Что такое тайм менеджмент определение. Тайм-менеджмент: простые способы управления временем
Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.
Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.
Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.
Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.
Работать надо умнее, а не усерднее
Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.
Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.
Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.
Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.
В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.
Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.
Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.
Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.
1. Главное внимание главным вещам.
Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.
Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.
2. Научитесь говорить «нет».
Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.
3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.
Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.
Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.
4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.
Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).
Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.
5. Начните раньше.
Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.
Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.
6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.
Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.
Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.
7. Превращайте в привычку регулярные задачи.
Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!
8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.
Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.
9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.
Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню» , попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа» .
Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.
10. Оставляйте временной зазор между задачами.
Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.
Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.
11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.
Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.
В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.
12. Физические упражнения и питание.
Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.
13. Делайте меньше.
«Делайте меньше » это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего ». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.
Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.
14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.
Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.
15. Систематизируйте процесс.
Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.
Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.
16. Заполняйте свободное время.
Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.
17. Изолируйтесь.
Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.
18. Придерживайтесь плана действий.
Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!
Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.
19. Связанные задачи выполняйте вместе.
Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.
Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.
20. Находите время для тишины.
В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.
Что такое тайм-менеджмент и на каких основных принципах строится техника управления личным временем. Каких правил придётся придерживаться тем, кто желает использовать тайм-менеджмент в жизни, и как он будет влиять на человека, его успехи и цели. Подробный разбор понятия и важных моментов.
Для современного человека 24 часа в сутки – это мало. Особенно для предпринимателя, пытающегося выполнить максимальное количество задач в течение дня. Нередко он жертвует сном и отдыхом, работая допоздна и без выходных. Но чаще проблема кроется не в нехватке времени, а в его неправильном распределении.
Внедрение тайм-менеджмента в жизнь позволяет:
- научиться управлять временем;
- контролировать свой день;
- ценить личное время;
- выполнять больше задач;
- достигать поставленных целей;
- не жертвовать отдыхом.
Но прежде чем начать использовать такую методику управления временем, с ней нужно детально познакомиться.
Что такое тайм-менеджмент: основные понятия и определения
Тайм-менеджмент – это технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека. Строится она на расстановке приоритетов, анализе временных затрат, планировании, постановке целей, организации рабочего дня (недели, месяца) и делегировании задач.
Кроме того, тайм-менеджмент предусматривает анализ конкретных шагов и действий, необходимых для реализации той или иной идеи или достижения цели. Сюда же входит и контроль над достижениями целей, заключающийся в выполнении планов и подведении итогов.
Тайм-менеджмент применяют для управления как рабочим, так и личным временем. Ведь любой будний день – это не только работа, но и отдых, саморазвитие, самообразование, развлечения и т.д.
Данная технология полезна не только для бизнесменов, руководителей, политиков, но и для домохозяек, студентов, школьников и других людей. Она позволяет ежедневно выполнять все поставленные на день задачи и при этом полноценно наслаждаться жизнью – отдыхать, уделять время семье или хобби, путешествовать и многое другое.
У всех есть одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Вся разница в том, как вы тратите своё время. Хорошая новость в том, что даже если вы до сих пор плохо использовали своё время, вы можете изменить это с завтрашнего дня. Вместо траты своего времени на действия низкой ценности, начать тратить его на высокооплачиваемые действия.
Если убрать всю шелуху, то можно вывести довольно простое определение:
«Тайм-менеджмент – это инструмент для управления своей жизнью».
Наша жизнь во многом зависит от затрачиваемого времени на те или иные действия. А научиться управлять временем – значит, научиться управлять жизнью.
Каковы принципы эффективного тайм-менеджмента
Принципы управления и планирования личного времени стоят на 4-ёх основных фундаментах:
- Правильная постановка целей.
- Правильная расстановка жизненных приоритетов.
- Прививание нужных привычек.
- Грамотное использование инструментов планирования.
Постановка целей
Большинство людей не умеют правильно ставить цели. От этого снижается их продуктивность, исчезает мотивация и через некоторое время у человека появляется лишь одна цель – отдохнуть.
В чём заключаются ошибки при постановке целей?
Например, желание купить автомобиль до конца года – это не цель.
Цель должна выглядеть так: «Я куплю автомобиль Rolls-Royce Phantom 2016 года выпуска до 25 декабря 2016 года». То есть должна быть конкретика и временные ограничения (срок достижения цели).
Цель должна быть:
- конкретной;
- ограниченной сроком;
- измеримой;
- реальной.
Без этих 4-х составляющих цель становится обычным желанием, которое не мотивирует.
Когда вы понимаете, что вам лет 25 или 30, а родителям осталось жить лет 10, 15, 20, вот тогда возникает настоящая причина. Возникла ли она у кого-то из вас, я не знаю. Но если у кого-то возникла – это замечательно. Потому что наши близкие, как цели, дают нам огромный рывок для развития. Потом возникают другие – миссия, масштаб, влияние, всякие интересы. Но для тех страждущих и ищущих собственную мотивацию, для тех, кто не может найти, что же его зажигает и сидит на пустом месте, хочу обратиться. Не ищите далеко. Встаньте на ноги сами – купите шмотки, начните нормально кушать, одеваться и вы обнаружите потом, что вы полностью в состоянии изменить жизнь своих близких. И это является отличной причиной для первых шагов.
Михаил Дашкиев – сооснователь и руководитель проекта «Бизнес Молодость»
Определение жизненных приоритетов
Эффективность тайм-менеджмента во многом зависит от жизненных приоритетов человека. Они так же важны, как и цели. Но и здесь люди постоянно допускают ошибки.
Жизненные приоритеты, в большей степени, должны быть направлены по отношению к себе. То есть в первую очередь нужно подумать: «Что важно для меня? Что мне нужно, чтобы улучшить свою жизнь и её качество?».
Однако не надо полагать, что все, кто используют тайм-менеджмент, являются эгоистами.
Не все приоритеты должны быть направлены на себя любимого. О близких и родных людях тоже надо думать. Особенно если это родители, жена или дети. И нужно понимать, что у каждого свои приоритеты. То есть для кого-то важно только своё благополучие, а для кого-то благополучие всей семьи.
Но всё же основная часть приоритетов должна быть направлена на самого человека. Тогда продуктивность не будет падать и не произойдёт «перегорания», после которого, обычно, люди опускают руки.
Прививание привычек
Здесь речь идёт о полезных и хороших привычках, которые помогут достигнуть поставленных целей. Благодаря которым за день будут выполняться все запланированные дела. С помощью которых можно увеличить собственную производительность.
Какие это могут быть привычки? Например:
- Ежедневно просыпаться в 5 утра.
- Бегать по утрам 10 км.
- Всегда держать свои обещания.
- Вовремя приходить на встречи.
- Не смотреть телевизор и не читать новости.
- Никогда не жаловаться на что-либо.
- Всегда говорить правду.
Для привития полезной привычки достаточно 21 дня. То же самое касается и отказа от вредных привычек.
Главное правило наработки полезных привычек – 1 привычка в месяц. Да, этот процесс длительный. Особенно если планируется привить около 10 привычек. Но ведь и «Москва не сразу строилась».
Использование инструментов планирования
Эффективно управлять своим временем без ежедневного планирования крайне сложно и практически невозможно. Поэтому ежедневные планы – это неотъемлемый элемент тайм-менеджмента.
Под планированием стоит понимать список задач на каждый день. Ежедневно вечером человек не только подводит итоги прожитого дня, но и составляет список дел на следующий день. И для планирования он может использовать любые доступные и удобные инструменты.
Традиционным инструментом планирования является простой ежедневник. Он может быть бумажным или электронным. Однако лучше всего использовать первый, так как когда человек пишет от руки, а не набирает текст на клавиатуре, то он легче запоминает написанное. Соответственно в течение дня придётся меньше заглядывать в ежедневник и отвлекаться от более важных задач.
В ежедневник вписываются:
- Краткосрочные и долгосрочные цели.
- Ежедневный список задач и дел.
- Личные заметки.
- Отметки о достигнутых целях.
- Итоги прожитых дней с их подробным анализом (кол-во выполненных задач, временные затраты на те или иные действия, личная эффективность в течение дня (недели) и т.д.).
Подобные записи могут вестись в любом электронном виде. Главное, чтобы программа или приложение позволяли быстро вносить изменения в список дел.
При составлении планов и задач на день в тайм-менеджменте принято учитывать биологические циклы человека. Ведь подъём и спад активности у разных людей происходит в разное время. Поэтому при планировании эта особенность всегда учитывается.
Резюмируя можно отметить, что планирование – это самый главный момент тайм-менеджмента, без которого техника управления временем теряет весь смысл.
12 правил современного тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент не является сложной наукой и освоить такую технику может каждый желающий. Достаточно лишь придерживаться основных правил игры.
- Ежедневно заниматься планированием. Составлять список дел на каждый день и беспрекословно выполнять его.
- Ставить конкретные, реальные и ограниченные сроком краткосрочные и долгосрочные цели.
- Всегда придерживаться расставленных приоритетов направленных на себя (преимущественно) или близких людей.
- Исключить из жизни «пожирателей» личного и рабочего времени (социальные сети, компьютерные игры, просмотр ТВ, телефонные разговоры без надобности и т.п.).
- Выполнять самые сложные дела в первую очередь и не откладывать их на потом.
- Всегда говорить «Нет» ненужным делам.
- Концентрироваться на одном задании, пока оно не будет выполнено до конца. То есть нельзя перескакивать от одного действия к другому, пока одно из них полностью не закончено.
- Работать в комфортное для себя время, учитывая биологические циклы.
- Фильтровать всю входящую информацию. Особенно это актуально в эпоху популярности интернета, где полно информационного мусора.
- Соблюдать чистоту на рабочем столе (в том числе и на рабочем столе ПК или ноутбука).
- Организовать комфортное рабочее место.
- Всегда помнить, что сегодняшний день может быть последним в жизни. Ничто так не заставляет человека действовать, как страх смерти.
Что даёт использование тайм-менеджмента в жизни
Во-первых, тайм-менеджмент позволяет научиться управлять своим временем, а значит и управлять своей деятельностью и жизнью.
Во-вторых, данная технология помогает избавиться от пагубных привычек и заменить их полезными.
В-третьих, люди, использующие тайм-менеджмент быстрее достигают поставленных целей, легко обучаются и способны добиваться успеха в различных видах деятельности.
Более того, человек, живущий по всем канонам тайм-менеджмента:
- Имеет в распоряжении больше свободного времени для отдыха.
- Способен оперативно выполнять ряд задач в короткий срок.
- Меньше подвержен влиянию стресса.
- Меньше подвержен заболеваниям, которые вызываются стрессом, хронической усталостью и недосыпанием.
- Практически полностью контролирует свою жизнь.
Всё это относится к разделу преимуществ тайм-менеджмента. Но есть здесь и обратная сторона медали.
Недостатки тайм-менеджмента: почему не все могут управлять временем?
Сама технология выглядит практически идеально. Главное приложить некоторые усилия и человек становится настоящим хозяином своей жизни. Однако почему-то у многих не получается управлять личным и рабочим временем. И причина здесь кроется в ряде недостатков:
- Прежде чем применять тайм-менеджмент человек должен заняться самодисциплиной. А это совершенно другая технология, которая требует много времени, от чего не каждый хочет этим заниматься и остаётся наедине со своими размытыми целями и горой невыполненных задач.
- Сложность технологии – это главный недостаток тайм-менеджмента. Ведь по сути человек попросту ломает себя, покидает зону комфорта, перестраивается психологически и эмоционально, что для многих становится непосильным трудом.
- Не одно пособие или курс по тайм-менеджменту не дают конкретный план действий. В них чаще всего предлагают общие действия, которые подходят не каждому человеку.
- В одиночку сложно управлять собственным временем, так как всегда найдётся повод сделать себе поблажку. Поэтому тайм-менеджмент имеет больший эффект в коллективе (корпоративный тайм-менеджмент), где есть «смотритель».
Я перечитал огромное количество различных книг по управлению временем, управлению собой, самодисциплине. Многие из этих книг написаны сухим языком. Там очень мало методик, которые можно внедрить в жизнь человека, у которого есть большое количество проектов, дел и которые нужно делать уже прямо сейчас, ещё даже может быть вчера. И я понял, что эта проблема стоит не только у меня, но и у многих людей.
Алексей Толкачёв – основатель проекта «Школа Победителей»
Как видно, основные недостатки технологии кроются в психологии человека. Кто-то легко может перестроиться под новые условия жизни, а кому-то это не под силу.
В заключении хотелось бы отметить, что тайм-менеджмент действительно положительно сказывается на работоспособности, личной эффективности и успехе. И можно попробовать внедрить его в свою жизнь. Однако возлагать больших надежд на эту технологию не стоит.
Тайм-менеджмент, основные, особенно актуальные правила.
Вероятно вы хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>
Не секрет, что мы живём в мире, где события, дни, годы сменяют друг друга с огромной скоростью и часто опускаются руки от того, что настигает ощущение, что ты крутишься как белка в колесе и, так и ничего не успеваешь.
Как часто хочется, чтобы в сутках было как минимум часов 30. И как часто нехватка времени ведёт к растущему недовольству жизнью, собой, а это уже прямой путь к депрессиям, синдрому хронической усталости и болезням.
Есть ли выход из этой ситуации? Давайте разбираться.
Тайм-менеджмент — кто не успел тот опоздал. Как всё успеть за день
В современном мире время – это основное богатство и ресурс, правильное использование которого ведёт к успеху. А для инфобизнесмена, время – это деньги и если Вы ловите себя на мысли, что вы за компьютером сидите 2-3 часа, но по сути ничего не сделали для пользы своего Интернет бизнеса, то такое можно приравнять к потере денег.
Если такие мысли посещают каждый день, значит, каждый день Вы теряете деньги. И эту ситуацию надо менять. Время это ограниченный ресурс, если ты потерял его сегодня, то не сможешь восполнить завтра.
И вообще, каждому из нас отпущено определённое время, и ни за какие деньги мы не сможем этот лимит увеличить. Так что давайте учиться тратить время с пользой.
Сколько дел не сделано, а сколько ещё предстоит не сделать. Шутка.
И чтобы шутка не стала повседневным балластом, который тянет назад, начинаем изучать способы как всё успевать за день, как навести в голове порядок и приучить организм к последовательному ряду действий.
Управление временем — тайм-менеджмент
Есть специальное учение – тайм-менеджмент, обучащее техникам правильного управления своим временем. Существует большое количество тренингов, семинаров по тайм-менеджменту.
Есть отдельные направления Time management: тайм-менеджмент для женщин, тайм-менеджмент для детей, тайм-менеджмент для руководителей и даже экстремальный тайм-менеджмент.
Если вы думаете, что проблема нехватки времени и умения им управлять, это только проблема современности, это не так. Так еще в 20-е годы 20 века создаются целые институты, изучающие научную организацию труда и эффективное использование времени.
Был создан центральный институт труда, директором которого был А.К. Гастев. Был известен метод биолога А.А. Любищева – хронометраж, заключающийся в анализе количества времени, которое человек тратит на то или иное действие и выработке наиболее эффективного распоряжения своим временем.
Кафедра Time management
Есть и кафедра тайм менеджмента, которую открыли уже в наши дни в 2007 году на базе финансово-промышленного университета «Синергия».
В современные дни эффективное управление своим временем, это важное направление и необходимые знания, без которых не может быть построен успешный бизнес, что очень актуально, в том числе и для начинающих инфобизнесменов.
Ведь задача инфобизнесмена, да и любого человека, ведущего свои дела через Интернет это свобода, то есть возможность больше времени заниматься любимым делом, быть с семьёй, путешествовать, и здесь без обладания навыками тайм-менеджмента не обойтись.
Хочу сразу вас предостеречь, не надейтесь, что прочитав кучу популярных книг по тайм менеджменту, вы сразу сможете организовать свою жизнь так, как вы хотите.
Да, постепенно так и будет, но сначала придётся много потрудиться. Для этого надо приобрести навык – навык регулярных действий, которые сберегут уйму времени и позволят выполнять больше полезных действий, отличать главное от второстепенного и выбирать приоритеты.
Тайм-менеджмент, или, как всё успевать на работе за день. Time management для руководителей, женщин, детей
Его девизом является – успевать жить и работать. В организации времени Глеб Архангельский большое внимание придаёт организации отдыха. Причём как перерывов среди рабочего дня, так и отпуска и даже сна. Считая, что полноценный отдых увеличивает продуктивность.
У известного инфобизнесмена и есть книга «Экстремальный тайм-менеджмент», которую легко скачать на просторах Интернета. Советую прочитать.
В электронном виде книгу Николая Мрочковского и Алексея Толкачёва «Экстремальный тайм-менеджмент» можно скачать перейдя по ссылке нажав кнопку социальной сети внизу
Суть книги Николая Мрочковского в том, что в лёгкой ненавязчивой форме описывается как за неделю неудачник Глеб, который ничего не успевает по жизни, под руководством своего успешного соседа Макса изменяет свою жизнь.
Причём во всех сферах, на работе, с родственниками, с девушками, выполняя рекомендации Макса, Глеб меняется и становится более успешным.
Книга легко читается, так как выдержана в художественном стиле.
Лично для себя, изучив работы разных авторов по тайм-менеджменту, я сформулировал следующие правила, которых и стараюсь придерживаться.
Правила Time management
Первое Правило Тайм-Менеджмента
Определиться с тем, чего вы хотите и зачем вам это нужно. Поставить цели. Следует отметить, что цели должны быть реальные, пусть у вас их будет несколько, одна будет перетекать в другую, но вы должны точно знать, как эти цели осуществить.
Второе Правило Тайм-Менеджмента
Планируем. Я делаю это на маркерной доске, которая находится при работе перед глазами. Пишу то, что нужно сделать на следующий день перед сном. Маркерная доска делится на два столбца.
Слева столбец с жёсткими заданиями, справа столбец с мягкими заданиями, то есть с второстепенными.
В жёсткие задания вписываем обязательное задание на следующий день, которое не сделать нельзя, если конечно, не случится форс-мажор (жена рожает, затопили соседи, на дом упал метеорит, угнали машину).
Кстати, футбольная игра любимой команды не меняет планы. Вам надо сделать задание и всё. Другого быть не может.
Либо вносите в свой список и футбол тоже. Смысл в чётком планировании и выработке навыка исполнения.
Жёсткое задание по времени исполнения не должно занимать более половины дня. В связи с этим надо реальнее оценивать объёмы работ.
Это приходит с опытом и сложным назвать нельзя. Если решение задачи требует нескольких действий, то лучше её разделить на этапы. Почему лучше писать на маркерной доске?
Удобно, когда постоянно у тебя перед глазами висит приоритетное дело. Когда дело выполнено вы его стираете, испытывая удовлетворение.
Празднование малых достижений
А наибольший кайф, когда вечером перед вами совсем чистая доска, на которой есть место написать дела на следующий день. То есть у тренеров по мотивации даже есть обязательное условие на тренингах по успеху- празднование малых достижений.
Так празднуя малое, решая малые задачи, мы поедаем по кускам большого слона – наши глобальные цели, к которым стремимся.
Ранее я писал про инфобизнесмена , у которого есть полезное мотивационное видео, где он рассказывает, как съесть большого слона. Посмотрите это видео, оно впечатляет.
Планирование должно быть по времени, ведь, что толку, если вы сделаете все что запланируете, но при этом лишите себя сна, занятий здоровьем.
Поэтому планы должны быть реальные, выполнимые в отведённое рабочее время. Да, это возможно, ведь, имея чёткий план действий, вы не будете отвлекаться на дела, которые не запланированы, а значит, все успеете.
Ведь, если проанализировать, сколько времени тратится на общение в социальных сетях, аськах, на перекуры, перерывы, отвлечения на другие дела, то становится, очевидно, почему ничего не успеваете.
Электронную почту и страницы соцсетей проверяйте один раз с утра и не занимайтесь пустой перепиской. Тот, кто не планирует, всегда будет не успевать, отвлекаться на второстепенные задачи, и будет неудачником, виня других, хотя дело в неумении организовать свою работу.
Второе правило тайм-менеджмента у нас получилось такое развёрнутое. Переходим к третьему правилу, очень важному правилу успешных людей – правилу выставления приоритетов.
Третье Правило Тайм-Менеджмента
Все дела распределяем по их значимости. Наверху у нас самые главные дела, а затем второстепенные. С утра делаем самое важное.
Не то задание, которое легко сделать или быстрее сделать, а самое главное на сегодня. Это очень важно.
Есть даже правило от известного бизнес-консультанта (про историю успеха которого можете почитать статью на блоге), которое называется «съесть лягушку».
А проще говоря, если в начале дня выполнили самое трудное дело (съели лягушку), то потом будет намного легче, ведь самое неприятное с вами уже произошло.
Так здесь работает ещё и матрица или квадрат Дэвида Эйзенхауэра. Смысл в том, что все дела делятся на четыре группы: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
К тому же бывает, что некоторые неважные дела либо несрочные, что называется, рассасываются, то есть теряют свою актуальность, по ряду независящих от вас причин, и их уже просто не надо делать.
Здесь следует еще упомянуть о том, что нужно для себя определить список тех дел, которые вообще не приблизят вас к вашей цели, но отнимут ваше время.
Лучше составить список таких дел и постепенно, анализируя свой день, вносить туда все новые и новые дела, которым можно сказать нет.
Третье Правило Тайм-менеджмента также у нас малым не получилось, так как является очень важным и требует осмысления. Переходим к Четвёртому Правилу Тайм-менеджмента.
Четвёртое Правило Тайм Менеджмента
Порядок и успех в делах – порядок на вашем рабочем месте. Да, да, связь прямая. Вспомните, сколько времени вы тратите на поиски нужной бумаги или нужного файла в компьютере.
Организуйте ваше рабочее место так, чтобы вам было приятно на нём находиться.
Все ярлыки программ я вывожу в верхнюю горизонтальную строку, ярлык корзины ставлю справа внизу. Всё, кроме этого плюс виджета погоды и времени у меня ничего нет.
Вы скажите, что у вас много программ и значки едва умещаются на пяти строках. Значит, заведите две-три папки: папку с браузерами, важными программами и папку с редко использующимися программами.
Большинство ярлыков можно положить в эти папки и по мере необходимости, открывая папку запускать их.
Посмотрите на скриншот, как это выглядит на моём компьютере. Скриншот кликабелен и его можно увеличить.
Таким образом, Вы избавитесь от беспорядка на рабочем столе, от каши в голове. Без порядка будьте уверены, что каша в голове обязательно будет.
Когда то у меня рабочий стол был совсем другой. Спасибо тренингу «Антикаша в голове», который помог осмыслить важность порядка.
Не только у меня хорошие отзывы про тренинг »Антикаша в голове», мои партнёры тоже положительно отзываются о пользе для себя после прохождения обучения.
А мы переходим к Пятому Правилу Тайм-менеджмента.
Пятое Правило Тайм-Менеджмента
Не забываем использовать время в пути, например, за рулем или в ожидании чего-то.
За рулем или в общественном транспорте можно слушать аудиокниги. Например, Николая Мрочковского «Экстремальный тайм-менеджмент», или Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».
А на рабочем месте применить советы в жизнь.
Шестое Правило Тайм-Менеджмента
Если кто-то вашу задачу может выполнить с наименьшими затратами, чем вы сами, делегируйте ему это дело. В системе тайм менеджмента это так и называется метод делегирования.
Например, при ведении блога, часть статей вы можете отдать писать копирайтерам. Прочитайте статью про , где есть ссылки на биржи контента. Там Вы можете заказать статью.
Седьмое Правило Тайм-Менеджмента
Используем в построении своего бизнеса научный подход, а именно закон Парето. Заключается он в том, что 20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий к 20% результата.
Таким образом, концентрируемся на первых 20% усилий. Например, выделяем тех клиентов или те дела, которые приносят 80% прибыли и концентрируемся на их выполнении.
Если Вы занимаетесь , то делайте то, что приносит Вам деньги. В оставшееся время можете заниматься блоговедением, SEO оптимизацией, раскруткой и продвижением блога.
Восьмое Правило Тайм-Менеджмента
Любите себя, давайте себе бонусы за выполненные задачи. Причём, пусть эти вознаграждения будут не в конце большого дела, а в середине или даже в начале, авансом.
Лучшие книги по тайм-менеджменту
Представляю подборку полезных книг по тайм-менеджменту.
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
- Глеб Архангельский «Тайм Драйв»
- Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку»
- Трейси «Результативный тайм-менеджмент»
- «Управляй своим Временем»
- Мэтью Эдлунг «Время — деньги. Как подчинить время и заставить его работать на вас: в бизнесе, в творчестве, в личной жизни»
- Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью»
- Стив Прентис «Интегрированный тайм-менеджмент»
- Дон Аслетт, Кэрол Картаино «Как успевать жить и работать»
- Лотар Зайверт «Ваше время – в Ваших руках»
- «Жёсткий тайм-менеджмент»
- Тимати Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть»
- Алан Лакейн «Искусство успевать»
- Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»
- Кэрри Глисон «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности»
Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.
Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё - системы тайм-менеджмента. сайт разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент - это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.
Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд - другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.
Когда тайм-менеджмент бесполезен
Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.
Тайм-менеджмент - это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё . Потому что на самом деле тайм-менеджмент - это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного - отказаться.
Тайм-менеджмент - это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное - убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.
Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике - и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент - всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.
Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика - это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать - просто поищите другую. А ещё лучше - понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то - вечером или даже ночью.
Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя . Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо - это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы - попробуете другие. Так можно.
Как управлять временем
В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.
Планируйте: ставьте цели и задачи
Планирование - важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель - общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель - сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.
Составляйте списки задач на день и более длительные периоды - неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования - например, Trello или Wunderlist.
Так выглядит доска задач в Trello - это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.
Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня - заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.
Расставляйте приоритеты
Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.
Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.
Метод ABC
Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).
- A - важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
- В - важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример - внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её - вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
- С - задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.
К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E - от которых стоит отказаться вообще.
Матрица Эйзенхауэра
Метод назван по имени его создателя - президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:
- срочные, важные;
- важные, несрочные;
- срочные, неважные;
- неважные, несрочные.
Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.
Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.
Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.
Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, - так в него не попадёт ничего лишнего.
Выполняйте задачи
Запланировать задачи и определить их приоритет - только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.
Не пытайтесь решать несколько задач одновременно
Мозг - не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.
Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче
Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.
Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи
Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные - а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.
Научитесь отказывать
Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на "нет ", помните об этом.
Работайте так, как вам удобнее
Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче - попробуйте технику "Помидор ". Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.
И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя - не отказывайтесь от нее.
Оценивайте результат
Выполнили задачу - проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника "Помидор " не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.
Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.
Отдыхайте
Важная составляющая тайм-менеджмента - отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.
А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.
Не забывайте о важном
Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.
Дословно переводится термин с английского языка «управление временем». Конечно, никто не может научиться, в прямом смысле управлять временем, но у каждого из нас есть уникальная возможность попытаться использовать науку, под названием тайм-менеджмент с максимальной для себя эффективностью и продуктивностью. Термин этот ничто иное, как весьма оперативное планирование, позволяющее эффективно распределять своё время. В разных словарях по-разному характеризуют данное понятие, но смысл один – это особый научный подход, благодаря которому есть возможность повысить уровень эффективности от организации своего времени. Опытные тайм-менеджеры всегда говорят о том, что можно работать меньше, но получать в несколько раз больше.
Современный мир погряз в интернете и в частности в социальных сетях, поэтому люди относятся к течению времени с особым презрением и в какой-то степени даже с нерациональностью, не успевают жить полной жизнью. Проще всего тратить его как придётся, лишь бы день до вечера. Вы просто обязаны освоить важные знания, которые позволят со всей продуктивностью распоряжаться своим временем, не тратить его на всякую ерунду, то есть на какие-то бесполезные занятия. Необходимо стремиться выполнять любую работу с минимальными затратами и обращать внимание на то, как вокруг вас изменится мир постепенно, шаг за шагом, вы будете открывать для себя его преимущества. Всегда отдавайте преимущества только тем занятиям, которые приносят вам колоссальное удовольствие и вдохновляют двигаться дальше уверенно к своей цели. Вопрос управления временем является актуальной темой на сегодняшний день для каждого человека. Благодаря эффективному развитию этого полезного навыка вам удастся в несколько раз повысить личную производительность. Тайм-менеджмент словно волшебная палочка, обязательно расставит всё по своим местам, позволит успевать делать все дела и не отвлекаться на второстепенные факторы.
История тайм-менеджмента
Научный подход к процессу организации времени нельзя назвать новым, ведь история его возникновения уходит в далёкое прошлое. Сенека – великий философ и мыслитель, который жил более 2000 лет назад в Древнем Риме предложил ввести политику разделения времени: на то, которое было потрачено с какой-то пользой и совершенно бесполезное. Сенека решил ежедневно фиксировать в письменном виде, на что конкретно он тратил большую часть своего времени и мыслитель выделил особый термин – заполненности. То есть, это особый период времени, который он потратил с пользой для себя. Его записи легли в основу понятия «личная эффективность», оно актуально по сей день. Писатель и учёный Альберти, уроженец Италии и представитель 15 века говорил о том, что те люди, которые научились управлять своим временем с пользой всегда и во всём будут успешными.
Он выделил два правила, которыми стоит руководствоваться:
- Ежедневно с самого раннего утра составлять список дел.
- Дела расставлять в списке по уменьшению их важности.
Эти принципы так бы и остались теорией, если бы в конце 80-х годов прошлого века тема не стала постепенно переходить от теории к заветной практике. Необходимо научиться управлять временем каждому человеку, начальникам и подчиненным. Люди должны правильно рассчитывать собственными активами, благодаря которым можно смело наслаждаться жизнью во всех её проявлениях. Однако тут есть одно «но», ведь, по сути, тайм-менеджмент нужен далеко не всем, не правда ли? Многие люди просто стремятся «убить время» и тогда можно смело назвать тайм-менеджмент неактуальной дисциплиной, но лишь для этого человека. Очень важно разобраться в себе и определиться, на самом ли деле вам не хватает времени и куда бы вам очень хотелось деть свободные минутки, дни и недели, когда они появятся.
Основные части тайм-менеджмента:
- строгий контроль времени;
- процесс оптимизации временных ресурсов;
- планирование;
- мотивация.
Очень важно научиться управлять временем правильно, и это необходимо не только для рабочего процесса, но и для жизни в целом. Люди, которые сумели постигнуть это великое искусство, успешны не только в личной, но и в профессиональной жизни. Благодаря эффективному тайм-менеджменту есть возможность осмыслить каждый свой поступок, рассматривая его с точки зрения целесообразности и в дальнейшем как часть самосовершенствования .
Можно ли управлять временем: основные мифы
Можно смело говорить о том, что существует несколько основных стереотипов, которые касаются управления времени. Кто-то говорит с уверенностью о том, что тайм-менеджмент необходим человеку только для организации рабочего процесса и на территории стран СНГ можно назвать, данную методику совершенно неэффективной из-за особенностей менталитета. Человек чувствует, что его постепенно начинают зажимать в тиски, угнетать и это лишает его воли и свободы.
Миф №1. Никому не удастся управлять временем
С одной стороны данное утверждение является вполне обоснованным и рациональным, но в то де время ошибочным с точки зрения своего содержания. Действительно невозможно управлять временем, но можно в значительной степени замедлить его ход, или даже на несколько мгновений остановить. Начать необходимо с себя, и если вы научитесь управлять собой, руководствоваться правильными решениями и действиями, тогда смело можно расставить все приоритеты. Об этом нам рассказывает тайм-менеджмент, об управлении собственной жизнью. Очень важно подходить разумно и прагматично к действиям и стараться управлять собственным временем, и вы обратите внимание на то, как много остаётся свободных минут или даже часов, которые можно смело потратить на нечто другое. Такой подход к делу позволяет действовать максимально осознанно и обдуманно.
Каждый успешный человек привык строить планы и руководствоваться действиями, которые приводят к максимальной продуктивности. И вроде работают они столько же, сколько обычный человек в офисе, но получается у них как-то больше всего сделать и весьма продуктивно со стороны это выглядит. Секрет кроется в том, что они успевают сделать гораздо больше дел и это сказывается на их жизненных достижениях.
Миф №2. Работы станет ещё больше и выполнять её нужно будет с большей интенсивностью
Человек, который много работает и пренебрегает при этом своим отдыхом, гораздо быстрее устаёт и это прямой путь к возникновению депрессии. Вы должны стремиться снизить объём выполняемой работы и при этом зарабатывать гораздо больше год от года. Как же это можно сделать? Необходимо руководствоваться планом, и стараться отделять важное от второстепенного – вот и весь секрет успеха. Производительность не должна расти за счёт вашей скорости выполнениях тех или иных работ. Необходимо повышать личную результативность и постараться при этом исключить все ненужные задачи, посредством устранения «хронофагов» либо же «пожирателей времени».
Хронофагами называют многочисленные дела, которые являются совершенно бессмысленными. Их каждый человек выполняет в течение дня и даже не задумывается о том, являются ли они на самом деле целесообразными или же нет? Зачем по несколько раз проверять почту, листать ленту в социальных сетях часами и вести задушевные разговоры с коллегами, ведь всё это действительно лишено какой-либо смысловой нагрузки. Люди склонны просто откладывать на потом какое-то дело и не возвращаться к нему, пока не нужно будет в срочном порядке уже решать вопрос. В психологии это называется «прокрастинацией ». Но стоит только отбросить мелкие дела и признать для себя важность и значение всех многочисленных текущих задач – у вас попросту не будет времени на выполнение хронофагов.
Миф №3. Выполнять любые действия нужно будет строго по расписанию, и это лишит свободы выбора и действий человека
Признайтесь честно себе, наверняка и вы очень боитесь в один прекрасный день превратиться в робота, который выполняет всю работу автоматически. Но ведь даже у таких механизированных устройств есть собственные устойчивые шаблоны поведения, а также сформированные привычки. Если вы научитесь управлять собственным временем, вам удастся создавать свободу, но уж никак не ограничивать ей, запомните это. Тайм-менеджемент необходим каждому, кто стремиться научиться рационально распределять собственные жизненные ресурсы, и сделать это максимально эффектно и с пользой для себя.
Ежедневно в плане на день у вас должно быть больше четырёх важных дел, профессиональные и личные в том числе. Всё, что вы считаете нужным, и важным обязательно стоит занести в свой список дел и руководствоваться им на протяжении всего дня. Даже если вы домохозяйка и привыкли проводить день в рутине, вам обязательно стоит воспользоваться советом и составить план. Планирование позволит вам максимально эффективно достигать важных целей и освобождать время для отдыха, похода с друзьями в кино, общения с родными и т.д. Только благодаря тайм-контролю вам удастся достичь результата гораздо быстрее и с минимальными затратами. Не думайте, что жизнь по расписанию будет угнетать вас или заковывать ежедневно в какие-то рамки. Благодаря организации труда вы сможете много добиться в жизни, творческий подход ещё никто не отменял, поэтому можете им смело руководствоваться.
О планировании времени: принципы тайм-менеджмента
Пора уже перейти от слов к делу и на практике посмотреть, как же можно научиться управлять временем и с чего именно стоит начать планирование и контроль за временем и действиями. Будьте готовы к тому, что у вас точно возникнут трудности на пути достижения заветной цели, но только благодаря настойчивости вам удастся добиться поставленной цели.
Принцип №1. Нужно планировать каждое своё действие
Очень важно завести полезную привычку, под названием планирование и на ближайший день расписывать свои планы, можно даже на неделю вперёд. Этот подход имеет практическое значение в любой работе и совершенно не важно, вы в офисе сидите или же работаете у станка. Благодаря чёткому плану можно сэкономить время, повысить свою продуктивность. Даже если каждое ваше действие сковано какой-то инструкцией от начальства, всегда можно выполнить работу оперативно и потратить гораздо меньше времени, чем обычно. Всегда записывайте свои цели, не важно в электронном виде или в письменном – главное записать.
Занимайтесь планированием своего дня, составление списка заданий и важных целей позволит вам уверенно двигаться вперёд с особой продуктивностью, не отклоняясь при этом от курса. Очень важно дробить большие задачи на несколько частей. Можно смело делить объёмные дела, выделяя несколько подзадач, и не рекомендуется хвататься за какой-то масштабный проект, заранее не взвесив все «за» и «против». Должно оставаться немного времени на так называемый форс-мажор, который у вас может возникнуть в течение дня, это непредвиденные обстоятельства к которым должен быть готов каждый.
Принцип №2. Постановка целей и задач
Всё начинается с планирования, ведь без него вы точно не сможете добиться поставленной цели. Постарайтесь прямо сейчас сформулировать основную цель, которую обязательно стоит разбить на несколько активных задач. Этот навык называется «декомпозиция целей», и есть возможность у каждого человека постепенно на практике перейти от общих целей к частным. Цель должна быть:
- конкретной;
- измеримой вами;
- достижимой за какой-то промежуток времени;
- актуальной, стоит разобраться в том, действительно ли она вам поможет в достижении собственных целей.
Благодаря чётко сформулированной цели, у вас есть возможность последовательно прийти к её выполнению и благодаря этому вы в значительной степени сократите время на выполнение этой работы. Залогом успеха является чётко сформулированная цель.
Принцип №3. Фиксирование плана действий
Обязательно стоит после каждого выполненного задания фиксировать план своих действий, ведь это очень важно. Можно выделить несколько рабочих инструментов, которые позволят из сухой теории, посмотреть на практике как это будет выглядеть и только благодаря наглядным примерам это возможно. Один из методов «Диаграмма Ганта», который заключается в том, что следует разбить задачу на несколько основных этапов, и выполнить каждый из них последовательно. Не забывайте указывать временные рамки, которые отводятся для того или иного проекта и очерёдность выполнения каждой из задач. Можете смело группировать несколько однотипных задач, а более объёмные ещё на несколько последовательных задач разбивать. Наглядный план позволит в значительной степени сэкономить своё время и быстро если нужно включиться в рабочий процесс.
Принцип №4. Правильно расставленные приоритеты
Многое зависит от того, в какой момент вам удалось определить главную цель и если вы сделали это на начальных этапах – успех не заставит себя долго ждать. Основная задача – стараться уверенно двигаться вперёд и выполнять каждую задачу последовательно, не откладывая на потом. Можно использовать принцип «АБВ», то есть стараться «А» — самое важное делать в течение дня, «Б»- менее важное задание выполнять после важного и «В» — это второстепенные задачи. Первое в списке всегда самое главное, то что пришло вам сразу на ум. Обычно это сложные задачи, но не стоит сдаваться и опускать руки, лениться, испытывать страх и т.д. После выполнения сложной задачи вам станет гораздо легче продвигаться вниз по списку, и вы сумеете самостоятельно оценить эффективность деятельности на данном жизненном этапе. Начните с утра с самого сложного и неприятного, это называется «съесть лягушку на завтрак».
Принцип №5. Всегда нужно начинать с главного
Чтобы добиться успеха, очень важно научиться фокусироваться на поставленных в первую очередь целях. Тайм-менеджмент учит не отвлекаться на какие-либо посторонние и второстепенные факторы, просто уверенно двигаться вперёд и стараться правильно распределять задачи, которые в приоритете и это позволит вам быть максимально продуктивными в выполнении того или иного задания. Время- это процесс, который невозможно восполнить, это самый ценный ресурс на планете. Вы можете потратить деньги и потом их заработать, но время вернуть уже не удастся. Второстепенные дела не должны рушить статистику вашей продуктивности, постарайтесь научиться управлять временем, можно смело экспериментировать с разными техниками:
- делегирование – способ, позволяющий поручать выполнение своих дел другим людям;
- умение вовремя сказать «нет», вы избавите себя от новых поручений и обязанностей, которые могли бы внезапно свалиться на голову.
Принцип №6. Анализ собственного опыта и создание новых принципов тайм-менеджмента
Важно время от времени оглядываться назад, чтобы сделать правильные выводы и понять, в каком направлении стоит дальше двигаться. Может, вовсе и не стоит менять то самое заветное направление и вас всё устраивает, либо же можно умело подкорректировать процесс и постараться принять меры по исправлению тех аспектов, которые не нравятся. Постарайтесь провести анализ ситуаций, в которых пострадали ваши личностные ресурсы.
На проблему стоит смотреть с разных сторон, чтобы разобраться в ситуации. Если вам кажется, что постепенно вы утратили контроль над какой-то задачей, либо же слишком глубоко в неё углубились, всё равно не нужно останавливаться на достигнутом, важно провести процесс оптимизации своих действий. Смело создавайте собственные правила и старайтесь ими руководствоваться. Лишь тот, кто старается вовремя всё исправить и усовершенствовать обязательно достигнет заветного успеха, и невыполнимая миссия уже не покажется вам такой сложной. Тайм-менеджмент помогает лишь тем, кто готов следовать его правилам ежеминутно, пополняя багаж новыми знаниями, которые можно смело черпать из книг.