Ce poți scrie în loc de o notă explicativă? Cum se scrie o notă explicativă? Exemplu de redactare a unei note explicative
O notă explicativă este documentul intern al organizației, care explică anumite acțiuni sau incidente.
Nu există un formular unificat pentru acest document, dar manualul, dacă se dorește, poate aproba. O notă explicativă este scrisă de un angajat al organizației într-un singur exemplar pe o coală A4 goală. Conține informații despre cine contactează pe cine, precum și o explicație a situației.
Nota poate fi scrisă de mână sau folosind tehnologia de imprimare, principalul lucru este că este prezentă toate numele, data și semnătura angajatului.
feluri
În funcție de conținutul său și de motivele compilării, nota poate fi Mai multe tipuri:
- achitare- conține informații care explică propriul comportament, comiterea oricărei acțiuni sau, dimpotrivă, inacțiune.
- Explicativ— salariatul explică acțiuni în afara controlului său, care au fost efectuate de alte persoane, sau au apărut din anumite circumstanțe.
Cum să scrii corect pentru a evita pedeapsa
O mare parte din succesul scrierii unei note explicative depinde de ea redactare corectă, pentru aceasta trebuie să vă conformați câteva reguli:
- evitați o cantitate mare de informații inutile și narațiunile lungi; informațiile trebuie să conțină informații utile care explică situația;
- nu folosiți expresii elocvente care insultă sau, dimpotrivă, laudă pe cealaltă parte care a luat parte la situație;
- nu ascunde adevărul și nu-ți muta vina asupra nimănui; o mărturisire sinceră este mai favorabilă pentru tine însuți;
- Evitați greșelile gramaticale și de ortografie și petele din nota explicativă; aceasta trebuie scrisă pe o foaie de hârtie albă curată, cu un scris de mână ordonat și lizibil; documentul nu trebuie să provoace iritare doar prin aspectul său.
În ciuda faptului că nota explicativă nu are o formă unificată, aceasta este întocmită conform anumite reguli:
![](https://i0.wp.com/znaybiz.ru/wp-content/uploads/2017/10/pravila-sostavlenija-objasnitelnyh.jpg)
Dacă nota este scrisă în formă tipărită semnătura este încă scrisă de mână.
Se poate întocmi o notă explicativă conform diverse motive, cel mai adesea acesta este:
- absența de la serviciu;
- greșeli la locul de muncă, nerespectarea fișelor postului;
- neimplementarea planului de lucru;
- la serviciul fiscal;
- de la casierie;
- la o grădiniță;
- la Universitate;
- profesorul de clasă la școală;
- absența de la întâlnirile părinți-profesori.
Absența de la locul de muncă
Una dintre încălcările grave care pot duce la concediere conform articolului este un astfel de act trebuie să fie însoțită de un document explicativ. În partea principală, prima propoziție indică numele angajatului și câte zile lucrătoare a lipsit, precum și datele care au căzut în aceste zile. După aceasta, este indicat motivul absenteismului; explicația trebuie să fie legată logic și veridic. Cel mai adesea, a nu merge la serviciu se întâmplă pentru că motive:
- probleme de sanatate;
- îngrijirea unuia dintre membrii familiei;
- reparații de urgență;
- accident de mașină;
- condiții meteorologice necorespunzătoare;
- detenție temporară într-un loc de privare de libertate.
Cel mai bine este ca nota să fie susținută de unele dovezi, precum un certificat medical, un document despre un accident sau un certificat de la departamentul de locuințe și servicii comunale etc.
Greșeala la locul de muncă, nerespectarea fișelor postului
Este obișnuit ca un angajat să facă greșeli, acest lucru este facilitat de factori umani simpli, precum oboseala, sănătatea precară, îngrijorarea, stresul, neatenția, problemele familiale sau lipsa de profesionalism.
De asemenea, din anumite motive, un angajat poate încălca regulile pe care este obligat să le respecte conform fișei postului său. Indiferent de natura erorii și de motivul apariției acesteia, angajatul trebuie să explice această situaţie.
Nota explicativă indică mai întâi ce a fost perfect și apoi din ce motiv s-a întâmplat. Tot ce este scris ar trebui să fie clar pentru cititor, iar explicația trebuie să fie veridică.
Nerespectarea planului de lucru
Există situații în care un angajat nu a reușit să facă față volumului de muncă stabilit pentru o anumită perioadă. Această situație ar trebui comentată și de angajat. Nota explicativă ar trebui să indice cu ce anume nu a reușit angajatul să facă față, ce volum de muncă a fost indicat conform planului și cât de mult a fost finalizat efectiv.
În continuare, se indică din ce motiv s-a întâmplat acest lucru - lipsa timpului, a echipamentului, influența altor factori sau încetineala angajatului. De asemenea, puteți indica pe scurt dorințele dvs. de a ajuta la îmbunătățirea productivității.
La serviciul fiscal
Fiecare perioadă de raportare organizația trebuie să prezinte informațiile necesare la serviciul fiscal, acest lucru se poate întâmpla în următoarele cazuri:
- nedepunerea la timp a declarației fiscale la serviciu;
- identificarea erorilor din declarație la scrierea cuvintelor sau numerelor;
- discrepanțe între datele de care dispune fiscul și cele transmise de organizație.
Nota explicativă este atașată declarației modificate și poate fi depusă fie personal, fie trimisă prin poștă. Trebuie să răspundă în detaliu, dar nu într-un volum foarte mare, la întrebările pe care inspectorul fiscal le are, de exemplu, de ce s-a obținut această cifră finală, metode de calcul al impozitelor, sau din ce motiv s-au făcut erori.
De la casierie
Job de casier foarte responsabil, deoarece se desfășoară în strânsă legătură cu fondurile. Prin urmare, fiecare acțiune eronată trebuie să fie însoțită de o explicație și, dacă este posibil, de dovezi atașate acesteia. Se întocmește o notă în următoarele cazuri:
- când un cec este respins pentru o sumă greșită;
- efectuarea de returnări pe o bandă de chitanță;
- calcul incorect, care a dus la o lipsă sau un excedent de fonduri în casa de marcat;
- întreținerea necorespunzătoare a documentelor de numerar.
Partea principală a expunerii explicative indică data erorii, suma incorectă, diferența de date, numerele de cec și motivul acestei acțiuni. De asemenea, puteți indica dacă a fost corectat și în ce mod. Ulterior, se anexează chitanțele de confirmare cu semnăturile casierului, dacă există.
La o grădiniță
Părinții scriu de obicei explicații la grădiniță în cazurile în care copilul a lipsit câteva zile, dar nu din cauza concediului medical, sau nu a vizitat un medic, ci tratate independent de părinți.
Nota este scrisă nu pe numele profesorului, ci pe numele directorului grădiniței. Indică numele copilului, câte zile a ratat, la ce date au căzut și motivul absenței copilului.
La Universitate
Elevii pot lipsi adesea de la cursuri; acest lucru se poate întâmpla fie dintr-un motiv întemeiat, fie pur și simplu pentru că nu doresc să participe la cursuri. În ciuda situației, studentul este obligat să-și raporteze absența.
În numele studentului însuși se scrie o notă explicativă, adresată decanului sau șefului catedrei. Indică numărul de zile de școală lipsite, datele acestora și motivul absenței. Dacă există dovezi care să susțină ceea ce este scris, cum ar fi un certificat de spital, acesta trebuie atașat documentului.
Profesorului de la școală
Dacă un elev lipsește lecțiile individuale sau zile întregi de școală, părintele trebuie să scrie și o notă explicativă în care să indice motivul acestei acțiuni. Se intocmeste pe numele profesorului clasei, in numele parintilor sau tutorilor. Indică numele elevului, zilele sau numele lecțiilor ratate, data la care au căzut și, bineînțeles, motivul absenteismului.
Absența de la întâlnirea părinților
Mulți profesori de clasă le cer părinților elevilor lor să le scrie note explicative dacă nu sunt prezenți la întâlnirea părinți-profesor. În acest caz, trebuie să indice data ședinței și motivul neprezentării.
Dar trebuie amintit că o astfel de explicație nu este obligatorie, deoarece participarea la întâlnire este voluntară, prin urmare managerul nu are dreptul să o ceară sau să afle motive personale pentru care părintele nu s-a prezentat.
Ce presupune refuzul de a scrie?
Scrierea unei note explicative bune este, în primul rând, importantă pentru angajatul însuși, deoarece poate ajuta la evitarea sau atenuarea pedepsei convingându-l pe șeful de gravitatea situației.
Dar la unele momente angajatul refuză să dea explicații cu privire la încălcarea sa. În acest caz, este compilat act special privind refuzul de a scrie o notă explicativă, in 2 exemplare, dintre care unul merge la departamentul HR, iar al doilea ramane la angajat.
Un act se întocmește nu numai în cazul refuzului de a furniza o notă, ci și dacă acesta nu a fost redactat în termen de 2 zile de la momentul săvârșirii infracțiunii de către salariat. Se afirmă următoarea informație:
- titlul „Act de refuz de a scrie o notă explicativă”;
- informații despre angajat, denumirea organizației, funcția ocupată, numele complet;
- informatii despre martorii la intocmirea actului, care trebuie sa fie cel putin 3 persoane;
- data întocmirii actului;
- un cadru de reglementare care explică infracțiunea angajatului și care îl obligă să scrie o notă explicativă;
- descrierea situatiei comise de angajat;
- motivul refuzului de a oferi orice explicație, dacă există;
- o explicație că actul a fost întocmit în 2 exemplare și că salariatul le cunoaște;
- pozițiile și semnăturile tuturor martorilor și celor care întocmesc acest document.
În lipsa unei note explicative, angajatorul are tot dreptul de a pedepsi salariatul în condițiile legii, până la concediere în temeiul articolului.
Perioadele de păstrare a documentelor
Ca orice document, o notă explicativă este semnată de persoane autorizate și transferată spre depozitare, cel mai adesea către Departamentul de Resurse Umane. Notele pot fi stocate pe termen nelimitat. Singurul aspect este că atunci când termenul de prescripție al încălcării expiră, și nevoia de explicații la acesta încetează să mai fie necesară.
Orice abatere trebuie să primească răspuns, mai ales dacă se referă la încălcarea disciplinei muncii. Nota explicativă este Document Important, care ajută la clarificarea situației și, dacă este posibil, la justificarea angajatului și la reducerea pedepsei. Prin urmare, trebuie să abordați întotdeauna pregătirea lui corect și onest.
Asta s-a intamplat. Loc de munca. Eroare. „Scrieți o notă explicativă!” – buze strânse, o privire antrenată, stăpânitoare. O astfel de cerință este plină de consecințe negative și, în același timp, legale. Acestea pot fi minimizate dacă știți ce amenință documentul, cum și despre ce să scrieți și ce să faceți. Este bine să aveți în fața ochilor un exemplu de notă explicativă despre o eroare în munca dvs. Acest articol va vorbi despre aceste lucruri.
O notă explicativă este întocmită de un angajat atunci când se fac reclamații cu privire la neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor. Acesta stabilește motivele situației actuale. Pe baza acesteia, conducerea stabilește dacă angajatul este vinovat sau nu și în ce măsură. În cele din urmă, procedurile hotărăsc problema pedepsei. Există trei opțiuni:
- încetarea revendicărilor;
- iertarea angajatului sau avertisment verbal;
- acțiune disciplinară.
Să luăm în considerare ultimul caz.
Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 192) permite sancțiuni disciplinare sub forma:
- comentarii,
- mustrare
- concedieri.
Angajatorul nu are dreptul de a folosi alte pedepse (inclusiv amenzi). Totodată, el poate preciza în documentele interne ale companiei impactul acestor sancțiuni asupra bonusurilor.
Informațiile despre comentarii și mustrări nu sunt incluse în cartea de lucru.
Angajatorul are dreptul de a concedia un angajat (clauza 5 a articolului 81 din Codul Muncii al Federației Ruse) dacă acesta nu își îndeplinește sarcinile de serviciu fără un motiv întemeiat, dacă are deja o sancțiune disciplinară nerezolvată pentru același motiv. Acesta din urmă este valabil 1 an.
Sancțiunea disciplinară poate fi aplicată în cel mult 1 lună de la data constatării infracțiunii și 6 luni de la data săvârșirii acesteia. Pentru faptele descoperite în timpul unui audit, audit sau inspecție financiară, această perioadă se prelungește la 2 ani.
O notă explicativă este parte integrantă a procedurii, care poate avea consecințe de amploare și neplăcute pentru angajat. Acestea pot fi reduse dacă pregătiți corect documentul.
A scrie sau a nu scrie
Este posibil să refuzi autorităților și să nu scrii o notă explicativă? Da, poti. Angajatul are acest drept. Acțiunile administrației de a forța acest lucru sunt considerate ilegale.
Pe de altă parte, absența unei explicații scrise nu îl va ajuta pe angajat să evite răspunderea disciplinară (articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Angajatorul va elibera un certificat de refuz. Nu este necesară semnătura inculpatului. Procedura de executare silită va merge mai departe.
Nota explicativă furnizată va documenta motivele valabile ale angajatului pentru incident. Ea nu va permite administrației să interpreteze acțiunile sale la propria discreție. Angajatul va înțelege mai bine vulnerabilitățile funcției sale.
Procesul a început
Angajatorul poate solicita o explicație în scris sau verbal. În același timp, el este obligat să descrie faptul încălcării și să ceară explicații. O cerere scrisă este dată pe hârtie cu ștampila de chitanță. Poate lua forma unei cereri, ordin, instrucțiuni.
O cerere orală stârnește dezbateri în rândul avocaților. O singură poziție: în acest caz, angajatului nu trebuie să i se ofere o explicație scrisă. Este necesar să insistați politicos asupra unei versiuni pe hârtie a cererii sau să faceți comentarii orale despre incident. Motivul este pretențiile neînregistrate ale angajatorului. De asemenea, acestuia din urmă le va fi dificil să dovedească faptul cererii în instanță - vor fi necesari martori.
O altă poziție: dați o explicație chiar și în cazul unei cereri orale. Argument - dacă este necesar, angajatorul va oficializa cu ușurință cererea în scris și o va depune instanței.
Moliciunea nu trebuie abuzată. Dacă șeful nu poate spune clar pentru ce încălcare este necesară o explicație, atunci este necesar să insistați asupra unei cereri scrise. Este mai bine să faceți acest lucru cu o declarație scrisă către angajator. Ar trebui să arate situația în detaliu (date, participanți, cerințe incerte).
Șeful organizației sau o persoană împuternicită de acesta poate solicita o notă explicativă. Dacă o astfel de inițiativă vine de la superiorul tău imediat, nu este recomandat să îi ceri să confirme aceste drepturi. Pe de o parte, în cazul în care cauza va ajunge în instanță, acesta va fi interesat de legalitatea pedepsei aplicate, și nu de identitatea celui care a solicitat explicații. Angajatorul va confirma autoritatea dacă este necesar. Pe de altă parte, o astfel de cerință va încorda și mai mult relația angajatului cu administrația.
O explicație scrisă este furnizată în termen de două zile lucrătoare, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse. Nu este inclusă ziua în care a fost primită cererea.
Nu ar trebui să cedeți presiunilor din partea superiorilor și să scrieți o notă explicativă „chiar acum”. Este necesar să eliminați prima emoție nervoasă și să analizați situația într-o atmosferă calmă. Citiți din nou fișa postului. Consultați un avocat. Apoi începe să scrii.
O notă explicativă trebuie scrisă cu așteptarea că va ajunge în cele din urmă pe biroul judecătorului. Scopul autorului este de a se caracteriza în mod clar ca un cetățean care respectă legea, gata să presteze munca prevăzută în contractul de muncă.
Managerul nu are dreptul de a influența documentul: dictează textul, cere să fie rescris, indica „acesta nu este motivul”. Conținutul notei explicative este determinat de angajat.
Textul notei este laconic. Informațiile opționale pot ridica întrebări inutile din partea conducerii. Glumele și expresiile colocviale sunt nepotrivite. Tonul poveștii este respectuos. Dacă procedura se duce în instanță, reputația unui prost nu va ajuta la câștigarea cazului. Narațiunea este prezentată în ordine cronologică la persoana I.
- confirma sau infirma faptul încălcării;
- descrie circumstanțele evenimentului (data, ora, locul), cauzele acestuia;
- caracterizează vinovăția: intenționat, din neglijență, absența acesteia;
- aduceți martori;
- exprima o opinie cu privire la aducerea în fața justiției;
- descrieți atitudinea dumneavoastră față de munca ulterioară.
Motivele erorii
Să ne uităm la opțiunile comune.
- Volumul mare de muncă este o consecință a volumului de muncă maxim și a lipsei de personal. Explicația este bună pentru că transferă responsabilitatea către angajator. Potrivit pentru o unitate mică. Nu lucrează într-o echipă mare care lucrează în aceleași condiții (cel puțin formal). Conducerea își păzește gelos infailibilitatea în repartizarea volumului de muncă. Dacă reputația unui făcător de probleme leneș este nedorită, este mai bine să găsiți alte motive.
- Puțină experiență – funcționează în cazul unui tânăr specialist.
- A te simți rău poate servi drept scuză. Angajatul ar trebui să sublinieze că a lucrat în această stare din preocupare pentru întreprindere și pentru continuarea activităților ritmice ale acesteia.
- Circumstanțele personale, familiale - poate ajuta dacă motivul este grav. Nu ar trebui să abuzați de acest remediu.
- O clauză contradictorie, scrisă neclar în fișa postului, care a permis interpretarea greșită. Argumentul este potrivit pentru utilizare, dar este mai bine să vă stocați mai întâi cu o copie certificată a acestui document.
Alți participanți
Dacă alte persoane au fost implicate în incident, ar trebui să informați în mod imparțial ce a făcut fiecare persoană. Nu ar trebui să numiți direct vinovatul. Acesta este dreptul de conducere. Dar trebuie să primească suficiente informații pentru a face o astfel de concluzie. Nu ar trebui să minți. Într-o poveste ca aceasta, toți participanții scriu explicații, iar adevărul va ieși la iveală.
Deznodământ
Angajatul trebuie să-și descrie istoricul de lucru conștiincios cu angajatorul, să menționeze absența sancțiunilor disciplinare în trecut și să enumere stimulentele primite (bonusuri, certificate, cadouri). În cazul în care cazul ajunge în instanță, aceste informații vor fi luate în considerare la luarea unei decizii.
Dacă angajatul recunoaște vinovăția pentru a greși, el trebuie să-și exprime remușcare. De asemenea, este necesar să se asigure conducerea că astfel de incidente nu se vor mai repeta în viitor.
Cum să compun
Nu există standarde statutare pentru prezentarea unei explicații scrise. Este suficient să respectați regulile generale minime pentru pregătirea documentelor.
Nota este pregătită pe o coală A4. Poate fi scris de mână sau dactilografiat pe computer.
În partea de sus a foii, în partea dreaptă, într-o coloană este indicat cui și de către cine a fost trimis documentul. Destinatar – persoana care a solicitat explicația. Poziția, numele și inițialele lui sunt date. Angajatul își scrie departamentul, funcția, numele complet.
Câteva rânduri mai jos, în centru, este indicată denumirea documentului - o notă explicativă. Urmează textul explicației.
Apoi se aplică poziția scrisă de mână, semnătura personală, inițialele și prenumele angajatului. Este indicată data în care a fost scrisă nota. Angajatul are dreptul de a atașa documente care confirmă informațiile sale.
Nota explicativă trebuie înregistrată la birou, după ce a primit o copie sau a doua copie a notei cu marca corespunzătoare. Acest lucru va proteja împotriva posibilelor acțiuni ilegale ale administrației.
Exemplu
Directorului Prod-Service LLC
N.N. Nikolaev
de la un contabil
Ivanova Irina Ivanovna
Scrisoarea explicativă
La data de 12 februarie 2016 am indicat preturi incorecte pe bonul de livrare nr.331 si factura nr.434 supraestimandu-le cu 5%. Prin urmare, cumpărătorul a refuzat să accepte marfa și aceasta a fost returnată la depozit. Eroarea a fost cauzată de volumul de lucru crescut în ziua respectivă. Motivul a fost absența contabilului E.E.Rakova, aflat în concediu. Am îndeplinit îndatoririle a două persoane. Recunosc greșeala. Vă rugăm să țineți cont de faptul că Prod-Service LLC nu a avut plângeri anterioare cu privire la munca mea. Pe viitor, mă angajez să fiu mai atent la completarea documentelor.
Contabil I.I. Ivanova
Scrisoarea explicativă– un document care să justifice motivele încălcării comise de unul sau altul salariat. De obicei, este scris fie voluntar, fie la cererea managerului în cazurile în care un angajat al întreprinderii a greșit cu ceva (a întârziat sau nu a venit deloc la muncă, s-a prezentat beat, nu a îndeplinit instrucțiunile care i-au fost date). , etc.).
FIȘIERE
De ce ai nevoie de o notă explicativă?
De regulă, încălcările care necesită o explicație din partea angajatului sunt destul de grave și pot duce la acțiuni disciplinare, inclusiv concediere. Pentru a evita acest lucru și pentru a înțelege cu onestitate situația, un manager competent cere explicații scrise.
O notă explicativă poate proteja un angajat în situații controversate când există un dezacord cu angajatorul și poate dobândi și statutul de document probatoriu în cazul în care oricare dintre părți se adresează instanței.
Cui trebuie adresată nota explicativă?
Cel mai adesea, o notă explicativă este scrisă adresată directorului întreprinderii. Dar dacă compania este foarte mare, atunci ar trebui scrisă conducerii directe (șef de atelier, maistru, șef de departament etc.). De obicei, poziția persoanei în numele căreia trebuie scrisă nota este reglementată de „Regulile interne”, care ar trebui să fie în fiecare organizație.
Când să scrieți o notă explicativă
Există anumite termene limită pentru redactarea unei note explicative: nu mai mult de două zile lucrătoare de la data incidentului. De aceea angajatorul, atunci când întocmește o cerere scrisă de explicații, trebuie să stabilească o dată - raportul se va păstra de la acea dată. În cazul în care o notă explicativă nu este redactată în termenul stabilit, angajatorul are dreptul de a aplica subordonatului orice sancțiuni adecvate infracțiunii și în cadrul legii.
De reținut că pentru o abatere se poate aplica o singură pedeapsă disciplinară și nu mai târziu de o lună de la constatarea faptei abaterii (faptul se constată și în scris, prin întocmirea și înregistrarea unui act special).
Reguli de întocmire a unei note explicative
Nota explicativă este scrisă în formă liberă. Acesta trebuie să conțină următoarele informații:
- informatii despre companie,
- informații despre manager și angajatul infractor,
- data infracțiunii
- explicatii.
Cu cât partea principală este mai convingătoare, cu atât mai bine pentru angajat; ca argumente, cel mai bine este să oferiți argumente care au un fel de confirmare scrisă (de exemplu, dacă întârziați la serviciu - un certificat de la o instituție medicală sau un chitanță de la un service auto cu data și ora reparației etc. .P.). De asemenea, un rol pozitiv îl joacă pocăința pentru încălcarea comisă (dacă este vina directă a angajatului) și promisiunea de a se îmbunătăți pe viitor și de a nu face greșeli similare.
În cazul în care salariatul nu vede vreo vină, aceasta trebuie reflectată și în nota explicativă, furnizând toate dovezile necesare ale absenței acesteia.
Puteți scrie o notă explicativă fie de mână, fie tastați-o pe computer. Prima varianta este de preferat si astfel specialistii HR si avocatii cu experienta cer intocmirea documentului. În orice caz, trebuie să existe o explicație certificat printr-o semnătură vie angajat cu o transcriere „live” obligatorie.
Nota explicativă trebuie să fie scrisă în două exemplare, dintre care unul trebuie dat angajatorului, iar al doilea trebuie păstrat, dar numai după ce angajatorul pune pe ambele exemplare nota că notele explicative au fost primite.
Instrucțiuni pentru redactarea unei note explicative
O notă explicativă din punctul de vedere al normelor și regulilor muncii de birou are o structură complet standard și nu ar trebui să provoace mari dificultăți la scriere
În antetul documentului din colțul din dreapta sus trebuie să introduceți informații despre destinatar.
- În primul rând, este indicată funcția salariatului în numele căruia este întocmit (director, director general, șef de departament, șef de grup etc.).
- Scrieți apoi numele complet al organizației, indicând statutul organizatoric și juridic al acesteia (IP, SRL, ZOA, OJSC), precum și numele, numele, patronimul destinatarului.
- După aceasta, informațiile despre angajat sunt înregistrate exact în același mod (funcție, denumire companie, prenume, prenume, patronimic).
- În continuare, indicați localitatea în care este înregistrată întreprinderea, precum și data la care a fost redactată cererea.
Apoi, în centrul liniei, trebuie să scrieți numele documentului cu o scurtă descriere a esenței acestuia (în acest caz, „despre întârzierea la serviciu”).
A doua parte este cea principală. Aici este necesar să se furnizeze numai faptele și motivele săvârșirii infracțiunii, în acest caz, ar trebui să încercați să dați o explicație corectă cu formulări și argumente clare. În cazul în care există dovezi scrise ale nevinovăției angajatului, acest lucru trebuie menționat și. Nu este nevoie să scrieți mult și în detaliu - nimeni nu va citi mai multe pagini de text, în plus, o astfel de explicație poate provoca o reacție negativă din partea angajatorului.
Cererea este necesară semn cu decodarea obligatorie a semnăturii și predau-o fie secretarului, fie personal supraveghetorului imediat.
Dacă un angajat comite acte ilegale sau orice încălcări, angajatorul are dreptul de a solicita o explicație scrisă situatii. În acest caz, se întocmește o notă explicativă. Cu toate acestea, nu toată lumea știe exact cum să o compună corect, ce ar trebui să fie indicat și în ce interval de timp ar trebui să fie scris.
Dragi cititori! Articolele noastre vorbesc despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este unic.
Dacă vrei să știi cum să vă rezolvați exact problema - contactați consultantul online din dreapta sau sunați consultatie gratuita:
Ce este o notă explicativă?
Nota explicativă este un document intern al companiei. Servește pentru a descrie anumite evenimente, a căror natură este incertă. Acest document ajută la evidențierea relației cauză-efect în orice problemă care a avut loc la întreprindere.
De regulă, consecințele a ceea ce s-a întâmplat sunt caracter negativ. Pentru a determina gradul de vinovăție al tuturor participanților la eveniment, angajatorul (sau orice șef al companiei) poate solicita redactarea unei note explicative.
Autorul acestui document afirmă pur și simplu esența a ceea ce s-a întâmplat, fără a trage vreo concluzie. Sarcina autorului este de a evidenția situația din propriul punct de vedere și de a o transmite conducerii posibile motive care duc la consecințe negative.
Nu confundați o notă explicativă cu o notă explicativă. Acesta din urmă este scris ca anexă la orice proiect, atunci când este necesar să se dea o descriere mai detaliată a unuia dintre documente. O notă explicativă este adesea este sub forma unui caracter exculpator. Conducerea poate solicita scrisul acestuia în cazul oricărei abateri din partea angajatului.
In ce cazuri este scris?
Conform Artă. 193 Codul Muncii al Federației Ruse angajatorul are dreptul de a aplica salariatului sancţiuni disciplinare pentru orice abatere. Ca pedeapsă, un angajat poate primi o mustrare, o mustrare sau poate fi concediat.
Pentru ca pedeapsa să fie echitabilă, angajatorul este obligat să înțeleagă ce s-a întâmplat și să înțeleagă motivele care au condus la consecințe nedorite. Tocmai de aceea se intocmeste o explicatie scrisa de catre angajatul care se face vinovat de imprejurari.
De ce ai nevoie de o notă explicativă? Citește aici.
.
Circumstanțele care duc la încălcarea disciplinei muncii, pot apărea următoarele situații:
- întârziat la muncă,
- absenteism,
- neîndeplinirea planului de vânzări,
- încălcarea regulilor de siguranță la locul de muncă,
- neîndeplinirea îndatoririlor sau instrucțiunilor unui manager, care a avut drept rezultat consecințe negative,
- a fi la locul de muncă sub influența alcoolului sau a drogurilor,
- ascunderea oricărei informații,
- comportament neglijent la locul de muncă care are ca rezultat rănirea altor angajați sau orice întrerupere a muncii;
- indicarea datelor incorecte în documentele de afaceri,
- pierderea sau deteriorarea proprietății corporative,
- risipa de fonduri încredințate întreprinderii.
Motivele care au condus la consecințe nedorite pot fi sau nu valabile. Angajatorul decide în mod independent cât de mult este vinovat angajatul pentru incident și ce pedeapsă ar trebui să i se aplice?.
Scrierea termenelor limită
La cererea scrisă a conducerii se întocmește o notă explicativă. După ce a descoperit comportamentul greșit al unui angajat, managerul trebuie să se prezinte angajatului său în aceeași zi cerere de clarificare ce s-a întâmplat în scris.
În acest caz, este indicat să se solicite persoanei responsabile de incident să semneze fie vizavi de data primirii sesizării, fie vizavi de clauza de refuz de a scrie o notă explicativă. Aceasta va documenta data exactă la care angajatul a primit cererea.
Legislația permite redactarea unor note explicative două zile lucrătoare. Acest termen se socotește nu din ziua săvârșirii infracțiunii, ci din ziua în care salariatul a primit cererea. Este important să înțelegeți că sunt socotite zilele lucrătoare, nu zilele calendaristice.
De exemplu, un angajat a primit o notificare vineri, așa că trebuie să-și depună notele care descriu evenimentele care au avut loc la conducere marți. Dacă a primit cererea luni, atunci termenul limită pentru depunerea notei explicative ar fi miercuri.
Numele cui trebuie adresat?
Datorită faptului că nota explicativă este un document intern de muncă, fiecare firmă prevede regulile de furnizare a documentelor de afaceri prin reglementările interne de muncă.
De regulă, o astfel de documentație se întocmește pe numele persoanei la care se raportează salariatul, adică. fie adresată superiorului imediat, fie adresată directorului general al companiei.
Dacă reglementările locale nu specifică alte relații de subordonare, atunci nota se întocmește pe numele supervizorului imediat al angajatului.
Cu toate acestea, CEO-ul companiei poate emite act separat, în care va numi un președinte special al comisiei care să investigheze incidentul. În acest caz, toată documentația este scrisă pe numele președintelui.
Ordinea designului și conținutului textului
Un singur formular de redactare a acestui document nu este aprobat prin lege, astfel încât companiile folosesc formulare interne. Dacă vorbim dacă se face manual sau pe computer, atunci ambele opțiuni vor fi corecte. Cu toate acestea, unii angajatori cer certificat de mână a apărut de la angajații săi.
Acest lucru se datorează faptului că, în cazul în care cauza va ajunge în instanță, va fi imposibilă contestarea dreptului de autor al notei. Dacă este compilat pe computer, atunci va fi dificil sau chiar imposibil ca o examinare grafologică să determine autenticitatea documentului pe baza unei singure semnături. În acest caz angajatul poate contesta textul, spunând că a semnat-o sub constrângere.
Pentru a evita astfel de conflicte de muncă, este indicat să indicați manual în textul tipărit:
- prenume complet, prenume și patronimic,
- semnatura personala,
- titlul postului angajatului.
La fel ca orice corespondență comercială, nota are niște standarde de proiectare obligatorii. Structura documentului ar putea arăta astfel:
![](https://i1.wp.com/bizakon.ru/wp-content/uploads/2017/01/opozdal.jpg)
Este important să vă asigurați că nota este acceptată împotriva semnăturii care indică data și funcția angajatului care a primit-o.
Dacă un angajat nu este de acord cu decizia conducerii, el poate contesta acțiunile acesteia în următorul caz:
- Inspectoratul Muncii,
- Biroul procurorului,
Sau convoacă în cadrul întreprinderii comisia de conflicte de muncași luați în considerare cazul. În situații dificile, angajatul trebuie să furnizeze toate documentele și, cel mai important, să furnizeze date scrise motivate în apărarea sa.
Exemple
În viața reală, rareori se întâmplă situații extraordinare. Cel mai frecvent motiv pentru a scrie scuze despre tine la serviciu este circumstanțe familiale.
Descărcați un exemplu de notă explicativă privind circumstanțele familiale.
Foarte des, scrierea unei note explicative este dificilă. Nimeni nu vrea să primească o sancțiune disciplinară și să-și recunoască în mod deschis vinovăția sau să își dovedească nevinovăția.
Oricare ar fi motivele, este important să-ți descrii punctul de vedere cu adevărat. Datorită faptului că antetul și titlul sunt neschimbate, vă prezentăm diverse exemple de evenimente a textului explicativ în sine:
Dacă un angajat refuză să dea un motiv pentru conduita sa necorespunzătoare, el poate face apel la conducere cu o cerere de tratament la situaţia lui cu înţelegere având în vedere realizările sale anterioare:
„Pe 9 martie 2015, am întârziat 1 oră la serviciu din motive personale pe care nu le pot exprima. Vă rog să țineți cont de faptul că în 5 ani de serviciu nu am întârziat niciodată cu mai mult de 10-15 minute, îmi fac întotdeauna treaba corect și pentru al doilea an sunt cel mai bun vânzător după rezultatele anului .”
Un angajat poate avea propria opinie cu privire la evenimentele petrecute. Este important să transmiteți acest lucru conducerii:
„Șeful grupului este Yakovenko V.M. mi-a dat sarcina să întocmesc un plan de vânzări pentru ianuarie 2016. Datorită faptului că întocmirea planurilor nu face parte din responsabilitățile mele imediate în conformitate cu Fișa postului aprobată de Directorul General la 10 mai 2004, am refuzat această sarcină.
În schimb, mi-am îndeplinit sarcinile imediate, și anume, am mers la o întâlnire cu un client cheie, IP Antonyuk, în cadrul căreia am încheiat un acord cu el pentru a ne extinde serviciile pentru următorul an calendaristic.”
Se poate întâmpla ca un angajat să fie împiedicat să-și îndeplinească sarcinile de serviciu terțe părți. Un exemplu de explicație a neîndeplinirii planului ar putea arăta astfel:
„Eu, Andrey Nikolaevich Makarov, vreau să aduc în atenția conducerii că eșecul de a îndeplini planul se datorează și falimentului clientului nostru cheie Oasis LLC.”
Această companie a influențat serios răspândirea zvonurilor negative despre compania noastră în principalele mass-media din oraș, difuzând informații că nu am reușit să le oferim servicii juridice la timp.
În acest sens, mai mulți clienți care se aflau în jurisdicția mea au refuzat serviciile companiei noastre, iar clienții noi nu doresc să semneze contracte cu noi. Vă rog să respingeți zvonurile despre incompetența și atitudinea noastră neglijentă față de clienți.”
Când și cum se întocmește un act de refuz de a scrie o notă explicativă?
Potrivit legii, înainte de a impune o sancțiune disciplinară unui salariat, managerul este obligat să îi ceară explicații asupra situației actuale.
Dacă, dintr-un motiv oarecare, angajatul a refuzat să scrie o notă explicativă, atunci pentru a se conforma legii trebuie întocmit un act de refuz. Acest document este întocmit de o comisie special adunată.
Poate include angajați ai companiei. Numărul de persoane din comisie nu trebuie să fie mai puțin de trei. Acesta ar putea fi șeful companiei și angajații acesteia.
Actul este de asemenea document intern, prin urmare, nu există forme consacrate în legislație. Ca toate documentele de afaceri, actul este întocmit în conformitate cu regulamentul intern al companiei sau sub orice formă cu respectarea regulilor de corespondență comercială.
Veți găsi un exemplu de act de refuz de a scrie o notă.
Mulți oameni se tem să scrie note explicative, chiar dacă nu sunt deloc vinovați de situație. Nu ar trebui să faci asta. Este important să abordăm redactarea acestui document cu toată responsabilitatea, deoarece Ulterior, evenimentele pot lua o întorsătură complet neașteptată.
Dar faptele documentate de redactare a unei note explicative vor ajuta la rezolvarea în mod competent a oricăror situații dificile atât pentru angajator, cât și pentru angajat. Mai mult, cel mai adesea acest document îl ajută pe angajat evita pedepsele nedorite.
Urmăriți videoclipul și poate veți învăța altceva interesant pe acest subiect:
La prima vedere, se pare că nu există o diferență semnificativă între notele oficiale, de memorandum și explicative, deoarece Aceste documente sunt similare ca scop - toate sunt de natură informativă. Cu toate acestea, acestea sunt documente diferite care diferă în ceea ce privește conținutul, direcționarea și scopurile pregătirii. În plus, ele nu conțin instrucțiuni, dar furnizează informații care determină destinatarul să ia o decizie finală cu privire la problema luată în considerare.
Care sunt caracteristicile unui oficial, raport, note explicative? Cum să pregătiți corect fiecare document pe hârtie? Vom încerca să răspundem la aceste și la alte întrebări din punct de vedere practic.
RAPORT
Memorandum(cod 0286041 conform OKUD) este un document de informare și referință adresat managerului, șefului de departament și altor persoane autorizate. Prezintă în detaliu orice problemă legată de concluziile și propunerile compilatorului și are ca scop determinarea conducerii să ia o anumită decizie.
Nu există o definiție a „memorandumului” ca concept independent în legislație.
Memorandumul se întocmește atât pe instrucțiunile scrise sau orale ale managerului, cât și din inițiativa angajaților înșiși (de exemplu, în cazurile în care, pentru a rezolva orice problemă de producție sau economică, devine necesară prezentarea unor informații în scris). către conducerea superioară). Cu ajutorul unui astfel de document, puteți face o propunere de îmbunătățire a laturii tehnice a proceselor de producție, vă puteți exprima dezacordul față de o decizie luată de un manager superior și, de asemenea, vă puteți exprima punctul de vedere dacă apar neînțelegeri cu colegii. Prin urmare, la pregătirea unui memoriu, este important în primul rând ca autorul să-și formuleze clar poziția, iar apoi să ofere argumente convingătoare în favoarea acestuia.
Tipuri de memorii
- la cele de initiativa;
- informativ;
- raportare.
Inițiativă se întocmește un memoriu cu scopul de a induce destinatarul să ia o anumită decizie, prin urmare textul memorandumului precizează faptele și conține propuneri, recomandări sau concluzii specifice.
informație un raport este întocmit în mod regulat și conține informații despre detaliile, rezultatele sau metodele de realizare a lucrării.
Raportare raportul informează despre finalizarea lucrării, stadiul acesteia, implementarea instrucțiunilor, comenzilor etc.
Depinde de la destinatar rapoartele sunt împărțite în:
- la cele externe;
- intern.
Notă externă adresat conducătorului unei anumite instituții, întocmit pe antetul general al organizației, semnat de șef și conține de obicei următoarele detalii:
- Numele companiei;
- Data;
- index;
- locul de compilare;
- destinatar;
- titlul textului;
- text;
- semnătura managerului;
- numele interpretului, numărul de telefon.
Se depune un memoriu extern șefului organizației-mamă (Exemplul 1).
Exemplul 1
Notă externă
RAPORT
10.02.2014 № 12/05-14
La atragerea suplimentară
resurselor de muncă
Dragă Andrei Vasilievici!
Din cauza lipsei de candidați în stadiul formării aparatului administrativ pentru filiala din Moscova, este necesară atragerea resurselor de muncă din surse suplimentare până la 14.04.2014. Interviurile cu noii candidați trebuie efectuate până la 21.04.2014.
Plata cheltuielilor pentru serviciile suplimentare se va face în conformitate cu clauza 4.5 din Contractul de servicii nr. 04/56 din 14 februarie 2014.
Șef departament HR SemenovÎN. Semenov
În cazul nr. 03-13
Odintsova 02.10.2014
Memorie internă trimis în afara instituției, de exemplu unei organizații superioare, întocmit pe o foaie standard de hârtie A4, dar indicând toate detaliile necesare localizate în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (Exemplul 2).
Detaliile obligatorii ale unui memorandum intern includ:
- denumirea unității structurale;
- denumirea tipului de document (RAPORT);
- data de;
- înregistrare (număr de ieșire);
- titlul textului;
- text;
- marca despre prezența aplicației (dacă există);
- destinaţie;
- semnătura emitentului (indicând funcția, parafa, numele de familie).
Exemplul 2
Memorie internă
RAPORT
07.04.2014 № 6
Despre absenteismul comis de un manager
Departamentul de vanzari
Doresc să vă aduc la cunoștință că astăzi, 04.07.2014, directorul de vânzări Valentina Ivanovna Petrova a lipsit de la locul de muncă pe toată durata zilei de lucru de la 10:00 la 18:30.
Nu au fost furnizate informații sau documente care să confirme validitatea motivului absenței lui V.I. Petrova.
În legătură cu încălcarea, propun demiterea lui V.I.Petrova. pentru absenteism.
Șef departament vânzări Ignatiev O.A. Ignatiev
În cazul nr. 02-10
Sidorova 04.07.2014
Înregistrarea detaliilor raportului
La pregătirea unui memoriu, se utilizează atât aranjarea unghiulară (Exemplul 3) cât și longitudinală a detaliilor părții antet (Exemplul 4).
Exemplul 3
Amplasarea unghiulară a detaliilor în memoriu
Nume
unitate structurală Destinaţie
RAPORT
______________ № ________
Titlu
Exemplul 4
Dispunerea longitudinală a detaliilor în raport
Denumirea unității structurale
RAPORT
_____________ № _________
Titlu
Numele tipului de document scris cu majuscule (NOTA REPORT) si poate fi situat in centru sau de la marginea marginii din stanga.
DataȘi număr notele sunt scrise pe un singur rând. Data este scrisă cu cifre arabe ( 21.04.2014 ) sau metoda alfanumerica ( 21 aprilie 2014.).
Notă
Data memoriului extern este data avizării acestuia și transmiterii către destinatar, data memorandumului intern - data pregătirii și semnării.
Număr de înregistrare pe un memoriu intern se marchează fie la locul de întocmire, fie la locul de primire – în funcție de sistemul de înregistrare a documentelor care funcționează în organizație.
Dacă raportul trebuie revizuit de către părțile interesate, acesta este marcat aprobarea vizeiși după ce a luat o decizie - rezoluţie lider.
Adoptarea unei rezoluții este etapa finală a examinării raportului.
Notă
Rezoluția managerului care a revizuit memoriul intern va sta la baza luării oricăror măsuri, emiterii documentelor sau organizarii de evenimente.
Titlu la text dezvăluie pe scurt conținutul documentului. Se formulează după regulile generale de alcătuire a titlurilor pentru documente: folosind prepoziţia o/oși un substantiv verbal în cazul prepozițional, de exemplu Despre absenteism Lazarenko O.O.
Text un memorandum este format din două sau trei părți semantice:
- in primul - afirmândpărți- precizează motivele, faptele sau evenimentele care au servit drept motiv pentru redactarea acestuia;
- in secunda - partea de analiză- conține o analiză a situației actuale și oferă posibile soluții;
- in a treia - partea de rezumat- conține concluzii și propuneri pentru acțiuni specifice care, în opinia compilatorului, trebuie întreprinse.
Este posibil să lipsească a doua parte a raportului. În acest caz, textul memorandumului conține rațiunea, concluziile și propunerile compilatorului.
Dacă nota are un apendice, marca despreaplicarea se face înainte de semnare.
O notă care indică prezența aplicației denumite în textul notei este formatată după cum urmează:
Aplicare: pentru 3 l. în 1 exemplar.
Dacă nota are un apendice care nu este denumit în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și copii.
Anexă: Reglementări privind Departamentul de Creditare Regională pentru 5 pagini. în 1 exemplar.
Memorie internă semn compilatorul (dacă este prezentat șefului unității) și șefului unității (dacă este prezentat șefului organizației); notă externă semneŞeful organizaţiei.
Notă
Dacă memoriul este întocmit pe două sau mai multe pagini, atunci paginile a doua și următoarele trebuie numerotate. Numerele de serie sunt scrise în partea dreaptă a marginii de sus a paginii cu cifre arabe.
NOTĂ DE SERVICE
Notă de serviciu este un tip de raport. Acesta este un mesaj informativ scris, utilizat pe scară largă în practica structurilor moderne de management de diferite niveluri și forme organizatorice și juridice. Notele de birou oferă comunicare directă între obiectele de management la nivel orizontal.
Apropo
Un memoriu oficial este un document care nu are statut oficial. Nu este prevăzut în OKUD.
Notele sunt pregătite într-o mare varietate de situații. Obiectivele tipice ale acestui document includ:
- cerere de informatie;
- emiterea de instrucțiuni;
- însoțirea unui alt mesaj (nota de acoperire);
- anunţuri (anunţuri).
Textul memoriului conține informații despre motivele întocmirii sale sub forma unei propuneri, cereri, cereri. Acestea ar putea fi informații despre mișcările de personal, întâlniri, schimbări în cultura corporativă a companiei etc. Notele de service sunt întocmite pe o coală standard de hârtie A4.
Nota este semnată de un specialist sau de un șef de departament. Data memoriului este data la care a fost redactat și semnat.
Legislația nu prevede cerințe stricte pentru pregătirea și executarea notificărilor oficiale, prin urmare procedura de executare a acestora, ținând cont de specificul organizației, ar trebui stabilită într-un act de reglementare local, de exemplu, în instrucțiunile pentru birou. muncă. Formatul notei ar trebui să servească scopului simplificării și accelerării proceselor de comunicare internă.
Un exemplu de design al unei note este prezentat în Exemplul 5 .
Exemplul 5
Notă de serviciu
Sâmbătă, 19.04.2014, între orele 9:00 – 16:00, departamentul HR al Sever SRL va efectua lucrări de montaj la instalarea unui sistem de alarmă.
Vă rog să permiteți accesul pentru a presta muncă pentru următorii angajați ai companiei Energoset:
1. Simakin I.P.
2. Ivanov P.N.
Șef operațiuni administrative Sviridov N.N. Sviridov
În cazul nr. 02-14
Ilyina 16.04.2014
SCRISOARE EXPLICATIVE
Scrisoarea explicativă- acesta este un document intern în care se explică motivele oricărei acțiuni, fapt, caz, incident, întocmit de un angajat al organizației și prezentat unui funcționar superior.
Potrivit primei părți a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, înainte de a aplica o sancțiune disciplinară, angajatorul trebuie să solicite o explicație scrisă de la angajat. Salariatul raportează motivele și împrejurările abaterii disciplinare în nota explicativă. Pe baza notei explicative, managerul ia decizia de a aplica salariatului o sanctiune disciplinara. În plus, acest document este unul dintre temeiurile pentru care angajatorul apreciază gravitatea infracțiunii săvârșite și împrejurările în care a fost săvârșită.
În OKUD OK 011-93, acest document este menționat o singură dată - o notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii (cod 0286091), care aparține clasei 0286000 „Documentația pentru înregistrarea sancțiunilor disciplinare”.
Tipuri de note explicative și caracteristicile acestora
- întocmit pentru a explica prevederile individuale ale lucrării efectuate (proiect, raport, dezvoltare);
- întocmit în cazul unor situații obișnuite, încălcări ale disciplinei, abateri etc.
Nota explicativă este scrisă de mână de către angajat într-un singur exemplar pe o coală de hârtie standard A4 și adresată persoanei care a solicitat-o. De asemenea, poate fi tastat pe computer folosind un formular de șablon acceptat de organizație. Forma notei explicative, precum și modul de executare (olograf sau pe calculator), nu sunt legal stabilite.
O notă explicativă poate fi întocmită de o unitate structurală sau de un anumit funcționar.
Notă ca dovadă
Angajatorul, solicitând o notă explicativă scrisă de mână de la angajat, se protejează astfel de acțiunile ilegale ale salariatului într-un conflict de muncă. Împiedică înlocuirea documentului original.
Dacă compania folosește formulare șablon, atunci la sfârșitul textului puteți nota:Explicația a fost compilată personal folosind un computer personal. Data de. Semnătură.
Înregistrarea detaliilor individuale ale raportului
Pentru a unifica informațiile și documentele de referință, o notă explicativă trebuie întocmită și executată în conformitate cu cerințele GOST 6.30-2003.
Data nota explicativă este data întocmirii acesteia.
Text nota explicativă trebuie să conțină:
Descrierea faptelor care au servit drept motiv pentru redactarea acesteia;
Argumente care explică situația actuală.
Textul notei trebuie să fie convingător și să conțină dovezi de nerefuzat.
La înregistrare semnături sunt indicate funcția, semnătura personală, parafa și prenumele.
La fel de aplicatii Pot fi furnizate documente care justifică acțiunile producătorului de documente și confirmă anumite circumstanțe.
În ceea ce privește structura textului, o notă explicativă diferă de un raport prin faptul că nu conține concluzii și propuneri (Exemplul 6).
Notă
Daca firma a elaborat si aprobat formulare tip de note explicative utilizate in diverse situatii, aceasta nu inseamna ca angajatii trebuie sa intocmeasca note conform formularelor aprobate. Poate fi valabil și un document neîntocmit conform formei.
Exemplul 6
Scrisoarea explicativă
Aplicați măsuri disciplinare
sub forma unei mustrări către Alexandrova I.I.
Emiteți o comandă către departamentul de resurse umane.
Smolkin 17.04.2014
Directorului SRL „SV”
A.V. Smolkin
SCRISOARE EXPLICATIVE
14.04.2014 № 14
Despre absența de la serviciu
Eu, Alexandrova Irina Igorevna, contabil, am lipsit de la locul de muncă în data de 14 aprilie 2013 de la 9:00 la 15:30 din cauza unor circumstanțe personale.
Nu am documente justificative.
Contabil Alexandrova I.I. Alexandrova
ÎNREGISTRARERAPOARTE, NOTE OFICIALE, EXPLICATIVE
Una dintre funcțiile serviciului de gestionare a evidențelor organizației este de a asigura căutarea promptă a informațiilor necesare legate de promovarea documentelor transferate către contractant. Pentru a facilita găsirea acestor date, sunt utilizate diverse formulare de înregistrare.
Rapoartele, notele oficiale și explicative, prin scopul lor funcțional, sunt purtători de anumite informații. Întrucât problema menționată în notă necesită o decizie scrisă sub forma unei rezoluții a șefului organizației sau a altui funcționar autorizat, documentele trebuie înregistrate.
Să vă reamintim că există trei forme de înregistrare a documentelor: revistă, card și automatizat. O organizație are dreptul de a alege cea mai eficientă și adecvată formă de înregistrare.
▪ Formular de înregistrare a jurnalului - cel mai frecvent, dar nu întotdeauna convenabil, pentru că Toate documentele sunt înregistrate în el în ordine cronologică, iar atunci când caută un anumit document, un specialist trebuie să se uite prin toate foile jurnalului. Căutarea de informații este complicată și de faptul că un document de inițiativă poate fi înregistrat, de exemplu, într-un jurnal, iar răspunsul la acesta într-un altul. Nu există formulare de înregistrare obligatorii (reviste) prevăzute de lege. Forma recomandată a jurnalului de bord este prezentată în Exemplul 7.
Exemplul 7
Fragment din jurnalul de rapoarte și note explicative
Data documentului |
Număr de înregistrare |
Tip de document, rezumat |
Cine a semnat documentul |
Executor testamentar |
Transferat către |
chitanță (semnătură, dată) |
Marcați la trimiterea documentului la dosar |
07.04.2014 |
03-10/14 |
La rechemarea casierului O.R. Shvets din vacanță. |
Șef departament HR |
inspector departament resurse umane |
Departamentul de Resurse Umane |
Smirnova V.A. |
In dosarul Nr 03-14 Smirnova 04.07.2014 |
▪ Formular de înregistrare cardÎn comparație cu versiunea revistei, este mai convenabil și mai adaptat. Fișele de înregistrare și control ale documentelor create la căutarea în clasificator fac posibilă optimizarea procesului de căutare a documentelor și reducerea timpului procesului de înregistrare. Avantajul evident al înregistrării cardului este că mai mulți angajați se pot ocupa de înregistrare în același timp;
▪ Formular de înregistrare automat (electronic). implică utilizarea unui software special. Informațiile despre document sunt introduse într-un card electronic de înregistrare și control stocat în baza de date. Concomitent cu înregistrarea, se poate imprima un card de înregistrare și control.
În mod obișnuit, rapoartele și notele explicative au un indice de înregistrare complex, care este formulat în același mod ca indexul unui document de ieșire. Numărul de înregistrare este format din indexul cazurilor conform nomenclatorului dosarelor (inclusiv indicele unității structurale și numărul cauzei conform nomenclatorului cauzelor acestei unități) și numărul de ordine al documentului în cadrul anului calendaristic.
Notă
Problemele de înregistrare și contabilitate a documentelor din organizație ar trebui să se reflecte în instrucțiunile pentru munca de birou. Instrucțiunile ar trebui să includă:
1) lista documentelor neînregistrate.
2) o listă a grupelor de documente înregistrate, iar pentru fiecare grupă trebuie să fie indicate următoarele:
Locul de înregistrare;
Ora și procedura de înregistrare;
Regula pentru crearea unui număr de înregistrare;
Forma în care se face înregistrarea;
Lista detaliilor care sunt introduse în formular, reguli de completare a acestora;
Reguli de înregistrare a mișcării documentelor după înregistrare;
Principiul de înregistrare (înregistrare unică sau repetată la transferul unui document către un alt departament);
3) procedura de reprimire a unui document către organizație (pentru documentele primite).
Perioade de stocare pentru rapoarte, note oficiale și explicative
Perioadele de depozitare sunt stabilite în Lista documentelor standard de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de depozitare, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558. În conformitate cu Lista specificată, perioadele de stocare a rapoartelor pot fi de 1 an, 3 ani, 5 ani, 75 de ani, permanente. Notele explicative trebuie păstrate permanent.
Sfatul nostru
La pregătirea notelor, este necesar să se respecte un stil uniform, iar textul principal al documentelor trebuie să respecte regulile de etică în afaceri și cerințele stabilite pentru execuția documentului. O impresie neplăcută o lasă documentele compilate și executate neglijent, cu erori gramaticale. Nu vă grăbiți să trimiteți documentul destinatarului, ci corectați-l cu atenție, corectând, dacă există, greșelile gramaticale sau greșelile de scriere.
- Vladimir Mukhin și prăjiturile lui sângeroase
- Ce este piatra ponce? Proprietățile pietrei ponce. Utilizarea pietrei ponce. Pietra ponce naturală este o masă ușoară sticloasă eruptă de un vulcan, spumată cu bule de gaze dizolvate. Fără aceste gaze, înghețat ma descrierea Pietrei ponce
- Țările din Orientul Mijlociu și caracteristicile lor Care țări aparțin listei Orientului Mijlociu
- Generalul FSB Oleg Feoktistov: „Cu cât știi mai puțin, cu atât dormi mai bine” Oleg Feoktistov a fost concediat de la FSB