Co je definice time managementu. Time management: jednoduché způsoby, jak řídit čas
Mnoho našich současníků usiluje o hyperproduktivitu.
Určitě znáte lidi, kteří spěchají od úkolu k úkolu, neustále kontrolují e-maily, něco organizují, někam volají, vyřizují pochůzky atd.
Lidé, kteří to dělají, často sdílejí přesvědčení, že „být neustále zaneprázdněn“ znamená, že tvrdě pracujete a stáváte se úspěšnějšími.
Toto přesvědčení může být pravdivé jen do určité míry a často vede k bezduché „produktivitě“, tedy neustálé potřebě něco dělat a tendenci ztrácet čas drobnými úkoly. Ale je lepší zvolit jiný přístup.
Musíme pracovat chytřeji, ne tvrději.
Staré přísloví říká, že musíte pracovat chytřeji, ne tvrději. Toto prohlášení je třeba brát jako základ, když přistupujete k práci jakéhokoli druhu.
Namísto robotického přístupu k řešení problémů je třeba si položit otázku, co lze udělat racionálněji nebo zcela vyloučit ze seznamu plánovaných úkolů.
Tím, že budete efektivně hospodařit se svým časem, se nebudete divit, jak můžete zvládnout více úkolů za den, ale pokuste se tento proces zjednodušit a urychlit, abyste se vyhnuli nadměrnému vypětí.
Jde o to udělat si ve svém životě místo pro relaxaci a kvalitní čas.
Den má skutečně dost hodin na to, abyste udělali vše, co chcete, ale musíte si ten čas najít.
Doufáme, že vás tento seznam 21 tipů posune správným směrem.
Pamatujte, že existuje nespočet tipů a triků, jak efektivně řídit svůj čas. Tyto tipy považujeme za užitečné, i když na věc můžete mít svůj vlastní názor.
Nechte tento seznam sloužit jako katalyzátor, abyste pravidelně přemýšleli o tom, jak zlepšit svou vlastní produktivitu.
1. Zaměřte se na hlavní věci.
Nejprve udělejte nejdůležitější úkoly. To je zlaté pravidlo time managementu. Každý den určete dva nebo tři úkoly, které jsou prioritou, a dokončete je jako první.
Jakmile je splníte, den již lze považovat za úspěšný. Přejděte k jiným věcem nebo odložte zbytek na druhý den, protože to nejdůležitější jste již dokončili.
2. Naučte se říkat ne.
Převzetí mnoha úkolů v omezeném čase vás může naučit, jak žonglovat s různými projekty a řídit svůj čas. A to je vynikající.
3. Dopřejte si alespoň 7-8 hodin spánku.
Někteří lidé si myslí, že obětování spánku je dobrý způsob, jak zvýšit produktivitu a uvolnit si pár hodin denně. Ale není tomu tak.
Většina z nás potřebuje 7-8 hodin spánku, aby naše tělo i mysl fungovaly optimálně. Budete to cítit, poslouchejte své tělo. Nepodceňujte důležitost spánku.
4. Plně se soustřeďte na daný úkol.
Zavřete všechna ostatní okna prohlížeče. Umístěte telefon do tichého režimu mimo dohled. Najděte si klidné, odlehlé místo pro práci nebo si zapněte hudbu, pokud vám to pomůže (například někdy rád poslouchám vážnou hudbu nebo zvuky přírody).
Soustřeďte se na jeden jediný úkol, ponořte se do něj. Nic jiného by v tuto chvíli nemělo existovat.
5. Začněte brzy.
Syndrom prokrastinace trpí téměř každý z nás. Zdá se, že úkol je tak jednoduchý, že na jeho dokončení máte vždy čas a nakonec budete prokrastinovat.
Zbavte se chronické prokrastinace, protože je mnohem příjemnější vyhnout se přepětí tím, že budete plnit plánované úkoly předem. Není to tak těžké, stačí vaše pevné odhodlání.
6. Nenechte se rozptylovat drobnými detaily.
Často s projekty otálíme tím, že se příliš dlouho zabýváme malými detaily. To je typické pro perfekcionisty.
Mnohem efektivnější je ale posunout se kupředu, dokončit větší rozsah projektu, odhodit předchozí chuť neustále se do něčeho vrtat. Je lepší vše dokončit co nejrychleji a po dokončení zkontrolovat jednotlivé body.
7. Udělejte z pravidelných úkolů návyk.
Pokud máte pravidelné povinnosti (jako psaní článků pro svůj vlastní blog atd.), můžete si je naplánovat a vytvořit si z nich zvyk. Dělejte to denně a neměňte rutinu, pak bude váš mozek ukázněný a aktivita se změní ve zvyk. Stává se zcela přirozeným a příjemným. Zkuste to!
8. Kontrolujte množství času stráveného u TV / internetu / her.
Čas strávený na sociálních sítích, hraním her nebo sledováním televize může a měl by být sledován. Zkuste si sami určit počet hodin strávených na uvedených činnostech. Mají tendenci rozptylovat vás mnohem více, než byste chtěli.
9. Nastavte časový limit pro každý úkol.
Místo toho, abyste seděli nad projektem a přemýšleli: "Budu tu sedět, dokud všechno nedokončím", zkuste přeformulovat: "Na tomto úkolu budu pracovat tři hodiny".
Časová tíseň vás donutí být soustředěnější a efektivnější, i když se vrátíte a přepracujete o něco později.
10. Mezi úkoly nechte časový odstup.
Když spěcháme od úkolu k úkolu, je pro nás obtížné vyhodnotit naše činy a zůstat soustředění a motivovaní.
Přestávka mezi úkoly může být pro náš mozek svěžím vzduchem. Pro duševní úlevu můžete jít na krátkou procházku, meditovat nebo dělat něco jiného.
11. Nepřemýšlejte o úplnosti svého seznamu úkolů.
Jedním z nejjistějších způsobů, jak se přemoci, je přemýšlet o tom, jak obrovský je váš seznam úkolů. Bez ohledu na to, jak moc o tom přemýšlíte, nezkrátí se.
V konkrétním okamžiku se musíte soustředit na jednu věc. Toto je jediný úkol. Dělejte vše krok za krokem. Zůstaňte v klidu.
12. Cvičení a výživa.
Četné studie spojují produktivitu práce se zdravým životním stylem. Dostatek spánku, cvičení a zdravá strava zvýší vaši energetickou hladinu, vyčistí mysl a usnadní vám soustředění.
13. Dělejte méně.
« Dělejte méně"je jiný způsob, jak říct" dělat to, na čem nejvíc záleží" Tato taktika opět zahrnuje zaměření na věci, na kterých záleží nejvíce.
Zastavte se, upřednostněte své úkoly a věnujte jim pozornost. Dělejte méně věcí, ale měly by být prioritou a měly by mít větší hodnotu než ostatní.
14. Využijte volné dny, ale nepřehánějte to.
Když se nad tím zamyslíte, možná budete překvapeni, jak moc můžete snížit pracovní zátěž během týdne tím, že budete o víkendech trochu pracovat. Stačí 2-4 hodiny denně. Váš volný čas tím jen stěží utrpí.
15. Systematizujte proces.
Být organizovaný vám ušetří spoustu času a nemusíte být tím nejorganizovanějším člověkem na světě, abyste to dokázali. Systematizovat svou práci není vůbec těžké.
Vytvořte systém pro evidenci dokumentů. Ujistěte se, že jsou všechny položky správně uloženy. Odhlaste se z odběru zbytečných e-mailů a uvolněte svůj e-mail. Optimalizujte, zefektivněte a racionalizujte.
16. Vyplňte svůj volný čas.
Nevyplněný čas má zpravidla každý. Jedná se o hodiny strávené v čekárnách, ve frontách obchodů, v MHD, na eliptických trenažérech atd.
Najděte věci, které při tom můžete dělat. Čtení většinou postačí a nezapomeňte na audioknihy, které si poslechnete na počkání.
17. Izolujte se.
Žádné vyrušování, žádné výmluvy. Někdy je jediným způsobem, jak něco udělat, zamknout se ve svém pokoji. Izolace pomáhá mnoha lidem.
18. Držte se svého akčního plánu.
Zmínili jsme to částečně, ale nebylo by na škodu si to zopakovat. Neodchylujte se od svého plánu!
Držte se svých plánů, buďte profesionální a dodržujte je. Pevná vůle a nezlomnost vás dovedou k zamýšlenému cíli.
19. Dokončete společně související úkoly.
Řekněme, že přes víkend potřebujete splnit dva programátorské úkoly, napsat tři eseje a natočit dvě videa. Místo spontánního přebírání úkolů identifikujte skupiny podobných úkolů a dokončujte je postupně.
Různé úkoly vyžadují různé typy myšlení, takže má smysl nechat mozek pokračovat v typických úkolech, než přecházet na něco jiného.
20. Najděte si čas na ticho.
V dnešním světě je příliš mnoho lidí neustále v pohybu a neudělají si čas na to, aby se prostě zastavili. Cvičení ticha má však úžasné účinky. Akce i nečinnost musí hrát v našich životech klíčovou roli.
Co je time management a na jakých základních principech je založena technika řízení osobního času? Jaká pravidla budou muset dodržovat ti, kteří chtějí time management v životě využívat, a jak to ovlivní člověka, jeho úspěchy a cíle. Podrobná analýza konceptu a důležitých bodů.
Pro moderního člověka je 24 hodin denně málo. Zejména pro podnikatele, který se snaží během dne splnit co nejvíce úkolů. Často obětuje spánek a odpočinek, pracuje pozdě a sedm dní v týdnu. Častěji však problém nespočívá v nedostatku času, ale v jeho nesprávném rozdělení.
Implementace time managementu v životě vám umožňuje:
- naučit se hospodařit s časem;
- ovládat svůj den;
- vážit si osobního času;
- provádět více úkolů;
- dosáhnout svých cílů;
- Neobětujte odpočinek.
Než ale tuto techniku time managementu začnete používat, musíte se s ní podrobně seznámit.
Co je time management: základní pojmy a definice
Time management je technologie pro vědomé řízení času, která zvyšuje lidskou produktivitu. Je založena na stanovení priorit, analýze časových nákladů, plánování, stanovení cílů, organizaci pracovního dne (týden, měsíc) a delegování úkolů.
Časový management navíc zahrnuje analýzu konkrétních kroků a akcí nezbytných k realizaci konkrétní myšlenky nebo dosažení cíle. Patří sem i kontrola nad dosahováním cílů, spočívající v realizaci plánů a sčítání výsledků.
Time management slouží k řízení pracovního i osobního času. Koneckonců, každý všední den není jen práce, ale také odpočinek, seberozvoj, sebevzdělávání, zábava atd.
Tato technologie je užitečná nejen pro obchodníky, manažery, politiky, ale také pro ženy v domácnosti, studenty, školáky a další lidi. Umožňuje vám každý den plnit všechny zadané úkoly pro daný den a zároveň si naplno užívat života – relaxovat, věnovat čas rodině nebo koníčkům, cestování a mnoho dalšího.
Všichni mají stejných dvacet čtyři hodin denně. Záleží na tom, jak trávíte čas. Dobrou zprávou je, že i když jste doposud svůj čas využívali špatně, od zítřka to můžete změnit. Místo toho, abyste ztráceli čas aktivitami s nízkou hodnotou, začněte jej trávit aktivitami s vysokou hodnotou.
Pokud odstraníte všechny slupky, můžete odvodit poměrně jednoduchou definici:
"Time management je nástroj pro řízení svého života."
Náš život do značné míry závisí na čase stráveném určitými akcemi. A naučit se hospodařit s časem znamená naučit se zvládat život.
Jaké jsou zásady efektivního time managementu
Principy řízení a plánování osobního času jsou založeny na 4 hlavních základech:
- Správné nastavení cíle.
- Správné umístění životních priorit.
- Vštěpování správných návyků.
- Správné používání plánovacích nástrojů.
Stanovení cílů
Většina lidí neví, jak si správně stanovit cíle. Tím klesá jejich produktivita, mizí motivace a člověk má po čase jediný cíl – odpočinout si.
Jaké jsou chyby při stanovování cílů?
Například touha koupit si auto do konce roku není cílem.
Cíl by měl vypadat takto: „Koupím si Rolls-Royce Phantom 2016 do 25. prosince 2016.“ To znamená, že musí existovat specifika a časové limity (termín pro dosažení cíle).
Cílem by mělo být:
- konkrétní;
- časově omezená;
- měřitelný;
- nemovitý.
Bez těchto 4 složek se z cíle stane obyčejná touha, která nemotivuje.
Když si uvědomíte, že je vám 25 nebo 30 let a vašim rodičům zbývá 10, 15, 20 let života, pak se objeví pravý důvod. Jestli to někoho z vás napadlo, nevím. Ale pokud to někdo má, tak je to super. Protože naši blízcí nám jako cíle dávají obrovský průlom pro rozvoj. Pak vznikají další – poslání, měřítko, vliv, nejrůznější zájmy. Ale pro ty trpící a hledající vlastní motivaci, pro ty, kteří nemohou najít to, co je rozzáří a sedí prázdno, chci apelovat. Nedívejte se příliš daleko. Postavte se sami na nohy – kupte si oblečení, začněte normálně jíst a oblékat se a později zjistíte, že jste zcela schopni změnit životy svých blízkých. A to je skvělý důvod udělat první kroky.
Michail Dashkiev – spoluzakladatel a ředitel projektu „Business Youth“.
Stanovení životních priorit
Efektivita time managementu do značné míry závisí na životních prioritách člověka. Jsou stejně důležité jako cíle. Ale i zde lidé neustále chybují.
Životní priority by ve větší míře měly směřovat k sobě samému. To znamená, že nejprve musíte přemýšlet: „Co je pro mě důležité? Co potřebuji ke zlepšení svého života a jeho kvality?
Neměli bychom však předpokládat, že každý, kdo používá time management, je sobecký.
Ne všechny priority by měly být zaměřeny na vašeho milovaného. Musíte také myslet na své blízké a příbuzné. Zvláště pokud se jedná o rodiče, manželku nebo děti. A musíte pochopit, že každý má své vlastní priority. Čili pro někoho je důležité jen jeho vlastní blaho a pro jiného blaho celé rodiny.
Ale přesto by hlavní část priorit měla být zaměřena na osobu samotnou. Pak produktivita neklesne a nedojde k „vyhoření“, po kterém to lidé obvykle vzdají.
Vštěpování návyků
Zde mluvíme o užitečných a dobrých návycích, které vám pomohou dosáhnout vašich cílů. Díky kterému budou během dne splněny všechny naplánované úkoly. Pomocí kterého můžete zvýšit svou vlastní produktivitu.
Jaké by to mohly být zvyky? Například:
- Každý den vstávat v 5 hodin ráno.
- Uběhněte ráno 10 km.
- Vždy dodržujte své sliby.
- Buďte včas na schůzky.
- Nedívejte se na televizi ani nečtěte zprávy.
- Nikdy si na nic nestěžujte.
- Vždy říkejte pravdu.
21 dní stačí k tomu, abyste si vytvořili zdravý návyk. Totéž platí pro vzdání se špatných návyků.
Hlavním pravidlem pro rozvoj užitečných návyků je 1 návyk za měsíc. Ano, tento proces je dlouhý. Zvláště pokud si plánujete vštípit asi 10 návyků. Ale "Moskva nebyla postavena hned."
Použití nástrojů plánování
Efektivně řídit svůj čas bez každodenního plánování je extrémně obtížné a téměř nemožné. Proto jsou denní plány nedílnou součástí time managementu.
Plánování znamená seznam úkolů na každý den. Každý večer si člověk nejen sečte den, ale také si udělá seznam úkolů na další den. A pro plánování může použít jakékoli dostupné a pohodlné nástroje.
Tradičním plánovacím nástrojem je jednoduchý denní plánovač. Může být papírový nebo elektronický. Nejlepší je však použít ten první, protože když člověk píše rukou, než psát text na klávesnici, je pro něj snazší zapamatovat si, co bylo napsáno. V souladu s tím se během dne budete muset méně dívat do svého deníku a být rozptýleni od důležitějších úkolů.
Deník obsahuje:
- Krátkodobé a dlouhodobé cíle.
- Denní seznam úkolů a úkolů.
- Osobní poznámky.
- Známky dosažených cílů.
- Výsledky prožitých dnů s jejich podrobnou analýzou (počet splněných úkolů, čas strávený určitými akcemi, osobní efektivita během dne (týdne) atd.).
Tyto záznamy lze vést v jakékoli elektronické podobě. Hlavní věc je, že program nebo aplikace umožňuje rychle provádět změny v seznamu úkolů.
Při sestavování plánů a úkolů na den v time managementu je zvykem zohledňovat biologické cykly člověka. Koneckonců, vzestup a pokles aktivity u různých lidí nastává v různých časech. Proto se při plánování vždy počítá s touto vlastností.
Abychom to shrnuli, lze poznamenat, že plánování je nejdůležitějším aspektem time managementu, bez kterého techniky time managementu ztrácejí veškerý význam.
12 pravidel moderního time managementu
Time management není složitá věda a tuto techniku zvládne každý. Jen je potřeba dodržovat základní pravidla hry.
- Plánujte denně. Vytvořte si seznam úkolů na každý den a bez otázek ho dodržujte.
- Stanovte si konkrétní, realistické a časově ohraničené krátkodobé i dlouhodobé cíle.
- Vždy dodržujte stanovené priority zaměřené na sebe (hlavně) nebo na své blízké.
- Odstraňte ze svého života „žrouty“ osobního a pracovního času (sociální sítě, počítačové hry, sledování televize, zbytečné telefonáty atd.).
- Nejdříve dělejte ty nejtěžší věci a neodkládejte je na později.
- Vždy říkejte „ne“ nepotřebným věcem.
- Soustřeďte se na jeden úkol, dokud nebude dokončen. To znamená, že nemůžete přeskakovat z jedné akce na druhou, dokud není jedna z nich zcela dokončena.
- Pracujte v době, která vám vyhovuje, s ohledem na biologické cykly.
- Filtrujte všechny příchozí informace. To platí zejména v době popularity internetu, kde je spousta informačních odpadků.
- Udržujte svůj pracovní stůl čistý (včetně počítače nebo notebooku).
- Uspořádejte si pohodlné pracoviště.
- Vždy pamatujte, že dnešek může být posledním dnem ve vašem životě. Nic nenutí člověka jednat víc než strach ze smrti.
Jaké výhody přináší používání time managementu v životě?
Za prvé, time management vám umožňuje naučit se řídit svůj čas, a tedy řídit své aktivity a život.
Za druhé, tato technologie pomáhá zbavit se špatných návyků a nahradit je užitečnými.
Za třetí, lidé, kteří používají time management, dosahují svých cílů rychleji, snadno se učí a jsou schopni dosáhnout úspěchu v různých činnostech.
Navíc člověk, který žije podle všech kánonů time managementu:
- Má více volného času na relaxaci.
- Dokáže rychle provést řadu úkolů v krátkém čase.
- Méně náchylné ke stresu.
- Méně náchylné k nemocem způsobeným stresem, chronickou únavou a nedostatkem spánku.
- Téměř zcela ovládá jeho život.
To vše spadá pod výhody time managementu. Ale je tu i druhá strana mince.
Nevýhody time managementu: proč každý nemůže řídit čas?
Samotná technologie vypadá téměř dokonale. Hlavní je vynaložit určité úsilí a člověk se stává skutečným pánem svého života. Mnoho lidí však z nějakého důvodu nezvládá svůj osobní a pracovní čas. A důvod zde spočívá v řadě nedostatků:
- Před praktikováním time managementu se člověk musí zapojit do sebekázně. A to je úplně jiná technologie, která vyžaduje spoustu času, a proto se do toho nechce každý a zůstává sám se svými nejasnými cíli a horou nesplněných úkolů.
- Složitost technologie je hlavní nevýhodou time managementu. Člověk se totiž v podstatě prostě zlomí, opustí svou komfortní zónu, přebuduje se psychicky a emocionálně, což se pro mnohé stává lámavou prací.
- Žádná příručka nebo kurz o time managementu neposkytuje konkrétní akční plán. Nejčastěji nabízejí obecné akce, které nejsou vhodné pro každého člověka.
- Je těžké řídit svůj vlastní čas o samotě, protože vždy existuje důvod, proč si to dopřát. Time management má proto větší efekt v týmu (corporate time management), kde je „správce“.
Přečetl jsem obrovské množství různých knih o time managementu, sebeřízení, sebekázni. Mnoho z těchto knih je napsáno suchým jazykem. Je velmi málo metod, které lze implementovat do života člověka, který má velké množství projektů, věcí na práci a potřebuje udělat právě teď, možná i včera. A uvědomil jsem si, že tento problém se netýká jen mě, ale i mnoha lidí.
Alexey Tolkachev – zakladatel projektu „School of Winners“.
Jak vidíte, hlavní nevýhody technologie spočívají v lidské psychologii. Někteří lidé se mohou snadno přizpůsobit novým životním podmínkám, zatímco jiní to nedokážou.
Na závěr bych rád poznamenal, že time management má skutečně pozitivní vliv na výkon, osobní efektivitu a úspěch. A můžete to zkusit implementovat do svého života. Do této technologie byste však neměli vkládat velké naděje.
Time management, základní, zejména relevantní pravidla.
Pravděpodobně chcete vědět, jak trvale vydělávat peníze na internetu od 500 rublů denně?
Stáhněte si mou knihu zdarma
=>>
Není žádným tajemstvím, že žijeme ve světě, kde se události, dny, roky nahrazují obrovskou rychlostí a často to vzdáváme, protože máte pocit, že se točíte jako veverka v kole a nikdy nic nestihnete.
Jak často si přejete, aby byl den alespoň 30 hodin A jak často nedostatek času vede k rostoucí nespokojenosti se životem, se sebou samým, a to je přímá cesta k depresím, chronickému únavovému syndromu a nemocem.
Existuje z této situace cesta ven? Pojďme na to přijít.
Time management – kdo nemá čas, chodí pozdě. Jak stihnout vše za den
V moderním světě je čas hlavním bohatstvím a zdrojem, jehož správné využití vede k úspěchu. A pro obchodníka s informacemi jsou čas peníze, a pokud se přistihnete, že si myslíte, že sedíte 2-3 hodiny u počítače, ale ve skutečnosti jste neudělali nic, co by prospělo vašemu internetovému podnikání, pak to lze přirovnat ke ztrátě peněz.
Pokud se takové myšlenky objevují každý den, znamená to, že každý den přicházíte o peníze. A tuto situaci je třeba změnit. Čas je omezený zdroj, pokud jej ztratíte dnes, nebudete jej moci nahradit zítra.
A obecně každému z nás je dán určitý čas a tento limit nemůžeme navýšit za žádné peníze. Naučme se tedy využívat svůj čas produktivně.
Kolik věcí nebylo uděláno a kolik jich ještě zbývá udělat. Vtip.
A aby se vtip nestal každodenním balastem, který vás táhne zpět, začínáme studovat způsoby, jak vše zvládnout za den, jak si udělat pořádek v hlavě a navyknout svá těla na konzistentní sérii akcí.
Time management - time management
Existuje speciální výuka - time management, která učí techniky pro správné řízení svého času. Existuje velké množství školení a seminářů o time managementu.
Time management má samostatné oblasti: time management pro ženy, time management pro děti, time management pro manažery a dokonce extrémní time management.
Pokud si myslíte, že problém nedostatku času a schopnosti ho zvládat je pouze problémem naší doby, není tomu tak. Takže ve 20. letech 20. století byly vytvořeny celé ústavy, které studovaly vědeckou organizaci práce a efektivní využití času.
Byl vytvořen ústřední pracovní ústav, jehož ředitelem byl A.K. Gastev. Metoda biologa A.A. Lyubishchev - načasování, které spočívá v analýze množství času, který člověk stráví na konkrétní akci, a ve vývoji nejúčinnějšího řízení svého času.
Katedra Time managementu
Je zde také katedra time managementu, která byla otevřena dnes v roce 2007 na bázi Finanční a průmyslové univerzity Synergy.
Efektivní time management je v dnešní době důležitou oblastí a nezbytnými znalostmi, bez kterých nelze vybudovat úspěšný byznys, což je velmi důležité i pro začínající informační byznysmeny.
Úkolem informačního obchodníka a vlastně každého, kdo podniká přes internet, je přece svoboda, tedy možnost trávit více času tím, co miluje, být s rodinou, cestovat, a tady se nedá obejít se bez dovedností v řízení času.
Chci vás hned varovat, nedoufejte, že po přečtení hromady oblíbených knih o time managementu si hned budete moci uspořádat život tak, jak chcete.
Ano, postupně se to stane, ale nejprve budete muset tvrdě pracovat. K tomu musíte získat dovednost - dovednost pravidelných akcí, které ušetří spoustu času a umožní vám provádět užitečnější akce, rozlišovat důležité od sekundárních a volit priority.
Time management aneb jak stihnout vše v práci za den. Time management pro manažery, ženy, děti
Jeho heslem je mít čas žít a pracovat. Při organizování času věnuje Gleb Arkhangelsky velkou pozornost organizaci rekreace. A to jak přestávky během pracovního dne, tak dovolená a dokonce i spánek. Věřit, že správný odpočinek zvyšuje produktivitu.
Slavný obchodník s informacemi má knihu „Extreme Time Management“, kterou lze snadno stáhnout na internetu. Radím vám, abyste si to přečetli.
V elektronické podobě si knihu Nikolaje Mrochkovského a Alexeje Tolkačeva „Extreme Time Management“ můžete stáhnout kliknutím na odkaz a kliknutím na tlačítko sociální sítě níže
Podstatou knihy Nikolaje Mrochkovského je, že lehkou, nevtíravou formou je popsána tak, že za týden změní svůj život smolař Gleb, který v životě nic nestihne, pod vedením svého úspěšného souseda Maxe.
Navíc ve všech oblastech, v práci, s příbuznými, s dívkami, podle Maxových doporučení se Gleb mění a stává se úspěšnějším.
Kniha se čte snadno, protože je psána uměleckým stylem.
Pro sebe osobně jsem po prostudování prací různých autorů o time managementu formuloval následující pravidla, která se snažím dodržovat.
Pravidla řízení času
První pravidlo time managementu
Rozhodněte se, co chcete a proč to potřebujete. Stanovte si cíle. Je třeba poznamenat, že cíle musí být reálné, i když jich máte více, jeden bude přecházet do druhého, ale musíte přesně vědět, jak těchto cílů dosáhnout.
Druhé pravidlo time managementu
plánujeme. Dělám to na fixační desce, kterou mám při práci před očima. Píšu, co je potřeba udělat druhý den před spaním. Popisovací deska je rozdělena do dvou sloupců.
Vlevo je sloupec s těžkými úkoly, vpravo sloupec s měkkými úkoly, tedy vedlejšími.
Do těžkých úkolů zařazujeme povinný úkol na další den, který nelze splnit, pokud ovšem nenastane vyšší moc (manželka porodí, sousedy zatopí, na dům spadne meteorit, ukradnou auto) .
Mimochodem, fotbalový zápas vašeho oblíbeného týmu vaše plány nemění. Musíte splnit úkol a je to. Jiný způsob nemůže být.
Nebo si přidejte na svůj seznam také fotbal. Jde o jasné plánování a rozvoj prováděcích dovedností.
Přísný úkol z hlediska doby provedení by neměl trvat déle než půl dne. V tomto ohledu je nutné realističtěji posuzovat objem práce.
Přichází se zkušenostmi a nelze to nazvat obtížným. Pokud řešení problému vyžaduje několik akcí, je lepší jej rozdělit do fází. Proč je lepší psát na fix?
Je to pohodlné, když máte vždy před očima prioritní úkol. Když je práce hotová, umyjete ji a cítíte se spokojeně.
Oslava malých úspěchů
A největší vzrušení je, když máte večer před sebou úplně čistou tabuli, na kterou je prostor pro psaní věcí na další den. To znamená, že trenéři motivace mají dokonce povinnou podmínku pro trénink úspěchu – oslavování malých úspěchů.
Tím, že oslavujeme malé věci, řešíme malé problémy, jíme kousky velkého slona – naše globální cíle, o které usilujeme.
Dříve jsem psal o obchodníkovi s informacemi, který má užitečné motivační video, kde mluví o tom, jak jíst velkého slona. Podívejte se na toto video, je působivé.
Plánování by se mělo dělat včas, protože k čemu to je, když uděláte vše, co si naplánujete, ale zároveň se připravíte o spánek a zdravotní aktivity.
Plány proto musí být realistické a proveditelné v rámci přidělené pracovní doby. Ano, je to možné, protože s jasným akčním plánem vás nebudou rozptylovat věci, které nejsou plánované, což znamená, že zvládnete všechno.
Když totiž analyzujete, kolik času strávíte komunikací na sociálních sítích, ICQ, kuřáckými přestávkami, přestávkami, rozptýlením v jiných záležitostech, je zřejmé, proč nemáte čas nic dělat.
Jednou ráno si zkontrolujte e-mail a stránky na sociálních sítích a nezapojujte se do prázdné korespondence. Každý, kdo neplánuje, bude vždy zaostávat za plánem, bude rozptylován nedůležitými úkoly a bude neúspěšný a bude obviňovat ostatní, i když jde o neschopnost zorganizovat si práci.
Ukázalo se, že druhé pravidlo time managementu je tak podrobné jako toto. Přejděme ke třetímu pravidlu, velmi důležitému pravidlu úspěšných lidí – pravidlu stanovování priorit.
Třetí pravidlo time managementu
Všechny úkoly rozdělujeme podle jejich důležitosti. Nahoře máme ty nejdůležitější věci a pak ty vedlejší. Nejdůležitější věci děláme ráno.
Není to úkol, který je snadné udělat nebo rychle splnit, ale to nejdůležitější pro dnešek. To je velmi důležité.
Existuje dokonce pravidlo známého obchodního poradce (o jehož úspěšném příběhu si můžete přečíst článek na blogu) s názvem „sníst žábu“.
Jednoduše řečeno, pokud jste na začátku dne udělali to nejtěžší (snědli žábu), pak to bude mnohem jednodušší, protože to nejnepříjemnější se vám už stalo.
Takto zde funguje i matice nebo čtverec Davida Eisenhowera. Myšlenka je taková, že všechny záležitosti jsou rozděleny do čtyř skupin: důležité a naléhavé, důležité a nenaléhavé, nedůležité a naléhavé, nedůležité a nenaléhavé.
Navíc se stává, že se některé nedůležité nebo nenaléhavé věci, jak se říká, rozplynou, tedy ztratí svou relevanci, z mnoha důvodů, které nemůžete ovlivnit, a vy už je prostě dělat nemusíte.
Zde je také třeba zmínit, že si musíte sami určit seznam těch věcí, které vás k cíli vůbec nepřiblíží, ale zaberou vám čas.
Je lepší udělat si seznam takových věcí a postupně do něj při rozboru svého dne přidávat další a další nové věci, kterým můžete říct ne.
Třetí pravidlo time managementu se nám také neosvědčilo, protože je velmi důležité a vyžaduje zamyšlení. Přejděme ke čtvrtému pravidlu řízení času.
Čtvrté pravidlo time managementu
Pořádek a úspěch v podnikání znamená pořádek na vašem pracovišti. Ano, ano, spojení je přímé. Přemýšlejte o tom, kolik času strávíte hledáním papíru, který potřebujete, nebo souboru, který potřebujete v počítači.
Uspořádejte si pracoviště tak, aby se vám tam líbilo.
Zobrazuji všechny zástupce programů v horním vodorovném řádku a zástupce koše umístím vpravo dole. Nemám nic kromě toho plus widget počasí a času.
Říkáte, že máte hodně programů a ikony se vejdou sotva na pět řádků. To znamená, že byste měli mít dvě nebo tři složky: složku s prohlížeči, důležitými programy a složku s zřídka používanými programy.
Většinu zástupců lze umístit do těchto složek a podle potřeby je můžete otevřít otevřením složky.
Podívejte se na snímek obrazovky, jak to vypadá na mém počítači. Na snímek obrazovky lze kliknout a lze jej zvětšit.
Zbavíte se tak nepořádku na ploše a nepořádku v hlavě. Bez řádu si buďte jisti, že ve vaší hlavě bude určitě nepořádek.
Kdysi dávno byla moje plocha úplně jiná. Díky školení „Antikasha in the Head“, které mi pomohlo pochopit důležitost pořádku.
Nejen, že mám dobré recenze na školení „Antikasha v hlavě“, moji partneři také pozitivně hovoří o přínosech pro sebe po absolvování školení.
A přejdeme k pátému pravidlu řízení času.
Páté pravidlo time managementu
Nezapomeňte využít svůj cestovní čas například k řízení nebo čekání na něco.
Audioknihy můžete poslouchat za jízdy autem nebo v MHD. Například Nikolai Mrochkovsky „Extreme Time Management“ nebo Gleb Arkhangelsky „Time Drive. Jak mít čas žít a pracovat."
A uplatněte rady v praxi na pracovišti.
Šesté pravidlo time managementu
Pokud někdo může splnit váš úkol za nižší cenu než vy sami, delegujte tento úkol na něj. V systému řízení času se tomu říká metoda delegování.
Například při blogování můžete dát některé články textařům, aby je napsali. Přečtěte si článek o, kde jsou odkazy na výměnu obsahu. Tam si můžete objednat článek.
Sedmé pravidlo time managementu
Při budování našeho podnikání využíváme vědecký přístup, konkrétně Paretův zákon. Spočívá v tom, že 20 % úsilí vede k 80 % výsledků a zbývajících 80 % úsilí vede k 20 % výsledků.
Soustředíme se tedy na prvních 20 % úsilí. Například vyčleníme ty klienty nebo ty případy, které přinášejí 80 % zisku a soustředíme se na jejich realizaci.
Pokud jste zasnoubení, dělejte to, co vám přináší peníze. Ve zbývajícím čase se můžete věnovat blogování, SEO optimalizaci, propagaci a propagaci blogu.
Osmé pravidlo time managementu
Milujte se, dávejte si bonusy za splněné úkoly. Navíc ať tyto odměny nejsou na konci velkého byznysu, ale uprostřed nebo dokonce na začátku, předem.
Nejlepší knihy o time managementu
Představuji výběr užitečných knih o time managementu.
- David Allen: Getting Things Done. Umění produktivity bez stresu"
- Gleb Arkhangelsky „Jízda časem“
- Brian Tracy "Nechte hnus, snězte žábu"
- Tracy "Efektivní řízení času"
- "Spravujte svůj čas"
- Matthew Edlung Čas jsou peníze. Jak si podrobit čas a zajistit, aby pracoval pro vás: v podnikání, v kreativitě, ve vašem osobním životě“
- Julia Morgenstern „Řízení času. Umění plánovat a řídit svůj čas a svůj život“
- Steve Prentice „Integrovaný management času“
- Don Aslett, Carol Cartaino „Jak řídit život a práci“
- Lothar Seiwert „Váš čas je ve vašich rukou“
- "Přísné řízení času"
- Timati Ferris „Jak pracovat 4 hodiny týdně a nezůstat v kanceláři od zvonku ke zvonku, žít kdekoli a zbohatnout“
- Alan Lakein „Umění držet krok“
- Regina Leeds „Kompletní objednávka. Týdenní plán, jak se vypořádat s chaosem v práci, doma a ve vaší hlavě“
- Carrie Gleason „Méně pracuj, dosahuj více. Program osobní efektivity"
Život někdy nasadí hodně vysoké tempo a spousta věcí na nás padá. A přestože má každý za den stejné množství času, ne každý jej využívá ziskově. Někteří lidé mají čas cvičit, pracovat a věnovat čas seberozvoji a svým blízkým. Jiní mohou pracovat celý den a budou překvapeni, když zjistí, že neudělali nic důležitého.
Chceme opravdu všechno. Poptávka vytváří nabídku: objevilo se mnoho knih o osobní efektivitě, kurzech produktivity a koučování s tréninkem na úspěch a motivaci. A ještě jedna věc-systémy řízení času. stránka rozumí tomu, co je time management, kdy vám pomůže vše zvládnout a kdy se ukáže, že je zbytečný a neefektivní.
Co je time management
Time management - Jde o způsoby hospodaření s časem, které zvyšují efektivitu jeho využití.
Existuje mnoho různých systémů řízení času: stejné přístupy se používají k načítání zaměstnanců a výpočtu pracovní doby pro osobní potřeby-ostatní. Time management pomáhá nejen stíhat pracovní úkoly, ale také věnovat dostatek času relaxaci, sportu a komunikaci s blízkými.
Když je time management k ničemu
Time management je důležitý pro ty, kteří mají schopnost řídit svůj čas samostatně. Pokud pracujete podle přísného rozvrhu, který nelze žádným způsobem změnit,Plánovat bude možné pouze víkendy. Jsou ale i jiné situace, ve kterých je time management k ničemu.
Time management - to není kouzelná pilulka, která pomůže vše zvládnout. Protože opravdu time management-Není to o nutnosti dělat všechno. Jde o to držet krok s tím, co je důležité, a vyhýbat se tomu, co je nedůležité.- odmítnout.
Time management je není prostředkem motivace.Time management vás neučiní produktivnějšími a motivace nespadne z nebe, pokud budete hluboce znechuceni tím, co děláte. Nejdůležitější-ujistěte se, že tyto věci opravdu chcete dělat. Možná budete muset změnit své profesní pole, spíše než se snažit dělat více a lépe.
Time management nezaručuje úspěch.Někteří trenéři vás přesvědčují, že se stačí naučit jejich techniku-a hned zbohatnete, vyřešíte problémy v rodině a začnete sportovat. Ale takhle to nefunguje. Time management-jen nástroj, který je bez vašeho úsilí k ničemu. Je to jako koupit si pero, které skvělý spisovatel používal k zapisování nápadů, a doufat, že tyto nápady nyní přijdou k vám.
Techniky time managementu nejsou univerzální, nejsou vhodné pro každého.Jakákoli autorská technika-je to pouze zkušenost jeho tvůrce. Jsme ale individuální, takže ne vždy lze použít všechny metody. Pokud technika nefunguje, nenuťte se-jen hledat jinou. Ještě lepší-pozor na sebe. Znáte sami sebe nejlépe a víte, jak se vám nejlépe pracuje. Někteří lidé jsou produktivní ráno, jiní večer nebo dokonce v noci.
Time management vás nenutí překonat sami sebe. Vstáváte v 5 hodin ráno nebo spím 4 hodiny a cítíte se špatně-To není time management. Také se nebijte, když nedokážete problémy efektivně řešit hned. Dejte si svolení dělat chyby. Některé metody nebudou fungovat-zkuste ostatní. Je to možné.
Jak hospodařit s časem
V time managementu existují různé techniky a nástroje. Pomáhají v různých fázích: plánování, stanovení priorit, vyhodnocování výsledků.
Plán: stanovte si cíle a cíle
Plánování - důležitou součástí time managementu a efektivity. Plánovat můžete buď večer na další den, nebo na začátek dne. Při plánování je důležité oddělit cíle a cíle. Cíl-obecné a globální. Cíle jsou rozděleny na malé a specifické úkoly. Například cíl-předkládat čtvrtletní zprávy. Rozdělíme to na malé specifické úkoly: sbírat data po dobu 3 měsíců, shrnout je do tabulky, vytvořit grafy dynamiky, udělat prezentaci.
Vytvářejte seznamy úkolů pro den a delší období-týden nebo měsíc. Pro každý úkol je potřeba určit termín, do kdy musí být splněn. K tomu můžete použít papírové nebo elektronické plánovače. Denní plánovač, nástěnka s lepicími poznámkami nebo plánovací aplikace postačí.-například Trello nebo Wunderlist.
Takto vypadá pracovní deska v Trello-Jedná se o elektronickou obdobu desky s lepicími papírky. Seznamy a karty lze organizovat jakýmkoli způsobem, který vám vyhovuje.
Úkol můžete také rozdělit na kroky a označit, kdy každý z nich dokončíte. Kromě toho je třeba určit termín plnění úkolu a snažit se jej neposouvat. Vždy si věnujte dostatek času: potřebujete 3 dny-položit 4. Věci vždy nejdou tak, jak plánujeme.
Stanovte si priority
Můžete si zapisovat desítky úkolů. Je třeba je upřednostnit a některé je třeba dokonce úplně opustit.
Existují dva oblíbené způsoby stanovení priorit: ABC a Eisenhowerova matice.
metoda ABC
Vezměte si seznam úkolů a každému přiřaďte prioritní úroveň s písmeny A, B, C (někteří také používají písmena D a E).
- A – důležité a naléhavé úkoly, s nejvyšší prioritou. To jsou věci, jejichž selhání nebo zpoždění může mít nepříjemné nebo vážné následky. Například oprava chyby, která způsobila, že webové stránky přestaly fungovat, zejména pokud firma kvůli zpoždění přichází o peníze.
- B - důležité, ale nenaléhavé úkoly nebo ty, jejichž nesplnění nepovede k vážným následkům. Příkladem je implementace vývoje, který pomůže zvýšit prodej. To je důležité, ale pokud to trochu posunete, je nepravděpodobné, že se stane něco neopravitelného.
- C - úkoly, které by bylo hezké splnit: strávit večer s přáteli nebo zajistit večeři pro svou ženu.
Do úrovně D zahrnují úkoly, které lze delegovat na podřízené, a E- které by se mělo úplně opustit.
Eisenhowerova matice
Metoda je pojmenována po svém tvůrci-americký prezident Dwight Eisenhower. Měl spoustu úkolů, takže je upřednostnil a rozdělil je do kategorií:
- naléhavý, důležitý;
- důležité, nenaléhavé;
- naléhavý, nedůležitý;
- nedůležité, nikoli naléhavé.
List je rozdělen na 4 čtverce, do kterých zapadají úkoly.
Eisenhowerova matice: 4 čtverce s různou naléhavostí a důležitostí. Některé papírové plánovače jsou již nalinkované do čtverců, jako jsou tyto.
Nejprve udělejte naléhavé a důležité věci. Mají přímý význam pro vás a budoucnost, nelze je na nikoho delegovat. Důležité, ale nenaléhavé úkoly můžete klidně a pohodlně plnit sami nebo je delegovat na podřízené a spolupracovat s nimi při jejich realizaci. Snažte se předávat naléhavé a nedůležité věci ostatním. Měli byste zcela opustit to, co není naléhavé a nedůležité.
Nejpohodlnější je stanovit prioritu úkolů ihned, když je přidáte do plánovače,-tak se do něj nic zbytečného nedostane.
Dokončete úkoly
Naplánujte si úkoly a určete jim priority-jen polovina práce. Nyní je musíme dokončit. Navíc většinou nejde vše podle plánu: hrnou se nám nové úkoly, prokrastinujeme, nebereme v potaz některé nuance, které v konečném důsledku posouvají termíny úkolu, a zároveň přesouváme úkoly následné. Nebudete moci plánovat vše, ale stále můžete vzít v úvahu některé věci, abyste omezili rušení na minimum.
Nezkoušejte multitasking
mozek - ne multitaskingový počítač. Proces neurychlíme, pokud se snažíme dělat vše současně, ale jsme rozptýleni mezi úkoly. Rozptylujeme se, uniká nám důležité věci, zpomalujeme, dostáváme se do stresu, neustále přepínáme mezi úkoly a ponořujeme se do nich pokaždé znovu.
Odstraňte vše, co vám brání soustředit se na úkol
Zavřete sociální sítě a instant messenger, vypněte zvuk v telefonu, ukliďte si pracoviště. Pokud pracujete z domova, vyberte si čas a místo, kdy vás nebudou rušit rodinní příslušníci. V opačném případě rozptýlíte pozornost nebo dokonce začnete otálet.
Nehrňte se hned do nových úkolů
Za prvé, upřednostněte je. Pokud vložíte nový úkol, nestihnete dokončit plánovaný-a mezi nimi mohou být důležité. Zpravidla se nic nestane, pokud se s kolegy dohodnete, že nový úkol splníte zítra. Není mnoho úkolů, které musíte hned udělat.
Naučte se odmítat
Ne všechny úkoly a projekty stojí za to přijmout. Někdy se nás snaží obvinit z něčeho, co bychom vůbec neměli dělat. NěkdyJednoduše nemá smysl pouštět se do nového projektu, pokud na něj nemáte čas a nechcete se vzdát jiných. I když vás váš nejlepší přítel v slzách prosí. Každý má na to právo"ne" , tohle si pamatuj.
Pracujte způsobem, který vám nejlépe vyhovuje
Jsme všichni velmi odlišné. Máme různé temperamenty, v našich životech se dějí různé události, jsme aktivní v různých časech a různými způsoby. Například pokud je pro vás obtížné se na nějaký úkol dlouho soustředit-zkuste techniku"rajče" . Je pojmenována po kuchyňské minutce ve tvaru rajčat, která odpočítává 25 minut. Nastavte časovač na 25 minut a pracujte pouze během této doby. Pak přestávka 5 nebo 10 minut.
A pokud máte možnost změnit si pracovní režim tak, aby vám vyhovoval-nevzdávej to.
Vyhodnoťte výsledek
Splnil úkol-analyzovat, co bylo dobré a coŽádný. Možná pro vás nejsou vhodné některé nástroje pro správu času. Technika"rajče" nebude vás produktivní, pokud budete raději hodinu a půl až dvě hodiny pracovat a pak si dát pořádnou pauzu.
Věnujte pozornost tomu, co překáželo dokončení úkolu: unavení, rozptýlení e-mailem nebo zpívání se svým oblíbeným umělcem. Příště zkuste odstranit dráždivé látky.
Odpočiňte si
Důležitá součást time managementu-odpočinek. Naplánujte si krátké přestávky během dne, určete si dobu, po které nebudete pracovat. Snažte se o víkendech naplno odpočívat a netahat si práci domů. Nikdo nemůže být produktivní 24/7. Musíme si odpočinout a doplnit své zdroje. Zařaďte do svého rozvrhu cvičení, čas s blízkými a dostatečný spánek.
Mějte také na paměti, že po mimořádné události budete potřebovat více času na zotavení.
Nezapomínejte na to, co je důležité
Kromě pracovních úkolů, projektů a kariéry je v životě mnohem víc úžasných a krásných věcí. Je opravdu nutné vzít na sebe osmý projekt pro prestižní společnost nebo vydělat peníze na nejnovější auto, když vás připraví o čas s dětmi a blízkými? Nezapomínejte, že ne vše se měří penězi a úspěchem. Naplánujte si, abyste později nelitovali, že jste zmeškali něco pro sebe velmi důležitého.
Termín doslovně přeložený z angličtiny je „time management“. Nikdo se samozřejmě nenaučí doslova hospodařit s časem, ale každý z nás má jedinečnou příležitost vyzkoušet si využít vědu zvanou time management s maximální efektivitou a produktivitou. Tento termín není nic jiného než velmi operativní plánování, které vám umožní efektivně alokovat svůj čas. Různé slovníky tento pojem charakterizují různě, ale význam je stejný – jedná se o speciální vědecký přístup, díky kterému je možné zvýšit úroveň efektivity z organizace vašeho času. Zkušení time manažeři vždy říkají, že můžete pracovat méně, ale získat několikrát více.
Moderní svět je utápěn v internetu a zejména v sociálních sítích, takže lidé se k plynutí času chovají se zvláštním despektem a do jisté míry dokonce s iracionalitou, nemají čas žít naplno. Nejjednodušší způsob je utratit ho, jakkoli musíte, jen ze dne do večera. Musíte zkrátka ovládat důležité znalosti, které vám umožní řídit svůj čas s plnou produktivitou a neplýtvat ho nejrůznějšími nesmysly, tedy nějakými zbytečnými činnostmi. Musíte se snažit dělat jakoukoli práci s minimálními náklady a věnovat pozornost tomu, jak se bude svět kolem vás postupně, krůček po krůčku měnit, budete objevovat jeho přednosti. Vždy dávejte výhody pouze těm činnostem, které vám přinášejí velké potěšení a inspirují vás k sebevědomému postupu k vašemu cíli. Otázka time managementu je dnes naléhavým tématem každého člověka. Díky efektivnímu rozvoji této užitečné dovednosti budete moci několikrát zvýšit svou osobní produktivitu. Time management je jako mávnutím kouzelného proutku, určitě dá vše na své místo, umožní vám mít na vše čas a nenechat se rozptylovat vedlejšími faktory.
Historie time managementu
Vědecký přístup k procesu organizování času nelze nazvat novým, protože historie jeho vzniku sahá do daleké minulosti. Seneca, velký filozof a myslitel, který žil před více než 2000 lety ve starověkém Římě, navrhl zavedení politiky dělení času: mezi tím, který byl vynaložen s nějakým prospěchem, a tím, který byl zcela zbytečný. Seneca se rozhodl každý den písemně zaznamenat, čím přesně trávil většinu času, a myslitel určil zvláštní termín – plnost. To znamená, že toto je zvláštní období, které strávil užitečně pro sebe. Jeho poznámky tvořily základ konceptu „osobní efektivity“, který je stále aktuální. Spisovatel a vědec Alberti, rodák z Itálie a představitel 15. století, řekl, že ti lidé, kteří se naučili hospodařit s časem ziskově, budou vždy ve všem úspěšní.
Identifikoval dvě pravidla, která je třeba dodržovat:
- Dělejte si seznam úkolů každý den od časného rána.
- Uspořádejte věci v seznamu v pořadí podle klesající důležitosti.
Tyto principy by zůstaly teorií, kdyby se na konci 80. let minulého století téma postupně nepřesunulo od teorie k hýčkané praxi. Je nutné, aby se každý člověk, šéf i podřízení, naučil hospodařit s časem. Lidé si musí správně spočítat svůj vlastní majetek, díky kterému si mohou bezpečně užívat života ve všech jeho projevech. Je tu však jedno „ale“, protože ve skutečnosti ne každý potřebuje time management, že? Mnoho lidí se prostě snaží „zabít čas“ a pak můžeme time management s klidem nazvat irelevantní disciplínou, ale pouze pro tohoto člověka. Je velmi důležité porozumět sami sobě a rozhodnout se, zda opravdu nemáte dostatek času a kde byste skutečně chtěli trávit volné minuty, dny a týdny, kdy se objeví.
Základní části time managementu:
- přísná kontrola času;
- proces optimalizace dočasných zdrojů;
- plánování;
- motivace.
Je velmi důležité naučit se správně hospodařit s časem, a to je nezbytné nejen pro pracovní proces, ale i pro život obecně. Lidé, kterým se podařilo toto velké umění pochopit, jsou úspěšní nejen v osobním, ale i v profesním životě. Díky efektivnímu time managementu je možné porozumět každému vašemu jednání, zvážit jej z hlediska účelnosti a do budoucna v rámci sebezdokonalování.
Je možné řídit čas: základní mýty
Můžeme s jistotou říci, že existuje několik základních stereotypů, které se týkají time managementu. Někdo s jistotou říká, že řízení času je pro člověka nezbytné pouze k organizaci pracovního procesu a v zemích SNS lze tuto techniku nazvat zcela neúčinnou kvůli zvláštnostem mentality. Člověk má pocit, že je postupně stlačován do neřesti, utlačován a to ho připravuje o vůli a svobodu.
Mýtus č. 1. Nikdo neumí hospodařit s časem
Toto tvrzení je na jednu stranu zcela oprávněné a racionální, ale zároveň z hlediska obsahu mylné. Čas je skutečně nemožné ovládat, ale můžete jej do značné míry zpomalit, nebo dokonce na pár okamžiků zastavit. Musíte začít u sebe, a pokud se naučíte řídit sami sebe, nechat se vést správnými rozhodnutími a činy, pak si můžete bezpečně stanovit všechny své priority. Time management nám o tom říká, o řízení vlastního života. Je velmi důležité přistupovat k jednání rozumně a pragmaticky a snažit se hospodařit s vlastním časem a všimnete si, kolik volných minut nebo dokonce hodin zbývá, které můžete klidně věnovat něčemu jinému. Tento přístup k podnikání vám umožňuje jednat maximálně vědomě a promyšleně.
Každý úspěšný člověk je zvyklý plánovat a podnikat kroky, které vedou k maximální produktivitě. A zdá se, že pracují stejně dlouho jako běžný člověk v kanceláři, ale nějak toho stihnou víc a zvenčí to vypadá velmi produktivně. Tajemství spočívá v tom, že zvládají mnohem více věcí a to ovlivňuje jejich životní úspěchy.
Mýtus č. 2. Práce bude ještě více a bude potřeba ji dělat s větší intenzitou.
Člověk, který hodně pracuje a zanedbává odpočinek, se mnohem rychleji unaví a to je přímá cesta k depresi. Měli byste se snažit snížit množství práce, kterou vykonáváte, a přesto vydělávat rok od roku mnohem více. Jak to lze udělat? Musíte se řídit plánem a snažit se oddělit důležité od nedůležitého – to je celé tajemství úspěchu. Produktivita by se neměla zvyšovat na úkor vaší rychlosti při plnění určitých úkolů. Je nutné zvýšit osobní produktivitu a pokusit se odstranit všechny zbytečné úkoly odstraněním „chronofágů“ nebo „žroutů času“.
Chronofágy se nazývají četné věci, které jsou zcela nesmyslné. Každý člověk je provádí po celý den a vůbec nepřemýšlí o tom, zda jsou vlastně vhodné nebo ne? Proč si několikrát kontrolovat e-maily, procházet kanály na sociálních sítích celé hodiny a vést intimní rozhovory s kolegy, protože to všechno opravdu postrádá jakýkoli smysluplný význam. Lidé mají tendenci jednoduše něco odložit na později a nevracet se k tomu, dokud naléhavě nepotřebují problém vyřešit. V psychologii se tomu říká „prokrastinace“. Jakmile ale odložíte maličkosti a sami si uvědomíte důležitost a význam všech četných současných úkolů, na dokončení chronofágů prostě nestihnete.
Mýtus č. 3. Jakákoli akce bude muset být provedena přísně podle plánu, což člověka zbaví svobody volby a jednání.
Buďte k sobě upřímní, pravděpodobně se velmi bojíte, že se jednoho dne proměníte v robota, který veškerou práci dělá automaticky. Ale i taková mechanizovaná zařízení mají své stabilní vzorce chování a také vytvořené návyky. Pokud se naučíte hospodařit se svým časem, budete schopni svobodu vytvářet, ale rozhodně ji neomezovat, pamatujte na to. Time management je nezbytný pro každého, kdo se snaží naučit racionálně rozdělovat své vlastní životní zdroje, a to co nejefektivněji a nejvýhodněji.
Každý den byste měli mít ve svém denním plánu více než čtyři důležité věci, včetně těch pracovních a osobních. Vše, co považujete za nutné a důležité, byste si rozhodně měli přidat do svého seznamu úkolů a řídit se tím po celý den. I když jste žena v domácnosti a jste zvyklá trávit den v rutině, rozhodně byste si měli nechat poradit a udělat si plán. Plánování vám umožní dosáhnout důležitých cílů co nejefektivněji a uvolní čas na relaxaci, chození do kina s přáteli, komunikaci s rodinou atd. Jen díky časové kontrole budete schopni dosáhnout výsledků mnohem rychleji a s minimálními náklady. Nemyslete si, že život podle rozvrhu vás bude každý den utlačovat nebo dávat do nějakého rámce. Díky organizaci práce můžete v životě dosáhnout hodně; kreativní přístup ještě nikdo nezrušil, takže se jím můžete bezpečně řídit.
O plánování času: principy time managementu
Je čas přejít od slov k činům a v praxi vidět, jak se můžete naučit hospodařit s časem a kde přesně byste měli začít plánovat a kontrolovat čas a činy. Buďte připraveni na to, že na cestě k dosažení svého milovaného cíle se určitě setkáte s obtížemi, ale pouze vytrvalostí budete schopni dosáhnout svého.
Zásada č. 1. Musíte plánovat každou svou akci
Je velmi důležité osvojit si užitečný návyk zvaný plánování a sepsat si plány na další den, třeba i týden předem. Tento přístup má praktický význam při jakékoliv práci a vůbec nezáleží na tom, zda sedíte v kanceláři nebo pracujete u stroje. Díky jasnému plánu můžete ušetřit čas a zvýšit svou produktivitu. I když je každá vaše činnost omezena nějakým druhem pokynů od vašich nadřízených, vždy můžete dokončit práci rychle a strávit mnohem méně času než obvykle. Vždy si své cíle zapisujte, ať už elektronicky nebo písemně – hlavní je si je zapsat.
Naplánujte si svůj den, vytvořte si seznam úkolů a důležitých cílů, které vám umožní sebevědomě postupovat vpřed se zvláštní produktivitou, aniž byste se odchýlili od kurzu. Je velmi důležité rozdělit velké úkoly do několika částí. Objemné úkoly můžete bezpečně rozdělit, zvýraznit několik dílčích úkolů a nedoporučuje se provádět nějaký rozsáhlý projekt, aniž byste předem zvážili všechna pro a proti. Mělo by zbýt trochu času na tzv. vyšší moc, která vás může během dne potkat, jsou to nepředvídatelné okolnosti, na které by měl být každý připraven.
Zásada č. 2. Stanovení cílů a cílů
Všechno to začíná plánováním, protože bez něj rozhodně nedosáhnete svého cíle. Zkuste si hned teď formulovat hlavní cíl, který by měl být rozhodně rozdělen do několika aktivních úkolů. Této dovednosti se říká „dekompozice cílů“ a každý člověk má možnost postupně, pomocí praxe, přejít od obecných cílů ke konkrétním. Cílem by mělo být:
- konkrétní;
- vámi měřitelné;
- dosažitelné v určitém časovém období;
- relevantní, stojí za to zjistit, zda vám skutečně pomůže dosáhnout vašich vlastních cílů.
Díky jasně formulovanému cíli ho máte možnost důsledně dosahovat a výrazně si díky tomu zkrátíte čas na dokončení této práce. Klíčem k úspěchu je jasně formulovaný cíl.
Zásada č. 3. Oprava akčního plánu
Po každém splněném úkolu byste si rozhodně měli zaznamenat svůj akční plán, protože ten je velmi důležitý. Můžete identifikovat několik pracovních nástrojů, které vám umožní přejít od suché teorie k praxi, jak to bude vypadat, a pouze díky názorným příkladům je to možné. Jednou z metod Ganttova diagramu je rozdělit úkol do několika hlavních fází a každou z nich dokončit postupně. Nezapomeňte uvést časový rámec přidělený pro konkrétní projekt a pořadí, ve kterém bude každý úkol dokončen. Můžete bezpečně seskupit několik úkolů stejného typu a ty větší rozdělit do několika po sobě jdoucích úkolů. Vizuální plán vám umožní výrazně ušetřit váš čas a v případě potřeby se rychle zapojit do pracovního procesu.
Zásada č. 4. Správně nastavené priority
Hodně záleží na tom, v jakém bodě jste byli schopni určit hlavní cíl, a pokud jste to udělali v počátečních fázích, úspěch na sebe nenechá dlouho čekat. Hlavním úkolem je pokusit se sebevědomě postupovat vpřed a dokončit každý úkol postupně, bez odkládání na později. Můžete použít princip „ABC“, to znamená, že zkuste „A“ - udělejte nejdůležitější věc během dne, „B“ - udělejte méně důležitý úkol po důležitém a „C“ - to jsou vedlejší úkoly . První věc na seznamu je vždy to nejdůležitější, co vás hned napadne. Obvykle jsou to těžké úkoly, ale neměli byste se vzdávat a vzdávat se, být líní, bát se atd. Po splnění náročného úkolu bude pro vás mnohem snazší postoupit v seznamu níže a budete moci samostatně vyhodnotit efektivitu svých činností v této fázi života. Začněte ráno tou nejobtížnější a nepříjemnější věcí, která se nazývá „snídat žábu“.
Zásada č. 5. Vždy byste měli začít tím hlavním
Pro dosažení úspěchu je velmi důležité naučit se nejprve soustředit na své cíle. Time management vás naučí nenechat se rozptylovat žádnými vnějšími nebo menšími faktory, prostě postupovat sebevědomě a pokusit se správně rozdělit úkoly, které jsou prioritou, což vám umožní být při dokončení konkrétního úkolu co nejproduktivnější. Čas je proces, který nelze obnovit, je to nejcennější zdroj na planetě. Můžete utrácet peníze a pak je vydělávat, ale nebudete moci vrátit svůj čas. Drobné záležitosti by neměly zničit vaše statistiky produktivity, zkuste se naučit hospodařit s časem, můžete bezpečně experimentovat s různými technikami:
- delegování je způsob, jak svěřit své úkoly jiným lidem;
- schopnost říkat „ne“ včas vás ušetří od nových úkolů a povinností, které by vám mohly náhle spadnout na hlavu.
Zásada č. 6. Analýza vlastních zkušeností a tvorba nových principů time managementu
Je důležité se čas od času ohlédnout zpět, abyste vyvodili správné závěry a pochopili, jakým směrem byste se měli dále posunout. Možná byste neměli měnit ten samý drahocenný směr vůbec a jste se vším spokojeni, nebo můžete dovedně upravit proces a pokusit se přijmout opatření k nápravě těch aspektů, které se vám nelíbí. Pokuste se analyzovat situace, ve kterých došlo k poškození vašich osobních zdrojů.
Pro pochopení situace stojí za to podívat se na problém z různých úhlů. Pokud se vám zdá, že jste postupně ztratili kontrolu nad některým úkolem nebo jste do něj zašli příliš hluboko, nemusíte se tam zastavit, je důležité provést proces optimalizace vašich akcí. Neváhejte a vytvořte si vlastní pravidla a snažte se je dodržovat. Pouze ti, kteří se pokusí vše napravit a vylepšit včas, určitě dosáhnou vytouženého úspěchu a nemožná mise se vám již nebude zdát tak obtížná. Time management pomáhá pouze těm, kteří jsou připraveni dodržovat jeho pravidla každou minutu a doplňuje svá zavazadla o nové poznatky, které lze bezpečně čerpat z knih.