Jak prawidłowo sformatować notę serwisową. Jak napisać notatkę do reżysera zgodnie z próbką, a także jak poprawnie sformatować notę wyjaśniającą
Jest to konieczne, aby rzeczywista ilość pozycji magazynowych odpowiadała danym księgowym. księgowość. Przyczyny mogą być różne - wygaśnięcie, awaria, uszkodzenie mienia itp.
Zapasy i materiały są odpisywane zgodnie z instrukcjami opracowanymi przez przedsiębiorstwo. Wszystkie osoby odpowiedzialne finansowo pracujące z materiałami inwentaryzacyjnymi muszą potwierdzić na piśmie, że się z nimi zapoznały.
Zazwyczaj wypełnianiem podstawowej dokumentacji do odpisów zajmują się pracownicy odpowiedzialni za sprawdzenie informacji zawartych w raportach. Na przykład pracownicy księgowi.
Jeżeli osoba odpowiedzialna finansowo odkryje uszkodzone mienie, konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Możesz go zainicjować, składając pisemny wniosek do menedżera. W tym celu sporządza się notatkę o spisaniu zapasów.
Przykładowy formularz:
Jak prawidłowo sporządzić SZ?
Oficjalna notatka jako niezależny rodzaj dokumentu nie jest uwzględniona w Ogólnorosyjskim Klasyfikatorze Dokumentów Zarządczych (OKUD). Ale jest często stosowany w praktyce biznesowej. Wskazane jest sporządzenie go zgodnie z wymaganiami GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów”.
Dokument, o którym mowa w tym artykule, sporządza pracownik odpowiedzialny za pozycje inwentarzowe kierowane do kierownika działu.
Musi zawierać wniosek o umorzenie majątku, wskazać jego podstawę i załączyć pełny wykaz majątku materialnego. SZ składa się z następujących kolumn:
- nazwa towarów i materiałów,
- ilość,
- wartość księgowa,
- numer inwentarza.
Po skompletowaniu dokument przekazywany jest menadżerowi do podpisu. Po jego rozpatrzeniu, w przypadku podjęcia decyzji o konieczności przeprowadzenia kontroli, dyrektor wystawia i podpisuje polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji w formularzu INV-22. Zatwierdza skład komisji, termin inwentaryzacji i wskazuje nieruchomość, którą należy sprawdzić. Na podstawie zamówienia rozpoczyna się procedura inwentaryzacji. Po jego zakończeniu sporządzany jest akt, na podstawie którego spisano uszkodzony majątek.
Przykładowe notatki
Spójrzmy na kilka przykładów projektu SZ. Dzięki próbkom możesz samodzielnie sporządzić potrzebny dokument.
1. Organizacje branżowe często muszą pozbywać się uszkodzonych towarów. W takim przypadku pracownicy sklepu sporządzają notatkę o odpisaniu towaru, która przekazywana jest dyrektorowi sklepu do podpisu.
2. W produkcji może zaistnieć potrzeba odpisania materiałów nieodpowiednich do wytworzenia produktów. Jeżeli z jakiegoś powodu materiału nie można wykorzystać, sporządzana jest notatka o spisanie materiałów, próbka:
3. Każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom odzież specjalną zgodnie z opracowanymi przepisami. Zużyta odzież robocza jest spisana na straty, a pracownik otrzymuje w zamian nową. W tym celu wypełnia się notatkę o odpisaniu odzieży roboczej:
4. Podczas wykonywania pracy pracownicy korzystają ze środków trwałych firmy, które również mogą się zestarzeć i wymagać wymiany. W rezultacie należy spisać na straty taki majątek, a pracownikom zapewnić nowoczesny sprzęt. Poniżej możesz zobaczyć, jak wygląda notatka o odpisaniu środków trwałych, próbka.
Wiele osób traktuje notatki jako formalność, która zajmuje czas i nerwy. Są jednak sytuacje, w których ta formalność może uchronić pracownika przed nieuczciwymi roszczeniami ze strony kierownictwa. Udokumentowane prośby uchronią Cię przed kłopotami w każdej chwili, czego nie można powiedzieć o prośbach składanych ustnie, którym nie zawsze przywiązuje się wagę. Tym samym dokumenty te potwierdzają fakt związku i są rejestrowane jako dokumentacja wychodząca.
Pisanie notatki
Co to jest notatka?
Notatka jest ważnym dokumentem komunikacji wewnętrznej., bez tego nie obejdzie się żadna wpływowa instytucja. Do normalnego funkcjonowania organizacji przykładowe memorandum powinno być pod ręką prawie wszystkich pracowników. Różni się od notatki tym, że ma orientację hierarchiczną, to znaczy zawsze pochodzi od podwładnego wyższego kierownictwa. Notatka jest dokumentem informacyjnym, którego sporządza się w celu niezwłocznego poinformowania władz wyższego szczebla lub innego wydziału strukturalnego o zdarzeniach mających wpływ na stabilność systemu zarządzania w przedsiębiorstwie.
Raport ma moc prawną, ponieważ jego celem jest nie tylko poinformowanie kierownictwa organizacji, ale także zachęcenie go do podjęcia określonej decyzji w związku z ogłoszoną sytuacją. Dokument sporządzany jest z osobistej inicjatywy pracownika lub na wniosek przełożonego. Kod notatki według klasyfikatora dokumentacji zarządczej to 0286041 według OKUD. Dokument musi jasno opisywać powstały problem, a ponieważ ma moc prawną, musi być wolny od błędów ortograficznych i prawnych.
Definicja notatka
Dokument nie tylko szczegółowo opisuje incydent, ale także zawiera wnioski przedstawiające możliwości rozwiązania sytuacji. Następnie menedżer jest zobowiązany do przestudiowania dokumentu i narzucenia swojej uchwały. Następnie uchwała ta służy jako podstawa do zatwierdzenia i wdrożenia różnych środków (nałożenie kar, wprowadzenie zachęt itp.). Notatka jest zatem elementem informacji zwrotnej pomiędzy przełożonym a podwładnym.
Cele notatek
Główne cele, jakie przyświecały powstaniu tego dokumentu:
- Zwiększ efektywność osiągnięć osobistych. Kiedy coś niepokoi pracownika, a on sugeruje sposoby rozwiązania tego problemu.
- Napraw sytuację. Gdy pracownik zna pewne fakty, które nie dotyczą go osobiście, ale jego zdaniem zakłócają stabilną i efektywną pracę. Raport jest pisany kierownictwu, aby sytuacja została rozwiązana tak szybko, jak to możliwe.
- Zwolnij odpowiedzialność. Jeśli pracownik przekazał jakąś informację przełożonym i chce zwolnić się z odpowiedzialności za naprawienie zdarzenia. Po tym nie powinno być żadnych skarg na kompilator.
- Chroń się, gdy prawa są łamane. Notatka stanowi próbę pokojowego rozwiązania incydentu.
Jednym z celów notatki jest uwolnienie się od odpowiedzialności
Rodzaje notatek
Występują w dwóch rodzajach:
- Wewnętrzny- pisane na wniosek pracownika lub jego przełożonego w celu zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa. Autor podpisuje się tutaj. Ponieważ dokument jest uważany za wewnętrzny, rejestracja odbywa się na papierze A4.
- Zewnętrzny- wysłane do wyższych władz. Ten typ jest podpisywany wyłącznie przez szefa firmy i jest drukowany na papierze firmowym.
W obu przypadkach za datę przyjmuje się dzień napisania i podpisania.
- Informacja - Z reguły są one opracowywane regularnie i dostarczają szczegółowych informacji o metodach i cechach pracy. Można je również wykorzystać do przekazania kierownictwu pomysłów na ulepszenie procesu pracy.
- Raportowanie- raportować wyniki zrealizowanego zlecenia w określonym okresie. W ich skład wchodzą zazwyczaj pracownicy najniższego szczebla.
- Inicjatywa - takie, w których pracownik proponuje kierownictwu podjęcie określonej decyzji w związku z konkretnymi zdarzeniami - naruszeniami, przestojami itp.
Notatka wewnętrzna
Często wśród raportów trzeba pisać „represyjne” notatki do przełożonych, nazywając pracowników „głupami i leniwymi”. Należy je sporządzać szczególnie ostrożnie, ponieważ nawet najmniejsza wada może prowadzić do kłopotów w przyszłości. Naruszenie dyscypliny jest podstawą do nałożenia kar finansowych i tylko w tym celu należy w dokumencie podać przekonujące argumenty. Nieprawidłowo sformułowany dokument można złożyć w sądzie, zarzucając kierownictwu złośliwie naruszanie praw specjalisty. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak poprawnie napisać notatkę.
Struktura dokumentu
Memorandum zawiera dwie lub trzy części semantyczne:
- Rzeczywisty część, w której podane są przyczyny zdarzenia, które było przyczyną jego powstania, wraz ze szczegółowym opisem okoliczności towarzyszących.
- Analityczny - przedstawia analizę sytuacji z potencjalnymi konsekwencjami zdarzenia i różnymi możliwościami usunięcia problemu.
- Zreasumowanie część, w której mówca opisuje swoją opinię, podaje przekonujące argumenty i zaleca podjęcie konkretnych działań w celu rozwiązania incydentu. A potem sam przywódca decyduje, jakie sankcje zastosować. Ponieważ władze nie mają czasu na dochodzenia, najczęściej zgadzają się z propozycjami autora, nie wdając się w szczegóły.
Notatka zewnętrzna
Notatkę można sporządzić zarówno w formacie tekstowym, jak i tabelarycznym. W zależności od rodzaju problemu może brakować w dokumencie sekcji analitycznej. W tym przypadku dokument zawiera jedynie część merytoryczną i zakończenie zawierające rozwiązania problemu. Za jego pomocą możesz nie tylko zgłosić propozycje usprawnienia niektórych procesów produkcyjnych, ale także wyrazić swoje niezadowolenie z podjętych działań. Zanim zaczniesz pisać raport, musisz jasno sformułować problem lub swój punkt widzenia i dopiero wtedy zacząć przedstawiać go na papierze.
„Dział Kadr Instytucji Budżetowej”, 2010, N 6
Sporządzanie i realizacja raportów i notatek
Notatki biurowe i memoranda należą do wewnętrznych dokumentów organizacji i nie są wcale rzadkością i dość często są wymagane przez organy regulacyjne w przypadku kontroli. Jednocześnie pracownicy służb personalnych, a także kierownicy działów z reguły mają pytania dotyczące procedury sporządzania i przetwarzania tych dokumentów. W tym artykule rozważymy istniejące zasady w tej kwestii, a także podsumujemy praktykę arbitrażową.
Regulacja prawna rejestracji urzędowej
I notatki
Obecnie nie istnieje jeden normatywny akt prawny definiujący to pojęcie, a także regulujący tryb sporządzania i przetwarzania pism urzędowych i notatek. W Krótkim słowniku rodzajów i odmian dokumentów, opracowanym przez Archiwum Główne VNIIDAD w 1974 r., podaje się następujące definicje tych terminów:
Notatka to dokument kierowany do kierownictwa, przedstawiający wszelkie kwestie wraz z wnioskami i propozycjami pomysłodawcy;
Notatka urzędowa to notatka o wykonaniu jakiejś pracy, przesyłana przez jednego urzędnika drugiemu.
Ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacji zarządczej OK 011-93, zatwierdzony dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 30 grudnia 1993 r. N 299 (zmienionym 8 czerwca 2009 r., zwanym dalej OKUD), zawiera wzmiankę o memorandum wyłącznie w związku z naruszeniem dyscypliny pracy (ujednolicony kod formularza N 0286041). Zwykle sporządzany jest przez kierownika działu, aby poinformować szefa organizacji o zaistniałej sytuacji i zachęcić go do podjęcia decyzji.
Ale notatki sporządzane są nie tylko w przypadkach naruszenia dyscypliny pracy. Można nimi powiadamiać pracodawcę o postępie lub wynikach pracy, konieczności zapewnienia dodatkowych środków finansowych, robocizny lub materiałów itp. Oznacza to, że notatki stanowią pionowe powiązanie pomiędzy szczeblami oficjalnej hierarchii i są składane przez niższe urzędników szczebla do urzędników wyższego szczebla. Notatki takie mogą obowiązywać wewnątrz organizacji lub być przesyłane do wyższych władz.
Odnośnie notatki można stwierdzić, co następuje: w OKUD nie ma wzmianki o takim dokumencie, natomiast w wielu aktach prawnych regulujących działalność urzędników służby cywilnej jest on wymieniany wraz z notatką. Ponieważ nie ma specjalnych wymagań co do jego formatowania, zalecamy formatowanie go w taki sam sposób jak raportu, z tą tylko różnicą, że jako adresata zostanie wskazany urzędnik tego samego szczebla kierowniczego (korespondencja odbywa się między działami). Najczęściej notatki wewnętrzne zawierają pytania, prośby, propozycje wsparcia rzeczowo-technicznego, informacyjnego, organizacyjnego i ekonomicznego.
Należy również porozmawiać o okresie przechowywania dokumentów tego typu. Zgodnie z paragrafami 408 i 413 Wykazu standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, wskazujących okresy przechowywania, zatwierdzonych przez Rosarchiw w dniu 10.06.2000 r. (zmienionym w dniu 27.10.2003 r.), urzędnik i notatki są przechowywane przez rok. Następnie można je zniszczyć zgodnie z procedurą określoną przez prawo.
Sporządzanie raportów i notatek
Do przygotowania raportu lub notatki urzędowej obowiązują zasady określone w GOST 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów” (dalej - GOST R 6.30-2003). Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że dokumenty są przygotowywane na formularzach. Wymagania dotyczące formularzy dokumentów określone są w ust. 4 GOST R 6.30-2003. W szczególności wskazano, że standardowymi formatami formularzy dokumentów są A4 (210 x 297 mm) i A5 (148 x 210 mm). Do produkcji form wykorzystuje się papier biały lub jasny. Każda kartka dokumentu musi posiadać marginesy co najmniej 10 mm – prawy i co najmniej 20 mm – lewy, górny i dolny.
Dodatkowo zwróćmy uwagę na kompozycję detali i zasady umieszczania ich na kartce papieru. Wykaz szczegółów stosowanych przy sporządzaniu i wykonywaniu dokumentów znajduje się w pkt. 2 GOST R 6.30-2003. Do najważniejszych i wykorzystywanych w związku z przygotowaniem pism urzędowych i notatek należą:
Nazwa jednostki strukturalnej;
Nazwa typu dokumentu;
Data dokumentu;
Numer rejestracyjny;
Tytuł tekstu;
Miejsce docelowe;
Podpis kompilatora (ze wskazaniem stanowiska);
Zatwierdzenie dokumentu wizowego;
Rezolucja.
Jeżeli sporządzana jest notatka wewnętrzna (oficjalna), nazwa jednostki strukturalnej - autora dokumentu - jest wskazana w lewym górnym rogu. Nazwę rodzaju dokumentu należy pisać wielkimi literami (memorandum) i umieszczać na środku lub od krawędzi lewego marginesu (w zależności od wybranego sposobu pozycjonowania części nagłówkowej dokumentu – kątowo lub wzdłużnie) z dwoma odstępy między wierszami.
Data i indeks banknotu są zapisane w jednym wierszu. Data jest sformatowana cyframi arabskimi, na przykład: 02.02.2006, lub w formie alfanumerycznej, na przykład: 2 lutego 2006.
Numer rejestracyjny na karcie raportu wewnętrznego (urzędowego), w zależności od procedury przyjętej w organizacji, może być umieszczony w miejscu sporządzenia lub w miejscu odbioru.
Z reguły raporty i notatki mają tytuł, który w skrócie zdradza treść dokumentu.
Tekst raportów i notatek podawany jest w pierwszej osobie liczby pojedynczej („oferuję”, „pytam”). W uchwale informacje podawane są w tej samej kolejności (np. „Zamawiam”).
Tekst notatki (oficjalnej) raportu składa się z dwóch części. W pierwszej części przedstawiono fakty, które stały się podstawą dokumentu, natomiast w drugiej zawarto konkretne wnioski, wnioski i propozycje. Jeżeli w tekście noty trzeba przedstawić analizę aktualnej sytuacji, możliwe rozwiązania, jest to zaznaczone po pierwszym akapicie, a dopiero w trzecim wyciągnięte wnioski i propozycje konkretnych działań. Jeśli tekst zawiera kilka rozwiązań, wniosków itp., to można go podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, które numeruje się cyframi arabskimi.
Dodatkowo informacje zawarte w raportach i notatkach mogą być prezentowane w formie tabelarycznej. Kolumny i wiersze tabeli muszą mieć nagłówki wyrażone rzeczownikiem w mianowniku. Podtytuły kolumn i wierszy muszą być zgodne z nagłówkami. Jeżeli tabela jest drukowana na więcej niż jednej stronie, kolumny tabeli muszą być ponumerowane i na kolejnych stronach drukowane są tylko numery tych kolumn. Jest to określone w klauzuli 3.20 GOST R 6.30-2003.
Jeżeli istnieje wniosek, przed podpisaniem sporządza się o nim notatkę.
Szczegół „Podpis” obejmuje: nazwę stanowiska osoby podpisującej dokument (pełne, jeżeli dokument nie jest sporządzony na papierze firmowym, oraz skrócone w przypadku dokumentu sporządzonego na papierze firmowym); podpis osobisty; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko). W atrybucie „Podpis” dozwolone jest wyśrodkowanie stanowiska osoby podpisującej dokument względem najdłuższej linii. Przy sporządzaniu dokumentu na papierze firmowym urzędnika w podpisie nie jest wskazane stanowisko tej osoby.
Protokół zewnętrzny sporządzany jest na formularzu ogólnym i podpisywany przez kierownika organizacji. W takim przypadku stosuje się pełną lub skróconą nazwę organizacji macierzystej, zgodnie ze statutem organizacji. Poniżej znajduje się nazwa organizacji autorskiej.
Po zapoznaniu się z notatką przez zainteresowanych, umieszcza się na niej wizy zatwierdzające, zawierające podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, transkrypcję podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. W przypadku dokumentu, którego oryginał pozostaje w organizacji, wizy umieszczane są na dole odwrotnej strony ostatniej kartki oryginalnego dokumentu. W przypadku dokumentu, którego oryginał jest wysyłany z organizacji, wizy umieszczane są na dole przedniej strony kopii. Istnieje możliwość wystawienia dokumentów wizowych na odrębnym arkuszu zgody. Dozwolone jest, według uznania organizacji, zatwierdzanie dokumentu i jego załączników strona po stronie.
Jeżeli są uwagi, zamieszcza się je na osobnej kartce, którą podpisuje się i dołącza do dokumentu.
Po podjęciu decyzji na dokumencie umieszczana jest uchwała menedżera. Podjęcie uchwały jest ostatnim etapem rozpatrywania raportu. Uchwała, napisana na dokumencie przez odpowiedniego urzędnika, zawiera nazwiska i inicjały wykonawców, treść zlecenia (jeśli to konieczne), termin wykonania, podpis i datę. Dopuszcza się sporządzenie uchwały na osobnym arkuszu (klauzula 3.17 GOST R 6.30-2003).
Oto przykłady raportów i notatek.
Działu Księgowości do Głównego Lekarza
Notatka MLPU N 18
Od 06.03.2010 N 8 do EO Simonov
O podziale środków
Aby wziąć udział w seminarium
W dniu 23 czerwca 2010 roku w ośrodku szkoleniowym „Rozwój Zawodowy” odbędzie się seminarium nt.
Temat „Nowości w rachunkowości i podatkach” odkrywczy
Ostatnie zmiany w ustawodawstwie niezbędne dla właściwych
Wykonywanie prac przez pracowników księgowości.
Proszę o przeznaczenie środków w wysokości 5680 rubli. za odwiedziny
To seminarium.
Aplikacja:
1. Program seminarium „Nowości w rachunkowości i podatkach”
2. Polecenie zapłaty z dnia 06.02.2010 N 56.
Główna księgowa Kroshenina /A. W. Kroshenina/
Dział administracyjno-ekonomiczny Szef serwisu
Memorandum serwisowe dotyczące wsparcia informacyjnego
Od 27.05.2010 N 24
O przerwie w dostawie prądu
W piątek 28.05.2010 w godzinach 11.00 - 13.00 odbędzie się
Prowadzone są prace związane z instalacją elektryczną, w związku z tym m.in.
Brak prądu.
Proszę o podjęcie niezbędnych kroków, aby zapobiec utracie informacji
W mediach elektronicznych.
Szef AHO Vetrov /P. A. Vetrov/
Funkcje projektowania raportów i notatek
W instytucjach użyteczności publicznej
Ogólnie rzecz biorąc, prace biurowe oraz przygotowywanie raportów i notatek urzędowych w instytucjach użyteczności publicznej są zgodne z zasadami określonymi w GOST R 6.30-2003. Jednocześnie poszczególne departamentalne akty prawne mogą ustalać przypadki ich cech przygotowawczych i projektowych. W szczególności rozporządzenie Federalnej Służby Celnej Rosji z dnia 18 października 2004 r. N 160 zatwierdziło Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej i prac archiwalnych w organach celnych. W rozdz. 3.8 wskazuje trzy rodzaje notatek - sprawozdawczą, oficjalną, wyjaśniającą.
Przez memorandum rozumie się dokument kierowany do kierownictwa organu celnego lub jednostki strukturalnej i informujący o aktualnej sytuacji, zjawisku lub fakcie, który miał miejsce, wykonanych pracach, zawierający wnioski i propozycje sporządzającego. Jest przygotowywany zarówno z inicjatywy kompilatora, jak i na polecenie kierownictwa. Notatkę sporządza się na zwykłej kartce papieru formatu A4 i zawiera następujące podstawowe dane: nazwę jednostki strukturalnej, adresata, nazwę rodzaju dokumentu, datę, numer, tytuł tekstu, tekst, podpis. Kolejność ustalania szczegółów raportu określa Załącznik nr 8 do Instrukcji Standardowej.
Notatki biurowe służą do rozwiązywania problemów operacyjnych pojawiających się w działalności zarządczej działów strukturalnych organu celnego (wnioski, wyjaśnienia zadań, informacje o wnioskach, wyjaśnienia itp.). Notatki te są zestawiane wyłącznie w odniesieniu do tych kwestii, które wymagają obowiązkowych dowodów z dokumentów. Korespondencja między działami w sprawach, które można szybko rozwiązać i które nie wymagają dokumentacji, jest niedozwolona.
Sporządzanie notatek urzędowych odbywa się w taki sam sposób, jak notatek.
W niektórych aktach prawnych wzmianka o tego rodzaju dokumencie występuje jedynie jako notatka urzędowa lub urzędowa, na przykład w Instrukcji pracy biurowej w sądach arbitrażowych Federacji Rosyjskiej (instancje pierwszej, apelacyjnej i kasacyjnej), zatwierdzonej rozporządzeniem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 25 marca 2004 r. N 27. W tych przypadkach, w których nie ma wewnętrznych instrukcji resortowych w tej kwestii, należy kierować się ogólnie obowiązującymi standardami, w tym GOST R 6.30-2003.
K. V. Szestakowa
Ekspert dziennika
"Dział Personalny
Instytucja budżetowa”
Podpisano do pieczęci
Notatka wewnętrzna to specjalna forma dokumentu stosowana w środowisku wewnętrznym przedsiębiorstwa i służąca szybkiemu rozwiązywaniu bieżących problemów produkcyjnych. Zazwyczaj dokument ten jest sporządzany w celu przedstawienia nowej propozycji i rozwiązania powstałych trudności, a także zatwierdzenia lub uzgodnienia określonych działań.
Ważne jest, aby w swojej notatce specjalista pokazał się w swojej dziedzinie. Jeśli pracownik za pomocą dokumentu przenosi odpowiedzialność za podjęte działania na inną osobę lub zdejmuje ją z siebie, nie oferując wyjścia z sytuacji, warto pomyśleć o umiejętnościach zawodowych tego specjalisty.
Cel i rodzaje tego dokumentu
Notatki biurowe są podzielone według celu i stopnia dostępności.
Celowo, tzn w zależności od rodzaju przekazywanych informacji, zaznacz następujące uwagi:
- Notatki przyczyniające się do podjęcia decyzji to prośby lub żądania rozważenia jakiejkolwiek kwestii lub propozycji specjalisty;
- Notatki informacyjne to rodzaj dokumentu, w którym znajdują się informacje, które pracownik chce przekazać kierownictwu;
- Notatki sprawozdawcze – takie dokumenty są najczęściej przygotowywane na zlecenie kierownictwa i zawierają szczegółowe informacje na temat wszelkich przeszłych procesów.
Według stopnia dostępności, tj poprzez otwarcie na widok publiczny, notatki to:
- Otwarte – dokumenty dostępne dla wszystkich lub większości pracowników organizacji;
- Poufne – notatki dostępne tylko dla wąskiego lub ograniczonego kręgu osób.
W niektórych przypadkach dołączona jest notatka wraz z kilkoma innymi notatkami. Na przykład, jeśli konieczne jest wydanie odpowiedniego zamówienia na podstawie notatki, wówczas jest ono sporządzane. A jeśli zostaną rozwiązane kwestie dotyczące wydatkowania środków przez osoby odpowiedzialne, należy sporządzić notę wyjaśniającą.
Aby docenić cel notatek, trzeba wiedzieć, że w dużych przedsiębiorstwach błędy w przygotowaniu takiego dokumentu mogą skutkować stratą ogromnej ilości czasu, a także nieskoordynowaną pracą pomiędzy działami.
Notatka jest rodzajem sposobu komunikacji pomiędzy działami, strukturami czy warsztatami. Zwykle sporządzany jest przez pracownika lub kierownika jednego działu i kierowany do kierownika innego działu.
Interakcja między działami jest główna potrzeba w pracy całej organizacji. Jeśli zostanie przerwany lub zatrzymany, organizacja działa nieefektywnie, co oznacza, że istnieje znacząca szansa na zmniejszenie zysków i ewentualnie zwiększenie strat.
Forma i treść
Jeśli chodzi o treść notatek, to najczęściej dotyczą one zagadnień o charakterze produkcyjnym, problemów materiałowych lub technicznych, ekonomicznych, a także zagadnień związanych ze wsparciem informacyjnym.
Prostym przykładem wykorzystania notatek może być zepsuta kserokopiarka w dziale. Pracownik może wysłać notatkę do kierownika działu materiałowego z prośbą o przeznaczenie pieniędzy na nowy sprzęt, a także notatkę do działu technicznego z prośbą o naprawę istniejącej kopiarki.
Na swój sposób formularz notatki nie mają określonego, ogólnie przyjętego standardu. Jednak każda organizacja, a co więcej, każdy dział ma swój własny standard pisania notatek, którego powinni przestrzegać pracownicy tego działu.
Poniżej przedstawiono przykład pisania notatki.
Główny księgowy ___________________
UWAGA SERWISOWA
W związku z awarią drukarki w dziale marketingu proszę o przeznaczenie _____ rubli. na konto bankowe w celu zakupu nowego sprzętu.
Dyrektor Marketingu:________________________________.
" "___________ 2016
Ta forma pisania notatek może być inna w każdym przedsiębiorstwie, dlatego nie należy się jej bezwzględnie trzymać.
Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to najprostszy sposób Można to zrobić za pomocą usług online, które pomogą Ci bezpłatnie wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty: Jeśli masz już organizację i zastanawiasz się, jak uprościć i zautomatyzować księgowość i raportowanie, z pomocą przyjdą następujące usługi online i całkowicie zastąpi księgowego w Twojej firmie i pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. Wszystkie raporty są generowane automatycznie, podpisywane elektronicznie i automatycznie wysyłane online. Jest idealny dla indywidualnych przedsiębiorców lub spółek LLC korzystających z uproszczonego systemu podatkowego, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Spróbuj, a będziesz zaskoczony jakie to stało się proste!
Zasady prawidłowego projektowania
Musisz rozpocząć notatkę z wyjaśnieniem bieżącego problemu lub sytuacji. Należy podkreślić, co dokładnie było powodem napisania notatki. Następnie należy wymienić, jakiego rodzaju odpowiedzi oczekuje się na to odwołanie, podać dokładną prośbę i, jeśli to konieczne, kwotę, którą planuje się zrealizować.
Podpis na tym dokumencie jest osoba, która pisze notatkę. Bardzo często podpisuje go kierownik działu.
Jeśli firma tego wymaga, to pod podpisem wystawiane są wizy osobowe którzy są zainteresowani tą prośbą. Podane są inicjały, nazwiska, podpisy i daty. W niektórych przypadkach dodawane są pozycje. Wiza jest rodzajem zgody danej osoby na treść notatki.
Aby móc w razie potrzeby powołać się na sporządzoną notatkę, należy ją zarejestrować w przedsiębiorstwie.
Sporządzenie notatki w formie elektronicznej
Dokument taki można sporządzić w formie elektronicznej, jeżeli taka forma jest dopuszczalna w przedsiębiorstwie, co należy wskazać w organizacji. W tym przypadku jest to niewątpliwą zaletą przedsiębiorstwa, gdyż przesłanie notatki jest uproszczone, a czas jej rozpatrzenia znacznie skrócony.
Musisz wiedzieć, że sporządzenie notatki w formie elektronicznej niewiele różni się od wzoru papierowego.
Można uznać, że notatka elektroniczna nie zawiera nazwiska adresata. Jest on zapisany w wierszu adresu. Jeśli notatka jest wysyłana do konkretnej osoby, w tytule wiadomości należy wpisać jej imię i nazwisko.
Wysyłając pismo drogą elektroniczną, podpis urzędu najczęściej jest już wstawiany automatycznie, co może znacznie zaoszczędzić czas pisania.
Wysyłając notatkę, musisz poprosić czytać przepis listy. Jest to potrzebne jako dowód w różnych przypadkach, że faktycznie wysłałeś notatkę o określonej godzinie.
Pewne niuanse redakcyjne
Chociaż notatka jest ogólnie przyjętym dokumentem, który nie ma określonych standardów, jej kompozycja zawiera różne cechy, które powstają w zależności od celu napisania notatki. Przyjrzymy się tym funkcjom poniżej.
Do kupienia
Notatka dotycząca przejęcia jest pisana do kierownika określonego działu.
W tym wskazany, co należy kupić, w jakiej ilości i w jakim celu.
Na pracownika
Notatka napisana do konkretnego pracownika jest notatką.
Jest sporządzany według wszystkich zasad, z tą tylko różnicą, że notatka jest pisana od pracownika niższego szczebla do szefa wyższego szczebla.
Do wymiany starego sprzętu
Osobliwością takiego dokumentu jest to, że konieczne jest wymienienie wszystkich powodów wymiany takiego sprzętu, aby zostały one uznane za odpowiednie i wniosek o wymianę został zrealizowany.
Na bonusy
W notatce należy podać wszystkie powody, dla których premia może zostać wypłacona. Może to oznaczać nadmierne godziny pracy, dużą ilość wykonywanej pracy lub pracę w czasie legalnego urlopu.
O promocji
W tej notatce należy wymienić przyczyny możliwego wzrostu. Może to oznaczać zwiększenie zakresu obowiązków, jakości pracy lub świadczenie dodatkowych usług.
O niedopłacie
W takiej notatce należy wskazać kwotę, która z jakiegoś powodu nie została dodatkowo zapłacona. Należy również wskazać możliwe przyczyny. Warto może wskazać, czyja wina stoi za niewypłaceniem środków.
O załamaniu
Pisząc notatkę o awarii, należy nazwać uszkodzony sprzęt i wskazać, jakiego rodzaju awaria nastąpiła i dlaczego sprzęt uległ awarii.
W przypadku niedostarczenia lub przekazania dokumentów
Przede wszystkim tutaj należy wskazać nazwę dokumentu, a także ramy czasowe, w których dokument musi zostać przekazany.
Zatem obserwując wszystkie te niuanse, możesz kompetentnie sporządzić notatkę, która pomoże w rozwiązaniu każdego ważnego problemu.
Znaczenie dokumentu
Aby docenić znaczenie notatek, warto zrozumieć, że tego typu dokument pomoże uniknąć wiele poważnych nieporozumień pomiędzy działami, przestoje w pracy.
Ze względów rachunkowych i podatkowych notatka odgrywa ważną rolę, ponieważ są to kwestie finansowe wymagające szczególnej uwagi i zgodności z najmniejszymi niuansami.
Notatki też są skuteczna forma odmowy W czymkolwiek. Dokument ten oznacza całkowity brak negatywnego tonu. Krytyka jest możliwa, ale nie powinna być kierowana pod adresem jednej osoby lub działu.
Notatka jest zatem uniwersalnym sposobem rozwiązania wielu problemów. Prawidłowo sporządzony dokument zapewni efektywną i owocną pracę organizacji.
Przykład pracy z notatkami biurowymi w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami przedstawia poniższy film:
Dokument ten powinien zostać sporządzony, jeśli pracownik (bez względu na to, jakie stanowisko zajmuje w danej firmie) uzna za konieczne zwrócenie uwagi szefa firmy na coś ważnego i rozumie, że bez jego osobistej interwencji nie da się rozwiązać tej kwestii.
Uwaga! Notatka jest często mylona z raportem.
Te dwie kategorie pisemnych próśb wewnątrz firmy są w zasadzie do siebie podobne – mają charakter informacyjny i implikują określone działania ze strony osoby, do której są kierowane.
Dotyczą one albo konkretnego specjalisty, albo działalności konkretnego działu. Niemniej jednak, notatka ma bardziej hierarchiczny kolor: zawsze jest pisane „od dołu do góry”, czyli od specjalisty niższej rangi na wyższe stanowisko.
Pismo urzędowe można zaadresować do przedstawiciela tej samej rangi co autor, ale także do osoby o niższym stanowisku. Adresowany jest także do przedstawicieli organizacji partnerskich. W istocie memorandum jest podtypem oficjalnego, podobnie jak notatka wyjaśniająca.
O różnicy pomiędzy notatką a raportem zob. komentarz specjalisty.
Czy menedżer powinien sporządzić dokument?
Powinien, ale w przypadkach, gdy chce zwrócić na coś uwagę specjalisty lub kierownika działu i oczekuje w odpowiedzi konkretnych działań.
Z jakich części składa się notatka?
Jak już stwierdzono, Nie ma specjalnie ustalonej próbki takiego papieru. Istnieją jednak zasady dotyczące pisania zgodnie z zasadami komunikacji biznesowej, a także przepisami wewnętrznymi danej firmy.
Wzory takiej notatki zazwyczaj znajdują się w lokalnych dokumentach firmy – w formie papierowej lub dostarczane są pracownikowi wraz z wewnętrznym firmowym e-mailem. W tym drugim przypadku (jeśli w Twojej firmie zwyczajem jest kierowanie wniosków drogą elektroniczną) musisz skorzystać z funkcji potwierdzenia odczytu.
Tak, podobne dokument zawsze zawiera:
- pełna nazwa firmy i jednostki strukturalnej (skąd jest zapisana);
- numer rejestracyjny;
- oznaczenie adresata (należy podać stopień, nazwisko i inicjały lub pełne imię i nazwisko);
- nazwa papieru i jego cel (na przykład notatka o naprawie);
- tekst – część informacyjna (zwięźle i na temat) oraz jakich działań oczekuje się od adresata;
- data;
- podpis z transkrypcją.
Trzeba pisać zwięźle i na temat, pamiętając, że czas obsługi każdego pracownika jest ograniczony i jest kosztowny.
Ważny! Błędy w pisaniu są niedopuszczalne. Powinieneś także unikać niezdarnych, nadmiernie zagmatwanych i uciążliwych wyrażeń, które można interpretować na wiele sposobów i zniekształcać znaczenie tego, co chcesz przekazać.
Zasada pisania jest zawsze ta sama: co się stało – czego chcesz – dlaczego uważasz, że osoba, do której się zwracasz, powinna to zrobić. Napisanie na papierze firmowym notatki z logo firmy doda dodatkowej wagi.
Dobrze jest także wskazać biznesowe konsekwencje zaistniałej sytuacji oraz sposób, w jaki interwencja odbiorcy ją naprawi. Na przykład ktoś narusza wewnętrzną rutynę i powoduje niezgodę w zespole, w wyniku czego w dziale powstał brak jedności i zakłócony zostaje duch zespołu niezbędny do zwiększenia sprzedaży.
Najlepiej trzymać się biznesowego, neutralnego stylu. podczas kontaktu. W związku z tym nie wolno używać recenzji wulgarnych, slangowych, nacechowanych emocjonalnie, zwłaszcza wulgarnych, obraźliwych lub nieetycznych.
Jeśli chcesz, aby odbiorca wykonał więcej niż jedną akcję, musisz określić je na liście numerowanej, każdą w nowej linii, oddzieloną średnikiem.
Instrukcje krok po kroku: jak poprawnie komponować?
Jak poprawnie napisać notatkę do reżysera, korzystając z próbki? W prawym górnym rogu sporządzany jest „nagłówek” dokumentu - do kogo i do jakiego działu dokument jest przekazywany, należy podać stanowisko i dane paszportowe. Poniżej, pośrodku, znajduje się notatka i jej przeznaczenie (np. naprawa, odpisanie na straty, awans lub premia dla pracownika) oraz numer rejestracyjny.
Poniżej tekst - treść pytania, najpierw część informacyjna, potem czego oczekujesz (np. proszę o wydanie polecenia przeprowadzenia kontroli w związku z takim a takim zdarzeniem), lub proszę o wymianę śledzenie sprzętu w takim a takim dziale (poprzez wcześniejsze poinformowanie dlaczego należy to zrobić) co należy zrobić i w jakim stanie jest istniejący sprzęt).
Podajmy konkret przykład tego, jak taki papier mógłby wyglądać.
Dyrektor Generalny Lotos-V LLC
Siergiejew Siergiej Siergiejewicz
od starszego menedżera sprzedaży Ivanova I.I.
NOTA SERWISOWA nr 21
(na naprawy i wymianę sprzętu)
Pragnę zwrócić Państwa uwagę, że sprzęt komputerowy znajdujący się w dziale sprzedaży spółki Lotos-M Sp. z oo nie nadaje się do dalszej pracy i wymaga wymiany oraz naprawy. Tak więc na chwilę obecną na 8 komputerów (w przeliczeniu jeden na dwóch pracowników) 5 jest całkowicie niesprawnych, kolejne 2 zostały uznane przez administratora systemu za podlegające naprawie. Z tego powodu interakcja z klientami spowalnia. Pracownicy zmuszeni są korzystać z własnych, osobistych laptopów i tabletów. Drukarkę również uznaje się za nie nadającą się do naprawy, ponieważ jest bardzo stara.
Proszę Cię o:
- zakup 5 nowych komputerów;
- zlecić naprawę 2 komputerów;
- wymień drukarkę w dziale.
Z poważaniem
starszy kierownik sprzedaży, Ivanova Irina Ivanovna (podpis).
Jasne jest więc, że jeśli pracownik chce czegoś od innego pracownika, zwłaszcza od szefa, to właśnie to należy wypełnić w formie pisemnej i według wzoru ustalonego w danej firmie, zgodnie z etyką biznesu.
Tylko to gwarantuje, że Twoje odwołanie nie pozostanie bez rozpatrzenia i uzyska wyczerpującą odpowiedź, i tylko w ten sposób Twoje odwołanie zostanie uznane za racjonalne, a nie jako prywatna prośba, którą kierownictwo (wyższe lub ogólne) może zignorować.
- Odkrycia w zoologii XX wieku
- Opisz geopolityczną rolę NATO we współczesnych warunkach Spurs - Integracja międzynarodowa i organizacje międzynarodowe
- Siedlisko i wpływ środowiska na zdrowie człowieka Systemy technogeniczne i ich interakcja ze środowiskiem
- Najciekawsze zagadki o postaciach z bajek Odgadnij bajki, zagadki na podstawie ich cytatów