Exemplu de cum se scrie scrisori oficiale. Cum se scrie o scrisoare formală
(corespondenta electronica)
Scrisoare de ofertă de cooperare
Subiect: propunere de cooperare.
Date: 20.05.0216
Din: [email protected]
La: [email protected]
Președinte al Consiliului
Uniunea Producătorilor de Alcool
Dobrov D.E.
Dragă Dmitri Evgenievici!
Uniunea Producătorilor de Alcool (UPAP) este principala asociație a liderilor din industria alcoolului autohtonă. Munca activă desfășurată de organizația dumneavoastră în legătură cu crearea unei piețe civilizate pentru produse alcoolice și băuturi alcoolice în Federația Rusă impune respect.
Desigur, preocuparea pentru calitatea și siguranța produselor fabricate este una dintre prioritățile SPAP, iar participanții săi sunt producători conștiincioși care acordă o mare atenție acestor aspecte.
AIG este una dintre cele mai mari instituții de asigurări din lume. Compania internațională este pe piața asigurărilor de 90 de ani și are birouri în 160 de țări. Divizia rusă a companiei funcționează de mai bine de 15 ani.
Cooperarea cu producătorii de alimente și băuturi este o prioritate pentru compania noastră. Ghidat de mulți ani de experiență internațională a AIG în Rusia, a fost dezvoltat un program unic de asigurare pentru întreprinderile din industria alcoolului (asigurare de răspundere civilă pentru produse și rechemare de produse de pe piață).
Considerăm că acest program prezintă un potențial interes pentru participanții la SPAP, deoarece Un produs precum alcoolul necesită o abordare specială a calității materiilor prime, a ambalajului și a siguranței pentru consumator.
Pe baza celor de mai sus, vă abordăm cu o invitație pentru a discuta potențialul de cooperare în acest domeniu.
Vă vom fi recunoscători pentru evaluarea profesională a unei astfel de cooperări și vă vom cere să stabiliți o procedură de interacțiune ulterioară între companiile noastre. Suntem gata să luăm în considerare oricare dintre propunerile dumneavoastră cu privire la formatul muncii comune.
Cu sinceritate,
Andreev Pavel
Vicepreședinte al AIG
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[email protected]
Scrisoare de invitație
Subiect: Invitație la seminar
Date: 25.06.2016
De la: Anna Simonova
Către: xxx-xxx-xxx
Stimați parteneri,
17 martie 2016 Vă invităm să vă alăturați seminarului privind construirea de programe internaționale de asigurări, care va avea loc special pentru partenerii AIG Mark Goldenberg- Consilier Regional pentru Programele Internaționale de Asigurare AIG.
Mark vine în Rusia special pentru a desfășura o serie de evenimente de formare, deoarece are cea mai vastă experiență în asigurarea companiilor multinaționale.
Având în vedere experiența actuală în oferirea de programe internaționale pentru clienții ruși cu prezență internațională, sunt sigur că acest seminar va fi foarte interesant și va răspunde la multe întrebări în acest domeniu.
Anexez invitația și programul seminarului.
Vă rog să transmiteți această invitație colegilor care ar fi interesați de acest subiect.
Înregistrarea se face prin răspuns la această scrisoare. Participarea este gratuită, numărul de locuri este limitat.
Adresa seminarului: Rusia, 125315, Moscova, Leningradsky Prospekt, 72, bloc 2, etaj 3
Vom fi bucuroși să vă vedem!
Cu sinceritate,
Anna Simonova
Șeful programelor de formare
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]
Scrisoare de cerere pentru organizarea unei întâlniri
Subiect: Organizarea unei întâlniri cu Elena Firsova
Date: 25.06.2016
De la: Cherkesov Ilya
Către: Ivanova Galina
Dragă Galina Nikolaevna!
Dacă oferta dumneavoastră este valabilă, săptămâna viitoare (din 6 iunie până în 10 iunie) aș putea veni oricând convenabil pentru Elena Petrovna.
Vă voi fi foarte recunoscător dacă mă informați despre decizia doamnei Firsova.
Cu sinceritate,
Vadim Tatarenko
directorul companiei AIG
[email protected]
Scrisoare prin care se solicită contact
Subiect: numărul de telefon al Elenei Firsova
Date: 25.06.2016
De la: Cherkesov Ilya
Către: Ivanova Galina
Dragă Galina Nikolaevna!
Vă mulțumesc din nou pentru întâlnire și conversație constructivă.
V-as fi foarte recunoscator daca l-ati trimite la adresa specificata sau ma anuntati telefonic.
Mulţumesc anticipat!
Cu sinceritate,
Vadim Tatarenko
Director de companie AIG
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]
Scrisoare de răspuns la o scrisoare agresivă de la un client
Scrisoare agresivă din partea clientului:
Subiect: Ai fost absolut nebun!
Date: 20.02.2016
De la: Petrov Andrey
La: [email protected]
Cum pot să recuperez banii pe care i-am plătit pentru serviciul tău nenorocit. Prefer să-l cheltuiesc pe altceva decât pe sistemul tău pornografic. Folosește-ți singur servis.tutu.net.
Andrei Petrov
Răspunde la o scrisoare agresivă a unui client
Subiect: Despre o rambursare și o soluție la problemă! | ALGORITMUL DE LUCRU |
Salut Andrei! | |
Dacă vă înțeleg corect, sunteți nemulțumit de munca serviciului nostru și ați dori să vă recuperați banii. | 2. Clarificarea cu destinatarul înțelegerii noastre cu privire la cerere/revenție/întrebare. Acest lucru este necesar mai ales dacă scrisoarea destinatarului este haotică și este dificil de înțeles esența problemei. |
Vă voi anunța cum se poate face acest lucru. | 3. Furnizați destinatarului informații foarte clare și complete cu privire la problema care îl interesează. |
Andrey, la fel ca tine, sunt inconfortabil cu situația, drept urmare ești gata să nu mai interacționezi cu noi. Cred că atât noi, cât și dumneavoastră suntem perdanții în acest caz: pierdem clientul, iar dumneavoastră pierdeți posibilitatea de a folosi serviciul nostru (vă asigur că serviciul este destul de convenabil și eficient!). Dacă sunteți gata să vă faceți timp pentru a rezolva situația, scrieți-mi ce s-a întâmplat și aveți nevoie de o rambursare. Vom înțelege motivele și vă vom ajuta să faceți utilizarea serviciilor noastre cât mai confortabilă și eficientă posibil pentru dvs. | 4. Comentarii și aspect emoțional. |
P.S. Singura cerere: să comunicăm în cadrul vocabularului normativ. | 5. Folosind un postscript, exprimați-vă atitudinea față de utilizarea de către destinatar a unui stil de scriere incorect. |
Cu sinceritate, Elena Ivascenko Manager Serviciu Clienți |
Un clișeu pentru exprimarea unei cereri de a nu folosi blasfemia în corespondență:
Vă rugăm să încercați să nu folosiți un limbaj nepotrivit. Nu contribuie la o soluție constructivă a problemei.
Vă informăm că ne rezervăm dreptul de a nu răspunde scrisorilor care conțin limbaj vulgar sau nepoliticos adresate companiei sau personalului acesteia.
Scrisoare de refuz
Scrisoarea clientului
O zi buna, Andrei!
Vă scriu cu o cerere oficială.
Compania noastra furnizeaza echipamente industriale, precum si piese de schimb intreprinderilor din industria alimentara. Din 2010 suntem clienții tăi obișnuiți.
Vă mulțumim anticipat pentru înțelegere și sprijin!
Cu sinceritate,
Director de marketing
CJSC „Pishcheprom”
Roman Petrenko
Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]
Proba 1. Scrisoare de refuz la cererea unui client
ALGORITMUL DE LUCRU |
|
Dragă Roman Petrovici! | 1. A chema pe nume este un semn de atenție față de interlocutor. Ajută la evitarea lipsei de față. |
Vă exprimăm sincera mulțumire pentru cooperarea pe termen lung cu compania noastră. | 2. Vă mulțumim că lucrați cu compania (sau doar pentru scrisoare). |
În prezent, reducerea companiei dumneavoastră este de 10%. În ultimele 12 luni, compania dumneavoastră a comandat servicii pentru... ruble Următorul prag de reducere este... ruble De la acesta se va aplica o reducere de 15%. Când atingeți acest prag, reducerea dvs. va crește automat. | 3. Indicați motivele specifice care nu vă permit să satisfacă cererea (folosește istoricul problemei, numere, termene, proceduri). |
Dacă decideți să utilizați serviciul de plată amânată, vă rugăm să contactați Irina Mikhailova (tel.: 495-777-89-21; [email protected] ). | 4. Exprimați-vă înțelegerea că subiectul cererii este cu adevărat important. 5. Sugerați o soluție alternativă dacă este posibil. |
6. Exprimați-vă speranța pentru continuarea parteneriatelor. |
|
Cu sinceritate, Andrei Ivanov |
Proba 2
Subiect: Despre încetarea cooperării
Date: 20.03.2016
Din: [email protected]
Către: Petrenko Ivan
Dragă Ivan Nikolaevici!
Am fost bucuroși să cooperăm cu compania dumneavoastră timp de 7 ani. Am fost întotdeauna mulțumiți de nivelul bun de servicii și de calitatea produselor. Cu toate acestea, în ultimul an, au avut loc o serie de incidente, cum ar fi: încălcarea regulată a termenelor de livrare, calitatea nesatisfăcătoare a mărfurilor și atitudinea incorectă a angajaților companiei dumneavoastră față de aceste situații. Ca urmare a tuturor acestor lucruri, interacțiunea noastră a ajuns într-o fundătură.
În acest sens, noi, din păcate, suntem nevoiți să reziliem cooperarea cu dumneavoastră la expirarea contractului. Mulțumesc pentru anii de serviciu.
Cu sinceritate,
Director
SRL „Makulatura”
Malahov Ghenadi Viktorovici
Tel.: 8-945-xxx-xx-xx
[email protected]
_____________________________________________________________________________________________
Proba 3
Subiect: Refuzul de a plăti despăgubiri
Date: 20.06.2015
De la: aig.ru
Către: Evgeniy Knysh
Dragă Evgeniy!
Vă mulțumim pentru cooperarea pe termen lung cu compania noastră!
Spre regretul nostru, suntem nevoiți să refuzăm să vă plătim compensația necesară în valoare de... ruble.
În acest moment, compania a stabilit o procedură diferită de luare a deciziilor privind compensarea asigurărilor despre care ați fost informat în mod repetat.
(Consultați atașat pentru o copie a acestei alerte.)
În plus, pretențiile nr. 4-6 indicate de dumneavoastră în declarația de revendicare nu sunt asigurare, deoarece au fost încălcate clauzele 12.1-12.2 din Contract.
Înțelegem bine situația dumneavoastră și, dacă doriți să evitați precedente similare pe viitor, vă oferim să încheiem un acord suplimentar cu compania noastră care vă permite să compensați pierderile asociate cu riscurile de afaceri similare cu ale dumneavoastră. (Vezi acordul suplimentar în atașament)
Sperăm pentru înțelegere și cooperare continuă!
Cu sinceritate,
Manager AIG
Tuchkov Vladimir
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[email protected]
Scrisoare de răspuns la o reclamație justificată
Subiect: Răspuns la reclamație.
Date: 05.12.2016
Din: [email protected]
Către: Anna Kolesnikova
Draga Anna!
În numele întregii echipe a fabricii noastre, aș dori să îmi exprim regretele sincere și să îmi cer scuze pentru situația actuală.
Fabrica noastră lucrează stabil și eficient pe piața de cusut și reparații de îmbrăcăminte de mulți ani.
Situația dumneavoastră se referă la cazuri rare, care sunt de vină pentru așa-zisul factor uman.
Am efectuat o anchetă, iar cei responsabili pentru încălcarea termenelor limită și nepoliticos au fost pedepsiți. Conform ordinului fabricii din 13 aprilie 2016 nr. 78/2, maistrul de tură V.V.Volkova a fost mustrat, tăietorul A.P. Gusev a fost transferat ca croitor la echipa de cusut îmbrăcăminte exterioară pentru bărbați.
Administrația a luat măsuri urgente pentru a vă onora comanda. El va fi gata 15.05.2016. În orice moment convenabil pentru dvs., curierul îl va livra la adresa specificată de dvs.
Crede-mă, suntem la fel de nemulțumiți de situația actuală ca și tine!
Forma scrisorii
Formularul scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include următoarele detalii:
01 - Emblema de stat a Federației Ruse (02 - stema unei entități constitutive a Federației Ruse sau 03 - emblema unei organizații sau a mărcii (marca de serviciu))
04 - cod de organizare
05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice
15 – destinatar
18 - titlul textului
19 - marca de control
20 - textul documentului
Forma scrisorii poate fi realizată pe baza aranjamentului longitudinal sau unghiular al detaliilor.
Orez. 1. Locația detaliilor (versiunea de colț) a formularului scrisorii (dimensiunile sunt indicate în milimetri)
Orez. 2. Locația detaliilor (versiunea longitudinală) a formei scrisorii (dimensiunile sunt indicate în milimetri)
Cel mai convenabil pentru prelucrare și economic în ceea ce privește utilizarea suprafeței foii este forma de colț. În acest caz, partea dreaptă din partea de sus a foii poate fi folosită pentru a plasa detaliile Destinatar, Rezoluție
Utilizarea unei scrisori longitudinale este recomandabilă în cazurile în care numele organizației conține un număr mare de caractere tipărite, de exemplu, poate fi cazul când detaliile formularului sunt date în două sau mai multe limbi. În acest caz, detaliile ar trebui să fie tipărite în limba rusă în stânga și în limba națională în dreapta, la același nivel. Dacă numărul de limbi naționale utilizate este mai mult de una, detaliile trebuie indicate în limba rusă în partea de sus și în limba națională de mai jos, extinzând linia până la granița marginii din dreapta.
Formularul de scrisoare poate fi pregătit pentru o organizație, o unitate structurală sau un funcționar.
Exemple de design de formulare de scrisori:
Orez. 3. Formular de scrisoare de la organizație cu locația unghiulară (centrată) a detaliilor.
Orez. 4. Formular de scrisoare de la organizație cu locația colțului (drapelului) a detaliilor.
Orez. 5. Formular de scrisoare de la organizație cu dispunerea longitudinală a detaliilor.
Exemple de formular de document general sunt, de asemenea, furnizate în următoarele documente:
GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor (Anexa B, Figurile B.2, B.3, B.4)
Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 (Anexele nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Scrisoare oficială
Este important să înțelegeți că o scrisoare este doar o cochilie pentru informațiile transmise. Și dacă trebuie să scrieți o scrisoare bună, pe lângă forma scrisorii, este important să acordați atenție conținutului. În această recenzie ne vom limita la a descrie forma scrisorii.
Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale care îndeplinesc standardul. Pentru astfel de formulare a fost stabilit un set de elemente (detalii) obligatorii, care trebuie dispuse într-o anumită ordine.
Mai jos sunt exemplele de scrisori cele mai frecvent utilizate:
Forma unei scrisori oficiale este adesea o foaie de hârtie cu elemente permanente imprimate pe ea. Dar, în ultima vreme, formularele standard au fost folosite din ce în ce mai puțin, pentru că o scrisoare cu toată formatarea poate fi tipărită pe o imprimantă. Putem spune că o scrisoare oficială constă dintr-un „cadru” al scrisorii și al textului principal și conține, pe lângă textul principal, informații despre destinatar: numele complet și prescurtat al organizației expeditoare, adresa poștală și telegrafică a acesteia. , numere de telefon, fax și teletip, numărul acelei litere sau telegrame , care a servit drept motiv pentru corespondență și multe altele. Formele pot fi cu aranjare unghiulară sau longitudinală a detaliilor.
Designul formei trebuie să respecte principiile esteticii tehnice, care, la rândul său, are un efect pozitiv asupra percepției conținutului său. Având în vedere capacitatea ochiului uman de a fixa mai ușor partea superioară a oricărui obiect, la întocmirea documentelor, partea superioară a acestora ar trebui să fie mai saturată, iar partea inferioară mai „stabilă”.
Standardele pentru formularele de eșantion stabilesc formatele și dimensiunile câmpurilor de documente care fac parte din sistemul de documentare unificat, precum și cerințele pentru construirea grilei structurale a formularului de eșantion, detaliile și regulile de amplasare a acestora. Documentele incluse în sistemele de documentare unificate constau din trei părți principale, care sunt situate în zone clar delimitate. Această aranjare a documentului asigură viteza necesară de percepere a textului său.
Detaliile sunt caracteristici obligatorii stabilite prin lege sau reglementări pentru anumite tipuri de documente. Compoziția și aranjarea detaliilor privind formele documentelor organizatorice și administrative trebuie să respecte standardele relevante. Anterior, aceste standarde erau reglementate de GOST 6.38-90, în prezent este utilizat GOST R.30-2003.
Introducerea unui standard pentru formular, care, la rândul său, definește cerințele pentru forma unei scrisori oficiale, a fost cauzată de necesitatea de a unifica procesul de înregistrare a acesteia, ceea ce permite:
Exemplul de formular este baza pentru proiectarea formularelor și șabloanelor pentru toate tipurile de documentație de management. Zona alocată formularelor de eșantion pentru localizarea fiecărui detaliu corespunde volumului optim al acestui detaliu în caractere tipărite.
Conform GOST 6.38-90, documentele pot conține (în funcție de scopul lor) până la 31 de detalii. Cu toate acestea, nu este pregătit niciun document cu un set complet de detalii. Pentru fiecare tip de document, componența acestora este determinată în funcție de scopul documentului. Deci, pentru o scrisoare oficială sunt recomandate următoarele detalii:
- Emblema de stat (pentru întreprinderile de stat)
- Sigla sau emblema organizației
- Cod întreprindere conform OKPO (pentru corespondența intra-republicană), dacă este disponibil
- Cod document OKUD (dacă este disponibil)
- Numele organizației (complet și prescurtat)
- Adresa postala si legala
- Numere de telefon
- Numar de fax
- detalii bancare
- Indexul documentului (număr de înregistrare)
- Link către indexul și data documentului primit
- Destinaţie
- Titlu în text
- Text
- Semnătură
- Numele și numărul de telefon al interpretului.
Dacă este necesar, pot fi furnizate și adresele de e-mail și adresele site-urilor web ale organizației.
Setul de detalii ale unei scrisori oficiale se numește formular. Detaliile (1)-(9) sunt tipărite, de regulă, în mod tipografic.
O scrisoare oficială este singurul document care nu poartă numele tipului său. Toate celelalte documente au nume, de exemplu „Ordin”, „Act”, „Decizie”, „Memorandum”, etc.
Numele organizației - destinatarul documentului este dat în formă completă și prescurtată, de exemplu, Institutul de Cercetare Științifică All-Russian pentru Managementul Documentelor și Afaceri de Arhivă - VNIIDAD. Este de remarcat faptul că cerințele pentru scrisorile oficiale variază de la organizație la organizație, în același timp, agențiile guvernamentale trebuie să urmeze GOST-urile în proiectarea scrisorilor oficiale.
Scrisoarea de afaceri: reguli de redactare și metode de livrare
06/01/2010 | S.V. Ivanova
Pentru a-și îndeplini munca, un contabil al unei instituții bugetare trebuie să cunoască nu numai planul de conturi a contabilității bugetare și ce tranzacții reflectă tranzacțiile comerciale, ci să fie și un specialist. O abilitate importantă a unui contabil calificat este abilitatea de a pregăti și executa scrisori de afaceri către organizații superioare sau apeluri oficiale către autoritățile guvernamentale. Vă vom spune cum să faceți acest lucru și de ce ar trebui să țină cont un contabil în acest articol.
Îți scriu&hellip
La prima vedere, se pare că nu este nimic complicat în scrierea unei scrisori de afaceri. Dar adesea ajungem într-o fundătură după ce am scris primele cuvinte &ldquoDragă Ivan Ivanovici. &rdquo. Și apoi rămânem în chin creativ mult timp, contemplând ecranul gol al monitorului.
Cu toate acestea, există atât reguli publice, adică acceptate oficial în societate și la nivel de stat, cât și reguli nespuse pentru scrierea scrisorilor de afaceri.
Dar înainte de a vă așeza să scrieți o scrisoare, ar trebui să faceți niște lucrări pregătitoare.
În primul rând, trebuie să știți exact cui va fi adresată scrisoarea. Trebuie să știu:
Numele exact al organizației
Poziția destinatarului
Numele, prenumele și patronimul destinatarului.
Nu vă bazați pe memorie sau pe vechile intrări din agenda telefonică, deoarece acestea pot fi un deserviciu. Așadar, de exemplu, secretarul unei mari întreprinderi a făcut o greșeală scriind numele de mijloc rar și destul de complex al managerului, drept urmare a dobândit un alt sens, nu complet decent.
În plus, în timpul nostru de schimbare și reformă, multe se schimbă nu numai în activitățile instituțiilor bugetare, ci și în rândul contrapartidelor acestora, adică în organizațiile comerciale. Ca exemplu, să dăm un caz real care s-a întâmplat cu managerul unei companii de transport rusești. I s-a dat instrucțiuni să întocmească o scrisoare către șeful societății partenere, iar acesta, bazându-se pe memoria sa, a indicat în scrisoare funcția șefului societății și denumirea acesteia, neștiind că s-au produs schimbări structurale grave în societate. într-o perioadă relativ scurtă de timp. Drept urmare, s-a dovedit că autorul scrisorii l-a „retrogradat” neintenționat pe managerul în funcția sa.
Evident, astfel de „gafe” nu duc la stabilirea de parteneriate de încredere între instituție și organizațiile contrapartide.
Prin urmare, asigurați-vă că sunați compania și clarificați politicos toate informațiile necesare.
Un început bun este jumătate din succes
În „știința” scrierii scrisorilor de afaceri, s-au format deja anumite tradiții cu privire la ce expresie ar trebui să fie expresia „de pornire”.
Este obișnuit să folosiți următoarele expresii tipice pentru a începe o scrisoare de afaceri:
Confirmăm prin prezenta primirea scrisorii dumneavoastră nr. 24/1 din 18/07/07.
Vă mulțumim cu recunoștință că am primit cataloagele de produse de la stimata dumneavoastră companie
Ne referim la negocierile anterioare pe această temă.
Vă vom trimite o confirmare a solicitării noastre.
Ne face plăcere să vă informăm că.
pe lângă scrisoarea noastră nr. 12 din 12/12/05, vă informăm despre detaliile Beneficiarului
Conform solicitării dumneavoastră, vom livra mărfurile săptămâna viitoare.
În acest caz, frazele finale ar putea fi:
Aștept răspunsul tău
Rămânem cu profund respect
Vă mulțumim pentru atenția acordată produselor noastre
Vă rugăm să ne iertați pentru necazurile pe care vi le-am provocat.
Astfel, considerăm că această problemă este rezolvată
Sperăm că am putut să vă ajutăm să rezolvați această problemă.
În speranța de a dezvolta relații bune de afaceri cu dvs
În încheiere, am dori să vă exprimăm încă o dată sincera noastră recunoştinţă
Cu profund respect
Cu profund respect
Cu sinceritate.
În funcție de cui este adresată scrisoarea, care este conținutul acesteia, ar trebui să alegeți una sau alta frază pentru a începe scrisoarea și a o încheia.
Despre oficiali și parteneri
La pregătirea textului unei scrisori de afaceri, trebuie acordată o atenție deosebită locului în care va fi trimisă: autorităților guvernamentale (inspectoratul fiscal, parchetul, autoritățile locale, instanțe, etc.) sau furnizorilor, contractanților cu care am stabilit sau intenționăm. pentru a stabili parteneriate.
Pentru oficiali
Scrisorile către autoritățile de stat și municipale de la orice nivel necesită o pregătire mai atentă.
Astfel de scrisori trebuie scrise strict în forma prescrisă. Forma liberă și stilul liber de scriere sunt inacceptabile, deoarece o astfel de scrisoare pur și simplu nu va fi acceptată pentru execuție. Adesea, organismele oficiale transmit organizațiilor de nivel inferior forma scrisorilor care ar trebui urmate atunci când le scriu.
Stilul scrisorilor adresate reprezentanților guvernului și altor organisme oficiale ar trebui să fie exclusiv oficial și de afaceri. În același timp, nu sunt inacceptabile „libertăți” precum „bună ziua”, „salutări prietenești”, „așteptăm o rezolvare rapidă a acestei probleme”, „așteptăm acordul dumneavoastră”, etc. În serviciile guvernamentale oficiale, acest lucru va fi perceput ca proaste maniere.
Acest stil se caracterizează prin claritate, concizie și acuratețe a prezentării. În esență, limbajul documentelor oficiale este un fel de set de clișee și clișee. Expresiile standardizate facilitează perceperea textului și chiar pregătirea unei scrisori oficiale. Următoarele expresii sunt tipice pentru corespondența oficială:
ia măsuri imediate, sesizează, sesizează cât mai curând posibil, asigură execuția corespunzătoare
stabilirea unei monitorizări regulate a calității produselor
atribuie responsabilitatea executării lui.
conform ordinului. pe baza unui ordin oral.
în legătură cu punerea în funcţiune a unui nou complex
din cauza absenţei.
din cauza expedierii premature a unui lot de mărfuri etc.
Într-o scrisoare oficială, în primul rând, ar trebui să depuneți eforturi pentru o declarație clară și concisă a esenței problemei, menținând un ton neutru. Nu încerca să-ți arăți extraordinara personalitate creativă și să demonstrezi un nivel intelectual înalt folosind o propoziție subordonată după alta. Construind propoziții complexe, riști să pierzi sensul literei.
În plus, dacă scrisoarea necesită prezența atașamentelor, atunci nu ar trebui să vă limitați la a indica pur și simplu numărul acestora, de exemplu, „Anexe: pe 18 foi”. Toate atașamentele la scrisoare ar trebui să fie listate, atribuindu-le un număr de serie corespunzător.
Nu economisiți timp și energie prin conectarea la aplicații! Este foarte important să scrieți numele complet al documentului așa cum apare în originalul atașat. Nici abrevierile nu sunt permise aici. Vizavi de numele documentului trebuie să indicați numărul de pagini. Apoi, după lista completă a documentelor din cerere, este indicat numărul total de pagini ale tuturor cererilor.
Toate aceste măsuri vor permite, dacă este necesar, să controlați funcționarii și să nu le dea șansa de a vă amâna scrisoarea, invocând unele inexactități sau lipsa unui document necesar.
Ca exemplu de scrisoare către agențiile guvernamentale, poate fi dat următorul text:
Dragă Arkady Semenovici!
Vă informăm că, pe baza unei cereri din partea Comitetului de la Moscova pentru înregistrarea drepturilor imobiliare și a tranzacțiilor cu acesta, înregistrarea de stat a contractului de închiriere pentru spații la adresa: Moscova, strada Krasnogvardeyskaya, bldg. 8 pentru Nr. 77-01/00-02/29741 (contract de închiriere anexat).
Vă rugăm să faceți modificările corespunzătoare la cardul de înregistrare.
Anexe: Contract de închiriere Nr.77-01/00-02/29741 pe 12 pagini.
Cu sinceritate,
Director al unei agenții guvernamentale A.I. Zaitsev
Pentru parteneri
Scrisorile de afaceri către persoane juridice (întreprinderi, companii etc.) sunt de obicei scrise fie de la a treia persoană a unei singure persoane, de exemplu: organizatia informeaza, sesizeaza, va lua toate masurile necesare&hellip etc sau la persoana I plural: te anuntam, trimitem un lot de cataloage la adresa ta, trimitem la cererea ta.
Multe organizații, încercând să-și creeze propriul stil corporativ recunoscut, pe lângă standardele de stat pentru pregătirea documentelor, își dezvoltă propriile instrucțiuni interne pentru munca de birou. De exemplu, mulți măresc marginea inferioară a documentelor în care sunt tipărite antetul și subsolul, ceea ce, la rândul său, vă permite să găsiți rapid acest document în formă electronică. În plus, recent practica s-a răspândit atunci când, la pregătirea contractelor, contractelor și acordurilor, acestea lasă o marjă inferioară a documentului mai mare decât de obicei. Această practică se datorează faptului că, conform regulilor muncii de birou, fiecare foaie individuală a unui document trebuie vizată de părțile care semnează un astfel de document.
O scrisoare de afaceri trebuie să fie însoțită de următoarele detalii:
1. Antet scrisorii (numele organizației destinatare, INN/KPP, adresa poștală, numerele de telefon și de fax, detalii bancare (dacă este necesar)).
2. Data și numărul documentului.
3. Indicarea destinatarului (numele companiei, funcția, numele complet al funcționarului).
4. Titlul textului scrisorii sau motivul principal al conținutului acesteia.
5. Recurs.
6. Textul scrisorii.
7. Formula finală a politeții.
8. Semnătura (înainte de semnătură, indicați numele companiei și funcția persoanei împuternicite care a semnat scrisoarea. Dacă scrisoarea a fost întocmită de un alt angajat, atunci trebuie indicate numele complet și numărul de telefon de contact al interpretului) .
9. Aplicare. Prezența aplicației (aplicațiilor) este indicată în partea stângă jos a scrisorii. În continuare, se raportează tipul de aplicație, se indică numele aplicațiilor și numărul de pagini.
Un singur scop - o scrisoare
Dacă mai multe scrisori de afaceri sunt trimise unui singur destinatar în același timp, este recomandabil să pregătiți scrisori separate pentru fiecare număr.
De exemplu, o instituție a primit o comandă de mobilier de birou. La descărcarea mărfii au fost descoperite unele defecte de calitate a mărfii. Instituția intenționează să contacteze furnizorul pentru a corecta defectele (înlocuirea defectelor), și dorește, de asemenea, să solicite ca următorul lot de mărfuri să sosească cu 10 zile mai devreme. În acest caz, sunt pregătite două scrisori separate. Prima scrisoare va fi, în consecință, o plângere, iar a doua - o cerere. Este pur și simplu necesar să separați astfel de subiecte, deoarece acest lucru nu vă va permite numai să urmăriți soarta oricărei probleme, ci va facilita și rezolvarea acesteia, deoarece o cerere de livrare anticipată sau, dimpotrivă, o plângere de calitate nu se va pierde în corespondența, dar va fi văzut și, cel mai probabil, mulțumit de cealaltă parte.
Dacă într-o singură scrisoare este necesar să se acopere mai multe probleme interdependente, atunci este mai bine să prezentați fiecare problemă într-un paragraf separat.
De la simplu la complex
Potrivit GOST, se face o distincție între scrisorile de afaceri simple și complexe.
Scrisorile simple, de regulă, nu necesită aprobare juridică sau administrativă specială. Volumul unei astfel de scrisori nu trebuie să depășească una - maximum două foi dactilografiate.
Scrisorile complexe sunt de obicei dedicate problemelor care necesită o prezentare detaliată a situației, analiza ei, evaluarea, argumentarea detaliată și formularea concluziilor. O astfel de scrisoare poate avea mai multe pagini, dar nu mai mult de patru.
Despre sora talentului și politeței
La toate cele de mai sus, putem adăuga că scrisoarea de afaceri ideală este o scrisoare scrisă pe o singură pagină. Trebuie să ne străduim pentru asta.
În plus, dacă scrisoarea conține un link către comenzi, pretenții, plăți, documente, specificații etc. trimise/efectuate anterior, atunci este indicat să atașați la scrisoare copii ale acestor documente. Astfel, vei da dovadă de politețe față de destinatarul tău, salvându-l de efort inutil. La urma urmei, după ce a primit o astfel de scrisoare, nu va trebui să scoată arhivele sau să caute documentul necesar în dosarele sale. Excepție fac acele cazuri în care documentul, scrisoarea etc. la care se face referire este la fel de bine cunoscut de ambele părți din corespondența anterioară, convorbirile telefonice etc. În acest caz, nu va fi necesar să atașați din nou o copie a acestui document. .
Și acum - livrare și hellip
După ce ați scris o scrisoare, trebuie să luați în considerare modul în care aceasta va fi livrată destinatarului. În prezent, cele mai accesibile modalități de trimitere a corespondenței sunt: trimiterea unei scrisori prin fax (fax), prin oficiul poștal, prin curier și prin servicii speciale de curierat.
Fiecare metodă are propriile sale avantaje și dezavantaje. Să le aruncăm o privire mai atentă.
Trimitere prin fax
Faxurile sunt în esență doar scrisori rapide, așa că li se aplică toate cerințele pentru scrisori. Faxurile sunt documente oficiale care trebuie înregistrate și executate ca și cum ar fi o scrisoare comercială obișnuită.
În lumea afacerilor moderne, aproximativ 80% din toată corespondența este efectuată prin fax, ceea ce asigură o eficiență ridicată.
În practică, de foarte multe ori faxurile sunt acceptate prin trimiterea scrisorii originale. Acest lucru este necesar, de exemplu, la rezolvarea problemelor financiare, a solicitărilor către bancă, pentru furnizarea documentelor de raportare stricte, adică în toate cazurile în care este necesară o scrisoare originală cu sigiliul și semnăturile persoanelor autorizate, care se depune la dosar.
Scrisoarea originală poate fi trimisă prin scrisoare recomandată cu notificare. Termenul de livrare pentru o astfel de scrisoare în Rusia este de una până la două săptămâni. O săptămână mai târziu veți primi o notificare că documentul a fost livrat destinatarului. În acest caz, termenele atât de lungi nu au o importanță deosebită, deoarece lucrările asupra documentului (execuția documentului) se efectuează pe bază de fax. Documentul original este doar o „urmă” necesară în afaceri.
Trimitere prin posta
Acest tip de livrare este convenabil deoarece nu trebuie să stați la coadă la oficiul poștal. Tot ce trebuie să faceți este să lipiți ștampilele și să aruncați scrisoarea în cutia poștală. Și deși serviciile poștale au funcționat destul de eficient în ultimul timp, nu recomandăm trimiterea unei scrisori comerciale importante fără garanție și fără confirmarea primirii expedierii și livrării.
Dar, în anumite cazuri, această metodă este foarte convenabilă. De exemplu, pentru a trimite felicitări, certificate semnate de lucru finalizat (vorbim despre serviciile organizațiilor terțe: livrarea apei, traducere, depozitare arhivă, servicii telefonice), care, la rândul lor, ne vin și prin poștă.
Folosirea unui curier pentru corespondența de afaceri este o modalitate foarte convenabilă care vă permite să livrați rapid și ieftin scrisori și pachete de afaceri.
Principalul lucru aici este să oferiți curierului instrucțiuni precise și cuprinzătoare, deoarece curierii, de regulă, sunt fie persoane foarte tinere, care sunt puțin interesate de munca lor, fie pensionari care lucrează pentru un venit suplimentar. Mulți dintre ei nu cunosc bine orașul, alții nu au suficiente abilități de comunicare pentru a rezolva în mod independent orice problemă care a apărut în legătură cu livrarea unei scrisori (persoana de contact nu a fost acolo, nu poate trece prin telefon, a amestecat adresa sau numele companiei etc.) .P.).
Prin urmare, pregătiți instrucțiuni detaliate pas cu pas pentru curier, desenați un plan al zonei, furnizați numărul maxim de numere de contact, discutați cu acesta posibilele opțiuni pentru acțiunile sale în diferite cazuri: plan A, plan B... Da , plictisitor. Dar dacă nu sunt date instrucțiuni clare, curierul poate petrece întreaga zi fără a livra scrisoarea destinatarului.
Serviciu de curierat rapid (expediere si livrare urgenta a documentelor, marfa) (TNT, DHL, UPS)
Birourile acestor mari companii internaționale de livrare rapidă sunt situate în Moscova și multe alte mari orașe rusești.
O astfel de livrare este indispensabilă și extrem de necesară atunci când trimiteți documente urgente în străinătate sau în alte orașe îndepărtate. Poșta rapidă poate fi, de asemenea, încredințată cu documente deosebit de importante, cum ar fi contractele de împrumut.
S.V. Ivanova,
psiholog, antrenor de afaceri, Moscova
Studiu
Un antet de companie este o coală de hârtie, de obicei de dimensiunea A4 (210x297 mm), pe care sunt tipărite detaliile companiei, inclusiv:
1. numele companiei,
2. logo (dacă este disponibil),
3. informații de contact (adresă, telefon, e-mail. site web (dacă este disponibil),
4. detalii bancare (optional).
Antetul este un atribut foarte important al oricărei organizații. De fapt, acesta este unul dintre mijloacele de publicitate. La urma urmei, uneori, aici un potențial client sau partener începe să se familiarizeze cu compania ta. Prin urmare, se crede că fiecare companie, indiferent de dimensiunea sa, ar trebui să aibă propriul antet.
Crearea unui antet este primul pas în crearea unei identități corporative. Este indicat să faceți acest lucru, chiar dacă compania are un singur angajat și cuvântul „corporate” în acest caz vi se pare nepotrivit.
Textul de pe antetul indică seriozitatea scrisorii. Formularele de înaltă calitate indică faptul că compania este atentă la propria imagine.
În prezent, există un număr foarte mare de tipografii în care poți dezvolta rapid un aspect al unui antet, alegând un design ținând cont de specificul afacerii tale. Costul minim de dezvoltare a designului este de la 1000-2500 de ruble. Aici se poate produce modelul rezultat.
Costul producerii unui antet depinde de metoda de imprimare. Aproape peste tot vi se vor oferi cel puțin 2 opțiuni: imprimare digitală sau offset.
Costul producerii formularelor în format digital va fi mai mare pe copie, dar este mai profitabil pentru comenzile mici (până la 3.000 de exemplare). În acest caz, timpul de producție pentru formulare este semnificativ mai mic decât în cazul tipăririi offset - de la 1 oră la 1 zi, în funcție de volumul de muncă al tipografiei.
Metoda de imprimare offset este justificată din punct de vedere economic doar pentru tirajele mari de formulare. În ceea ce privește timpul de producție pentru formulare, acesta este, de asemenea, semnificativ inferior tipăririi digitale - de la 6-10 zile.
Antetele sunt tipărite atât pe hârtie de birou obișnuită, cât și pe hârtie originală de designer, care poate avea o densitate mai mare, diverse opțiuni de culoare, filigrane, ștanțare texturată etc. Aici, zborurile de lux sunt de obicei limitate doar de preț.
Dar nu disperați dacă nu aveți bani pentru a vă produce antet profesional. În acest caz, vă oferim mai multe mostre de bază de formulare de companie, folosindu-vă în mod independent să vă dezvoltați propriul formular în 10-20 de minute și îl puteți imprima oricând pe o imprimantă obișnuită. Amintiți-vă: concizia este sora talentului.
Este important ca antetul dvs. să conțină informații de bază despre companie și ca contrapartea dvs. să poată găsi întotdeauna informații despre acesta pentru a vă contacta.
Formatarea unei scrisori oficiale
Bună, dragă cititor!
Nu este un secret pentru nimeni că abilitatea de a compune și formata în mod competent scrisori oficiale este o parte integrantă a profesionalismului unui angajat, fie că acesta este director sau manager de mijloc. Acest lucru este valabil mai ales în acele companii ale căror contrapartide sunt organizații mari cu aproximativ 500 de oameni în personal. O scrisoare bine scrisă este imaginea companiei; este una dintre componentele etichetei în afaceri. aceasta este cartea de vizită a întreprinderii și din acest document aparent nesemnificativ se pot trage concluzii semnificative.
Modul de formatare a scrisorii sunt definite detaliile și conținutul
Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale (M. 2001) și standardul de stat GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”
Regulile uniforme pentru pregătirea documentelor prevăd:
Forța juridică a scrisorii
Redactarea și executarea scrisorilor de înaltă calitate și la timp
Organizarea căutării prompte a scrisorilor.
Reguli pentru scrierea scrisorilor oficiale:
1. Scrisoarea este întocmită pe antetul organizației. Vei spune, ei bine, regula este deja clară. Da. Zilele trecute am primit un mesaj foarte important pe email, in body, nu pe antet. Dar cum rămâne cu forța juridică a documentului?
2. În colțul din stânga sus sunt indicate numărul documentului de ieșire și data întocmirii celui mai recent document. Fiecare organizație stabilește în mod independent regulile pentru atribuirea unui număr de ieșire unui document.
3. În colțul din dreapta sus scriem cui îi este destinată scrisoarea: directorul general al SRL Romashka sau directorul comercial al aceluiași SRL. Dacă nu cunoașteți numele corect al postului, atunci scrieți pur și simplu șefului întreprinderii, iar apoi el însuși va decide cui să-l scrie.
4. Asigurați-vă că indicați subiectul scrisorii în colțul din stânga: despre o rambursare, despre o întârziere în livrarea materialelor etc.
4. Începem litera cu cuvintele: Dragă IO (prenume și patronimic). Verificăm cu atenție greșelile de ortografie. Dacă aveți îndoieli, verificați din nou, Google vă va ajuta.
5. Încheiem scrisoarea cu cuvinte de recunoștință: cu respect pentru tine și afacerea ta, mulțumesc anticipat, cu respect, sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă etc.
6. Sub semnătura funcționarului, indicăm executorul documentului cu un număr de contact.
Lucruri de reținut când scrieți o scrisoare oficială:
Când scrii o scrisoare, sarcina ta este să o saturi cu informații, nu cu emoții. Exprimați-vă gândurile în mod neutru, cu fapte și concluzii logice.
Dacă vă adresați personal destinatarului într-o scrisoare, pronumele personal este Tu, Tu, Tu, etc. scriem cu majuscule,
Trebuie să scrieți la plural: întrebăm, informăm, indicăm, reamintim etc. Scrisoarea reprezintă interesele organizației, nu cele personale.
După ce ați scris o scrisoare, trebuie să o amânați pentru un timp - de preferință până mâine. Ei bine, dacă ceva este urgent, atunci timp de 20-30 de minute. Apoi luați documentul tipărit și citiți-l din nou. Cu siguranță, veți găsi mici erori, inexactități în formulare sau omisiuni.
Și cel mai important, amintiți-vă că există excepții de la orice regulă))).
Sper că acest articol a fost util, așa că vă voi fi recunoscător dacă apăsați butoanele sociale. retelelor.
Și în sfârșit, desert - o scrisoare către sultanul turc:
Anastasia Zakharova a ta
Scrisorile de cerere sunt o parte integrantă, importantă și necesară a corespondenței de afaceri. Pe de o parte, acestea sunt cereri cu tact și diplomatie pe probleme de actualitate, pe de altă parte, sunt un instrument pentru atingerea anumitor scopuri ale destinatarului. Scopul oricărei scrisori de cerere este de a determina destinatarul să întreprindă anumite acțiuni solicitate de autorul scrisorii. Cum să scrii o scrisoare de cerere pentru a ajunge cât mai aproape de un răspuns pozitiv?
Orice scrisoare de cerere trebuie să conțină o justificare bine gândită și o declarație clară a cererii. În plus, puteți folosi tehnici care măresc eficiența scrisului.
Pasul 1. Pe cine contactați pentru solicitarea dvs.?
Adresați-vă destinatarului personal, de preferință prin prenume și patronim:
„Stimate Ivan Ivanovici!”, „Stimate domnule Ivanov!”
În primul rând, vă veți exprima respectul față de destinatar, iar în al doilea rând, o solicitare adresată unei anumite persoane îi impune responsabilitatea pentru implementarea acesteia. Există situații când o solicitare este adresată unei echipe sau unui grup de oameni. În acest caz, este de asemenea recomandabil să personalizați cât mai mult posibil recursul:
„Dragi colegi!”, „Dragi manageri!”, „Dragi angajați juniori!”, „Dragi angajați HR!”
Pasul 2. De ce mă contactați?
Fă un compliment destinatarului. Făcând un compliment destinatarului, îi răspunzi la întrebarea: „De ce îmi pui această întrebare?” Observați realizările sale trecute sau calitățile personale.
„Ești întotdeauna gata să asculți și să găsești cea mai bună modalitate de a rezolva problema aproape tuturor celor care te contactează. Și, pentru a-ți da credit, ai ajutat o mulțime de oameni.”
„Sunteți un expert de top în domeniu...”
„Ați ajutat mulți oameni să rezolve cele mai dificile probleme din domeniul...”
Această tehnică va permite destinatarului să analizeze cererea mai îndeaproape și să încerce să găsească o oportunitate de a satisface la naiba cu ea.
Un compliment este potrivit atunci când vine vorba de solicitări nestandardizate, când trebuie să cucerești destinatarul, când trebuie să atragi atenția asupra anumitor merite și calități care sunt necesare și importante pentru îndeplinirea cererii tale.
Este foarte important să nu depășiți granița dintre un compliment și o lingușire grosolană. Fi sincer.
Pasul 3. Justificarea cererii
Orice solicitare trebuie să fie justificată cu privire la motivul pentru care faceți această solicitare specială. Introduceți destinatarul în contextul problemei dvs.
În această etapă, trebuie să selectați cele mai importante trei argumente pentru destinatar. Cel mai bine este să construiți argumente după următoarea schemă: puternic - mediu - cel mai puternic.
Solicitările vin în diferite niveluri de complexitate, astfel încât destinatarul nu este întotdeauna interesat să îndeplinească cererile cuiva. El trebuie să fie convins că îndeplinirea cererii are potențiale beneficii:
Interesează destinatarul
Oferă-i să implementezi o oportunitate atractivă pentru el legată de îndeplinirea cererii tale:
„În orice moment, oamenii cu gânduri de afaceri și întreprinzători s-au străduit nu numai să obțină succesul material, ci și să își lase amprenta în istoria patriei lor, să fie amintiți pentru faptele lor bune și să câștige respect.”
« Activitatea de succes a oricărei comunități profesionale este, în primul rând, înțelegerea și sprijinul din partea sindicatelor prietenoase, participarea la evenimente și proiecte comune.».
« Desigur, marele tău obiectiv este un oraș curat și confortabil pentru oameni».
Sau exprimați o problemă care este foarte relevantă în special pentru destinatarul dvs.:
„Tu, în calitate de proprietar înțelept, probabil că ești îngrijorat de plimbările haotice ale copiilor de diferite vârste în locuri nepotrivite, ceea ce duce la creșterea accidentelor rutiere și la creșterea criminalității împotriva copiilor.”
„Departamentul dvs. a primit apeluri mai frecvente cu privire la chestiuni care nu sunt esențiale, ceea ce ocupă mult timp de lucru valoros.”
Arată cum cererea ta poate ajuta la realizarea oportunității:
« Și astăzi, când țara noastră se bazează pe tineret, este greu de găsit o cauză mai necesară, mai sfântă decât a ajuta tinerii și femeile din familii defavorizate. În orașul nostru există cei care oferă deja o astfel de asistență - sub auspiciile primăriei, centrul nostru de caritate „Heritage” funcționează cu donații de la cetățeni, predând adolescenților cu probleme meșteșuguri populare. ».
Sau pentru a rezolva problema:
„Echiparea unor locuri specializate pentru ca copiii de diferite vârste să petreacă timpul va ajuta la reducerea nivelului criminalității copiilor și la minimizarea accidentelor rutiere care implică copii.”
Descrieți semnificația cererii
Atunci când nu există nimic de oferit destinatarului sau în contextul acestei solicitări este nepotrivit, atunci este mai bine să aduceți la curent destinatarul. Aici trebuie să descrieți situația cât de complet este necesar pentru a înțelege relevanța cererii și importanța implementării acesteia. Semnificația cererii trebuie descrisă în așa fel încât să „atingă sufletul”. Dacă cererea nu se încadrează în categoria „sensibil”, atunci trebuie să arătați destinatarului relația cauză-efect, care va asigura că destinatarul îndeplinește cererea.
„De la (data), conform contractului de închiriere nr. X, chiria pentru 1 m2 este de 20 USD. într-o zi. În ultimele trei luni, a existat o scădere a activității comerciale din cauza instabilității economice și a tulburărilor sociale. Profitul mediu din tranzacționare este de 10 USD. pe zi, ceea ce nu este suficient nici măcar pentru a plăti chiria. Dacă nu se iau măsuri, antreprenorii privați vor fi obligați să-și închidă punctele de vânzare cu amănuntul, ceea ce vă poate afecta negativ veniturile.”
Astfel, trebuie să clarificați destinatarului că îndeplinirea cererii implică perspectiva de a primi beneficii materiale sau nemateriale.
Pasul 4. Declarația cererii
Când destinatarul este pregătit, puteți declara cererea reală. Textul cererii ar trebui să fie destul de concis și extrem de clar. În niciun caz nu ar trebui să existe ambiguitate sau subestimare. De exemplu, dacă vorbim despre reducerea chiriei, este important să indicam la ce nivel:
„Vă rugăm să reduceți nivelul chiriei până când situația se va stabiliza la 5 USD. pe m2 pe zi.”
Dacă vorbim de prestarea serviciilor, atunci faceți cererea cât mai precisă, indicând datele dorite, problema prețului etc.:
« Pentru a echipa un atelier de olărit, avem nevoie de un cuptor pentru arderea ceramicii - vă rugăm să ne ajutați să-l achiziționăm. Costul sobei cu instalare este de 998 mii de ruble».
În acest exemplu, nu este complet clar ce fel de ajutor este necesar de la destinatar. Ar fi mai bine să formulați cererea mai precis: „Vă rugăm să ne ajutați să achiziționăm un cuptor pentru arderea ceramicii prin transferul a 333 mii USD în contul bancar al companiei pentru producția și instalarea cuptoarelor.”
Orice ai cere, destinatarul trebuie să știe exact când, ce, cât și la ce preț vrei să primești. O cerere generalizată riscă mai mult refuzul, deoarece destinatarul nu are întotdeauna timpul și dorința de a se ocupa de detalii. În plus, riști să nu obții ceea ce îți dorești transferând inițiativa către destinatar.
De exemplu, antreprenorii privați au scris o scrisoare prin care cer o reducere a chiriei, dar nu au indicat la ce nivel doresc să reducă chiria:
„Vă rugăm să reduceți chiria până când situația se va stabiliza.”
Drept urmare, au primit o reducere a chiriei, dar doar puțin (cu 1% din cea existentă). Astfel, cererea lor a fost admisă, dar a făcut puțin pentru a schimba poziția inițiatorilor scrisorii.
În unele cazuri, textul cererii poate fi îngroșat pentru a-l scoate în evidență în text, dar nu abuzați de această tehnică.
Pasul 5: Rezumați solicitarea dvs.
Repetați solicitarea și subliniați cum va beneficia destinatarul dacă solicitarea este îndeplinită. Solicitarea ar trebui modificată oarecum. Cel mai bine este să construiți o propoziție conform schemei: „Dacă îndepliniți cererea, veți fi fericit”.
„Dacă ne întâlniți la jumătatea drumului și reduceți chiriile până când situația din regiune se va stabiliza, nu numai că veți putea salva peste 150 de locuri de muncă, dar nici nu veți suferi pierderi globale din cauza absenței totale a chiriei.”
Dar pot exista și alte opțiuni:
„Puteți fi siguri că fiecare rublă din donațiile voastre caritabile va merge către o cauză bună și va ajuta copiii aflați în situații dificile să devină cetățeni demni”.
„Puteți fi siguri că zâmbetul fiecărui copil vă va oferi satisfacție morală din munca voastră grea, iar eforturile și eforturile voastre sunt o investiție în cetățeni demni și fericiți ai viitorului apropiat.”
Principalul lucru este să repeți sensul cererii și beneficiile îndeplinirii acesteia. Beneficiul nu trebuie să fie material. Amintiți-vă că destinatarul este o persoană, iar sentimentele nu îi sunt străine.
EXEMPLU:
A fost |
A devenit |
|
„Vă rugăm cu drag, I.I. Ivanov, organizează o întâlnire a solicitanților cu directorul principal al companiei tale. Vă vom fi recunoscători pentru ajutorul dumneavoastră. Cu respect și recunoștință, Director al centrului de ocupare P.P. Petrov" |
- |
„Dragă Ivan Ivanovici! Compania dumneavoastră participă de câțiva ani la Programul de orientare în carieră pentru solicitanți, ajutându-i să decidă cu privire la alegerea profesiei. În calitate de manager de resurse umane, sunteți interesat de formarea profesioniștilor, iar noi suntem gata să îi ajutăm pe școlari să înceapă să-și formeze maeștri în meseria lor. Astăzi, profesia de manager este una dintre cele mai comune, dar mulți solicitanți nu au o idee clară despre semnificația ei. În acest sens, vă rugăm să organizați o întâlnire a directorului general cu solicitanții în data de 23 martie la ora 15.00 la baza companiei dumneavoastră. Spunendu-le băieților despre secretele profesiei astăzi, puneți bazele pregătirii profesioniștilor adevărați de mâine. Poate că în câțiva ani unul dintre ele va duce compania dumneavoastră la un nou nivel de dezvoltare. Cu respect și recunoștință, Director al centrului de ocupare P.P. Petrov" |
Și nu uitați de designul scrisorii - aceasta este „fața” organizației. Dacă inițiatorul scrisorii de cerere este o organizație, atunci o astfel de scrisoare este întocmită pe antet cu semnătura managerului sau a persoanei autorizate. Dacă sunteți o persoană privată, atunci este suficient să respectați normele de bază în aranjarea elementelor literei. Aceste detalii sunt foarte importante din punct de vedere juridic și psihologic pentru destinatar și formarea imaginii corecte a expeditorului.
- | ||||
- | Trimiteți sute de propuneri, solicitări și alte scrisori de afaceri în fiecare zi, dar nu obțineți rezultatul dorit cu mesajul dvs.? Nu știți cum să reamintiți discret și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci instruirea online vă va ajuta cu siguranță „Abilități de scriere în afaceri”! Puteți trece prin el în orice moment convenabil. | - | - | |
- |
În fluxul de documente de afaceri, formatul scrisorii de cerere este folosit foarte des atunci când este nevoie de a obține consimțământul celei de-a doua părți sau un serviciu specific de la aceasta. Exemple gata făcute și exemple pentru diferite situații, precum și reguli pentru alcătuirea unor astfel de litere, pot fi găsite în acest articol.
Tradiția și regulile de întocmire a unei scrisori de cerere s-au dezvoltat exclusiv în managementul practic al documentelor - i.e. Nu există formulare sau instrucțiuni aprobate la nivel legislativ. Cu toate acestea, în general, trebuie urmată următoarea structură:
- Ca de obicei, se completează mai întâi „antetul”, care indică numele complet al organizației care trimite cu informațiile de contact corespunzătoare, precum și numele unui anumit angajat (de obicei directorul companiei) și numele destinatarului. organizare.
- Acesta este urmat de textul în sine, care constă într-o descriere a situației și justificarea cererii. Textul ar trebui să fie cât mai scurt posibil - de obicei 1-2 paragrafe sunt suficiente. Este important să vă exprimați cererea în mod specific și fără ambiguitate, astfel încât interlocutorul să înțeleagă clar esența recursului dumneavoastră.
- Urmează semnătura, transcrierea semnăturii și data întocmirii.
Astfel, este întocmit conform versiunii standard pentru astfel de documente - formularul este dat mai jos.
Eșantionul finit poate fi folosit ca exemplu.
NOTĂ. Decizia de a indica sau nu titlul documentului (adică de a scrie „Scrisoare de cerere” în mijloc) este luată de către expeditor însuși. De obicei, acest lucru este necesar în cazurile în care este oportun să se sublinieze natura documentului și scopul pe care o companie încearcă să-l atingă de la alta.
Deoarece în acest caz vorbim despre faptul că o companie se bazează pe o favoare sau chiar pe o concesiune din partea partenerului său, desigur, scrierea scrisorii, designul acesteia și chiar trimiterea acesteia ar trebui luate foarte în serios. Orice detaliu poate face o impresie, așa că este mai bine să țineți cont chiar și de nuanțele aparent nesemnificative:
- În primul rând, este mai bine să-l trimiteți folosind poșta fizică - poșta rusă obișnuită sau, chiar mai bine, o organizație privată care livrează corespondența ușă în ușă și mult mai rapid. Un mesaj în formă electronică, sau cu atât mai mult trimis prin fax, este adesea perceput mai impersonal, ca spam-ul.
- În plus, metoda fizică de execuție a documentelor (adică, ca poștă obișnuită) vă permite să faceți o impresie favorabilă în detrimentul hârtiei, plicurilor, ștampilei și altor mijloace de înregistrare mai scumpe.
- Pentru a scrie textul, se alege întotdeauna un antet al companiei - acest lucru vă permite să faceți cererea mai oficială.
- Este mai bine să evitați clericalismul evident în text - i.e. cuvinte și expresii stabile care sunt utilizate în mod obișnuit în mediul de afaceri. Ele literalmente „uscă” narațiunea și fac o impresie în general negativă. Ele pot fi înlocuite cu ușurință cu opțiuni mai originale - de exemplu, „Vă rugăm să luați în considerare” cu „Sper înțelegerea și asistența dumneavoastră în rezolvarea acestei probleme”.
- În cele din urmă, merită să aderăm în general la tradițiile corespondenței de afaceri, de exemplu. Textul este scris predominant într-un stil oficial de afaceri. Nu ar trebui să existe digresiuni lirice, structuri sintactice prea complexe sau fraze ambigue (în sens). Trebuie avut grijă ca mesajul să fie foarte ușor de perceput de către interlocutor, atât din punct de vedere al înțelegerii, cât și din punct de vedere psihologic.
SFAT. Dacă este posibil să scrieți textul manual, este mai bine să utilizați această metodă. O scrisoare scrisă de mână o face să iasă în evidență de toți ceilalți. Cu toate acestea, este mai bine să încredințați scrisul unui specialist care cunoaște tehnici de caligrafie.
Soiuri
În funcție de situația specifică, există diferite opțiuni de scrisori. Cele mai multe solicitări se referă la probleme financiare - de exemplu, oferirea unei reduceri, reducerea plății pentru un serviciu sau amânarea acestuia. O minoritate de scrisori de solicitare sunt dedicate asistenței în rezolvarea altor probleme. Cele mai frecvente cazuri și exemple gata făcute de scrisori sunt discutate mai jos.
Despre alocarea fondurilor
O solicitare de a aloca bani chiar și în scopuri caritabile este o cerere destul de serioasă. Prin urmare, la întocmire, este important să descrieți situația cât mai specific posibil și, în plus, să indicați clar pentru ce anume sunt necesari banii și din ce motiv nu pot fi luați din altă sursă.
La compilare, puteți folosi acest exemplu ca bază.
De la NPO „Curcubeu”
deputat al Adunării Legislative
Sankt Petersburg Miloshnikov I.N.
Dragă Ilya Nikolaevici! Directorul organizației non-profit Rainbow vă urează bun venit.” Organizația noastră a fost înființată în 2012 și, în toți acești ani, a oferit în mod continuu asistență financiară copiilor care suferă de forme acute de leucemie. Direcția principală a activității noastre este achiziționarea de medicamente adecvate și operații complexe.
În toți acești ani, principala sursă de finanțare a activităților noastre a fost întreprinderea SRL „...”. Cu toate acestea, în luna aprilie a acestui an 2017, volumul de finanțare a scăzut brusc, iar momentan nu putem desfășura evenimente caritabile în același volum.
Conform datelor noastre, bugetul anual al fondului, luând în considerare donațiile private, ar trebui să fie de 10 milioane de ruble. Astfel, din cauza încetării finanțării, este necesar să se acopere diferența în valoare de 8 milioane de ruble. anual. Sperăm în ajutorul dumneavoastră, deoarece momentan nu este posibil să găsiți sponsori.
Cu stimă, Svetozarov V.K.
Despre livrarea mărfurilor
Aici este important să-ți demonstrezi interesul și dorința de a coopera. Prin urmare, trebuie să găsești cuvintele potrivite, astfel încât interlocutorul tău să fie impregnat de încredere și să ia o decizie adecvată. Puteți lua acest exemplu ca bază.
Director general al SRL „...”
Nekrasov N.K.
De la directorul SRL „...”
Elizarova V.M.
Salutări, Nikolai Konstantinovici! La expoziția agricolă regională, care a avut loc în luna mai a acestui an, compania noastră a devenit interesată de mostrele de mașini și utilaje pe care le-ați oferit.
Am dori să începem cooperarea cu dumneavoastră prin livrarea unui lot de probă de mărfuri (lista completă este atașată ca document separat la această scrisoare). Garantăm plăți la timp pentru bunuri și servicii. Ne exprimăm speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.
Datele noastre de contact:
Cu stimă, Elizarov V.M.
Despre acordarea de reduceri
În prezent, acesta este un tip destul de comun, deoarece condițiile economice s-au înrăutățit în multe privințe. Experiența arată că a convinge o contraparte să ofere o reducere funcționează mai ales în următoarele cazuri:
- dacă companiile cooperează de mult timp, de exemplu, mai mult de un an;
- dacă o cantitate mare de mărfuri este cumpărată deodată.
către CEO
SRL „Avantage” Filippov G.V.
De la directorul Veres LLC
Alexandrova K.N.
Bună ziua, Gennady Viktorovich. Suntem încântați să observăm faptul că companiile noastre cooperează de mai bine de 2 ani. Vă exprimăm recunoștința pentru calitatea constantă a serviciilor dumneavoastră, precum și pentru asistența dumneavoastră în rezolvarea unor probleme curente.
Credem că nu este un secret pentru tine că în ultimul an situația economică pe nișa noastră de piață s-a deteriorat semnificativ. Din păcate, în momentul de față ne confruntăm cu o anumită lipsă de venit, care este asociată cu o scădere a profiturilor trimestriale.
În legătură cu aceste circumstanțe, sperăm în înțelegerea și acordul dumneavoastră pentru a oferi o reducere de 10% la serviciile care vor fi furnizate în următorul an calendaristic 2018. Desigur, o astfel de măsură este temporară și ne angajăm să cooperăm deplin în condiții reciproc avantajoase dacă situația economică se stabilizează.
Cu stimă, Alexandrov K.N.
Despre reducerea chiriei
În acest caz, rațiunea solicitării dumneavoastră din scrisoare va fi aproximativ aceeași cu cea discutată în exemplul anterior.
către CEO
SRL „Avantage” Filippov G.V.
De la directorul Veres LLC
Alexandrova K.N.
Bună ziua, Gennady Viktorovich. În anul fiscal care s-a încheiat în 2016, compania noastră a suferit pierderi care au depășit așteptările cu 10%. Suntem nevoiți să recunoaștem că compania noastră a fost afectată de criza financiară. Acest lucru se reflectă într-o scădere a fluxului de clienți cu 15-20% dintre proprietari.
În acest sens, sperăm ca acordul dumneavoastră să ofere o reducere de 10% la chirie. Vă rugăm să rețineți că suntem chiriași destul de mari și, în același timp, pe toată perioada cooperării noastre de cinci ani, nu am permis nicio întârziere la plată și am completat, de asemenea, toți ceilalți termeni ai contractului. Pornim de la faptul că această măsură este temporară, așa că suntem pregătiți să continuăm să plătim integral taxa de îndată ce situația pieței se va stabiliza.
Cu stimă, Alexandrov K.N.
Despre plata amânată
În acest caz, este important să recunoașteți că într-adevăr nu ați efectuat plata la timp și să explicați motivul în detaliu. Desigur, trebuie să indicați cu exactitate condițiile de rambursare a întregii sume.
Directorului SRL „Gruzodar”
Vakulov N.Yu.
De la directorul Parabolia SRL
Aksakova T.G.
Bună, dragă Nikolai Yurievich. În septembrie 2017, nu am plătit următoarea plată pentru serviciile dvs. în valoare de 100.000 de ruble. Te-am anunțat oficial cu o lună înainte de imposibilitatea efectuării unei plăți. În acest moment, clarificăm că compania a găsit fonduri de plată. Vă rugăm să furnizați un plan de rate pentru două luni: octombrie și noiembrie (50.000 de ruble fiecare).
Nu ne sfiim de obligațiile și datoriile noastre financiare și vă atragem atenția asupra faptului că în toți cei 3 ani de cooperare nu am încălcat niciodată contractul. Sperăm să înțelegeți și așteptăm cu nerăbdare o cooperare reciproc avantajoasă în continuare.
Cu stimă, Aksakov T.G.
Vă rugăm să plătiți pentru o altă companie
Astfel de solicitări pot apărea în cazurile în care o companie se angajează să îndeplinească obligațiile financiare ale unei alte companii în anumite condiții. Puteți folosi acest șablon ca exemplu.
IP Blagodarova A.K.
de la IP Inina A.A.
Bună, dragă Anatoly Konstantinovich. După cum știți, aveți o datorie față de mine în valoare de 100.000 de ruble. În ultimul exercițiu financiar, am contractat și o datorie față de 3 companii în valoare de 50.000 de ruble. Vă sugerez să-mi plătiți integral datoria. Din partea mea, garantez furnizarea de planuri de rate pentru întregul sold al datoriei dumneavoastră pe o perioadă de 6 luni.
Cu stimă, Inin A.A.
Despre asistență în rezolvarea problemei
În cele din urmă, dacă trebuie să rezolvați o problemă specifică, puteți scrie următorul text:
IP Nikanorov V.R.
De la directorul Good Solutions LLC
Abdulova V.N.
Dragă Vladimir Romanovici, conduc o organizație de caritate care organizează vacanțe de Anul Nou pentru copiii din familii cu venituri mici. După cum am aflat din surse deschise, vindeți produse de cofetărie. Va rugam sa organizati aprovizionarea cu cadouri de Revelion in valoare de 1000 de bucati pentru 20 de evenimente.
Din partea noastră, vă garantăm să vă exprimăm recunoștința scrisă și verbală și să lăsam feedback pozitiv în toate organizațiile, la cererea dumneavoastră.
Cu stimă, Abdulova V.M.
1. Scrisoarea este tipărită pe hârtie albă sau de culoare deschisă în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm).
2. Foaia trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:
20 mm - stânga;
10 mm - dreapta;
20 mm - sus;
20 mm - mai jos.
Data scrisorii este data la care a fost semnată. Data este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.
4. Număr de ieșire.
Numărul de înregistrare (de ieșire) al scrisorii constă în numărul său de serie, care poate fi completat la discreție cu un index (de exemplu, inițialele șefului de direcție). Numărul de înregistrare al unei scrisori compilat în comun de două sau mai multe departamente este format din numerele de înregistrare ale literei fiecăruia dintre aceste departamente, separate printr-o bară oblică.
6. Destinatar
Destinatarul poate fi organizații, diviziile lor structurale, oficiali sau persoane fizice. Când se adresează o scrisoare unui funcționar, inițialele sunt indicate ÎNAINTE de nume. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ.
De exemplu:
SRL „Numele companiei”
Departamentul de planificare
Poziția persoanei căreia i se adresează scrisoarea este indicată în cazul dativ, De exemplu:
către CEO
SRL „Numele companiei”
A.A. Ivanov
SRL „Numele companiei”
Departamentul de planificare
B.B. Petrov
Scrisoarea nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” nu este indicat înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar. Dacă numărul de destinatari este mai mare, se creează o listă de corespondență.
Atributul „Destinatar” poate include o adresă poștală. Elementele adresei poştale sunt indicate în ordinea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poştale.
Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, De exemplu:
SRL „Numele companiei”
Bulevardul Yaroslavsky, 12, Yaroslavl, 150001
Când adresați o scrisoare unei persoane, indicați numele și parafa destinatarului, apoi adresa poștală, De exemplu:
Sidorov V.V.
Sf. Svobody, 5, apt. 12,
Iaroslavl, 150000
7. Textul scrisorii
Textul scrisorii este redactat sub forma unui tabel, text coerent sau o combinație a acestor structuri.
Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile ulterioare.
Un text conectat constă de obicei din două părți. Prima parte indică motivele, motivele, scopurile redactării scrisorii, a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, propuneri, recomandări. Textul poate conține o ultimă parte (de exemplu, o cerere fără explicații).
În textul unei scrisori întocmite pe baza documentelor altor organizații, sunt indicate detaliile acestora: numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, titlul la textul.
În scrisoare sunt utilizate următoarele forme de prezentare:
persoana întâi plural ( „vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți pentru considerare”);
persoana întâi singular ( „Consider că este necesar”, „vă rog să evidențiați”);
Persoana a treia singular ( „societatea nu se opune”, „Nume” SRL consideră posibil”).
8. Aplicare
Se emite o notă care indică prezența atașamentului menționat în textul scrisorii in felul urmator:
Aplicare: pentru 5 l. in 2 exemplare.
Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate, De exemplu:
Anexă: 1. Contract de închiriere pentru 5 l. in 2 exemplare.
2. Certificat de transfer și acceptare pentru 1 litru. in 2 exemplare.
Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.
Dacă la scrisoare este atașat un alt document, care are și un atașament, se emite o notă care indică prezența atașării in felul urmator:
Anexă: scrisoarea Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 05.05.2007 N 02-6/172 și o anexă la aceasta, doar 3 pagini.
Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele specificate în document, atunci este emisă o notă care indică disponibilitatea acesteia in felul urmator:
Aplicare: pentru 3 l. in 5 exemplare. doar la prima adresă.
9. Semnătura
Detaliul „Semnătură” include: titlul funcției persoanei care a semnat scrisoarea (complet dacă scrisoarea nu este întocmită pe antet și prescurtat pentru o scrisoare întocmită pe antet) și o transcriere a semnăturii ( inițiale, prenume), De exemplu:
Atunci când o scrisoare este semnată de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, De exemplu:
La semnarea unui document de către mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, De exemplu:
10. Tipăriți
Amprenta sigiliului atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documentele care atestă drepturile persoanelor care consemnează fapte legate de fonduri FINANCIARE, precum și pe alte documente FAZĂ certificare a unei semnături autentice.
11. Interpret
Semnul despre executant cuprinde inițialele și prenumele executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. Un semn despre interpret este plasat pe partea din față sau din spate a ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, De exemplu: