Что такое пресс релиз и как его написать. Как написать пресс-релиз
Пресс релиз
Пресс-рели́з - сообщение для прессы; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение её позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ .
Как правило, содержит официальную позицию организации в виде реакции на тот или иной информационный повод . Официальные государственные органы иногда выпускают пресс-релизы в форме «ответов на вопросы».
Пресс-релиз является главным PR-документом в любой организации. Пресс-релиз позволяет организации информировать СМИ о важных событиях, произошедших в организации и являющимися интересными или необходимыми для освещения их широкой общественности и/или конкретной целевой аудитории. Пресс-релизы распространяются среди журналистов на брифингах и пресс-конференциях , либо рассылаются через средства связи.
Технология подготовки и написания пресс-релиза
Пресс-релиз стоит писать, если есть действительно интересная новость, иначе скорее всего неинформативный и ненужный пресс-релиз журналистами будет оставлен без внимания, а работа над таким пресс-релизом окажется бессмысленной. Чтобы материал пресс-релиза был напечатан в нужных СМИ, желательно, чтобы материал в пресс-релизе отвечал следующим правилам:
- информация пресс-релиза должна быть интересна и нужна аудитории того издания, куда направляется пресс-релиз;
- информация должна быть актуальной, на «злобу дня»;
- информация должна быть близка читателям, общественно-значимой. Хорошо, если информацию можно связать с какой-нибудь общественно-важной проблемой;
- информация должна быть «свежей»;
- хорошо, если в пресс-релизе присутствуют слова одного или нескольких лидеров мнений на данную тему.
Чем лучше и больше отвечает пресс-релиз вышеприведённым правилам, тем более вероятно, что его опубликуют в прессе, а не выкинут в корзину. Если организация раз за разом будет присылать неинформативные пресс-релизы, то о других материалах, исходящих из той же организации, у журналистов сложится соответствующее мнение.
Самым распространённым методом написания пресс-релиза является привязка новости к определённой дате, в том числе и реально не существующей. Это может быть День рождения компании, День 100-го покупателя, День 100-дневного существования фирмы и т. д.
Структура пресс-релиза
Заголовок и лид пресс-релиза являются наиболее важными во всём этом документе. Именно по первым строчкам журналист определяет интересна ли данная новость его изданию или её можно выбросить. Поэтому заголовок должен быть ярким, чтобы максимально заинтересовать любого, кто его начнёт читать. Лид - это первый абзац. Он должен состоять из одного предложения, в котором кратко излагается суть новости (события и т. п.). Здесь важно указать информацию в следующем порядке: кто является участником произошедшего события, новости и т. д., что за событие, новость, когда и где оно произошло или произойдёт, почему оно произошло и как оно произошло.
Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей.
- Пресс-релиз-анонс - информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу.
- Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) - несёт в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.
- Информационный пресс-релиз - информирует о текущем, ещё не завершённом событии. В этом пресс-релизе даётся только отчёт о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.
Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера. он должен быть небольшим по объёму (не больше двух страниц) и содержать в себе информацию только об одной-единственной новости. Информация в прессе-релизе должна отвечать требованиям того издания, куда был отправлен пресс-релиз.
Литература
- Игнатьев Д., Бекетов А. Настольная энциклопедия Public Relations. - 2-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2004. - 496 с.
- Гундарин М. Книга руководителя отдела PR. - СПб.: Питер, 2006. - 368 с. - ISBN 5-469-00880-0.
См. также
Ссылки
- рекомендации по написанию хороших пресс-релизов (оригинал на английском)
- Личный взгляд на пресс-релизы Статья описывает приемы создания эффективных пресс-релизов.
- Сервис по размещению пресс-релизов Архив пресс-релизов компаний.
- Размещение пресс-релизов База пресс-релизов с 1996 года.
- Размещение пресс-релизов и пресс-китов Бесплатный модерируемый сервис размещения пресс-релизов и пресс-китов.
Wikimedia Foundation . 2010 .
Книги
- Шпаргалка пресс-секретаря. Церковь и СМИ , Эдуард Валерьевич Ананьев. В книге рассматриваются аспекты взаимодействия между церковью и обществом, а также даются практические рекомендации для пресс-секретарей: как правильно выстроить отношения со СМИ, написать…
Часто неискушённые в журналистике люди путают два понятия – пресс-релиз и пиар, отождествляя их, то есть считают, что это одно и то же. Помогут понять, чем отличается от пиара пресс-релиз примеры готовые для СМИ. Что такое пресс-релизы? Это информационные статьи. Основная цель их написания – привлечь внимание средств массовой информации к какому-либо событию, происходящему в компании или к выпуску новой продукции, которая может представлять интерес для прессы. Решение о публикации пресс-релиза принимается, как правило, главным редактором при актуальности события. Любой документ коммерческой направленности для рекламирования товара или услуги является пиаром, в этом и есть разница. Иногда статья может быть опубликована на платной основе в качестве рекламы.
В тех случаях, когда у компании есть какие-либо интересные предложения для потребителя или новые разработки, то имеет смысл задействовать канал СМИ, который сможет осветить в прессе или на телевидении информацию о новинках. Продукция крупных компаний всегда находится под пристальным вниманием, поэтому их пресс-релиз обязательно вызовет интерес журналистов для конкретной целевой аудитории. Необходимо учитывать все факторы подачи информации с учётом профильной специализации издания. Дословный перевод фразы press release – информация для прессы, то есть интригующие новости, которые интересно будет изложить в прессе.
Как правильно оформить документ?
При новостной направленности пресс-релизы должны оформляться строго определённым образом:
- Для оформления используется фирменный бланк.
- Придумывается броский интересный заголовок, привлекающий внимание.
- Сразу в первом абзаце излагается суть новости , отвечающая на основные вопросы.
- Затем в нескольких абзацах излагается основная тема, перечисляются особенности, преимущества товара или услуги, характеристики и важность для соответствующей области рынка.
- Желательны вставки высказываний руководства или генерального директора.
- Последний абзац содержит краткую информацию о деятельности компании и основных достижениях, имеющихся наградах, перспективах развития.
- Заканчиваются пресс-релизы контактными данными ответственного лица (пресс-секретаря или руководителя PR-службы).
Рассылать документ следует целенаправленно только тем СМИ, которые специализируются в данной области. На практике же часто пресс-релизы отправляются во все организации подряд, но и не всегда в те, от которых может последовать публикация.
Имеет смысл отправлять пресс-релизы на новостные сайты, на которых располагаются корпоративные новости, откуда информация может заинтересовать рекламные агентства. Учитывая особенности, которым должен соответствовать пресс-релиз, пример может содержать картинки, фотографии, схемы для лучшего восприятия информации.
Какую информацию может охватывать пресс-релиз?
Документ должен включать в себя интересную информацию следующей направленности:
- Об изменениях и перестановках в руководстве компании, кадровых изменениях, банкротстве или объединении нескольких компаний в единую корпорацию.
- Выпуск новых изделий или услуг.
- Информировать людей о предстоящем мероприятии или событии.
- Информация о выходе на новые рынки сбыта.
- Освещение кризисных ситуаций, происшествий, аварий .
- Комментарии о развитии той или иной отрасли.
Разновидности пресс-релизов в зависимости от цели использования
- Информационный – новость о фирме или услуге.
- В виде анонса – сообщение о планируемом событии, приглашение на его посещение с освещением ожидаемого эффекта и назначения.
- Пиар новости – документ о прошедшем событии с указанием имён основных участников, результатам, проведённым акциям, описанием самых интересных событий.
- Рекламного характера – информация, составленная профессионально, интересная для широкого круга людей.
- Современный тип пресс-релиза – выполняется не в текстовом формате, а в виде аудио- и видеофайлов. Такой вид предоставления новостей особенно хорошо воздействует на молодёжь, и это следует учитывать при оценке целевой аудитории.
Пресс-релизы имеет смысл писать только при наличии интересной, актуальной новости, злободневной и охватывающей реалии современной жизни. Объём текста не должен превышать двух страниц. Важно понимать, что стилистику текста нужно ориентировать на издание и потенциальную аудиторию. Иногда даже на одну и ту же тему пишется несколько вариантов документа. И каждое СМИ будет освещать проблему по-разному, что в итоге предоставит картину более многогранно.
Готовые примеры пресс-релиза
Готовый образец пресс-релизов выглядит следующим образом:
Вывод
Рассмотренные примеры правил написания пресс-релизов позволят по образцу выполнить любое задание. Этот вид предоставления информации актуален и является неотъемлемой частью развития любого бизнеса.
Информационное сообщение для прессы
Структура, темы и технология написания пресс-релиза
Развернуть содержание
Свернуть содержание
Определение
Пресс-релиз - это письменное заявление в средствах массовой . Он может предоставлять информацию о новостях, включая запланированные мероприятия, повышение персонала, новую продукцию и услуги, достижения и др. Журналисты обычно рассматривают пресс-релиз как очерк. Это основной инструмент работы сотрудников по связям с общественностью (пиарщиков), и мы вам расскажем, как правильно его написать.
Пресс-релиз - сообщение для прессы; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение её позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ.
Информация должна быть удобоваримой для восприятия читателями, общественно значимой. Хорошо, если информацию можно связать с какой-либо общественно важной проблемой;
Информация должна быть «свежей» - о событии, произошедшем сегодня, в крайнем случае - вчера, либо ожидающемся в ближайшем будущем;
Удачно, если в пресс-релизе присутствуют слова руководителя компании (организации), наиболее авторитетных экспертов в предмете, одного или нескольких лидеров мнений (ньюсмейкеров) на данную тему.
Чем лучше и точнее пресс-релиз отвечает вышеприведённым правилам, тем более вероятно, что его опубликуют в прессе или используют при подготовке материала для печати, а не выкинут в корзину. Если организация раз за разом будет присылать неинформативные пресс-релизы, то о других материалах, исходящих из той же организации, у журналистов сложится негативное мнение.
Самым распространённым методом написания пресс-релиза является привязка новости к конкретному знаковому событию, итогам за определённый , либо к дате, в том числе и реально не существующей. Это может быть день рождения компании, День 100-го , День 100-дневного существования фирмы и т. д.
Весьма эффективно, когда распространение пресс-релиза сопровождается непосредственными либо телефонными контактами с журналистами, отвечающими за использование этого пресс-релиза в СМИ.
Пресс-релиз о компании
Для любого размещения пресс-релиза существуют определенные правила и требования:
Информация, публикуемая в пресс-релизе должна быть интересна целевой аудитории;
Актуальность публикуемой информации;
Значимость информации, т.е. не стоит публиковать лишь бы что-нибудь, интересная и значимая информация принесет больше пользы.
Структура пресс-релиза
Заголовок и лид пресс-релиза являются наиболее важными во всём этом документе. Именно по первым строчкам журналист определяет, интересна ли данная новость его изданию или её можно выбросить. Поэтому заголовок должен быть ярким, чтобы максимально заинтересовать любого, кто его начнёт читать. Лид - это первый абзац.
Он должен состоять из одного предложения, в котором кратко излагается суть новости (события и т. п.). Здесь важно указать информацию в следующем порядке: кто является участником произошедшего события, новости и т. д., что за событие, новость, когда и где оно произошло или произойдёт, почему оно произошло и как оно произошло.
Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объёму (не больше двух страниц) и содержать в себе информацию только об одной-единственной новости. Информация в прессе-релизе должна отвечать требованиям того издания, куда был отправлен пресс-релиз.
Пресс-релиз-анонс
Пресс-релиз-анонс - информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу.
Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз)
Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) - несёт в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.
Информационный пресс-релиз
Информационный пресс-релиз - информирует о текущем, ещё не завершённом событии. В этом пресс-релизе даётся только отчёт о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.
Размещение пресс-релиза компании
Помимо освещения проходимых и прошедших событий у размещения пресс-релизов есть еще немало преимуществ.
Размещение пресс-релиза в популярных СМИ обеспечивает стабильный трафик заинтересованных лиц. Если соблюдены правила значимости и актуальности, то существует огромная , что потенциальным клиентам потребуется больше информации. Где они её будут искать? Естественно у вас (на сайте или в офисе, или даже по ). И каким образом это вывернуть в новые продажи или лучшие условия – задача .
Еще одно несомненное преимущество размещения пресс-релиза – это дополнительные ссылки на ваш сайт. Сегодня, в мире информационных технологий, основная масса пресс-релизов размещается в сети Интернет, и как следствие это лишние ссылки на сайт (а ссылки не бывают лишним), что будет способствовать дополнительному продвижению сайта компании в поисковых системах.
Создание благоприятного имиджа компании – еще одно преимущества пресс-релиза. Чем чаще упоминание о вашей компании встречается во всевозможных СМИ, тем это лучше для продвижения бренда компании. Тем более это гораздо дешевле многих прочих способов продвижения.
Видеть отзывы других людей, размещающих комментарии под пресс-релизом компании. Обратная связь всегда полезна. По крайней мере, у вас будет мнение о вашей компании из «первых рук».
На самом деле СМИ огромное множество, причем как в электронном, так и печатном виде. Есть, конечно, и бесплатные, но в основной массе источников взимают определенную плату за принятие и публикацию пресс-релиза. Поэтому приходится выбирать из соответствия «цена – количество и качество источников информации».
Очень удобно, обращаться к какому-либо агрегатору, аккумулирующему множество средств массовой информации. Во-первых, это обходится дешевле, чем к каждому по отдельности. А во-вторых, удобнее в плане экономии времени и нервов.
Основные правила написания пресс-релиза
При составлении пресс-релиза важно учесть следующие элементы:
Наименование документа;
Заголовок (отражает тему и суть);
Текст пресс-релиза с указанием в первую очередь даты и места проведения события;
Контактные данные человека, который может предоставить уточнения по тексту (ФИО, e-mail, телефон).
Пресс-релиз должен быть актуальным и представлять ценность для аудитории издания, в которое он отправляется. Поэтому при написании пресс-релиза важно уметь заинтересовать читателя либо зрителя конкретного издания, донести информацию понятным и простым языком. Можно добавить в него интервью, комментарий кого-то из руководителей компании – это позволит «оживить» текст. В конце пресс-релиза можно поместить информационную справку о компании: сфере деятельности, продукции, финансовых и т.п.
Оформляют пресс-релиз обычно на фирменном бланке компании, пишут размером на 1-2 страницы и отправляют журналистам в основном по электронной почте, реже - по факсу.
Резюме пресс-релиза
Резюме пресс-релиза – анонс, который содержится в первом абзаце текста, где кратко называется информационный повод и содержится ответ на вопросы «кто, где, что и когда». Именно этот абзац редакторы помещают на лицевых страницах новостных лент и анонсах эмиссий ценных бумаг. По нему читатель определяет, о чем пресс-релиз, и решает, читать его дальше или нет. Анонс может содержать максимум два предложения. И эти первые предложения – самые важные. На их написание нужно тратить столько же времени, сколько на весь остальной текст.
Основная часть пресс-релиза
Основная часть пресс-релиза, или сама новость. Согласно принципу «перевернутой пирамиды» (вершина сконцентрирована в первом абзаце), все подробности располагаются последовательно отдельными абзацами - в одном абзаце одна подробность по степени значимости.
Контакты
Контакты: имя контактного лица, его должность, адрес сайта, адрес электронной почты для обратной связи, телефон.
Справка о компании
Справка о компании: краткое представление компании, название, направление деятельности, место на рынке.
Схема написания достойного пресс-релиза
Скажу честно, данную схему стянул с какого-то зарубежного сайта, поэтому не буду утверждать, что это неоспоримая истина, но она мне понравилась.
Пишите новость, а не просто пресс-релиз. Определите основу вашей истории – человек, компания или событие и не смешивайте их в одном пресс-релизе. Пишите для конкретной целевой аудитории – не распыляйте усилия.
Если вы не можете привлечь внимание читателей – не пишите вообще. Пишите для каждого отдельного читателя лично. Ваш пресс-релиз не будут читать толпой одновременно с одного монитора. Не забывайте про фотографию, но не очень «тяжелую» (пресс-релизы с телефонов тоже читают). Пресс-релиз без фото, что лягушка без болота
На этом пожалуй закончу данную статью, хотя в перспективе, думаю, еще будут на эту же тему, так чтоподписывайтесь на обновления блога.
Коммюнике
Коммюнике - формальное уведомление об исходе международных переговоров, соглашении, ключевых событиях в жизни страны, например о ходе военных операций, совещаниях, сборах, саммитах. В контексте международных отношений коммюнике может быть как сообщением одной стороны, так и совместным актом сторон переговоров, при этом излагаются как положительные моменты, так и разногласия и особые мнения.
Совместное коммюнике не имеет статуса международного , но в то же время может содержать положения, которые стороны могут рассматривать в таком качестве. Если в коммюнике указана информация о договора, которая не изъявлена в какой-либо иной официальной форме, её рассматривают в качестве международного договоренности.
Совместные коммюнике с договорными обязательствами были характерны для социалистических стран.
Последние лет 10 пиарщики и прочие сочувствующие люди из медиаиндустрии дружно хоронят пресс-релизы. Мол, пресс-релиз мёртв и теперь всем СМИ подавай уникальную информацию. Но бывают случаи, когда пресс-релиз компании просто необходим - например, когда у вас ПАО и вам по закону необходимо известить общественность о финансовых результатах компании или сообщить о перестановках в топ-менеджменте. Или когда от деятельности вашей организации зависит благополучие всего города (например, вы отвечаете за электричество, воду или подачу тепла), а на линии случилась авария. Или когда вы организуете масштабный event и хотите пригласить на него как можно большее количество людей.
Во всех этих случаях тот или иной вид пресс-релиза бывает просто жизненно необходим. Но, несмотря на то, что пресс-релиз является самым базовым PR-текстом, от журналистов с подозрительной частотой поступают жалобы на то, что профессиональные (вроде как) пиарщики, писать релизы не умеют. Мы решили написать небольшой текст с рекомендациями о том, как сделать релиз максимально удобным для журналиста.
Правило №1: Придерживайтесь правила «перевернутой пирамиды»
Правило «перевернутой пирамиды» возникло в эпоху расцвета печатных СМИ в Америке. Тогда журналисты придумали очень удобную систему написания новостей, которая сокращала бы временные затраты на редактуру: основная информация новости содержится в первом абзаце (лиде), а дальше абзацы содержат детали новости по убыванию значимости. Такая структура текста позволяла при нехватке площади на полосе не глядя отсекать абзацы, начиная с самого последнего.
Идеально написанная новость - это та, в которой можно оставить только лид, и при этом читатель всё равно сможет понять, в чем же, собственно, новость.
Позже пиарщики тоже прознали про это правило, и, чтобы увеличить шансы своей новости на попадание в газету, начали писать пресс-релизы по правилу «перевернутой пирамиды».
Самое главное, что тут надо запомнить - в первом абзаце должна содержаться вся ключевая информация о событии. Очень коротко эту информацию можно уложить в формулу 5W1H: what, who, where, when, why, how, т.е. в лиде должны быть ответы на вопросы «что произошло?», «кто участвовал/организовывал?», «где произошло/произойдет событие?», «когда произошло событие?», «почему произошло событие?» и «как оно произошло?».
Помните - лид должен быть новостью уже сам по себе. Не обязательно всю информацию укладывать в одно предложение, но желательно уместить пару предложений с ответами на ключевые вопросы в один короткий абзац.
Правило №2: Выберите информативный заголовок
Некоторые компании до сих пор предпочитают высылать пресс-релизы без заголовков (или с заголовком «Пресс-релиз»). Это очень затрудняет работу журналиста, который получает по нескольку десятков, а то и сотен писем в день. Если заголовок заинтересует журналиста, то он прочитает лид, если заинтересует лид, то он прочитает и новость до конца.
Существует три базовых подхода к заголовкам новостей.
- Подход первый - вы просто делаете в заголовке выжимку основной идеи пресс-релиза. Например, «Компания N сделала то-то» или «Генеральный директор компании N заявил о том-то» .
- Подход второй: представить, как это будет смотреться в СМИ в виде новости, то есть уцепиться за интересную и общественно-значимую деталь. Например: «17 июня возможны перебои с подачей горячей воды в районах X, Y и Z» или «Из-за проведения мероприятия X улицы в центре города будут перекрыты» .
- Подход третий - это выноска в заголовок интересной цитаты спикера вашей компании, который комментирует новость. Например, «Иван Иванов, генеральный директор компании N: «Ситуация с X - это происки конкурентов»» или «Иван Иванов, N: «Сотрудники, допустившие ошибку, уже уволены»». Все три типа заголовков могут быть информативны и интересны, но в каждом конкретном случае необходимо выбрать наиболее уместную стратегию.
Правило №3: Дайте цитату эксперта
Цитата очень хорошо оживляет новость, позволяет вписать в неё то, что невозможно вписать в официальный текст новости. Но и тут есть несколько правил.
Во-первых, цитата должна быть от компетентного в вопросе и/или высокопоставленного в организации человека. К слову, это совсем не обязательно должен быть именно генеральный директор.
Например, дать комментарий по вопросам безопасности пользователей интернет-сервиса может технический директор, который по-человечески объяснит, почему ваш сервис так тяжело взломать, а прокомментировать новость о новых возможностях стажировки в вашей компании сможет HR-директор.
Некоторые компании привлекают для своих релизов комментарии экспертов, которые не являются сотрудниками компании - например, запуск новой линии производства полезных продуктов может прокомментировать квалифицированный врач-диетолог, а развенчать скандальную новость о том, что в вашей колбасе нашли мышь, может руководитель местного отделения надзорного органа, который совсем недавно проверял соответствие вашего производства требованиям законодательства и никаких отклонений не нашел.
Во-вторых, цитата должна быть достаточно эмоциональной, чтобы иллюстрировать речь живого человека, но содержать достаточное количество конкретики - данных, цифр, мнений и т.д.
Правило №4: Используйте только редактируемые форматы файлов
Пиарщики, которые отправляют пресс-релизы в формате PDF или в виде скана подписанного начальством релиза, конечно, давно уже стали притчей во языцех среди журналистской братии. Скажем только одно - не надо так.
Присылайте пресс-релиз журналисту в том виде, в котором он сможет его прочесть, скопировать и отредактировать.
Самые продвинутые, помимо приложенного файла релиза в Word, дублируют ещё и текст новости в теле письма, чтобы сэкономить журналисту и те наносекунды, которые тот тратит на открытие или загрузку приложенного к письму файла. Стоит так делать или нет - решать, конечно, вам, но журналисту такой подход и правда очень удобен.
Вообще, в принципе, сопроводительное письмо к релизу игнорировать не стоит. Даже если вы не дублируете текст новости в письмо, хотя бы в двух словах объясните, в чем содержание новости. И да, вместо темы можно (и нужно) использовать заголовок релиза, чтобы журналист не запутался в километрах переписки с вами, если такая возникнет.
Правило №5: Позаботьтесь о дополнительных материалах
Не нужно думать, что работа над релизом закончилась тем моментом, когда вы написали сам текст. Журналистам сегодня нужны и дополнительные материалы. Например, если вы написали релиз о финансовых результатах компании, пришлите и отчет о финансовой деятельности, чтобы журналист мог сам его изучить и найти что-то интересное. Если вы пишете релиз об аварии, которая вызвала гололёд на улицах города, приложите фотографию с места событий. Если ваша новость заключается в том, что в вашей компании сменился топ-менеджмент, то приложите к релизу биографические справки менеджеров и их фотографии. Если ваш релиз содержит комментарий спикера и при этом вы отсылаете его на радиостанцию, запишите аудио-версию комментария.
Важный совет: если файлов слишком много и они тяжелые, то не стоит прикреплять их к письму - так возникает риск того, что ваше письмо не дойдет до адресата из-за большого размера или попадет в спам. Делайте скидку на то, что не всем журналистам нужен весь объем мультимедиа-файлов, которые вы собрали: кому-то нужна только одна фотография, а кто-то захочет скачать аудиокомментарий. На этот случай лучше выложите все тяжелые мультимедиа-файлы на файлообменник и дайте журналистам доступ к этому архиву (пришлите ссылку). Максимально облегчите журналистам навигацию по виртуальной папке в файлообменнике: на каждом файле должна быть подпись того, что там внутри. То есть «Фото Ивана Иванова (портрет)», а не просто «IMG 082012».
Ну и, конечно, не стоит писать новости по всем маломальски значимым поводам. Здраво оценивайте новостной потенциал вашего релиза и не отправляйте новость в те СМИ, которые априори не заинтересованы в подобной информации.
Начните пресс-релиз с броского заголовка, выделенного жирным шрифтом. Начните основной текст с даты и города, где пресс-релиз будет выпущен. Первое, оно же ключевое, предложение должно кратко излагать предмет релиза. В остальной части текста важно отразить все важные детали сообщения: кто, что, когда, где, почему и как. Сначала изложите наиболее важные моменты, затем приведите общую информацию, а в конце не забудьте указать контакты.
Шаги
Пишем выделяющийся пресс-релиз
- Сайт wikiHow признан самым надежным источником информации. Поняли, как это работает? Теперь вы хотите узнать подробности! Заголовок пресс-релиза должен захватывать журналиста так, как читателей захватывают заголовки газет. Он может описывать последнее достижение организации, недавнее событие, заслуживающее огласки, новый продукт или услугу.
- Заголовки пишутся жирным шрифтом! Шрифт заголовка должен быть крупнее остального текста. Обычно заголовки пишутся в настоящем времени.
- Первое слово пишется с заглавной буквы, как и все имена собственные. Большинство заголовков пишется строчными буквами, но использование заглавных букв с подходящим шрифтом может придать заголовку более привлекательный внешний вид. Не делайте все слова заглавными.
- Выделите из пресс-релиза важные ключевые слова. Это самый простой способ написать заголовок. Попробуйте составить из ключевых слов логическое и привлекающее внимание заявление. Если после заголовка идет резюмирующее предложение, примените ту же тактику. Ключевые слова позволят не только улучшить позиции в поисковых системах, но и помогут журналистам и читателям сразу понять содержание пресс-релиза. Посмотрите на действия, указанные в этом первом шаге, и вы поймете, что каждое из них могло бы быть заголовком пресс-релиза.
-
Напишите основной текст. Пресс-релиз должен быть написан так, как вы хотели бы видеть его в новостях. Помните, у журналистов вечно не хватает времени, поэтому они не будут искать дополнительную информацию о вашем особом событии, а напишут рецензию по вашему пресс-релизу. Поэтому он должен охватывать все, что вы хотите, чтобы написали журналисты. >
Текст должен быть ясно связан. Кто, что, когда, где, почему и как - ответы на эти вопросы должны четко проинформировать читателя. Рассмотрим пример составления пресс-релиза на вышеуказанном заголовке:
- Кто? Издательство Карпрен.
- Что за новости? Издательство Карпрен выпускает книгу.
- Когда это произойдет? Завтра.
- Где будет иметь место данное событие? Во всех крупных книжных магазинах.
- Почему это новости? Потому что книга написана известным писателем Арчи Кей.
- Как это будет происходить? Писатель будет раздавать автографы в книжном магазине в Чикаго, а затем совершит тур по стране.
- После определения основных деталей заполните пробелы дополнительной информацией о людях, продукции, датах и так далее, главное, чтобы она (информация) была связана с новостями.
- Если ваша компания не является основным предметом новостей, но служит источником пресс-релиза, четко укажите это в тексте.
- Краткость - сестра таланта. Пресс-релиз не должен превышать трех страниц. В распечатанном варианте должен быть двойной интервал между строками.
- Вы должны постараться сделать пресс-релиз заслуживающим освещения в печати. Это увеличит его шансы попасть в прессу. Поинтересуйтесь, что актуально для вашего сектора и используйте это, чтобы заинтересовать журналиста или редактора.
-
Свяжите все воедино. Добавьте в релиз ссылки на новостные и информационные источники, которые связаны с описываемой вами новостью. Компания, пресс-релиз которой вы подготовили, разместила онлайн какую-то полезную для читателей информацию? Отлично, впишите ссылку!
Секреты формата «пресс-релиз»
-
Изучите базовую структуру пресс-релиза. Итак, вы знаете, что должно быть в пресс-релизе. Это хорошо, не спорим. Остается другой вопрос - а как это все между собой связать? Для начинающих, пожалуй, основным советом будет постараться изложить все на одной-единственной странице, не более. Если только вы не пишете про сводки с фронтов Третьей мировой, вряд ли кто-то будет тратить на чтение вашего пресс-релиза много времени. Вот что вам понадобится (о чем-то, к слову, мы уже рассказали):
- Фраза ПРЕСС-РЕЛИЗ
должна находиться вверху слева.
- Если релиз приурочен к какой-то дате, следует написать «ОПУБЛИКОВАТЬ...», а дальше ту дату, когда надо опубликовать. Без этого примечания релиз будет опубликован сразу же (если, конечно, будет).
- Далее идет заголовок, выделенный жирным начертанием и расположенный по центру страницы.
-
Под текстом релиза разместите стандартный шаблон. Какой именно шаблон? Шаблон с информацией о компании! Когда журналист выберет ваш пресс-релиз для статьи, ему понадобится эта информация - ее надо будет указывать в статье, которую он готовит! Поэтому предоставьте ее заблаговременно в данном разделе.
- Название раздела должно быть таким: «О компании XYZ».
- Написав заголовок, в одном-двух абзацах (каждый в 5–6 строк) расскажите о своей компании. В тексте необходимо описать вашу компанию, чем она занимается, какой политикой руководствуется. У большинства организаций имеются профессионально написанные брошюры, презентации, бизнес-планы и так далее. Вы можете взять информацию оттуда.
- В конце раздела дайте ссылку на ваш сайт. Ссылка должна содержать точный и полный URL (без вложений), чтобы при печати она распечатывалась полностью. Например: http://www.your_company_website.com , а не «нажмите сюда, чтобы посетить наш сайт».
- Если на сайте компании имеется отдельная страница для средств массовой информации, то это тоже необходимо указать и предоставить URL. На таких страницах указывается контактная информация и информация для прессы.
-
Добавьте контактную информацию. Если ваш пресс-релиз заслуживает освещения в печати, то журналистам понадобится дополнительная информация или они захотят провести интервью с основными действующими лицами. Если вы ничего не имеете против того, чтобы СМИ связывались с вашими ключевыми сотрудниками напрямую, можете предоставить их контакты в пресс-релизе. Например, если вы пишете про инновации, тогда можете предоставить контактные данные вашего инженерного или исследовательского отдела.
- В противном случае вы должны предоставить контактные данные вашего отдела по связям с общественностью. Если у вас нет такой команды, назначьте кого-либо связующим звеном между СМИ и вашими сотрудниками.
- Контактные данные должны быть ограниченны текущим пресс-релизом и должны включать в себя:
- официальное название компании;
- официальное название отдела по связям с общественностью и контактное лицо
- адрес офиса;
- номера телефона и факса с правильными кодами страны и города и добавочными номерами;
- номер мобильного телефона (необязательно);
- часы работы;
- адреса электронной почты;
- адрес веб-сайта компании.
-
По возможности укажите ссылку на электронную копию релиза. Это, так сказать, правило хорошего тона, так что ведите журнал пресс-релизов на веб-сайте компании - не помешает. Более того, так вам буде существенно проще и распространять пресс-релиз в электронном формате, и следить за ним в архивных целях.
- Обрабатывайте каждый релиз, фокусируйте его на конкретном секторе и отсылайте его конкретному журналисту, который занимается именно этой темой. Всю эту информацию вы можете найти в интернете. Не ищите легких путей, рассылая один и тот же пресс-релиз по разным секторам разным журналистам.
- Отправляйте пресс-релиз по электронной почте, однако не забывайте про форматирование в частности и форматы файлов в общем. Релиз должен быть приложен к письму, а не, собственно, размещен в теле письма. Формат вложенного файла, в свою очередь, это или так называемый plain text (.txt), или.RTF. Можно, конечно, отправлять и файлы, созданные в Word, но тут есть тонкость - если вы используете более новые версии этого текстового редактора, в котором файлы сохраняются в формате.docx, то вместе с таким файлом надо отправлять и файл.doc. Сами понимаете, программное обеспечение дорогое, обновлять все и сразу удается не всем. В свою очередь, .pdf-файлы надо отправлять лишь тогда, когда вы отправляете пресс-релиз, где много графических материалов. Разумеется, не надо сначала распечатывать релиз, потом сканировать его и отправлять редактору в формате.jpg - это пустая трата времени (как вашего, так и времени редактора). Отправляйте релиз электронным сообщением.
- Включите в ваш релиз «призыв к действию». Эта информация о том, что вы хотите от читателя. Например, хотите ли вы, чтобы читатель купил вашу продукцию? Если да, то укажите где ее найти. Вы хотите, чтобы читатель посетил ваш веб-сайт и принял участие в конкурсе или узнал побольше информации о вашей компании? Если да, то укажите адрес веб-сайта компании.
- Упомяните название компании в заголовке, подзаголовке или первом параграфе, чтобы поисковые системы легче находили ваш релиз. Если вы отсылаете кому-либо распечатанную версию вашего пресс-релиза, то распечатайте его на официальных бланках компании.
- Очень важно время выпуска. Пресс-релиз должен содержать актуальные и свежие новости.
- Используйте жаргон и специализированные технические термины только в крайнем случае.
- Контрольный звонок может помочь продвижению пресс-релиза в печать.
- Фраза ПРЕСС-РЕЛИЗ
должна находиться вверху слева.
-
Напишите заголовок . Он должен быть кратким, четким и по существу: для пресс-релиза важно, чтобы заголовок был как можно короче. Профессионалы в области пиара рекомендуют писать заголовок только после того, как написан пресс-релиз. Вернитесь к этому пункту, когда закончите с основным текстом. Помните, именно за заголовок зацепится взгляд любого читателя, так что этот момент крайне важен.