Организация времени. Простые способы
Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.
По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.
Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!
Начнем, друзья!
1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения
Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.
Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:
Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.
Ещё один вариант определения.
Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.
Девиз профессионального тайм-менеджера:
Работай меньше, успевай больше!
Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.
Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.
Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.
Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.
Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.
История тайм-менеджмента
Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.
Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.
Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.
В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».
Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.
Для этого он предложил использовать два правила:
- Каждый день с утра составлять список дел.
- Расставлять дела в порядке уменьшения важности.
На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.
Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.
Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.
Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.
Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:
- строгий учёт времени;
- оптимизация временных ресурсов;
- планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
- организация мотивации.
Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.
Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.
2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения
Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.
Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.
Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.
Миф 1. Никто не может управлять временем
Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.
Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.
Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.
Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.
Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.
Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее
Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.
Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.
Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».
К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.
Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.
Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.
Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора
Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.
Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.
Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.
Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.
Что такое тайм-менеджмент и на каких основных принципах строится техника управления личным временем. Каких правил придётся придерживаться тем, кто желает использовать тайм-менеджмент в жизни, и как он будет влиять на человека, его успехи и цели. Подробный разбор понятия и важных моментов.
Для современного человека 24 часа в сутки – это мало. Особенно для предпринимателя, пытающегося выполнить максимальное количество задач в течение дня. Нередко он жертвует сном и отдыхом, работая допоздна и без выходных. Но чаще проблема кроется не в нехватке времени, а в его неправильном распределении.
Внедрение тайм-менеджмента в жизнь позволяет:
- научиться управлять временем;
- контролировать свой день;
- ценить личное время;
- выполнять больше задач;
- достигать поставленных целей;
- не жертвовать отдыхом.
Но прежде чем начать использовать такую методику управления временем, с ней нужно детально познакомиться.
Что такое тайм-менеджмент: основные понятия и определения
Тайм-менеджмент – это технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека. Строится она на расстановке приоритетов, анализе временных затрат, планировании, постановке целей, организации рабочего дня (недели, месяца) и делегировании задач.
Кроме того, тайм-менеджмент предусматривает анализ конкретных шагов и действий, необходимых для реализации той или иной идеи или достижения цели. Сюда же входит и контроль над достижениями целей, заключающийся в выполнении планов и подведении итогов.
Тайм-менеджмент применяют для управления как рабочим, так и личным временем. Ведь любой будний день – это не только работа, но и отдых, саморазвитие, самообразование, развлечения и т.д.
Данная технология полезна не только для бизнесменов, руководителей, политиков, но и для домохозяек, студентов, школьников и других людей. Она позволяет ежедневно выполнять все поставленные на день задачи и при этом полноценно наслаждаться жизнью – отдыхать, уделять время семье или хобби, путешествовать и многое другое.
У всех есть одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Вся разница в том, как вы тратите своё время. Хорошая новость в том, что даже если вы до сих пор плохо использовали своё время, вы можете изменить это с завтрашнего дня. Вместо траты своего времени на действия низкой ценности, начать тратить его на высокооплачиваемые действия.
Если убрать всю шелуху, то можно вывести довольно простое определение:
«Тайм-менеджмент – это инструмент для управления своей жизнью».
Наша жизнь во многом зависит от затрачиваемого времени на те или иные действия. А научиться управлять временем – значит, научиться управлять жизнью.
Каковы принципы эффективного тайм-менеджмента
Принципы управления и планирования личного времени стоят на 4-ёх основных фундаментах:
- Правильная постановка целей.
- Правильная расстановка жизненных приоритетов.
- Прививание нужных привычек.
- Грамотное использование инструментов планирования.
Постановка целей
Большинство людей не умеют правильно ставить цели. От этого снижается их продуктивность, исчезает мотивация и через некоторое время у человека появляется лишь одна цель – отдохнуть.
В чём заключаются ошибки при постановке целей?
Например, желание купить автомобиль до конца года – это не цель.
Цель должна выглядеть так: «Я куплю автомобиль Rolls-Royce Phantom 2016 года выпуска до 25 декабря 2016 года». То есть должна быть конкретика и временные ограничения (срок достижения цели).
Цель должна быть:
- конкретной;
- ограниченной сроком;
- измеримой;
- реальной.
Без этих 4-х составляющих цель становится обычным желанием, которое не мотивирует.
Когда вы понимаете, что вам лет 25 или 30, а родителям осталось жить лет 10, 15, 20, вот тогда возникает настоящая причина. Возникла ли она у кого-то из вас, я не знаю. Но если у кого-то возникла – это замечательно. Потому что наши близкие, как цели, дают нам огромный рывок для развития. Потом возникают другие – миссия, масштаб, влияние, всякие интересы. Но для тех страждущих и ищущих собственную мотивацию, для тех, кто не может найти, что же его зажигает и сидит на пустом месте, хочу обратиться. Не ищите далеко. Встаньте на ноги сами – купите шмотки, начните нормально кушать, одеваться и вы обнаружите потом, что вы полностью в состоянии изменить жизнь своих близких. И это является отличной причиной для первых шагов.
Михаил Дашкиев – сооснователь и руководитель проекта «Бизнес Молодость»
Определение жизненных приоритетов
Эффективность тайм-менеджмента во многом зависит от жизненных приоритетов человека. Они так же важны, как и цели. Но и здесь люди постоянно допускают ошибки.
Жизненные приоритеты, в большей степени, должны быть направлены по отношению к себе. То есть в первую очередь нужно подумать: «Что важно для меня? Что мне нужно, чтобы улучшить свою жизнь и её качество?».
Однако не надо полагать, что все, кто используют тайм-менеджмент, являются эгоистами.
Не все приоритеты должны быть направлены на себя любимого. О близких и родных людях тоже надо думать. Особенно если это родители, жена или дети. И нужно понимать, что у каждого свои приоритеты. То есть для кого-то важно только своё благополучие, а для кого-то благополучие всей семьи.
Но всё же основная часть приоритетов должна быть направлена на самого человека. Тогда продуктивность не будет падать и не произойдёт «перегорания», после которого, обычно, люди опускают руки.
Прививание привычек
Здесь речь идёт о полезных и хороших привычках, которые помогут достигнуть поставленных целей. Благодаря которым за день будут выполняться все запланированные дела. С помощью которых можно увеличить собственную производительность.
Какие это могут быть привычки? Например:
- Ежедневно просыпаться в 5 утра.
- Бегать по утрам 10 км.
- Всегда держать свои обещания.
- Вовремя приходить на встречи.
- Не смотреть телевизор и не читать новости.
- Никогда не жаловаться на что-либо.
- Всегда говорить правду.
Для привития полезной привычки достаточно 21 дня. То же самое касается и отказа от вредных привычек.
Главное правило наработки полезных привычек – 1 привычка в месяц. Да, этот процесс длительный. Особенно если планируется привить около 10 привычек. Но ведь и «Москва не сразу строилась».
Использование инструментов планирования
Эффективно управлять своим временем без ежедневного планирования крайне сложно и практически невозможно. Поэтому ежедневные планы – это неотъемлемый элемент тайм-менеджмента.
Под планированием стоит понимать список задач на каждый день. Ежедневно вечером человек не только подводит итоги прожитого дня, но и составляет список дел на следующий день. И для планирования он может использовать любые доступные и удобные инструменты.
Традиционным инструментом планирования является простой ежедневник. Он может быть бумажным или электронным. Однако лучше всего использовать первый, так как когда человек пишет от руки, а не набирает текст на клавиатуре, то он легче запоминает написанное. Соответственно в течение дня придётся меньше заглядывать в ежедневник и отвлекаться от более важных задач.
В ежедневник вписываются:
- Краткосрочные и долгосрочные цели.
- Ежедневный список задач и дел.
- Личные заметки.
- Отметки о достигнутых целях.
- Итоги прожитых дней с их подробным анализом (кол-во выполненных задач, временные затраты на те или иные действия, личная эффективность в течение дня (недели) и т.д.).
Подобные записи могут вестись в любом электронном виде. Главное, чтобы программа или приложение позволяли быстро вносить изменения в список дел.
При составлении планов и задач на день в тайм-менеджменте принято учитывать биологические циклы человека. Ведь подъём и спад активности у разных людей происходит в разное время. Поэтому при планировании эта особенность всегда учитывается.
Резюмируя можно отметить, что планирование – это самый главный момент тайм-менеджмента, без которого техника управления временем теряет весь смысл.
12 правил современного тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент не является сложной наукой и освоить такую технику может каждый желающий. Достаточно лишь придерживаться основных правил игры.
- Ежедневно заниматься планированием. Составлять список дел на каждый день и беспрекословно выполнять его.
- Ставить конкретные, реальные и ограниченные сроком краткосрочные и долгосрочные цели.
- Всегда придерживаться расставленных приоритетов направленных на себя (преимущественно) или близких людей.
- Исключить из жизни «пожирателей» личного и рабочего времени (социальные сети, компьютерные игры, просмотр ТВ, телефонные разговоры без надобности и т.п.).
- Выполнять самые сложные дела в первую очередь и не откладывать их на потом.
- Всегда говорить «Нет» ненужным делам.
- Концентрироваться на одном задании, пока оно не будет выполнено до конца. То есть нельзя перескакивать от одного действия к другому, пока одно из них полностью не закончено.
- Работать в комфортное для себя время, учитывая биологические циклы.
- Фильтровать всю входящую информацию. Особенно это актуально в эпоху популярности интернета, где полно информационного мусора.
- Соблюдать чистоту на рабочем столе (в том числе и на рабочем столе ПК или ноутбука).
- Организовать комфортное рабочее место.
- Всегда помнить, что сегодняшний день может быть последним в жизни. Ничто так не заставляет человека действовать, как страх смерти.
Что даёт использование тайм-менеджмента в жизни
Во-первых, тайм-менеджмент позволяет научиться управлять своим временем, а значит и управлять своей деятельностью и жизнью.
Во-вторых, данная технология помогает избавиться от пагубных привычек и заменить их полезными.
В-третьих, люди, использующие тайм-менеджмент быстрее достигают поставленных целей, легко обучаются и способны добиваться успеха в различных видах деятельности.
Более того, человек, живущий по всем канонам тайм-менеджмента:
- Имеет в распоряжении больше свободного времени для отдыха.
- Способен оперативно выполнять ряд задач в короткий срок.
- Меньше подвержен влиянию стресса.
- Меньше подвержен заболеваниям, которые вызываются стрессом, хронической усталостью и недосыпанием.
- Практически полностью контролирует свою жизнь.
Всё это относится к разделу преимуществ тайм-менеджмента. Но есть здесь и обратная сторона медали.
Недостатки тайм-менеджмента: почему не все могут управлять временем?
Сама технология выглядит практически идеально. Главное приложить некоторые усилия и человек становится настоящим хозяином своей жизни. Однако почему-то у многих не получается управлять личным и рабочим временем. И причина здесь кроется в ряде недостатков:
- Прежде чем применять тайм-менеджмент человек должен заняться самодисциплиной. А это совершенно другая технология, которая требует много времени, от чего не каждый хочет этим заниматься и остаётся наедине со своими размытыми целями и горой невыполненных задач.
- Сложность технологии – это главный недостаток тайм-менеджмента. Ведь по сути человек попросту ломает себя, покидает зону комфорта, перестраивается психологически и эмоционально, что для многих становится непосильным трудом.
- Не одно пособие или курс по тайм-менеджменту не дают конкретный план действий. В них чаще всего предлагают общие действия, которые подходят не каждому человеку.
- В одиночку сложно управлять собственным временем, так как всегда найдётся повод сделать себе поблажку. Поэтому тайм-менеджмент имеет больший эффект в коллективе (корпоративный тайм-менеджмент), где есть «смотритель».
Я перечитал огромное количество различных книг по управлению временем, управлению собой, самодисциплине. Многие из этих книг написаны сухим языком. Там очень мало методик, которые можно внедрить в жизнь человека, у которого есть большое количество проектов, дел и которые нужно делать уже прямо сейчас, ещё даже может быть вчера. И я понял, что эта проблема стоит не только у меня, но и у многих людей.
Алексей Толкачёв – основатель проекта «Школа Победителей»
Как видно, основные недостатки технологии кроются в психологии человека. Кто-то легко может перестроиться под новые условия жизни, а кому-то это не под силу.
В заключении хотелось бы отметить, что тайм-менеджмент действительно положительно сказывается на работоспособности, личной эффективности и успехе. И можно попробовать внедрить его в свою жизнь. Однако возлагать больших надежд на эту технологию не стоит.
Такой прием можно применять не только на работе, но и в повседневной жизни, постараться с детства приучать к нему своих детей. Измерили — проанализировали — спланировали — выполнили — проанализировали. Несколько шагов на начальном этапе и многократное повторение приведут к выполнению действий на автомате, через какое-то время станет привычкой и будет выполняться на подсознательном уровне.
Тайм-менеджмент — это удобно
Вообще, Его можно и нужно настраивать под себя. Зачастую организация времени требуется исключительно в тех случаях, когда мы делаем, потому что надо , замечали? Вроде бы и дело интересное, но может немного поднадоело, может настроение или самочувствие не подходящее, может быть просто лень, вот тогда приходится включать внутренние механизмы самодисциплины, настраивать мотивацию на нужный уровень и контролировать свою деятельность.
А когда этим не приходится заниматься, вспомнили? В двух случаях: когда лень и безделье полное, и когда мы настолько увлечены работой или делом, что не замечаем, как несется время. В таких случаях говорят: «Не успел оглянуться, а рабочий день закончился».
Где правда?
Истина всегда где-то находится посередине, тем не менее, если какие-то рекомендации помогают быть эффективнее одному человеку, то они могут быть эффективными еще хотя бы для нескольких человек. Сейчас мы не будем обсуждать, как организовать свое время, когда нас одолела лень-матушка, или когда в душе горит энтузиазм. Я поделюсь с вами двумя простыми способами, которые могут быть для вас эффективными, когда работать просто надо .
2 простых способа организации времени
Первый способ:
Просто делать.
Второй способ:
Просто делать чаще перерывы.
Улыбаетесь? Вижу ваше непонимание… На самом деле, друзья, способы проверены временем. Уверяю, что для кого-то из вас они будут спасательным кругом в нужный момент. Лучше делайте больше перерывов, можно через пятнадцать минут, можно через 10 или 5 минут, но даже в этом случае, вы будете двигаться вперед, а не стоять на месте. Вы не заметите, как втянетесь в работу и перерывы вам уже будут не нужны.
О техниках
Это очень простые способы для организации своего времени. Я знаю, что применяя , такие как планирование задач, деление дел на важные и срочные, техника «помидора», ведение ежедневника, использование — и т. д., в результате будут значительно ускорять нашу деятельность, это бесспорно.
Но все же надо найти главное, к чему прислушивается ваш организм, и не сильно сопротивляется сознание. Найти то, что будет помогать именно вам.
Делим свои дела
Давайте вспомним еще раз, что все наши дела можно разделить на 4 группы:
- Срочные — Важные
- Важные — Не срочные
- Срочные — Не важные
- Не срочные — Не важные
Найдите информацию об этом методе Эйзенхауэра, и научитесь применять его при планировании. И делайте в первую очередь Главные вещи: срочные и важные. Этот метод мне очень помог справиться с огромной текучкой дел, которым не было конца и края в то время, когда я работала руководителем филиала рекламной компании, и одновременно велась работа над несколькими равнозначными по важности направлениями.
Кто и кем управляет?
Постепенно становилось понятно, что уже не текучка мной управляет, а я управляю делами и успешно организовываю свое время. Вовремя помогли советы Артема Фарьевича про «обезьянку», которую менеджеры постоянно сажали на мою шею, я научилась возвращать им их же «обезьянку», они должны были сами с ней договориться. Научилась вовремя говорить «нет», отказывать, не обижая другого человека, вежливо закончить разговор, если понимала, что он крадет мое время.
Друзья, все это очень интересно, на самом деле. Сейчас, порой, даже сложно понять, что более эффективно действует при решении и выполнении тех или иных задач. Важно понять, что у вас будут работать свои собственные методы, которые окажутся эффективными именно для вас.
Когда понимаешь, что умеешь ценить свое время и время других людей, становится понятно, что ты начинаешь больше успевать за то же время, что и раньше. Ты понемногу овладеваешь искусством тайм-менеджмента, главная задача которого — организация времени.
В заключении
Друзья, нужно всегда помнить, если начинается перегруз, можно остановиться и сделать глубокий вдох и выдох. Тоже отличное средство — помогает! Нам всегда хочется равновесия: и душевного, и физического, и материального… Наша жизнь напрямую зависит от качества нашего времени, которое мы уделяем работе, семье, друзьям, путешествиям.
Когда мы знаем, ради чего мы работаем над собственной , а это безусловно мы сами и самые дорогие люди в нашей жизни, без всякого сомнения, качество нашей жизни будет улучшаться. А это именно то, ради чего стоить жить, творить и достигать баланса между здоровьем, богатством и счастьем.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
Факультет Экономики, управления и информатики
Кафедра Менеджмент организации
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: Технология управления коллективом
На тему: Тайм-менеджмент
Студента Хохловой Анастасии Анатольевны
Научный руководитель: Махитова А.Е.
Москва 2011
Введение
1. Теоретические аспекты проблемы использования тайм-менеджмента в современном управлении
1.1 Понятие и задачи тайм-менеджмента
1.2 Методы и приемы тайм-менеджмента
2. Анализ особенностей управления временем в гостинице «Комфорт»
2.1 Общая характеристика деятельности гостиницы «Комфорт»
2.2 Анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт»
Заключение
Список использованных источников
Введение
Актуальность и востребованность темы курсовой работы. В XX веке менеджмент в совершенстве овладел искусством повышения эффективности физического труда. Задача менеджмента в XXI веке - научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда. Один из инструментов решения этой задачи - тайм-менеджмент (управление временем).
Управление рабочим временем - одна из важнейших составляющих жизни каждого члена современного общества. Зачастую производительность компании полностью зависит от продуктивности отдельных сотрудников и от эффективности их взаимодействия. Поэтому очевидно, что тайм-менеджмент может внести существенный вклад в повышение производительности компании.
Тайм-менеджмент - это относительно новая для России и динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача - выявление принципов эффективного управления временем.
Как отдельная дисциплина и область управленческого консультирования тайм-менеджмент сложился к 70-м годам XX века. Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни, а широко применяться стали лишь с 80-х годов.
Проблема внедрения тайм-менеджмента в практику управления заключается в том, что классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как встроить методы самоорганизации в систему управления фирмой, как сделать тайм-менеджмент инструментом управления персоналом. Инструменты управления временем предлагались сотрудникам компании в форме тренинга, дальнейшее их применение оставлялось на усмотрение сотрудника.
Но способность сотрудника компании укладываться в сроки, выделять время на «важные, но не срочные» приоритетные проекты, грамотно управлять рабочей нагрузкой - это не только его личное дело. Личная эффективность сотрудника - это и вопрос управляемости компании, прозрачности и предсказуемости ее работы. Поэтому чем динамичнее развивается компания и чем серьезнее нагрузка на менеджеров и специалистов - тем выше необходимость корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента. В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента.
Степень научной разработанности темы курсовой работы. Теме корпоративного внедрения тайм-менеджмента всего несколько лет. Впервые она заявлена в монографии Г. А. Архангельского «Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы». В настоящее время разработкой проблемы тайм-менеджмента занимаются О.В. Аксёнова, К.Ю. Шкилёв, П. Берд, А.И.Вронский, Л. Зайверт, А.Т. Хройленко и др.
Цель и задачи курсовой работы. Цель данного исследования - изучение особенностей использования тайм-менеджмента.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Изучить понятие и задачи тайм-менеджмента;
2. Рассмотреть методы и приемы тайм-менеджмента;
3. Дать общую характеристику деятельности гостиницы «Комфорт»;
4. Провести анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт»;
Объектом исследования является гостиница «Комфорт».
Предметом исследования является процесс внедрения системы тайм-менеджмента в гостинице «Комфорт».
Теоретико-методологическая база исследования . Работа написана на основе материалов учебно-методической и научной литературы, материалов периодической печати, а также использовалась управленческая документация исследуемого предприятия.
Внедрение результатов работы в практику деятельности орган и зации. Автором работы разработаны предложения, направленные на совершенствование
Структура работы. Работа структурирована в соответствии с поставленными задачами.
Она состоит из введения двух глав, заключения, списка литературы, приложений.
Во введении обосновывается актуальность темы, определяются цели и задачи исследования.
В первой главе «Теоретические аспекты проблемы использования тайм-менеджмента в современном управлении» изучено понятие и задачи тайм-менеджмента, рассмотрены методы и приемы тайм-менеджмента
Во второй главе «Анализ особенностей управления временем в гостинице «Комфорт» дана общая характеристика деятельности гостиницы «Комфорт», проведен анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт».
В третьей главе «Рекомендации по внедрению системы тайм-менеджмента в гостинице «Комфорт» предложен комплекс мероприятий по эффективному внедрению системы тайм-менеджмента в организации и обучение сотрудников навыкам управления рабочим временем.
В заключении обобщаются итоги исследования.
управление организация труд гостиница
1. Теоретические аспекты проблемы использования тайм-менеджмента в современном управлении
1.1 Понятие и задачи тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов.
Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф. У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. Архангельский, Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. - М.: АиСТ-М, 2009.- С.12
В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А. К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П. М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника.
Наконец, классик западной теории менеджмента П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху» без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI в.
Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени.
Слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.
Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент».
Тайм-менеджмент (управление временем) представляет собой междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: АиСТ-М, 2008.-С.35 .
Обычно термин «тайм-менеджмент» в российской практике применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных.
Самоменеджмент -- это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени, личного и рабочего. Желательно, чтобы эффективный самоменеджмент был и у руководителя, и у подчиненного. Поэтому начать организовывать жизнь по законам тайм-менеджмента лучше начать с самоменеджмента.
Исходя из этого тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.
Нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально Аксёнова, О.В., Шкилёв, К.Ю. Эффективное управление временем.-- Тюмень: «Экспресс», 2007.-С.23 .
Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Цели и задачи тайм-менеджмента в компании следующие:
Оптимизация временных ресурсов на решение задач и вспомогательные процессы: обучение сотрудников, управление проектами, согласование документов, предотвращение «временных дыр» - простоев во время установки оборудования, подготовки раб мест и т.д.
Повышение производительности сотрудников за счет более грамотного использования временных ресурсов.
Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами: растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.
Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний.
При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.
Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности -- разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: АиСТ-М, 2008.-С.38 .
Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов.
К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса.
Однако несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.
Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности.
Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Анализ - это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.
Постановка целей - необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.
Планирование - это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.
Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.
Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.
Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера.
В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера.
Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.
Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их.
Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета. -Спб.: Питер, 2010.- С.56 .
Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.
Система корпоративного тайм-менеджмента существенно снизит непроизводственные затраты рабочего времени, позволит эффективно контролировать выполнение поручений, планировать встречи и совещания.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что тайм-менеджмент представляет собой подход, направленный на оптимизацию временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.
1.2 Методы и приемы тайм-менеджмента
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.
Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:
при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 - на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);
необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;
для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым менеджер может реально справиться Зайверт, Л. Ваше время в Ваших руках. Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. - М.: ИНФРА-М, 2008. - С.54 .
Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.
Схема «Система планирования времени» представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1. Система планирования времени
Существуют следующие методы упорядочивания планов рабочего времени.
Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:
1) Упорядочение заданий;
2) Оценивание продолжительности действий;
3) Резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
5) Контроль учета выполненного.
Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата.
Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:
Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается специалист, вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;
Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;
Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%.
Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:
Составить список всех будущих задач;
Систематизировать их по важности и установить очередность;
Пронумеровать эти задачи;
Задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению Дод, П., Сандхайм, П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. - СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. - С.59 .
Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:
Срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
Срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
Менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать из сразу, но решить их он может позже сам;
Менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.
Таблица 1. Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа
Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25 - 30%, сэкономить время менеджера на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии. Транспортных проблем и других непредвиденных факторов.
Ежедневное оперативное планирование работы исполнителей менеджер осуществляет путем выдачи им заданий на следующий день. Причем следует одновременно выдавать основные и запасные задания (можно выдавать 2-3 запасных задания). Выданные менеджером исполнителю задания записываются в его рабочую тетрадь. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению запасного. При этом экономится его время на переход к другой работе, а менеджер занимается решением своих задач, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания. В случае невозможности выполнения основного задания исполнитель обязан немедленно доложить об этом менеджеру. Если это сделать невозможно, исполнитель должен информировать менеджера в конце рабочего дня о выполнении им запасного задания. Эту информацию он может передать лично менеджеру, через секретаря-референта или сделать запись в журнале ведения работ Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета. -Спб.: Питер, 2010.- С.75 .
Можно использовать следующие техники в тайм-менеджменте: техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий; техника «Хронометраж» реализуется посредством модуля «Контроль рабочего времени»; метод Парето (закон 80/20); ABC-анализ; самоменеджмент.
Техника «Матрица Эйзенхауэра» - это техника расстановки приоритетов‚ использование которой позволяет выделить наиболее важные и существенные дела. Считается‚ что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил 4 категории дел по критериям -- важности и срочности.
Задачи 1. Важные и срочные. К этому относятся критические ситуации‚ проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
Задачи 2. Важные и несрочные. Это может быть стратегическое планирование в бизнесе‚ личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
Задачи 3. Неважные и срочные. К задачам этого типа относятся спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро»‚ не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
Задачи 4. Неважные и несрочные. Это все те мелочи‚ отнимающие время - перекуры‚ «пустая болтовня»‚ «болтовня» по телефону‚ просмотр сериалов. То есть это - поглотители времени. Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни.
«Хронометраж» представляет собой метод изучения затрат рабочего времени путем измерения повторяющихся элементов операции. Основной его целью являются выявление наиболее оптимальных методов работы и определение соответствующих им норм времени. Хронометраж позволяет оценить организацию рабочего места, дифференцированно изучить структуру отдельной операции и условия ее выполнения.
Метод «хронометража» очень прост в реализации и эффективен в выявлении «поглотителей» времени. Этот метод фиксирует и замеряет продолжительность всех выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести быструю «инвентаризацию» времени. Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы.
После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех. Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.
Метод Парето. Закон Парето, или Принцип Парето, или принцип 20/80 -- эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий -- лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны (согласно кривой Парето).
В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения приятных, легких, небольших дел, требующий минимального вложения сил. Необходимо рассматривать задачу относительно ее важности. Сначала - те немногие жизненно важные проблемы, и потом - остальные многочисленные второстепенные задачи. Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.
ABC анализ исходит из опыта, который показывает, что процентное соотношение более важных и менее важных дел всегда примерно одно и то же. Используя буквы A,B,C все задачи распределяются по трем классам согласно их важности по отношению к достижению профессиональных и персональных целей. Многие менеджеры уже используют этот принцип и занимаются сначала наиболее важными задачами, планируя время согласно важности задач, а не их относительного веса в плане требуемой активности Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета. -Спб.: Питер, 2010.- С.76 .
ABC анализ основывается на следующих трех правилах, исходящих из опыта:
Согласно ABC-анализу рекомендуется сначала заниматься делами группы А (наиболее важными и приносящими наибольшую часть результата). Следующие на очереди - задачи группы В, так же привносящие значительный вклад в достижение общей цели. В то же время большое количество задач приносит малую часть результата. Подумайте, что делать с ними.
Техника «Самоменеджмент» может быть применена для самостоятельной организации сотрудником своего собственного времени.
Самоменеджмент может быть активным и реактивным. При активном самоменеджменте сотрудник может самостоятельно планировать основную часть своего времени. В этом случае нужно составлять список дел и задач примерно на 60 процентов рабочего времени (при 8-часовом рабочем дне это примерно 4,5-5 часов). На форс-мажорные обстоятельства, непредвиденные звонки и визиты необходимо иметь не менее 20 процентов времени (примерно полтора часа). Остальное время (также 20 процентов) отводится на получение новой информации, обучение и развитие. Это время может использоваться ежедневно или накапливаться, как в своеобразном «банке времени», чтобы один раз в месяц или два месяца посетить двухдневный семинар или тренинг Хроленко А.Т. Самоменеджмент: учебник для вузов.- М.: Экономика, 2009. - С.67 .
При реактивном самоменеджменте сотрудник по большей части не может самостоятельно планировать свое время. Поэтому нужно определить, сколько рабочего времени действительно необходимо отвести на выполнение дел, которые зависят от обстоятельств, а сколько времени можно спланировать. Например, можно использовать формулу 10:7 0:10:
10 процентов времени не планируется;
70 процентов -- планируемое время;
20 процентов -- получение новой информации, обучение.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что существует большое количество методов и приемов планирования рабочего времени, однако идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем -- грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.
2 . Анализ особенностей управления временем в гостинице «Ко м форт»
2.1 Общая характеристика деятельности гостиницы «Комфорт»
Анализ деятельности предприятия по оказанию гостиничных услуг проведем на примере гостиницы «Комфорт». Адрес гостиницы: Волгоград, пер. Печатный, 3.
Организационная форма предприятия: индивидуальный предприниматель. ИП Остриков Роман Григорьевич. ИНН - 343601314603. ОГРН - 311343521400027.
Гостиница «Комфорт» - это частная мини-гостиница в Волгограде, создавая её, организаторы постарались сделать номера гостиницы максимально удобными и уютными для гостей, в отделке использовали только высококачественные отделочные материалы, мебель новая, персонал вежливый и внимательный к гостям.
Гостиницы «Комфорт» играет важную роль в индустрии гостеприимства. Зачастую только за счет мини-отелей появляется возможность увеличить количество номерного фонда в районах города. Ведь небольшие отели могут открываться практически в любых здания.
Среди очевидных плюсов проживания в гостинице первое место занимает - невысокая цена, при том, что уровень комфорта и обслуживания очень высоки, номера чистые и ухоженные. Отсутствие платы за дополнительные услуги делают проживание в гостинице «Комфорт» более привлекательными чем на съёмных квартирах, которые сдаются в аренду посуточно в Волгограде.
Доброжелательный персонал, высокий уровень обслуживания, минимальное количество постояльцев, комфортабельные номера на любой вкус - вот основные причины той высокой популярности, которой пользуется мини-отель.
Гостиница предлагает своим клиентам размещение в недорогих но комфортных номерах, что делает его привлекательным с точки зрения проживания туристических групп и многочисленных компаний. Недалеко от отеля расположены столовая, супермаркет, химчистка, кафе, детская площадка.
Клиентами гостиницы «Комфорт» являются те, кто приехал в город по делам, в командировку. Очень частями посетителями являются командировочные на такие предприятия, как Волгоград-мебель им. Ермана, «Химпром», «Каустик», «Стройдеталь», «ВНПЗ Лукойл», «Красный Октябрь» и многих других. Много людей приезжают в Волгоград, что бы посетить выставки в Волгограде проходящие в Дворце спорта под названием - Царицынская ярмарка.
Гостиница «Комфорт» осуществляет следующие виды деятельности:
Прием и размещение туристов;
Культурно-бытовое обслуживание туристов и экскурсантов;
Питание туристов в собственных предприятиях питания;
Организация и проведение туристско-экскурсионных мероприятий, предусмотренных планами местных туристических маршрутов;
Изучение местных туристско-экскурсионных возможностей;
Обеспечение безопасности туристов и экскурсантов во время нахождения их на маршрутах, организованных предприятием;
Предоставление дополнительных услуг за дополнительную плату (фитнес-зал, игровые автоматы, бильярд, салон-парикмахерская).
Мини-гостиницы, в отличие от обычных гостиниц, по количеству звезд классифицировать не принято. Их выделяют в отдельный класс. Поскольку мини-гостиницы по определению небольшие, то чаще всего они располагаются в непосредственной близости от автострад.
Гостиница имеет собственную кухню, пользоваться которой может любой проживающий. Отдыхающие смогут также воспользоваться услугами буфета.
Гостиница содержит небольшое количество номеров (5 номеров), практикуется индивидуальный подход к каждому клиенту, дружественный персонал отеля старается обеспечить гостю максимум комфорта.
Штат сотрудников составляет 9 человек (директор, администратор, горничные (2), охранник, сантехник, бухгалтер, работник прачечной, буфетчица).
Управленческая структура Гостиница «Комфорт» относиться к линейно-функциональному виду. Ее характерной особенностью является то, что все полномочия находятся в руках линейного руководителя, возглавляющего вверенный ему коллектив. Руководству при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений.
Структура управления гостиницы «Комфорт» представлена на рисунке 2.1.
Размещено на http://allbest.ru
Рисунок 2.1. Структура управления в гостинице «Комфорт»
Во главе гостиницы стоит директор (управляющий). Он занимается координацией работы менеджеров различных подразделений. Директор вместе за все главные решения, влияющие на жизнь гостиницы. Директор принимает решения по важнейшим вопросам деятельности аппарата управления с целью обеспечения эффективного функционирования гостиничного предприятия.
Директор гостиницы обеспечивает рентабельное ведение гостиничного хозяйства, своевременное и качественное предоставление проживающим комплекса услуг. Директор организует работу по профилактическому осмотру жилых номеров, подсобных и других помещений гостиницы, по проведению капитального и текущего ремонта. Директор определяет прейскурантную политику, распределяет финансы между структурами гостиницы, дает разрешение на расходование средств, устанавливает стандарты обслуживания гостей, дизайна номеров и помещений гостиницы, осуществляет административно-хозяйственное руководство гостиничным комплексом и т.д.
Бухгалтер гостиницы «Комфорт» осуществляет организацию бухгалтерского учёта и финансово-хозяйственной деятельности предприятия, контроль за экономичным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; организует учет поступления денежных средств, осуществляет контроль за законностью, своевременностью и правильностью их оформления, начисляет и перечисляет платежи в государственный бюджет и предусмотренные законодательством внебюджетные фонды.
Администратор осуществляет руководство работой по хозяйственному обслуживанию гостиницы, обеспечивает сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в номерах и прилегающих помещениях; руководит работой обслуживающего персонала (горничных, прачечных).
Администратор выполняет целый спектр обязанностей: продажа номеров, размещение постояльцев, расчеты с гостями, ответы на телефонные звонки.
Горничные осуществляют обслуживание номеров, а именно: ежедневная уборка, смена постельного белья в установленные сроки, подготовка номера к заселению, поддержание чистоты в общих помещениях (или местах общего пользования), контроль комплектации номера.
Технический персонал включает уборщицу, сантехника, осуществляющего текущий ремонт систем жизнеобеспечения, охранник.
Таким образом, гостиница «Комфорт» является мини-отелем и оказывает услуги по размещению.
2.2 Анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт»
В связи с небольшими размерами номерного фонда некоторые сотрудники иногда совмещают сразу несколько функций. Например, администратор иногда убирает номер к заселению гостя. Или занимается закупкой необходимых для отеля продуктов и хозяйственных товаров. Управляющий (директор) иногда выполняет функции маркетолога, плотника, водителя.
В связи с большим количество обязанностей, некоторые сотрудники иногда бывают загружены работой. Таким образом, возникла необходимость диагностики системы управления временем.
Для диагностики сотрудникам была предложена анкета: «Самоменеджмент: насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?».
Напротив каждого вопроса необходимо было произвести самооценку в баллах: 0 - почти никогда; 1 - иногда; 2 - часто; 3 - почти всегда.
Вопросы анкеты включали:
8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
Критерии оценки:
0-15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.
16-20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.
21-25 баллов: у Вас хороший самоменеджмент.
26-30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям приобщиться к Вашему опыту.
Было проанализировано 7 анкет.
Анализ результатов диагностики управления временем сотрудниками гостиницы «Комфорт» представлен в таблице 1.
Таблица 2. Анализ результатов диагностики управления временем сотрудниками гостиницы «Комфорт»
Вопросы анкеты |
||||||||
1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования. |
||||||||
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено. |
||||||||
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации. |
||||||||
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно. |
||||||||
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь. |
||||||||
6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний. |
||||||||
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности. |
||||||||
8. В моем плане времени есть «окна», |
||||||||
позволяющие реагировать на актуальные проблемы. |
||||||||
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах. |
||||||||
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела. |
||||||||
Таким образом, в ходе анализа анкет было выяснено, что большинство сотрудников (включая директора) набрали баллы от 0 до 15, что означает, что они не планируют свое время и находятся во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей они добиваются, если составляют список приоритетов и придерживаются его. Лишь одни сотрудник (администратор) набрал 17 баллов, что означает, что он пытается овладеть своим временем, но не всегда достаточно последователен, чтобы иметь успех.
В целом анкета показала, что практически никто из сотрудников не резервирует в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования, не фиксируют задачи и цели с указанием сроков их реализации, не составляют список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Многим сотрудника не удается освободить свой рабочий день от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
Немногие сотрудники могут дневную загрузку распределить в соответствии с графиком работоспособности, не могут направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах, не умеют говорить «нет», когда на их время хотят претендовать другие, а им необходимо выполнить более важные дела.
В целом многим сотрудникам ежедневно приходится выполнять много дел, у них постоянно не хватает времени. В связи с этим часто случаются конфликты, непонимание, загруженность работой отдельных сотрудников (Директор, администратор, горничные) и наличие большого количества свободного времени у других (охранник, сантехник).
Таким образом, анализ системы управления временем в гостинице «Комфорт» показал ее недостаточную эффективность, многие сотрудники не умеют планировать свое рабочее время, постоянно загружены. Возникла необходимость проведение работы по созданию в организации эффективной системы тайм-менеджмента и обучение сотрудников методам и приемам планирования рабочего времени.
Эффективное внедрение системы тайм-менеджмента в организации видится следующим образом:
Эффективное распределение обязанностей среди сотрудников;
Внедрение корпоративных стандартов управления временем;
Обучение сотрудников приемам тайм-менеджмента.
Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента всегда является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения.
Обучение сотрудников приемам тайм-менеджмента предлагается осуществить в ходе тренинга.
Необходимо научить сотрудников грамотно ставить цели, определять приоритеты, находить скрытые резервы времени, эффективно работать и также эффективно отдыхать.
Тренинг необходим как руководителям, так и специалистам, которые хотят более эффективно использовать свое время для достижения рабочих и личных целей.
В программу тренинга можно включить:
Основы планирования времени;
Эффективная постановка целей и задач;
Хронометраж или на что тратится наше время;
Приоритетность дел;
Жесткие и гибкие задачи;
Определение поглотителей времени и борьба с ними;
Делегирование и автоматизация;
Эффективный отдых.
В ходе тренинга сотрудников стоит познакомить с личным, командным и корпоративным тайм-менеджментом.
Важное значение играют обучение сотрудников приемам планирования рабочего времени, умению ставить цели, задачи и разрабатывать пути их достижения. Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Работники могут провести хронометраж рабочего времени и отследить потери времени.
начинать день с позитивным настроением;
начинайте работу по возможности в одно и то же время;
повторный обзор плана дня, составленного накануне;
сначала -- ключевые задания;
приступать без раскачивания;
согласовать план дня с секретарем (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных препятствий);
утром заниматься сложными и важными делами, потому что позже менеджер обычно бывает занят текущими делами.
В течении рабочего дня необходимо перепроверять весь комплекс работ с точки зрения необходимости отдельных работ; отклонять дополнительно возникающую безотлагательную проблему; избегать незапланированных импульсивных действий; вовремя делать паузу и соблюдать размеренный темп.
Небольшие однородные задания необходимо выполнять серией. Рационально завершать начатое (отвлечение и следующее возвращение к работе требуют некоторого времени, потому начатое дело нужно или доводить до конца, или прерывать в нужный момент). Необходимо также выкраивать спокойное время для восстановления сил, контролировать время и планы.
Правила завершения рабочего дня должны быть следующими:
Завершить начатые небольшие дела;
Контроль над результатами и самоконтроль;
Составить план на следующий день;
Каждый день должен иметь свою кульминацию.
Необходимо регулярно, через одинаковые промежутки времени, проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и свое время и составлять листок дневных препятствий.
В результате тренинга сотрудники узнают об эффективных методиках планирования и организации рабочего времени, научатся правильно ставить цели и формулировать задачи.
Управление рабочим временем -- это организация рабочего времени таким образом, чтобы эффективность его использования повышалась. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:
Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
Реализация -- конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
Контроль достижения цели и выполнения планов.
Рассмотрим, пример, распределения времени с использованием ABC анализа. Напишите список задач. Пометьте каждую поставленную перед задачу буквами «А», «Б», «С» по степени важности для достижения поставленной цели. «А» - очень важные, выполнение которых нельзя делегировать, «Б» - просто важные, которые можно в ряде случаев делегировать и «С» - рутина, без которой не обойтись.
Выберите в ряду «А», «Б», «С» задачи, которые можете выполнить самостоятельно. В особую строку выпишите дела, которые потребуют посторонней помощи. Особо определите, кто и как может помочь в выполнении намеченного плана, руководствуясь правилами делегирования.
Составьте пошаговый, т.е. годовой, квартальный, месячный, недельный и ежедневный планы. Распределите время таким образом, чтобы вы могли до 15% времени заниматься выполнением задач «А», до 20 % выполнением задач «В» и не больше 65% задачами «С».
В этом пункте Вы воспользовались Принципом Парето или принципом 20:80. Этот принцип был открыт в ХIX веке итальянским экономистом Парето, который на основе статистических данных установил, что 20% населения обеспечивают 80% национального дохода страны. Исходя их этого принципа Вы можете так расставить приоритеты, чтобы за 15% потраченного времени выполнить до 60% объема работ, приближающих Вас к заветной цели.
Рассмотрим, пример, распределения времени горничной с использованием ABC анализа:
Подготовка номера 4 к заселению;
Уборка номеров 1,2,3;
Смена постельного белья в номере 2,3;
Влажная уборка в холле;
Разложить белье;
Проверить комплектацию номеров 4,5.
Полить цветы в холле;
Поменять занавески в номере 1;
Вымыть окно в холле.
У сотрудников гостиницы большие потери времени происходят в связи с разговорами с клиентами. Многие клиенты обращаются к горничной, администратору и другим работникам с той или иной просьбой. А иногда им просто хочется поговорить на постороннюю тему, забывая о том, что сотрудник находится на работе. Иногда возникают нестандартные ситуации в номере (клиент недоволен качеством обслуживания или предлагает горничной поговорить за чашкой чая. Сотрудник очень часто стоит перед выбором:
Нужно быть внимательным и обходительным с клиентом, чтобы он потом снова воспользовался услугами гостиницы;
Нужно выполнить работу в срок и нельзя большую часть рабочего времени проводить в разговорах с клиентом.
Сотруднику можно посоветовать придумать стандартную вежливую формулу отказа, которая поможет в будущем легко и необидно отклонять подобные обращения клиентов. Например, горничная может сказать гостю: «Правилами поведения в нашей гостиницы мне запрещено вступать в личную беседу с гостем. По всем вопросам вы можете обратиться к администратору».
Успех каждого руководителя зависит от умения планировать свое рабочее время. Чем лучше спланировано время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть заданий и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации цели. Планирование ежедневной работы, средне-- и долгосрочных задач означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Подобные документы
Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".
курсовая работа , добавлен 26.04.2015
Теоретические основы тайм-менеджмента: сущность и принципы, причины использования, современные приемы. Внедрение системы в компанию. ОАО "Мегафон": краткая характеристика, оценка системы тайм-менеджмента и главные особенности её совершенствования.
курсовая работа , добавлен 08.07.2012
Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".
дипломная работа , добавлен 13.07.2015
Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".
дипломная работа , добавлен 01.08.2015
Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.
дипломная работа , добавлен 23.08.2011
Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.
дипломная работа , добавлен 27.11.2012
Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.
реферат , добавлен 11.12.2015
Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".
дипломная работа , добавлен 17.08.2016
Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.
контрольная работа , добавлен 15.01.2014
Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.
Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.
Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.
Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?
Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?
И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?
Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.
А если вы хотите освоить методы управления временем как можно быстрее и эффективнее, записывайтесь на нашу .
Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.
Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.
Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:
- Постановка целей
- Планирование и распределение времени
- Делегирование задач и управление ресурсами
- Анализ затрат времени
- Фиксация времени
- Приоритизация
- Составление списков
- И многие другие
В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.
В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.
Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:
- Анализ
- Разработка и составление стратегий
- Планирование и приоритизация
- Реализация процесса
- Контроль достижения целей
Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.
На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:
- Стратегическое планирование
- Тактическое планирование
- Оценка личной эффективности
- Оценка управленческой эффективности
- Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
- Определение основных факторов для выработки собственного плана
- Умение расставлять приоритеты
- Инструмент «Mind Mapping»
- Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
- Анализ достигнутого
- Изучение методик совершенствования процесса достижения целей
Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.
Применение тайм-менеджмента
В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.
Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.
Итак, человек, умеющий управлять своим временем:
- Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
- Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
- Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
- Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
- Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
- Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
- Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
- Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
- Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
- Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
- Всегда имеет чёткий план действий
- Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
- Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь
Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.
Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек - это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость - ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.
Как этому научиться?
Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость - ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.
Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:
Теоретическая база - та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.
Практическое освоение - применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.
Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится - это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.
Хотите проверить свои знания?
Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.
Уроки по тайм-менеджменту
Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее - коротко о каждом уроке:
Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.
В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.
Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.
Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.
Достижение любого результата - это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.
Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.
Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом - временем - зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.
Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики - известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.
А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.
Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.
Как проходить занятия?
Все наши уроки обладают одной важной особенностью - они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения. Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.
Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй - в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу - пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.
Дополнительный материал
Книги по тайм-менеджменту
В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.