Chaos terminów: jak zaplanować wszystko, żeby za wszystkim nadążać. Jak wszystko załatwić! (zarządzanie czasem) Zasada dwóch minut

Cześć przyjaciele!

Sposobów na zabicie czasu jest wiele, ale żaden nie pozwala go wskrzesić.

W tej chwili prowadzę 3 projekty w Internecie i mam całkiem sporo spraw do załatwienia, a kompetentne podejście do tego zagadnienia pomaga mi je zrealizować. Ale nie zawsze tak było. Nauczyłem się, jak właściwie rozdzielać swój czas na kursie Anny Wsekhswiackiej „Mam czas na wszystko”. Ten kurs jest przeznaczony specjalnie dla kobiet. Bardzo mi pomógł, dlatego teraz polecam go wszystkim kobietom, które mają problemy z zarządzaniem swoim czasem. A jeśli wpiszesz kod promocyjny mir, otrzymasz 10% rabatu przy zamówieniu kursu.

W tym artykule podzielę się podstawowymi zasadami, które pomogą Ci osiągnąć znacznie więcej.

Teraz zadaj sobie pytanie: czy mądrze wykorzystujesz swój czas, realizujesz swoje cele i jasno wiesz, czego chcesz, czy też ciągle odkładasz wszystko na jutro, nie wyznaczaj sobie celów i po prostu idź z prądem życia!?

Nie pomyślałem o tym! Jak to? To Twoje życie i masz tylko jedno!

Albo Ty zarządzasz swoim czasem, albo inni zaczną zarządzać Twoim czasem.

A żeby zostać panem swojego czasu, trzeba poznać podstawy osobistej efektywności i się nimi kierować. W filmie opowiadam o tym, jak zarządzam swoim czasem i co pomaga mi być na bieżąco ze wszystkim.

1. Zdefiniuj swoje cele.

Aby to zrobić, poświęć czas na zrozumienie siebie i zrozumienie, czego chcesz od życia: kim się stać, co robić i co mieć. Przecież na świecie nie ma rzeczy niemożliwych i tylko od nas zależy jak ciekawie i radośnie będzie. Dlatego zrozum siebie i stwórz listę celów, aby mieć jasne pojęcie, w jakim kierunku się rozwijać i na co spędzać czas.

2. Zorganizuj swój dzień.

Naukowcy udowodnili, że jeśli pójdziesz spać o 22.00 i wstaniesz o 06.00, organizm będzie znacznie więcej odpoczywał, a rano będziesz czuć się wesoły i pełen energii. Polecam wziąć to pod uwagę. Staram się trzymać tej rutyny, ale jeśli nie możesz iść spać o 22:00, to przynajmniej nie śpij dłużej niż 8 godzin dziennie. Ten czas wystarczy na sen.

3. Planuj z wyprzedzeniem.

Wybierz godzinę i zapisz wszystkie swoje zadania na tydzień. Ja na przykład robię to w niedzielę. Pisz nie więcej niż 5 - 6 przypadków dziennie, aby się nie przeciążać. Wybierz optymalne obciążenie dla siebie. Bo cel osiąga nie ten, kto robi wiele rzeczy na raz, ale ten, kto robi rzeczy prowadzące do celu regularnie.

4. Podziel duże rzeczy na małe kroki.

W ten sposób stopniowo i regularnie będziesz zmierzać do osiągnięcia swojego celu. Przecież jeśli nie rozłożysz dużej sprawy na etapy, to można ją odłożyć z dnia na dzień i nie będziesz wiedział, jak się do tego zabrać.

Jak widać, ten biznes składa się z małych kroków. Kiedy zapiszesz te kroki, sprawa nie będzie już wydawać się taka straszna i wykonasz ją znacznie szybciej. Dlatego pamiętaj, aby spisać dla siebie wszystkie rzeczy składające się z wielu kroków, dzięki temu wykonasz je znacznie szybciej.

5. Wyłącz rozpraszające sygnały.

6. Spędzaj w mediach społecznościowych nie więcej niż godzinę dziennie. sieci i poczta.

Poświęć na to trochę czasu. Najlepiej zrobić to wieczorem, kiedy większość ważnych spraw będzie załatwiona.

7. Naucz się mówić nie.

Świat, w którym żyjemy, jest pełen rozpraszaczy. Wczesnym rankiem znajomy może do Ciebie zadzwonić i poprosić o pomoc w czymś lub gdzieś pójść. Taka ingerencja może zająć dużo czasu, a jeśli zdarza się regularnie, możesz w ogóle nie oderwać się od ziemi. Tak, trzeba pomagać, ale nie trzeba tego robić na własną szkodę.

Kiedy mieszkałem na Koh Samui, codziennie otrzymywałem oferty wyjazdu, zobaczenia jakiegoś nowego miejsca lub zrobienia czegoś ciekawego. Tak, to wszystko jest oczywiście wspaniałe, ale jednocześnie zrozumiałem, że mam pilne sprawy, własny plan i powiedziałem „nie”. Zdecydowałem sam: dwa dni pracuję, jeden dzień odpoczywam. Dzięki temu udało mi się zobaczyć nowe miejsca, wybrać się na plażę i zrobić wszystkie potrzebne rzeczy.

Dlatego zanim zaczniesz zmieniać swoje plany, zastanów się, co jest dla Ciebie ważniejsze i czy istnieje możliwość przeniesienia cudzej prośby lub oferty na inny dzień.

8. Jeżeli sprawa trwa nie dłużej niż 5 minut, zrób to od razu.

Nie musisz zapisywać w pamiętniku takiej rzeczy jak dzwonienie i umawianie się na wizytę u fryzjera. Lepiej zadzwonić i zapisać się od razu, żeby nie tracić na to czasu.

9. Delegat.

Nie musisz robić wszystkiego sam. Możesz powierzyć je innym osobom, maszynom czy usługom, które szybciej i lepiej załatwią Twój biznes. Oczywiście, aby powierzyć część swoich obowiązków, trzeba zapłacić. Ale to są małe pieniądze. Wiele osób myli się, twierdząc, że delegowanie jest dostępne tylko dla osób zamożnych. W rzeczywistości tak nie jest. Możesz skontaktować się z freelancerem, który podejmie się każdego zadania w ramach Twojego projektu i zrobi to znacznie szybciej i lepiej, ponieważ jest ekspertem w tej kwestii. Może to być napisanie tekstu sprzedażowego, programowanie, utworzenie banera lub logo i wiele więcej. Takich freelancerów znajdziesz na stronie praca— zilla. kom . Robienie tych małych rzeczy z freelancerem jest dość niedrogie.

Outsourcing niezbędne w przypadkach, gdy chcesz przenieść sprawę na dłuższy czas. Można na przykład zlecić takim firmom usługi związane z prowadzeniem księgowości lub sprzątaniem domów. Możesz także zatrudnić osobistego asystenta, jeśli masz wiele drobnych zadań, które nie wymagają profesjonalnej wiedzy. Możesz zatrudnić takiego asystenta dla siebie na długi czas.

Oprócz ludzi możesz zwrócić się o pomoc do służb, które ułatwią Ci pracę. Na przykład zamiast ręcznie pisać posty na VKontakte, możesz skorzystać z usługi, która automatycznie publikuje posty w Twojej grupie.

Możesz także poprosić o pomoc różne maszyny. Teraz jest ich mnóstwo. Są szczególnie pomocne w pracach domowych. Mogą to być multicookery, zmywarki, pralki, wszystko. Ponadto, zamiast tracić czas na zakupy, możesz zamówić niezbędne towary przez Internet, co również pozwoli zaoszczędzić Twój czas.

10 Analizuj.

Pod koniec tygodnia sprawdź, czy udało Ci się zrealizować wszystkie zaplanowane zadania. Jeśli nie, spróbuj zrozumieć, gdzie zbłądziłeś i co dokładnie ci przeszkodziło.

Jeśli czujesz, że mimo planowania nadal nie wykorzystujesz swojego czasu wystarczająco efektywnie, prowadź pomiar czasu. Aby to zrobić, każdego dnia w tygodniu zapisuj wszystkie rzeczy, które robisz, a także wskaż czas, w którym załatwiasz jakieś sprawy. Dzięki temu zrozumiesz, co Cię rozprasza i zabiera niezbędny czas. Czasem bierzesz na siebie za dużo pracy, a następnego dnia w ogóle nie chcesz się do niej zabrać.

Analizując swoje doświadczenia, opracujesz dla siebie idealny system zarządzania swoim czasem i będziesz go efektywnie wykorzystywać, co oznacza, że ​​osiągniesz swoje cele. Dlatego w ciągu najbliższych kilku lat Twoje życie zmieni się radykalnie.

Do zobaczenia wkrótce!

W kontakcie z

Przypomnij sobie swoje największe porażki w życiu. Kłótnie, nieporozumienia, które zmieniły całe Twoje życie w negatywny sposób. Niezaliczone egzaminy, rozmowy kwalifikacyjne itp. Przyczyny takich niepowodzeń są podobne, z reguły wynikają ze złego przygotowania i pochopnych działań, poniżej przyjrzymy się, jak wszystko zrobić i zaplanować dzień/tydzień.

Co się stanie, jeśli zawodnik przestanie trenować na miesiąc przed igrzyskami – umiejętności i siła mięśni znacznie osłabną i zajmie jedno z ostatnich miejsc. Podobnie jak w sporcie, w każdym biznesie potrzebne jest dobre przygotowanie, bez którego szanse na sukces są znacznie zmniejszone.

Kluczowym czynnikiem w przygotowaniu jest planowanie „Zasada 6 P”: Prawidłowo podjęte planowanie zapobiega pogorszeniu wydajności.

Poniżej podam 7 sposobów na zrobienie wszystkiego przy pomocy odpowiedniego zaplanowania dnia, tygodnia.

Metoda 1: Zrób listę rzeczy do zrobienia na dany dzień

Do czego służy lista zadań?

Najpierw przyjrzyjmy się, jak działa nasz mózg. Stwierdzono, że w głowie potrafimy zapanować nad nie więcej niż 7+2 sprawami lub ważnymi myślami. Aby to sprawdzić, policz, ile kół jest pokazanych na obrazkach:

Ryż. 1	Ryż. 2	Ryż. 3

Ryż. 4	Ryż. 5

Najprawdopodobniej, aby określić liczbę obiektów na rysunkach 1, 3 i 4, wystarczy jedno spojrzenie.

A w przypadku rysunków 2 i 5 jedno spojrzenie nie wystarczyło, trzeba było policzyć osobno. Im mniejsze obiekty, tym łatwiej nimi zarządzać. Granica mózgu pojawia się, gdy liczba przekracza 7+-2.

Podobnie jest z myślami, jednocześnie w głowie możemy przechowywać nie więcej niż 7 + -2 zadań, reszta zostaje zapomniana.

Wyobraź sobie sytuację z prawdziwego życia

Wstajesz rano i idziesz do pracy, po drodze pamiętasz, że:

Musisz kupić prezent na urodziny ukochanej osoby;
- Płać za Internet, dopóki nie zostanie wyłączony.

Kiedy przyszedłeś do pracy:

Dowiedz się, że już dziś musisz przygotować raport;
- wszedłem, kolega poprosił o wyrzucenie wzoru umowy;
- Po porannym spotkaniu poświęconym planowaniu szef poprosił mnie o wykonanie 3 rzeczy.

Głowa jest już pełna, ale czas się nie zatrzymuje, może zadzwonić do Ciebie klient, bliska osoba, kolega, może wydarzyć się nieprzewidziana sytuacja itp. Co się dzieje w takim przypadku? Zapominamy o czymś. Jeśli zapomnimy kupić jedzenie w sklepie, to oczywiście nic strasznego się nie stanie, ale można zapomnieć o czymś ważniejszym: nie przychodź na ważne spotkanie, nie bierz leków itp.

Ponadto im więcej rzeczy mamy w głowach, tym gorsze stają się nasze zdolności analityczne, ponieważ energia jest wydawana na zapamiętywanie informacji.

Zalety notebooka

Notatnik - usuwa wszystkie opisane powyżej problemy i ma następujące zalety w porównaniu do pracy z pamięci:

1) Zapisywanie jest zawsze szybsze niż zapamiętywanie. Na przykład zapisywanie na telefonie komórkowym jest 10–100 razy szybsze niż zapamiętywanie. Również z biznesem.

2) Oszczędzanie energii. Aby nie zapomnieć o tym, co ważne, często pamiętamy, poświęca się na to energię. Notebook rozwiązuje ten problem.

3) Niezawodność. Tego, co napisano piórem, nie da się wyciąć siekierą. O każdej sprawie można zapomnieć na tle zmęczenia, emocji lub innych rzeczy. Ale jeśli zadania są spisane, zapomnienie jest znacznie trudniejsze.

Listę zadań możesz przechowywać na zwykłej kartce, notatniku, ale lepiej, jeśli będzie to notatnik, bo ma kalendarz. Lista zadań na dany dzień może znajdować się na komputerze lub w formie papierowej. Najważniejsze, że to masz, bo to podstawa planowania, jak fundament domu. Jeśli dom nie ma fundamentu, wówczas maksymalnie można zbudować małą parterową konstrukcję bez ogrzewania wykonaną z tworzywa sztucznego lub sklejki. Ponadto podczas planowania możesz oczywiście obejść się bez listy zadań na dany dzień lub notatnika, ale Twoje możliwości będą poważnie ograniczone.

Najważniejszą rzeczą na liście rzeczy do zrobienia lub notatniku jest lista rzeczy do zrobienia w ciągu dnia. Drugą najważniejszą częścią jest kalendarz, w którym widoczne są zadania do wykonania danego dnia. Dlatego notes jest lepszy od zwykłej listy, ponieważ jest tam kalendarz.

Metoda 2: Codziennie pracuj z listą rzeczy do zrobienia

W pracy z organizerem czasu lub notatnikiem najważniejsza jest praca według wcześniej opracowanego planu. Aby to zrobić, regularnie przeglądaj swój notatnik, aby dowiedzieć się, czy wykonałeś wszystko, co zaplanowałeś na dzisiaj. Listę możesz wyświetlić po ukończeniu bieżącego zadania. Bardzo ważne jest, aby umieścić w swoim organizerze ważne rzeczy, które należy dzisiaj zrobić.

Metoda 3: Najpierw napisz, potem zrób

Jeśli pojawi się nowe zadanie i nie jest ono pilne, to najpierw zapisz je w zeszycie i przystępuj do realizacji tylko wtedy, gdy do niego dojdzie. Każde nowe zadanie wydaje się bardzo ważne i zaczynamy brać się za wszystko po kolei: sprawdzać pocztę, wykonywać telefony itp. Ale gdy tylko zaczniesz najpierw zapisywać w notesie wszystkie przychodzące zadania, przekonasz się, że obok tego wpisu są ważniejsze zadania.

Wszystkie ruchy prawej strony ciała są kontrolowane przez lewą półkulę mózgu, która odpowiada za logikę. Kiedy prawą ręką zapisujemy nowe zadanie, aktywujemy lewą półkulę naszego mózgu, która odpowiada za logikę. Aktywowanie logiki podczas pisania prawą ręką pomoże nam podejmować lepsze decyzje.

Zapisując wszystko w notesie przed rozpoczęciem pracy, będziesz w stanie wykonać najważniejsze zadania w ciągu dnia i będziesz w stanie oprzeć się dodatkowym zadaniom, które nieustannie Cię rozpraszają.

4 sposób. Najpierw zadania ważne, potem pilne

Wszystkie zaplanowane zadania należy wykonać w kolejności ich ważności, a następnie według czasu realizacji. Zacznij od najważniejszych i stopniowo przechodź do tych mniej ważnych. Zapisz zadania w swoim planie na dzisiaj w kolejności ich ważności, a następnie posortuj je według pilności i rozpocznij pracę z najwyższym priorytetem.

Na przykład znajomy zadzwonił do Ciebie, aby porozmawiać. Telefon, sprawa pilna, bo telefon w tej chwili dzwoni, ale może nie być to istotne. Jeśli masz ważniejsze zadania, np. sporządzenie sprawozdania z pracy, to lepiej najpierw zająć się coraz ważniejszymi zadaniami, zwłaszcza sporządzeniem sprawozdania, a potem, jeśli znajdziesz czas, oddzwonić i porozmawiać z przyjacielem . Ale nie odwrotnie, w przeciwnym razie z powodu nieistotnego połączenia możesz nie mieć czasu na ważniejsze rzeczy.

Ważność nad pilnością. Zadania pilne warto podejmować tylko wtedy, gdy panujesz nad sytuacją i masz pewność, że znajdziesz czas na wszystkie ważniejsze.

5 sposobów: Elektroniczny organizer

Istnieje ogromna liczba notesów elektronicznych. Dziennik elektroniczny ma niezaprzeczalną przewagę nad dziennikiem papierowym:

O. Oszczędzaj czas. Na dzienniku elektronicznym nie musisz przepisywać zadań z poprzedniego dnia na bieżący, możesz także pracować z nim zarówno na komputerze, jak i na telefonie czy tablecie, synchronizując dane na wszystkich urządzeniach.

B. Objętość i prędkość: W dzienniku elektronicznym można bardzo szybko skopiować dużą ilość informacji do dalszej pracy. Na przykład: Chcesz dziś wieczorem upiec ciasto bananowe i zanim pójdziesz do sklepu, musisz zapisać składniki. Jeśli masz elektroniczny organizer, możesz szybko i w ciągu kilku sekund skopiować cały przepis z Internetu do pamiętnika. Jednocześnie, aby ręcznie spisać na kartce papieru same składniki, będziesz potrzebować więcej czasu niż na cały przepis w formie elektronicznej. A w sklepie wystarczy włączyć pamiętnik w telefonie, żeby szybko zorientować się, co kupić.

B. Wygoda. Używanie zwykłego notesu w transporcie, w sklepie, na wakacjach jest niewygodne, w tych miejscach ciężko jest zapisywać i przeglądać notatki, bo papierowy pamiętnik jest duży i do jego otwarcia potrzeba dwóch rąk. Ale elektroniczny notatnik w telefonie będzie zawsze przy Tobie, gdziekolwiek będziesz: w transporcie, sklepie, na ulicy. Możesz szybko robić notatki na komputerze, a następnie synchronizować je i mieć je w telefonie w ciągu kilku sekund.

Metoda 6: Zaplanuj kolejny dzień wieczorem

Zrób z wyprzedzeniem plan działania na następny dzień, najlepiej jest to koniec dnia pracy, zanim wrócisz do domu. Ta prosta czynność pomoże Ci lepiej spać, ponieważ często przyczyną bezsenności jest to, że wieczorem przypominamy sobie wszystkie ważne rzeczy, które trzeba zrobić jutro, aby rano o nich nie zapomnieć. I to właśnie te myśli nie pozwalają nam się zrelaksować i spokojnie zasnąć, ale jeśli spiszesz wszystkie swoje plany, zapewnisz sobie nie tylko spokojny sen, ale i wieczór.

Ponadto, jeśli planujesz z wyprzedzeniem, Twoja podświadomość będzie przez całą noc pracować nad tym, jak najlepiej zrealizować plan. Rozwiązanie skomplikowanych problemów może przyjść Ci na śniadanie, w drodze do pracy, a nawet w środku nocy. To właśnie rano najczęściej pojawiają się nowe pomysły i wykorzystasz ten czas maksymalnie, wystarczy tylko wcześniej napisać listę rzeczy do zrobienia na następny dzień.

Swoją drogą, jeśli masz pytania, na które chcesz uzyskać odpowiedź, to zanim zaśniesz i zamkniesz oczy, zadaj je sobie, najlepiej na głos i od razu zasypiaj. A rano przygotuj się na natychmiastowe spisanie wszystkich myśli, które mogą pojawić się w momencie przebudzenia lub później.

Metoda 7: Zaplanuj złożone zadania na szczyt swojej aktywności

Zaplanuj dzień tak, aby praca wymagająca dużej ilości energii przypadała na szczyt Twojej aktywności, kiedy masz dużo energii i jesteś maksymalnie produktywny. Z reguły szczyt aktywności zaczyna się rano, bo po śnie masz dużo sił i świeżej głowy, ale zdarza się, że szczyt aktywności może nastąpić także w ciągu dnia, a nawet wieczorem.

Najbardziej energochłonne zajęcia to te, do których nie ma talentu. Zazwyczaj są to rzeczy, których nie chcesz robić najbardziej. Te zadania w zarządzaniu czasem nazywane są żabami, ponieważ rozpoczęcie ich wykonywania jest nieprzyjemne. W zarządzaniu czasem obowiązuje zasada – zaczynaj dzień od żaby, czyli z nieprzyjemnej sprawy. Ta zasada pozwoli Ci pracować wydajniej, ponieważ zazwyczaj to rano masz najwięcej sił, a te siły są niezwykle ważne, aby wykonać najbardziej nieprzyjemną pracę.

Podam przykład z życia, mam nastawienie techniczne, więc nauki ścisłe takie jak: Fizyka i matematyka są dla mnie łatwe, ale z przedmiotami humanitarnymi jest trudniej, więc kiedy byłem w szkole, często przygotowywałem się do sprawdzianu z języka angielskiego rankiem. Wstawałem 1-2 godziny przed szkołą i uczyłem się angielskiego. Najwięcej energii miałam rano, więc o tej porze łatwiej było mi wykonać trudne zadanie, do którego miałam najmniej talentu. Efekty przygotowania przeszły moje najśmielsze oczekiwania, uzyskałem ocenę celującą lub dobrą z przedmiotu, którego nie lubiłem.

Zaplanuj najbardziej nieprzyjemne zadania na szczyt aktywności, na przykład rano, a zobaczysz, jak zrobisz więcej i wzrośnie Twoja wydajność osobista.

P.S. Jeśli masz jakieś trudności lub pytania dotyczące czytanego artykułu, a także z tematów: Psychologia (złe nawyki, doświadczenia itp.), Sprzedaż, biznes, zarządzanie czasem itp. Zapytaj mnie, postaram się pomóc. Istnieje również możliwość konsultacji przez Skype.

P.P.S. Możesz także wziąć udział w szkoleniu online „Jak zyskać 1 godzinę dodatkowego czasu”. Piszcie komentarze, swoje uzupełnienia ;)

Subskrybuj przez e-mail Dodaj siebie

Książki o zarządzaniu czasem często są ze sobą sprzeczne: gdzieś zalecają natychmiastowe wykonanie najmniejszego zadania, ktoś uważa, że ​​trzeba zacząć od najtrudniejszego, a ktoś wręcz przeciwnie, że trzeba świadomie odkładać sprawy na później. Dziennikarz Brian Christian i kognitywista Tom Griffiths są pewni, że aby zrobić wszystko, ludzie muszą korzystać z algorytmów, z którymi współpracują komputery - z ich pomocą już dawno można znaleźć najlepszą opcję, biorąc pod uwagę wszystkie podane warunki. Wydawnictwo Alpina opublikowało swoją książkę Algorithms for Life: Simple Ways to Make Good Decisions, w której autorzy wyjaśniają, jak stosować złożone formuły matematyczne do rozwiązywania codziennych problemów. Fragment wydania T&P.

Nauka o rozrywce

Chociaż problem zarządzania czasem jest tak stary jak sam czas, nauka planowania narodziła się w warsztatach maszynowych rewolucji przemysłowej. W 1874 roku Frederick Taylor, syn zamożnego prawnika, porzucił studia na Harvardzie i został asystentem inżyniera w fabryce hydraulicznej w Filadelfii. Cztery lata później ukończył praktykę zawodową i rozpoczął pracę w Midvale Steel Works, najpierw jako tokarz, następnie jako brygadzista w warsztacie mechanicznym, a ostatecznie został głównym inżynierem. W tym czasie doszedł do wniosku, że czas sprzętu (i ludzi) nie został wykorzystany zbyt efektywnie. Wniosek ten stał się podstawą opracowanej przez niego dyscypliny, którą nazwał „zarządzaniem naukowym”.

Taylor stworzył dział produkcji i wysyłki, którego kluczowym elementem było stoisko informacyjne, na którym wywieszany był harmonogram pracy sklepu. Harmonogram wskazywał, jakie zadanie aktualnie wykonywała każda z maszyn oraz jakie zadania czekały w kolejce. Praktyka ta stanowiłaby również podstawę pracy kolegi Taylora, Henry'ego Ganta. W drugiej dekadzie XX wieku stworzył swój słynny diagram, który pomógł w realizacji niektórych z najbardziej ambitnych projektów budowlanych stulecia, od tamy Hoovera po system autostrad międzystanowych w USA. Sto lat później wykresy Gantta nadal zdobią ściany biur i ekrany laptopów kierowników projektów w takich firmach jak Amazon, IKEA i SpaceX.

Taylor i Gant przedmiotem swoich badań uczynili planowanie i nadali mu formę wizualną i koncepcyjną. Nie rozwiązały jednak podstawowego pytania: jaki jest najlepszy system planowania? Pierwsza wskazówka, że ​​na to pytanie w zasadzie można odpowiedzieć, pojawiła się dopiero kilkadziesiąt lat później – w 1954 r. w artykule naukowym opublikowanym przez matematyka badawczego Selmera Johnsona z RAND Corporation.

Johnson rozważał scenariusz introligatorski: książkę należy najpierw wydrukować na jednej maszynie, a następnie oprawić na innej. Ale najczęstszym przykładem sparowanej pracy dwóch urządzeń z naszego życia jest pranie. Kiedy pierzesz ubrania, najpierw przechodzą one przez pralkę, a następnie trafiają do suszarki. Ilość czasu potrzebnego na każdy proces zależy bezpośrednio od tego, co pobierasz. Jeśli ubrania są mocno zabrudzone, czas prania będzie dłuższy, a czas suszenia nie będzie odbiegał od zwykłego. Suszenie większej liczby rzeczy zajmie więcej czasu, ale pranie zajmie tyle samo czasu, co mniejszego wsadu. I tutaj Johnson zadał pytanie: „Jeśli chcesz wyprać i wysuszyć kilka warunkowych zestawów rzeczy za jednym razem, jak najlepiej to zorganizować?”

Jego odpowiedź brzmiała: musisz ustalić, który proces zajmie Ci najmniej czasu, czyli wybrać taki zestaw, który zajmie Ci najmniej czasu na umycie lub wysuszenie. Jeśli zestaw szybko się zużyje, początek właśnie od niego. Jeśli minimalna ilość czasu jest wymagana do suszenia, zadbaj o ten zestaw. przede wszystkim. Powtórz te same kroki dla pozostałych zestawów rzeczy, przechodząc od początku i końca harmonogramu do środka.

Intuicyjnie algorytm Johnsona działa, ponieważ niezależnie od wybranej kolejności wsadów, na samym początku będzie działać tylko pralka, natomiast suszarka będzie bezczynna (a na samym końcu, gdy pozostanie już tylko wysuszyć wyprane rzeczy, i odwrotnie odwrotnie). Jeśli na samym początku pierzemy na krótkich programach, a na koniec suszymy najmniejszą ilość rzeczy, to wydłużymy okres, w którym pralka i suszarka będą pracować jednocześnie. W ten sposób będziemy mogli zminimalizować czas spędzony w pralni. Analiza Johnsona stworzyła podstawę pierwszego optymalnego algorytmu planowania: zacznij od krótkiego prania i zakończ, gdy suszarka będzie do połowy pusta. […]

Zasadniczy problem planowania dotyczy dla nas tak naprawdę tylko jednego urządzenia – nas samych.

Radzenie sobie z terminami

Planowanie pracy jeden urządzenia, natychmiast napotkasz problem. Badania Johnsona nad introligatorstwem opierały się na minimalizacji czasu potrzebnego na wykonanie pracy przy użyciu dwóch maszyn. W przypadku zarządzania pojedynczym urządzeniem, jeśli wykonamy wszystkie przydzielone nam zadania, dowolny harmonogram będzie wymagał tyle samo czasu, a określenie kolejności zadań nie będzie miało sensu.

Jest to fakt zasadniczy i paradoksalny, który warto powtarzać i utrwalić w pamięci. Jeśli masz tylko jedno urządzenie i planujesz wykonanie wszystkich zadań, to dowolna kolejność zadań zajmie Ci tyle samo czasu.

Tym samym pierwszą lekcję planowania pracy jednego urządzenia otrzymujemy jeszcze zanim zaczniemy dyskusję, a mianowicie: jasno określ swoje cele. Nie będziemy w stanie ogłosić zwycięzcy wśród metod planowania, dopóki nie wymyślimy, jak zapisywać wyniki. To pytanie dotyczy również informatyki: zanim będziesz mieć plan, musisz zdefiniować zestaw kryteriów. Okazuje się, że wybór kryteriów zależy bezpośrednio od tego, jakie podejście w planowaniu będzie najlepsze.

Pierwsze artykuły naukowe na temat planowania zadań dla pojedynczego urządzenia pojawiły się bezpośrednio po badaniach Johnsona i oferowały szereg rygorystycznych kryteriów. Dla każdego kryterium opracowano prostą optymalną strategię.

Przyzwyczailiśmy się, że np. każde zadanie ma określony termin wykonania i dopuszczalną wielkość opóźnienia. Tym samym możemy wprowadzić określenie „maksymalne opóźnienie w wykonaniu zestawu zadań” – największe zakłócenie ustalonego terminu wśród tych zadań (to właśnie weźmie pod uwagę Twój pracodawca oceniając Twoją realizację). Na przykład dla odbiorców detalicznych lub klientów usług maksymalne opóźnienie zadania odpowiada najdłuższemu czasowi oczekiwania dla klienta.

Jeśli chcesz zminimalizować ten maksymalny czas opóźnienia, powinieneś zacząć od zadania, które jest wymagane jako pierwsze i przejść do zadania, które można wykonać jak najszybciej. Strategia znana jako „szybki termin”, jest w dużej mierze intuicyjny. (Na przykład w branży usługowej, gdzie termin płatności dla każdego klienta rozpoczyna się w momencie przekroczenia progu domu, strategia ta zakłada obsługę klientów w kolejności, w jakiej się pojawiają.) Jednak niektóre ustalenia są zaskakujące. Na przykład nie ma żadnego znaczenia, ile czasu zajmuje wykonanie każdego konkretnego zadania: nie wpływa to w żaden sposób na plan, więc w rzeczywistości nie musisz o tym wiedzieć. Ważne jest tylko, aby wiedzieć, kiedy zadanie musi zostać ukończone.

Być może już stosujesz strategię wcześniejszego terminu, aby poradzić sobie z obciążeniem pracą, wtedy nie musisz słuchać rad programistów przy wyborze strategii. Ale pewnie nie wiesz co to jest. optymalny strategia. Bardziej trafne byłoby stwierdzenie, że ważny jest dla Ciebie tylko jeden konkretny wskaźnik – skrócenie czasu maksymalnego opóźnienia. Jeśli nie dążysz do takiego celu, bardziej odpowiednia może być dla Ciebie inna strategia.

Weźmy na przykład lodówkę. […] Każdy produkt ma inny termin przydatności do spożycia, więc zjedzenie go na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” wydaje się najmądrzejszym pomysłem. Jednak to nie koniec tej historii. Algorytm szybkiego terminu płatności, czyli w naszym przypadku terminu zepsucia się produktu, jest optymalny dla skrócenia czasu maksymalnego spóźnienia, czyli zminimalizowania stopnia zepsucia jeden z najbardziej skorumpowanych jedzenie, które masz zamiar zjeść. To chyba nie jest najbardziej apetyczne kryterium.

Być może zamiast tego chcielibyśmy zminimalizować kwotę produkty, które się psują. A wtedy lepiej skorzystajmy z pomocy algorytmu Moore’a. Zgodnie z nią proces selekcji produktów rozpoczynamy w oparciu o najwcześniejszą datę przydatności do spożycia, planując skonsumować najpierw, po jednym produkcie, produkt najbardziej łatwo psujący się. Gdy jednak zdamy sobie sprawę, że nie uda nam się zjeść kolejnego posiłku na czas, robimy sobie przerwę, wracamy do wszystkich pokarmów, które już zaplanowaliśmy i wyrzucamy największą jednostkę (tą, która zajmie przez większość dni konsumujemy).

Być może będziemy musieli zrezygnować np. z melona, ​​którego można zjeść tylko w kilku porcjach. Dlatego za każdym razem postępujemy zgodnie z tym schematem, układając produkty według terminu przydatności do spożycia i wysyłając do kosza najbardziej obszerny produkt z zaplanowanych, którego nie mamy czasu zjeść. W momencie, w którym możemy zjeść wszystkie resztki jedzenia i zapobiec zepsuciu się, osiągnęliśmy cel.

Algorytm Moore’a minimalizuje ilość jedzenia, którą trzeba by wyrzucić. Jedzenie możesz oczywiście kompostować lub po prostu przekazać sąsiadowi. Jeśli jednak mówimy o produkcji czy papierkowej roboty, kiedy nie można po prostu zrezygnować z projektu, a liczy się dla Państwa ilość projektów nieukończonych w terminie (a nie stopień opóźnienia w ich realizacji), to Algorytm Moore'a nie podpowie Ci, jak sobie poradzić z zaległymi zadaniami. Wszystko, co pominąłeś w głównej części planu, możesz zrobić na samym końcu w dowolnej kolejności, ponieważ są to pytania już nie zostały rozwiązane w terminie.

Jak sobie radzić z różnymi sprawami

Czasami dotrzymywanie terminów nie jest naszym największym zmartwieniem. Chcemy po prostu powtórzyć wszystkie sprawy: im więcej spraw, tym szybciej chcemy się nimi zająć. Okazuje się, że bardzo trudno to pozornie elementarne pragnienie przełożyć na płaszczyznę kryteriów planistycznych.

Pierwsze podejście polega na myśleniu abstrakcyjnym. Zauważyliśmy wcześniej, że planując pojedyncze urządzenie nie mamy wpływu na łączny czas wykonania wszystkich zadań, ale jeśli np. każde indywidualne zadanie jest oczekującym klientem, istnieje sposób na zminimalizowanie czasu kolektyw oczekiwania wszystkich klientów.

Wyobraź sobie, że od poniedziałku rano musisz przeznaczyć cztery dni robocze na jeden projekt i jeden dzień na drugi. Jeśli zakończyłeś duży projekt w czwartkowe popołudnie (minęły cztery dni), a następnie mały projekt w piątkowe popołudnie (minęło pięć dni), całkowity czas oczekiwania klienta wyniósł dziewięć dni. Jeśli wykonasz zadania w odwrotnej kolejności, mały projekt ukończysz w poniedziałek, a duży projekt w piątek, a czas oczekiwania wyniesie zaledwie sześć dni. W każdym razie będziesz zajęty na pełny etat, ale możesz zaoszczędzić swoim klientom trzy dni ich wspólnego czasu. Teoretycy planowania nazywają to kryterium sumą czasów wykonania.

Maksymalne zmniejszenie sumy czasów wykonania prowadzi nas do bardzo prostego algorytmu optymalnego – algorytmu najkrótszy czas obsługi: Po pierwsze, zrób to, co możesz zrobić najszybciej.

Nawet jeśli Twoja praca nie wiąże się z niecierpliwymi klientami czekającymi na rozwiązanie ich problemu, pomoże Ci algorytm najmniejszego czasu obsługi radzić sobie z ze swoimi sprawami. (Jestem pewien, że nie zdziwi Cię porównanie z radą z Getting Things Done, aby natychmiast rozpocząć każde zadanie, którego wykonanie zajmie Ci mniej niż dwie minuty.) Nie możesz zmienić czasu potrzebnego na wykonanie zadania cały nakład pracy, ale algorytm najmniejszego czasu obsługi ułatwi Ci życie, zmniejszając liczbę zaległych zadań w możliwie najkrótszym czasie. Kryterium sumy czasów realizacji można wytłumaczyć jeszcze inaczej: wyobraź sobie, że skupiasz się jedynie na skróceniu listy zadań do wykonania. Jeśli irytują Cię wszystkie niedokończone sprawy, to szybkie rozwiązanie prostych spraw może choć trochę złagodzić Twoje cierpienie.

Oczywiście nie wszystkie niedokończone sprawy mają taki sam charakter. Pierwszą rzeczą, którą należało oczywiście zrobić, było ugaszenie pożaru w kuchni, odłożenie w czasie ugaszenia „pożaru” w pracy: wysłanie pilnego pisma do klienta w tej sprawie poczeka, nawet jeśli likwidacja ogień w kuchni zajmuje Ci więcej czasu. W planowaniu różną wagę zadań wyraża się zmienną waga. Kiedy wykonasz zadania z listy, ciężar ten może być przenośny i wyrażony jedynie ciężarem góry, która spadnie z Twoich ramion po ukończeniu danego zadania.

Czas realizacji zadania pokazuje, jak długo dźwigasz ten ciężar i jakie jest maksymalne skrócenie tego czasu waga Ukończenie (czyli czas potrzebny na wykonanie dowolnego zadania pomnożony przez jego wagę) zminimalizuje ciężar na Twoich barkach, podczas gdy będziesz mógł zająć się innymi rzeczami na liście.

W tym celu optymalną strategią byłaby nieco ulepszona wersja algorytmu najmniejszego czasu obsługi. Podzielmy wagę każdego zadania przez czas potrzebny na jego wykonanie, zacznijmy rozwiązywać pytanie o najwyższym stosunku ważności do jednostki czasu (aby rozwinąć naszą metaforę, możemy nazwać ten wskaźnik ciężarem właściwym), a następnie przejdźmy od pytania do pytania wraz ze spadkiem wartości wskaźnika. Ponieważ czasami określenie ważności każdej z Twoich codziennych czynności może być trudne, strategia ta sugeruje zastosowanie ogólnej zasady: ustal priorytet zadania, które nie tylko zajmie Ci dwa razy więcej czasu niż reszta, ale będzie również dwa razy ważniejsze jak reszta.

W świecie biznesu wagę można szacować w kategoriach pieniężnych: ile pieniędzy przyniesie realizacja konkretnego zadania. Dzieląc nagrodę przez czas wykonania, otrzymujemy stawkę godzinową za każde zadanie. (Jeśli jesteś freelancerem, może to być szczególnie skuteczne w Twoim przypadku: po prostu podziel koszt każdego projektu przez jego wielkość i pracuj nad projektami w kolejności malejącej stawki godzinowej.) Co ciekawe, strategia ważenia pojawia się również w przypadku żerowania zwierząt studia: gdzie dolary i centy zamieniają się w orzechy i jagody. Zwierzęta chcąc uzyskać jak najwięcej energii z pożywienia, poszukują pożywienia kierując się stosunkiem zawartości kalorii do czasu poświęconego na poszukiwanie i jedzenie. […]

Wybieramy zadania

Wróćmy do miejsca, w którym rozpoczęliśmy dyskusję na temat planowania pracy jednego urządzenia. Jak mówi przysłowie: „Człowiek z jednym zegarkiem wie, która jest godzina; człowiek z dwoma zegarami nigdy nie jest pewien, która jest godzina.” Informatyka może nam zaoferować optymalne algorytmy dla dowolnych kryteriów, jakie istnieją dla działania jednego urządzenia, ale tylko my możemy wybrać kryterium. W wielu przypadkach sami decydujemy, jaki problem chcemy teraz rozwiązać.

Pozwala to radykalnie przemyśleć problem prokrastynacji – klasycznej patologii zarządzania czasem. Kiedyś uważaliśmy, że jest to błędny algorytm. A co jeśli jest odwrotnie? A co jeśli to jest optymalne rozwiązanie złe zadanie?

W jednym z odcinków „Z Archiwum X” główny bohater Mulder, przykuty do łóżka (dosłownie), miał paść ofiarą neurotycznego wampira. Aby się uratować, przewrócił na podłogę torbę z nasionami. Wampir, bezsilny wobec swojej choroby psychicznej, zaczął się schylać, aby je podnieść, nasionko po nasionku. W międzyczasie nastał świt – zanim Mulder stał się ofiarą potwora. Programiści nazwaliby to atakiem ping lub atakiem typu „odmowa usługi” w sieci: zmuszając system do wykonania nieskończonej liczby trywialnych zadań, najważniejsze rzeczy zostaną utracone w chaosie.

Zwykle kojarzymy prokrastynację z lenistwem i tak zwanym zachowaniem unikającym, ale objawy prokrastynacji mogą równie łatwo pojawić się u ludzi (lub komputerów, a nawet wampirów), którzy szczerze i entuzjastycznie starają się załatwić sprawy tak szybko, jak to możliwe.

W badaniu przeprowadzonym w 2014 roku przez Davida Rosenbauma z Uniwersytetu w Pensylwanii uczestników poproszono o przeniesienie jednego lub dwóch ciężkich wiader na drugi koniec korytarza. Jedno z wiader znajdowało się obok badanej osoby, drugie – w dalszej części korytarza. Ku zaskoczeniu eksperymentatorów, ludzie natychmiast chwytali znajdujące się obok nich wiadro i ciągnęli je po korytarzu, mijając jednocześnie drugie wiadro, które można było przeciągnąć tylko przez część dystansu. Jak zauważyli badacze: „Ten pozornie irracjonalny wybór odzwierciedla predyspozycję do zwlekania. Wprowadzamy to określenie, aby zdefiniować zjawisko, gdy spieszymy się z wykonaniem jakiegoś pośredniego zadania nawet kosztem dodatkowego wysiłku fizycznego. Podobnie odkładanie dużego zadania na rzecz rozwiązania wielu prostych pytań można postrzegać jako przybliżanie się do osiągnięcia celu pośredniego, co innymi słowy oznacza, że ​​prokrastynatorzy działają (optymalnie!) w taki sposób, aby zredukować czas jak najszybciej zebrać w myślach liczbę nierozwiązanych zadań. Nie oznacza to, że ich strategia jest nieskuteczna w osiąganiu celów. Mają świetną strategię, ale według złych kryteriów.

Praca z komputerem niesie ze sobą pewne niebezpieczeństwo, gdy musimy świadomie i wyraźnie wybrać kryterium planowania: interfejs użytkownika może dyskretnie (lub nachalnie) zmusić nas do stosowania jego kryteriów. Zwłaszcza współczesny użytkownik smartfona jest przyzwyczajony do tego, że na ikonach aplikacji pojawiają się ikony, które sygnalizują liczbę zadań, które musimy wykonać w każdej z nich. Jeśli skrzynka pocztowa powiadomi nas o określonej liczbie nieprzeczytanych listów, to okaże się, że wszystkie wiadomości domyślnie mają to samo znaczenie. Czy w takim przypadku można nas winić za wybranie nieważkiego modelu najmniejszego czasu obsługi w rozwiązaniu tego problemu (najpierw zajmij się najprostszymi e-mailami, a najtrudniejsze odkładaj na koniec), aby szybko zmniejszyć liczbę nieprzeczytanych e-maili?

Żyj według kryterium, umieraj według kryterium. Jeśli rzeczywiście wszystkie zadania są równie ważne, to właśnie to będziemy musieli zrobić. Jeśli jednak nie chcemy stać się zakładnikami małych rzeczy, musimy podjąć działania, aby zejść na sam dół listy rzeczy do zrobienia. I tutaj wszystko zaczyna się od uświadomienia sobie, że problem jednego urządzenia, które rozwiązujemy, jest tym, który my chcieć zdecyduj się w tej chwili. (W przypadku ikon aplikacji, jeśli nie możemy sprawić, by odzwierciedlały nasze prawdziwe priorytety lub jeśli nie możemy zwalczyć chęci optymalnego zmniejszenia liczby zaległości, z którymi się borykamy, najlepszym rozwiązaniem może być po prostu je wyłącz.)

Koncentracja nie tylko na rozwiązywaniu problemów, ale na rozwiązywaniu wagowo pytania, wykonanie najważniejszej pracy w danym momencie wydaje się panaceum na prokrastynację. Ale, jak pokazuje praktyka, nawet to nie wystarczy. A grono ekspertów w dziedzinie planowania komputerowego przekona się o tym w niezwykle dramatycznych okolicznościach: na powierzchni Marsa, na oczach całego świata.

Priorytetyzacja i kolejkowanie

Było lato 1997 roku i ludzkość miała wiele powodów do radości. Na przykład po raz pierwszy pojazd terenowy zbadał powierzchnię Marsa. Kosztujący 150 milionów dolarów Pathfinder osiągnął prędkość 26 000 mil na godzinę, przeleciał 309 milionów mil pustej przestrzeni i wylądował na czerwonej skalistej powierzchni Marsa z poduszkami powietrznymi.

A potem się zatrzymał.

Inżynierowie z Jet Propulsion Lab byli zmartwieni i zaskoczeni. Pathfinder niespodziewanie zaczął ignorować realizację swojego kluczowego zadania o najwyższym priorytecie (wymiana danych poprzez magistralę informacyjną) i zaczął rozwiązywać sprawy o średniej wadze. Co się stało? Czy robot nie rozumiał, co robi?

Nagle Pathfinder wykrył, że magistrala danych nie była używana przez niedopuszczalnie długi czas i nie mogąc wezwać pomocy, samodzielnie zainicjował twardy reset, co kosztowało misję prawie cały dzień pracy. Dzień lub więcej później sytuacja się powtórzyła.

Pracując gorączkowo, zespół laboratoryjny był w końcu w stanie odtworzyć, a następnie zdiagnozować to zachowanie. Źródłem wszelkiego zła było klasyczne niebezpieczeństwo planowania, tzw „zmiana priorytetów”. Dzieje się tak, że zadanie o niskim priorytecie zajmuje zasób systemowy do uruchomienia (powiedzmy, dostęp do bazy danych), ale następnie licznik czasu przerywa zadanie w jego trakcie, wstrzymując je i aktywując menedżera systemu. Dyspozytor jest gotowy do wykonania zadania o wysokim priorytecie, ale nie może, ponieważ baza danych jest zajęta. Tym samym dyspozytor przesuwa się w dół listy kolejek zadań, uruchamiając różne niezablokowane zadania o średniej ważności, zamiast rozpoczynać zadanie o najwyższym priorytecie (które jest blokowane) lub zadanie o niskim priorytecie, które blokuje pracę (a które skończyło się na na samym końcu listy kolejek po zadaniach o średnim priorytecie). W takim koszmarnym scenariuszu system może przez bardzo długi czas ignorować zadanie o najwyższym priorytecie*.

* Co ciekawe, lider zespołu zarządzającego oprogramowaniem firmy Pathfinder uważał, że problemem była „presja terminu”, a rozwiązanie tego konkretnego problemu uznano za kwestię o niskim priorytecie podczas tworzenia oprogramowania. Zatem pierwotna przyczyna stała się w rzeczywistości odzwierciedleniem samego problemu.

Gdy inżynierowie w laboratorium zorientowali się, że problemem jest zmiana priorytetów, napisali kod rozwiązujący problem i wysłali go miliony kilometrów do Pathfindera. Rozwiązaniem było dziedzictwo priorytety. Oznacza to, że jeśli zadanie o niskim priorytecie blokuje zasób zadania o wysokim priorytecie, wówczas zadanie o niskim priorytecie musi natychmiast „odziedziczyć” wysoki priorytet zadania, które blokuje.

Komik Mitch Hedberg opowiada taką historię: „Odpoczywałem w kasynie, kiedy podszedł do mnie facet i powiedział: ‚Musisz zmienić miejsce. Zablokowałeś wyjście ewakuacyjne.” Można by pomyśleć, że nie ucieknę, gdyby wybuchł pożar. Argument pracownika kasyna: to zmiana priorytetów. Kontrargument Hedberga: dziedziczenie priorytetów. Hedberg, wylegując się na krześle przed uciekającym tłumem i ociągając się, przedkłada swoje zadanie o niskim priorytecie nad zadanie o wysokim priorytecie, jakim są ludzie chcący uratować życie. Wszystko się jednak zmieni, jeśli on odziedziczy ich priorytet (wobec nacierającego w panice tłumu jej priorytet zostaje przejęty dość szybko). Jak mówi Hedberg: „Jeśli jesteś wykonany z materiałów palnych i masz nogi, nigdy nie blokujesz schodów pożarowych”.

Morał z tej historii jest taki, że nawet miłość do rozwiązywania problemów czasami nie wystarczy, aby uniknąć fatalnych błędów w planowaniu. A nawet uwielbiają rozwiązywać ważne problemy. Gotowość do jak najbardziej skrupulatnego zajęcia się najważniejszą sprawą przy naszej zwykłej krótkowzroczności może prowadzić do tego, co na całym świecie nazywa się prokrastynacją. Podobnie jak w przypadku utkniętego samochodu: im bardziej chcesz wysiąść, tym bardziej wpadasz w poślizg. Według Goethego „to, co oznacza więcej, nigdy nie powinno być zdane na łaskę tego, co oznacza mniej”. I chociaż jest w tym pewna mądrość, czasami takie stwierdzenie nie jest do końca prawdziwe. Często rzeczy, które znaczą dla nas najwięcej, nie można zrobić, dopóki nie zostanie wykonana najmniejsza rzecz. Dlatego jedynym wyjściem jest potraktowanie rzeczy nieistotnych z taką samą wagą, jak tych, które utrudniają.

Kiedy jednego zadania nie można rozpocząć bez uprzedniego ukończenia innego, teoretycy planowania nazywają to kolejkowaniem. Aby przeprowadzić badania operacyjne, ekspertka Laura Albert Maclay, opierając się na tej zasadzie, znacząco zmieniła niektóre aspekty gospodarowania w swojej rodzinie.

Jeśli zrozumiesz, jak działają takie rzeczy, może to być bardzo pomocne. Oczywiście życie z trójką dzieci to codzienne planowanie... Nie wychodzimy z domu, dopóki dzieci nie zjedzą śniadania, a one nie mogą zacząć śniadania, jeśli zapomnę dać im łyżki. Czasem potrafimy zapomnieć o elementarnych rzeczach, co potem wszystko spowalnia. Z punktu widzenia algorytmów planowania uświadomienie sobie tego faktu i staranie się o nim pamiętać jest już bardzo pomocne. W ten sposób radzę sobie z różnymi sprawami dzień po dniu.

W 1978 roku badacz Jan Karel Lenstra zastosował tę samą zasadę, pomagając przyjacielowi Gene’owi w przeprowadzce do nowego domu w Berkeley. „Jin ciągle odkładał jakieś sprawy, bez dokończenia których nie mogliśmy przystąpić do spraw pilnych.” Jak wspomina Lenstra, musieli zwrócić ciężarówkę, ale potrzebowali jej do zwrotu jakiegoś sprzętu, a sprzęt był potrzebny, żeby coś naprawić w mieszkaniu. Naprawa ta mogła poczekać (dlatego wszystko zostało przełożone), ale ciężarówkę trzeba było pilnie zwrócić. Według Lenstry wyjaśnił znajomemu, że zadanie, które stanęło przed najpilniejszym, jest jeszcze pilniejsze. Ponieważ Lenstra jest znany jako kluczowa postać w teorii planowania i miał pełne prawo udzielać takich rad, nie mógł się oprzeć delikatnej ironii. Sytuacja ta stała się studium przypadku pokazującym zmianę priorytetów ze względu na kolejki. A być może najwybitniejszym ekspertem w dziedzinie zarządzania kolejkami jest właśnie przyjaciel narratora – ten sam Gene, czyli Eugene Lawler.

Ogranicznik prędkości

Lawler studiował matematykę na Uniwersytecie Florydy, a następnie w 1954 r. zaczął pisać pracę magisterską na Harvardzie, chociaż opuścił ją przed ukończeniem studiów. Po ukończeniu szkoły prawniczej, odbyciu służby wojskowej i pracy w fabryce, w 1958 roku wrócił na Harvard, ukończył studia i dostał pracę na Uniwersytecie Michigan. Po przybyciu do Berkeley w 1969 r. podczas urlopu naukowego został aresztowany podczas protestu przeciwko wojnie w Wietnamie. W następnym roku Lawler został członkiem wydziału w Berkeley i zyskał reputację „sumienia publicznego” wydziału informatyki. Po jego śmierci w 1994 r. Amerykańskie Stowarzyszenie Maszyn Obliczeniowych ustanowiło Nagrodę Lawlera dla tych, którzy poprzez swoją pracę demonstrują humanitarny potencjał informatyki.

Lawler spędził wiele lat swojego życia zastanawiając się, jak skutecznie wykonać sekwencję zadań, ale jego ścieżka kariery była ciekawie kręta*.

W swoim pierwszym badaniu z zakresu kolejek Lawler zasugerował, że zjawiskiem tym można łatwo zaradzić. Weźmy na przykład algorytm najwcześniejszego terminu, który minimalizuje maksymalne opóźnienie w wykonaniu zestawu zadań. Jeśli Twoje zadania są powiązane relacją pierwszeństwa, sytuacja staje się bardziej skomplikowana: nie możesz po prostu przeglądać listy rzeczy do zrobienia w oparciu wyłącznie o ich terminy realizacji, jeśli niektórych zadań nie można rozpocząć przed zakończeniem innych. Jednak w 1968 roku Lawler udowodnił, że nie jest to taka wielka sprawa, jeśli można zbudować listę rzeczy do zrobienia od tyłu: po prostu wybierz te zadania, od których nie zależą inne zadania, i umieść to, które ma najwięcej "zdalny" termin jak najbardziej koniec lista. Następnie po prostu powtórz ten proces, za każdym razem biorąc pod uwagę tylko te zadania, które nie są warunkiem wykonania innych (jeszcze nie zaplanowanych) zadań.

Jednak przenikliwe oko Lawlera ujawniło coś interesującego. Algorytm najmniejszego czasu obsługi, jak widzieliśmy, jest rozwiązaniem optymalnym, jeśli naszym celem jest jak najszybsze skreślenie jak największej liczby zadań z listy rzeczy do zrobienia. Jeśli jednak niektóre zadania są powiązane relacjami pierwszeństwa, nie ma łatwego i oczywistego sposobu dostosowania algorytmu najmniejszego czasu obsługi do tej sytuacji. Mimo że problem wydaje się elementarny, ani Lawlerowi, ani innym badaczom nie udało się znaleźć na niego skutecznego rozwiązania.

Co więcej, sam Lawler wkrótce odkrył, że sytuacja ta należy do kategorii problemów, które w opinii większości programistów nie mają skutecznego rozwiązania. Eksperci nazywają je nieuleczalnymi.

[…] Nie każdy dobrze zdefiniowany problem ma rozwiązanie. W planowaniu oczywiste jest, że każdy zestaw zadań i ograniczeń implikuje obecność każdy najlepsza kolejność wykonania, zatem problemy z planowaniem w zasadzie mają rozwiązanie, ale zdarzają się przypadki, dla których po prostu nie ma jednoznacznego algorytmu, który mógłby wybrać optymalny harmonogram wykonania pracy w rozsądnym czasie.

Ta okoliczność doprowadziła badaczy takich jak Lawler i Lenstra do nieuniknionego pytania. Jaka jest zatem proporcja trudnych zadań planistycznych? Dwadzieścia lat po tym, jak Selmer Johnson swoją pracą nad introligatorstwem nadał impuls rozwojowi teorii planowania, poszukiwanie indywidualnych rozwiązań stało się największym i najbardziej ambitnym zadaniem – rodzajem poszukiwania zmapowania całego obszaru teorii planowania.

Badacze doszli do wniosku, że nawet najbardziej subtelna zmiana uwarunkowań problemu planistycznego często może przenieść go do kategorii trudnej do rozwiązania. Na przykład algorytm Moore'a minimalizuje liczbę zadań niewykonanych w terminie (lub zepsutych produktów) w przypadku, gdy wszystkie zadania są jednakowo ważne, ale jeśli jedno z zadań jest bardziej znaczące, zadanie staje się trudne do rozwiązania i nie ma algorytmu jest w stanie zaproponować optymalny harmonogram. Podobnie, jeśli trzeba poczekać na pewien moment, aby zabrać się do pracy, wówczas prawie wszystkie zadania planistyczne, które możemy łatwo i skutecznie rozwiązać bez takiego warunku, stają się niewykonalne. Niepozwolenie na wyniesienie śmieci na zewnątrz do czasu przybycia śmieciarki może być mądrym sposobem na utrzymanie porządku w mieście, ale robiąc to, całkowicie tracisz kontrolę nad swoim harmonogramem.

Wyznaczanie granic teorii planowania trwa do dziś. Niedawne badanie wykazało, że około 7% wszystkich zadań jest nadal nieznanych. To nieznana strona planowania. Spośród 93% znanych nam problemów tylko 9% ma skuteczne rozwiązanie, a pozostałe 84% uważa się za trudne do rozwiązania. Innymi słowy, w przypadku większości zadań planistycznych standardowe rozwiązania nie są odpowiednie.

Jeśli efektywne organizowanie harmonogramu wydaje Ci się przytłaczające, prawdopodobnie tak jest. Niemniej jednak algorytmy, które omówiliśmy, mogą być punktem wyjścia do rozwiązania tak trudnych problemów: jeśli rozwiązanie nie jest idealne, to przynajmniej będzie kompetentne.

Witam Was drodzy czytelnicy bloga. Zajmie to sporo czasu, a kolejny rok przejdzie do historii. Tak, stary rok się kończy, ustępując miejsca nowemu. A przed nowym rokiem zwyczajowo podsumowuje się: co zostało zrobione, osiągnięte, co zadziałało, a co nie. Dobrze, a nawet wspaniale, jeśli w minionym roku spełniły się wszystkie marzenia, cele, pragnienia, zaplanowane rzeczy zostały zrealizowane. A jeśli nie?

Rok temu, podsumowując, byłem przerażony: ze wszystkich zaplanowanych spraw udało mi się zrobić nieco mniej niż połowę, wiele planów, marzeń i pragnień pozostało niespełnionych. Dlaczego to się stało? Przecież próbowałem, coś zrobiłem, pracowałem, zrobiłem, osiągnąłem. Dlaczego nie można było zrobić wszystkiego?

Po chwili namysłu, czytaniu książek i googlowaniu wymyśliłem dla siebie prostą technikę planowania i wdrażania rzeczy, realizowania moich planów, marzeń i pragnień. Zacząłem to wcielać w życie. A teraz, podsumowując wyniki minionego roku, stwierdziłem, że ponad 70% tego, co było zaplanowane i zaplanowane, spełniło się i wydarzyło. Bardziej niż ostatnim razem, więc technika działa! Jeśli mi się uda, to i Wy, drodzy czytelnicy bloga, odniesiecie sukces. Podzielam technikę. Jest uniwersalny, nadaje się do pracy głównej, prac domowych, niezależnych. Możesz zacząć z niego korzystać w dowolnym momencie.

Rozładunek głowy

Współczesny człowiek ma w głowie cały taniec wszelkiego rodzaju planów, celów i pragnień. Jeśli się zatrzymasz i obejrzysz szczegółowo, to w pierwszym przybliżeniu widać taki bałagan... Nie wiadomo od czego zacząć. Bierzemy więc talerz i łyżkę, kartkę czystego papieru i długopis, wypisujemy z głów zaplanowane zadania. Nie możesz trzymać niczego w swojej głowie. Wypisujemy wszystko. Dopóki siedzi w głowie, nie jesteśmy w stanie zapanować nad tym okrągłym tańcem. Gdy tylko to napiszemy, możemy spokojnie wszystko przeanalizować, ustrukturyzować i uporządkować. Możesz pisać nie tylko na papierze, ale także pisać na komputerze - w formie elektronicznej w programie Word lub Notatniku. Najważniejsze jest, aby spróbować spisać jak najwięcej planów i trzymać je w widocznym miejscu, aby nie zapomnieć.

Otrzymaną listę dzielimy na trzy kategorie spraw, tworzymy z niej trzy listy:

1. Krótkie rzeczy, które można zrobić w zaledwie 5 - 20 minut;
2. Przypadki średnie, trwające od kilku minut do nie więcej niż jednego dnia lub czasu pracy;
3. Duże, okazałe sprawy i projekty trwające dłużej niż jeden dzień. Ze względu na swoją masę nazywane są także „słoniami”.

Teraz dokładnie analizujemy listy i wybieramy najbardziej „gorące” rzeczy, które należy zrobić w najbliższej przyszłości. Zadajemy sobie pytanie: „Co mogę teraz zrobić?” Staramy się przerobić wszystkie małe, krótkie rzeczy. Małe rzeczy wiszą nad nami, pochłaniają mnóstwo energii.

Resztę spraw trzeba zaplanować, przemyśleć, co zrobić najpierw, a co odłożyć na później, czego w ogóle nie da się zrobić. Przy każdej pozycji na liście podaj przybliżone terminy realizacji. Wielkie biznesowe „słonie” rozbijają się na części składowe. Każdą część, jeśli to możliwe, wykonać osobno, a następnie w jednym odpowiednim momencie połączyć wszystko w całość.

Zacznijmy tworzyć

Listy zostały sporządzone, plany zostały sporządzone, można przystąpić do ich realizacji. Istnieje kilka sposobów osiągnięcia celów. Jest ich więcej niż jeden. Jeśli coś nie wyjdzie, nie zastanawiaj się nad tym, ale poszukaj innego sposobu. Nie wyszło - szukamy trzeciego. Nie wychodzi prosto – idziemy krzywo, jeśli nie wychodzi – wspinamy się. Jeśli w ogóle dojdzie do całkowitej awarii, wówczas prosimy o pomoc.

Oferuję kilka technik, które pomogą sprawić, że realizacja planu będzie efektywniejsza i mniej stresująca.

Przygotowanie miejsca pracy

Niewiarygodne, ale prawdziwe: jeśli porządek jest na stole, to porządek jest w głowie. Kiedy miejsce pracy jest zorganizowane, wszystko jest na swoim miejscu, schludnie poukładane i na półkach, wtedy praca jest łatwa i przyjemna. Przed pracą przygotowujemy stanowisko pracy. Usuwamy wszystko, co zbędne i niepotrzebne. Dbamy o odpowiednie oświetlenie. Ważne jest, aby wcześniej przemyśleć kolejność działań i przygotować niezbędne materiały i narzędzia.

Mówimy „NIE!”

Nasze życie jest pełne ludzi: bliskich, przyjaciół, znajomych, sąsiadów, współpracowników - którzy obciążają nas swoimi problemami. Co więcej, takie, których w ogóle nie potrzebujemy. Oczywiście czasami trzeba pomóc...

Jeśli „pomoc” lub rozwiązywanie problemów innych ludzi zajmuje nam czas, odrywa nas od celu, wtedy śmiało mówimy „Nie!”, Przenosimy rozwiązywanie problemów innych ludzi na inny, dogodny dla nas termin. W odpowiedzi na rozpraszającą prośbę mówimy: „Jestem zajęty, mam swoją firmę”. Jeśli jednak jesteś magikiem i nie możesz obejść się bez swojej pomocy, spróbuj umówić się na dogodny dla Ciebie termin.

Wyłącz wyłączniki

Aby mózg osiągnął maksymalny poziom wydajności, potrzebuje od 20 do 30 minut. Ale gdy tylko zaczniemy osiągać ten poziom, zaczynamy być rozpraszani przez różnego rodzaju zakłócenia i rozrywki, takie jak: Skype, ICQ, sieci społecznościowe, telefon, krewni, dom. W pracy mogą to być koledzy, szefowie, przypadkowi przechodnie, rozmowy telefoniczne i tak dalej.

Wyobraź sobie, że zajmujesz się biznesem, skupiasz się na nim, zagłębiasz się w problem. A potem cię zabrano. Przerwałeś, a potem znowu, w nowy sposób, zacząłeś zagłębiać się i koncentrować. Potem kolejne odwrócenie uwagi, potem kolejne i kolejne. I za każdym razem, gdy będziesz musiał ponownie się skupić, pamiętaj. A potem ktoś chciał porozmawiać na Skype lub zapukał do ICQ. W rezultacie pracę, którą można było wykonać w pół godziny, wykonywałeś przez cały dzień. W tym samym czasie rozwiązaliśmy mnóstwo niepotrzebnych problemów i byliśmy bardzo zmęczeni.

Dlatego przed ważną sprawą lub lekcją wyłączamy wszystkie zakłócacze: Skype, ICQ, portale społecznościowe, telefon, umawiamy się ze współpracownikami lub członkami rodziny, aby nie rozpraszali, nie przeszkadzali. Nie oznacza to oczywiście, że trzeba wszystko całkowicie wyłączyć i nie włączać ponownie – trzeba wybrać termin, zaplanować go tak, żeby wystarczyło na wszystko.

Robimy sobie przerwy, przerwy w pracy

Wszyscy jesteśmy ludźmi i oczywiście jesteśmy zmęczeni. No cóż, nie możemy godzinami wykonywać tej samej, monotonnej pracy. Wcześniej czy później pojawia się zmęczenie, spada koncentracja i spada wydajność. Chcę rzucić wszystko...

Więc odpuść i zrelaksuj się! Ustal dla siebie zasadę: co 40–60 minut rób małe pięcio–dziesięciominutowe przerwy na odpoczynek. Przerwy można robić nie tylko w czasie, ale także po zakończeniu dowolnej części, etapu lub etapu pracy. W czasie odpoczynku staraj się całkowicie oderwać od pracy, zrelaksować. Daj mózgowi odpocząć. Jeśli pracujesz przy komputerze, wstań, idź na spacer, wykonaj trochę ćwiczeń, gimnastykę oczu. Pozwól swojemu ciału się poruszać! Kręgosłup i mięśnie powiedzą tylko „Dziękuję!”

Prawda w wodzie

Pij wodę! Prosty fakt: wszyscy jesteśmy ludźmi i w około 80% składamy się z wody. Nasze mózgi składają się w 90% z wody.

Jeśli do naszego organizmu nie dostanie się wystarczająca ilość płynu, nasz mózg zaczyna pracować, wolniej myśleć, a wydajność spada. Następuje niedobór wody w mózgu. Ponadto żużle i toksyny są wolniej usuwane z organizmu. Rozpoczyna się elementarne żużlowanie ciała.

Dla produktywnej i wydajnej pracy niezwykle ważne jest, aby do organizmu dostała się wystarczająca ilość czystej wody pitnej. Mianowicie czysta, lepsza od wody źródlanej. Staraj się pić szklankę czystej wody co 1,5 – 2 godziny.

Dziennik sukcesu

Chwalmy się za dobrze wykonaną pracę! Rozpocznij dziennik sukcesu. Do Dziennika nadaje się każdy notes mieszczący 48, a najlepiej 96 kartek. Możesz korzystać z komputera, ale wydajność będzie niższa.

Prowadzenie pamiętnika jest bardzo łatwe. Każdego wieczoru poświęcamy kilka minut czasu i spisujemy, co udało się zrobić w ciągu dnia, co się wydarzyło, z czego możemy być dumni, co się udało, co udało się osiągnąć. Generalnie wszystko za co możesz się pochwalić - to ogromnie podnosi poczucie własnej wartości!

I tymi słowami się z wami żegnam! Do zobaczenia na stronach bloga! Powodzenia i dobrego nastroju!

P.S. Dla tych, którzy chcą osiągnąć znaczący sukces w życiu, polecam filmy instruktażowe

Powiedz mi, dlaczego przestałeś prowadzić listy rzeczy do zrobienia na dzień, tydzień, miesiąc? Dlaczego nie chcesz już planować swojego dnia pracy i pozwolić, aby wszystko toczyło się swoim torem?

Pomyśl i odpowiedz na te pytania...

Kiedy pomyślisz, odpowiem na nie.

Odpowiedź jest w zasadzie bardzo prosta – nie chcesz planować swojego dnia pracy, bo wiesz, że zapisane na liście zadania i tak nie zostaną zrealizowane. Jest tysiąc jeden powodów, aby tego nie robić - mama zadzwoni do telefonu i cały czas będzie z nią rozmawiać; przyjdzie do ciebie przyjaciel, a ty napijesz się z nim kawy i zjesz ciasto; Twój ulubiony serial zacznie być emitowany w telewizji, a Ty będziesz mieć ogromną ochotę obejrzeć nowy serial.

Masz pewność, że znajdziesz powód, aby nie zrealizować zaplanowanych zadań. A jeśli go nie znajdziesz, nie dawaj z siebie 100% - wykonasz tylko 80% -90% wszystkich zaplanowanych zadań, a o reszcie zapomnisz.

I tu pojawiają się pytania...

Dlaczego niektórzy wykonują wszystkie zaplanowane na dany dzień zadania, a inni nie? Co musisz zrobić, żeby załatwić sprawy na liście? Jak zmienić tę sytuację na lepsze?

Problem ten można rozwiązać na różne sposoby, ale dziś podzielę się z Wami tylko jedną techniką, którą pieszczotliwie nazywam „Gestapo finansowym!” Wiedzą o tym ci, którzy byli przeze mnie szkoleni. Co prawda nazywa się to inaczej, ale nie zmienia to istoty. Nazwa „Gestapo Finansowe” brzmi dobrze i w 100% odpowiada jej istocie.

Istotą tej techniki jest…

Znajdujesz w swoim otoczeniu „finansowego gestapo”, który co wieczór będzie nadzorował realizację Twoich spraw według listy. Tą osobą może być Twój przyjaciel lub znajomy, kolega biznesowy lub po prostu dobry przyjaciel. Najważniejsze, że może się z Tobą kontaktować każdego wieczoru o określonej godzinie, poznać wyniki bieżącego dnia i zapoznać się z planami na następny dzień.

Za każde zaplanowane i niezrealizowane zadanie zapłacisz swojemu kontrolerowi pieniądze. Kwota może być inna, ale taka, że ​​nie szkoda byłoby dać np. 2, 5 czy 10 dolarów. Nie wykonałeś jednego zadania - daj kontrolerowi 2 USD, dwa - 4 USD, pięć - 10 USD. Mam nadzieję, że metoda jest jasna. Jeśli wykonałeś wszystkie zadania w ciągu dnia, nie musisz nic dawać.

Jest jednak jedno duże „ALE” – możesz wykazać się przebiegłością przed swoim kontrolerem i powiedzieć, że zrealizowałeś zaplanowany biznes, choć w rzeczywistości tego nie zrobiłeś. Będziesz musiał przedstawić mu dowód wykonanej pracy - zrób zdjęcie czegoś, co zrobiłeś lub zrobiłeś. Może to być na przykład zdjęcie napisanego artykułu z ekranu monitora, gotowanego obiadu, posprzątanego mieszkania itp. Najważniejsze jest to, że możesz przedstawić dokument potwierdzający, że byłeś zaangażowany w planowaną działalność i ją ukończyłeś. Ponieważ wszyscy mają teraz telefony komórkowe, zrobienie zdjęcia zajmie kilka sekund. To nie jest tak trudne, jak się wydaje.

Do czego doprowadzi wykorzystanie „Finansowego Gestapo”?

Jest kilka pozytywów...

1. Dowiesz się jak prawidłowo zaplanować dzień pracy.

Wydawałoby się, że nie ma w tym nic skomplikowanego - po prostu napisz listę rzeczy do zrobienia i zrób to, ale jak pokazuje praktyka, funkcje są i jest ich wiele. Zrozumiesz, ile czasu faktycznie zajmie osiągnięcie określonego celu; docenisz wartość swojego czasu, bo za każdą niezrealizowaną czynność zapłacisz pieniądze.

2. Nauczysz się cenić swoje pieniądze.

Na początku kilka dolarów za przegapioną akcję nie wydaje się wielką sprawą. Na krótką metę (kilka dni) to prawda, ale na dłuższą metę wydasz kilkaset dolarów i pozbawisz się możliwości zakupu jakiejś zabawki dla siebie lub czegoś pożytecznego dla swojej rodziny.

3. Wbudowujesz nawyk załatwiania spraw w swoją rutynę.

Ściśle współpracując z „Finansowym Gestapo”, możesz zaszczepić w sobie nawyk nie tylko planowania rzeczy, ale także ich realizacji. Nie stanie się to natychmiast, ale stopniowo. Krok po kroku nawyk robienia rzeczy i doprowadzania ich do końca będzie wbudowany w twoją świadomość.

Ale to nie wszystko... Możesz kierować jego sprawami do swojego kontrolera – zostań jego „finansowym Gestapo”! Będziecie kontrolować siebie nawzajem. Będziecie ze sobą konkurować. Razem osiągniecie świetne rezultaty, gdyż będziecie pracować w parach.