, potom je jednoduchšie zveriť opravu inštalatérovi a zaplatiť mu pár stoviek, pričom za túto dobu zarobíte niekoľkonásobne viac. .
Osvojte si princípy delegovania, t. j. nebojte sa presunúť časť svojich povinností na iných.
Analyzujte obdobie, ktoré ste prežili, a vytvorte si vlastné pravidlá riadenia času
Pravidelne sa obzerajte späť a snažte sa analyzovať obdobie, ktoré ste prežili. Venujte pozornosť tomu, ako racionálne ste trávili čas, ako rýchlo ste dosiahli svoj cieľ, s akými ťažkosťami ste sa počas cesty stretli atď.
Pravidelne analyzujte svoj život a všímajte si, ako rýchlo sa pohybuje a či ste úplne spokojní so svojimi činmi.
Na základe základných princípov time managementu si vytvorte vlastné pravidlá, ktoré vám pomôžu optimalizovať vaše časové zdroje a cítiť sa ako šťastný a úspešný človek.
Nezabudnite oddychovať
Naplánujte si dovolenku ako jednu z hlavných úloh. Kvalita a rýchlosť vykonanej práce závisí od toho, ako dobre ste obnovili svoju silu. Nezanedbávajte spánok. Dospelý človek by mal spať aspoň 8 hodín denne. V opačnom prípade máte zaručenú depresiu a stratu sily, a to sú hlavní nepriatelia produktívnej práce.
Nezabudnite komunikovať s priateľmi a blízkymi. Nevzdávajte sa svojich koníčkov a záujmov. Príjemné chvíle pomáha človeku relaxovať a robí jeho život svetlejším.
Naplánujte si ďalší deň
Keď idete spať, načrtnite si úlohy, ktoré by ste chceli zajtra splniť. Radšej si zapíšte všetky body, aby vám nič neuniklo, pretože človek nie je robot a na nejaké drobnosti má tendenciu zabudnúť.
Je lepšie plánovať večer. To znamená, že dnes večer premýšľate o ďalšom. To vám umožní výrazne optimalizovať vaše časové zdroje, inými slovami, spravujete svoj čas rozumne.
Posledný deň
Snažte sa žiť každý deň tak, ako keby bol váš posledný. Neodkladajte robenie dôležitých vecí. Veci, na ktoré neustále nie je dostatok času, niekedy zostávajú v plánoch, teda nerealizované. Preto dávajte každý deň zo seba to najlepšie, ak je to možné. Vďaka tomu sa vám nehromadí veľa rutinnej a nezaujímavej práce.
Filtrovať informácie
Pri štúdiu určitých informácií na internete alebo tlačených publikáciách sa snažte zdôrazniť hlavné aspekty článku a „prelistovať“. Poskytované informácie sú veľmi často preplnené rôznymi reklamami, či excesmi argumentov autorov, teda „vodou“. Naučte sa čítať „cez riadok“, výrazne to ušetrí váš čas.
Požierači času
Moderní ľudia trávia veľa času prezeraním absolútne nepotrebných informácií na sociálnych sieťach. siete a iné internetové zdroje, ako aj zbytočné rozhovory po telefóne.
Ale čas je zdroj, ktorý sa nedá doplniť. Aby ste pochopili, aké je to pre vás drahé, vypočítajte si, koľko približne zarobíte za hodinu. Teraz sa zamyslite nad tým, koľko času a peňazí zbytočne míňate. Aj keď to všetko neprepočítate na peňažný ekvivalent, myslite na to, že namiesto prázdneho hovorenia po telefóne by ste mohli dieťaťu čítať knihu alebo sa s ním hrať. A to je oveľa užitočnejšie a prinesie viac uspokojenia.
Samozrejme, izolovať sa od všetkých a prestať komunikovať s priateľmi tiež neprichádza do úvahy. Ale snažte sa minimalizovať komunikáciu so skutočne nepotrebnými ľuďmi. Naučte sa im povedať „nie“.
Analyzujte svoje návyky a identifikujte svojich „žrútov času“. Postupne sa ich zbavujte, učte sa.
Sústredenie sa na robenie jednej veci naraz
Snažte sa nepreberať niekoľko úloh súčasne. Takto rozptýlite svoju silu a rozptýlite pozornosť. Dokončenie každého procesu vám bude trvať dlhšie. Vezmite jednu úlohu a dokončite ju úplne, potom prejdite na ďalšiu.
História pozná niektorých ľudí, ktorí dokázali robiť niekoľko vecí naraz (napríklad Július Caesar), no sú len výnimkou z pravidla.
Existujú však procesy, ktoré sa môžu a mali by kombinovať. Napríklad jazda verejnou dopravou zaberie väčšine ľudí veľa času. Prečo sa v tejto dobe nevzdelávať? Koniec koncov, môžete počúvať audioknihu alebo čítať zaujímavý časopis.
Odborníci radia nechytať všetko. Je lepšie pomaly a s istotou kráčať k svojmu cieľu a efektívne dokončiť každú úlohu.
Študujte svoje biologické hodiny
Rytmus života je u každého človeka individuálny. Pre niektorých nastáva vrchol aktivity ráno, zatiaľ čo iní spia až do obeda a začnú pracovať večer. Len vy sami viete, kedy máte najlepšiu energiu a najvyšší výkon. Práve v tomto období sa snažíte stihnúť maximum vopred naplánovanej práce. Urobte to naraz.
Urobte si poriadok vo svojom pracovnom priestore
Všetci úspešní ľudia majú na svojom pracovisku dokonalý poriadok. Týka sa to bežného stola aj pracovnej plochy PC. Všimli ste si niekedy, koľko času strávite hľadaním dokumentu? Vedci vypočítali, že ľudia, ktorí majú neusporiadané pracovisko, trávia 30 % svojho času hľadaním potrebného dokumentu, nástroja atď.
Upratujte, recyklujte nepotrebné papiere, zbavte sa odpadu. Vďaka tomu sa budete cítiť pohodlne a váš výkon sa zvýši.
Samostatné pracovisko
Ak pracujete doma a myslíte si, že celý váš domov je pracovisko, potom sa hlboko mýlite. Počas práce vás môže rozptyľovať veľa maličkostí. Skúste si zariadiť vlastný kútik, kde budú uložené všetky vaše veci potrebné pre pracovný proces.
Ak napríklad šijete oblečenie doma, potom by ste šijacie potreby nemali rozhadzovať po celom byte. Nájdenie potrebnej položky zaberie veľa času. Usporiadaním svojho pracoviska si ušetríte dodatočné upratovanie a neustále hľadanie.
Knihy o time managemente alebo time managemente
Ak ste sa vážne rozhodli zmeniť svoj život a chcete sa dozvedieť viac o time managemente, potom bude pre vás užitočné prečítať si nasledujúce knihy. Sú to diela známych odborníkov v tejto oblasti a sú veľmi obľúbené:
- „Majster času“, autor Evgeny Popov.
- „Extreme Time Management“, autori Nikolai Mrochkovsky a Alexey Tolkachev.
- „Urobiť veci do konca alebo umenie produktivity bez stresu“ od Davida Allena.
- „Časová cesta“, autor Gleb Arkhangelsky.
- „Efektívne riadenie času“, „Zanechajte hnus, zjedzte žabu“, „Spravujte svoj čas“ od Briana Tracyho.
- Čas sú peniaze od Matthew Edlunga.
- „Manažment času. Umenie plánovať a riadiť svoj čas a svoj život,“ od Julie Morgensternové.
- Integrovaný manažment času od Steve Prentice.
- Ako riadiť život a prácu - Don Aslett a Carol Cartaino.
- „Váš čas je vo vašich rukách“, autor, Lothar Seiwert.
- Prísne riadenie času od Dana Kennedyho.
- "Umenie to urobiť" od Alana Lacaina.
- "Úplná objednávka. Týždenný plán boja proti chaosu v práci, doma a vo vašej hlave od Reginy Leedsovej.
- „Menej pracuj, viac dosahuj. Osobný program efektívnosti od Carrie Gleason.
Záver
Ak si myslíte, že si nedokážete zorganizovať deň pomocou tipov na riadenie času, potom sa hlboko mýlite. Samozrejme, každý podnik si vyžaduje disciplínu a sebakontrolu, ale rýchlo sa do tohto procesu zapojíte a začnete si ho užívať.
Hlavná vec je neprestať s tým, čo ste začali. Skúste vydržať 30 - 40 dní, po ktorých sa plánovanie dňa zmení na dobrý zvyk, bez ktorého sa jednoducho nezaobídete.
Naučte sa správne riadiť svoj čas. Potom budete mať čas nielen na prácu, ale aj na relax, komunikáciu s blízkymi a zábavu s priateľmi.
V súvislosti s rýchlym rozvojom spoločnosti a každodenným príjmom veľkého množstva informácií potrebuje človek stále viac času na to, aby poskytnuté zdroje využil v plnej miere. Zrýchľovanie životného tempa vedie k tomu, že ľudia musia buď niečo obetovať v záujme svojich hlavných cieľov, alebo organizovať svoje aktivity čo najracionálnejším a najefektívnejším spôsobom, čím sa znižujú časové náklady. Time management im v tom môže pomôcť ako druh smerovania alebo technológie riadenia času, ktorá im umožňuje využívať tento najcennejší zdroj správnym spôsobom.
Chaotická štruktúra činností, neporiadok v harmonograme operácií a chýbajúci premyslený akčný plán vedú k tomu, že človek nestihne vybaviť všetky potrebné veci. V dôsledku toho vzniká napätie, nervozita, plytvanie energiou a časom, čo negatívne ovplyvňuje výsledky života ľudí.
Time management je zameraný na zefektívnenie vašich akcií a operácií, ako aj na zostavenie harmonogramu ich implementácie, aby ste svoje ciele dosiahli čo najúplnejšie a s minimálnym časom.
História time managementu
Už v dávnych dobách sa ľudia snažili zostaviť svoj režim činnosti tak, aby potrebné činnosti dokončili v krátkom čase a zároveň dosiahli maximálny efekt. Time managementu sa však nevenovala dostatočná pozornosť, pretože to v skutočnosti nebolo potrebné.
Zaujímavý fakt: Rímsky filozof Seneca si najskôr myslel, že racionálne využívanie času môže zvýšiť ľudskú produktivitu. Koncept riadenia času v historickom zmysle pôvodne patril k filozofickému hnutiu a potom sa stal samostatnou oblasťou štúdia, ktorá mala nielen teoretický základ, ale aj praktickú vedomostnú základňu.
S rozvojom vedeckého a technologického pokroku a zrýchlením tempa života v spoločnosti sa objavuje nový smer myslenia - time management – veda o manažmente času. Formovanie tohto konceptu sa datuje do druhej polovice 20. storočia. (70-80), keď sa vedci svetovej komunity aj naši krajania začali vážne zaoberať touto problematikou.
V 21. storočí je teória a prax time managementu široko používaná rôznymi kategóriami a skupinami ľudí. Patria sem zamestnanci podnikov, nezávislí pracovníci, ženy v domácnosti a ľudia zaoberajúci sa voľnou tvorivosťou, to znamená, že takmer každý človek by si mal podrobne preštudovať pravidlá a metódy riadenia času, aby zvýšil produktivitu v práci a doma.
Účel a ciele time managementu
Hlavným cieľom time managementu, vychádzajúcim z podstaty tohto konceptu, je time management a dosahovanie čo najpozitívnejšieho výsledku. V súlade so stanoveným cieľom time management rieši nasledovné úlohy:
- zoradenie operácií a činností podľa priority pre osobu;
- klasifikácia cieľov podľa dôležitosti;
- rozdelenie povinností a zodpovedností medzi členov skupiny alebo tímu;
- zostavenie harmonogramu vykonávania operácií ako najefektívnejší spôsob plánovania času (viď?);
- budovanie najracionálnejšieho modelu správania pri použití dočasného zdroja;
- zvýšenie produktivity práce a v dôsledku toho jej efektívnosť a účinnosť;
- hľadanie skrytých rezerv času, ktoré sa dajú využiť efektívnejšie.
Uvedené úlohy predstavujú rozšírené oblasti činnosti, a preto je možné každý blok rozdeliť na množstvo menších podúloh. Aké konkrétne budú, je na rozhodnutí každého človeka individuálne. Hlavná vec je, že všetci musia dodržiavať hlavný cieľ.
Riešením týchto problémov sa každý človek môže naučiť, ako kompetentne riadiť svoj čas a využívať ho čo najefektívnejšie. Táto aktivita vám umožňuje naučiť sa sebakontrole a analýze, samostatnému štúdiu rôznych techník a praktík a organizácii osobného času na prácu a odpočinok.
Ako každá iná oblasť vedomostí, aj time management je založený na určitých princípoch vyvinutých odborníkmi a prijatých ako základ pre použitie. Je potrebné zdôrazniť nasledujúce zásady riadenia času:
- Plánovanie
Efektívne riadenie času je možné len vtedy, ak je jasne rozdelené do konkrétnych období na vykonávanie akýchkoľvek akcií. Zároveň môžete pre pohodlie použiť rôzne metódy plánovania - písať do poznámkového bloku alebo organizéra, do špeciálnych aplikácií v telefóne alebo počítači. Vizuálne plánovanie vám umožňuje vizuálne posúdiť zostavený harmonogram, čo vám pomôže podrobnejšie analyzovať jeho účinnosť.
Dôležité: Niektorí ľudia si síce plán na deň spravia, ale nezapisujú si ho, ale všetky body si nechajú v hlave. Tento spôsob plánovania je neefektívny, pretože v konečnom dôsledku môžete niektoré body prehliadnuť alebo zameniť body plánu, čo môže viesť k iracionálnemu využívaniu časových zdrojov.
- Určenie náročnosti plnenia úloh
Pri zostavovaní plánu je potrebné vziať do úvahy skutočnosť, že niektoré úlohy a operácie sú zložitejšie, vyžadujú si maximálnu koncentráciu alebo veľa času. Mali by sa vykonávať najskôr a najlepšie v prvej polovici dňa, pretože v tomto období má človek viac sily, je koncentrovaný a jeho produktivita je oveľa vyššia.
Po dokončení zložitých úloh sa už môžete zapojiť do jednoduchších operácií, ktoré je možné vykonávať v poloautomatickom známom režime. Ak zostavíte rozvrh v opačnej forme, to znamená, že najprv robte ľahké veci a potom ťažké, potom s vysokou pravdepodobnosťou človek nebude schopný robiť ťažkú prácu, pretože mu jednoducho nezostane sila;
- Rozdelenie zložitých procesov na jednoduché
Ak sa počas plánovania objavia obzvlášť zložité položky, ktoré si vyžadujú vynaloženie veľkého množstva zdrojov, je najlepšie ich rozdeliť na menšie. V tomto prípade sa zdanlivo nemožný cieľ dosiahne, keď sa dosiahne súbor jednoduchých čiastkových cieľov;
- Hľadanie skrytých rezerv času
Ľudia si často nevšimnú, že niektoré časové úseky by sa dali využiť produktívnejšie, ale namiesto toho ho trávia zbytočnosťami. Pohromou modernej spoločnosti sú sociálne siete a internet, v ktorých je toľko informácií (užitočných aj nie až tak užitočných), že si človek niekedy ani nevšimne, ako dokáže stráviť niekoľko hodín za sebou pri počítači či telefóne.
Tento čas by sa dal veľmi dobre využiť efektívnejšie. Je potrebné identifikovať tie operácie, ktoré sú neúčinné a zbytočné, a začať skrátiť čas strávený na nich. Namiesto toho si môžete vymyslieť aktivity, ktoré by skutočne priniesli nejaké pozitívne výsledky.
Okrem toho môžete efektívne spojiť dve činnosti, ak si navzájom neprekážajú. Napríklad, ak človek čaká v rade, môže si súčasne prečítať informatívny vedecký článok o svojej profesii alebo začať robiť plán na ďalší deň;
- Motivácia
Motivovaný človek vykonáva činnosti s oveľa väčšou produktivitou. Vnútorná motivácia je akousi pákou či katalyzátorom, vďaka ktorému sa prejavuje vyššia miera vytrvalosti, koncentrácie, sústredenia sa na dosiahnutie konečného výsledku (pozri).
Motivácia môže byť vyjadrená konkrétnou formou a najčastejšie je to finančný výsledok, teda príjem peňazí za vykonanú prácu. Aby ste sa motivovali, môžete premýšľať o tom, na aké výhody budú peniaze vynaložené.
Okrem toho môže byť motivácia aj čisto emocionálna, keď človek získa psychické alebo fyzické uspokojenie z výsledku svojej činnosti (pozri).
Efektívne riadenie času zahŕňa dodržiavanie určitých pravidiel správania, ktoré sú nasledovné:
- používať rôzne prostriedky a techniky na plánovanie svojho času;
- udržujte svoje pracovisko čisté, aby ste nestrácali čas hľadaním dokumentov;
- neštudujte informácie, ktoré nie sú potrebné na vykonanie konkrétnej úlohy;
- nestrácajte čas zbytočným prehliadaním sociálnych sietí;
- nerobte viacero vecí súčasne, sústreďte sa na jednu vec;
- naučte sa odmietnuť ľudí, ak vás požiadajú o prácu, ktorú nepotrebujete (pozri);
- určiť obdobia, počas ktorých máte najvyššiu duševnú a fyzickú aktivitu - v tomto čase robte náročnú prácu;
- Nájdite si čas na relax a naučte sa relaxovať úplne, nie v záchvatoch.
Pravidlá time managementu sú zamerané na všeobecné definovanie taktiky organizácie pracovného procesu. Ich použitie je nevyhnutné na efektívne zvýšenie produktivity človeka a formulovanie línie jeho správania počas pracovného procesu.
Metódy riadenia času
Time management je návod na konanie zamerané na riadenie času a obsahuje špecifické metódy na vykonávanie tejto činnosti. Medzi najbežnejšie používané metódy patria:
- Spôsob vytvárania harmonogramu práce na základe biorytmov - „nočná sova“ alebo „skřivan“. Predpokladá, že každý človek patrí do jedného z dvoch typov biorytmov, ktorých aktivita sa prejavuje v rôznych časoch dňa. Pracovný plán a harmonogram je potrebné formulovať tak, aby sa najzložitejšie a časovo najnáročnejšie úlohy stihli v období zvýšenej telesnej aktivity.
Zaujímavý fakt: Leonardo da Vinci nepoužíval tradičné postupy spánku a bdenia. Namiesto toho pracoval štyri hodiny v kuse, po ktorých nasledovali 15-minútové prestávky na spánok. Počas spánku telo naberalo na sile a zvýšila sa mozgová aktivita.
- Metóda prvého kroku si zakladá na tom, že začatie náročného podnikania je vždy ťažké, no k tomu stačí urobiť prvý krok. Ďalší postup bude jednoduchší, pretože pre človeka je vždy ťažké začať. Aby bol prvý krok úspešný, mala by sa vytvoriť špecifická šablóna, podľa ktorej je možné vykonávať podobné operácie;
- Limitná metóda, pomáha pri rozhodovaní v prípade neistoty. Ak človek nevie, aké rozhodnutie v konkrétnej situácii urobiť, stanoví si určité obmedzenie – napríklad za 10 minút si vybrať z dvoch možností alebo ak sa nerozhodne, urobiť tento konkrétny úkon;
- Komplexná metóda nahrávania predpokladá, že všetky poznámky musia byť urobené v jednom poznámkovom bloku alebo organizéri, a nie na mnohých roztrúsených kúskoch papiera. Týmto spôsobom bude vždy jednoduchšie nájsť potrebné informácie a nikdy sa nestratí, keďže budú pripojené ku všetkým potrebným informáciám;
- Spôsob grafického záznamu naznačuje, že niekedy je jednoduchšie a pohodlnejšie zobraziť informácie pomocou tabuľky alebo grafu. Takto to bude zrozumiteľnejšie a ľahšie zapamätateľné a na nahrávanie sa strávi oveľa menej času.
Nevýhody Time Managementu
Plánovanie time managementu vždy prináša hmatateľné výsledky, no zároveň má aj množstvo nevýhod. Mali by zahŕňať také body ako:
- Okolnosti vyššej moci môžu narušiť harmonogram. Ak sú však úlohy naplánované, stále ich treba vyriešiť a potom sa začína nové hľadanie voľného času. Porušenie stanoveného harmonogramu môže viesť k nervozite a podráždenosti a v dôsledku toho k zhoršeniu pohody človeka;
- Uvoľnenie voľného času zahŕňa jeho využitie na plnenie nových úloh, a preto sa človek vedome preťažuje prácou. V situácii zvyšovania objemu operácií a zvyšovania produktivity môže dôjsť k zvýšeniu únavy, ktorá sa môže stať chronickou;
- Mať jasný rozvrh je dobré, ale môže sa zdať, že každý deň sú Hromnice. Každý deň musí človek urobiť veľa rôznych vecí, po ktorých sa všetko začne odznova.
TOP 5 kníh o time managemente
- Pracujte menej, urobte viac – K. Gleason
- Extrémny time management - N. Mrochkovskij, A. Tolkačev
- Umenie držať krok - A. Lakein
- Pohon času. Ako mať čas žiť a pracovať - G. Arkhangelsky
- Prísne riadenie času. Prevezmite kontrolu nad svojím životom – Dan S. Kennedy
Time management, základné, najmä relevantné pravidlá.
Pravdepodobne chcete vedieť, ako neustále zarábať peniaze online od 500 rubľov denne?
Stiahnite si moju bezplatnú knihu
=>>
Nie je žiadnym tajomstvom, že žijeme vo svete, kde sa udalosti, dni, roky nahrádzajú veľkou rýchlosťou a často sa vzdávame, pretože máte pocit, že sa točíte ako veverička v kolese a nikdy nič neurobíte.
Ako často si prajete, aby mal deň aspoň 30 hodín A ako často nedostatok času vedie k rastúcej nespokojnosti so životom, so sebou samým, a to je priama cesta k depresii, chronickému únavovému syndrómu a chorobe.
Existuje východisko z tejto situácie? Poďme na to.
Time management – kto nemá čas, mešká. Ako stihnúť všetko za deň
V modernom svete je čas hlavným bohatstvom a zdrojom, ktorého správne využitie vedie k úspechu. A pre obchodníka s informáciami sú čas peniaze a ak sa pristihnete, že si myslíte, že sedíte 2-3 hodiny za počítačom, no v skutočnosti ste neurobili nič, čo by v prospech vášho internetového podnikania prospelo, potom to možno prirovnať k strate peňazí.
Ak sa takéto myšlienky vyskytujú každý deň, znamená to, že každý deň prichádzate o peniaze. A túto situáciu je potrebné zmeniť. Čas je obmedzený zdroj, ak ho stratíte dnes, zajtra ho už nenahradíte.
A vo všeobecnosti každému z nás je daný určitý čas a tento limit nemôžeme zvýšiť za žiadne peniaze. Naučme sa teda využívať čas produktívne.
Koľko vecí sa neurobilo a koľko ich ešte treba urobiť. vtip.
A aby sa vtip nestal každodenným balastom, ktorý vás ťahá späť, začíname študovať spôsoby, ako všetko stihnúť za deň, ako si spraviť poriadok v hlave a zvyknúť si telo na dôslednú sériu akcií.
Time management – time management
Existuje špeciálna výučba - time management, ktorá učí techniky správneho riadenia svojho času. Existuje veľké množstvo školení a seminárov o time managemente.
Existujú samostatné oblasti Time managementu: time management pre ženy, time management pre deti, time management pre manažérov a dokonca aj extrémny time management.
Ak si myslíte, že problém nedostatku času a schopnosti ho zvládať je len problémom našej doby, nie je to tak. Takže ešte v 20. rokoch 20. storočia vznikli celé ústavy, ktoré študovali vedeckú organizáciu práce a efektívne využívanie času.
Bol vytvorený ústredný ústav práce, ktorého riaditeľom bol A.K. Gastev. Metóda biológa A.A. Lyubishchev - načasovanie, ktoré pozostáva z analýzy množstva času, ktorý človek strávi konkrétnou činnosťou, a rozvoja najefektívnejšieho riadenia svojho času.
Katedra Time managementu
Je tu aj katedra time managementu, ktorá bola otvorená dnes v roku 2007 na báze Finančnej a priemyselnej univerzity Synergy.
Efektívny time management je v dnešnej dobe dôležitou oblasťou a potrebnými znalosťami, bez ktorých sa nedá vybudovať úspešný biznis, čo je veľmi dôležité aj pre začínajúcich informačných biznismenov.
Úlohou informačného obchodníka a vlastne každého, kto podniká cez internet, je predsa sloboda, teda možnosť tráviť viac času tým, čo miluje, byť s rodinou, cestovať, a tu sa nedá robiť bez toho, aby ste mali zručnosti na riadenie času.
Chcem vás hneď varovať, nedúfajte, že po prečítaní hromady populárnych kníh o time managemente si okamžite dokážete zorganizovať život tak, ako chcete.
Áno, postupne sa to stane, ale najprv budete musieť tvrdo pracovať. Aby ste to dosiahli, musíte získať zručnosť - zručnosť pravidelných akcií, ktoré ušetria veľa času a umožnia vám vykonávať užitočnejšie akcie, rozlišovať dôležité od sekundárnych a vyberať si priority.
Time management, alebo ako stihnúť všetko v práci za deň. Time management pre manažérov, ženy, deti
Jeho mottom je mať čas žiť a pracovať. Pri organizovaní času venuje Gleb Arkhangelsky veľkú pozornosť organizovaniu rekreácie. A to ako prestávky počas pracovného dňa, tak aj dovolenka a dokonca aj spánok. Veriť, že správny odpočinok zvyšuje produktivitu.
Slávny obchodník s informáciami má knihu „Extreme Time Management“, ktorá sa dá ľahko stiahnuť na internete. Odporúčam prečítať.
V elektronickej podobe si knihu Nikolaja Mrochkovského a Alexeja Tolkačeva „Extreme Time Management“ môžete stiahnuť kliknutím na odkaz a kliknutím na tlačidlo sociálnej siete nižšie
Podstatou knihy Nikolaja Mrochkovského je, že v ľahkej, nevtieravej forme je opísaná tak, že o týždeň zmení svoj život smoliar Gleb, ktorý v živote nič nestíha, pod vedením úspešného suseda Maxa.
Navyše vo všetkých oblastiach, v práci, s príbuznými, s dievčatami, podľa Maxových odporúčaní sa Gleb mení a stáva sa úspešnejším.
Kniha sa číta ľahko, keďže je písaná umeleckým štýlom.
Pre seba osobne som si po preštudovaní prác rôznych autorov o time managemente sformuloval nasledujúce pravidlá, ktoré sa snažím dodržiavať.
Pravidlá riadenia času
Prvé pravidlo riadenia času
Rozhodnite sa, čo chcete a prečo to potrebujete. Stanoviť ciele. Treba si uvedomiť, že ciele musia byť reálne, aj keď ich máte viacero, jeden vám bude plynúť do druhého, no musíte presne vedieť, ako tieto ciele dosiahnuť.
Druhé pravidlo riadenia času
Plánujete. Robím to na fixačnej doske, ktorú mám pri práci na očiach. Píšem, čo treba urobiť na druhý deň pred spaním. Tabuľa s popisom je rozdelená na dva stĺpce.
Vľavo je stĺpec s ťažkými úlohami, vpravo stĺpec s mäkkými úlohami, teda vedľajšími.
Medzi ťažké úlohy zaraďujeme povinnú úlohu na ďalší deň, ktorá sa nedá splniť, samozrejme, pokiaľ nenastane vyššia moc (manželka porodí, susedov zaplaví voda, na dom spadne meteorit, ukradnú auto) .
Mimochodom, futbalový zápas vášho obľúbeného tímu vaše plány nemení. Musíte urobiť úlohu a to je všetko. Nedá sa inak.
Alebo pridajte futbal do svojho zoznamu. Pointou je jasné plánovanie a rozvíjanie exekučných zručností.
Prísna úloha z hľadiska času vykonania by nemala trvať dlhšie ako pol dňa. V tomto smere je potrebné reálnejšie posúdiť objem prác.
Prichádza so skúsenosťami a nemožno ho nazvať ťažkým. Ak riešenie problému vyžaduje niekoľko akcií, potom je lepšie rozdeliť ho na etapy. Prečo je lepšie písať na popisovaciu tabuľu?
Je to pohodlné, keď máte vždy pred očami prioritnú úlohu. Keď je práca hotová, umyjete ju s pocitom spokojnosti.
Oslava malých úspechov
A najväčšie vzrušenie je, keď máte večer pred sebou úplne čistú tabuľu, na ktorú je priestor na písanie vecí na ďalší deň. To znamená, že tréneri motivácie majú dokonca povinnú podmienku pre tréning úspechu – oslavovanie malých úspechov.
Oslavovaním malých vecí, riešením malých problémov teda jeme kúsky veľkého slona – naše globálne ciele, o ktoré sa snažíme.
Predtým som písal o obchodníkovi s informáciami, ktorý má užitočné motivačné video, kde hovorí, ako zjesť veľkého slona. Pozrite si toto video, je pôsobivé.
Plánovanie by sa malo robiť načas, pretože aký to má zmysel, ak urobíte všetko, čo si naplánujete, no zároveň sa pripravíte o spánok a zdravotné aktivity.
Plány preto musia byť realistické a realizovateľné v rámci prideleného pracovného času. Áno, je to možné, pretože s jasným akčným plánom nebudete rozptyľovaní vecami, ktoré nie sú plánované, čo znamená, že zvládnete všetko.
Ak totiž analyzujete, koľko času strávite komunikáciou na sociálnych sieťach, ICQ, prestávkami na fajčenie, prestávkami, rozptyľovaním iných záležitostí, potom bude zrejmé, prečo nemáte čas nič robiť.
Raz ráno si skontrolujte e-mail a stránky sociálnych médií a nezaoberajte sa prázdnou korešpondenciou. Každý, kto neplánuje, bude vždy zaostávať za plánom, bude ho rozptyľovať nedôležité úlohy a bude zlyhávať a obviňovať ostatných, hoci ide o neschopnosť zorganizovať si prácu.
Ukázalo sa, že druhé pravidlo time managementu je také podrobné ako toto. Prejdime k tretiemu pravidlu, veľmi dôležitému pravidlu úspešných ľudí – pravidlu stanovovania priorít.
Tretie pravidlo riadenia času
Všetky úlohy rozdeľujeme podľa ich dôležitosti. Navrchu máme najdôležitejšie veci a potom tie vedľajšie. Najdôležitejšie veci robíme ráno.
Nie je to úloha, ktorá sa dá ľahko urobiť alebo rýchlo dokončiť, ale je to najdôležitejšia vec pre dnešok. Je to veľmi dôležité.
Existuje dokonca pravidlo od známeho obchodného poradcu (o ktorého príbehu úspechu si môžete prečítať článok na blogu) s názvom „jedzte žabu“.
Zjednodušene povedané, ak ste na začiatku dňa urobili najťažšiu úlohu (zjedli žabu), potom to bude oveľa jednoduchšie, pretože to najnepríjemnejšie sa vám už stalo.
Takto tu funguje aj matica alebo štvorec Davida Eisenhowera. Ide o to, že všetky záležitosti sú rozdelené do štyroch skupín: dôležité a naliehavé, dôležité a nenaliehavé, nedôležité a naliehavé, nedôležité a nenaliehavé.
Okrem toho sa stáva, že niektoré nedôležité alebo neurgentné veci, ako sa hovorí, sa rozpustia, čiže stratia svoj význam, z mnohých dôvodov, ktoré nemôžete ovplyvniť, a jednoducho ich už nemusíte robiť.
Tu treba spomenúť aj to, že si musíte sami určiť zoznam tých vecí, ktoré vás k cieľu vôbec nepriblížia, no zaberú vám čas.
Je lepšie urobiť si zoznam takýchto vecí a postupne, počas analýzy svojho dňa, doň pridávať stále nové a nové veci, ktorým môžete povedať nie.
Tretie pravidlo riadenia času sa nám tiež neosvedčilo, pretože je veľmi dôležité a vyžaduje si premyslenie. Prejdime k štvrtému pravidlu riadenia času.
Štvrté pravidlo manažmentu času
Poriadok a úspech v podnikaní znamená poriadok na vašom pracovisku. Áno, áno, spojenie je priame. Zamyslite sa nad tým, koľko času strávite hľadaním papiera, ktorý potrebujete, alebo súboru, ktorý potrebujete v počítači.
Usporiadajte si svoje pracovisko tak, aby sa vám tam páčilo.
Zobrazujem všetky skratky programov v hornom vodorovnom riadku a skratku koša umiestnim vpravo dole. Nemám nič okrem tohto plus widget počasia a času.
Hovoríte, že máte veľa programov a ikony sa zmestia ledva na päť riadkov. To znamená, že by ste mali mať dva alebo tri priečinky: priečinok s prehliadačmi, dôležitými programami a priečinok so zriedka používanými programami.
Väčšinu skratiek je možné umiestniť do týchto priečinkov a podľa potreby ich môžete otvoriť otvorením priečinka.
Pozrite sa na snímku obrazovky, ako to vyzerá na mojom počítači. Na snímku obrazovky sa dá kliknúť a dá sa zväčšiť.
Takto sa zbavíte neporiadku na pracovnej ploche a neporiadku v hlave. Bez poriadku si buďte istý, že vo vašej hlave bude určite neporiadok.
Kedysi bola moja pracovná plocha úplne iná. Vďaka tréningu „Antikasha in the Head“, ktorý mi pomohol pochopiť dôležitosť poriadku.
Nielen, že mám dobré recenzie na školenie „Antikasha v hlave“, moji partneri tiež pozitívne hovoria o výhodách pre seba po absolvovaní školenia.
A prejdeme k piatemu pravidlu riadenia času.
Piate pravidlo riadenia času
Nezabudnite využiť čas strávený cestovaním napríklad na šoférovanie alebo čakanie na niečo.
Audioknihy môžete počúvať počas jazdy autom alebo v MHD. Napríklad Nikolaj Mrochkovskij „Extreme Time Management“ alebo Gleb Arkhangelsky „Time Drive“. Ako mať čas žiť a pracovať."
A zaviesť rady do praxe na pracovisku.
Šieste pravidlo manažmentu času
Ak niekto dokáže splniť vašu úlohu za nižšiu cenu ako vy sami, delegujte túto úlohu na neho. V systéme riadenia času sa to nazýva metóda delegovania.
Napríklad pri blogovaní môžete dať nejaké články na napísanie textárom. Prečítajte si článok o, kde sú odkazy na výmenu obsahu. Tam si môžete objednať článok.
Siedme pravidlo manažmentu času
Pri budovaní nášho podnikania využívame vedecký prístup, a to Paretov zákon. Spočíva v tom, že 20 % úsilia vedie k 80 % výsledkov a zvyšných 80 % úsilia vedie k 20 % výsledkov.
Preto sa sústredíme na prvých 20 % úsilia. Napríklad vyčleníme tých klientov alebo tie prípady, ktoré prinášajú 80% zisku a sústredíme sa na ich realizáciu.
Ak ste zasnúbení, robte to, čo vám prináša peniaze. V zostávajúcom čase sa môžete venovať blogovaniu, SEO optimalizácii, propagácii a propagácii blogu.
Ôsme pravidlo riadenia času
Milujte sa, dávajte si bonusy za splnené úlohy. Navyše, tieto odmeny nech nie sú na konci veľkého biznisu, ale v strede či dokonca na začiatku, vopred.
Najlepšie knihy o manažmente času
Predstavujem výber užitočných kníh o time managemente.
- David Allen: Getting Things Done. Umenie produktivity bez stresu"
- Gleb Arkhangelsky „Časová cesta“
- Brian Tracy „Nechaj hnus, zjedz žabu“
- Tracy "Efektívne riadenie času"
- "Spravujte svoj čas"
- Matthew Edlung Čas sú peniaze. Ako si podriadiť čas a prinútiť ho pracovať pre vás: v podnikaní, v kreativite, vo vašom osobnom živote“
- Julia Morgenstern „Manažment času. Umenie plánovať a riadiť svoj čas a svoj život“
- Steve Prentice „Integrovaný manažment času“
- Don Aslett, Carol Cartaino „Ako riadiť život a prácu“
- Lothar Seiwert „Váš čas je vo vašich rukách“
- "Prísne riadenie času"
- Timati Ferris „Ako pracovať 4 hodiny týždenne a netrčať v kancelárii od zvonenia do zvončeka, žiť kdekoľvek a zbohatnúť“
- Alan Lakein „Umenie držať krok“
- Regina Leeds „Kompletná objednávka. Týždenný plán na zvládnutie chaosu v práci, doma a v hlave“
- Carrie Gleason „Menej pracuj, viac dosahuj. Program osobnej efektivity"
Existuje mnoho definícií time managementu. Každý autor, ktorý sa snaží odhaliť zadanú tému, prináša do definície zadaného pojmu niečo nové. Sémantické zaťaženie tohto konceptu však zostáva stále rovnaké. „Time management“ ako proces zameraný na vedomé a zodpovedné využívanie vlastného času (obchodného, osobného atď.), ktorý umožňuje stanoviť si zmysluplné ciele a dosiahnuť ich v čo najkratšom čase.
Time management možno definovať ako plánovanie, organizovanie rozdeľovania a sledovanie využívania pracovného času v organizácii a vlastného času manažéra s cieľom zvýšiť efektivitu jednotlivých oddelení a organizácie ako celku.
Vzhľadom na skutočnosť, že trhové hospodárstvo sa v Rusku začalo rozvíjať nie tak dávno, a tiež vzhľadom na mentalitu ruských ľudí v Rusku, má time management svoje vlastné charakteristiky. Plány musia byť neustále revidované; ciele, ktorým manažér čelí, nie sú vždy jasné a konzistentné. Mnohopočetnosť cieľov v kombinácii s existenciou rôznych skupín a záujmov často vedie k rozporom. Neschopnosť stanoviť si jasné a konzistentné ciele vedie k porušeniu už v prvej fáze sebariadenia. V dôsledku toho sa sťažujú plánovacie a rozhodovacie procesy (vyskytujú sa neočakávané úlohy, nie je možné jasne stanoviť priority).
U nás je podiel času stráveného rutinnou prácou na časovom rozpočte manažérov veľký. To naznačuje problémy s delegovaním medzi ruskými manažérmi. Mnohí z nich rutinnú prácu nedelegujú, či už preto, že podriadení sú už preťažení prácou, alebo preto, že veria, že oni sami budú túto prácu robiť lepšie. Výsledkom je, že manažér nemá dostatok času na skutočne dôležité, dlhodobé úlohy. Ďalším znakom využívania pracovného času je, že v ruských firmách sú bežnejšie priateľské vzťahy medzi kolegami. Mnohí ľudia radšej začínajú svoj pracovný deň neformálnou komunikáciou s kolegami ako najdôležitejšími úlohami; diskusia o podmienkach zmluvy sa môže plynulo zmeniť na priateľský rozhovor. V Rusku sa vytvoril imidž vodcu ako človeka, ktorému neustále chýba čas, a čím viac času mu chýba, tým významnejší pôsobí. Niektorí manažéri nadšene tvrdia, že pracujú 12-13 hodín denne, čím vyjadrujú oddanosť svojej práci. Objektívne to znamená len toľko, že si človek nevie stanoviť priority a správne si zorganizovať čas. V podstate to, ako efektívne manažér riadi svoj čas, závisí od jeho osobnosti, od toho, či chce zefektívniť svoju činnosť, dôsledne zavádzať do svojej práce pravidlá a princípy samosprávy, pretože to nevyžaduje žiadne nadprirodzené úsilie ani od ruského vodcu, ani od človeka z inej krajiny.
„Správa času“ zahŕňa nasledujúce prvky:
1. Stanovenie cieľov: schopnosť vyčleniť z mnohých to najdôležitejšie, zručnosť transformovať problémy na realistické pracovné úlohy s podriadením vedľajších cieľov hlavnému, používať zodpovedné formulácie, vytvárať adekvátnu motiváciu a stanovovať jasné kritériá na dosiahnutie cieľ.
2. Zamerajte sa na výsledky: „Kto chce dosiahnuť, hľadá príležitosti, kto nechce, hovor o okolnostiach.“ Zameranie na výsledky zahŕňa primeranú flexibilitu, ktorá vám umožní prispôsobiť sa zmenám situácie, napriek tomu zachovať kurz pre zadané úlohy, každodennú inteligenciu, ktorá vám umožní prekonať rôzne prekážky a primerane využiť aj malé úseky pracovného času na produktívne činnosti a schopnosť vysporiadať sa s tradičnou pracovnou dobou umývadiel.
3. Metódy a techniky merania času - znalosť základných techník efektívneho zaznamenávania vlastného pracovného času: výber optimálnych časových detailov, pohodlná forma záznamu, schopnosť odstrániť protest proti sebakontrole, optimálna frekvencia rozborov a schémy na analýzu vlastného pracovného času.
4. Metódy a techniky plánovania - schopnosť stanoviť si priority, pochopenie Paretovho princípu a oboznámenie sa so systémom stanovovania životných cieľov B. Franklina, metódou Alpa, Eisenhowerovou maticou a ABC analýzou, znalosť pravidiel zostavovania a až -zoznam úloh, využitie malého a stredného času.
5. Sebaorganizačné techniky v práci - taktika využívania vonkajšej podpory a negatívnej stimulácie, organizovanie prostredia: „pripomienky“, pokuty a pozitívne posilňovanie, spôsoby vytvárania pozitívnej emocionálnej nálady.
6. Práca s informáciami - zručnosť v cielenom vyhľadávaní, schopnosť pracovať s textom, zvýraznenie hlavných bodov z vedľajších informácií, znalosť vlastností internetových vyhľadávačov, prezentovanie informácií vo forme prijateľnej pre zákazníka.
7. Organizácia pracoviska - priestorová organizácia pracoviska, efektívna práca s papiermi, spôsoby pohodlného ukladania korešpondencie, eliminácia rušenia v práci.
8. Práca s organizérom - znalosť vlastností papierových a elektronických organizérov, výber optimálneho modelu, pravidlá pre vedenie záznamov v organizéri, zvládnutie práce s organizérom.
9. Rozdelenie času a zodpovednosti: schopnosť povedať „Nie“, zmysel pre právo dávať úlohy a žiadať o pomoc, starostlivosť o včasný odpočinok, starostlivé využívanie času iných ľudí a pochopenie vhodnosti delegovania, schopnosť rokovať so zamestnancami a nadriadenými.
10. Schopnosť organizovať ľudí a situácie: pochopenie vhodnosti formálneho a „ľudského“ prístupu, návyk porozumieť pred reakciou, taktika využívania požiadaviek a požiadaviek, schopnosť hrať na záujmy a integrovať vlastné ciele do ciele iných ľudí.
11. Efektívne vedenie: schopnosť nadviazať kontakt so zamestnancami, využitie individuálneho prístupu, zručnosť pozitívneho prístupu, cielené a premyslené zadania, schopnosť stanoviť si konkrétne a realizovateľné úlohy, náročná výkonová disciplína, používanie vzoriek a iné metódy vzdelávania zamestnancov.
12. Organizácia stretnutí a skupinová práca - zručnosť stanoviť si jasný cieľ stretnutia a formulovať agendu, znalosť typických prekážok pri efektívnej organizácii stretnutí a schopnosť ich prekonávať, schopnosť pracovať s osobnými ambíciami účastníkov.
Mnoho výskumníkov, ktorí študujú problémy organizácie pracovného času, identifikuje tieto dôvody nedostatku pracovného času:
1. Neustály zhon. V stave neustáleho zhonu manažér nemá čas sústrediť sa na úlohu, ktorú práve vykonáva. Ide cestou, ktorá mu ako prvá prišla na myseľ, namiesto toho, aby premýšľal o iných, možno racionálnejších spôsoboch riešenia daného problému.
2. Nedostatok jasného rozdelenia práce podľa stupňa ich dôležitosti. Vedúci zároveň začína robiť tie najjednoduchšie a najpríjemnejšie, nie také dôležité veci. V dôsledku toho nemá dostatok času na riešenie kľúčových, dlhodobých problémov.
3. Neustále vylepšovanie domu. Práca manažéra sa do určitej miery týka intelektuálnej činnosti, preto je ťažké rozdeliť duševné procesy spojené s touto činnosťou na tie, ktoré sa uskutočňujú v pracovnom a voľnom čase. To vedie k prieniku pracovného času do voľného času. Zamestnanec zároveň nemá čas na odpočinok, čo ovplyvňuje jeho výkonnosť a zdravie.
4. Veľký tok rutinných úloh, často naliehavých, ktorých práca si vyžaduje veľa času.
5. „Zlodeji času“ – nepredvídané a spôsobené nedostatočným plánovaním. Najväčšími zlodejmi času sú telefonáty, nepozvaní návštevníci a úlohy, ktoré na seba berie manažér, pretože nemôže žiadosť odmietnuť.
6. Nápaditosť. Je to dôsledok zlej organizácie dňa a niekedy závisí aj od impulzívnosti a vlastností človeka.
7. Slabá pracovná motivácia. Dôsledkom je nízka produktivita, ktorá vytvára chronický nedostatok času.
Analýza využitia času pomôže identifikovať dočasné straty, ukáže silné a slabé stránky nacvičovaného pracovného štýlu. Takáto analýza je jednoducho potrebná, ak nie je známe, ako sa trávi čas, nie je známe, ako dlho trvá splnenie určitých úloh, nie je známe, aké faktory stimulujú alebo obmedzujú výkon. Na analýzu problému potrebujete spoľahlivé sledovanie času. Najúčinnejším spôsobom sledovania času je vedenie záznamov. Pri práci je najvhodnejšie robiť si poznámky, pretože... Ak to urobíte večer, možno vám niečo unikne. Úroveň podrobnosti v záznamoch by mala byť taká, aby bolo možné posúdiť dôležitosť a nevyhnutnosť každého druhu práce. Ak chcete získať čo najobjektívnejšiu predstavu, musíte si robiť poznámky počas týždňa (alebo dlhšie, ak je to potrebné). V hárku... je potrebné zaznamenať nielen vonkajšie zásahy, ale aj prípady, keď iniciátorom narušenia pracovného dňa bol sám vedúci zamestnanec. Je potrebné zdôrazniť silné stránky vo využívaní pracovného času a uplatňovať ich v každodennej práci. Pre slabé stránky si musíte vypracovať stratégiu na ich prekonanie. V prvom rade je potrebné analyzovať každú prácu pomocou nasledujúcich otázok:
Bola práca potrebná? (ak sa viac ako 10 % pracovného času nestrávilo na nevyhnutnú prácu, naznačuje to problémy s delegovaním a stanovením priorít);
Bola časová investícia opodstatnená? (ak viac ako 10% pracovného času pozostávalo z úloh, pri ktorých čas strávený nebol opodstatnený, musíte analyzovať dôvody, prečo bol strávený čas príliš veľký, a pokúsiť sa ich zohľadniť v budúcej práci);
Stálo to za prácu? (ak sa viac ako 10% pracovného času venovalo úlohám, ktorých realizácia bola nepraktická, potom musíte venovať pozornosť plánovaniu, organizácii a sebarealizácii);
Bol časový rámec dokončenia práce stanovený zámerne? (ak sa viac ako 10 % pracovného času venovalo úlohám, ktorých časový interval bol spontánne určený, potom vznikajú problémy s plánovaním pracovného času).
Čím je vonkajšie prostredie mobilnejšie a premenlivejšie, tým väčšia je potreba plánovania ako prostriedku na rozvoj určitej línie správania v tomto prostredí. Americkí vedci zistili vysokú pozitívnu koreláciu medzi plánovaním a úspechom v ľudskom živote. V skutočnosti človek, ktorý jasne rozumie, čo a kedy musí urobiť, má zjavné výhody oproti niekomu, kto je nútený náhodne prechádzať z jedného problému do druhého, pričom si nevšimne, že leví podiel času strávi riešením sekundárnych úloh, ktoré by mohli byť delegované na podriadení .
Plánovanie prebieha po etapách, najskôr na dlhé časové obdobie (niekoľko rokov), potom sa toto obdobie delí na menšie časové úseky. Čím kratší časový úsek, tým podrobnejší by mal byť plán. Po zostavení plánu na ďalšie roky sa vypracuje ročný plán a následne štvrťročný plán, ktorý slúži ako nástroj na sledovanie ročného rozpočtu. Na základe ukazovateľov štvrťročného plánu sa zostavuje mesačný plán a desaťdňové plány vrátane konkrétnych kvantitatívnych ukazovateľov, ktoré je potrebné na najbližšie obdobie dosiahnuť. Poslednou fázou plánovania pracovného času je denný plán, ktorý predstavuje najdôležitejšiu fázu plánovania. Ide o zoznam konkrétnych úloh, ktoré je potrebné počas dňa splniť, a zahŕňa aj rozdelenie vecí do skupín podľa ich dôležitosti a zvýraznenie úloh, ktoré je potrebné delegovať.
Zásady a pravidlá plánovania pracovného času:
1. Pomer (60:40).
Prax ukazuje, že najlepšie je zostaviť si plán len na určitú časť pracovného času (60 %).
Udalosti, ktoré je ťažké predvídať, rušivé momenty („časové výlevky“) nemožno plánovať úplne bez rezervy.
2. Spájanie úloh – akčný plán.
Aby ste si urobili dobrý plán trávenia času, je dôležité mať vždy predstavu o nadchádzajúcich úlohách. Je vhodné rozdeliť ich na dlhodobé, strednodobé a krátkodobé úlohy, stanoviť im prioritu a podľa nej konať.
3. Pravidelnosť – systematickosť – dôslednosť. Musíte pravidelne a systematicky pracovať na časových plánoch, dôsledne dotiahnuť začatú prácu do konca.
4. Realistické plánovanie. Tie. Naplánovať si treba len taký objem úloh, ktorý manažér reálne zvládne.
5. Doplnenie strateného času. Stratený čas je lepšie dobehnúť čo najskôr, napríklad je lepšie pracovať večer dlhšie, ako dobiehať to, čo ste stratili deň predtým počas nasledujúceho celého dňa.
6. Zaznamenávanie výsledkov namiesto akcií.
Do plánov musíte zaznamenávať výsledky alebo ciele, a nie hocijaké akcie, aby bolo úsilie spočiatku zamerané priamo na dosiahnutie cieľa. To pomôže vyhnúť sa neplánovaným aktivitám.
7. Stanovenie dočasných noriem.
Skúsenosti ukazujú, že sa spravidla trávi toľko času, koľko je k dispozícii. Preto je potrebné stanoviť presné časové normy, poskytnúť v pláne presne toľko času na tú či onú úlohu, koľko si skutočne vyžaduje.
8. Termín.
Aby ste sa vyhli prokrastinácii a odkladaniu, mali by ste si stanoviť presné termíny pre všetky aktivity.
9. Prepracovanie - opätovná kontrola.
Plán treba neustále prerábať a preverovať z pohľadu, či sa niektoré úlohy dajú splniť v plnom rozsahu.
10. Koordinácia dočasných plánov. Aby manažér mohol úspešnejšie realizovať svoje plány, potrebuje ich koordinovať s plánmi iných ľudí (sekretárka, šéf, podriadení, kolegovia).
Stanovenie cieľa- najdôležitejšia fáza plánovania, pretože jasne formulovaný cieľ slúži na sústredenie úsilia na dôležité oblasti. Stanovenie cieľov si vyžaduje vyjadrenie našich explicitných a skrytých potrieb, záujmov, túžob alebo cieľov vo forme jasných zámerov a presných formulácií, ako aj orientáciu nášho konania a konania na tieto ciele a ich realizáciu.
Stanoviť si cieľ znamená pozerať sa do budúcnosti. Orientácia a koncentrácia našich síl a aktivity na to, čo treba dosiahnuť. Cieľ teda opisuje konečný výsledok. Nejde o to, čo človek robí, ale o to, prečo to robí. Ciele predstavujú výzvu a motivujú človeka konať. Bez cieľov neexistuje žiadne hodnotiace kritérium, ktorým by sa dalo merať úsilie. Ciele sú okrem toho aj stupnicou na hodnotenie toho, čo sa dosiahlo. Aj tá najlepšia metóda práce je bezcenná, ak si vopred jasne a jednoznačne nedefinujete, čo chce človek dosiahnuť.
Ciele sú „podnecovateľmi“ činov, motívmi, ktoré určujú ľudskú činnosť. Ak si jednotlivec stanovil cieľ, potom v dôsledku toho vzniká stav napätia, ktorý pôsobí ako hnacia sila a ktorý zmizne až po dosiahnutí cieľa.
Aby ste si stanovili ciele, musíte myslieť na budúcnosť. Tradičné myslenie v rámci konkrétnych úloh môže viesť k tomu, že sa človek stratí v detailoch. Myslenie v zmysle cieľov podporuje podriadenosť jednotlivostí celku. Je jasné, ktorým smerom sa pohnúť a aký by mal byť konečný výsledok.
Stanovenie cieľov je trvalý proces, pretože ciele nie sú stanovené raz a navždy. V priebehu času sa môžu meniť, napríklad ak sa počas monitorovania implementácie ukáže, že predchádzajúce vyjadrenia boli v podstate nesprávne alebo že požiadavky sa ukázali byť príliš vysoké alebo príliš nízke.
Stanovenie cieľov znamená vedomé vykonávanie svojich činností v súlade s vodiacou líniou alebo usmernením. Základom je uvedomenie si toho, kam sa človek chce dostať a kam nie (t.j. sebaurčenie), aby neskončil tam, kam ho chcú ostatní vziať. Ciele slúžia na sústredenie síl na skutočne kľúčové oblasti.
Poznať svoje ciele a dôsledne ich sledovať znamená zamerať svoju energiu na to, na čom skutočne záleží, a nie plytvať energiou.
Poznanie svojich cieľov môže znamenať výraznú sebamotiváciu pre vašu prácu. Náhodné úspechy sú dobré, ale zriedkavé. Plánované úspechy sú lepšie, pretože sa dajú zvládnuť a stávajú sa častejšie.
Predpokladom plánovania – a teda úspechu – je presne vedieť, čo, kedy a v akom rozsahu je potrebné dosiahnuť. Stanovenie cieľov je absolútnym predpokladom plánovania, rozhodovania a každodennej práce.
Mnoho výskumníkov v oblasti „manažmentu času“ identifikuje nasledujúce pravidlá na stanovenie cieľov:
1. Rozsah cieľov.
Ciele riadenia sú určené plánovacím obdobím. Ak sa vypracuje plán do budúcnosti, tak sa tu stanovujú najvšeobecnejšie, strategické ciele. Odrážajú najdôležitejšie, globálne výsledky, ktoré musí človek dosiahnuť, aby splnil úlohy, ktoré mu boli zverené.
Pri zostavovaní plánu na obdobie 3-5 rokov sú ciele formulované konkrétnejšie a mnohé z nich majú veľmi špecifické kvantitatívne charakteristiky. Tieto ciele sa môžu týkať zlepšenia blahobytu samotnej osoby, napríklad zakúpenia bytu, auta alebo zapísania dieťaťa do prestížnej vzdelávacej inštitúcie.
Najkonkrétnejšie ciele sú tie, ktoré je potrebné dosiahnuť v kratšom časovom období. V tomto prípade sa vypracúvajú úplne špecifické úlohy a stanovujú sa ukazovatele, ktoré je potrebné dosiahnuť.
Keď sa horizont plánovania blíži ku konkrétnemu dňu, rozsah cieľov sa zužuje. Pri stanovovaní cieľov na dané obdobie sa človek súčasne zaoberá časovým plánovaním, pričom stanovuje, v akých časových intervaloch by mal byť dosiahnutý každý konkrétny výsledok.
2. Jasnosť, konkrétnosť a merateľnosť cieľov.
Najjednoduchší spôsob, ako zabezpečiť efektívne dosiahnutie cieľa, je prezentovať ho spôsobom, ktorý ho robí kvantifikovateľným. Nájdenie a definovanie osobných životných cieľov znamená dať svojmu životu smer. Tým sa vytvoria podmienky na objektívne posúdenie postupu prác, ako aj opatrení, ktoré osoba na dosiahnutie tohto cieľa prijala. Jednou z metód špecifikácie cieľov je ich písomná evidencia, ktorá pomáha často zaznamenávať viac či menej odvážne nápady a túžby. Človek sa tak učí neustále ísť za svojimi cieľmi a ujasňovať si ich. Pri písaní sú ciele zachytené aj vizuálne a je menej pravdepodobné, že sa na ne zabudne. Ak sú ciele jasne definované, stanú sa automaticky záväznými: zaznamenané na papieri podporujú permanentnú analýzu, dvojitú kontrolu a revíziu.
3. Dosiahnuteľnosť cieľov.
Ciele, ktoré manažment stanovuje organizácii a jej zamestnancom, musia zodpovedať dostupným finančným, výrobným a iným zdrojom. V opačnom prípade sa organizácia, ktorá zdvihne latku príliš vysoko, môže ocitnúť v katastrofálnej situácii.
4. Vzájomne sa podporujúce ciele.
Ciele by si nemali protirečiť, ale naopak, mali by sa podporovať, aby dosiahnutie jedného cieľa nenarušilo dosahovanie iných. To vám umožňuje efektívnejšie kontrolovať proces plnenia zadaných úloh, ak sa vyskytnú nejaké problémy, môžete rýchlo nájsť a odstrániť príčinu.
Aby ste dosiahli úspech, musíte sa naučiť, ako si vybrať správne ciele. Každý človek má jeden hlavný, najdôležitejší cieľ, ktorý je rozdelený do mnohých malých medzicieľov nižšej úrovne, ktorých dosiahnutie zabezpečuje dosiahnutie cieľa vyššej úrovne a v konečnom dôsledku aj vyššieho cieľa. Je potrebné stanoviť jasné, vzájomne dohodnuté ciele, ktoré sa dajú premeniť na priame akcie, aby sa dali priamo plánovať. Jasne definované ciele zaznamenané na papieri sa automaticky stávajú záväznými a podporujú neustálu analýzu, kontrolu a revíziu.
Ak chcete niečo dosiahnuť a byť úspešný, musíte minúť čas a peniaze. Na dosiahnutie cieľa čo najlepšie a v prijateľnom čase sú potrebné určité metódy a starostlivá dispozícia:
Aké ciele chcete dosiahnuť?
Súhlasia medzi sebou?
Sú na ceste k tomu hlavnému takzvané najvyššie ciele a určité medziciele?
Viete, čo pre to môžete sami urobiť (silné stránky) a na čom musíte ešte popracovať (slabé stránky)?
Nájdenie osobných cieľov možno dosiahnuť pomocou nasledujúcich štyroch krokov.
(1) Rozvíjanie všeobecných predstáv o životných ašpiráciách.
(2) Diferenciácia cieľov v čase života.
(3) Rozvoj hlavných myšlienok v profesionálnej oblasti.
(4) Súpis cieľov.
Existujú pravidlá organizácie pracovného dňa, ktoré možno rozdeliť do 3 skupín:
pravidlá pre začiatok dňa, hlavnú časť dňa a koniec dňa.
Pravidlá pre začiatok dňa.
1. Začnite deň s pozitívnou náladou. Pokúste sa nájsť niečo pozitívne, aby ste mohli začať každý deň, pretože spôsob myslenia, s ktorým pristupujete k výzvam, ktoré vás čakajú, je nevyhnutný na dosiahnutie úspechu. Každé ráno si položte tri otázky:
1. Ako ma môže tento deň priblížiť k dosiahnutiu mojich cieľov?
2. Čo mám robiť, aby som z toho mal čo najväčšiu radosť?
3. Čo môžem dnes urobiť, aby som si zachoval svoj životný štýl (podporil svoje zdravie)?
Vytvorenie pozitívneho postoja zvyčajne nezaberie viac ako dve minúty. Dajte si tieto dve minúty predtým, ako začnete svoju „štandardnú rannú rutinu“.
2. Dobre sa naraňajkujte a bez zhonu choďte do práce. Bez spánku, bez raňajok, čo najrýchlejšie ísť do práce – takýto začiatok môže jednoducho pokaziť deň! Nehovorte, že nemáte čas na pokojné raňajky, pretože ide o stanovenie priorít (aby ste sa dostatočne vyspali a mali čas na výdatné raňajky, stačí ísť skôr spať).
3. Začnite pracovať v rovnakom čase. Toto je prvok sebadisciplíny, ktorý podporuje mobilizáciu sily.
4. Skontrolujte si svoje denné plány. Použite metódu analýzy ABC alebo Eisenhowerov princíp. Zistilo sa, že desať minút prípravy na pracovný deň môže ušetriť až dve hodiny pracovného času. Tak vyhrajte tieto dve hodiny! Okrem toho pri zostavovaní plánu vášho pracovného dňa zvážte nasledujúce pravidlo: musíte plánovať maximálne 60% svojho času a 40% je rezervný fond pre neočakávané a naliehavé záležitosti.
5. Bez váhania sa pustite do práce. Mali by ste kategoricky odmietnuť taký „ranný rituál“, ako sú opakované pozdravy, zdĺhavé diskusie o najnovších správach atď. (Premýšľajte o žrútoch času). Sociálne kontakty, samozrejme, sú potrebné a nie ste robot. Môžu sa však presunúť na menej stresujúce časy, ako je obed a popoludnie.
6. Najprv kľúčové úlohy. Svoj pracovný deň by ste mali začať úlohami zo skupiny A, všetky ostatné úlohy môžu počkať. Nepozerajte sa najprv na svoju korešpondenciu – prichádzajúca obchodná pošta sa len zriedka zaoberá záležitosťami, ktoré majú najvyššiu prioritu a musia sa okamžite dokončiť.
7. Zosúlaďte plán dňa so sekretárkou. Sekretárka, ak ju máte, je vaším najdôležitejším partnerom pri vytváraní optimálnych prevádzkových podmienok. Mali by ste tomu venovať prvý čas svojho pracovného dňa, aj keď je to pár minút. Sekretárka by mala vedieť o vašich záležitostiach. Dohodnite sa s ním na všetkých termínoch, prioritách a plánoch dňa. Dobrá sekretárka zdvojnásobí efektivitu svojho šéfa a zlá ju zníži na polovicu.
Pravidlá plánovania počas dňa.
1. Pripravte si stôl na prácu. Odstráňte zo stola všetky papiere, ktoré nie sú potrebné na riešenie problémov skupiny A. Na pracovnej ploche by nemalo byť súčasne viac ako šesť dokumentov. Je to psychologicky opodstatnené: po prvé, papiere navyše spotrebúvajú čas a po druhé, poriadok na stole stimuluje poriadok v myšlienkach.
2. Stanovte si termíny. Niekedy sú vám zverené úlohy, pretože ste tiež niečím podriadeným. Termíny na vyriešenie problému sú teda veľmi často akceptované bezpodmienečne, aj keď sa nehodia do vašich plánov. Musíme sa ich však pokúsiť prispôsobiť našim záujmom a „vyjednávať o čase“. Stručne povedané, požiadajte o dvojnásobné množstvo času potrebného na dokončenie danej úlohy; je to často jednoduchšie, ako si myslíte. Čo sa týka zadávania úloh podriadeným, radím vám, aby ste im venovali asi o tretinu menej času, ako si myslíte, že je potrebné na vyriešenie problému. Ak to bude stačiť, ušetríte čas, ak nie, stále nestratíte.
3. Vyhnite sa činnostiam, ktoré spôsobujú spätnú reakciu. Mnohí lídri majú tendenciu zapájať sa do stále viac nových aktivít, problémov a nápadov, a tým vyvolávať zodpovedajúcu reakciu na ich činy, čo môže mať vplyv na časový harmonogram. Napríklad veľmi často, keď sa manažér raz (z čistého záujmu) zúčastnil na stretnutí, dostane ďalšie povinnosti, ktoré nie sú zahrnuté v jeho pláne. Môže byť niečím poverený, zaradený do pracovnej skupiny a pod. Preto je najlepšie si všetky úkony (listy, telefonáty, koordinácia termínov a pod.) ešte raz preveriť z hľadiska ich nevyhnutnosti a nebezpečnosti. odozvy.
4. Odmietnite ďalšie naliehavé problémy, ktoré sa objavia. V každom podniku, v každom oddelení vznikajú rôzne druhy naliehavých okolností alebo nepredvídaných situácií. Malo by sa pamätať na to, že rozptýlenie takzvanými naliehavými okolnosťami vedie k dočasnému zabudnutiu na plánované dôležité záležitosti. Či to stojí za to urobiť - rozhodnite sa v každom konkrétnom prípade v závislosti od okolností.
"Sme unavení a vyčerpaní nie preto, že tvrdo pracujeme, ale preto, že pracujeme zle, pracujeme neorganizovane, pracujeme hlúpo."
Fyziológ N.E. Vvedenského
Čas – manažér t je technika riadenia času, ktorá zahŕňa pravidlá a princípy, ktoré pomáhajú človeku správne organizovať svoj čas a dosahovať maximálnu efektivitu pri akejkoľvek činnosti. Pomocou time managementu môže človek vedome kontrolovať čas, ktorý strávi rôznymi druhmi aktivít, a zároveň zvyšovať efektivitu a produktivitu svojej práce či voľného času. Plánovanie, distribúcia, stanovovanie priorít a stanovovanie cieľov pomáha človeku vyrovnať sa so šialeným rytmom moderného života. Time management pomáha človeku zvládnuť všetko bez stresu a vyhnúť sa chronickej únave.
Spočiatku sa techniky time managementu používali len pri vedení podniku a organizovaní pracovných činností. Teraz sa však metódy riadenia času používajú aj v osobnom živote človeka, aby mal čas vyrovnať sa s každodennými problémami a správne si zorganizovať voľný čas a odpočinok.
História time managementu
Ešte v 20. rokoch Vedecká organizácia práce uviedla, že efektívnosť využívania času závisí od osobnej efektívnosti samotného človeka. Objavila sa Liga „Time“, ktorá publikovala články v novinách pod názvom „Boj o čas“. V 70-tych rokoch získala popularitu metóda merania času vyvinutá biológom Lyubishchevom. Táto metóda je nástrojom rozvoja efektívneho ľudského myslenia, ktorý prispieva k racionálnemu hospodáreniu s osobným časom a zvyšovaniu osobnej efektívnosti.
V roku 2007 bolo otvorené prvé oddelenie time managementu v Moskve na Finančnom a priemyselnom inštitúte. Dnes sa tento smer stal veľmi populárnym a populárnym. Existuje množstvo školení, seminárov o plánovaní a racionálnom time manažmente.
Manažér času ide o človeka, ktorý zohľadňuje psychické vlastnosti ľudí, pracovné podmienky a ponúka efektívnejšie rozvrhy práce. Dokáže v človeku odhaliť všetky svoje skryté rezervy a navrhnúť, ako zvýšiť jeho efektivitu.
Proces komunikácie medzi time manažérom a klientom je podobný psychologickej konzultácii, pri ktorej človeka počúva, dáva tipy a rady ako si zadeliť čas, koľko času venovať oddychu, ako si stanoviť priority. Ako si naplánovať deň tak, aby ste všetko stihli bez stresu.
Time manažéri poskytujú nielen individuálne konzultácie. Firmy ich často pozývajú ako odborníkov, aby pomohli zlepšiť pracovný proces. V prvom rade naučiť manažéra správne si rozvrhnúť pracovný čas a správne rozdeliť povinnosti v tíme. Študujú aktivity spoločnosti a potrebný čas na vyriešenie určitých problémov. Po zhromaždení informácií a analýze vykoná manažér času úpravy dennej rutiny spoločnosti.
- Analýza času stráveného na určitých úlohách.
- Stanovenie, formulovanie a definovanie cieľov.
- Vytvorenie plánu na dosiahnutie cieľa, ako aj stanovenie priorít.
- Realizácia cieľa. Tip na to, aké kroky je potrebné vykonať podľa plánu.
- Vytváranie zoznamov vecí, ktoré je potrebné urobiť.
- Čas nahrávania pomocou časovania.
Aké výhody má človek, ktorý sa naučil správne si plánovať čas?
„Premárnený čas je existencia; užitočne využitý čas je život."
E. Jung
- Dosahuje stanovené ciele.
- Svoje ciele dosahuje oveľa rýchlejšie ako ostatní.
- Schopný dosiahnuť úspech v akejkoľvek oblasti činnosti.
- Má viac času na oddych, komunikáciu s rodinou a priateľmi.
- Dokáže urobiť oveľa viac vecí v danom časovom období.
- Správnym rozdelením povinností medzi zamestnancov si môže zvýšiť príjem a odísť do dôchodku.
- Dokáže sa zbaviť chronickej únavy, nepodlieha stresu.
- Vždy má jasný akčný plán.
- Má zmysel pre vnútornú slobodu a nezávisle riadi svoj život.
Typy riadenia času
Teraz existuje veľa rôznych prístupov k problému riadenia času. Odborníci rozlišujú tri hlavné typy:
- Osobný (osobný) time management. Je spojená s osobným sebarozvojom človeka, so schopnosťou správne a plodne organizovať svoj deň.
- Profesionálny time management pomáha človeku efektívne vykonávať svoju prácu, správne si organizovať pracovný čas alebo múdro rozdeliť povinnosti v tíme.
- Sociálny manažment času upravuje medziľudské vzťahy či time management viacerých ľudí. Napríklad firemné.
Základné pojmy manažmentu času
Koncept riadenia času - je to spôsob chápania a vnímania času. Koncept time managementu pomáha určiť dôvod a účel, prečo sa človek potrebuje naučiť riadiť svoj čas. Uvedomiť si hodnotu tohto procesu, ako aj pochopiť základné princípy time managementu.
Techniky riadenia času– určitý sled akcií, ktoré pomôžu vyriešiť konkrétny problém.
Systém riadenia času– súbor konceptov a metód, ktoré vám umožnia dosiahnuť váš cieľ čo najrýchlejšie a najefektívnejšie.
Nesprávna organizácia práce alebo negramotná organizácia činností manažmentom vedie k tomu, že zamestnanci firmy pociťujú neustály nedostatok času. To ovplyvňuje efektivitu a úspech podniku ako celku.
Nedostatok času sa vyskytuje v prípadoch, keď:
- Na deň nie je rozvrhnutý pracovný čas.
- Ak si asistent manažéra nie je vedomý svojho denného režimu.
- Telefonické hovory a návštevníci často odvádzajú pozornosť od hlavnej činnosti.
- Ak si manažér nevie rozdeliť povinnosti.
- Ak sa práca vykonáva v neustálom zhone, čo vedie k rýchlej únave.
- Ak zamestnanci nie sú vhodní na svoje pozície.
- Ak zamestnanci neadekvátne posúdia svoje schopnosti a rýchlosť práce.
- Ak zamestnanci nie sú motivovaní (napríklad mzda je príliš nízka).
Na zlepšenie efektívnosti podniku je potrebné naučiť zamestnancov zostavovať pracovný plán na deň. Pri zostavovaní plánu je potrebné venovať 60 % času hlavným úlohám, 20 % nepredvídaným a 20 % spontánnym záležitostiam. Hlavné je naučiť tím robiť si plány na deň systematicky a pravidelne.
Efektívnosť time managementu v manažmente závisí od toho, do akej miery sú zamestnanci vyškolení v plánovaní, stanovovaní priorít, kontrole času na splnenie úloh, ako aj správnom poradí úloh.
Na vyriešenie týchto problémov si môžete prizvať odborníka na time management alebo zaškoliť manažéra vášho podniku, ktorý bude sám prideľovať úlohy zamestnancom a sledovať efektivitu ich práce. Manažér musí zadať hlavné aj niekoľko úloh zálohovania. Na konci dňa zamestnanec predloží výkaz o vykonanej práci.
Manažment osobného času v time managemente
Čo sa týka riadenia osobného času, v osobnom živote platia základné pravidlá riadenia času:
- Nikdy si nenoste prácu domov.
- Zorganizujte si svoj každodenný život tak, aby vám zabral čo najmenej času.
- Naplánujte si svoj voľný čas vopred. To by malo zahŕňať emocionálne potešenie (chodenie do kina, divadla, koncertu, múzea). A tiež fyzické (šport, tanec atď.).
- Na relax využite nielen víkendy, ale aspoň jeden deň v týždni. Po práci si napríklad zajazdite na bicykli alebo choďte s priateľmi do sauny.
- Počas dovolenky obmedzte hovory, poštu a internet, aby ste si skutočne oddýchli.
1. Základným pravidlom time managementu je správne stanovenie cieľov.
Ak sa naučíte jasne definovať svoje ciele a tiež určiť, ktoré úlohy sú vedľajšie, ušetríte veľa času.
Ak niečomu venujete svoj čas, znamená to, že v tej chvíli veríte, že je to veľmi dôležité. Ale je to tak? Opýtajte sa sami seba, či vám výsledok tejto akcie pomôže priblížiť sa k vášmu cieľu? čo je cieľ? Cieľ je túžba človeka po niečom, keď je celý proces zameraný na konečný výsledok.
Pri stanovovaní cieľa sa musíte najskôr rozhodnúť pre svoje hlavné hodnoty.
Uvedomte si svoje schopnosti a motiváciu. Analyzujte problémy, potreby a ťažkosti, ktoré môžu nastať na ceste k cieľu. Jasne prezentujte svoj cieľ do najmenších detailov, jeho konečný výsledok. Naplánujte si svoje akcie, hľadajte zdroje a začnite s implementáciou.
Existujú rôzne metódy na stanovenie cieľov. Všetky metódy však majú spoločný algoritmus na stanovenie cieľov:
- Cieľ by mal byť čo najkonkrétnejší s jasným konečným výsledkom.
- Potreba dosiahnuť cieľ musí byť odôvodnená. Prečo je to potrebné a čo tým získam?
- Cieľ musí byť reálny a mechanizmus jeho dosiahnutia musí byť jasný.
- Je potrebné jasne definovať časové limity, v ktorých musí byť cieľ dosiahnutý.
2. Druhým základným pravidlom time managementu je uprednostňovanie.
Vedieť určiť priority je veľmi dôležité. Sú veci, ktoré sú pri dosahovaní cieľa menej dôležité a sú tie, ktoré hrajú hlavnú úlohu.
3. Tretím základným pravidlom time managementu je plánovanie.
Po stanovení cieľa je ďalším krokom plánovanie. Plánovanie je neoddeliteľnou súčasťou time managementu. Pozostáva z týchto hlavných etáp:
- Vypracovanie plánu riadenia času.
- Fáza vypracovania projektu, počas ktorej môžete manévrovať a premýšľať o rôznych možnostiach dosiahnutia cieľa.
- Fáza identifikácie potrebných zdrojov.
- Fáza identifikácie ľudí, ktorí vám môžu pomôcť na ceste k vášmu cieľu.
- Etapa zaznamenávania výsledkov plánovania vo forme podnikateľského projektu, mapy.
Keď človek začne plánovať, aktivuje sa myslenie a kreativita. Keď si urobíte plán, váš cieľ sa stane konkrétnejším, začnete chápať, čo vlastne chcete a ako to dosiahnuť. Ide o akýsi praktický návod na akciu.
Kým si človek nespraví plán na realizáciu toho, čo chce, neustále nad touto témou premýšľa. Ale nie myšlienky, ale činy vás privedú bližšie k vášmu cieľu. Keď je vypracovaný podrobný plán, ktorý zohľadňuje rôzne spôsoby dosiahnutia cieľa, dáva vám to priestor na manévrovanie. S niektorými prostriedkami a metódami to nefunguje, môžete vyskúšať iné. Plánovanie rozvíja v človeku flexibilitu a pripravenosť na akúkoľvek situáciu.
Vytvorenie plánu vám dáva veľkú šancu na úspech. Mať plán vám dáva dôveru v seba a svoje schopnosti. Všetci úspešní ľudia a podnikatelia plánujú.
Základné techniky plánovania. Stručný opis
1. Plánovanie ABC vychádza z toho, že najskôr je potrebné urobiť to najdôležitejšie (pod písmenom A), až potom B a C.
Najdôležitejšie sú prípady kategórie A. Tvoria 15 % všetkých prípadov a prinášajú 65 % výsledkov. B – dôležité záležitosti, ktoré tvoria 20 % všetkých záležitostí a prinášajú 20 % výsledkov. Kategória C sú záležitosti najmenej dôležité, tvoria 65 % a dávajú výsledok 15 %.
2. Paretovo pravidlo alebo princíp „80/20“. Tento princíp platí pre akúkoľvek každodennú činnosť. 80 % vecí, ktoré robíte za deň, vám dáva 20 % želaných výsledkov. A 20 % naplánovaných dôležitých vecí vás o 80 % priblíži k výsledku.
Napríklad: 20 % ľudí vlastní 80 % kapitálu, 80 % ľudí vlastní 20 % kapitálu. 20 % klientov dáva zisk 80 % a 80 % klientov dáva zisk 20 %.
3. Načasovanie- táto metóda spočíva v tom, že si musíte zapísať všetky svoje akcie minútu po minúte a koľko času ste im venovali. Pomôže vám to pochopiť, kde a čo trávite čas a ako si upraviť rozvrh.
4. Vytvorenie zoznamu úloh- Toto je najjednoduchšia metóda plánovania, ktorá vám umožňuje plánovať čas aj úlohy.
Ako vytvoriť správny zoznam úloh a riadiť sa ním?
- Po prvé, pozor na seba. Koľko času potrebujete na dokončenie rôznych úloh?
- Napíšte si zoznam úloh na večer.
- Zapíšte si konkrétne body. Napríklad: choďte do obchodu. K tejto položke priložte nákupný zoznam.
- Naplánujte si celý deň, nielen prácu.
- Začnite svoj deň dokončením jednoduchých úloh. Okamžite zaškrtnúť políčka a rozveseliť sa na celý deň s myšlienkou, že napríklad cvičiť a pripravovať raňajky nie je také ťažké.
- Zoznam úloh by mal byť vždy viditeľný.
- Nedávajte si na zoznam viac ako 7 prioritných vecí, takže sa nemusíte báť, že niečo nestihnete.
- Vyskúšajte všetky spôsoby plánovania a vyberte si ten najvhodnejší.
- Uchovávať záznamy.
- Nesnažte sa robiť všetko. Najprv urobte najdôležitejšie a prioritné veci.
- Naplánujte si každý deň. A tiež si urobte dodatočný plán na týždeň.
- Vždy so sebou noste pero a poznámkový blok.
- Veďte si denník úspechu, bude vás motivovať a pripomenie vám, že ste na správnej ceste.
- Naučte sa povedať „nie“. To vám pomôže vyhnúť sa komunikácii s nepotrebnými ľuďmi a robeniu nepotrebných vecí.
- Predtým, ako niečo urobíte, zvážte, aké je to naliehavé, dôležité a ako vás táto akcia priblíži k vášmu cieľu.
- Analyzujte svoje návyky, činnosti, ktoré strácajú čas. Načasovaním je ľahké sledovať akcie, ktorých sa potrebujete zbaviť.
- Nerobte veci iných ľudí. Nebuďte nástrojom na dosiahnutie cieľov iných ľudí. Sústreďte sa na svoj cieľ.
- Nájdite si čas na sebazdokonaľovanie.
- Nezastavujte sa tam. Keď dosiahnete jeden cieľ, stanovte si ďalší.
1. Stephen Covey v knihe 7 návykov vysoko efektívnych ľudí považuje time management za prvok sebazdokonaľovania. Tu sú jeho tipy:
- Urobte to, čo musíte urobiť ako prvé. Neodkladajte dôležité veci na neskôr.
- Váš cieľ by mal byť prioritný a dôležitý. Pohybujte sa smerom k nej.
- Vykonajte všetky akcie na základe priorít.
- Nestrácajte veľa energie na dosiahnutie bezvýznamného cieľa. Vynaložené zdroje a konečný výsledok musia byť primerané.
- Hľadajte všetky spôsoby, ako si uľahčiť život.
2. David Allen radí správne organizovať svoj pracovný priestor, získať všetky potrebné písacie potreby. Uschovajte si aj kartotéku, pre každý prípad vytvorte zodpovedajúci priečinok. Allen tiež odporúča napísať si 4 zoznamy úloh:
- Urobte si zoznam vecí, ktoré je potrebné urobiť v blízkej budúcnosti;
- Pridajte projekty, ktoré si vyžadujú integrovaný prístup, do samostatného zoznamu;
- Samostatne vytvorte zoznam projektov, ktoré z jedného alebo druhého dôvodu ešte nie je možné dokončiť;
- Zoznam „jedného dňa“.
3.Julia Morgenstern radí najprv posúdiť koľko času strávite plnením svojich úloh. Aké faktory vás rozptyľujú? Môžu vás rozptyľovať sociálne siete, ďalšie povinnosti, nereálne termíny alebo psychologické prekážky.
- Pre každú akciu musí byť stanovený časový rámec.
- Ak nemôžete vykonať nejakú akciu, potom analyzujte, či ju možno na chvíľu odložiť, delegovať na iných zamestnancov alebo ju úplne opustiť.
- Triediť veci a veci, ktoré treba robiť, vyčistite priestor od všetkého, bez čoho sa zaobídete. Každej veci priraďte jej miesto a každej úlohe priraďte čas.
"Na raňajky zjedz žabu"
Aby sa vám myšlienky celý deň nevracali k úlohe, do ktorej sa vám nechce alebo ktorá je vám nepríjemná, začnite deň ňou. Oslobodíte sa tak od emočného stresu a záťaže, ktorú by ste museli niesť celý deň.
"Sloní steak"
Ak stojíte pred globálnou úlohou, ktorá si vyžaduje vykonanie mnohých akcií, rozdeľte túto prácu na časti. Z puzdra si nerobte ťažkú hlavu, rozkrájajte ho na kúsky. To uľahčí začiatok implementácie úlohy. Aj tento prístup prispieva k lepšiemu pochopeniu tohto problému.
Naučte sa povedať nie
Time management vás učí nestihnúť urobiť čo najviac, ale mať čas urobiť to, čo treba urobiť správne. Povedzte „nie“ nepotrebným veciam a ľuďom. Nestaňte sa pre nikoho nástrojom na dosiahnutie svojich cieľov. Sústreďte sa na svoje ciele.
Usilujte sa o automatizáciu a maximálne zjednodušenie svojich činností.
Robte podobné úlohy v rade, keď si mozog zvykne na určitú oblasť činnosti. A zakaždým sa s nimi vyrovná rýchlejšie.
Počúvajte svoje biologické rytmy. Pracujte v čase, keď cítite zvláštny nával sily a aktivity. Počas obdobia najmenšej aktivity si doprajte odpočinok. Počúvajte potreby svojho tela. Niekedy stačí 15-minútová prestávka, aby ste dostali „druhý dych“.
Najlepšie knihy o time managemente, ktoré sa oplatí prečítať:
- Efektívne riadenie času. B. Tracy
- Pohon času. Ako mať čas žiť a pracovať. G. Archangelskij
- Prísne riadenie času: prevezmite kontrolu nad svojím životom. D. Kennedy
- Pracujte menej, dosahujte viac. K. Gleason
- Do pekla s tým všetkým! Vezmite to a urobte to. R. Branson
- Extrémny manažment času. N. Mrochkovskij, A. Tolkačev
- Praktický kurz time managementu. I. Abramovský
- Ako pracovať 4 hodiny týždenne a nezostať v kancelárii „od zvonenia do zvona“, bývať kdekoľvek a zbohatnúť. T. Ferris
- Urobiť veci do konca: Umenie produktivity bez stresu. D. Allen
Efektívnosť time managementu závisí od vášho dodržiavania jeho základných pravidiel, ako aj od jasného pochopenia toho, prečo ho potrebujete, ako manažovať svoj čas a aké výhody budete mať.