Určuje formy prvotních účetních dokladů. Schvalujeme formy prvotních účetních dokladů
Prvotní účetní doklady jsou důležité jak ve věcech účetnictví, tak při stanovení objemu daňových povinností. Je důležité, aby specialista společnosti odpovědný za sestavení prvotních účetních dokladů jasně porozuměl obsahu a formám těchto dokladů a také znal specifika vedení účetní evidence.
Role prvotního dokladu v účetnictví
Primárními dokumenty jsou dokumenty, pomocí kterých společnost formalizuje hospodářské události, ke kterým v podniku došlo (článek 1, § 9 zákona „o účetnictví“ ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ).
První věc, kterou by účetní každé organizace měli jasně pochopit, je, že dnes neexistuje žádný konkrétní povinný seznam formulářů pro primární účetní doklady. Každá společnost si sama určuje formy primárních dokumentů v závislosti na účelu jejich použití.
Pro takové dokumenty je však zákonem stanoven seznam povinných údajů (článek 2, článek 9 zákona č. 402-FZ).
DŮLEŽITÉ! Formuláře používané v účetnictví musí být stanoveny v účetních zásadách organizace (bod 4 PBU 21/2008, schváleno nařízením Ministerstva financí Ruské federace ze dne 6. října 2008 č. 106n).
Seznam možných primárních účetních dokladů
Seznam primárních účetních dokladů v letech 2018-2019 může být následující:
- Seznam balení. Jedná se o doklad, který odráží seznam převedených skladových položek. Faktura je vystavena ve 2 vyhotoveních a obsahuje údaje, které se následně promítnou do faktury. Faktura je podepsána zástupci obou stran zúčastněných na transakci a ověřena pečetí (pokud ji společnost ve své praxi používá).
- Osvědčení o přijetí. Vypracovává se po dokončení určitých prací (služeb), aby se potvrdilo, že výsledek práce splňuje původní požadavky smlouvy.
Podívejte se na ukázku takového činu.
- Primární doklady pro výplatu mezd personálu (například výplatní pásky).
Další informace o těchto prohlášeních naleznete v článku „Vzor vyplnění mzdového výkazu T 49“ .
- Dokumenty týkající se přítomnosti dlouhodobého majetku - zde může společnost sestavit takovou dokumentaci ze seznamu primárních účetních dokladů:
- Osvědčení o převzetí a převodu dlouhodobého majetku ve formě OS-1 - při převzetí nebo likvidaci předmětu nesouvisejícího s budovami nebo stavbami.
Více informací o tomto aktu naleznete v materiálu "Jednotný formulář č. OS-1 - Potvrzení o převzetí a převodu dlouhodobého majetku" .
- Pokud je dlouhodobým majetkem budova nebo stavba, pak je jeho přijetí nebo vyřazení formalizováno aktem ve formě OS-1a.
Další podrobnosti naleznete v článku „Sjednocený formulář č. OS-1a – formulář a vzor“ .
- Odpis aktiva je formalizován zákonem ve formě OS-4.
Další podrobnosti viz materiál „Jednotný formulář č. OS-4 – zákon o vyřazení majetku“ .
- Je-li třeba doložit skutečnost provedené inventarizace, sepisuje se inventární soupis dlouhodobého majetku ve formuláři INV-1.
Další informace o takovém primárním dokumentu naleznete v článku “Jednotný formulář č. INV-1 – formulář a vzor” .
- Pokud byla inventura provedena ve vztahu k nehmotnému majetku, pak bude inventura sestavena podle formuláře INV-1a.
Více informací naleznete v materiálu “Jednotný formulář č. INV-1a – formulář a vzor” .
- Samostatnou skupinou prvotních dokladů jsou pokladní doklady. Patří mezi ně zejména následující seznam prvotních účetních dokladů za roky 2018-2019:
- Příjem hotovostního příkazu.
Více informací o jeho sestavení naleznete v článku "Jak se vyplňuje pokladní doklad (PKO)?" .
- Výdajový pokladní příkaz.
- Platební příkaz.
Přečtěte si o pravidlech pro přípravu tohoto dokumentu.
- Předběžná zpráva.
- Akt započtení vzájemných pohledávek.
Přečtěte si o specifikách používání tohoto dokumentu.
- Účetní certifikát.
Informace o zásadách jeho návrhu naleznete v materiálu „Účetní osvědčení o opravě chyb - vzor“.
Výše uvedený seznam nevyčerpává celý rozsah primárních dokumentů používaných v účetnictví a může být rozšířen v závislosti na charakteristice účetnictví prováděného v každé konkrétní organizaci.
DŮLEŽITÉ! Nejedná se o primární účetní doklady ze seznamu 2018-2019 – seznam byl navržen výše:
- Dohoda. Jedná se o dokument, který stanoví práva, povinnosti a odpovědnosti stran zúčastněných na transakci, podmínky a postup vypořádání, zvláštní podmínky atd. Jeho údaje se používají při organizování účetnictví pro analýzy vypořádání s protistranami, ale sám nevytváří účetní transakce.
- Kontrola. Tento dokument odráží částku, kterou se kupující zavazuje zaplatit přijetím podmínek dodavatele. Faktura může obsahovat dodatečné informace o podmínkách transakce (podmínky, platební a dodací postupy atd.), tedy doplňuje smlouvu.
- Faktura. Tento dokument je vypracován pro daňové účely, protože na jeho základě kupující přijímají k odpočtu částky DPH předložené dodavateli (ustanovení 1 článku 169 daňového řádu Ruské federace). Při absenci dalších dokumentů charakterizujících konkrétní transakci tedy nebude možné potvrdit výdaje za tuto transakci fakturou (dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 25. června 2007 č. 03-03-06/ 1/392, Federální daňová služba ze dne 31. března 2006 č. 02-3 -08/31, usnesení Federální antimonopolní služby Východosibiřského okruhu ze dne 19. dubna 2006 č. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).
Je třeba mít na paměti, že jednotné formy prvotních účetních dokladů uvedené v seznamu nejsou povinné, protože od roku 2013 (po přijetí zákona č. 402-FZ) lze formy těchto formulářů vyvíjet samostatně. Ve většině případů se však nadále používají. Proto v letech 2018–2019 zůstává seznam sjednocených forem primárních účetních dokladů obsažený v usneseních Státního výboru pro statistiku nadále aktuální.
Jaké informace by měly obsahovat formuláře primárních dokumentů?
Navzdory skutečnosti, že v současné době neexistují žádné povinné primární dokumenty pro všechny formuláře, zákonodárce stanovil požadavky na obsah těchto dokumentů. Seznam povinných údajů, které musí obsahovat každý primární dokument, je uveden v odstavci 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Jedná se zejména o:
- název dokumentu;
- datum, kdy byl takový dokument sepsán;
- informace o osobě, která dokument sestavila (název společnosti nebo jednotlivého podnikatele);
- podstata faktu ekonomického života, který byl formalizován tímto dokumentem;
- peněžní, číselné charakteristiky, míry události, která nastala (například v jakém objemu, v jakých jednotkách a za jaké množství byly výrobky zákazníkům prodány);
- informace o odpovědných specialistech, kteří událost zdokumentovali, a také podpisy těchto specialistů.
Primární doklady a účetní evidence
Jak lze klasifikovat primární účetní doklady?
Pokud primární doklad vystavila samotná společnost, pak může patřit buď do skupiny interních nebo do skupiny externích. Dokument, který je vypracován v rámci společnosti a rozšiřuje svou účinnost na zpracovatele společnosti, je interním primárním dokumentem. Pokud byl dokument přijat zvenčí (nebo sestaven společností a vydán navenek), bude se jednat o externí primární dokument.
Interní dokumenty společnosti jsou rozděleny do následujících kategorií:
- Primární administrativní dokumenty jsou ty, kterými společnost zadává příkazy kterékoli ze svých strukturních jednotek nebo zaměstnanců. Tato kategorie zahrnuje firemní objednávky, pokyny atd.
- Výkonné primární dokumenty. Podnik v nich reflektuje skutečnost, že došlo k určité ekonomické události.
- Účetní doklady. S jejich pomocí společnost systematizuje a shrnuje informace obsažené v dalších administrativních a podpůrných dokumentech.
Po doložení obchodní události jako primárního dokladu je pak nutné událost promítnout do účetní evidence. Ve skutečnosti jsou nositeli uspořádaných informací, shromažďují a distribuují charakteristiky a ukazatele obchodních transakcí.
Následující registry se vyznačují svým vzhledem:
- knihy;
- karty;
- volné listy.
Podle způsobu vedení registru se rozlišují tyto skupiny:
- Chronologické rejstříky. Zaznamenávají události, které se staly postupně – od první v čase po poslední.
- Systematické registry. V nich podnik klasifikuje uskutečněné transakce podle ekonomického obsahu (například pokladní kniha).
- Kombinované registry.
Podle kritéria obsahu informací uvedených v registrech se rozlišují:
- syntetické registry (například objednávka žurnálu);
- analytické registry (mzdy);
- kombinované evidence, v jejichž rámci společnost provádí syntetické i analytické účetnictví.
Více informací o účetních registrech naleznete v článku "Účetní registry (formuláře, vzory)" .
Výsledky
V současné době neexistují žádné povinné formuláře a seznamy prvotních účetních dokladů: každý podnikatelský subjekt má právo samostatně si určovat formy prvotních dokladů, které bude při své činnosti používat.
Nejběžnějšími primárními účetními doklady jsou přitom ty, které mají obdobu mezi jednotnými formuláři schválenými Státním výborem pro statistiku.
Po sestavení primárního dokladu je nutné z něj přenést informace do účetní evidence.
Dnem 1. ledna 2013 nabyl účinnosti federální zákon č. 402-FZ ze dne 6. prosince 2011 „o účetnictví“ (dále jen zákon č. 402-FZ). Neobsahuje požadavky na nutnost sestavování prvotních účetních dokladů podle jednotných formulářů. Znamená to, že není nutné používat absolutně všechny dříve používané jednotné formuláře?Problematika přípravy prvotních účetních dokladů je pro podnikatelské subjekty mimořádně důležitá. Ostatně doklady vyhotovené v souladu se zákonem zejména potvrzují pro účely výpočtu daně z příjmů vynaložené výdaje poplatníka a také prokazují oprávněnost uplatnění odpočtů DPH. Používání dokumentů, jejichž formuláře neodpovídají stanoveným požadavkům, proto může vést k nepříznivým důsledkům pro podnikatelské subjekty.
1. Sestavování prvotních účetních dokladů
V souladu s částí 1 Čl. 9 zákona N 402-FZ se každá skutečnost hospodářského života eviduje jako prvotní účetní doklad. Podotýkáme, že do 1. ledna 2013 v souladu s odst. 1 čl. 9 spolkového zákona ze dne 21. listopadu 1996 N 129-FZ „o účetnictví“ (dále jen zákon N 129-FZ) byl pro každou obchodní transakci vypracován uvedený dokument. Pojmy „obchodní transakce“ a „skutečnost hospodářského života“ však nejsou totožné.
Skutečnost ekonomického života je transakce, událost, operace, která má nebo je schopna ovlivnit finanční pozici ekonomické jednotky, finanční výsledek její činnosti a (nebo) peněžní tok (ustanovení 8 článku 3 zákona č. 402 -FZ). Zákon č. 129-FZ nedefinoval pojem „obchodní operace“, ale z odst. 2 čl. 2 písm. Z čl. 1 tohoto zákona vyplývalo, že všechny operace prováděné organizacemi v rámci jejich činnosti byly jako takové uznány.
Pojem „skutečnost hospodářského života“ obsažený v zákoně č. 402-FZ je tedy širší než pojem „obchodní transakce“, který byl použit v zákoně č. 129-FZ. A zde vyvstává hlavní otázka, která znepokojuje specialisty: jaké skutečnosti hospodářského života lze zdokumentovat v primárních účetních dokladech, které jsou sestavovány podle formulářů nezávisle vyvinutých organizací, a kdy zůstává používání jednotných formulářů povinné? Ostatně usnesení Státního statistického výboru Ruské federace, která schválila jednotné formy primární účetní dokumentace, nebyla zrušena.
2. Vlastní formy prvotních účetních dokladů
Podle části 4 Čl. 9 zákona N 402-FZ musí být formy primárních účetních dokladů používané organizací (s výjimkou organizací veřejného sektoru) schváleny vedoucím organizace. Tento zákon zároveň neobsahuje požadavek na povinné používání jednotných formulářů. Připomeňme, že před 1. lednem 2013 bylo možné samostatně vypracované formuláře prvotních dokladů používat pouze v případě, že požadovaný formulář nebyl k dispozici v albech jednotných formulářů prvotní účetní dokumentace (ust. 2 § 9 zákona č. 129 -FZ). Podotýkáme však, že i při vyhotovování prvotních dokladů nikoli podle jednotných formulářů se poplatníkům podařilo u soudu obhájit zákonnost uznávání výdajů (blíže viz Encyklopedie sporných situací o dani z příjmů).
Při vytváření vlastních formulářů primárních účetních dokladů můžete za základ vzít jednotné formuláře a přidat nebo odebrat některé detaily. Kromě toho je vhodné použít GOST R 6.30-2003 "Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů."
Při zpracování je třeba vzít v úvahu, že primární účetní doklad musí nutně obsahovat náležitosti uvedené v části 2 čl. 9 zákona N 402-FZ:
Název a datum vyhotovení dokumentu;
Název ekonomického subjektu, který dokument sestavil;
Hodnota přirozeného a (nebo) peněžního měření skutečnosti ekonomického života s uvedením jednotek měření;
Podpisy, příjmení (s iniciálami), jakož i funkce osob, které provedly transakci, operaci a odpovídají za správnost jejího provedení, případně osob odpovědných za správnost provedení akce.
Je třeba mít na paměti, že výčet podrobností u jednotlivých prvotních účetních dokladů lze rozšířit o další předpisy. Například požadavky na podrobnosti nákladního listu jsou obsaženy v nařízení Ministerstva dopravy Ruska ze dne 18. září 2008 N 152, přijatém podle části 1 čl. 6 federálního zákona ze dne 8. listopadu 2007 N 259-FZ „Charta silniční dopravy a městské pozemní elektrické dopravy“.
Jak již bylo zmíněno, vedoucí organizace potřebuje schválit používané formy prvotních účetních dokladů (část 4, článek 9 zákona č. 402-FZ).
Je třeba také poznamenat, že primární účetní doklad lze sestavit v elektronické podobě (část 5, článek 9 zákona č. 402-FZ). A jak víte, pro výměnu elektronických dokumentů je nutné, aby účastníci toku elektronických dokumentů měli kompatibilní formáty dokumentů. Proto při vývoji vlastních forem dokumentů a jejich formátů nastanou potíže při implementaci elektronické správy dokumentů. Připomeňme, že na základě jednotných formulářů již byly vyvinuty doporučené formáty široce používaných dokumentů a schváleny nařízením Federální daňové služby Ruska ze dne 21. března 2012 N ММВ-7-6/172@: faktura za zboží (TORG-12) a potvrzení o převzetí prací (služeb). Tyto doklady lze elektronicky předložit finančnímu úřadu (pro potvrzení výdajů pro účely výpočtu daně z příjmů a pro jiné účely na žádost inspektorátu) a protistranám.
3. Jednotné formy prvotních účetních dokladů
Od 1. ledna 2013 není v zákoně N 402-FZ požadavek na používání jednotných formulářů při sestavování prvotních účetních dokladů, ale jejich používání je běžné pro mnoho podnikatelských subjektů. Kromě toho nezávislý vývoj jiných než jednotných formulářů dokumentů vyžaduje čas, speciální znalosti a dodatečné náklady na nastavení softwaru pro nové formuláře a použití těchto formulářů může způsobit potíže při práci jak v rámci organizace, tak s protistranami.
Zákon č. 402-FZ neobsahuje zákaz používání jednotných formulářů, lze je tedy i nadále aplikovat schválením takového rozhodnutí v účetních zásadách nebo samostatným příkazem vedoucího.
Navíc odmítat používat všechny unifikované formy je dost riskantní.
Ministerstvo financí Ruské ).
Předpisy o postupu při provádění hotovostních transakcí s bankovkami a mincemi Ruské banky na území Ruské federace (schválené Bankou Ruska dne 12. října 2011 N 373-P) umožňují použití tyto jednotné formuláře:
Příjmové a výdajové pokladní příkazy (formuláře N KO-1 a KO-2);
- (forma NKO-4);
Kniha účtování peněžních prostředků přijatých a vydaných pokladnou (Formulář N KO-5);
Výpisy zúčtování a plateb (formuláře N T-49 a T-53).
Tyto formuláře jsou schváleny usneseními Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 18.8.1998 N 88, ze dne 1.5.2004 N 1.
Všimněte si, že se nejedná o všechny jednotné formuláře, které jsou v roce 2013 stále povinné, a to i přes volnost při vývoji vlastních formulářů.
Kromě toho může nepoužití standardizovaných forem dokumentů při evidenci práce a její úhradě vést k nežádoucím důsledkům pro organizace. Další část tohoto speciálního čísla je věnována problematice používání těchto formulářů.
Existují další povinné formy primárních dokumentů. Požadavek obsažený v části 4 Čl. 9 zákona N 402-FZ, obecně: formuláře musí být schváleny vedoucím hospodářského subjektu. Proto, aby se předešlo neshodám s regulačními orgány, je lepší schválit použití jednotných formulářů na příkaz manažera nebo je stanovit v účetní politice.
4. Vlastnosti použití jednotných forem primárníúčetní doklady pro účtování práce a platby
Zvláštní pozornost si zasluhuje problematika využívání jednotných formulářů k dokládání událostí, ke kterým dochází v oblasti pracovněprávních vztahů (nábor zaměstnance, poskytnutí dovolené apod.).
Podle Rostruda mají nevládní organizace po nabytí účinnosti zákona N 402-FZ, tedy od 1. ledna 2013, právo používat formy prvotních účetních dokladů jimi vypracované samostatně (dopis ze dne 14. února 2013 N PG/1487-6-1).
Jako příklad Rostrud uvádí osobní kartu zaměstnance (formulář N T-2) a poznamenává, že primární účetní doklad musí obsahovat všechny povinné náležitosti stanovené v části 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Podoba osobní karty zaměstnance (formulář N T-2), jakož i další jednotné formy primárních účetních dokladů pro evidenci práce a její výplaty byly schváleny usnesením Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 5. ledna 2004 N 1 (dále jen usnesení N 1).
Zároveň je nutné vzít v úvahu, že požadavky na používání tohoto jednotného formuláře pro vedení vojenské registrace stanoví článek 27 Předpisů o vojenské registraci (schválených nařízením vlády Ruské federace z listopadu 27, 2006 N 719 v souladu s ustanovením 6 článku 8 federálního zákona ze dne 28. března 1998 N 53-FZ „O vojenské službě a vojenské službě“).
S ohledem na problematiku přípravy primárních dokladů při vyslání zaměstnance na pracovní cestu Ministerstvo práce Ruska v dopise č. 14-2-291 ze dne 14. února 2013 upozornilo, že příslušné doklady (zejména cestovní potvrzení) musí se sepisují podle tiskopisů schválených usnesením č. 1.
Ministerstvo financí Ruska v informaci č. PZ-10/2012 uvedlo, že od 1. ledna 2013 zůstávají formy primárních účetních dokladů zřízené oprávněnými orgány v souladu s jinými federálními zákony a na základě těchto zákonů povinné.
Kromě toho je třeba poznamenat, že požadavky na prvotní účetní doklady obsažené v čl. 9 zákona N 402-FZ lze na dokumenty sloužící k dokumentaci událostí v oblasti pracovněprávních vztahů použít pouze částečně. Takže v části 5 čl. 9 zákona N 402-FZ stanoví možnost vyhotovení prvotního účetního dokladu v elektronické podobě. Zákoník práce Ruské federace a další regulační právní akty obsahující pracovněprávní normy přitom takovou možnost neumožňují. Například v odst. 3 odst. 26 Předpisu o zvláštnostech vysílání zaměstnanců na pracovní cesty, schváleného nařízením vlády Ruské federace ze dne 13. října 2008 N 749, se přímo stanoví, že posudek zaměstnance o práci konané na pracovní cestě se předkládá zaměstnavateli písemně. Jednotné formy služebního úkolu, zpráva o jeho plnění a cestovní potvrzení jsou rovněž obsaženy v usnesení č. 1.
S přihlédnutím k výše uvedenému můžeme dospět k závěru, že vyřizování dokumentů pomocí nezávisle vyvinutých formulářů pro evidenci práce a její platby může způsobit nároky ze strany kontrolních orgánů, protože nový formulář nemusí brát v úvahu (ne plně zohledňovat) požadavky pracovněprávních předpisů na konkrétní dokument.
Například by měl obsahovat sloupce, do kterých je nutné zadávat údaje o vykonávané práci, převedení na jiné stálé zaměstnání a výpovědi (bod 12 Pravidel pro vedení a uchovávání sešitů, výrobu tiskopisů sešitů a jejich poskytování zaměstnavatelům, schváleno nařízením vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 N 225). Tyto informace zároveň nejsou uvedeny ve výčtu uvedeném v části 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ.
S ohledem na přípravu dokladů o účtování a platbě práce je tedy v současné době pro organizace účelnější používat jednotné formuláře schválené usnesením č. 1. A jak již bylo uvedeno, používání těchto jednotných formulářů v souladu s Část 4 Čl. 9 zákona N 402-FZ musí být schváleno buď samostatným příkazem vedoucího organizace nebo dodatkem k účetní politice.
Veškeré obchodní transakce musí být prováděny s přípravou prvotních dokumentů, na jejichž základě se vede účetnictví.
Účetní doklady jsou klasifikovány podle různých kritérií:
po domluvě;
podle objemu transakcí, které se v nich projevují;
podle způsobu použití;
podle počtu zohledněných transakcí;
v místě sestavení;
podle způsobu plnění.
Účetní doklady lze rozdělit do skupin podle účelu:
NA organizačně-správní dokumenty zahrnují příkazy, pokyny, pokyny, plné moci atd. Tyto dokumenty obsahují příkaz, povolení, pokyn nebo právo provést obchodní transakci.
Informace obsažené v těchto dokumentech nejsou zaneseny do účetních registrů, protože neodrážejí samotnou skutečnost transakce. NAosvobození(výkonný)
dokumenty zahrnují faktury, reklamace, příjmové objednávky, potvrzení o převzetí atd. Podpůrné dokumenty se vypracovávají v době transakce, odrážejí její provedení a představují zdroj primárních účetních informací nebo první fázi účetního procesu. Informace v nich obsažené se zapisují do účetních registrů. Existuje řada dokumentů, které kombinují povolovací a osvobozující povahu, takové dokumenty jsou klasifikovány jako;
kombinovaný(mzdy, hotovostní příkaz).
Účetní doklady
vyplněné účetním k odůvodnění záznamů, které nemají žádné jiné listinné důkazy. Jedná se o různé kalkulace a certifikáty, které hrají podpůrnou roli a jsou sestavovány tak, aby usnadnily a urychlily práci účetního oddělení (certifikát účetního oddělení pro stornování chybně provedeného zápisu; rozdělení zisku podniku, všeobecná výroba, běžný obchod, nevýroba výdaje atd.). Informace z těchto dokladů se rovněž zapisují do účetních registrů.
Jednotné formy prvotní účetní dokumentace
Primární dokumenty jsou přijímány k účetnictví, pokud jsou sestaveny podle jednotných formulářů schválených Státním statistickým výborem Ruské federace. Sjednocení forem prvotní účetní dokumentace má pro zkvalitnění účetnictví velký význam, neboť zavádí a konsoliduje jednotné požadavky na dokumentaci hospodářské činnosti organizací, systematizuje účetnictví, vyřazuje z oběhu zastaralé a libovolné formy a podporuje racionální organizaci účetnictví.
Státní statistický výbor Ruska v případě potřeby provádí změny a doplňky jednotných forem primární účetní dokumentace a také zajišťuje další rozvoj jednotných forem primární účetní dokumentace.
Formuláře jednotných dokladů jsou přizpůsobeny pro účtování v podmínkách mechanizovaného zpracování účetních dat i pro ruční zpracování ve formulářích jsou vyloučeny duplicitní detaily, oblasti umístění ukazatelů podléhajících strojnímu zpracování jsou vyznačeny tlustými čarami, formáty formulářů jsou používány v souladu s GOST 9327-60 - A3 ( 297 x 420); A4 (210 x 297); A5 (148 x 210) Formáty formulářů uvedené v albech sjednocených formulářů jsou doporučené a mohou se měnit.
Každému z formulářů je přiřazeno kódové označení podle Celosvazového klasifikátoru manažerské dokumentace (OKUD), které je uvedeno jako samostatná náležitost v pravém horním rohu formuláře.
V případě potřeby může organizace do sjednocených formulářů zadat další údaje. V tomto případě musí zůstat všechny podrobnosti o jednotných formách primární účetní dokumentace schválené Státním statistickým výborem Ruska nezměněny a musí být splněny požadavky norem na jejich strukturu a design. Odebrání jednotlivých detailů ze sjednocených formulářů není povoleno. Provedené změny musí být zdokumentovány v příslušném organizačním a administrativním dokumentu organizace.
Dokumenty, jejichž forma není stanovena v těchto albech, musí být schváleny v objednávce na účetní politiku podniku a musí obsahovat následující povinné údaje:
název dokumentu (formulář);
kód formuláře;
datum sestavení;
ukazatele obchodních transakcí (ve fyzickém a peněžním vyjádření);
názvy funkcí osob odpovědných za realizaci obchodních transakcí a správnost jejich provedení;
osobní podpisy a jejich přepisy.
Formuláře těchto dokumentů mohou být samostatnou přílohou účetní politiky organizace pro příslušný rok a schváleny samostatným příkazem (pokynem) vedoucího organizace.
Primární účetní doklad je nositelem informace o obchodní transakci ekonomického subjektu. Seznam osob, které jsou ekonomickými subjekty, stanoví Čl. 2 Federální zákon-402 „O účetnictví“. Tentýž zákon vymezuje požadavky na formu a vyhotovování účetních úkonů, jakož i základní pravidla pro jejich promítnutí do účetnictví.
Moderní legislativa neukládá soukromoprávním subjektům (vzniklým na soukromých vkladech) používat při zpracování transakcí jednotné formy prvotních účetních dokladů. Pokud je ale čtenář subjektem veřejného práva (s podílem na obecní či spolkové účasti) nebo s takovými subjekty uzavírá transakce, pak se nelze vyhnout jednotným formám.
Organizace primárního účetnictví
Chcete-li určit, co patří do primárních dokumentů a co ne, můžete použít jednoduché pravidlo: dokument odráží skutečnou operaci ke změně složení majetku podniku - to znamená „primární“. Samozřejmě je to velmi zjednodušený přístup (a má výjimky), ale téměř vždy dává správný výsledek.
Mezi primární úkony tedy nelze zařadit: příkazy a pokyny administrativy, účetní potvrzení, účty (viz jaké), účtenky atd. Účetní registry by se na základě těchto dokladů neměly vyplňovat. Jejich význam však nelze snižovat, neboť tvoří předpoklady pro realizaci obchodních transakcí, a proto mohou sloužit jako důkaz o záměrech stran transakce.
Článek 9 federálního zákona-402 poskytuje vyčerpávající seznam požadavků na primární dokumenty. Na základě „primární zprávy“ sestavené v souladu s touto normou může podnik bezpečně zobrazovat informace o svých operacích bez obav, že budou uznány jako fiktivní.
Základní pravidla pro navrhování:
- skutečnost událostí (dokument musí být sepsán po dokončení akce - převod majetku, identifikace nedostatků, převzetí zboží atd.), pokud je událost pouze plánovaná, nelze ji formalizovat jako „primární“ doklad, a tím spíše jej nelze zahrnout do účetních údajů;
- zákon musí obsahovat údaje o stranách, které se podílely na jeho přípravě (kdo předává a kdo přijímá), jsou uvedeny všechny údaje identifikující podnikatelský subjekt;
- skutečný čas a místo transakce (pokud bylo zboží převedeno ve městě N, pak by v žádném případě nemělo být uvedeno, že akt o převodu byl vypracován ve městě R, protože regulační orgány mají právo požadovat vysvětlení jak zboží ze skladu ve městě N skončilo ve městě R. A pokud podnikatel nemůže tuto okolnost zdůvodnit, lze převod považovat za fiktivní);
- obsah transakce (pokud má podnikatel pochybnosti o názvu operace, pro kterou sestavuje „primární“, musí přezkoumat dohodu mezi stranami a určit z ní, co jsou protistrany povinny udělat: provést pracovat, poskytovat služby nebo dodávat zboží);
- naturální a peněžní jednotky provozu;
- název funkce, iniciály, podpisy osob oprávněných stranami k potvrzení skutečnosti transakce (viz).
Zařazení do účetních rejstříků soukromoprávních subjektů podléhá téměř vždy doklad splňující uvedené náležitosti. Výjimkou mohou být případy, kdy se strany smlouvy dohodly na formě pro vyhotovení primárních úkonů, ale z nějakého důvodu se touto formou jedna ze stran neřídila. V tomto případě se protistrana, která obdržela nesprávné „primární“, může proti jednání viníka odvolat prostřednictvím soudu.
Je užitečné vědět, jak jej správně naformátovat. Struktura dokumentu, postup při sepisování a podepisování.
Poznámka pro účastníky právnických osob: a jak ji správně vyplnit.
Tým webu World of Business doporučuje všem čtenářům absolvovat Kurz líného investora, kde se dozvíte, jak si udělat pořádek ve svých osobních financích a naučíte se vydělávat pasivní příjem. Žádná lákadla, pouze kvalitní informace od praktikujícího investora (od realit po kryptoměnu). První týden školení je zdarma! Registrace na týden školení zdarma
Typy dokumentů
Klasifikace primárních dokumentů je výlučně teoretický aspekt, který má malý vliv na praktickou práci účetního. Obvykle lze rozlišit následující typy „primárních“:
- přísné hlášení/nepřísné hlášení;
- dvoustranný/jednostranný;
- jednorázové/konsolidované;
- na papíře/elektronicky.
Dnes se v účetnictví subjektů soukromého práva striktní formy výkaznictví prakticky nepoužívají. Podnikatelé mohou samostatně vytvářet plné moci, pokladní příkazy a faktury v souladu s obecnými požadavky zákona.
Co je oboustranný nebo jednostranný primární dokument, je určeno počtem zúčastněných stran. Platební příkaz je tedy jednostranným primárním dokumentem, protože označuje jednání pouze jedné strany - plátce. Například faktura je oboustranná, protože podle tohoto dokumentu dodavatel provádí aktivní akci - odesílá a příjemce - přijímá.
Jak připravit primární dokumenty
Počítačové účetnictví poskytuje téměř automatický postup pro zpracování primárních aktů. Každý účetní program nabízí „primární“ formuláře, od smluv po reklamace (viz).
Formuláře z aktualizovaných počítačových programů plně vyhovují všem požadavkům na zohlednění obchodních transakcí v účetnictví podniku. Pokud však tyto formuláře plně neodrážejí všechny akce stran, musíte nezávisle vypracovat dokument, který plně potvrdí realitu všech aspektů operace.
Při vlastním sestavování formulářů můžete vycházet z jejich jednotných formulářů, které jsou schváleny usnesením Státního statistického výboru Ruské federace č. 7 ze dne 21. ledna 2003. Vzhledem k tomu, že tyto formuláře nejsou pro subjekty soukromého práva povinné, může si je každý podnikatel upravit podle svých potřeb, aniž by zapomněl na dodržení povinných náležitostí (článek 9 spolkového zákona-402).
Důležité! Formuláře primárních dokumentů, vyvinuté speciálně pro provozní podmínky konkrétního podniku, neschvaluje nikdo jiný než vedoucí tohoto podniku svým příkazem o organizaci účetnictví. Na tuto zakázku také nejsou kladeny žádné požadavky, ale je lepší ji vypracovávat každý nový rok s přihlédnutím k požadavkům dynamicky se měnící legislativy.
Ale i když účetnictví společnosti z nějakého důvodu používá „primární“ formuláře, které nejsou schváleny vedením, ale jsou jím podepsány, pak mají tyto dokumenty právní sílu.
Formuláře primárních aktů je nutné vyplnit v souladu s následujícími pravidly:
- nedovolit opravy;
- zadávat spolehlivé a srozumitelné informace (žádné nestandardní kódování nebo nejasné zkratky);
- všechny prázdné sloupce musí být vyplněny pomlčkou;
- pokud je třeba formulář doplnit, je to uvedeno před podpisy stran (je užitečné vědět).
Pro každého signatáře je připraven originál primárního aktu. Pokud je formulář podepsán dvěma stranami, vyhotoví se dva originály, pokud jeden, pak může být pouze jeden originál.
Poškozený formulář přeškrtněte a zašlete k likvidaci.
Uchovávání „primárních záznamů“ a poskytování informací o obchodních transakcích
Originály primárních dokumentů si uchovává každý účastník obchodní transakce. Usnesením Státního výboru pro statistiku č. 7 je stanoveno, že „primární“ se ukládá do souborů v chronologickém pořadí pro každý účetní registr. Toto je nejpohodlnější formát pro shromažďování a zpracování účetních informací.
Soubory jsou uloženy v archivech podniku. Lhůtu a postup uchovávání jednotlivých typů prvotních dokumentů a účetních evidencí stanoví vyhláška Ministerstva kultury Ruské federace č. 558 ze dne 25. srpna 2010 (ve znění pozdějších změn a doplňků). Obvyklá doba uchovávání je tři roky, ale existuje řada dokumentů, které je nutné uchovávat mnohem déle.
V prasátku zaměstnavatele: jak si ho vyrobit. Postup pro registraci pracovníků na částečný úvazek a výpočet mezd pro tyto zaměstnance.
Je to možné? Zvláštnosti zadávání a rozšiřování testování zaměstnancům při zaměstnání.
Registrace široké škály primárních účetních dokladů je nedílnou součástí každodenní obchodní praxe každého podniku. Primární účetní doklady se používají v personální a finanční činnosti. Tento článek se bude zabývat přípravou a uložením těchto dokumentů.
Z článku se dozvíte:
Povinné formy prvotních účetních dokladů
Primární doklady obsahují účetní informace, na základě kterých se provádí potvrzení o provedení manažerských úkonů nebo obchodních transakcí. V ekonomické a organizační činnosti společnosti se takové papíry používají velmi široce.
V nejobecnější podobě lze tok dokumentů jakékoli organizace rozdělit do tří velkých skupin:
- Manažerské dokumenty. Prostřednictvím obchodních dokumentů této skupiny jsou přijímána a předávána rozhodnutí správního řízení. Patří sem také dokumenty, které obsahují informace používané k sestavování různých zpráv. Na základě těchto zpráv jsou zase přijímána rozhodnutí managementu;
- Personální doklady. Tyto dokumenty obsahují informace o personálu podniku, údaje o personálních záznamech a také o organizaci práce s personálem. Patří sem také informace o personální rotaci, údaje o změnách na pozicích a propouštění zaměstnanců. V této skupině jsou také zahrnuty informace o odměnách a trestech. Dalším typem osobních dokumentů jsou rozvrhy dovolených, rozvrhy zaměstnanců a všechny primární personální záznamy.
- Účetní a finanční doklady. Tyto dokumenty obsahují informace o ekonomické a výrobní činnosti podniku. Tato skupina zahrnuje plánování, účetnictví, analytické a finanční výkaznictví, různé smlouvy, předpisy a všechny primární účetní dokumenty.
Standardní formy prvotních účetních dokladů
V roce 2017 existují různé formy prvotních dokladů v personální i účetní evidenci. Patří sem i podklady a podklady obsahující prvotní informace o různých typech organizačních a ekonomických činností organizace. Vzhledem k tomu, že prvotní dokumenty, které byly vyhotoveny v souladu se stanovenými pravidly, mají právní význam, stávají se tyto listiny potvrzením skutečnosti organizačního jednání nebo skutečnosti uskutečnění některého obchodního případu a vyplňují se bezprostředně po této skutečnosti. došlo.
Seznam forem prvotních účetních dokladů
Personální a účetní evidence je vedena na základě standardních formulářů prvotních dokumentů. Tyto obchodní dokumenty jsou tedy rozděleny na primární personální a účetní dokumenty.
Mezi primární personální záznamy patří např. osobní karta zaměstnance, příkaz k poskytnutí dovolené nebo příkaz k přeložení zaměstnance, pracovní stůl, rozvrh dovolené, příkaz k propuštění, příkaz k vyslání na pracovní cestu , cestovní list, bude-li nadále organizací v roce 2017 používán, příkazy k odměňování a trestání zaměstnanců.
Druhy účetních prvotních dokladů jsou mnohem rozmanitější. Jedná se například o evidenci pracovní doby, vyúčtování se zaměstnanci ohledně mezd, doklady o hotovostních a obchodních transakcích, pokladní doklady přijaté v důsledku vypořádání s fyzickými osobami při transakcích, doklady o vypořádání a úhradě, evidenci dlouhodobého majetku a nehmotného majetku mnohem víc.
Je třeba mít na paměti, že primární dokumenty lze podle původu rozdělit na externí a vnitřní. Vnější, tzn. příchozí z externích zdrojů, představují různé platební příkazy, žádosti o platbu, poptávky a faktury. Interní, tedy vytvořené v rámci společnosti, jsou čtyř typů: administrativní, účetní, výkonné a kombinované.
Přečtěte si také:
V roce 2017 zůstává hlavním dokumentem, na jehož základě se provádí vytváření archivů organizací a ukládání primárních dokumentů všech výše uvedených typů, federální zákon ze dne 22. října 2004 č. 125 federální zákon. Jak vyplývá z tohoto legislativního aktu, doby uchovávání obchodních dokumentů neurčují pouze federální, ale i další předpisy.
Aplikace forem prvotních účetních dokladů
Se zavedením nového federálního zákona „O účetnictví“ před několika lety se formy primárních účetních dokladů obsažené v albech jednotných forem primární účetní dokumentace staly nepovinnými. V tomto ohledu zaměstnanci personální služby, účetního oddělení a předškolních vzdělávacích institucí čelili logické otázce - musí vyvinout vlastní formuláře nebo nadále používat staré, které schválil Goskomstat?
Použití starých formulářů
Pro vývoj vlastních verzí formulářů primární účetní dokumentace potřebují pracovníci těchto oddělení speciální znalosti a zkušenosti. Při rozhodování o vývoji vlastních formulářů musíte jasně posoudit proveditelnost tohoto kroku.
Stávající jednotné formuláře zůstávají nadále relevantní a plní svou účetní funkci. Navíc, pokud jsou adekvátní obchodním procesům v organizaci, pak nemá smysl přecházet na nové formy.
Je třeba si také uvědomit, že zaměstnanci regulačních úřadů jsou ke starým formám shovívavější a vůči novým mají předsudky. Pracovní spor, pokud k němu dojde, bude snazší vyhrát, pokud použijete staré formy primární dokumentace.
Dalším argumentem ve prospěch předchozích formulářů je, že pokud vedete záznamy o dokumentaci pomocí softwaru, pak další používání jednotných formulářů nebude vyžadovat změny stávajících systémů.
Pro některé společnosti, především společné podniky nebo pobočky zahraničních společností v Rusku, může být přechod na nové formy velmi relevantní. Faktem je, že musí současně vést záznamy podle zákonů své země a podle ruské legislativy. Vypracování vlastních formulářů, které zohledňují všechny podrobnosti vyžadované zákony obou zemí, jim pomůže vyhnout se dvojí přípravě dokumentů.
Mějte prosím na paměti, že i když se rozhodnete zachovat kancelářská práce pomocí starých formulářů, budete je muset trochu upravit. Například odstranit kódy OKUD a OKPO, odstranit odkaz na usnesení Výboru pro státní statistiku, přidělit prostor pro rozluštění podpisu osoby podepisující dokument (příjmení a iniciály) atd.
Aplikace nových formulářů
Prvním krokem při vývoji nových formulářů by mělo být určení, kdo bude tento úkol provádět. Zodpovědnost za vypracování takových formulářů nese ze zákona osoba zabývající se účetnictvím. Problém je v tom, že mezi primární doklady patří nejen účetní, ale i personální doklady. Účetní zaměstnanec nemusí znát všechny záludnosti vedení personální evidence. Proto je nutné do vývoje nových formulářů zapojit pracovníka HR oddělení.
Naše doporučení pro vytváření jednotných formulářů pro podnik je, že šablonová část formuláře musí být formulována velmi stručně, aby se zabránilo možnosti dvojí interpretace textu. Je vhodné používat šablony, šablony, standardní fráze a výrazy: „Kontrola nad provedením (název dokumentu) je svěřena (funkce a příjmení), „V souvislosti s...“, „S přihlédnutím k... “, „Na základě...“.
Nespěchejte, abyste opustili často používané formuláře - časové výkazy, plány dovolených, personální tabulky - na jejich základě můžete vytvářet nové formuláře. Pokud se vám starší formuláře zdají příliš náročné na data, můžete je zjednodušit a odstranit některé řádky, sloupce nebo nadbytečné informace.
Uveďme příklad. Existuje standardní formulář č. T-3 " Personální stůl" Obsahuje sloupce 6, 7 a 8, určené pro evidenci náhrad, které jsou zaměstnanci zřízeny. Pokud tyto sloupce již nejsou potřeba, lze je smazat.