Co můžete napsat místo vysvětlující poznámky? Jak napsat vysvětlující poznámku? Ukázka psaní vysvětlující poznámky
Vysvětlující poznámka je interní dokument organizace, která vysvětluje určité akce nebo incidenty.
Pro tento dokument neexistuje jednotný formulář, ale manuál, pokud si to přejete, může to schválit. Vysvětlivku napíše zaměstnanec organizace v jednom vyhotovení na čistý list A4. Obsahuje informace o tom, kdo koho kontaktuje, a také vysvětlení situace.
Poznámka může být napsána ručně nebo tiskovou technologií, hlavní je, že je přítomna všechna jména, datum a podpis zaměstnance.
Druh
Poznámka může být v závislosti na jejím obsahu a důvodech sestavení několik typů:
- osvobození- obsahuje informace, které vysvětlují vlastní chování, spáchání jakékoli akce nebo naopak nečinnost.
- Vysvětlující- zaměstnanec vysvětluje úkony mimo jeho kontrolu, které byly provedeny jinými osobami, nebo vznikly vlivem určitých okolností.
Jak správně psát, abyste se vyhnuli trestu
Velká část úspěchu psaní vysvětlující poznámky závisí na ní správné sestavení, k tomu je potřeba dodržet pár pravidel:
- vyhnout se velkému množství zbytečných informací a zdlouhavých vyprávění, informace by měly obsahovat užitečné informace, které vysvětlují situaci;
- nepoužívejte výmluvné fráze, které urážejí nebo naopak vychvalují druhou stranu, která se na situaci podílela;
- neskrývejte pravdu a na nikoho nesvádějte svou vinu; upřímné přiznání je pro vás přitažlivější;
- Vyhněte se gramatickým a pravopisným chybám a skvrnám ve vysvětlivce, musí být napsána na čistém bílém listu papíru, úhledným a čitelným rukopisem by neměla dráždit jen svým vzhledem.
Přesto, že vysvětlivka nemá jednotnou formu, je vypracována podle určitá pravidla:
Pokud je poznámka psána v tištěné podobě podpis je stále psaný rukou.
Vysvětlivku lze vypracovat podle různé důvody, nejčastěji to je:
- nepřítomnost v práci;
- chybování v práci, nedodržování náplní práce;
- neprovedení pracovního plánu;
- na daňovou službu;
- od pokladny;
- do školky;
- na univerzitu;
- třídní učitel ve škole;
- nepřítomnost na rodičovských schůzkách.
Nepřítomnost v práci
Jedním z hrubých porušení, které mohou vést k propuštění podle článku, je takový čin musí být doprovázeno vysvětlujícím dokumentem. V hlavní části je v první větě uvedeno jméno zaměstnance a kolik pracovních dnů zameškal a také data, která na tyto dny připadla. Poté je uveden důvod nepřítomnosti, vysvětlení musí logicky souviset a pravdivé. Nejčastěji k nechodění do práce dochází proto důvody:
- zdravotní problémy;
- péče o jednoho z členů rodiny;
- nouzové opravy;
- autonehoda;
- nevhodné povětrnostní podmínky;
- dočasné zadržení v místě zbavení svobody.
Nejlepší je, když je poznámka podložena nějakým důkazem, jako je lékařské potvrzení, dokument o nehodě nebo potvrzení z oddělení bydlení a komunálních služeb atd.
Chyba v práci, nedodržování popisu práce
Je běžné, že zaměstnanec dělá chyby, což je usnadněno jednoduché lidské faktory, jako je únava, špatný zdravotní stav, starosti, stres, nepozornost, rodinné problémy nebo nedostatek profesionality.
Zaměstnanec také může z nějakého důvodu porušovat pravidla, která je povinen podle své pracovní náplně dodržovat. Bez ohledu na povahu chyby a důvod jejího vzniku, zaměstnanec musí tuto situaci vysvětlit.
Vysvětlivka nejprve uvádí, co bylo dokonalé, a poté z jakého důvodu se to stalo. Vše napsané by mělo být čtenáři jasné a vysvětlení by mělo být pravdivé.
Neplnění plánu práce
Existují situace, kdy zaměstnanec nezvládl množství práce stanovené na určitou dobu. K této situaci by se měl vyjádřit i zaměstnanec. Ve vysvětlivce by mělo být uvedeno, co přesně zaměstnanec nezvládl, jaké množství práce bylo uvedeno podle plánu a kolik bylo skutečně dokončeno.
Dále je naznačeno, z jakého důvodu k tomu došlo – nedostatek času, vybavení, vliv dalších faktorů nebo pomalost zaměstnance. Můžete také stručně uvést svá přání, která pomohou zvýšit produktivitu.
Do daňové služby
Každé vykazované období organizace musí daňovému úřadu poskytnout potřebné informace, může k tomu dojít v následujících případech:
- nepodání daňového přiznání ke službě včas;
- identifikace chyb v prohlášení při psaní slov nebo čísel;
- nesrovnalosti mezi údaji, které má finanční úřad k dispozici, a údaji předloženými organizací.
Vysvětlivka je přiložena k pozměněnému prohlášení a lze ji podat buď osobně, nebo zaslat poštou. Potřebuje podrobně, ne však ve velkém objemu, zodpovědět otázky, které má daňový inspektor, například proč získal tento konečný údaj, způsoby výpočtu daní nebo z jakého důvodu došlo k chybám.
Od pokladny
Práce pokladníka velmi zodpovědná, protože se provádí v těsném kontaktu s finančními prostředky. Proto musí být každé chybné jednání doprovázeno vysvětlením a pokud možno k němu připojenými důkazy. Poznámka se vyhotovuje v těchto případech:
- když je šek vrácen na nesprávnou částku;
- vracení zboží na účtence;
- nesprávný výpočet, který měl za následek nedostatek nebo přebytek finančních prostředků v pokladně;
- nesprávná údržba pokladních dokladů.
V hlavní části vysvětlujícího prohlášení je uvedeno datum chyby, nesprávná částka, rozdíl v údajích, kontrolní čísla a důvod této akce. Můžete také uvést, zda byl opraven a jakým způsobem. Poté jsou připojeny potvrzovací stvrzenky s podpisy pokladníka, pokud existují.
Do školky
Rodiče obvykle píší vysvětlení do školky v případech, kdy dítě vynechalo několik dní, ale ne z důvodu pracovní neschopnosti nebo nenavštívilo lékaře, ale samostatně léčeni rodiči.
Poznámka se nepíše na jméno učitelky, ale na jméno ředitelky MŠ. Uvádí jméno dítěte, kolik dní zmeškalo, na která data připadla a důvod nepřítomnosti dítěte.
Na univerzitu
Studenti mohou často chybět ve výuce, k tomu může dojít buď z dobrého důvodu, nebo jednoduše proto, že se nechtějí zúčastnit. Navzdory situaci, student je povinen hlásit svou nepřítomnost.
Za samotného studenta se píše vysvětlivka, adresovaná děkanovi nebo vedoucímu katedry. Uvádí počet zameškaných školních dnů, jejich termíny a důvod absence. Pokud existují nějaké důkazy na podporu toho, co je napsáno, například osvědčení z nemocnice, musí být připojeny k dokumentu.
Třídnímu učiteli ve škole
Pokud žák zamešká jednotlivé lekce nebo celé dny vyučování, musí rodič také napsat vysvětlující poznámku s uvedením důvodu tohoto jednání. Sepisuje se na jméno třídního učitele, jménem rodičů nebo zákonných zástupců. Uvádí jméno studenta, dny nebo názvy zmeškaných hodin, datum, na které připadly, a samozřejmě důvod absence.
Neúčast na schůzce rodičů
Mnoho třídních učitelů žádá rodiče svých žáků, aby jim napsali vysvětlující poznámky, pokud nejsou přítomni na rodičovské schůzce. V tomto případě musí uvést datum jednání a důvod neúčasti.
Je však třeba mít na paměti, že takové vysvětlení není povinné, protože účast na schůzi je tedy dobrovolná vedoucí nemá právo to vyžadovat ani zjišťovat osobní důvody, proč se rodič nedostavil.
Co obnáší odmítnutí psaní?
Napsat dobrou vysvětlivku je v první řadě důležité pro samotného zaměstnance, protože může pomoci vyhnout se nebo zmírnit trest tím, že přesvědčí šéfa o vážnosti situace.
Zaměstnanec však v některých bodech odmítá podat jakékoli vysvětlení svého porušení. V tomto případě je sestaven zvláštní zákon o odmítnutí sepsání vysvětlivky, ve 2 exemplářích, z nichž jeden jde na personální oddělení a druhý zůstává zaměstnanci.
Zákon se sepisuje nejen v případě odmítnutí poskytnutí poznámky, ale také v případě, že nebyl sepsán do 2 dnů od okamžiku, kdy zaměstnanec spáchal přestupek. Uvádí následující informace:
- název „Úkon o odmítnutí napsat vysvětlující poznámku“;
- informace o zaměstnanci, název organizace, zastávaná pozice, celé jméno;
- údaje o svědcích sepsání aktu, kterými musí být minimálně 3 osoby;
- datum sepsání aktu;
- regulační rámec vysvětlující přestupek zaměstnance a ukládající mu povinnost napsat vysvětlující poznámku;
- popis situace, které se zaměstnanec dopustil;
- důvod odmítnutí poskytnout jakékoli vysvětlení, pokud existuje;
- vysvětlení, že zákon byl sepsán ve 2 vyhotoveních a zaměstnanec je s nimi seznámen;
- pozice a podpisy všech svědků a osob sepisujících tento dokument.
V případě neexistence vysvětlující poznámky má zaměstnavatel plné právo potrestat zaměstnance v souladu se zákonem, a to až do propuštění podle článku.
Doba uchovávání dokumentů
Jako každý dokument je i vysvětlivka podepsána oprávněnými osobami a předána k uložení, nejčastěji na HR oddělení. Poznámky lze uložit na dobu neurčitou. Jde pouze o to, že když uplyne promlčecí lhůta porušení, přestává být také potřeba vysvětlení k němu.
Jakékoli pochybení musí být zodpovězeno, zejména pokud jde o porušení pracovní kázně. Vysvětlivka je důležitý dokument, která pomáhá objasnit situaci a pokud možno zaměstnance ospravedlnit a snížit trest. K jeho přípravě proto musíte vždy přistupovat správně a poctivě.
Stalo se to. Práce. Chyba. "Napište vysvětlující poznámku!" – našpulené rty, školený, panovačný pohled. Takový požadavek je zatížen špatnými a zároveň právními důsledky. Lze je minimalizovat, pokud víte, co dokument ohrožuje, jak a o čem psát a co dělat. Je dobré mít před očima vzorovou vysvětlující poznámku o chybě ve vaší práci. Tento článek bude o těchto věcech mluvit.
Při reklamaci neplnění nebo nesprávného plnění pracovních povinností sepisuje zaměstnanec vysvětlivku. Uvádí důvody současného stavu. Na jejím základě vedení zjišťuje, zda je zaměstnanec vinen či nikoliv a do jaké míry. O otázce trestu nakonec rozhodne řízení. Existují tři možnosti:
- ukončení nároků;
- odpuštění zaměstnance nebo slovní varování;
- disciplinární opatření.
Podívejme se na poslední případ.
Zákoník práce Ruské federace (článek 192) umožňuje disciplinární sankce ve formě:
- komentáře,
- důtka
- propouštění.
Zaměstnavatel nemá právo používat jiné tresty (včetně pokut). Zároveň může v interních dokumentech společnosti specifikovat dopad těchto sankcí na odměny.
Informace o připomínkách a výtkách nejsou součástí sešitu.
Zaměstnavatel má právo propustit zaměstnance (článek 5 čl. 81 zákoníku práce Ruské federace), pokud bez vážného důvodu neplní své pracovní povinnosti, pokud již má ze stejného důvodu nevyřešený disciplinární trest. Platnost posledně jmenovaného je 1 rok.
Kázeňský postih lze uplatnit nejpozději do 1 měsíce ode dne zjištění přestupku a do 6 měsíců ode dne jeho spáchání. U skutečností zjištěných při auditu, auditu nebo finanční kontrole se tato lhůta prodlužuje na 2 roky.
Nedílnou součástí postupu je vysvětlivka, která může mít pro zaměstnance dalekosáhlé a nepříjemné důsledky. Mohou se snížit, pokud dokument připravíte správně.
Psát či nepsat
Je možné úřadům odmítnout a nenapsat vysvětlující poznámku? Ano, můžete. Toto právo má zaměstnanec. Akce administrativy k vynucení tohoto jsou považovány za nezákonné.
Na druhé straně absence písemného vysvětlení nepomůže zaměstnanci vyhnout se disciplinární odpovědnosti (článek 193 zákoníku práce Ruské federace). Zaměstnavatel vydá potvrzení o odmítnutí. Podpis žalovaného není vyžadován. Řízení o vyloučení bude pokračovat.
Poskytnutá vysvětlující poznámka bude dokumentovat oprávněné důvody zaměstnance pro incident. Nedovolí, aby správa vykládala jeho jednání podle vlastního uvážení. Zaměstnanec lépe pochopí zranitelnost své pozice.
Proces začal
Zaměstnavatel může požádat o vysvětlení písemně nebo ústně. Zároveň je povinen popsat skutečnost porušení a požadovat vysvětlení. Písemná žádost se podává na papíře s razítkem stvrzenky. Může mít podobu poptávky, objednávky, pokynu.
Ústní žádost rozproudí debatu mezi právníky. Jedna pozice: v tomto případě by zaměstnanci nemělo být poskytnuto písemné vysvětlení. Je nutné zdvořile trvat na papírové verzi požadavku nebo se k incidentu vyjádřit ústně. Důvodem jsou neevidované nároky zaměstnavatele. Pro posledně jmenovaného bude také obtížné prokázat skutečnost žádosti u soudu - budou vyžadováni svědci.
Jiná poloha: podat vysvětlení i v případě ústní žádosti. Argument - v případě potřeby zaměstnavatel snadno písemně formalizuje požadavek a předloží jej soudu.
Měkkost by se neměla zneužívat. Pokud šéf nemůže jasně říci, pro jaké porušení je požadováno vysvětlení, pak je nutné trvat na písemné žádosti. Je lepší to udělat písemným prohlášením zaměstnavateli. Měla by podrobně ukazovat situaci (termíny, účastníci, nejisté požadavky).
Vysvětlivku si může vyžádat vedoucí organizace nebo jím pověřená osoba. Pokud takový podnět přichází od přímého nadřízeného, nedoporučuje se po něm vyžadovat potvrzení těchto práv. Pokud se věc dostane k soudu, bude se na jedné straně zajímat o zákonnost uloženého trestu, nikoli o totožnost toho, kdo vysvětlení požadoval. Zaměstnavatel v případě potřeby oprávnění potvrdí. Na druhou stranu takový požadavek dále zatíží vztah zaměstnance s administrativou.
Písemné vysvětlení je poskytnuto do dvou pracovních dnů v souladu se zákoníkem práce Ruské federace. Den obdržení žádosti se nezapočítává.
Neměli byste podlehnout nátlaku svých nadřízených a napsat vysvětlující poznámku „hned teď“. Je třeba odstranit první nervové vzrušení a v klidné atmosféře rozebrat situaci. Přečtěte si znovu popis práce. Poraďte se s právníkem. Pak začněte psát.
Vysvětlující poznámka by měla být napsána s očekáváním, že nakonec skončí na stole rozhodčího. Cílem autora je jasně se charakterizovat jako zákonodárný občan připravený vykonávat práci stanovenou v pracovní smlouvě.
Manažer nemá právo ovlivňovat dokument: diktovat text, požadovat jeho přepsání, uvést „toto není důvod“. Obsah vysvětlivky určuje zaměstnanec.
Text poznámky je lakonický. Nepovinné informace mohou vyvolat zbytečné otázky vedení. Vtipy a hovorové výrazy jsou nevhodné. Tón příběhu je uctivý. Pokud se řízení dostane k soudu, pověst hajzla nepomůže vyhrát případ. Vyprávění je prezentováno v chronologickém pořadí v první osobě.
- potvrdit nebo vyvrátit skutečnost porušení;
- popsat okolnosti události (datum, čas, místo), její příčiny;
- charakterizujte zavinění: úmyslné, z nedbalosti, jeho absence;
- přivést svědky;
- vyjádřit názor na postavení před soud;
- popište svůj postoj k další práci.
Důvody chyby
Podívejme se na běžné možnosti.
- Vysoká pracovní zátěž je důsledkem špičkové pracovní zátěže a nedostatečného počtu zaměstnanců. Vysvětlení je dobré, protože přesouvá odpovědnost na zaměstnavatele. Vhodné pro malou jednotku. Nepracuje ve velkém týmu pracujícím za stejných podmínek (alespoň formálně). Vedení si žárlivě střeží svou neomylnost v rozložení pracovní zátěže. Pokud je pověst líného výtržníka nežádoucí, je lepší najít si jiné důvody.
- Málo zkušeností - funguje v případě mladého specialisty.
- Pocit nevolnosti může sloužit jako omluva. Zaměstnanec by měl zdůraznit, že v tomto stavu pracoval z obavy o podnik a pokračování jeho rytmických činností.
- Osobní, rodinné okolnosti – může pomoci, pokud je důvod vážný. Tento prostředek byste neměli zneužívat.
- Nejasně napsaná, protichůdná klauzule v popisu práce, která umožňovala nesprávný výklad. Argument je vhodný k použití, ale je lepší se nejprve zásobit ověřenou kopií tohoto dokumentu.
Ostatní účastníci
Pokud byli do incidentu zapojeni další lidé, měli byste nestranně informovat, co každý z nich udělal. Neměli byste přímo jmenovat viníka. Toto je právo řízení. K takovému závěru však musí dostat dostatek informací. Neměl bys lhát. V příběhu, jako je tento, všichni účastníci píší vysvětlení a pravda vyjde najevo.
Rozuzlení
Zaměstnanec musí popsat svou svědomitou pracovní minulost u zaměstnavatele, zmínit absenci disciplinárních sankcí v minulosti a uvést obdržené pobídky (prémie, certifikáty, dárky). Pokud se případ dostane k soudu, budou tyto informace zohledněny při rozhodování.
Pokud zaměstnanec uzná vinu na pochybení, musí vyjádřit lítost. Je také nutné ujistit vedení, že se podobné incidenty v budoucnu nebudou opakovat.
Jak skládat
Neexistují žádné zákonné normy pro předložení písemného vysvětlení. Stačí dodržovat minimální obecná pravidla pro přípravu dokumentů.
Poznámka je připravena na listu A4. Může být napsán rukou nebo napsán na počítači.
V horní části listu je na pravé straně ve sloupci uvedeno, komu a kým byl dokument odeslán. Příjemce – osoba, která požádala o vysvětlení. Je uvedena jeho pozice, příjmení a iniciály. Zaměstnanec napíše své oddělení, pozici, celé jméno.
O několik řádků níže, uprostřed, je uveden název dokumentu - vysvětlivka. Následuje text vysvětlení.
Poté se připojí vlastnoručně napsaná funkce, osobní podpis, iniciály a příjmení zaměstnance. Je uvedeno datum napsání poznámky. Zaměstnanec má právo připojit dokumenty potvrzující jeho údaje.
Vysvětlivka by měla být zaregistrována v kanceláři poté, co obdržela kopii nebo 2. kopii poznámky s příslušnou značkou. To bude chránit před možným nezákonným jednáním správy.
Příklad
Řediteli Prod-Service LLC
N.N. Nikolajev
od účetní
Ivanova Irina Ivanovna
Vysvětlivka
Dne 12.2.2016 jsem na dodacím listu č. 331 a faktuře č. 434 uvedl nesprávné ceny s nadhodnocením o 5 %. Kupující proto odmítl zboží převzít a bylo vráceno do skladu. Chyba byla způsobena zvýšenou pracovní zátěží toho dne. Důvodem byla nepřítomnost účetní E.E.Rakové, která měla dovolenou. Plnil jsem povinnosti dvou lidí. Uznávám chybu. Vezměte prosím na vědomí, že společnost Prod-Service LLC neměla žádné předchozí stížnosti na moji práci. Do budoucna se zavazuji k větší opatrnosti při vyplňování dokumentů.
Účetní I.I. Ivanova
Vysvětlivka– dokument dokládající důvody porušení spáchaného jedním nebo druhým zaměstnancem. Obvykle se píše buď dobrovolně, nebo na žádost vedoucího v případech, kdy zaměstnanec podniku udělal něco špatného (zpozdil se nebo vůbec nepřišel do práce, dostavil se opilý, neplnil mu dané pokyny atd.).
SOUBORY
Proč potřebujete vysvětlující poznámku?
Porušení, která vyžadují vysvětlení od zaměstnance, jsou zpravidla poměrně závažná a mohou vést k disciplinárnímu postihu, včetně propuštění. Aby se tomu zabránilo a upřímně pochopili situaci, kompetentní manažer žádá o písemná vysvětlení.
Vysvětlivka může zaměstnance ochránit v kontroverzních situacích, kdy dojde k neshodě se zaměstnavatelem, a také může nabýt statutu důkazního dokumentu v případě, že se kterákoli strana obrátí na soud.
Komu by měla být vysvětlující poznámka určena?
Nejčastěji je napsána vysvětlující poznámka adresovaná řediteli podniku. Ale pokud je společnost velmi velká, pak by to mělo být napsáno na bezprostřední vedení (vedoucí obchodu, mistr, vedoucí oddělení atd.). Postavení osoby, na jejíž jméno je třeba poznámku napsat, je obvykle upraveno „Interními pravidly“, která by měla být v každé organizaci.
Kdy napsat vysvětlující poznámku
Existují určité lhůty pro napsání vysvětlující poznámky: ne více než dva pracovní dny od data incidentu. Proto musí zaměstnavatel při sepisování písemné žádosti o vysvětlení stanovit datum - od tohoto data bude hlášení uchováváno. Není-li vysvětlivka sepsána ve stanovené lhůtě, má zaměstnavatel právo uplatnit vůči podřízenému jakékoli sankce přiměřené přestupku a v rámci zákona.
Je třeba připomenout, že za jeden přestupek lze uložit pouze jeden kázeňský trest, a to nejpozději do měsíce od zjištění skutkového stavu přestupku (skutečnost se rovněž zjišťuje písemně, sepsáním a registrací zvláštního zákona).
Pravidla pro vypracování vysvětlivky
Vysvětlivka je psána volnou formou. Musí obsahovat následující informace:
- informace o firmě,
- údaje o manažerovi a provinilém zaměstnanci,
- datum přestupku
- vysvětlení.
Čím přesvědčivější je hlavní část, tím lépe pro zaměstnance jako argumenty, je nejlepší uvést argumenty, které mají nějaké písemné potvrzení (např. pokud přijdete pozdě do práce – potvrzení ze zdravotnického zařízení, popř. účtenka z autoservisu s datem a časem opravy atd. .p.). Pozitivní roli hraje také pokání za spáchané porušení (pokud se jedná o přímé zavinění zaměstnance) a příslib, že se v budoucnu polepší a nedopustí se podobných chyb.
Pokud zaměstnanec nespatřuje žádné zavinění, musí to být také zohledněno ve vysvětlivce, která poskytne všechny potřebné důkazy o jeho absenci.
Vysvětlivku můžete napsat buď ručně, nebo ji napsat na počítači. Upřednostňuje se první možnost a takto požadují sestavení dokumentu zkušení personalisté a právníci. V každém případě musí existovat vysvětlení ověřeno živým podpisem zaměstnance s povinným „živým“ přepisem.
Vysvětlivka musí být napsána ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno musí být předáno zaměstnavateli a druhé si musí uschovat, avšak až poté, co zaměstnavatel na obou vyhotoveních označí, že vysvětlivky obdržel.
Pokyny pro psaní vysvětlivky
Vysvětlivka z hlediska norem a pravidel kancelářské práce má zcela standardní strukturu a neměla by činit velké potíže při psaní
V záhlaví dokumentu v pravém horním rohu musíte zadat informace o adresátovi.
- Nejprve je uvedena funkce zaměstnance, na jehož jméno je vypracován (ředitel, generální ředitel, vedoucí oddělení, vedoucí skupiny atd.).
- Poté napište celý název organizace s uvedením jejího organizačního a právního postavení (IP, LLC, ZOA, OJSC), jakož i příjmení, jméno, patronymie adresáta.
- Poté jsou informace o zaměstnanci zaznamenány přesně stejným způsobem (pozice, název společnosti, příjmení, jméno, patronymie).
- Dále uveďte lokalitu, kde je podnik registrován, a také datum sepsání žádosti.
Poté do středu řádku musíte napsat název dokumentu s krátkým popisem jeho podstaty (v tomto případě „o zpoždění do práce“).
Druhá část je hlavní. Zde je nutné zajistit pouze skutečnosti a důvody přestupku, v tomto případě byste se měli snažit podat správné vysvětlení s jasnými formulacemi a argumenty. Pokud existuje písemný důkaz o nevině zaměstnance, mělo by to být také zaznamenáno. Není třeba psát mnoho a podrobně - nikdo nebude číst několik stránek textu, navíc takové vysvětlení může způsobit negativní reakci zaměstnavatele.
Je vyžadována aplikace upsat s povinným dekódováním podpisu a předat buď sekretářce nebo osobně přímému nadřízenému.
Pokud se zaměstnanec dopustí protiprávního jednání nebo jakéhokoli porušení, zaměstnavatel má právo požadovat písemné vysvětlení situace. V tomto případě je vypracována vysvětlující poznámka. Ne každý však přesně ví, jak jej správně sestavit, co má být naznačeno a v jakém časovém rozmezí má být napsáno.
Vážení čtenáři! Naše články hovoří o typických způsobech řešení právních problémů, ale každý případ je jedinečný.
Pokud to chcete vědět jak přesně vyřešit váš problém - kontaktujte online poradce vpravo nebo zavolejte konzultace zdarma:
Co je to vysvětlující poznámka?
Vysvětlivka je interním dokumentem společnosti. Slouží k popisu určitých událostí, jejichž povaha je nejistá. Tento dokument pomáhá zdůraznit vztah příčiny a následku v jakékoli záležitosti, ke které v podniku došlo.
Zpravidla jsou důsledky toho, co se stalo negativní postava. Pro zjištění míry zavinění všech účastníků akce může zaměstnavatel (nebo jakýkoli šéf ve firmě) požádat o sepsání vysvětlující poznámky.
Autor tohoto dokumentu jednoduše uvádí podstatu toho, co se stalo, bez vyvozování jakýchkoli závěrů. Úkolem autora je upozornit na situaci z vlastního pohledu a předat ji vedení možné důvody vedoucí k negativním důsledkům.
Nezaměňujte vysvětlující poznámku s vysvětlivkou. Ten se píše jako příloha k jakémukoli projektu, kdy je potřeba uvést podrobnější popis některého z dokumentů. Často je vysvětlující poznámka má formu zprošťující povahy. Vedení může vyžadovat jeho písemné sepsání v případě jakéhokoli pochybení zaměstnance.
V jakých případech se to píše?
Podle Umění. 193 zákoníku práce Ruské federace zaměstnavatel má právo uložit zaměstnanci disciplinární sankce za jakékoli provinění. Za trest může zaměstnanec dostat důtku, důtku nebo být propuštěn.
Aby byl trest spravedlivý, je zaměstnavatel povinen pochopit, co se stalo, a pochopit důvody, které vedly k nežádoucím následkům. Právě proto sepisuje písemné vysvětlení zaměstnanec, který je vinen okolnostmi.
Proč potřebujete vysvětlující poznámku Přečtěte si zde.
.
Okolnosti vedoucí k porušení pracovní kázně, mohou nastat následující situace:
- pozdě do práce,
- absentérství,
- neplnění prodejního plánu,
- porušování pravidel bezpečnosti na pracovišti,
- neplnění povinností nebo pokynů vedoucího zaměstnance, které mělo negativní důsledky,
- být v práci pod vlivem alkoholu nebo drog,
- utajování jakýchkoli informací,
- nedbalé chování při práci, které má za následek zranění ostatních zaměstnanců nebo jakékoli narušení práce,
- uvedení nesprávných údajů v obchodních dokladech,
- ztrátu nebo poškození firemního majetku,
- plýtvání svěřenými finančními prostředky podniku.
Důvody, které vedly k nežádoucím důsledkům, mohou, ale nemusí být platné. Zaměstnavatel samostatně rozhoduje o tom, do jaké míry je zaměstnanec za incident vinen a jaký trest by mu měl být udělen?.
Psaní termínů
Na písemnou žádost vedení je vypracována vysvětlivka. Poté, co manažer zjistí pochybení zaměstnance, musí se týž den dostavit svému zaměstnanci žádost o objasnění co se stalo písemně.
V tomto případě je vhodné požádat osobu odpovědnou za incident o podpis buď naproti datu přijetí oznámení, nebo naproti doložce o odmítnutí napsat vysvětlující poznámku. Tím bude dokumentováno přesné datum, kdy zaměstnanec žádost obdržel.
Legislativa umožňuje psát vysvětlivky dva pracovní dny. Tato doba se nepočítá ode dne spáchání přestupku, ale ode dne, kdy zaměstnanec obdržel žádost. Je důležité pochopit, že se počítají pracovní dny, nikoli kalendářní dny.
Zaměstnanec například obdržel oznámení v pátek, takže musí vedení v úterý předložit poznámku popisující události, které se staly. Pokud by žádost obdržel v pondělí, pak by lhůta pro podání vysvětlivky byla ve středu.
Komu má být adresován?
Vzhledem k tomu, že vysvětlivka je interním pracovním dokumentem, stanoví si pravidla pro poskytování obchodních dokumentů každá společnost vnitřními pracovními předpisy.
Taková dokumentace se zpravidla vyhotovuje na jméno osoby, ke které se zaměstnanec hlásí, tzn. buď adresováno přímému nadřízenému, popř adresovaný generálnímu řediteli společnosti.
Pokud místní předpisy neurčují další podřízené vztahy, je poznámka sepsána na jméno přímého nadřízeného zaměstnance.
Generální ředitel společnosti však může vydat samostatný akt, ve kterém jmenuje zvláštního předsedu komise k vyšetření incidentu. V tomto případě je veškerá dokumentace psána na jméno předsedy.
Pořadí provedení a obsah textu
Jednotný formulář pro psaní tohoto dokumentu není zákonem schválen, proto firmy používají interní formuláře. Pokud mluvíme o tom, zda se to provádí ručně nebo na počítači, pak budou obě možnosti správné. Někteří zaměstnavatelé však vyžadují ručně psaný certifikát došlo od jejích zaměstnanců.
Důvodem je skutečnost, že pokud se případ dostane k soudu, nebude možné napadnout autorství poznámky. Pokud je sestaven na počítači, pak bude pro grafologické zkoumání na základě jednoho podpisu buď obtížné, nebo dokonce nemožné určit pravost dokumentu. V tomto případě zaměstnanec může text napadnout s tím, že to podepsal pod nátlakem.
Aby se předešlo takovým pracovním sporům, je vhodné uvést ručně psaný text:
- celé jméno, příjmení a patronymie,
- osobní podpis,
- pracovní zařazení zaměstnance.
Stejně jako veškerá obchodní korespondence má i lístek některé závazné konstrukční normy. Struktura dokumentu může vypadat takto:
Je důležité zajistit, aby byla poznámka přijata proti podpisu s uvedením data a funkce zaměstnance, který ji obdržel.
Pokud zaměstnanec nesouhlasí s rozhodnutím vedení, může jeho kroky napadnout v následujícím případě:
- inspekce práce,
- státní zastupitelství,
Nebo se sejít v rámci podniku komise pro pracovní spory a zvážit případ. V obtížných situacích musí zaměstnanec poskytnout všechny dokumenty, a co je nejdůležitější, poskytnout odůvodněné písemné údaje na svou obranu.
Příklady
V reálném životě se výjimečné situace stávají jen zřídka. Nejčastějším důvodem pro psaní výmluv o sobě v práci je rodinné poměry.
Stáhněte si vzor vysvětlující poznámky o rodinných poměrech.
Velmi často je psaní vysvětlující poznámky obtížné. Nikdo nechce dostat kázeňský postih a otevřeně přiznat svou vinu nebo prokázat svou nevinu.
Ať už jsou důvody jakékoli, je důležité pravdivě popsat svůj pohled. Vzhledem k tomu, že záhlaví a nadpis jsou nezměněny, uvádíme různé příklady událostí samotného vysvětlujícího textu:
Pokud zaměstnanec odmítne své pochybení zdůvodnit, může se obrátit na vedení s žádostí o ošetření k jeho situaci s pochopením vzhledem k jeho předchozím úspěchům:
„Dne 9. března 2015 jsem se o 1 hodinu zpozdil do práce z osobních důvodů, které nemohu vyjádřit. Prosím o zohlednění toho, že za 5 let služby jsem se nikdy nezpozdil o více než 10-15 minut, svou práci odvádím vždy pořádně a již druhým rokem jsem podle výsledků roku nejlepším obchodníkem .“
Zaměstnanec může mít vlastní názor na události, které se staly. Je důležité sdělit vedení:
"Vedoucí skupiny je Jakovenko V.M. mi dal za úkol sestavit plán prodeje na leden 2016. Vzhledem k tomu, že vypracovávání plánů není součástí mých bezprostředních povinností podle popisu práce schváleného generálním ředitelem dne 10. května 2004, tento úkol jsem odmítl.
Místo toho jsem plnil své bezprostřední povinnosti, konkrétně jsem šel na schůzku s klíčovým klientem IP Antonyukem, během které jsem s ním uzavřel dohodu o prodloužení našich služeb na další kalendářní rok.“
Může se stát, že je zaměstnanci bráněno v plnění pracovních povinností třetí strany. Příklad vysvětlení neplnění plánu může vypadat takto:
"Já, Andrey Nikolaevich Makarov, chci upozornit vedení, že nesplnění plánu je také způsobeno bankrotem našeho klíčového klienta Oasis LLC."
Tato společnost vážně ovlivnila šíření negativních fám o naší společnosti v předních městských médiích a šířila informace, že jim nejsme schopni poskytnout právní služby včas.
V tomto ohledu několik klientů, kteří byli v mé působnosti, odmítlo služby naší společnosti a noví klienti s námi nechtějí uzavírat smlouvy. Žádám vás, abyste vyvrátili fámy o naší neschopnosti a nedbalém přístupu ke klientům.“
Kdy a jak se vyhotovuje akt o odmítnutí napsat vysvětlující poznámku?
Podle zákona je vedoucí zaměstnanec před uložením kázeňského trestu zaměstnanci povinen požádat jej o vysvětlení aktuálního stavu.
Pokud zaměstnanec z nějakého důvodu odmítl napsat vysvětlující poznámku, musí být v souladu se zákonem vypracován akt o odmítnutí. Tento dokument vypracovává speciálně sestavená komise.
Může zahrnovat zaměstnance společnosti. Počet lidí v komisi nesmí být menší než tři. Tím by mohl být šéf firmy a její zaměstnanci.
Akt je také interní dokument, proto nejsou v legislativě zakotveny žádné formuláře. Jako všechny obchodní dokumenty je i zákon sepsán v souladu s vnitřními předpisy společnosti, případně v jakékoli formě v souladu s pravidly obchodní korespondence.
Najdete zde vzorový akt odmítnutí napsat poznámku.
Mnoho lidí se bojí psát vysvětlující poznámky, i když za situaci vůbec nemohou. Neměl bys to dělat. Je důležité přistupovat k psaní tohoto dokumentu s plnou odpovědností, protože Následně mohou události nabrat zcela nečekaný spád.
Zdokumentovaná fakta sepsání vysvětlující poznámky však pomohou kvalifikovaně vyřešit jakékoli obtížné situace pro zaměstnavatele i zaměstnance. Navíc tento dokument nejčastěji pomáhá zaměstnanci vyhnout se nežádoucímu trestu.
Podívejte se na video a možná se na toto téma dozvíte něco dalšího zajímavého:
Na první pohled se zdá, že mezi úředními, memorandními a vysvětlujícími poznámkami není podstatný rozdíl, protože Tyto dokumenty mají podobný účel – všechny mají informační charakter. Přesto se jedná o různé dokumenty, které se liší obsahem, cílením a účelem přípravy. Navíc neobsahují pokyny, ale poskytují informace, které adresáta vybízejí ke konečnému rozhodnutí o projednávané otázce.
Jaké jsou vlastnosti úřední zprávy, zprávy, vysvětlivky? Jak správně připravit každý dokument na papír? Na tyto a další otázky se pokusíme odpovědět z praktického hlediska.
ZPRÁVA
Memorandum(kód 0286041 dle OKUD) je informační a referenční dokument určený vedoucímu, vedoucímu odboru a dalším oprávněným osobám. Podrobně stanoví jakoukoli problematiku se závěry a návrhy zpracovatele a má za cíl přimět vedení k určitému rozhodnutí.
V legislativě chybí definice „memoranda“ jako samostatného pojmu.
Memorandum se sepisuje jak na základě písemných nebo ústních pokynů vedoucího, tak z iniciativy samotných zaměstnanců (například v případech, kdy je pro vyřešení jakéhokoli výrobního nebo ekonomického problému nutné předložit informace písemně na vyšší management). Pomocí takového dokumentu můžete podat návrh na zlepšení technické stránky výrobních procesů, vyjádřit nesouhlas s rozhodnutím nadřízeného manažera a také vyjádřit svůj názor v případě neshod s kolegy. Při přípravě memoranda je proto v prvé řadě důležité, aby autor jasně formuloval svůj postoj a následně uvedl přesvědčivé argumenty v jeho prospěch.
Typy poznámek
- k iniciativním;
- informační;
- hlášení.
Iniciativa je sepsáno memorandum s cílem přimět adresáta k určitému rozhodnutí, proto text memoranda uvádí skutkový stav a obsahuje konkrétní návrhy, doporučení či závěry.
Informace pravidelně se zpracovává zpráva, která obsahuje informace o podrobnostech, výsledcích nebo způsobech provádění práce.
Hlášení zpráva informuje o dokončení díla, jeho fázi, plnění pokynů, příkazů apod.
V závislosti od adresáta zprávy se dělí na:
- k externím;
- vnitřní.
Externí poznámka adresovaný vedoucímu konkrétní instituce, vyhotovený na hlavním hlavičkovém papíře organizace, podepsaný vedoucím a obvykle obsahuje tyto údaje:
- název organizace;
- datum;
- index;
- místo sestavení;
- adresát;
- název textu;
- text;
- podpis manažera;
- příjmení interpreta, telefonní číslo.
Vedoucímu vyšší organizace se předkládá externí memorandum (příklad 1).
Příklad 1
Externí poznámka
ZPRÁVA
10.02.2014 № 12/05-14
Na přilákání dalších
pracovní zdroje
Vážený Andrey Vasilievich!
Vzhledem k nedostatku kandidátů ve fázi formování administrativního aparátu pobočky v Moskvě je nutné do 14. 4. 2014 získat pracovní síly z dodatečných zdrojů. Pohovory s novými kandidáty musí proběhnout do 21. 4. 2014.
Úhrada výdajů za doplňkové služby bude provedena v souladu s bodem 4.5 Smlouvy o poskytování služeb č. 04/56 ze dne 14. února 2014.
Vedoucí personálního oddělení Semenov V. Semenov
V případě č. 03-13
Odintsova 02/10/2014
Interní poznámka odeslané mimo instituci, například do vyšší organizace, sepsané na standardním listu papíru A4, ale s uvedením všech nezbytných podrobností umístěných v souladu s GOST 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na vypracování dokumentů“ (Příklad 2).
Mezi povinné podrobnosti interního memoranda patří:
- název konstrukční jednotky;
- název typu dokumentu (REPORT);
- datum;
- registrace (odchozí číslo);
- název textu;
- text;
- značka o přítomnosti aplikace (pokud existuje);
- cíl;
- podpis původce (s uvedením funkce, iniciály, příjmení).
Příklad 2
Interní poznámka
ZPRÁVA
07.04.2014 № 6
O absenci manažera
obchodní oddělení
Upozorňuji, že dnes, 4. 7. 2014, byla obchodní manažerka Valentina Ivanovna Petrova nepřítomna na svém pracovišti po celý pracovní den od 10:00 do 18:30.
Nebyly poskytnuty žádné informace ani dokumenty potvrzující oprávněnost důvodu nepřítomnosti V.I.
V souvislosti s porušením navrhuji odvolat V.I. za absenci.
Vedoucí obchodního oddělení Ignatiev O.A. Ignatiev
V případě č. 02-10
Sidorová 04.07.2014
Registrace podrobností zprávy
Při přípravě memoranda se používá jak úhlové (příklad 3), tak podélné uspořádání detailů hlavičkového dílu (příklad 4).
Příklad 3
Úhlové umístění detailů v memorandu
Jméno
konstrukční jednotka Cíl
ZPRÁVA
______________ № ________
Záhlaví
Příklad 4
Podélné uspořádání detailů ve zprávě
Název konstrukční jednotky
ZPRÁVA
_____________ № _________
Záhlaví
Název typu dokumentu psáno velkými písmeny (POZNÁMKA) a může být umístěno uprostřed nebo od okraje levého okraje.
Datum A číslo poznámky jsou psány na jeden řádek. Datum se píše arabskými číslicemi ( 21.04.2014 ) nebo alfanumerickou metodou ( 21. dubna 2014.).
Vezměte prosím na vědomí
Datum vnějšího memoranda je datum jeho schválení a odeslání adresátovi, datum vnitřního memoranda - datum přípravy a podpisu.
Evidenční číslo na interním memorandu je označen buď v místě přípravy, nebo v místě příjmu - v závislosti na systému evidence dokumentů, který v organizaci funguje.
Pokud musí být zpráva přezkoumána zainteresovanými stranami, je označena schválení víza a po rozhodnutí - rezoluce vůdce.
Přijetí usnesení je poslední fází projednávání zprávy.
Vezměte prosím na vědomí
Usnesení manažera, který přezkoumal vnitřní memorandum, bude podkladem pro přijímání opatření, vydávání dokumentů nebo pořádání akcí.
Záhlaví k textu stručně odhaluje obsah dokumentu. Je formulován podle obecných pravidel pro sestavování nadpisů dokumentů: pomocí předložky o/o a například slovesné podstatné jméno v předložkovém pádu O absenci Lazarenko O.O.
Text Memorandum se skládá ze dvou nebo tří sémantických částí:
- v prvním - uvádějícídíly- uvádí důvody, skutečnosti nebo události, které sloužily jako důvod k jeho sepsání;
- ve druhém - analyzující část- obsahuje analýzu současného stavu a nabízí možná řešení;
- ve třetím - souhrnná část- obsahuje závěry a návrhy konkrétních opatření, která je dle názoru zpracovatele potřeba učinit.
Druhá část zprávy může chybět. V tomto případě text memoranda obsahuje zdůvodnění, závěry a návrhy zpracovatele.
Pokud má poznámka přílohu, označit asiaplikace se provádí před podpisem.
Poznámka označující přítomnost aplikace uvedené v textu poznámky má následující formát:
Aplikace: na 3 l. v 1 kopii.
Pokud má poznámka přílohu, která není v textu uvedena, uveďte její název, počet listů a výtisků.
Příloha: Předpisy o regionálním výpůjčním oddělení v rozsahu 5 stran. v 1 kopii.
Interní poznámka znamení zpracovatel (pokud je předložen vedoucímu útvaru) a vedoucí útvaru (pokud je předložen vedoucímu organizace); externí poznámka znamení vedoucí organizace.
Vezměte prosím na vědomí
Pokud je memorandum sepsáno na dvou nebo více stranách, musí být druhá a další strana očíslovány. Sériová čísla jsou napsána na pravé straně horního okraje stránky arabskými číslicemi.
SERVISNÍ POZNÁMKA
Servisní poznámka je typ zprávy. Jedná se o písemné informační sdělení, hojně využívané v praxi moderních řídících struktur různých úrovní a organizačních a právních forem. Poznámky Office poskytují přímou komunikaci mezi objekty správy na horizontální úrovni.
Mimochodem
Oficiální memorandum je dokument, který nemá oficiální status. V OKUD to není stanoveno.
Poznámky se připravují v nejrůznějších situacích. Mezi typické účely tohoto dokumentu patří:
- žádost o informace;
- vydávání pokynů;
- doprovodné další sdělení (průvodní poznámka);
- oznámení (oznámení).
Text memoranda obsahuje informace o důvodech jeho vyhotovení ve formě návrhu, žádosti, žádosti. Mohou to být informace o personálních pohybech, schůzkách, změnách firemní kultury společnosti atd. Servisní poznámky se vypisují na standardním listu papíru A4.
Memorandum podepisuje specialista nebo vedoucí oddělení. Datum memoranda je datum, kdy bylo sepsáno a podepsáno.
Legislativa nestanoví přísné požadavky na přípravu a provádění úředních poznámek, proto by měl být postup jejich provádění s přihlédnutím ke specifikům organizace stanoven v místním regulačním aktu, například v pokynech pro úřad práce. Formát poznámky by měl sloužit ke zjednodušení a urychlení interních komunikačních procesů.
Vzorový návrh poznámky je uveden v příkladu 5 .
Příklad 5
Servisní poznámka
V sobotu 19.4.2014 od 9:00 do 16:00 bude personální oddělení společnosti Sever LLC provádět montážní práce na instalaci zabezpečovacího systému.
Žádám Vás o umožnění přístupu k výkonu práce následujícím zaměstnancům společnosti Energoset:
1. Simakin I.P.
2. Ivanov P.N.
Vedoucí administrativního provozu Sviridov N.N. Sviridov
V případě č. 02-14
Iljina 16.04.2014
VYSVĚTLIVKA
Vysvětlivka- jedná se o interní dokument vysvětlující důvody jakéhokoli jednání, skutečnosti, případu, incidentu, vypracovaný zaměstnancem organizace a předložený vyššímu úředníkovi.
Podle části první čl. 193 zákoníku práce Ruské federace musí zaměstnavatel před uplatněním disciplinární sankce požádat zaměstnance o písemné vysvětlení. Zaměstnanec uvádí důvody a okolnosti disciplinárního provinění ve vysvětlivce. Na základě vysvětlující poznámky vedoucí rozhodne o uplatnění disciplinárního postihu vůči zaměstnanci. Tento doklad je navíc jedním z podkladů pro zaměstnavatele k posouzení závažnosti spáchaného přestupku a okolností, za kterých byl spáchán.
V OKUD OK 011-93 je tento dokument uveden pouze jednou - vysvětlivka k porušení pracovní kázně (kód 0286091), která patří do třídy 0286000 „Dokument pro evidenci kázeňských sankcí“.
Typy vysvětlivek a jejich vlastnosti
- vypracován pro vysvětlení jednotlivých ustanovení prováděných prací (projekt, zpráva, vývoj);
- sestaven v případě běžných situací, porušení kázně, nevhodného chování atd.
Vysvětlivku napíše zaměstnanec ručně v jediném exempláři na standardní list papíru formátu A4 a adresuje osobě, která o ni požádala. Lze jej také zadat na počítači pomocí šablony, kterou organizace přijímá. Forma vysvětlivky ani způsob provedení (ručně nebo na počítači) nejsou právně stanoveny.
Vysvětlivku může vypracovat organizační jednotka nebo konkrétní úředník.
Poznámka jako důkaz
Zaměstnavatel tím, že od zaměstnance vyžaduje vlastnoručně napsanou vysvětlivku, se tak chrání před protiprávním jednáním zaměstnance v pracovněprávním sporu. Zabraňuje nahrazení původního dokumentu.
Pokud společnost používá šablony formulářů, můžete si na konci textu udělat poznámku:Výklad byl sestaven osobně pomocí osobního počítače. Datum. Podpis.
Registrace jednotlivých detailů hlášení
Za účelem sjednocení informací a referenčních dokumentů by měla být vypracována a provedena vysvětlující poznámka v souladu s požadavky GOST 6.30-2003.
Datum vysvětlivkou je datum jejího vyhotovení.
Text vysvětlivka musí obsahovat:
Popis skutečností, které sloužily jako důvod k jeho sepsání;
Argumenty, které vysvětlují současnou situaci.
Text poznámky musí být přesvědčivý a obsahovat nezvratné důkazy.
Při registraci podpisy je uvedena funkce, vlastnoruční podpis, iniciály a příjmení.
Jak aplikací Mohou být poskytnuty dokumenty, které odůvodňují jednání tvůrce dokumentů a potvrzují určité okolnosti.
Z hlediska struktury textu se vysvětlivka od zprávy liší tím, že neobsahuje závěry a návrhy (příklad 6).
Vezměte prosím na vědomí
Pokud má společnost vypracované a schválené standardní formuláře vysvětlivek používaných v různých situacích, neznamená to, že zaměstnanci musí vypracovávat poznámky podle schválených formulářů. Platný může být i doklad, který není vyhotoven ve formě.
Příklad 6
Vysvětlivka
Uplatnit disciplinární opatření
formou napomenutí Alexandrova I.I.
Vydejte objednávku na personální oddělení.
Šmolkin 17.04.2014
Řediteli LLC "SV"
A.V. Šmolkin
VYSVĚTLIVKA
14.04.2014 № 14
O nepřítomnosti v práci
Já, Alexandrova Irina Igorevna, účetní, jsem dne 14. dubna 2013 od 9:00 do 15:30 z osobních okolností chyběla na pracovišti.
Nemám žádné podpůrné dokumenty.
Účetní Alexandrova I.I. Alexandrova
REGISTRACEZPRÁVY, OFICIÁLNÍ, VYSVĚTLIVKY
Jednou z funkcí služby správy záznamů organizace je zajistit rychlé vyhledání potřebných informací souvisejících s propagací předávaných dokumentů zhotoviteli. Pro snazší nalezení těchto údajů slouží různé registrační formuláře.
Zprávy, oficiální a vysvětlující poznámky jsou svým funkčním účelem nositeli určitých informací. Vzhledem k tomu, že problematika uvedená v poznámce vyžaduje písemné rozhodnutí ve formě usnesení vedoucího organizace nebo jiného oprávněného úředníka, musí být dokumenty evidovány.
Připomeňme, že existují tři formy registrace dokumentů: časopis, karty a automat. Organizace má právo zvolit si nejúčinnější a nejvhodnější formu registrace.
▪ Registrační formulář do časopisu - nejběžnější, ale ne vždy pohodlné, protože Všechny dokumenty jsou v něm zaznamenány v chronologickém pořadí a při hledání konkrétního dokumentu musí odborník prohlížet všechny listy časopisu. Hledání informací komplikuje i to, že iniciativní dokument lze evidovat např. v jednom časopise a odezvu na něj v jiném. Neexistují žádné povinné registrační formuláře (časopisy) stanovené zákonem. Doporučený tvar knihy jízd je uveden v příkladu 7.
Příklad 7
Fragment protokolu zpráv a vysvětlivky
Datum dokumentu |
Evidenční číslo |
Typ dokumentu, shrnutí |
Kdo dokument podepsal |
Vykonavatel |
Převedeno na |
Účtenka (podpis, datum) |
Označte při odeslání dokumentu do spisu |
07.04.2014 |
03-10/14 |
Při odvolání pokladní O.R. Shvetse z dovolené. |
Vedoucí personálního oddělení |
HR inspektor |
HR oddělení |
Smirnova V.A. |
Ve věci č. 03-14 Smirnov 04.07.2014 |
▪ Registrační formulář karty Oproti časopisové verzi je pohodlnější a přizpůsobenější. Evidenční a kontrolní karty dokumentů vytvořené při vyhledávání v klasifikátoru umožňují optimalizovat proces vyhledávání dokumentů a zkrátit dobu procesu registrace. Zřejmou výhodou registrace karty je, že registraci zvládne několik zaměstnanců současně;
▪ Automatizovaný (elektronický) registrační formulář zahrnuje použití speciálního softwaru. Informace o dokladu se zapisují do elektronické evidenční a kontrolní karty uložené v databázi. Současně s registrací lze vytisknout registrační a kontrolní kartu.
Zprávy a vysvětlivky mají obvykle složitý registrační index, který je formulován stejným způsobem jako index odchozího dokumentu. Evidenční číslo se skládá z rejstříku věci podle číselníku věcí (včetně indexu strukturní jednotky a čísla věci podle číselníku věcí této jednotky) a pořadového čísla dokumentu v rámci kalendářního roku.
Vezměte prosím na vědomí
Otázky evidence a účtování dokumentů v organizaci by se měly promítnout do pokynů pro kancelářskou práci. Pokyny by měly obsahovat:
1) seznam neevidovaných dokumentů.
2) seznam registrovaných skupin dokumentů a pro každou skupinu musí být uvedeno:
Místo registrace;
Čas a postup registrace;
Pravidlo pro vytvoření registračního čísla;
Formulář, ve kterém je registrace provedena;
Seznam údajů, které se zadávají do formuláře, pravidla pro jejich vyplňování;
Pravidla pro evidenci pohybu dokumentů po registraci;
Princip evidence (jednorázová nebo opakovaná registrace při převodu dokumentu na jiné oddělení);
3) postup pro opětovné přijetí dokumentu do organizace (u došlých dokumentů).
Lhůty uchovávání zpráv, úředních a vysvětlujících poznámek
Lhůty uchovávání jsou stanoveny v Seznamu standardních administrativních archiválií vytvořených v průběhu činnosti státních orgánů, samospráv a organizací s uvedením doby uchovávání, schváleného nařízením Ministerstva kultury Ruska ze dne 25. srpna 2010 č. 558 V souladu s uvedeným seznamem mohou být doby uchovávání zpráv 1 rok, 3 roky, 5 let, 75 let, trvalé. Vysvětlivky by měly být trvale uchovávány.
Naše rada
Při přípravě poznámek je nutné dodržovat jednotný styl a hlavní text dokumentů musí odpovídat pravidlům podnikatelské etiky a stanoveným požadavkům na vyhotovení dokumentů. Nepříjemný dojem zanechávají nedbale sestavené a provedené dokumenty s gramatickými chybami. S odesláním dokumentu příjemci nespěchejte, ale pečlivě jej zkontrolujte a opravte případné gramatické chyby nebo překlepy.