Próbka wyjaśniająca ze względów technicznych. Jak napisać notę wyjaśniającą - przykładowy tekst do pracy i szkoły
Udzielenie pisemnych wyjaśnień staje się obowiązkowe jedynie w niektórych przypadkach. Najczęściej- przy ocenie zasadności powodów przewinienie dyscyplinarne pracownika(naruszenie obowiązków pracowniczych i służbowych przez pracownika). Wymaga tego procedura wymierzenia kary dyscyplinarnej z art. 193 Kodeksu pracy (zwanego dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej), co może skutkować nie tylko naganą lub naganą, ale także zwolnieniem. Wszystko zależy od okoliczności, które należy uporządkować. W tym przypadku nota wyjaśniająca dokumentuje i przekazuje kierownictwu stanowisko pracownika, jego wizję sytuacji i jego argumenty.
Fragment dokumentu
Zwiń pokaz
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Artykuł 193 „Procedura stosowania sankcji dyscyplinarnych”
Przed podjęciem działań dyscyplinarnych pracodawca ma obowiązek zwrócić się do pracownika o pisemne wyjaśnienia. Jeżeli po dwóch dniach roboczych pracownik nie przedstawi określonego wyjaśnienia, sporządzany jest odpowiedni akt.
Niezłożenie wyjaśnień przez pracownika nie stanowi przeszkody w zastosowaniu środków dyscyplinarnych.
Postępowanie dyscyplinarne wszczyna się nie później niż w terminie miesiąca od dnia wykrycia przewinienia, nie licząc czasu choroby pracownika, jego pobytu na urlopie wypoczynkowym oraz czasu niezbędnego na uwzględnienie opinii organu przedstawicielskiego pracownicy.
Sankcji dyscyplinarnej nie można zastosować później niż po sześciu miesiącach od dnia popełnienia przestępstwa, a na podstawie wyników kontroli, kontroli działalności finansowo-gospodarczej albo audytu – później niż po dwóch latach od dnia jego popełnienia. Podane terminy nie obejmują czasu postępowania karnego.
Za każde przewinienie dyscyplinarne można zastosować tylko jedną karę dyscyplinarną.
Nakaz (polecenie) pracodawcy o zastosowaniu kary dyscyplinarnej ogłasza się pracownikowi za podpisem w terminie trzech dni roboczych od dnia jego opublikowania, nie wliczając czasu nieobecności pracownika w pracy. Jeżeli pracownik odmówi zapoznania się z określonym poleceniem (instrukcją) pod podpisem, sporządzany jest odpowiedni akt.
Pracownik może odwołać się od sankcji dyscyplinarnej do państwowej inspekcji pracy i (lub) organów w celu rozpatrzenia indywidualnych sporów pracowniczych.
Ale noty wyjaśniające można sporządzać także z innych powodów, choć aspekt „konieczności usprawiedliwienia” pozostaje (wszak w innych przypadkach używa się urzędów i notatek). Przykładowo podczas badania okoliczności powstania szkody w mieniu pracodawcy i ustalenia jej wysokości w trybie art. 247 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.
Zobacz także przykładowy wymóg złożenia pisemnych wyjaśnień w artykule „Fałszywe dokumenty do zatrudnienia”
Prośba o pisemne wyjaśnienia
Zatem „przed nałożeniem działań dyscyplinarnych pracodawca musi zwrócić się do pracownika o pisemne wyjaśnienia”. Jak widać, prawo nie precyzuje, czy żądanie wyjaśnień ma mieć formę ustną, czy pisemną. W szczególnie trudnych przypadkach, gdy zarówno pracownik, jak i pracodawca, podchodzą bardzo poważnie i zamierzają, jak mówią, dojść do samego końca, pracodawca musi zwrócić się do pracownika o wyjaśnienia na piśmie, aby móc wówczas potwierdzić przestrzeganie przepisów z procedurą określoną w zakresie nakładania sankcji dyscyplinarnych w art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (przykład 1). Nigdy nie została zatwierdzona forma tego dokumentu personalnego, dlatego każda organizacja sporządza go na swój sposób. Nawet rodzaj dokumentu użytego do tego jest inny (powiadomienie, żądanie, pismo itp.), Chociaż bardziej poprawne jest nazwanie tego „ wymóg„, ponieważ w części 1 art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że. Powiadomienie ma inny sens – informacja jest przekazywana i nie trzeba nic robić. List to dokument wychodzący wysyłany do zewnętrznej organizacji lub osoby, a pracownik nie jest taką „obcą” osobą.
Należy pamiętać, że „sankcję dyscyplinarną nakłada się nie później niż miesiąc od dnia wykrycia przestępstwa” (część 3 art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Fakt jego odkrycia potwierdza akt, a nie wymóg. Miesiąc ten należy zatem liczyć od dnia wykrycia sprawy (najlepiej, gdyby pokrywał się on z datą sporządzenia ustawy), a nie od dnia wezwania do złożenia pisemnych wyjaśnień.
Kolejny termin liczony jest od dnia złożenia wniosku - 2 dni na pisemne wyjaśnienia(Patrz przykład 3). Dlatego ważne jest nie tylko sformalizowanie żądania, ale także udowodnienie, że zostało ono doręczone pracownikowi lub że odmówił jego przyjęcia. Aby to zrobić, możesz od razu wykonać odpowiednie puste miejsca na dole arkusza (oznaczone cyframi 1 i 2 w przykładzie 1): jeśli pierwszy (podpis przy otrzymaniu wniosku) nie zostanie sporządzony, to drugi zostaje sporządzony (świadkowie potwierdzają fakt odmowy pracownika przyjęcia tego dokumentu, oznaczenie to eliminuje konieczność sporządzania odrębnej ustawy w tej sprawie).
Przykład 1
Pisemna prośba pracownika o wyjaśnienia
Zwiń pokaz
Przykład 2
Tekst prośby pracownika o wyjaśnienie przyczyn nieobecności w pracy i podpis
Zwiń pokaz
Przykład 3
Obliczanie terminu na pisemne wyjaśnienie przyczyn przewinienia dyscyplinarnego
Zwiń pokaz
Załóżmy, że w poniedziałek 1 września 2014 roku pracownik przez zaniedbanie uszkodził mienie pracodawcy, byli świadkowie i jeszcze tego samego dnia sporządzono protokół. W dniu 2 września 2014 roku pracownik został wezwany do złożenia pisemnych wyjaśnień. Termin liczymy od następnego dnia:
- 09.03.2014 - dzień 1,
- 09.04.2014 - dzień drugi (w którym złożenie noty wyjaśniającej będzie nadal uznawane za terminowe),
- Od dnia 05 września 2014 roku istnieje już możliwość aktywowania faktu niezłożenia wyjaśnień.
Jeżeli obowiązek złożenia pisemnych wyjaśnień został przedstawiony pracownikowi w piątek 09.05.2014 r., a sobota i niedziela są jego dniami wolnymi od pracy (tj. nie są wliczane do 2-dniowego okresu), to termin na terminowe złożenie wyjaśnień złożenie noty wyjaśniającej upływa dopiero we wtorek 09.09.2014r.
Aby sumienny pracownik nie pomylił się przy obliczaniu tego okresu, lepiej od razu wskazać we wniosku konkretny termin, do którego należy dostarczyć notę wyjaśniającą. Tutaj możesz dodać konkretny dział/urzędnika, któremu ma zostać przyznany (patrz drugi akapit tekstu wymagania z Przykładu 1). Adresat noty wyjaśniającej (na którego nazwisko jest sporządzony, na przykład dyrektor generalny) i osoba, której należy ją przekazać (na przykład sekretarz lub kierownik działu personalnego), najprawdopodobniej będzie inny ludzie.
Jeśli pracownik naprawdę miał uzasadnione powody do zachowania, które nie podobało się pracodawcy i w ogóle są to ludzie odpowiedni, to nie należy bać się uzasadnienia - stanie on w obronie „oskarżonego”. Nie trzeba wtedy czekać na pisemny wniosek pracodawcy. Na jego ustną prośbę lepiej od razu sporządzić notę wyjaśniającą, dołączając do niej jak najwięcej dowodów na to, że ma rację. Wystarczą nie tylko oficjalne dokumenty, ale nawet wydruk z serwisu informacyjnego o przerwach w pracy linii metra, którą spóźnialski dojeżdża do pracy. Jeśli między pracownikami istnieje konflikt, dobrze napisany list wyjaśniający może nawet „przeciągnąć” kierownictwo na stronę jego autora.
W czyim imieniu sporządzono notę wyjaśniającą?
Aby trafnie odpowiedzieć na to pytanie, należy zapoznać się z Wewnętrznym Regulaminem Pracy, który musi obowiązywać w każdej organizacji. Najprawdopodobniej jest tam napisane, że pracownik podlega bezpośredniemu przełożonemu i dyrektorowi generalnemu. Następnie, jeśli coś się stanie, pracownik napisze wyjaśnienie skierowane do swojego szefa lub dyrektora generalnego.
Lokalne przepisy mogą ustalać inną hierarchię: na przykład członkowie grupy roboczej podlegają kierownikowi tej grupy, mimo że reprezentują w niej różne działy. Lider grupy może poprosić o pisemne wyjaśnienia jedynie wtedy, gdy niewłaściwe zachowanie ma związek z pracą grupy.
Tym samym służba ochrony, menadżer kultury korporacyjnej czy kierownik działu personalnego nie mają prawa żądać wyjaśnień od pracowników innych działów, którzy im nie podlegają, chyba że jest to wyraźnie określone w lokalnych przepisach organizacji. To prawda, że odpowiednie uprawnienia tym i innym urzędnikom można nadal przekazać na polecenie dyrektora generalnego (na przykład przewodniczącemu komisji w celu zbadania konkretnego incydentu). Zobacz podpisy w przykładach 1 i 2, oznaczone wykrzyknikiem.
Ręcznie czy na komputerze?
Prawo nie wymaga ręcznego sporządzania not wyjaśniających, można je wpisać na komputerze. Jednak doświadczeni funkcjonariusze personelu wymagają wyjaśnień od pracowników, napisanych wyłącznie ich własnym pismem. W przypadku sporu pracowniczego pomoże to pracodawcy uchronić się przed niezgodnymi z prawem działaniami pracownika, który może twierdzić, że został „zmuszony” do podpisania tekstu, który przygotował już ktoś inny.
Minimalny wymagany skład elementów pisma odręcznego, narysowanych odręcznie przez pracownika na notatce objaśniającej, jest następujący:
- stanowisko,
- osobisty kontakt i
- I O. Nazwisko.
Nie można ograniczyć się tylko do odręcznie napisanej osobistej kreski, bo... badanie grafologiczne nie jest w stanie jednoznacznie zidentyfikować niektórych podpisów jako należących do konkretnej osoby. I na podstawie całych słów (stanowisko i nazwisko) z pewnością da się to zrobić.
Szczegóły noty wyjaśniającej
Forma noty wyjaśniającej jest stosunkowo dowolna. Nikt nie wymaga od pracownika dogłębnej znajomości standardów sporządzania dokumentów, wystarczy przestrzeganie wymaganego minimum.
W prawym górnym rogu arkusza informacje są zapisane w kolumnie na temat do kogo i przez kogo skierowana jest nota wyjaśniająca. Pracownik musi podać swoją jednostkę strukturalną, stanowisko, a także pełne nazwisko, imię i patronimikę. Nazwa typu dokumentu- nota wyjaśniająca - pisana pośrodku, po kilku wierszach (zwykle dużą literą lub tylko dużymi literami, jak pokazano w przykładzie 4). Przykład 5 pokazuje przestarzałą wersję, w której nazwa typu dokumentu jest w całości napisana małymi literami i następuje po niej kropka, tj. cały „nagłówek” zdawał się da się odczytać w jednym zdaniu; Takie opcje projektowania znajdowały się wcześniej w aplikacjach.
Przykład 4
„Głowa” noty wyjaśniającej
Zwiń pokaz
Przykład 5
Nieaktualna wersja „nagłówka” noty wyjaśniającej
Zwiń pokaz
Uwaga: w przykładzie 5 linia z rodzajem zapisanego dokumentu (z małą literą i kropką) jest nieaktualna, a wszystko powyżej jest całkiem poprawne. Stanowisko autora noty wyjaśniającej może być wcięte od adresata (dyrektora generalnego, jak w przykładzie 4) lub może pojawić się od razu w kolejnym wierszu (jak w przykładzie 5). Przyimek „od” może, ale nie musi, występować przed stanowiskiem autora.
Po nazwie typu dokumentu następuje tekst, który jest skompilowany w darmowej formie. Jedyne wymagania co do niego:
- poprawność sformułowań i stosowanie, jeśli to możliwe, oficjalnego, biznesowego stylu prezentacji,
- tylko dokładne daty, jeśli to konieczne - czas,
- fakty i przyczyny obecnej sytuacji.
Okoliczności są różne i niewłaściwe jest wymaganie od pracownika zwięzłości w uzasadnieniu. Notatka może zajmować kilka kartek papieru, zawierać bezpośrednią mowę i czytać jak dobry kryminał lub może składać się z jednej linijki. Pracodawca nie ma prawa ograniczać pracownika w takiej „kreatywności”.
Nikt nie oczekuje od pracownika, że w uzasadnieniu będzie formułował wnioski i sugestie, choć nie będzie można zabronić mu ich zamieszczenia.
Treść noty wyjaśniającej ustala wyłącznie pracownik, który ma ją sporządzić. Szef nie ma prawa dyktować tekstu, wypowiadać sformułowań typu „to nie jest powód”, żądać przerobienia ani w inny sposób wpływać na treść dokumentu. Niektóre organizacje idą jeszcze dalej i sporządzają standardowe teksty not wyjaśniających. Pracownik ma prawo zdecydować, czy z nich skorzystać, czy też samodzielnie napisać notę wyjaśniającą. W jego interesie leży opisanie tego, co się wydarzyło, w sposób, jaki uzna za prawidłowy. Pracodawca z kolei ma obowiązek zapoznać się z wszelkimi wyjaśnieniami pracownika, czy mu się to podoba, czy nie.
Stworzenie tekstu noty wyjaśniającej bardzo często nastręcza trudności. Powtórzmy główną zasadę: wydarzenia należy przedstawiać tak, jak miały miejsce.
Jeśli wina pracownika jest oczywista (spóźnił się, zachował się niegrzecznie wobec klienta, zapomniał czegoś zrobić), to nie ma sensu temu zaprzeczać i wymyślać wymówek. Musisz to napisać tak jak jest:
Przykład 6
Tekst noty wyjaśniającej
Zwiń pokaz
Przykład 7
Tekst noty wyjaśniającej
Zwiń pokaz
Przyczyn spóźnień lub nieobecności w pracy może być wiele i nie wszystkie są zasadne. Jeśli pracownik nie chce ujawnić prawdziwego powodu spóźnienia, ma do tego prawo. Tutaj pomocne będą uniwersalne sformułowania „ze względu na rodzinę” lub „okoliczności osobiste” (patrz przykład 8). Innym wyjściem jest przyznanie się do winy bez podawania przyczyn (Przykład 9). Jednak takie klisze nie wzbudzą oczywiście żadnego zrozumienia ani współczucia ze strony kierownictwa.
Przykład 8
Tekst noty wyjaśniającej
Zwiń pokaz
Przykład 9
Tekst noty wyjaśniającej
Zwiń pokaz
Pracownik może zakładać, że zostanie mu „wybaczone”, bo powód przewinienia jest ważny, a pracuje już długo, nigdy wcześniej się to nie zdarzyło lub z innych powodów. W takim razie niech lepiej napisze o tym w swoich wyjaśnieniach:
Przykład 10
Fragment tekstu noty wyjaśniającej
Cześć! Dziś porozmawiamy o tym, czym jest nota wyjaśniająca, jak ją napisać, a także podamy wiele przykładów i próbek na każdą okazję: do pracy, dla dziecka w przedszkolu, szkole, na uniwersytecie itp.
Rodzaje not objaśniających
List wyjaśniający - dokument wyjaśniający przyczyny dowolnego faktu (nieobecność w pracy, spóźnienie, naruszenie obowiązków służbowych itp.).
Najczęstsze typy:
- Wyjaśnienie wszelkich postanowień (sprawozdawczość itp.);
- Wyjaśnienie okoliczności.
Nota wyjaśniająca jest pisana ręcznie, a adresatem będzie osoba, która o nią poprosiła. Można go także wpisać na komputerze, zgodnie z formą akceptowaną w danej organizacji. Sposób, w jaki należy wypełnić notatkę, nie jest w żaden sposób określony w przepisach, podobnie jak sposób przygotowania streszczenia, w związku z czym dozwolone jest stosowanie zarówno formy odręcznej, jak i pisemnej.
Jak napisać notę wyjaśniającą
Musisz zrozumieć, że to nie jest raport ani oświadczenie, więc musi po prostu odzwierciedlać fakt, który już się wydarzył.
- Nie powinno być słownictwa potocznego, tekst noty wyjaśniającej powinien być w oficjalnym stylu biznesowym;
- Przedstawiane informacje muszą być wiarygodne;
- Zawsze pisane w imieniu pracownika;
- Zawiera podpis i datę wystawienia.
Nota wyjaśniająca jest napisana w dowolnej formie. Ale aby uzyskać bardziej poprawne pisanie, powinieneś zapoznać się z poniższymi próbkami.
Nota wyjaśniająca do pracy
Jak widać na przedstawionym przykładzie, dokument jest sporządzony przejrzyście na temat sprawy, wskazano przyczynę opóźnienia i nie ma w nim zbędnych informacji.
Po napisaniu notatka wyjaśniająca spóźnienie do pracy przekazywana jest urzędnikowi, który podejmuje decyzję w sprawie spóźnionego pracownika. Jeżeli zostanie podjęta decyzja o zastosowaniu środków dyscyplinarnych, niniejsza notatka zostanie dołączona do postanowienia dyscyplinarnego jako dowód.
Przykładowa nota wyjaśniająca dotycząca nieobecności w pracy
Ogólnie rzecz biorąc, zgodnie z prawem, nieobecność w miejscu pracy bez ważnej przyczyny trwająca dłużej niż 4 godziny jest uważana za absencję, po której może nastąpić zwolnienie lub inne postępowanie dyscyplinarne.
Przyczyny takiej nieobecności mogą być poważne i ważne, dlatego nota wyjaśniająca w tym przypadku pomoże pracownikowi usprawiedliwić się przed kierownikiem.
Zanim zaczniesz pisać tego rodzaju notę wyjaśniającą, musisz dokładnie przeanalizować powód swojej nieobecności.
Nota wyjaśniająca dotycząca błędu w pracy
Nawet najbardziej pedantyczny i uważny pracownik nie jest odporny na błędy w pracy. Kiedy jednak menadżer staje w obliczu faktu, że takie błędy zostały popełnione, najczęściej domaga się wyjaśnień w tej sprawie.
Poniżej rozważymy format takiej noty wyjaśniającej.
Przede wszystkim warto zrozumieć, że sytuację należy opisać krótko, a jednocześnie możliwie wyczerpująco. Należy wskazać, na czym polegały błędy, dlaczego je popełniono i jakie konsekwencje to pociągnęło za sobą.
Obowiązkowe dane dokumentu:
- Nazwisko, inicjały i nazwa stanowiska menadżera;
- Nazwa firmy;
- Tytuł;
- Bezpośrednie wyjaśnienie;
- Data;
- Podpis.
Główny: Nie zamień dokument w esej!
W tekście wskaż uzasadniony powód popełnienia błędów, ale nie zrzucaj winy na innych; kierownictwu raczej nie spodoba się to, że pracownik nie chce przyznać się do niedociągnięć w pracy, którą sam wykonał.
Jeśli przyznajesz się do winy, pamiętaj, aby wyrazić, jak bardzo jest Ci przykro i wyjaśnić, że nie pozwolisz, aby coś takiego miało miejsce w przyszłości.
Z przykładu widać, że ta nota wyjaśniająca dla dyrektora została sporządzona kompetentnie, bez ekscesów.
Przykładowa nota wyjaśniająca w sprawie niedopełnienia obowiązków służbowych
Obowiązki każdego pracownika są zapisane w opisie stanowiska, którego jeden egzemplarz przechowuje pracodawca, drugi pracownik.
Każdy pracownik musi się z nią zapoznać, co potwierdza własnoręcznym podpisem, dopiero wówczas może żądać wykonania dyspozycji.
W nocie wyjaśniającej pracownik przedstawia swoją wizję sytuacji, a kierownik decyduje, czy przyjąć ten punkt widzenia, czy też podjąć decyzję o karach.
Przykład noty wyjaśniającej do przedszkola
Rodzice zazwyczaj piszą notatkę wyjaśniającą skierowaną do kierownika przedszkola, gdy dziecko opuszcza kilka dni z przyczyn niezwiązanych z chorobą.
Nota wyjaśniająca dla wychowawcy klasy
Często rodzice muszą robić takie notatki, gdyż nierzadko zdarzają się sytuacje, w których uczeń opuszcza zajęcia z różnych ważnych powodów.
Usprawiedliwienie od rodziców (lub opiekunów) dotyczące nieobecności na zajęciach stanowi dokument potwierdzający ważną przyczynę nieobecności ucznia na zajęciach.
Forma notatki nie jest zatem dla wychowawcy szczególnie istotna, ważne jest, aby rodzice wiedzieli o nieobecności dziecka na zajęciach w danym dniu.
Nota wyjaśniająca dotycząca pójścia dziecka do szkoły
Załączany przez wychowawcę klasy do protokołu obecności sporządzanego co miesiąc.
Nota wyjaśniająca do szkoły dotycząca nieobecności na zebraniu rodziców
Jak wyjaśniają prawnicy, nikt nie ma prawa żądać od rodzica takich wyjaśnień. Udział w zebraniu rodziców jest dobrowolny i nie jest uregulowany żadnymi aktami prawnymi.
Nota wyjaśniająca dla uniwersytetu
Studenci to ludzie, którzy uwielbiają spać kilka dodatkowych godzin, spóźniają się z tego powodu na zajęcia, a nawet w ogóle nie chcą chodzić na wykłady. Są jednak sytuacje, gdy przyczyny nieobecności są ważne. Najważniejsze jest prawidłowe przekazanie tego nauczycielom i dziekanowi.
Powyższe próbki i przykłady mogą być wymagane w różnych sytuacjach życiowych. Umiejętność prawidłowego sporządzenia takiego dokumentu nie będzie zbędna.
Jak widać z przykładów, pomiędzy różnymi typami banknotów nie ma większych różnic.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami jedynie pracodawca może żądać od pracownika wyjaśnień. Jest to albo sam menadżer, albo osoba upoważniona na podstawie zamówienia na czas określony.
Dzięki nocie wyjaśniającej możliwe staje się wyjaśnienie wszystkich okoliczności, w wyniku których doszło do przestępstwa oraz jaka była wina pracownika.
Jednocześnie pracownik może odmówić napisania noty wyjaśniającej. Zwłaszcza jeśli bezpośrednio lub pośrednio potwierdzi jego winę. Przecież nikt nie ma obowiązku zeznawać przeciwko sobie, jak stanowi Kodeks karny Federacji Rosyjskiej.
Ale czasem lepiej mimo wszystko napisać, żeby uniknąć zwolnienia z pracy lub innych poważnych kar.
Jeżeli w terminie 2 dni pracownik nie złoży uzasadnienia lub nie zgłosi odmowy sporządzenia uzasadnienia, sporządzana jest odpowiednia ustawa, a pracownik podlega karze dyscyplinarnej.
Okresy archiwizowania not objaśniających
Notatki wyjaśniające umieszcza się w aktach osobowych pracownika i odpowiednio przechowuje się u niego przez 75 lat.
Co chciałbyś powiedzieć na zakończenie? Bez względu na to, jak dużą presję wywiera menedżer, zanim zaczniesz pisać notatkę, ważne jest, aby się uspokoić i w spokojnej atmosferze, po przeanalizowaniu wszystkich faktów, sporządzić ten dokument.
Napisanie noty wyjaśniającej pozwala pracownikowi wyrazić swoją wizję sytuacji, nie pozwala kierownictwu na interpretowanie wszystkiego według własnego uznania i nakładanie nieuzasadnionej kary.
Witam, mam ten sam problem. Pracuję jako kierowca, prowadzę szefa przedsiębiorstwa. Dzisiaj po nią nie przyszłam, bo nikt mnie nie powiadomił, że trzeba ją odebrać. Czasami mówi, że sama przyjdzie. Nie mamy harmonogramu, w jakie dni należy to robić. Zadzwoniłem do niej, żeby dowiedzieć się, czy muszę ją odebrać w poniedziałek, ale nie odbierała telefonu. Teraz prosi o wyjaśnienia…
Jestem pracownikiem personalnym, główny księgowy był nieobecny w miejscu pracy przez kilka dni, mówiąc, że śledczy był z nim, kiedy zadzwonił kierownik, oficer personalny kazał mi napisać notę wyjaśniającą, jak mam napisać notę wyjaśniającą notatka.
Subskrybowało już ponad 6000 osób.
Pobierz najnowsze artykuły.
Jak zarobić pieniądze.ru - Kopiowanie materiałów jest surowo zabronione.
Notatka dla nauczyciela od rodziców (przykład)
Nota wyjaśniająca to dokument biznesowy sporządzony w specjalnej formie. Należy pamiętać, że osoba o nic nie pyta ani nie deklaruje, a jedynie wyjaśnia obecną sytuację. Powodem napisania może być absencja, spóźnienie, niedopełnienie obowiązków i inne podobne przypadki.
Najczęściej tego typu dokument trzeba napisać do rodziców. I, jak pokazuje praktyka, nie wszyscy wiedzą dokładnie, jak poprawnie napisać notę wyjaśniającą do szkoły. Niektórzy nawet nie wyobrażają sobie, w jakich przypadkach jest to napisane. Zawiadomienie do szkoły od rodziców należy spisać w następujących przypadkach:
- gdy dziecko opuściło zajęcia (z dowolnego powodu, o którym wiedzą rodzice);
- gdy uczeń spóźnił się na zajęcia;
W większości przypadków rodzice wiedzą z góry, że dziecko nie pójdzie do szkoły i opuści zajęcia. W takich sytuacjach można wcześniej przekazać nauczycielowi notatkę od rodziców, której wzór zostanie podany poniżej.
Podobnie jak wszystkie oficjalne dokumenty, nota wyjaśniająca dla szkoły wymaga zastosowania standardowych zasad korespondencji w stylu biznesowym:
- Dokument wyjaśniający dla instytucji edukacyjnej musi być napisany w formacie ścisłej komunikacji biznesowej. Obowiązkowym wymogiem jest niestosowanie wyrażeń potocznych i słownictwa niezgodnego z normami języka literackiego;
- informacje powinny być prezentowane zwięźle i rzetelnie;
- notatkę do nauczyciela od rodziców należy pisać w pierwszej osobie, zachowując przy tym logiczne przedstawienie zdarzeń, ich kolejność i chronologię;
- Notatka musi być uzupełniona datą sporządzenia i koniecznie osobistym podpisem piszącego.
Wymagania dotyczące sporządzenia noty wyjaśniającej
Dokument potwierdzający od rodziców lub opiekunów stanowi dokument potwierdzający ważną przyczynę nieobecności ucznia na zajęciach. A to z kolei chroni go przed działaniami dyscyplinarnymi. Chcąc uchronić swoje dziecko przed niepotrzebnymi postępowaniami, rodzice powinni wiedzieć, jak poprawnie napisać notatkę do nauczyciela.
- Należy pisać na kartce papieru w formacie A4. Jeśli jedno z rodziców ma piękny kaligraficzny charakter pisma, lepiej ręcznie napisać do szkoły notatkę wyjaśniającą od rodziców. Inną możliwością jest przygotowanie przykładowej noty wyjaśniającej do szkoły w formie elektronicznej. Nie ma ścisłych standardów pisania, ale należy przestrzegać pewnych zasad.
- Adresat (najczęściej pismo wyjaśniające do szkoły pisane jest w imieniu osoby prowadzącej placówkę edukacyjną lub kierownika klasy) wskazany jest w prawym górnym rogu. Podana jest tu także nazwa szkoły oraz pełna informacja o imieniu i nazwisku rodzica sporządzającego notę wyjaśniającą dla szkoły.
- Od pisemnego nagłówka noty wyjaśniającej do szkoły należy zejść 1,5 cm (2 linie) i na środku arkusza wpisać nazwę dokumentu małymi literami i bez cudzysłowów. Poniżej znajdziesz przykładową notę wyjaśniającą skierowaną do szkoły.
- Następnie następuje część zasadnicza, w której należy wskazać przyczynę nieobecności dziecka na zajęciach lub opisać wydarzenia, które stały się tą przyczyną. Rodzice muszą mieć wystarczające powody, aby uznać przyczynę opuszczenia zajęć za ważną. Jako przykład noty wyjaśniającej do szkoły podaje się nieobecności spowodowane sytuacją rodzinną, złym stanem zdrowia lub chorobą dziecka. Do takich powodów zaliczają się zawody o różnych orientacjach szkolnych oraz wydarzenia dedykowane sportowi. Cały tekst powinien być przedstawiony zwięźle i przejrzyście, bez zbytniego opisywania wydarzeń.
- Jeżeli liczba nieobecności dziecka przekroczyła trzy dni, do pisma wyjaśniającego skierowanego do szkoły od rodziców dołączone jest zaświadczenie od pediatry, którego zadaniem jest potwierdzenie, że dziecko wyzdrowiało i może uczęszczać na zajęcia.
Dodatkowo, jeżeli istnieje pisemny dowód uzasadnionych przyczyn nieobecności na lekcjach, należy je dołączyć do notatki dla nauczyciela. Mogą to być dokumenty potwierdzające udział, zaświadczenie ze szpitala lub przychodni.
- Na końcu uzasadnienia szkoła umieszcza datę sporządzenia dokumentu, podpis rodzica oraz jego transkrypcję.
Przed napisaniem prawidłowej notatki dla nauczyciela należy dokładnie przestudiować wszystkie powyższe punkty. Pisemny dokument jest przekazywany klasie. dyrektorowi lub dyrektorowi szkoły bezpośrednio przez rodziców i dokładnie wtedy, gdy uczeń po raz pierwszy przyszedł na zajęcia po nieobecności.
Przykładowa nota wyjaśniająca do szkoły nr 1
(nazwa instytucji edukacyjnej)
(Inicjały reżysera są zapisane w całości)
Iwanow Iwan Iwanowicz
Mój syn Nikołaj Iwanow, uczeń 6. klasy, w okresie od 12.03.2014 r. do 12.06.2014 r. opuścił zajęcia szkolne z powodu nieprzewidzianych okoliczności rodzinnych.
12.07.2014 Iwanow I. I. Iwanow
Przykładowa nota wyjaśniająca do szkoły nr 2
kl. do dyrektora 10 klasy
(pełna nazwa instytucji edukacyjnej)
(pełne inicjały głównego menadżera)
Nadieżda Iwanowna Słastenina
Ja, Nadieżda Iwanowna Słastenina, matka Anastazji Słasteniny, uczennicy 10. klasy, mogę wyjaśnić nieobecność mojej córki w szkole w dniu 16 marca 2015 r. W następujący sposób. Przygotowując się do zajęć, córka źle się poczuła. Zadzwoniłem do lekarza, który postawił diagnozę i zalecił odpoczynek. Na moje nalegania córka nie poszła do szkoły. Do pisma wyjaśniającego do szkoły potwierdzającego chorobę dziecka dołączam zaświadczenie lekarskie.
17.03. 2015 Slastenina N. I. Slastenina
Nie mogę znaleźć objaśnień ze względu na ominięcie lekcji, ponieważ... córka usłyszała o zmianie harmonogramu. Co było potrzebne do szkoły, powiedział nauczyciel na Viberze. Zatem mówienie o sytuacji rodzinnej i chorobie nie zadziała.
Sama nie raz znajdowałam się w takich sytuacjach w szkole, ale nie pamiętam, co moi rodzice pisali w notatkach.
Moim zdaniem pisanie o brakujących zajęciach „Z IGNORANCJI” nie jest zbyt dobre.
„Z powodu niewystarczającej świadomości zmian w harmonogramie zajęć” np.
Ale jeśli dziecko opuści dwie lekcje z powodu wizyty w przychodni, czy powinnam napisać taką notatkę także do dyrektora? Wszędzie rozważamy przypadki jednego lub większej liczby pełnych dni szkolnych. Wcześniej dama z klasą przyjęła adnotację na jej nazwisko bez szczegółów, takich jak „imię, patronimika, jutro moja córka opuści pierwszą i drugą lekcję ze względu na wizytę w klinice. Wystarczyła data, podpis”, albo telefon, albo SMS, teraz jednak wymagane jest zaświadczenie od lekarza. No cóż, lekarz dał mi zaświadczenie, ale na cały dzień, a zdrowe dziecko musiałam zostawić w domu, bo formalnie na podstawie tego zaświadczenia uznano je za niepełnosprawne. Czy to w ogóle jest legalne? A przy przystępowaniu do testów zajmie to również nie więcej niż dwie lekcje, gdzie mogę uzyskać certyfikat?
2018-08-23T17:09:10+00:00
https://site/kak-napisat-obyasnitelnuyu-zapisku/Jak poprawnie napisać notę wyjaśniającą, aby uniknąć kary. Przykłady i próbki not objaśniających na każdą okazję. Czy można nie napisać noty wyjaśniającej? Przeanalizujemy akt odmowy, a także znaczenie prawne, rodzaje not wyjaśniających i wiele więcej.
Dzisiaj porozmawiamy o tym, jak poprawnie napisać notę wyjaśniającą, podamy wiele przykładów i próbek na każdą okazję: do pracy, dla dziecka w przedszkolu, szkole, na uniwersytecie i tak dalej.
W obiegu dokumentów znajduje się wiele różnych dokumentów, w tym nota wyjaśniająca. Służy do wyjaśnienia przyczyn pewnych sytuacji, działań lub faktów. Rozpoczęcie pracy uznawane jest przez prawo za formę samoobrony pracownika. I to od poprawności jego składu i logiki przedstawienia faktów zależy dalsza decyzja kierownictwa.
Często nota wyjaśniająca jest wymagana w następujących sytuacjach:
- różne sytuacje awaryjne mające wpływ na produkcję;
- różne naruszenia dyscypliny pracy;
- naruszenie dyscypliny produkcyjnej;
- różne przewinienia dyscyplinarne;
- złe prowadzenie się.
W szczególności większość not wyjaśniających sporządzana jest w związku ze spóźnieniem do pracy, absencją lub niedopełnieniem obowiązków służbowych. Oto przykładowa notatka będąca poza biurem:
Zawiadomienie pracownika o złożenie wyjaśnień
Jak już wspomniano, pracodawca jest zobowiązany zażądać od pracownika pisemnych wyjaśnień przed nałożeniem sankcji dyscyplinarnej (art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Ponadto obowiązuje termin, w którym należy złożyć wyjaśnienia – dwa dni robocze. Z uwagi na to, że ustawodawca wyznacza określony czas, pracodawca ma obowiązek udokumentować datę, w której zwrócił się do pracownika o złożenie notatki. Nie ma takiego wymogu, ale z praktycznego punktu widzenia taki dokument byłby przydatny. Po pierwsze jest to data początkowa, a po drugie dokument potwierdzający, że prawa pracownika nie zostały naruszone. Poniżej podajemy przykład, aby było jasne, co należy w nim wskazać i jak to napisać. Wymagana jest nota wyjaśniająca na papierze firmowym podpisana przez przedstawiciela pracodawcy właściwego do nakładania sankcji dyscyplinarnych. Zwykle jest to menedżer lub osoba, której powierzono to uprawnienie.
Znaczenie prawne not objaśniających
Artykuł nr 193 Kodeksu pracy (LC) Federacji Rosyjskiej zobowiązuje kierownika, przed podjęciem decyzji o stopniu winy i kary pracownika, do otrzymania jego pisemnych wyjaśnień, które z pewnością należy wziąć pod uwagę w procesie oficjalnego śledztwa.
Nota wyjaśniająca ma duże znaczenie prawne, ponieważ pozwala:
- obiektywnie i kompleksowo ocenić sytuację;
- zidentyfikować osoby odpowiedzialne za incydent;
- podjąć działania, aby zapobiec podobnej sytuacji w przyszłości;
- wykluczyć dalsze spory pracownicze oparte na fałszywych przedstawieniach faktów;
- sprawiedliwe jest ukaranie (lub anulowanie kary) winnego.
Aby zapewnić menadżerowi dokument o wartości prawnej, należy przy jego przygotowaniu przestrzegać wszelkich zasad i przepisów. Z prawnego punktu widzenia notatka nie ma wartości dowodowej i ma wyłącznie charakter informacyjny.
Kiedy napisać notę wyjaśniającą
Istnieją określone terminy na napisanie noty wyjaśniającej: nie więcej niż dwa dni robocze od daty zdarzenia. Dlatego pracodawca sporządzając pisemną prośbę o wyjaśnienia musi określić datę – od tej daty będzie prowadzony protokół. Jeżeli w wyznaczonym terminie nie zostanie sporządzona nota wyjaśniająca, pracodawca ma prawo nałożyć na podwładnego karę adekwatną do przewinienia i mieszczącą się w granicach prawa.
Należy pamiętać, że za jedno naruszenie można zastosować tylko jedną karę dyscyplinarną i to nie później niż w terminie miesiąca od ustalenia faktu naruszenia (fakt ten stwierdza się także pisemnie, poprzez sporządzenie i zarejestrowanie ustawy specjalnej).
Rodzaje not objaśniających
List wyjaśniający- dokument wyjaśniający przyczyny dowolnego faktu (nieobecność w pracy, spóźnienie, naruszenie obowiązków służbowych itp.).
Najczęstsze typy:
- Wyjaśnienie wszelkich postanowień (sprawozdawczość itp.);
- Wyjaśnienie okoliczności.
Formularz noty wyjaśniającej
Nota wyjaśniająca jest pisana ręcznie, a adresatem będzie osoba, która o nią poprosiła. Można go także wpisać na komputerze, zgodnie z formą akceptowaną w danej organizacji. Sposób sporządzenia notatki nie jest w żaden sposób określony w przepisach, w związku z czym dozwolone jest stosowanie zarówno pisma odręcznego, jak i maszynowego.
Wymagane szczegóły
Nota wyjaśniająca, jak każdy inny dokument, musi zawierać szereg szczegółów.
Obejmują one:
- nazwa organizacji, jednostka strukturalna;
- adresat, często szef organizacji;
- adresat, czyli bezpośredni sprawca naruszenia;
- nazwa typu dokumentu;
- numer rejestracyjny. Wskazany w dziale HR przy rejestracji;
- tekst dokumentu;
- data napisania;
- podpis kompilatora.
Jeśli weźmiesz pod uwagę wszystkie wymienione szczegóły, po napisaniu otrzymasz dokument podobny do tego:
Co się stanie, jeśli pracownik odmówi napisania noty wyjaśniającej?
Podwładny ma prawo odmówić składania wyjaśnień i nie przewiduje się za to żadnej kary ani DV. Kierownictwo nie ma prawa zmuszać podwładnego do sporządzenia notatki. Opór taki nie zwalnia jednak pracownika od odpowiedzialności za „niewyjaśnione” naruszenie.
W takim wypadku przełożony sporządza protokół odmowy złożenia przez pracownika pisemnych wyjaśnień, podpisany przez dwóch świadków.
Zatem zażądanie noty wyjaśniającej należy do obowiązków kierownika, a napisanie lub odmowa jej napisania jest prawem pracownika. Odmowa w żadnym wypadku nie może być traktowana jako przewinienie dyscyplinarne lub naruszenie Kodeksu pracy.
Można odmówić sporządzenia dokumentu, jednak nie jest to do końca uzasadnione. Chowanie „głowy w piasek” problemu nie rozwiąże, a istnieje duże prawdopodobieństwo, że sytuacja się pogorszy.
Dumne milczenie w tej sprawie można uznać za takie, jakby pracownik dopuścił się przestępstwa umyślnie i umyślnie ze względu na swój uparty charakter. Wyjaśnienia wraz z dołączonymi dowodami niewinności lub uzasadnionych powodów pomogą załagodzić sytuację i uniknąć kar.
Jeżeli stosunki są napięte do granic możliwości i wybuchł konflikt, zaleca się obu stronom zabezpieczenie swoich pozycji. Wskazane jest, aby pracodawca sporządził pisemną prośbę o wyjaśnienia, a podwładny udzielił ich w terminie, zaleca się indosowanie lub zarejestrowanie drugiego egzemplarza i zachowanie go dla siebie.
Certyfikat odmowy
W sytuacji, gdy pracownik kategorycznie odmawia napisania wyjaśnień, na tej podstawie sporządzana jest ustawa. Prawidłowe wykonanie tego dokumentu decyduje o stopniu jego doniosłości prawnej.
Przy sporządzaniu aktu stosuje się specjalny formularz przyjęty przez przedsiębiorstwo lub ustalony przez wymagania GOST.
Należy określić pewne szczegóły:
- Nazwa organizacji.
- Prawidłowy tytuł (rodzaj i nazwa dokumentu).
- Data i miejsce kompilacji.
- Numer rejestracyjny dokumentu.
- Podpisy kierownika, dwóch członków komisji sporządzającej ustawę.
- Pieczęć zatwierdzająca (tylko jeśli jest to konieczne).
Dokument musi wskazywać naruszenie, którego pracownik odmówił wyjaśnienia, oraz powody odmowy. Pracownik, który nie chce się tłumaczyć, musi zapoznać się z dokumentem pod podpisem.
Pracownik ma dwa dni robocze na złożenie noty i dopiero po ich upływie można sporządzić oświadczenie o odmowie złożenia wyjaśnień.
Nota wyjaśniająca nie jest wyrokiem śmierci i niepodważalnym dowodem winy. Pisząc go, warto przywołać wszelkie możliwe dary przekonania o swojej słuszności lub skrusze, a najprawdopodobniej „chmury burzowe” nad miejscem pracy szczęśliwie się rozwieją, czego wszyscy pragniemy.
Gdzie może się to przydać
Pomimo tego, że klauzula wyjaśniająca jest najczęściej stosowana w stosunkach pracy, może być potrzebna w innych sytuacjach. Rozważmy szczegółowo każdą opcję.
W dużej mierze powodzenie napisania noty wyjaśniającej zależy od jej treści poprawne sporządzenie, w tym celu musisz się zastosować kilka zasad:
- unikaj dużej ilości niepotrzebnych informacji i długich narracji; informacja powinna zawierać przydatne informacje wyjaśniające sytuację;
- nie używaj wymownych zwrotów, które obrażają lub odwrotnie, wychwalają drugą stronę, która brała udział w sytuacji;
- nie ukrywaj prawdy i nie zrzucaj winy na nikogo, szczera spowiedź jest dla siebie bardziej sprzyjająca;
- W uzasadnieniu należy unikać błędów gramatycznych, ortograficznych oraz plam, musi być ono napisane na czystej białej kartce papieru, schludnym i czytelnym pismem, dokument nie powinien powodować irytacji samym swoim wyglądem.
Dokument taki może być potrzebny w szkole w przypadku nieobecności dziecka na zajęciach bez uprzedzenia lub w przypadku niestawienia się rodziców na zebrania. Dokument sporządzany jest ręcznie, zawiera standardowe dane: adresata odwołania, datę i miejsce napisania, dane inicjatora, złożone wyjaśnienia i podpis.
Charakterystyczną cechą tego rodzaju wyjaśnień jest to, że sporządza je nie wagarujące dziecko, ale jego rodzice.
Przykład takiego dokumentu podano tutaj:
Dokument tego typu sporządza student i kieruje do dziekana wydziału, na którym studiuje. Oprócz standardowych informacji w dokumencie należy dodatkowo wskazać liczbę opuszczonych dni szkolnych, wskazać daty i powód nieobecności. Jeżeli istnieje dokument potwierdzający (na przykład zaświadczenie lekarskie), należy go dołączyć do wyjaśnień.
Ten rodzaj noty wyjaśniającej jest najczęstszy i jest sporządzany przed podjęciem przez kierownictwo decyzji o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego.
Może być wydawane jako usprawiedliwienie nieobecności lub niedopełnienia obowiązków służbowych. W drugim przypadku nota wyjaśniająca jest częścią dokumentu głównego.
Przyjrzyjmy się teraz przypadkowi, w którym znacznie trudniej jest znaleźć wymówkę. Porfiry Żuchkow zapomniał wyłączyć światło w biurze przed wyjściem z domu. W rezultacie spaliła się żarówka.
Forma tego typu dokumentów jest podobna, z wyjątkiem załączników. Ale w trzecim punkcie podamy kilka wyjaśnień:
- Żuchkow musi podać istotę swojego błędu i jego przyczyny.
- Warto wspomnieć także o konsekwencjach. Dzięki temu menadżer zobaczy, że pracownik trzeźwo ocenia sytuację.
- Należy przyznać się do błędu i nie zrzucać winy na innych. Można jednak przytoczyć obiektywne okoliczności, jeśli takie istnieją.
- Podsumowując, warto zauważyć, że taka sytuacja się więcej nie powtórzy.
Zdarzają się sytuacje, w których konieczne jest złożenie wyjaśnień na policji. Taka potrzeba może zaistnieć w następujących przypadkach:
- Wezwanie oddziału, który musi złożyć pisemne zapewnienie, że na wezwanie nastąpiła odpowiedź.
- Dopuszczenie się czynów niezgodnych z prawem wobec skarżącego, który wyjaśnia, co dokładnie się wydarzyło.
- Sporządzenie przez sprawcę dokumentu wyjaśniającego, gdzie się znajdował i co robił w określonym momencie.
Dokument zawiera standardowe informacje o odbiorcy noty wyjaśniającej, autorze, istocie dokumentu, dacie sporządzenia i podpisie. Próbkę można obejrzeć tutaj.
W każdym okresie sprawozdawczym organizacja musi przekazać niezbędne informacje służbie podatkowej, może się to zdarzyć w następujących przypadkach:
- niezłożenie w terminie zeznania podatkowego w serwisie;
- identyfikacja błędów w deklaracji przy pisaniu słów lub liczb;
- rozbieżności pomiędzy danymi, którymi dysponuje urząd skarbowy, a danymi przekazanymi przez organizację.
Nota wyjaśniająca jest dołączona do zmienionego zgłoszenia i można ją złożyć osobiście lub przesłać pocztą. Musi szczegółowo, ale niezbyt obszernie, odpowiedzieć na pytania inspektora podatkowego, na przykład, dlaczego uzyskano tę ostateczną kwotę, metody obliczania podatków lub z jakiego powodu popełniono błędy.
Praca kasjera jest bardzo odpowiedzialna, ponieważ wykonywana jest w ścisłym kontakcie z funduszami. Dlatego każdemu błędnemu działaniu należy towarzyszyć wyjaśnienie i, jeśli to możliwe, dołączyć do niego dowody. Notatkę sporządza się w następujących przypadkach:
- gdy czek zostaje odrzucony na niewłaściwą kwotę;
- dokonywanie zwrotów na taśmie paragonowej;
- nieprawidłowe obliczenia, co skutkowało niedoborem lub nadwyżką środków w kasie;
- niewłaściwe prowadzenie dokumentów kasowych.
Główna część uzasadnienia wskazuje datę błędu, nieprawidłową kwotę, różnicę w danych, numery czeków i przyczynę tego działania. Możesz także wskazać, czy zostało to poprawione i w jaki sposób. Następnie dołączane są potwierdzenia z podpisami kasjera, jeśli taki występuje.
Rodzice zazwyczaj piszą wyjaśnienia do przedszkola w przypadkach, gdy dziecko opuściło kilka dni, ale nie z powodu zwolnienia lekarskiego lub nie odwiedziło lekarza, ale leczyło się u rodziców.
Notatka nie jest pisana w imieniu nauczyciela, ale w imieniu dyrektora przedszkola. Wskazuje imię dziecka, ile dni opuściło, jakie daty przypadały i powód nieobecności dziecka.
Nota wyjaśniająca została sporządzona i co dalej?
Pracodawca po otrzymaniu noty wyjaśniającej umieszcza na niej numer rejestracyjny dokumentu przychodzącego i koniecznie datę odbioru.
Zgodnie z art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, o którym wspominaliśmy na początku, pracownik ma 2 dni robocze na napisanie noty wyjaśniającej. Jeżeli po tym terminie pracownik nie złoży wyjaśnień, pracodawca ma prawo sporządzić w tej sprawie odpowiednią ustawę. Aby zabezpieczyć się przed niezgodnymi z prawem działaniami pracodawcy, lepiej jest, aby pracownik zarejestrował swoją notę wyjaśniającą w biurze lub u sekretarza z odpowiednim oznaczeniem na dokumencie, a następnie odebrał kopię noty wyjaśniającej z tym znakiem. Inna możliwość: pracownik może napisać notę wyjaśniającą w 2 egzemplarzach i jeden z nich zatrzymać po zaznaczeniu akceptacji. Wtedy nikt nie będzie mógł zarzucić, że pracownik nie złożył pisemnych wyjaśnień w przewidzianym prawem terminie.
Stosunek umownyList wyjaśniający. Próbka. Prawidłowa struktura, instrukcje, wyjaśnienia dotyczące pisania. Jak poprawnie napisać tekst? Formularz standardowy, formularz. Przykłady. Szablon do wypełnienia. (10+)
List wyjaśniający. Struktura, przykład, szablon, próbka
Najważniejsze: Radzę napisać notę wyjaśniającą tak szczegółowo, jak to możliwe. Zapewnia to szereg korzyści. Po pierwsze, Pokazujesz, że problem został rozwiązany, oszacowano konsekwencje i podjęto działania mające na celu złagodzenie skutków incydentu. Po drugie, ze względów formalnych szczegółowa notatka może zamknąć sprawę. Trzeci szczegółowa notatka zmniejsza prawdopodobieństwo osobistego kontaktu z kierownictwem: jeśli notatka zawiera wszystkie informacje, nie ma potrzeby dzwonić. A kontakt osobisty w takiej sytuacji jest zwykle niepożądany. Pamiętaj, aby w notatce wyjaśniającej uwzględnić następujące sekcje:
|
Wzór noty wyjaśniającej, który poleciłem moim pracownikom do wykorzystania. Przykłady wypełniania sekcji. Weź jako podstawę, uzupełnij i rozwiń. Radzę Ci szczegółowo napisać uzasadnienie. Zapewnia to szereg korzyści. Po pierwsze, pokazujesz, że problem został rozwiązany, oszacowano konsekwencje i podjęto działania mające na celu złagodzenie skutków incydentu. Po drugie, ze względów formalnych, szczegółowa notatka może zamknąć sprawę. Po trzecie, szczegółowa notatka zmniejsza prawdopodobieństwo osobistego kontaktu z kierownictwem: jeśli notatka zawiera wszystkie informacje, nie ma potrzeby dzwonić. A kontakt osobisty w takiej sytuacji jest zwykle niepożądany.
O wiele wygodniej jest napisać notę wyjaśniającą, jeśli dysponujesz szablonem, który określa strukturę dokumentu. Opublikowałem ten szablon, pobierz go. Musisz wypełnić moją próbkę swoim tekstem.
Jeszcze jedna wskazówka. W tekście staraj się zachować ściśle oficjalny styl (sprawdź jego cechy pod linkiem), unikaj emocjonalnych uwag i używaj neutralnych słów. To, co jest dopuszczalne w korespondencji służbowej, może nie być akceptowalne w takiej notatce. Jeśli sytuacja jest złożona, najlepszym wyjściem może być zdecydowana formalność.
Przeczytaj także:
- Technologie dla dobrobytu
- Kariera
- Rada dla menadżera
- Osobisty sukces i harmonia
- Wypoczynek
[Do kogo. Stanowisko, nazwisko, imię, patronimika, osoba, do której wysyłana jest notatka]
[Od kogo. Stanowisko, nazwisko, imię, patronimik osoby, która sporządziła notę wyjaśniającą]
List wyjaśniający
Istota zdarzenia
Krótko opisz istotę zdarzenia, któremu poświęcona jest nota wyjaśniająca. Przedstaw informacje w wystarczającej ilości, aby odbiorca mógł się zorientować i zrozumieć, o jakim wydarzeniu mowa. Jeżeli opis jest skomplikowany, należy podać linki do źródeł informacji, z których w razie potrzeby można uzyskać dodatkowe dane.
Na przykład: 20.12.2010 Spóźniłem się i byłem w biurze 30 minut później niż planowano.
Na przykład: 11.01.2014 Z konta klienta skradziono pieniądze. Szczegóły w materiałach sprawy nr _______ z dnia ___________.
Przykładowo: 01.10.2009 Wirus zniszczył rezultaty dwóch tygodni pracy grupy badawczej.
Powody, które spowodowały wydarzenia, którym poświęcona jest notatka
Opis przyczyn, które doprowadziły do wydarzeń, którym poświęcona jest notatka.
Przykład: Powodem opóźnienia była konieczność przyprowadzenia dziecka do szkoły i porozmawiania z nauczycielem przed pierwszą lekcją.
Na przykład: Przyczyną utraty środków były złośliwe działania elementów przestępczych, które fałszowały podpisy na dokumentach płatniczych.
Na przykład: Przyczyną penetracji wirusa było użycie nielicencjonowanego oprogramowania antywirusowego, które nie jest aktualizowane na czas i nie otrzymuje na czas sygnatur nowych wirusów.
Konsekwencje
Ocena skutków zdarzenia lub informacja o konieczności przeprowadzenia szczegółowej analizy w dodatkowym terminie.
Na przykład: Spóźnienie doprowadziło do przesunięcia czasowego w przygotowaniu dokumentów. Ale to nie miało wpływu na pracę firmy. Zainteresowane wydziały otrzymały dokumenty w terminie.
Na przykład: Firma może być zmuszona zrekompensować klientowi straty. Należy podjąć decyzję w tej sprawie.
Na przykład: Wyniki pracy zostały utracone. Terminy przesunięte są o tydzień, co jest konieczne do powtórzenia pracy. Wzrosną koszty wykonania prac.
Środki mające na celu zmniejszenie skutków i zapobieganie nawrotom.
Działania podzielono na dwie grupy: kroki mające na celu zminimalizowanie szkód spowodowanych konkretnym zdarzeniem oraz kroki mające na celu zminimalizowanie prawdopodobieństwa ponownego wystąpienia takich zdarzeń.
Przykładowo: Aby zapewnić terminowe przygotowanie dokumentów, zostałem po pracy do późna i je przygotowałem.
Aby zapobiec naruszeniom dyscypliny pracy, proponuję następnie ustalić dla mnie elastyczny grafik pracy, pozwalający mi, za zgodą bezpośredniego przełożonego, czasami spóźnić się rano, jeśli nie ma pilnej pracy, pod warunkiem, że pracuję opóźnienie w godzinach wieczornych, po zakończeniu oficjalnych godzin pracy. Potrzebuję tego grafiku pracy, ponieważ do moich obowiązków rodzinnych należy komunikacja z nauczycielami mojego dziecka.
Na przykład: W związku z incydentem skontaktowano się z organami ścigania. Wszczęto sprawę karną. Trwają poszukiwania intruzów.
Aby wyeliminować tego typu zdarzenia proponuję usprawnić procedury weryfikacji zamówień klientów.
Na przykład: Podnoszone są kopie katalogów. W oparciu o te materiały wyniki pracy można przywrócić dwukrotnie szybciej niż je uzyskano, czyli w ciągu tygodnia. Wprowadzono zmiany w planach i budżecie. Nowe warunki zostały uzgodnione z klientami.
Aby wyeliminować takie zdarzenia, zakupiono licencjonowany program antywirusowy.
[Data podpis]
Przykład – Nota wyjaśniająca po kontroli przez tajemniczego klienta
Do kierownika zmiany nr 3 sprzedawców stacji benzynowych I. I. Iwanowa.
od starszego sprzedawcy Petrova I.V.
List wyjaśniający
W dniu 12 sierpnia 2016 roku pracę sprzedawców sprawdził tajemniczy kupujący. Obsługując tajemniczego klienta, nie przywitałem się z nim, nie poinformowałem o trwającej promocji i nie pożegnałem się.
Tego dnia był duży napływ kupujących. W rezultacie popełniłem opisane powyżej niedociągnięcia w mojej pracy.
Rozumiem, że kulturalna komunikacja z klientami jest konieczna, aby odwiedzający stali się naszymi stałymi klientami, a informowanie o promocjach pomaga lepiej zaspokoić potrzeby gości i zwiększa nasze dochody.
W związku z zaistniałym zdarzeniem zobowiązuję się do podjęcia następujących działań:
- Zrób notatkę z listą wszystkich działań, które powinienem wykonać podczas komunikacji z kupującym.
- Umieść przypomnienie w miejscu, w którym będę je widział.
- Przed każdym rozpoczęciem pracy zapoznaj się z instrukcją.
- Dokonuj w nim zmian podczas przeprowadzania różnych promocji.
Petrova I. I. Data, podpis
Więcej przykładów
Prawdziwe przykłady z mojej praktyki:
- Nota wyjaśniająca dotycząca spóźnienia na kluczowe spotkanie
Przeczytaj także:
- Technologie gwarantujące sukces – jak odnieść sukces we wszystkich swoich przedsięwzięciach, m.in.:
- Kariera - jak zrobić karierę, awansować w swojej karierze
- Rady dla lidera – jak odnieść sukces jako lider
- Sukces osobisty i harmonia - jak odnieść sukces w komunikacji i perswazji, unikać konfliktów, radzić sobie ze wszystkim i nie męczyć się
- Aktywny wypoczynek – jak i gdzie spędzić wolny czas z pożytkiem i przyjemnością
Niestety, w artykułach okresowo znajdują się błędy, które są poprawiane, artykuły są uzupełniane, rozwijane i przygotowywane są nowe. umieścić (w pociągu) inspektora do spraw nieletnich. Sporządzono protokół. Instytucja edukacyjna wymaga wyjaśnienia. Proszę mi powiedzieć jak pisać poprawnie.
Potwierdzenie przyjęcia dokumentów. Przykład, szablon, próbka, wskazówki projektowe...
Jak prawidłowo wystawić pokwitowanie podczas przesyłania dokumentów. Przykład, szablon, próbka...
Planowanie. Plan działania krok po kroku – struktura. Komponuj, pisz...
Jak zrobić plan. Planowanie wydarzeń, kroków...
Technologie dobrobytu, sukcesu...
Jak odnieść sukces w pracy i sprawach osobistych? Co wyróżnia ludzi sukcesu?...
Dość często w życiu ludzi pojawiają się sytuacje, gdy trzeba napisać notę wyjaśniającą. Oczywiście ta notatka będzie skierowana do władz wyższych. Na tej podstawie tę notatkę należy napisać bardzo kompetentnie. Przygotowując ten dokument, nie trzeba być pobłażliwym. Ponieważ odpowiednie podejście do tej kwestii pozwoli uniknąć wszelkich kłopotów i nieporozumień natury dyscyplinarnej. Nasz artykuł pomoże Ci poprawnie napisać notę wyjaśniającą. Przyjrzymy się, jak powinien być napisany, jakie są rodzaje i niezbędne wymagania dla tego dokumentu. Ponadto ten artykuł będzie przydatny dla wielu menedżerów i osób zainteresowanych tym zagadnieniem.
Nota wyjaśniająca dotycząca błędu: Próbka.
Co to jest nota wyjaśniająca
Dziś pojawiła się nota wyjaśniająca dotycząca niedopełnienia obowiązków służbowych oraz inne wersje tych notatek. Wszystkie próbki można oczywiście znaleźć w tej publikacji. Zanim jednak zapoznamy się z przykładami tego dokumentu, warto powiedzieć, co to jest.
Tak więc notatka biznesowa to specjalny dokument biznesowy, który ma na celu dostarczenie wyjaśnień związanych z niektórymi postanowieniami takich głównych dokumentów, jak projekt, plan, raport lub zawiera uwagi dotyczące wystąpienia przyczyn określonego zdarzenia, faktu lub działania . Ogromną liczbę opcji i odmian tego dokumentu można podzielić na dwie główne grupy.
Rodzaje not wyjaśniających zaistniałą sytuację lub zachowanie:
- Udzielenie określonych wyjaśnień dotyczących głównych postanowień dokumentu lub mu towarzyszącego.
- Nota wyjaśniająca sporządzona w związku z określonym działaniem lub incydentem, powstałą sytuacją lub zachowaniem niektórych pracowników firmy. Tego typu dokument jest bardzo powszechny i jest sporządzany przez pracowników firmy na wniosek kierownictwa. Bardzo często odnoszą się one do relacji, które powstają podczas działalności produkcyjnej lub pracy.
Zasadniczo przygotowanie noty wyjaśniającej dla kierownika odbywa się w momencie wystąpienia sytuacji awaryjnej lub naruszenia dyscypliny produkcji lub pracy w przedsiębiorstwie. We wszystkich tych wymienionych sytuacjach pracodawca musi koniecznie zażądać od pracownika noty wyjaśniającej (zgodnie z obowiązującym Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej. Art. 193, ponieważ ustawodawca uzna to za główną formę jego samodzielności obrona). Na tej podstawie dokument ten stanowi integralną główną część procedury pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej.
Nota wyjaśniająca spóźnienie do pracy w związku z transportem: Próbka.
Sporządzenie noty wyjaśniającej
W przypadku pierwszego rodzaju dokumentacji warunkiem koniecznym jest sporządzenie notatki w formie drukowanej. W przypadku drugiego rodzaju dopuszczalna jest notatka sporządzona odręcznie na zwykłej kartce papieru (format A4). Każdy musi wiedzieć, jak napisać notę wyjaśniającą i co w niej wskazać, gdyż taka sytuacja w praktyce zdarza się dość często. Niezależnie od tego, jak doskonałym jesteś pracownikiem, mogą wystąpić różne sytuacje i niestety nikt nie jest na nie odporny. Podstawowa struktura noty wyjaśniającej powinna obejmować następujące główne elementy:
- Tytuł dokumentu, wskazanie jego rodzaju.
- Pełne dane adresata.
- Główny tytuł tekstu (musi zaczynać się od przyimka O lub Ob).
- Data dostarczenia dokumentu.
- Podpis osobisty.
Treść noty wyjaśniającej musi koniecznie odzwierciedlać obiektywne informacje o konkretnych faktach lub zdarzeniach oraz jasne wyjaśnienia w tej kwestii. Tekst główny powinien odzwierciedlać własne stanowisko pracownika w zaistniałej sytuacji, jego osobisty stosunek do podjętych działań i konsekwencji, które z tego powodu nastąpiły. Jeżeli pracownik jest w pełni zdolny przyznać się do winy za popełniony czyn, ma prawo odzwierciedlić to w głównej treści notatki, pisząc o swoich wyrzutach sumienia z powodu tego, co się stało, a także obiecać, że nie zrobi tego ponownie w przyszłości .
W tym samym przypadku, jeśli pracownik nie uważa się za winnego, ma prawo wyrazić swój osobisty punkt widzenia na tę okoliczność oraz przedstawić swoje argumenty i dowody.
Na tej podstawie można stwierdzić, że nota wyjaśniająca jest głównym przykładem tego, jak pracownik może się zabezpieczyć w przypadku kontrowersyjnej sytuacji. Wyjaśnienia pracownika w istotnej części tej kwestii pomogą pracodawcy obiektywnie ocenić sytuację i pomogą zidentyfikować wszystkie niuanse i okoliczności popełnionego czynu. A jeśli to konieczne, podejmij uczciwe działania dyscyplinarne.
Nota wyjaśniająca do szkoły dotycząca nieobecności dziecka: Próbka.
Zawiadomienie pracownika o złożeniu zeznań wyjaśniających
Jak pisaliśmy powyżej w naszym artykule, pracodawca musi zażądać od pracownika osobistego pisemnych wyjaśnień przed nałożeniem sankcji dyscyplinarnej (art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Ponadto ustalono termin, w jakim należy złożyć powyższe wyjaśnienia – w ciągu 2 dni roboczych. Na podstawie obowiązujących przepisów wyznacza się pewien okres czasu, w którym pracodawca ma obowiązek udokumentować datę swojego wezwania do pracownika o przedstawienie noty wyjaśniającej. Nie ma co do tego warunku obowiązkowego, niemniej jednak z praktycznego punktu widzenia dokument ten nie będzie wcale zbędny.
- Po pierwsze, ta data jest datą początkową.
- Po drugie, stanowi dokument potwierdzający, że podstawowe prawa pracownika nie zostały naruszone.
Poniżej w tym artykule podamy przykład, aby stało się dla Ciebie jasne, co należy wskazać w tym dokumencie i jak należy go skompilować. Wymagana jest nota wyjaśniająca na papierze firmowym podpisana przez przedstawiciela kierownika, do którego kompetencji należy nakładanie sankcji dyscyplinarnych. Zasadniczo osoba ta jest albo dyrektorem organizacji, albo jego dyrektorem.
Przykładowe powiadomienie:
Zastępca głównego lekarza R.R. Kokorin O złożeniu pisemnych wyjaśnień
W związku z nienależytym wykonaniem swoich obowiązków służbowych, wyrażoną nieobecnością w miejscu pracy w dniach 22.12.15 - 25.12.15, wymagam od Państwa pisemnego wyjaśnienia tego faktu do działu kadr do godziny 19:00.
28 grudnia 2015 r Główny lekarz (podpis) Karasev V.A. Powiadomienie otrzymałem 26.12.15.
Zastępca głównego lekarza (podpis) Kokorin R.R.
Powiadomienie o sporządzeniu notatki: Próbka.
Najprawdopodobniej może się również zdarzyć, że pracownik odmówi przyjęcia i podpisania tego dokumentu, a uzasadnienie w tym przypadku zostanie sporządzone z opóźnieniem, w momencie, gdy nie ma już możliwości podjęcia środka dyscyplinarnego, a wszystkie możliwe terminy zostały już upływające. wygasły. W takiej sytuacji wyjście jest tylko jedno – doręczyć niniejsze zawiadomienie komisji (w obecności dyrektora, radcy prawnego spółki, przedstawiciela związku zawodowego i innych zainteresowanych nią osób). W przypadku odmowy konieczne jest sporządzenie odpowiedniego aktu z podpisami wszystkich obecnych. W ten sposób możesz potwierdzić przestrzeganie odpowiednich przepisów.
Przykładowa nota wyjaśniająca do pracy: Przykład nr 1.
Bardzo często zdarzają się sytuacje, które wiążą się ze spóźnieniem do pracy lub absencją. Dlatego też kierownictwo może zażądać wyjaśnienia takiego działania. Oczywiście w tym przypadku sporządzana jest nota wyjaśniająca. Zwróć uwagę na jej przykładową kompozycję.
Do dowódcy jednostki wojskowej 68587, pułkownika Wawiłowa S.V. Od pracownika Ministerstwa Obrony Rosji, urzędnika A.V. Serowa.
Ja, Aleksiej Władimirowicz Sierow, 16 czerwca 2015 r. spóźniłem się do pracy o 3 godziny. W związku z tym można podać następujące wyjaśnienia. Dziś rano jadąc do pracy swoim prywatnym samochodem byłem świadkiem wypadku drogowego, w związku z czym musiałem złożyć pisemne zeznania funkcjonariuszom Policji Drogowej. Sprawa ta zajmowała dużo mojego osobistego czasu. Do noty wyjaśniającej, jako główny dowód tego, co się wydarzyło, załączam kopię protokołu i notatkę potwierdzającą od inspektora policji drogowej E.V. Petrovej. 16 czerwca 2015 r. (podpis) Serov.A.V.
Nota wyjaśniająca w sprawie niedopełnienia obowiązków służbowych: Próbka.
Przykład nr 2:
Do dyrektora sklepu Magnit, R.I. Leviny. Od kierownika magazynu S.V. Woroszyłowa.
Ja, Woroszyłowa Swietłana Wiktorowna, 30 listopada 2015 r., spóźniłam się do pracy o 3 godziny. Rzecz w tym, że dzień wcześniej kupiłem nowy budzik. Nie rozumiejąc w pełni głównego mechanizmu tego budzika, źle ustawiłem timer i dlatego zaspałem na 1 godzinę. Mam pełną świadomość swojej winy. Obiecuję, że taka sytuacja z mojej strony się więcej nie powtórzy. 30 listopada 2015 r. (podpis) Woroszyłow. S.V.
Nota wyjaśniająca dotycząca błędu: Przykład.
Ten typ dokumentu jest bardzo powszechny. Błędy w tym przypadku mogą być różnego rodzaju. Zwykle dotyczą one dokumentów, zajęć praktycznych itp. W tym przypadku rozważaliśmy sytuację niewykonania planu pracy.
Do szefa Windows do House LLC. Simonova E.A. Od głównego specjalisty Rybiny A.V.
List wyjaśniający. O niezrealizowaniu planu na grudzień 2015 r.
Ja, Anna Witalijewna Rybina, po przeanalizowaniu zaistniałej sytuacji, związanej z niezrealizowaniem planu sporządzenia umów sprzedaży i zakupu, wyjaśniam, co następuje. Problem powstał z powodu braku pracowników, gdyż w ciągu jednego miesiąca zwolniono z pracy 3 pracowników i nie zatrudniono nikogo na ich miejsce. Trzej pozostali pracownicy nie są w stanie podołać dużemu natężeniu pracy, choć pracują ponad wymaganą normę.
Nota wyjaśniająca spóźnienie do pracy: Przykład.
Sporządzenie aktu w sprawie niezłożenia przez pracownika noty wyjaśniającej
Jeżeli po upływie ustalonego terminu pracownik nie dostarczy noty wyjaśniającej, wówczas zgodnie z art. Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej szef jest zobowiązany sporządzić odpowiedni akt. Warto jednak zaznaczyć, że ustawodawca nie wskazuje, który pracownik ma wykonać tę czynność, w jakim konkretnym terminie i czy konieczne jest zapoznawanie z nią pracownika. Akt musi zostać sporządzony przy udziale określonej grupy osób i w pełni potwierdzać ustalone przez nie fakty lub zdarzenia. Z tego powodu należy go wypełnić zbiorczo. Ponadto konieczne jest zaangażowanie w tej sprawie tych pracowników, którzy byli osobiście obecni w chwili doręczenia pracownikowi zawiadomienia o wezwaniu do przedstawienia noty wyjaśniającej. Jest sporządzony na standardowym formularzu i wygląda następująco:
Przykładowy akt:
USTAWA 08.10.2015 W sprawie niezłożenia przez pracownika pisemnych wyjaśnień w związku z popełnieniem przewinienia dyscyplinarnego.
Przeze mnie, szef działu HR V.V. Aparina, w obecności głównego księgowego N.I. Petrovy i głównego ekonomisty Yu.B. Agapkiny. akt został sporządzony w następujący sposób: 07.07.2015 dla księgowego N.I. Petrova. zgodnie z art. 193 Kodeksu pracy została poproszona w dniu 07.09.2015 r. o złożenie noty wyjaśniającej w związku z popełnionym przez nią przewinieniem dyscyplinarnym w związku z nieobecnością w pracy przez 7 godzin z rzędu. Petrova N.I. nie uczyniła tego w wyznaczonym terminie, potwierdzając, że wcześniej udzieliła ustnych wyjaśnień i nie napisze nic więcej.
Akt ten sporządza się w dwóch egzemplarzach. (podpis) Aparina V.V. (podpis) Agapkina Yu.B. (podpis) Sidorova E.A.
Kopię aktu otrzymał: /podpis/ Petrova N.I.
Nota wyjaśniająca dotycząca nieobecności na zajęciach w instytucie: Przykład.
Odmowy sporządzenia dokumentu wyjaśniającego nie należy uznawać za nowe przewinienie dyscyplinarne, jest to bowiem prawo samego pracownika, a nie jego obowiązek. Tym aktem menadżer może jedynie potwierdzić, że zostały spełnione wszystkie normy prawne.
Różnica między notą wyjaśniającą a usługą i raportem. Nie ma potrzeby mylić tych trzech pojęć. Przy pierwszej koncepcji wszystko jest już dla nas jasne. Wiedząc, jak poprawnie skomponować notę wyjaśniającą, z resztą możesz łatwo sobie poradzić.
Porozmawiajmy krótko o innych dokumentach. Memorandum ma zupełnie inny charakter. Głównym celem jego przygotowania jest poinformowanie kierownika organizacji o fakcie, który miał miejsce, o sytuacji, która ma miejsce.
Notatka wewnętrzna to przekazanie wszelkich informacji od jednego menedżera do drugiego, pracownika jednego działu do pracownika innego itp. Zasadniczo notatki dotyczą kwestii ekonomicznych, logistycznych, organizacyjnych i innych. Mówiąc najprościej, jest to korespondencja biznesowa.
Nota wyjaśniająca dotycząca nieobecności w pracy: Próbka.
Wreszcie
Z tej publikacji dowiesz się, jak poprawnie skomponować notę wyjaśniającą, przykłady różnych not objaśniających znajdziesz w tej publikacji tutaj. Warto powiedzieć, że nie ma jednej formy noty wyjaśniającej. Ale nadal istnieją pewne wymagania, które wskazaliśmy w naszym artykule. Dlatego należy zwrócić na nie uwagę podczas sporządzania tego dokumentu.
Powinieneś obejrzeć wideo