Co należy napisać w notatce prasowej. Jak tworzyć informacje prasowe: gotowe przykłady do wykorzystania
Komunikat prasowy to komunikat kierowany do prasy zawierający określone informacje. W szczególności organizacja albo wskazuje wiadomości na swój temat, albo przedstawia swoje stanowisko w tej czy innej sprawie. Po napisaniu wiadomości należy ją opublikować.
informacje ogólne
Komunikat z reguły przedstawia oficjalne stanowisko organizacji w formie reakcji na każde wydarzenie informacyjne. Władze rządowe czasami wydają komunikaty prasowe w formie odpowiedzi na pytania. Pierwsze w historii przesłanie zostało wydane w 1906 roku, 30 października. Jej autorem był ojciec współczesnego PR, Ivy Lee. Znajdujące się w nim informacje miały związek z tragedią, jaka wydarzyła się na kolei w Pensylwanii. Definicja komunikatu prasowego staje się jaśniejsza, gdy weźmie się pod uwagę jego cel. Przede wszystkim trzeba powiedzieć, że jest to główny dokument PR w organizacji. To dzięki niemu dziennikarze otrzymują najbardziej istotne, ważne i ciekawe informacje o wydarzeniach, które miały miejsce na danym terenie. Jednak informacja prasowa dla mediów nie zawsze może być interesująca. Dziennikarze zwracają uwagę na to, co uważają za naprawdę ważne wydarzenia. Niektóre zdarzenia mogą być dalej rozpowszechniane wśród określonej grupy docelowej lub ogółu społeczeństwa.
Wymagania materiałowe
Aby wiadomość mogła zostać opublikowana, musi zostać skompilowana według pewnych zasad. Przede wszystkim, jak wspomniano powyżej, informacja musi być naprawdę interesująca – pozbawiony informacji komunikat prasowy z pewnością pozostanie niezauważony. Jak napisać wiadomość? Jakie kluczowe punkty należy uwzględnić? Oto kilka rekomendacji od profesjonalistów:
- Informacje zawarte w przekazie powinny być nie tylko interesujące, ale także niezbędne dla odbiorców publikacji, w której zamierzona jest publikacja.
- Informacje muszą być aktualne i aktualne.
- Dobrze byłoby, gdyby informacja ta mogła być powiązana z jakimś ważnym społecznie wydarzeniem.
- Pozytywny wpływ będzie mieć także obecność w przekazie słów dotyczących poruszanej kwestii.
Im więcej punktów zostanie spełnionych, tym większe prawdopodobieństwo, że informacja prasowa zostanie wydrukowana. Jeśli organizacja stale wysyła informacje pozbawione informacji, wówczas na temat innych wiadomości powstanie niezbyt pozytywna opinia.
Cechy charakterystyczne
Aby lepiej zrozumieć, czym jest informacja prasowa, należy rozważyć jej główne cechy. Niektórzy początkujący menedżerowie ds. reklamy, a w niektórych przypadkach nawet sami liderzy biznesu, uważają, że reklama bezpośrednia jest dziś niewystarczająco skuteczna. Ich zdaniem lepsze rezultaty można osiągnąć zamieszczając w gazecie artykuł o produkcie lub usłudze. Ale z reguły artykuł wychodzi bardzo promocyjnie, a w niektórych przypadkach w ogóle nie działa, bo nie ma energii i czasu na taką pracę. W takim przypadku lepiej zacząć pisać komunikaty prasowe. W przeciwieństwie do artykułu reklamowego, napisanie krótkiej notatki nie wymaga dużego wysiłku i czasu. Za główną cechę komunikatu prasowego można zatem uznać zwięzłość i konkretność przekazywanych informacji.
Cele artykułu reklamowego i krótkiego przekazu również są nieco inne. Ostatecznym celem komunikatu prasowego jest stworzenie i utrzymanie pewności w oczach opinii publicznej. Styl pisania ma również swoje własne cechy. Komunikat prasowy, którego wzór zostanie podany poniżej, nie jest sporządzony w formie narracyjnej, konwersacyjnej, ale w formie „telegraficznej”, bezosobowej. W historii istnieją przykłady, gdy wiadomości komponowano w stylu artystycznym, lirycznym, bardziej odpowiednim dla literatury internetowej. Aby napisać informację prasową, potrzebujesz krótkiej notatki na temat jakiegoś wydarzenia lub wiadomości. Dlatego treść jest zwykle powiązana z konkretnym okresem czasu.
Rodzaje informacji prasowych
Ogłoszenie stanowi relację z wydarzenia, które ma wkrótce nastąpić. Na przykład terminowo przesłany i opublikowany komunikat prasowy wystawy zapewnia obecność przedstawicieli prasy na wydarzeniu. W takim dokumencie, oprócz samej istoty wydarzenia, możliwe jest krótkie naświetlenie jego tła. To może jeszcze bardziej zainteresować dziennikarzy. Jeśli wydarzenie już się wydarzyło, mówią o komunikacie prasowym-wiadomości. W tej wiadomości, oprócz głównej treści, możesz dodać opinie i komentarze zainteresowanych. Informacyjny komunikat prasowy mówi o niedokończonym, trwającym wydarzeniu. W tym przypadku oczekuje się jedynie raportu o nowych wydarzeniach w sprawie, bieżących zmianach, mimo że znana jest już istota wydarzenia lub wiadomości. Przykładem może być komunikat prasowy dotyczący konkursu lub konkursu.
Struktura wiadomości. Nagłówek i pierwszy akapit
Tytuł jest uważany za najważniejszą część całego dokumentu. Po przeczytaniu pierwszych linijek dziennikarz decyduje, czy wiadomość zainteresuje jego publikację, czy lepiej ją wyrzucić. Dlatego tytuł musi być tak skonstruowany, aby od razu zainteresował każdego czytelnika. Pierwszy akapit nazywany jest leadem. Składa się z jednego zdania, które w skrócie podsumowuje istotę wydarzenia, aktualności itp. Bardzo ważna jest umiejętność wymyślania nagłówków. W końcu czym jest informacja prasowa? To wiadomość, która powinna Cię zainteresować od pierwszych linijek. A pierwsza linijka to tylko tytuł. Lead lub podsumowanie jest również bardzo ważną częścią tworzącą koncepcję komunikatu prasowego.
Jak napisać CV?
W tej części dokumentu, jednym zdaniem, autor wiadomości musi odpowiedzieć na pytanie: „Co ja, jako autor wiadomości, chcę powiedzieć?” Podsumowanie określa tytuł. Rzadko jest publikowany w publikacjach i z reguły służy celom technicznym oraz określa temat, którego dotyczy przekaz. Trzeba powiedzieć, że praca nad napisaniem podsumowania przyczynia się do lepszego zrozumienia znaczenia notatki. Jeśli esencji nie da się wyrazić jednym zdaniem, lepiej przerobić notatkę prasową. Poniżej znajduje się przykład poprawnie skomponowanej części dokumentu. Jako pytania dodatkowe możesz użyć np.: „Dla kogo sporządzany jest dokument?”, „Dlaczego konieczne jest napisanie wiadomości?”
Ważne jest, aby w tej części dokumentu podać podstawowe informacje. W takim przypadku kolejność powinna być następująca:
- kto jest uczestnikiem zdarzenia lub incydentu;
- faktyczna wiadomość lub samo wydarzenie;
- miejsce, w którym coś się wydarzyło lub wydarzy;
- powoduje;
- jak dokładnie wydarzenie się wydarzyło lub wydarzy.
Inaczej mówiąc, należy przestrzegać zasad „co, kiedy, gdzie, ile i komu”. Tak naprawdę odpowiedzi na te pytania stanowią całą treść przekazu. Oczywiście konieczne jest prawidłowe wskazanie nazw organizacji, wydarzeń, lokalizacji i daty, nazwisk uczestników lub zainteresowanych stron itp. Pożądana objętość części głównej to około pół strony kartki A4. To około półtora tysiąca znaków. Jednak w zależności od tematu długość wiadomości może się różnić.
Szczegóły kontaktu
Ta część jest bardzo ważna dla autora wiadomości i organizacji, w imieniu której pisze. Przede wszystkim wskazane jest podanie kontaktów mobilnych: internetowego adresu e-mail i numeru telefonu. Konieczne jest także wskazanie, gdzie w razie potrzeby można się zwrócić w celu uzyskania wyjaśnień, komentarzy lub pytań. Należy także podać adres strony internetowej. Informacje takie są szczególnie istotne w przypadku przygotowywania np. informacji prasowej banku. Informacje o samym przedsiębiorstwie są pożądaną, ale nie obowiązkową częścią dokumentu. Zawiera krótką informację o tym, czym zajmuje się firma (jej obszar działalności). Informacje te pomogą redaktorom wiadomości szybko zrozumieć, z kim mają do czynienia. Jednocześnie nie należy nadużywać tej części przekazu i próbować umieszczać w nim różne teksty reklamowe – nie zrobi to zbyt pozytywnego wrażenia. Jednocześnie organizacja nie powinna udawać, że jest na tyle znana, że wydawnictwo musi wiedzieć wszystko z wyprzedzeniem.
Wniosek
Komunikat prasowy, którego wzór podano powyżej, został opracowany głównie w celu publikacji w różnych publikacjach. W takim przypadku może pojawić się pytanie: dlaczego nie rozpowszechnić komunikatu samodzielnie? Z tej opcji korzystają oczywiście niektóre organizacje. Jednak większą skuteczność można osiągnąć powierzając obsługę wydarzenia profesjonalistom. Komunikaty prasowe mogą być rozpowszechniane lub wysyłane za pośrednictwem łączy komunikacyjnych (faks, e-mail). Generalnie wiadomość nie powinna mieć dużej objętości i mieścić się na dwóch stronach formatu A4. Dokument nie powinien zawierać danych oceniających ani informacji reklamowych. Zazwyczaj komunikat prasowy dotyczy jednego wydarzenia lub jednej wiadomości. Dodatkowo podczas tworzenia wiadomości konieczne jest poznanie wymagań redakcji, do której zostanie ona wysłana. Gotowy dokument powinien w jak największym stopniu im odpowiadać.
Przykład
Pisząc notatkę, nie należy nadużywać reklamy firmy. W końcu czym jest informacja prasowa? To wiadomość, która powinna Cię zainteresować. Obfitość reklam w nim może mieć negatywny wpływ na wizerunek organizacji. Dobrym przykładem napisania informacji prasowej są notatki Microsoftu. Jej komunikaty prasowe zawsze w końcowej części zawierają krótką informację o firmie. Czasami podawane są tutaj informacje o usługach i towarach. Na przykład może obowiązywać jakiś rodzaj promocji związanej z określonym oprogramowaniem. W głównej części wydawnictwa wspomniano o tym mimochodem, a w końcowej części – jakby poza tekstem – krótkie przypomnienie, czym tak naprawdę jest produkt. Jeśli w wiadomości jest mowa o kilku, np. dwóch lub trzech firmach, które zawarły umowę o interakcję, warto zamieścić krótką informację o każdej z nich.
Rozpocznij swoją notatkę prasową chwytliwym nagłówkiem wyróżnionym pogrubioną czcionką. Rozpocznij treść od daty i miasta, w którym zostanie opublikowany komunikat prasowy. Pierwsze, także kluczowe, zdanie powinno krótko nakreślić tematykę wydawnictwa. Pozostała część tekstu jest ważna, aby odzwierciedlić wszystkie istotne szczegóły przekazu: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak. Najpierw określ najważniejsze punkty, następnie podaj informacje ogólne, a na koniec nie zapomnij o danych kontaktowych.
Kroki
Napisanie wyróżniającej się informacji prasowej
- wikiHow jest uważane za najbardziej zaufane źródło informacji. Czy rozumiesz jak to działa? Teraz chcesz poznać szczegóły! Nagłówek komunikatu prasowego powinien przyciągać uwagę dziennikarza w taki sam sposób, w jaki czytelnik jest przyciągany przez nagłówki gazet. Może opisywać najnowsze osiągnięcie organizacji, niedawne wydarzenie godne uwagi lub nowy produkt lub usługę.
- Nagłówki są pisane pogrubioną czcionką! Czcionka tytułowa powinna być większa niż reszta tekstu. Nagłówki są zwykle pisane w czasie teraźniejszym.
- Pierwsze słowo pisane jest wielką literą, jak wszystkie imiona własne. Większość nagłówków jest pisana małymi literami, ale użycie wielkich liter i odpowiedniej czcionki może nadać nagłówkowi bardziej atrakcyjny wygląd. Nie pisz wszystkich słów wielką literą.
- Podkreśl ważne słowa kluczowe z komunikatu prasowego. To najłatwiejszy sposób na napisanie tytułu. Spróbuj zbudować logiczne i przyciągające uwagę stwierdzenie ze swoich słów kluczowych. Jeśli po tytule następuje zdanie podsumowujące, zastosuj tę samą taktykę. Słowa kluczowe nie tylko poprawią Twoje rankingi w wyszukiwarkach, ale także pomogą dziennikarzom i czytelnikom od razu zrozumieć treść komunikatu prasowego. Przyjrzyj się działaniom wymienionym w pierwszym kroku, a zdasz sobie sprawę, że każde z nich mogłoby być nagłówkiem komunikatu prasowego.
-
Napisz główny tekst. Komunikat prasowy powinien być napisany w taki sposób, w jaki chciałbyś go zobaczyć w wiadomościach. Pamiętaj, że dziennikarzom zawsze brakuje czasu, więc zamiast szukać więcej informacji na temat Twojego wyjątkowego wydarzenia, napiszą recenzję na podstawie Twojej informacji prasowej. Powinien więc obejmować wszystko, co chcesz, aby dziennikarze napisali. >
Tekst musi być wyraźnie powiązany. Kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak – odpowiedzi na te pytania powinny jasno informować czytelnika. Spójrzmy na przykład tworzenia informacji prasowej na temat powyższego nagłówka:
- Kto? Wydawnictwo Karpren.
- Jakie są wieści? Wydawnictwo Karpren wydaje książkę.
- Kiedy to się stanie? Jutro.
- Gdzie odbędzie się to wydarzenie? Dostępna we wszystkich większych księgarniach.
- Dlaczego to wiadomość? Ponieważ książkę napisał słynny pisarz Archie Kay.
- Jak by to się stało? Pisarz będzie rozdawał autografy w księgarni w Chicago, a następnie koncertował po kraju.
- Po zidentyfikowaniu głównych szczegółów uzupełnij luki dodatkowymi informacjami o osobach, produktach, datach itp., o ile mają one związek z aktualnościami.
- Jeśli Twoja firma nie jest głównym tematem wiadomości, ale jest źródłem informacji prasowej, wyraźnie zaznacz to w tekście.
- Zwięzłość jest duszą dowcipu. Komunikat prasowy nie powinien przekraczać trzech stron. Wersja drukowana powinna mieć podwójne odstępy między wierszami.
- Powinieneś starać się, aby komunikat prasowy był warty opublikowania. Zwiększy to jego szanse na dostanie się do prasy. Dowiedz się, co jest istotne dla Twojej branży i wykorzystaj to, aby zainteresować dziennikarza lub redaktora.
-
Połącz wszystko razem. Dodaj w swoim komunikacie linki do wiadomości i źródeł informacji, które są powiązane z wiadomościami, które opisujesz. Czy firma, której komunikat prasowy napisałeś, zamieściła w Internecie jakiekolwiek informacje przydatne dla czytelników? Świetnie, wejdź w link!
Sekrety formatu informacji prasowej
-
Poznaj podstawową strukturę informacji prasowej. Zatem wiesz, co powinno znaleźć się w komunikacie prasowym. To dobrze, nie ma co do tego wątpliwości. Pozostaje jeszcze jedno pytanie – jak to wszystko połączyć? Być może główną radą dla początkujących byłaby próba przedstawienia wszystkiego na jednej stronie, nigdy więcej. Jeśli nie piszesz o raportach z frontów III wojny światowej, jest mało prawdopodobne, że ktokolwiek poświęci dużo czasu na przeczytanie Twojego komunikatu prasowego. Oto, czego będziesz potrzebować (nawiasem mówiąc, o tym już rozmawialiśmy):
- Wyrażenie KOMUNIKAT PRASOWY powinien znajdować się w lewym górnym rogu.
- Jeśli data publikacji zbiega się z konkretną datą, należy wpisać „OPUBLIKUJ…”, a następnie datę, kiedy ma zostać opublikowana. Bez tej notatki publikacja zostanie natychmiast opublikowana (jeśli oczywiście taka istnieje).
- Następny jest nagłówek, wyróżniony pogrubioną czcionką i umieszczony na środku strony.
-
Umieść standardowy szablon pod tekstem wersji. Który szablon dokładnie? Szablon z informacją o firmie! Kiedy dziennikarz wybierze Twoją notatkę prasową do artykułu, będzie potrzebował tych informacji - muszą one zostać uwzględnione w przygotowywanym artykule! Dlatego podaj go z wyprzedzeniem w tej sekcji.
- Tytuł sekcji powinien brzmieć „O firmie XYZ”.
- Po napisaniu tytułu w jednym lub dwóch akapitach (każdy po 5-6 linijek) opowiedz o swojej firmie. Tekst musi opisywać Twoją firmę, czym się zajmuje i jakimi zasadami się kieruje. Większość organizacji ma profesjonalnie napisane broszury, prezentacje, biznesplany i tak dalej. Można stamtąd czerpać informacje.
- Na końcu sekcji podaj link do swojej witryny internetowej. Link musi zawierać dokładny i kompletny adres URL (bez załączników), aby po wydrukowaniu został wydrukowany w całości. Na przykład: http://www.twoja_firma_strona internetowa.com, a nie „kliknij tutaj, aby odwiedzić naszą witrynę”.
- Jeśli witryna firmy posiada oddzielną stronę dla mediów, należy to również zaznaczyć i podać adres URL. Na tych stronach znajdują się dane kontaktowe i informacje prasowe.
-
Dodaj informacje kontaktowe. Jeśli Twój komunikat prasowy jest warty opublikowania, dziennikarze będą potrzebować dodatkowych informacji lub będą chcieli przeprowadzić wywiady z kluczowymi graczami. Jeśli nie masz nic przeciwko temu, aby media kontaktowały się bezpośrednio z Twoimi kluczowymi pracownikami, możesz podać ich dane kontaktowe w notatce prasowej. Na przykład, jeśli piszesz o innowacjach, możesz podać dane kontaktowe swojego działu inżynieryjnego lub badawczego.
- W przeciwnym razie musisz podać dane kontaktowe swojego działu PR. Jeżeli nie masz takiego zespołu, wyznacz osobę, która będzie łącznikiem pomiędzy mediami a Twoimi pracownikami.
- Dane kontaktowe powinny ograniczać się do aktualnej informacji prasowej i zawierać:
- oficjalna nazwa firmy;
- oficjalna nazwa działu public relations i osoby kontaktowej
- adres biura;
- numery telefonu i faksu z prawidłowymi kodami kraju i miasta oraz numerami wewnętrznymi;
- numer telefonu komórkowego (opcjonalnie);
- godziny otwarcia;
- adresy e-mail;
- adres strony internetowej firmy.
-
Jeśli to możliwe, podaj link do elektronicznej kopii wydania. To, że tak powiem, dobra etykieta, więc zapisywanie notatek prasowych na stronie internetowej firmy nie zaszkodzi. Co więcej, znacznie ułatwi Ci to zarówno dystrybucję komunikatu prasowego w formie elektronicznej, jak i monitorowanie go w celach archiwalnych.
- Przetwórz każdą publikację, skoncentruj ją na konkretnym sektorze i wyślij do konkretnego dziennikarza zajmującego się tym konkretnym tematem. Wszystkie te informacje można znaleźć w Internecie. Nie idź na łatwiznę, wysyłając tę samą informację prasową do różnych dziennikarzy w różnych sektorach.
- Wyślij swoją informację prasową e-mailem, ale pamiętaj o formatowaniu i ogólnie o formatach plików. Oświadczenie powinno być dołączone do pisma, a nie umieszczane w jego treści. Z kolei format załączonego pliku to albo tzw. zwykły tekst (.txt), albo .RTF. Można oczywiście przesyłać pliki utworzone w programie Word, ale jest tu pewna subtelność – jeśli korzystasz z nowszych wersji tego edytora tekstu, w którym pliki zapisywane są w formacie .docx, to musisz przesłać także plik .doc z takim plikiem. Rozumiesz, że oprogramowanie jest drogie i nie każdy może zaktualizować wszystko na raz. Z kolei pliki .pdf warto wysyłać tylko wtedy, gdy wysyłasz informację prasową zawierającą dużą ilość materiałów graficznych. Oczywiście nie trzeba najpierw drukować wydania, następnie skanować i wysyłać do redakcji w formacie .jpg – to strata czasu (zarówno Twojego, jak i czasu redaktora). Wyślij wydanie e-mailem.
- Dołącz „wezwanie do działania” w swoim komunikacie. Informacje te dotyczą tego, czego oczekujesz od czytelnika. Na przykład, czy chcesz, aby czytelnik kupił Twoje produkty? Jeśli tak, proszę wskazać, gdzie go znaleźć. Chcesz, żeby czytelnik odwiedził Twoją stronę i wziął udział w konkursie lub dowiedział się więcej o Twojej firmie? Jeżeli tak, prosimy o podanie adresu strony internetowej firmy.
- Wspomnij nazwę swojej firmy w tytule, podtytule lub pierwszym akapicie, aby ułatwić wyszukiwarkom znalezienie Twojej publikacji. Jeśli wysyłasz komuś wydrukowaną wersję swojej informacji prasowej, wydrukuj ją na firmowym papierze firmowym.
- Czas zwolnienia jest bardzo ważny. Komunikat prasowy musi zawierać istotne i aktualne informacje.
- Żargonu i terminów technicznych używaj tylko w ostateczności.
- Dalsza rozmowa telefoniczna może pomóc w promowaniu komunikatu prasowego do druku.
- Wyrażenie KOMUNIKAT PRASOWY powinien znajdować się w lewym górnym rogu.
-
Pisać tytuł . Powinien być krótki, jasny i na temat: w przypadku komunikatu prasowego ważne jest, aby nagłówek był jak najkrótszy. Specjaliści ds. PR zalecają napisanie nagłówka dopiero po napisaniu komunikatu prasowego. Wróć do tego punktu, gdy skończysz z tekstem głównym. Pamiętaj, że to nagłówek przyciąga wzrok każdego czytelnika, dlatego ten punkt jest niezwykle ważny.
Przez ostatnie 10 lat PRowcy i inni życzliwi ludzie z branży medialnej zakopywali komunikaty prasowe. Podobnie jak komunikat prasowy jest martwy i teraz przekazuje wszystkim mediom unikalne informacje. Są jednak przypadki, gdy informacja prasowa firmy jest po prostu konieczna – na przykład, gdy prowadzisz publiczną spółkę akcyjną i zgodnie z prawem masz obowiązek informowania opinii publicznej o wynikach finansowych spółki lub zgłaszania zmian w kierownictwie najwyższego szczebla. Albo gdy od działalności Twojej organizacji zależy dobro całego miasta (np. odpowiadasz za dostawę prądu, wody czy ciepła), a na linii zdarzy się wypadek. Albo gdy organizujesz wydarzenie na dużą skalę i chcesz zaprosić na nie jak najwięcej osób.
We wszystkich tych przypadkach taki czy inny rodzaj komunikatu prasowego jest po prostu niezbędny. Jednak pomimo tego, że komunikat prasowy jest najbardziej podstawowym tekstem PR, dziennikarze z podejrzaną częstotliwością otrzymują skargi, że profesjonalni (w pewnym sensie) specjaliści od PR nie wiedzą, jak pisać komunikaty. Postanowiliśmy napisać krótki tekst z rekomendacjami, jak sprawić, by publikacja była jak najbardziej wygodna dla dziennikarza.
Zasada nr 1: Postępuj zgodnie z zasadą odwróconej piramidy
Zasada odwróconej piramidy powstała w okresie rozkwitu mediów drukowanych w Ameryce. Następnie dziennikarze wymyślili bardzo wygodny system pisania wiadomości, który skróciłby czas poświęcony na redakcję: główna informacja wiadomości zawarta jest w pierwszym akapicie (lead), a kolejne akapity zawierają szczegóły wiadomości w kolejności malejącej znaczenie. Taka konstrukcja tekstu umożliwiała w przypadku braku miejsca na stronie wycinanie akapitów bez patrzenia, zaczynając od ostatniego.
Idealnie napisany news to taki, w którym możesz pozostawić jedynie główny wątek, a jednocześnie czytelnik nadal będzie w stanie zrozumieć, o co właściwie chodzi w newsie.
Później o tej zasadzie dowiedzieli się także PR-owcy i chcąc zwiększyć szansę, że ich news trafi do gazety, zaczęli pisać komunikaty prasowe według zasady „odwróconej piramidy”.
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że pierwszy akapit powinien zawierać wszystkie kluczowe informacje na temat wydarzenia. W dużym skrócie informację tę można ująć we wzorze 5W1H: co, kto, gdzie, kiedy, dlaczego, jak, tj. Lead powinien zawierać odpowiedzi na pytania: „co się stało?”, „kto brał udział/organizował?”, „gdzie wydarzenie się wydarzyło/będzie miało miejsce?”, „kiedy miało miejsce wydarzenie?”, „dlaczego wydarzenie miało miejsce? ” i „jak to się stało?”
Pamiętaj – lead powinien być newsem samym w sobie. Nie ma potrzeby mieścić wszystkich informacji w jednym zdaniu, warto jednak zmieścić w jednym krótkim akapicie kilka zdań zawierających odpowiedzi na kluczowe pytania.
Zasada nr 2: Wybierz tytuł informacyjny
Niektóre firmy nadal wolą wysyłać komunikaty prasowe bez nagłówków (lub z nagłówkiem „Informacja prasowa”). To bardzo utrudnia pracę dziennikarza, który dziennie otrzymuje kilkadziesiąt, a nawet setki listów. Jeśli nagłówek zainteresuje dziennikarza, to przeczyta on lead, jeśli lead jest zainteresowany, to przeczyta wiadomość do końca.
Istnieją trzy podstawowe podejścia do nagłówków wiadomości.
- Pierwsze podejście polega na tym, że po prostu wycisniesz główną ideę komunikatu prasowego w nagłówku. Na przykład, „Firma N zrobiła to i to” Lub „Dyrektor generalny firmy N powiedział tak a tak.”.
- Podejście drugie: wyobraź sobie, jak będzie to wyglądać w mediach jako wiadomość, czyli chwyć się interesującego i istotnego społecznie szczegółu. Na przykład: „17 czerwca możliwe są przerwy w dostawie ciepłej wody na obszarach X, Y i Z” Lub „W związku z Wydarzeniem X ulice w centrum miasta zostaną zablokowane”.
- Trzecie podejście polega na umieszczeniu w tytule ciekawego cytatu z prelegenta Twojej firmy, który komentuje aktualności. Na przykład, „Iwan Iwanow, dyrektor generalny firmy N: „Sytuacja w X to machinacje konkurencji”” Lub „Iwan Iwanow, N.: „Pracownicy, którzy popełnili błąd, zostali już zwolnieni”. Wszystkie trzy typy nagłówków mogą mieć charakter informacyjny i interesujący, jednak w każdym przypadku trzeba wybrać najwłaściwszą strategię.
Zasada nr 3: Podaj wycenę eksperta
Cytat bardzo dobrze ożywia wiadomość i pozwala napisać w niej coś, czego nie da się zawrzeć w oficjalnym tekście wiadomości. Ale i tutaj obowiązuje kilka zasad.
Po pierwsze, cytat musi pochodzić od osoby posiadającej wiedzę na ten temat i/lub osobę zajmującą wysoką pozycję w organizacji. Nawiasem mówiąc, niekoniecznie musi to być dyrektor generalny.
Na przykład dyrektor techniczny może wypowiedzieć się na temat bezpieczeństwa użytkowników serwisu internetowego, który po ludzku wyjaśni, dlaczego Twój serwis jest tak trudny do zhakowania, a dyrektor HR może skomentować wiadomości o nowych możliwościach odbycia stażu w Twojej firmie.
Niektóre firmy do swoich wydań włączają uwagi ekspertów niebędących pracownikami firmy – np. uruchomienie nowej linii produkcji zdrowych produktów może skomentować wykwalifikowany dietetyk, a skandaliczna wiadomość, że w organizmie znaleziono mysz, Twoja kiełbasa może zostać zdemaskowana przez kierownika terenowego oddziału organu nadzorczego, który niedawno sprawdził zgodność Twojej produkcji z wymogami prawnymi i nie stwierdził żadnych odchyleń.
Po drugie, cytat musi być na tyle emocjonalny, aby zilustrować mowę żywej osoby, ale zawierać wystarczającą ilość konkretów – danych, liczb, opinii itp.
Zasada nr 4: Używaj wyłącznie edytowalnych formatów plików
PR-owcy, którzy przesyłają komunikaty prasowe w formacie PDF lub jako skan komunikatu podpisanego przez przełożonych, od dawna są oczywiście tematem przewodnim miasta w środowisku dziennikarskim. Powiedzmy jedno – nie rób tego.
Wyślij informację prasową do dziennikarza w formie, którą będzie mógł przeczytać, skopiować i edytować.
Te najbardziej zaawansowane, oprócz załączonego pliku wydania w programie Word, duplikują także tekst wiadomości w treści listu, aby zaoszczędzić dziennikarzowi tych nanosekund, które spędza na otwieraniu lub pobieraniu pliku dołączonego do listu. Decyzja, czy to zrobić, czy nie, zależy oczywiście od Ciebie, ale dla dziennikarza takie podejście jest rzeczywiście bardzo wygodne.
Ogólnie rzecz biorąc, nie należy ignorować listu motywacyjnego dotyczącego wydania. Nawet jeśli nie powielasz treści wiadomości w piśmie, wyjaśnij choć w kilku słowach, jaka jest treść wiadomości. I tak, zamiast tematu można (i należy) użyć tytułu wydawnictwa, aby dziennikarz nie pomylił się w kilometrach korespondencji z Tobą, jeśli taka się pojawi.
Zasada nr 5: Zadbaj o dodatkowe materiały
Nie musisz myśleć, że praca nad wydaniem zakończyła się w momencie napisania samego tekstu. Dziennikarze dzisiaj również potrzebują dodatkowych materiałów. Przykładowo, jeśli napisałeś komunikat o wynikach finansowych firmy, wyślij także raport finansowy, aby dziennikarz mógł sam go przestudiować i znaleźć coś dla siebie. Jeśli piszesz informację o wypadku, w wyniku którego na ulicach miasta doszło do oblodzenia, dołącz zdjęcie z miejsca zdarzenia. Jeśli otrzymasz wiadomość, że w Twojej firmie zmieniło się najwyższe kierownictwo, dołącz do informacji biograficznej menedżerów i ich zdjęcia. Jeśli Twoja publikacja zawiera komentarz prelegenta i wysyłasz ją do stacji radiowej, nagraj wersję audio komentarza.
Ważna rada: jeśli plików jest zbyt wiele i są one ciężkie, nie należy dołączać ich do listu – stwarza to ryzyko, że Twój list ze względu na duży rozmiar nie dotrze do adresata lub wyląduje w spamie. Weź pod uwagę fakt, że nie wszyscy dziennikarze potrzebują całego wolumenu plików multimedialnych, które zgromadziłeś: niektórzy potrzebują tylko jednego zdjęcia, a inni będą chcieli pobrać komentarz audio. W takim przypadku lepiej umieścić wszystkie ciężkie pliki multimedialne na serwerze plików i udostępnić dziennikarzom to archiwum (prześlij link). Ułatw dziennikarzom nawigację po wirtualnym folderze w usłudze hostingu plików: każdy plik powinien być opatrzony podpisem informującym o jego zawartości. To znaczy „Zdjęcie Iwana Iwanowa (portret)”, a nie tylko „IMG 082012”.
I oczywiście nie powinieneś pisać wiadomości przy każdej najmniejszej okazji. Poważnie oceń potencjał informacyjny swojego wydania i nie wysyłaj wiadomości do mediów, które z góry nie są zainteresowane takimi informacjami.
Często osoby niedoświadczone w dziennikarstwie mylą dwa pojęcia – informację prasową i PR, identyfikując je, czyli uważają, że to jedno i to samo. Przykłady gotowe do przekazania mediom pomogą Ci zrozumieć, czym różni się komunikat prasowy od PR. Co to są komunikaty prasowe? Są to artykuły informacyjne. Głównym celem ich pisania jest zwrócenie uwagi mediów na wydarzenie mające miejsce w firmie lub na wypuszczenie nowego produktu, który może zainteresować prasę. Decyzję o opublikowaniu komunikatu prasowego podejmuje z reguły redaktor naczelny, jeśli wydarzenie jest istotne. Każdy dokument handlowy używany do reklamowania produktu lub usługi jest PR i na tym polega różnica. Czasami artykuł może zostać opublikowany za opłatą jako reklama.
W przypadku, gdy firma ma ciekawą ofertę dla konsumentów lub nowości, warto skorzystać z kanału medialnego, który może informować o nowościach w prasie lub telewizji. Produkty dużych firm są zawsze przedmiotem szczególnej uwagi, dlatego ich komunikat prasowy z pewnością wzbudzi zainteresowanie dziennikarzy wśród określonej grupy docelowej. Przy prezentacji informacji należy wziąć pod uwagę wszystkie czynniki, biorąc pod uwagę profilową specjalizację publikacji. W dosłownym tłumaczeniu sformułowanie informacja prasowa to informacja dla prasy, czyli intrygująca wiadomość, którą warto byłoby zaprezentować w prasie.
Jak prawidłowo przygotować dokument?
Komunikaty prasowe mające charakter informacyjny muszą mieć ściśle określony format:
- Do rejestracji używany jest papier firmowy.
- Wymyśl chwytliwy, ciekawy tytuł, który przyciągnie uwagę.
- Pierwszy akapit od razu przedstawia istotę wiadomości, odpowiadając na główne pytania.
- Następnie w kilku akapitach podaje się główny temat, wymieniając cechy produktu lub usługi, korzyści, cechy charakterystyczne i znaczenie dla odpowiedniego obszaru rynku.
- Pożądane jest zamieszczenie oświadczeń kierownictwa lub dyrektora generalnego.
- Ostatni akapit zawiera krótką informację o działalności firmy i jej głównych osiągnięciach, dotychczasowych nagrodach oraz perspektywach rozwoju.
- Komunikaty prasowe kończą się danymi kontaktowymi osoby odpowiedzialnej (sekretarza prasowego lub szefa działu PR).
Dokument powinien być dystrybuowany wyłącznie do mediów specjalizujących się w tej dziedzinie. W praktyce komunikaty prasowe często wysyłane są do wszystkich organizacji z rzędu, ale nie zawsze do tych, z których może nastąpić publikacja.
Rozsądne jest wysyłanie komunikatów prasowych do serwisów informacyjnych zawierających wiadomości korporacyjne, gdzie informacje te mogą zainteresować agencje reklamowe. Biorąc pod uwagę cechy, jakie musi spełniać informacja prasowa, przykład może zawierać zdjęcia, zdjęcia, diagramy dla lepszego odbioru informacji.
Jakie informacje może obejmować komunikat prasowy?
Dokument powinien zawierać interesujące informacje z następujących obszarów:
- O zmianach i przetasowaniach w zarządzie firmy, zmianach personalnych, upadłości lub połączeniu kilku firm w jedną korporację.
- Wydanie nowych produktów lub usług.
- Poinformuj ludzi o nadchodzącym wydarzeniu lub wydarzeniu.
- Informacje o wejściu na nowe rynki.
- Omówienie sytuacji kryzysowych, incydentów, wypadków.
- Uwagi na temat rozwoju danej branży.
Rodzaje informacji prasowych w zależności od celu ich wykorzystania
- Informacyjne – wiadomości o firmie lub usłudze.
- W formie ogłoszenia - wiadomość o planowanym wydarzeniu, zaproszenie do udziału w nim, podkreślająca oczekiwany efekt i cel.
- Wiadomości PR to dokument dotyczący przeszłego wydarzenia, zawierający nazwiska głównych uczestników, wyniki, przeprowadzone promocje oraz opis najciekawszych wydarzeń.
- Informacje reklamowe – informacje opracowane profesjonalnie i interesujące dla szerokiego grona odbiorców.
- Współczesny rodzaj komunikatu prasowego nie jest sporządzany w formacie tekstowym, ale w formie plików audio i wideo. Ten rodzaj przekazu wiadomości szczególnie przemawia do młodych ludzi i powinien być brany pod uwagę przy ocenie grupy docelowej.
Pisanie komunikatów prasowych ma sens tylko wtedy, gdy zawierają interesujące, istotne wiadomości, które są aktualne i dotyczą realiów współczesnego życia. Objętość tekstu nie powinna przekraczać dwóch stron. Ważne jest, aby zrozumieć, że styl tekstu musi być zorientowany na publikację i potencjalnych odbiorców. Czasami na ten sam temat napisano nawet kilka wersji dokumentu. Każde media przedstawią problem w inny sposób, co ostatecznie da bardziej wieloaspektowy obraz.
Gotowe przykłady komunikatów prasowych
Wypełniony przykładowy komunikat prasowy wygląda następująco:
Wniosek
Rozważane przykłady zasad pisania informacji prasowych pozwolą Ci zrealizować dowolne zadanie według modelu. Ten rodzaj przekazywania informacji jest istotny i stanowi integralną część rozwoju każdego przedsiębiorstwa.
Wcześniej komunikat prasowy był pisany wyłącznie przez dziennikarzy i wyłącznie dla redaktorów publikacji drukowanych. Teraz ten typ tekstu jest znacznie bardziej powszechny. Komunikaty prasowe publikowane są na różnych platformach internetowych, stały się potrzebne przede wszystkim czytelnikom. Dlatego należy je pisać w oparciu o interesy zwykłych ludzi.
Komunikaty prasowe są obecnie dość istotne. Często zamawia się je u copywriterów. Jednak nie tylko profesjonalista może napisać dobrą informację prasową. Podlega to każdej osobie, która ma wystarczającą wiedzę i umiejętności, a także rozumie strukturę i niuanse tego gatunku. I Ty też możesz, niezależnie od tego, w jakiej dziedzinie działasz – SMM, content marketing, zarządzanie, przedsiębiorczość. Jedyne, czego potrzebujesz, to opanować podstawy i dużo ćwiczyć.
Co to jest informacja prasowa, z czego się składa i dlaczego jest potrzebna?
W istocie informacja prasowa jest zapowiedzią konkretnego wydarzenia. Jest stosowany w różnych przypadkach. Wymieńmy najbardziej typowe z nich.
1. Wydanie nowych produktów. Zwróć uwagę, co się stanie, gdy do sprzedaży trafi kolejny model iPhone'a. W sieci dosłownie aż roi się od powiadomień na kilka tygodni przed X-Day. Mniejsze marki ogłaszają swoje przybycie w ten sam sposób, chociaż nie jest to tak zauważalne.
2. Wydarzenie. Jeśli planujesz konkurs, promocję, bufet z okazji święta zawodowego itp., na który należy zwrócić uwagę opinii publicznej, można to opublikować w formie komunikatu prasowego. Pamiętaj również, że kanał informacyjny powinien być naprawdę znaczący i interesujący.
3. Duży materiał. Jeśli planujesz serię artykułów na jakiś ważny temat lub pojedynczą relację z sensacji, ogłoszenie nie będzie złym pomysłem. Przykładów nie trzeba szukać daleko – talk show takie jak „Let Them Talk” często publikują komunikaty prasowe przed emisją kolejnego odcinka.
Przykłady komunikatów prasowych
Zanim napiszesz, użyj swojej wyobraźni. Postaw się w sytuacji zwykłego czytelnika i zastanów się, czy to, co chcesz powiedzieć, będzie dla niego naprawdę interesujące. Jeśli odpowiedź brzmi tak, to jesteś na dobrej drodze.
Oto przykład komunikatu prasowego dotyczącego wydarzenia, który prawdopodobnie spotkał się z dobrym odzewem. Przeczytaj je uważnie, zanim przejdziemy dalej.
Jak widać wszystko jest tu napisane krótko i na temat. Nie trzeba zniekształcać form wyrazowych ani wymyślać oryginalnej koncepcji. Wystarczy przedstawić niezbędne informacje w sposób zrozumiały.
A to jest komunikat prasowy Beeline.
Ten przykład jest znacznie lepszy niż pierwszy. Wiesz dlaczego? W poprzednim komunikacie prasowym autor starał się przekazać czytelnikom kilka faktów, nic więcej i nic mniej. I tutaj do tekstu dodano elementy zwiastuna i bezpośredni apel do ludzi. Jest to dość ważne, ponieważ publiczność dobrze reaguje, gdy się do niej mówi.
Spójrzmy na inny przykład – przykład komunikatu prasowego wystawy.
Tym razem spróbuj samodzielnie przeanalizować tekst komunikatu. Co jest tu dobre, a co złe. Jak można było to zrobić lepiej?
Jak napisać informację prasową dla mediów: przygotowanie struktury
Informacja prasowa składa się z trzech elementów: nagłówka, leadu i treści. Nie ma potrzeby wymyślać niczego innego. Znajomość prawidłowego sformułowania każdego z nich pomoże Ci napisać mocne teksty, dzięki którym z powodzeniem wypromujesz swoje produkty lub zarobisz pieniądze jako niezależny autor.
Nagłówek
Powinno być ciekawe, zapadające w pamięć i od razu przyciągać uwagę. Od tytułu zależy, czy Twoja informacja prasowa zostanie w ogóle przeczytana. Sposobów na wzbudzenie ciekawości publiczności już od pierwszej linijki jest wiele. Można posługiwać się liczbami („Apple wypuszcza iPhone’a z 5 nowościami”), bawić się memetycznymi zwrotami, które krążą na ustach wszystkich („Najlepsze jest wrogiem dobra: 23 maja rusza seminarium na temat walki z perfekcjonizmem”), wskaż korzyści („Kup 2 opakowania soku, a trzecie otrzymasz gratis!”), itp.
Ołów
To jest pierwszy akapit tej historii. Musi zawierać w sobie wszystko, co najlepsze. Odbiorca powinien zrozumieć, że nie będzie marnował czasu na Twój tekst, więc skup się na tym, co jest dla niego interesujące, a nie na Tobie.
Treść lub „treść” komunikatu prasowego
Tutaj musisz przekazać istotę nadchodzącego wydarzenia. Zrób to tak prosto i wyraźnie, jak to możliwe. Nie nalewaj wody, nie używaj biurokratycznego języka, nie nadużywaj skomplikowanej terminologii. Pamiętajcie, że ci, którzy to przeczytają, to zwykli ludzie, nawet jeśli pracują jako dyrektorzy, redaktorzy czy menadżerowie.
Chociaż komunikat prasowy różni się od jednego, techniki w nim zawarte są prawie takie same. Korzyści, wyniki, fakty. Daj czytelnikom informacje, których potrzebują - a otrzymasz sto razy większy zwrot.